Ứng dụng Google Sheets quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thời đại công nghệ thông tin 4.0 sinh ra nhiều phần mềm quản lý bán hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, tuy nhiên nếu hàng hóa của bạn chưa nhiều, hoặc quy mô doanh nghiệp còn khiêm tốn thì lựa chọn tối ưu nhất là sử dụng Google Sheets trong bộ giải pháp G Suite từ Google.

Đầu tiên kể sơ qua về cách dùng Google Sheets (gọi tắt là Sheets). Bạn chỉ cần có 1 tài khoản Google thì có thể đăng nhập và sử dụng tất cả các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, Docs, Keep … Ngoài ra để chuyên nghiệp hơn nữa, bạn có thể đăng ký G Suite để có một tài khoản Google theo tên miền riêng của doanh nghiệp thay vì sử dụng đuôi @gmail.com.

1. Lập danh sách hàng hóa

Bước 1: Truy cập www.drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google sẵn có của bạn, nếu chưa có tài khoản G Suite bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày tại đây. Tạo một folder (tệp) mới, đặt tên folder theo tên cửa hàng / công ty của bạn để tiện theo dõi. Trong folder vừa tạo, bạn click chuột vào nút “Tạo” và tạo một file “Trang tính” mới (hay còn gọi là Google Sheets).

Giao diện của “Trang tính” này hoàn toàn giống với giao diện Microsoft Excel mà các bạn hay dùng trên Windows. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheets nằm ở chỗ:

• Cập nhật dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, được lưu bởi điện toán đám mây, không bao giờ sợ mất dữ liệu.
• Xem mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính.
• Chức năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải bấm, không lo mất điện mà bị “bay mất” dữ liệu nữa.
• Chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
• Chia sẻ dưới dạng “chỉ được xem” trong trường hợp không muốn người khác thay đổi dữ liệu của mình.
• Sử dụng các công thức để tính toán mà không cần máy tính.
• Tương tác realtime (thời gian thực), cùng xem và chỉnh sửa file với đồng nghiệp.

Bước 2: Bước tiếp theo là sắp xếp cột dữ liệu. Các trường sau nên có trong file dữ liệu để quản lý hàng hóa cho thuận tiện:

• Ngày nhập hàng
• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm (nếu cần)
• Số lượng sản phẩm
• Giá gốc
• Giá vận chuyển (giá ship)
• Giá bán
• Lãi dự kiến

Bước 3: Sắp xếp các cột xong thì chúng ta bắt tay vào phân loại hàng hóa, bạn có thể phân loại theo đợt hàng hoặc theo từng Nhãn hiệu hàng hóa để tiện theo dõi doanh số cũng như số lượng bán ra:

• Sắp xếp theo Đợt hàng (ví dụ hàng Đợt 1, Đợt 2, Đợt 3…) => lý do bởi mỗi đợt có thể chênh lệch giá khác nhau nên nếu gộp chung vào thì rất khó xác định giá bán sản phẩm.
• Liệt kê lần lượt các sản phẩm (mỗi đợt nhập bao nhiêu sản phẩm, sản phẩm số lượng bao nhiêu, đánh mã số sản phẩm nếu cần,…)
• Sắp xếp theo nhãn hàng hoặc công dụng (ví dụ nhãn hiệu Caudalie Pháp với các sản phẩm sữa rửa mặt, sữa tắm, kem dưỡng, xịt khoáng…)
• Điền các số liệu cần thiết để dễ quản lý.

Tóm lại, cách quản lý hàng hóa bằng Sheet sao cho bạn cảm thấy dễ nhìn và dễ quản lý nhất, không cần phải theo bất cứ form cố định nào.

2. Cách quản lý hàng hóa cho cửa hàng / công ty của bạn

Khi bán hàng, có 3 vấn đề mà người bán hàng quan tâm nhất là: lượng hàng nhập vào (nguồn hàng), lượng sản phẩm bán ra và lượng hàng tồn kho. Đó là cách quản lý hàng hóa cơ bản của bất kì shop kinh doanh nào.

a. Hàng nhập

Các bạn chỉ cần điền đầy đủ và chi tiết là đã xong bước quản lý hàng nhập. Nhớ đừng quên sử dụng các công thức tính đơn giản như phép tính cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/). Ở mức nâng cao hơn Google Sheets cũng hỗ trợ bạn có thể viết cả công thức phức tạp để tính tiền hàng giống như Excel.

b. Hàng bán ra

Về dữ liệu bán ra chắc chắn sẽ phức tạp hơn, vì số lượng đơn hàng mỗi ngày khác nhau, bạn có thể tạo lập một Trang tính hàng hóa gồm những trường (theo hàng ngang) sau:

• Tên sản phẩm
• Giá gốc (đã gồm giá ship)
• Giá bán
• Thống kê chi tiết từng ngày bán hàng cụ thể

Dưới cùng sẽ là thống kê doanh số theo ngày, từ đó tính ra tiền lãi. Đây là cách dễ nhất để nhìn xem số lượng hàng bán được mỗi ngày. Một trang tính sẽ mặc định là 1 tháng, bạn có thể lập nhiều trang tính trong cùng 1 file tài liệu.

c. Hàng tồn

Hàng tồn thì đơn giản chỉ cần làm một công thức nhỏ để tính bằng cách lấy tổng số hàng nhập trừ đi tổng số lượng hàng bán được mỗi ngày, nếu tiện theo dõi bạn có thể tạo một file riêng. Vậy là xong cách quản lý hàng hóa rồi. Thống kê lại hàng hóa sẽ giúp bản thân chủ cửa hàng / quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công việc kinh doanh của mình:

• Biết được tình hình kinh doanh đến đâu, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn tồn đọng
• Xây dựng được chiến lược quảng cáo hiệu quả hơn (giảm giá các sản phẩm còn tồn kho, có chương trình quà tặng kèm…)
• Sử dụng Trang tính sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể, nhìn vào 1 trang tính thôi là biết số lượng, doanh thu, tiền lãi mỗi ngày

Tuy nhiên cũng còn nhiều bất cập trong việc cách quản lý hàng hóa bằng công cụ miễn phí này, như:

• Điền thủ công các con số, dữ liệu sản phẩm.
• Thao tác nhiều, tương đối phức tạp để ra được con số tính toán hợp lý.
• Thiếu tính cơ động (ví dụ như xem hoặc chỉnh sửa trên di động)
• Không tổng hợp được đơn hàng, khách hàng mỗi ngày.

Tất nhiên, không có công cụ nào hoàn hảo cả, cách quản lý hàng hóa tốt nhất vẫn là chủ động sao chép dữ liệu lại thật cẩn thận. Các bạn có thể tham khảo cách quản lý hàng hóa trên và đóng góp thêm thông tin bằng cách comment dưới bài viết này để GCS.vn có thể nâng cấp biểu mẫu này lên một phiên bản mới mạnh mẽ hơn nữa trong thời gian tới nhé.