Ứng dụng Google Sheets quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thời đại công nghệ thông tin 4.0 sinh ra nhiều phần mềm quản lý bán hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, tuy nhiên nếu hàng hóa của bạn chưa nhiều, hoặc quy mô doanh nghiệp còn khiêm tốn thì lựa chọn tối ưu nhất là sử dụng Google Sheets trong bộ giải pháp G Suite từ Google.

Đầu tiên kể sơ qua về cách dùng Google Sheets (gọi tắt là Sheets). Bạn chỉ cần có 1 tài khoản Google thì có thể đăng nhập và sử dụng tất cả các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, Docs, Keep … Ngoài ra để chuyên nghiệp hơn nữa, bạn có thể đăng ký G Suite để có một tài khoản Google theo tên miền riêng của doanh nghiệp thay vì sử dụng đuôi @gmail.com.

1. Lập danh sách hàng hóa

Bước 1: Truy cập www.drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google sẵn có của bạn, nếu chưa có tài khoản G Suite bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày tại đây. Tạo một folder (tệp) mới, đặt tên folder theo tên cửa hàng / công ty của bạn để tiện theo dõi. Trong folder vừa tạo, bạn click chuột vào nút “Tạo” và tạo một file “Trang tính” mới (hay còn gọi là Google Sheets).

Giao diện của “Trang tính” này hoàn toàn giống với giao diện Microsoft Excel mà các bạn hay dùng trên Windows. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheets nằm ở chỗ:

  • Cập nhật dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, được lưu bởi điện toán đám mây, không bao giờ sợ mất dữ liệu.
  • Xem mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính.
  • Chức năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải bấm, không lo mất điện mà bị “bay mất” dữ liệu nữa.
  • Chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
  • Chia sẻ dưới dạng “chỉ được xem” trong trường hợp không muốn người khác thay đổi dữ liệu của mình.
  • Sử dụng các công thức để tính toán mà không cần máy tính.
  • Tương tác realtime (thời gian thực), cùng xem và chỉnh sửa file với đồng nghiệp.

Bước 2: Bước tiếp theo là sắp xếp cột dữ liệu. Các trường sau nên có trong file dữ liệu để quản lý hàng hóa cho thuận tiện:

  • Ngày nhập hàng
  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm (nếu cần)
  • Số lượng sản phẩm
  • Giá gốc
  • Giá vận chuyển (giá ship)
  • Giá bán
  • Lãi dự kiến
google sheets quan ly ban hang
Mẫu quản lý danh sách sản phẩm bằng Google Sheets

Bước 3: Sắp xếp các cột xong thì chúng ta bắt tay vào phân loại hàng hóa, bạn có thể phân loại theo đợt hàng hoặc theo từng Nhãn hiệu hàng hóa để tiện theo dõi doanh số cũng như số lượng bán ra:

  • Sắp xếp theo Đợt hàng (ví dụ hàng Đợt 1, Đợt 2, Đợt 3…) => lý do bởi mỗi đợt có thể chênh lệch giá khác nhau nên nếu gộp chung vào thì rất khó xác định giá bán sản phẩm.
  • Liệt kê lần lượt các sản phẩm (mỗi đợt nhập bao nhiêu sản phẩm, sản phẩm số lượng bao nhiêu, đánh mã số sản phẩm nếu cần,…)
  • Sắp xếp theo nhãn hàng hoặc công dụng (ví dụ nhãn hiệu Caudalie Pháp với các sản phẩm sữa rửa mặt, sữa tắm, kem dưỡng, xịt khoáng…)
  • Điền các số liệu cần thiết để dễ quản lý.

Tóm lại, cách quản lý hàng hóa bằng Sheet sao cho bạn cảm thấy dễ nhìn và dễ quản lý nhất, không cần phải theo bất cứ form cố định nào.

2. Cách quản lý hàng hóa cho cửa hàng / công ty của bạn

Khi bán hàng, có 3 vấn đề mà người bán hàng quan tâm nhất là: lượng hàng nhập vào (nguồn hàng), lượng sản phẩm bán ra và lượng hàng tồn kho. Đó là cách quản lý hàng hóa cơ bản của bất kì shop kinh doanh nào.

a. Hàng nhập

Các bạn chỉ cần điền đầy đủ và chi tiết là đã xong bước quản lý hàng nhập. Nhớ đừng quên sử dụng các công thức tính đơn giản như phép tính cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/). Ở mức nâng cao hơn Google Sheets cũng hỗ trợ bạn có thể viết cả công thức phức tạp để tính tiền hàng giống như Excel.

b. Hàng bán ra

Về dữ liệu bán ra chắc chắn sẽ phức tạp hơn, vì số lượng đơn hàng mỗi ngày khác nhau, bạn có thể tạo lập một Trang tính hàng hóa gồm những trường (theo hàng ngang) sau:

  • Tên sản phẩm
  • Giá gốc (đã gồm giá ship)
  • Giá bán
  • Thống kê chi tiết từng ngày bán hàng cụ thể
quan ly ban hang google sheets 1
Mẫu quản lý hàng hóa bằng Google Sheets

Dưới cùng sẽ là thống kê doanh số theo ngày, từ đó tính ra tiền lãi. Đây là cách dễ nhất để nhìn xem số lượng hàng bán được mỗi ngày. Một trang tính sẽ mặc định là 1 tháng, bạn có thể lập nhiều trang tính trong cùng 1 file tài liệu.

c. Hàng tồn

Hàng tồn thì đơn giản chỉ cần làm một công thức nhỏ để tính bằng cách lấy tổng số hàng nhập trừ đi tổng số lượng hàng bán được mỗi ngày, nếu tiện theo dõi bạn có thể tạo một file riêng. Vậy là xong cách quản lý hàng hóa rồi. Thống kê lại hàng hóa sẽ giúp bản thân chủ cửa hàng / quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công việc kinh doanh của mình:

  • Biết được tình hình kinh doanh đến đâu, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn tồn đọng
  • Xây dựng được chiến lược quảng cáo hiệu quả hơn (giảm giá các sản phẩm còn tồn kho, có chương trình quà tặng kèm…)
  • Sử dụng Trang tính sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể, nhìn vào 1 trang tính thôi là biết số lượng, doanh thu, tiền lãi mỗi ngày

Tuy nhiên cũng còn nhiều bất cập trong việc cách quản lý hàng hóa bằng công cụ miễn phí này, như:

  • Điền thủ công các con số, dữ liệu sản phẩm.
  • Thao tác nhiều, tương đối phức tạp để ra được con số tính toán hợp lý.
  • Thiếu tính cơ động (ví dụ như xem hoặc chỉnh sửa trên di động)
  • Không tổng hợp được đơn hàng, khách hàng mỗi ngày.

Tất nhiên, không có công cụ nào hoàn hảo cả, cách quản lý hàng hóa tốt nhất vẫn là chủ động sao chép dữ liệu lại thật cẩn thận. Các bạn có thể tham khảo cách quản lý hàng hóa trên và đóng góp thêm thông tin bằng cách comment dưới bài viết này để GCS.vn có thể nâng cấp biểu mẫu này lên một phiên bản mới mạnh mẽ hơn nữa trong thời gian tới nhé.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top