Xây dựng nhân hiệu cho Email doanh nghiệp ngành Digital Marketing (Phần 2)

Bạn đã chọn được cho bạn hay doanh nghiệp của bạn 1 tên miền phù hợp tạo ra tính chuyên nghiệp, lòng tin trong bước đầu với khách hàng thì giờ đây GCS sẽ tiếp tục đưa bạn đến hành trình xây dựng nhân hiệu tiếp theo với Email trong bộ công cụ Google Workspace.

Xây dựng hồ sơ cá nhân cho Email

Xây dựng hồ sơ cá nhân chính là hình ảnh của bạn hay doanh nghiệp của bạn hiện diện với khách hàng cũng như đối tác của mình. Có thể nói đây chính là cách xây dựng nhân hiệu từ cái nhìn đầu tiên.

Vì sao phải xây dựng ảnh cho hồ sơ cá nhân?

Vì khi một tài khoản email của bạn gửi thư đến khách hàng, đối tác thì điều đầu tiên khách hàng chú ý tới là người gửi này là ai, có đáng tin cậy, hình ảnh của họ ra sao, hay họ đến từ doanh nghiệp nào. Và hình ảnh đem lại cái nhìn, đánh giá tích cực, khách quan từ người nhận thư trước khi họ xem nội dung thư bên trong. Đặc biệt nó sẽ cá nhân hóa tài khoản của bạn.

Để xây dựng một ảnh hồ sơ cá nhân bạn cần

• Nhận định được rằng địa chỉ email của bạn đang đứng trong vị trí của một cá nhân trong tổ chức hay là đại diện cho một bộ phận cho tổ chức.
• Hình ảnh bạn hay doanh nghiệp của bạn muốn hướng tới khách hàng, đối tác là gì.
• Hình ảnh không được quá phản cảm(đi tắm biển, mặc một bộ đồ pijama ở nhà, hay một bức ảnh bạn đang nằm,…) hay là hình ảnh chứa một nhóm bạn, họ sẽ nghĩ sao?
• Hình ảnh của bạn phải được trau chuốt, chân thật, biểu cảm nghiêm túc, đầu tóc gọn gàng, chỉnh chu, có sự nhất quán với thương hiệu, doanh nghiệp.
• Ảnh bạn dùng phải là ảnh chân dung thấy được toàn bộ khuôn mặt, nên chụp ảnh từ ngực lên.

Ngoài ra bạn cần đặt tên hiển thị khi gửi thư tới khách hàng và đối tác. Tên của tài khoản email cũng phải được các nhân hóa theo đúng mục đích mà địa chỉ email muốn truyền đi.

Ví dụ: Địa chỉ email đại diện cho cả doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: Tập đoàn HVN, tên trong hồ sơ cá nhân sẽ là HVN.

Sau khi đã hoàn thiện được hồ sơ cá nhân bộ mặt nhận diện cá nhân hay doanh nghiệp bước tiếp theo bạn cần làm chính là tạo ra một nội dung email rõ ràng.

Giới thiệu bản thân qua Email

Đặt tiêu đề thư rõ ràng

Người nhận nên biết được tổng quan nội dung của email này là gì thậm chí cả khi họ chưa mở nó ra. Bạn nên đặt tiêu đề ngắn gọn hàm chứa, bao quát được toàn bộ nội dung thư cần truyền đạt, gửi tới khách hàng, đối tác cũng như nội bộ. Tránh những tiêu để dài gây khó khăn khi nhận thông tin vì hiển thị không hết nội dung. 

Khi viết email bạn luôn phải đảm bảo rằng trước khi bạn soạn nội dung thư bạn phải điền dòng tiêu đề đầu tiên. Vì có một lỗi bạn luôn thường gặp là mọi người hay để dòng tiêu đề đến cuối cùng mới viết, và dẫn đến việc quên luôn phải tiêu đề cho thư. Điều này sẽ làm người nhận thư cảm thấy khó chịu, thiếu tính chuyên nghiệp, và thậm chí có thể rơi vào spam hoặc họ sẽ bỏ qua và thậm chí là xóa đi. Và tiêu đề thư thường: Đối với thiết bị di động thường chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự tiêu đề, do vậy bạn chỉ nên viết ngắn gọn.

Mở đầu bằng lời chào trang trọng

Trước khi vào lời mở đầu nếu email đại diện cho doanh nghiệp của bạn, bạn hãy gắn thêm logo vào đầu thư để tạo ra sự riêng biệt với nội dung thư khác và xác nhận cho người nhận thư này đến từ doanh nghiệp tổ chức nào.

Khi mở đầu thư bạn cần tránh mở đầu bằng “Hello” hay “Hi”. Vì người nhận đây là khách hàng, đối tác, cấp trên họ sẽ đánh giá con người bạn hay doanh nghiệp của bạn qua cách cư xử để họ đưa ra quyết định ở lại hay tiếp tục đi tiếp với doanh nghiệp đó. Vậy nên khi mở đầu thư bắt đầu câu chào trang trọng thường dùng (Dear) và cá nhân hóa đến từng đối tượng nhận thư để họ cảm giác mình được tôn trọng, được quan tâm. Và tránh việc chỉ nêu tên của người nhận trong lời chào. 

Bạn cần lưu ý:

• “Kính gửi Ông/Bà” – Khi gửi email cho người nước ngoài, nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ bạn đang gửi email đến, bạn nên luôn dùng “Ms.” Sẽ ít bị đụng chạm hơn.
• “Kính gửi các bên có liên quan” – Câu này chỉ nên sử dụng nếu bạn không chắc ai sẽ là người nhận email này.

Nội dung thư

Tiếp theo đó là bạn nhập nội dung bạn muốn truyền tải, gửi tới người nhận một cách khoa học và trình bày đẹp mắt phù hợp với hoàn cảnh của thư. Viết email vòng vo có thể khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do cơ bản bạn muốn viết email cho họ là gì. Nên viết một bức email giới thiệu thật đơn giản và chỉ nên đề cập một vấn đề với người nhận.

Khi chuyển ý, ta cần ngắt dòng để người đọc nắm dễ dàng nắm bắt vấn đề. Khi muốn nhấn mạnh, chỉ nên dùng kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay đổi màu chữ cho những từ cần nhấn mạnh, không nên áp dụng cho cả câu.

Kết thư

Cách kết thư trong email, các bạn có thể sử dụng những mẫu sau:

• Best Regards, Warm Regards, Best Wishes,
• Regards, Kind Regards,
• Thanks,
• Good luck!
• All the best!
• Best wishes for continued success.

Hay cách kết thư tương ứng mới phần mở đầu:

• Dear Mr/ Mrs/ Ms/ Miss … 
• Sincerely / Yours sincerely Dear Sir or Madam … 
• Yours faithfully / Best wishes Dear Bill … 
• Regards / Best Regards / Kind Regards

Phần cuối cùng trong email thường là chữ ký của người viết, bao gồm họ tên, chức vụ, tên bộ phận làm việc, tên công ty, số điện thoại di động, số điện thoại bàn, fax, website,… để giới thiệu về mình và cũng để người nhận có thể liên lạc lại khi cần. Cách tạo chữ ký trong email bạn có thể xem hướng dẫn tại đây.