Tổng quan Gmail – Những chức năng tuyệt vời làm cho bạn nhất định phải sử dụng

Môt câu hỏi lớn được đặt ra là: Hiện nay ứng dụng nào giúp gửi email cho mọi người và nhận được phản hồi nhanh như chớp? Chắc chắn rằng sau năm 2009 bạn có thể đoán được và trả lời được câu hỏi này. 

Gmail là ứng dụng tuyệt vời giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng nắm bắt công việc quan trọng. Với nền tảng email hiện nay bạn có thể làm được quá nhiều thứ trên nó. Gmail là nơi giúp bạn trò chuyện, gọi video hoặc gọi thoại và luôn nắm bắt được công việc của dự án với mọi người xung quanh. 

Lịch sử hình thành Gmail

tổng quan gmail

Google nhận thấy rằng đối thủ của họ như Yahoo, Excite, Lycos,… không chỉ tập trung vào công cụ tìm kiếm mà họ mở rộng thêm thông tin thời tiết, thể thao cho tới game. Google luôn đi khác so với đối thủ của mình họ chỉ tập trung vào công cụ tìm kiếm và điều đó đã làm nên thành công một công cụ tìm kiếm hàng đầu thế giới. 

Vì vậy, khi biết về dự án mới của Google đó chính là Gmail, không ít người nghĩ đây là một ý tưởng tồi cả về sản phẩm lẫn chiến lược. Họ lo lắng vì Email chẳng có gì liên quan đến công cụ tìm kiếm. Số khác lại sợ rằng không thể cạnh tranh với Microsoft Outlook. 

Gmail bắt đầu bằng bản phát hành beta có giới hạn vào ngày 1 tháng 4 năm 2004 và kết thúc giai đoạn thử nghiệm vào ngày 7 tháng 7 năm 2009. Sau khi ra đời Gmail nhanh chóng đè bẹp các đối thủ như Hotmail và Yahoo. Hòm thư có dung lượng lưu trữ lớn, giao diện đơn giản nhưng sinh động, hỗ trợ tra cứu nhanh và nhiều tính năng cải tiến khác.

Gmail là gì?

tổng quan gmail

Gmail là một dịch vụ email được phát triển bởi Google. Trong đó, người dùng truy cập nó thông qua web hoặc thông qua một ứng dụng điện thoại thông minh như ứng dụng trên Android (tải trên CH Play) hoặc iOS (tải trên AppStore). Bạn có thể tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí và sử dụng như một công cụ gửi/nhận thư điện tử, trò chuyện và cuộc họp — tất cả các luồng giao tiếp trực tuyến của bạn — ở một nơi quen thuộc.

So sánh Gmail miễn phí và Gmail có phí.

Gmail miễn phí (sẽ gọi tắt là Gmail) thường được sử dụng bởi người dùng cá nhân như học sinh, sinh viên, nhân viên. Họ sử dụng chỉ có nhu cầu duy nhất là gửi và nhận thư. 

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, một tổ chức lớn việc gửi và nhận email, Gmail là không đủ. Gmail có phí (sẽ gọi tắt là G Suite) thuộc bộ ứng dụng G Suite không những đáp ứng rất tốt mà còn nhanh chóng trở thành ứng dụng email cho doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay. Dưới đây mình sẽ đưa ra một bảng so sánh giúp bạn lựa chọn và sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp nhất. 

TÍNH NĂNGGMAILG SUITE
Email tên miền doanh nghiệpX
Khả năng bảo mậtKémCao
Dung lượng lưu trữThấp(Gmail chỉ cho 15GB)G Suite Basic: 30GB dung lượngG Suite Business hoặc G Suite Enterprise không giới hạn
Tệp đính kèmHạn chế (dung lượng 25 MB)Kích thước lớn
Cộng tác nhómX
Quảng cáo và spamThường xuyênKhông có quảng cáoThiết lập chính sách spam riêng
Xét duyệt emailX
Lịch sử gửi nhận/emailX
Bản sao email và bằng chứng pháp lýX
Hỗ trợ 24/7X
Tích hợp các bộ công cụ hoặc ứng dụngX
Đồng bộ hóa Gmail với Microsoft OutlookKhông thểDễ dàng đồng bộ
Chi phí sử dụngMiễn phíG Suite Basic: $4.20 USD / người dùng/tháng
G Suite Business: $9.6 USD / người dùng/tháng
G Suite Enterprise:$25 USD / người dùng/tháng 

Bức tranh tổng thể các chức năng của Gmail

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Gmail thì công việc đầu tiên là làm quen với  giao diện và các tính năng trước khi sử dụng. Thông qua đó bạn có thể gửi/nhận, sắp xếp hộp thư đến, xem các sự kiện sắp tới, nhắn tin, trò chuyện trực tiếp trên Gmail. 

Nhấp vào Soạn để tạo một email mới.

tổng quan gmail

Viết email

  1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
  2. Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Soạn thư Soạn thư.
  3. Trong trường “Tới”, hãy thêm người nhận. Bạn cũng có thể thêm người nhận:
  • Trong trường “Cc” và “Bcc”. 
  • Khi thêm người trong trường “Cc” thì bất kỳ ai trong trường này sẽ thấy những người nhận khác của thư. “Cc” thường dùng để thêm người nhận vào một email mà người này không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào.
  • Nếu đang gửi thư và muốn ẩn địa chỉ email của một người nhận, thì bạn có thể thêm họ trong trường “Bcc”.
  • Khi bạn soạn thư, hãy dùng “dấu +” hoặc “lượt đề cập bằng @” cùng với tên của liên hệ trong trường văn bản.
  1. Chỉnh sửa chủ đề.
  2. Viết thư của bạn.
  • Thay đổi kiểu phông chữ
  • Căn chỉnh văn bản
  • Thêm tệp đính kèm, chia sẻ liên kết, biểu tượng cảm xúc, tệp Drive hoặc hình ảnh
  1. Nhấp vào Send (Gửi) ở cuối trang.

Gửi thư bằng chế độ bảo mật

tổng quan gmail
  1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
  2. Nhấp vào Compose (Soạn thư) img 601d48ba29295.
  3. Ở dưới cùng bên phải cửa sổ, hãy nhấp vào biểu tượng Turn confidential mode on/off (Bật chế độ bảo mật) Bật chế độ bảo mật.
    Mẹo: Nếu bạn đã bật chế độ bảo mật cho email, hãy chuyển tới cuối email, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.
  4. Set expiration (Đặt ngày hết hạn)Require passcode (Cài đặt mật mã). Các tùy chọn cài đặt này tác động đến cả văn bản trong thư và mọi tệp đính kèm.
tổng quan gmail
  • Nếu bạn chọn No SMS passcode (Không sử dụng mật mã qua SMS), thì những người nhận dùng ứng dụng Gmail sẽ có thể mở thư trực tiếp. Người nhận không dùng Gmail sẽ nhận được mật mã qua email.
  • Nếu bạn chọn SMS passcode (Mật mã qua SMS), thì người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Hãy đảm bảo bạn nhập số điện thoại của người nhận chứ không phải số điện thoại của bạn.

5. Nhấp vào tùy chọn Save (Lưu).

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Gmail với tài khoản của cơ quan hoặc trường học, hãy liên hệ với quản trị viên để đảm bảo bạn có thể sử dụng chế độ bảo mật.

Nhấp vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn để đọc và gửi trả lời.

tổng quan gmail

Trả lời thư

  1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
  2. Mở thư.
  3. Dưới thư, hãy nhấp vào Reply (Trả lời) hoặc Trả lời tất cả.
  4. Nhập nội dung thông tin của thư: người nhận, chủ đề, nội dung thư. 
  5. Nhấp vào Send (Gửi). Nếu bạn nhấp vào biểu tượng Gửi + Lưu trữ, thì hệ thống cũng sẽ lưu trữ cuộc trò chuyện hoặc xóa cuộc trò chuyện khỏi hộp thư đến cho đến khi người nào khác trả lời. 

Chuyển tiếp thư

  1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
  2. Mở thư.
  3. Dưới thư, hãy nhấp vào Forward (Chuyển tiếp) hoặc Chuyển tiếp tất cả.
  4. Nhấp vào Send (Gửi)

Sắp xếp hộp thư đến của bạn

Bạn có thể quản lý thư đến bằng cách sử dụng các bộ lọc của Gmail để gửi email cho một nhãn, lưu trữ, xóa, gắn dấu sao hay tự động chuyển tiếp thư của mình. Đây là giao diện của một hộp thư đến, bao gồm nhiều chức năng. 

tổng quan gmail

Bạn có thể tạo nhãn hay tạo các bộ để sắp xếp và lưu trữ email của mình. Bạn hãy đọc bài viết này để có thể hiểu hơn về nhãn và tạo các nhãn cho email của mình: Hướng dẫn tạo nhãn và bộ lọc cách để bạn sắp xếp hộp thư đến khoa học cho Gmail.

Để tùy chỉnh hộp thư đến theo yêu cầu của bạn hãy thực hiện các bước sau:

tổng quan gmail
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) sau đó chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  2. Nhấp vào tab Inbox (Hộp thư đến).
  3. Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn sau: 
  • Inbox type (Loại hộp thư đến): Important first (Thư quan trọng trước tiên), Unread first (Thư chưa đọc trước tiên), Starred first trước tiên (Thư có gắn dấu sao), Priority Inbox (Hộp thư ưu tiên), Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến).
  • Categories (Danh mục): Primary (Chính), Social (Mạng xã hội), Promotions (Quảng cáo), Updates (Nội dung cập nhật), Forums (Diễn đàn).
  • Ngăn đọc (Reading pane): Enable reading pane (Bật ngăn đọc) – Cung cấp một cách để đọc thư ngay bên cạnh danh sách các cuộc trò chuyện, giúp đọc và soạn thư nhanh hơn cũng như thêm thông tin ngữ cảnh khác.
  • Importance markers (Đánh dấu quan trọng): Show markers (Hiển thị dấu), No markers (Không có dấu).
  • Filtered email (Thư đã được lọc): Override filters (Ghi đè bộ lọc), Don’t override filters (Không ghi đè bộ lọc).
  1. Cuốn xuống phần cuối chọn Save Changes (Lưu thay đổi).

Bắt đầu và tham gia các cuộc họp video

tổng quan gmail

Với Meet trong Gmail, bạn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp video trực tuyến chỉ trong vài giây. Meet sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian, cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn trên các nền tảng của mình, điều này có thể được tạo nên từ chính những thay đổi nhỏ nhất. Để bắt đầu và tham gia các cuộc họp video trực tuyến bạn hãy đọc bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn cho bạn cách bắt đầu và tham gia một cuộc họp trực tuyến: Sự tiện ích không thể tuyệt vời hơn khi bạn bắt đầu cuộc họp video trực tuyến ngay trong Gmail.

Xem Lịch, Công việc, Keep & Tiện ích bổ sung

tổng quan gmail

Ở bên phải hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào các biểu tượng sau:

  • Lịch Lịch : Xem lịch biểu hàng ngày của bạn, nhấp vào sự kiện để chỉnh sửa chúng, tạo sự kiện mới và chuyển đến các sự kiện sắp tới.
  • Keep (Ghi chú) Google Keep : Tạo danh sách kiểm tra và ghi chú.
  • Tasks Biểu trưng nhiệm vụ : Thêm việc cần làm và thời hạn.
  • Tiện ích bổ sung Thêm vào : Nhận thêm các công cụ Gmail để giúp quản lý thư của bạn.

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Gmail thì bạn phải biết từ cái nhỏ nhất trước đã. Thông qua bài viết này bạn có thể học thêm được nhiều hơn về Gmail. Với những tính năng nổi bật trên đã làm cho Gmail trở thành một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay với lượng người dùng ngày càng tăng bởi sử hữu ích và tiện dụng của nó.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top