Tổng quan Gmail – Những chức năng tuyệt vời làm cho bạn nhất định phải sử dụng

Môt câu hỏi lớn được đặt ra là: Hiện nay ứng dụng nào giúp gửi email cho mọi người và nhận được phản hồi nhanh như chớp? Chắc chắn rằng sau năm 2009 bạn có thể đoán được và trả lời được câu hỏi này. 

Gmail là ứng dụng tuyệt vời giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng nắm bắt công việc quan trọng. Với nền tảng email hiện nay bạn có thể làm được quá nhiều thứ trên nó. Gmail là nơi giúp bạn trò chuyện, gọi video hoặc gọi thoại và luôn nắm bắt được công việc của dự án với mọi người xung quanh. 

Lịch sử hình thành Gmail

Google nhận thấy rằng đối thủ của họ như Yahoo, Excite, Lycos,… không chỉ tập trung vào công cụ tìm kiếm mà họ mở rộng thêm thông tin thời tiết, thể thao cho tới game. Google luôn đi khác so với đối thủ của mình họ chỉ tập trung vào công cụ tìm kiếm và điều đó đã làm nên thành công một công cụ tìm kiếm hàng đầu thế giới. 

Vì vậy, khi biết về dự án mới của Google đó chính là Gmail, không ít người nghĩ đây là một ý tưởng tồi cả về sản phẩm lẫn chiến lược. Họ lo lắng vì Email chẳng có gì liên quan đến công cụ tìm kiếm. Số khác lại sợ rằng không thể cạnh tranh với Microsoft Outlook. 

Gmail bắt đầu bằng bản phát hành beta có giới hạn vào ngày 1 tháng 4 năm 2004 và kết thúc giai đoạn thử nghiệm vào ngày 7 tháng 7 năm 2009. Sau khi ra đời Gmail nhanh chóng đè bẹp các đối thủ như Hotmail và Yahoo. Hòm thư có dung lượng lưu trữ lớn, giao diện đơn giản nhưng sinh động, hỗ trợ tra cứu nhanh và nhiều tính năng cải tiến khác.

Gmail là gì?

Gmail là một dịch vụ email được phát triển bởi Google. Trong đó, người dùng truy cập nó thông qua web hoặc thông qua một ứng dụng điện thoại thông minh như ứng dụng trên Android (tải trên CH Play) hoặc iOS (tải trên AppStore). Bạn có thể tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí và sử dụng như một công cụ gửi/nhận thư điện tử, trò chuyện và cuộc họp — tất cả các luồng giao tiếp trực tuyến của bạn — ở một nơi quen thuộc.

So sánh Gmail miễn phí và Gmail có phí.

Gmail miễn phí (sẽ gọi tắt là Gmail) thường được sử dụng bởi người dùng cá nhân như học sinh, sinh viên, nhân viên. Họ sử dụng chỉ có nhu cầu duy nhất là gửi và nhận thư. 

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, một tổ chức lớn việc gửi và nhận email, Gmail là không đủ. Gmail có phí (sẽ gọi tắt là G Suite) thuộc bộ ứng dụng G Suite không những đáp ứng rất tốt mà còn nhanh chóng trở thành ứng dụng email cho doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay. Dưới đây mình sẽ đưa ra một bảng so sánh giúp bạn lựa chọn và sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp nhất. 

Bức tranh tổng thể các chức năng của Gmail

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Gmail thì công việc đầu tiên là làm quen với  giao diện và các tính năng trước khi sử dụng. Thông qua đó bạn có thể gửi/nhận, sắp xếp hộp thư đến, xem các sự kiện sắp tới, nhắn tin, trò chuyện trực tiếp trên Gmail. 

Nhấp vào Soạn để tạo một email mới.

Viết email

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
2. Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Soạn thư .
3. Trong trường “Tới”, hãy thêm người nhận. Bạn cũng có thể thêm người nhận:

• Trong trường “Cc” và “Bcc”. 
• Khi thêm người trong trường “Cc” thì bất kỳ ai trong trường này sẽ thấy những người nhận khác của thư. “Cc” thường dùng để thêm người nhận vào một email mà người này không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào.
• Nếu đang gửi thư và muốn ẩn địa chỉ email của một người nhận, thì bạn có thể thêm họ trong trường “Bcc”.
• Khi bạn soạn thư, hãy dùng “dấu +” hoặc “lượt đề cập bằng @” cùng với tên của liên hệ trong trường văn bản.

4. Chỉnh sửa chủ đề.
5. Viết thư của bạn.

• Thay đổi kiểu phông chữ
• Căn chỉnh văn bản
• Thêm tệp đính kèm, chia sẻ liên kết, biểu tượng cảm xúc, tệp Drive hoặc hình ảnh

6. Nhấp vào Send (Gửi) ở cuối trang.

Gửi thư bằng chế độ bảo mật

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
2. Nhấp vào Compose (Soạn thư) .
3. Ở dưới cùng bên phải cửa sổ, hãy nhấp vào biểu tượng Turn confidential mode on/off (Bật chế độ bảo mật) .
   Mẹo: Nếu bạn đã bật chế độ bảo mật cho email, hãy chuyển tới cuối email, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.
4. Set expiration (Đặt ngày hết hạn) và Require passcode (Cài đặt mật mã). Các tùy chọn cài đặt này tác động đến cả văn bản trong thư và mọi tệp đính kèm.

• Nếu bạn chọn No SMS passcode (Không sử dụng mật mã qua SMS), thì những người nhận dùng ứng dụng Gmail sẽ có thể mở thư trực tiếp. Người nhận không dùng Gmail sẽ nhận được mật mã qua email.
• Nếu bạn chọn SMS passcode (Mật mã qua SMS), thì người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Hãy đảm bảo bạn nhập số điện thoại của người nhận chứ không phải số điện thoại của bạn.

5. Nhấp vào tùy chọn Save (Lưu).

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Gmail với tài khoản của cơ quan hoặc trường học, hãy liên hệ với quản trị viên để đảm bảo bạn có thể sử dụng chế độ bảo mật.

Nhấp vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn để đọc và gửi trả lời.

Trả lời thư

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
2. Mở thư.
3. Dưới thư, hãy nhấp vào Reply (Trả lời) hoặc Trả lời tất cả.
4. Nhập nội dung thông tin của thư: người nhận, chủ đề, nội dung thư. 
5. Nhấp vào Send (Gửi). Nếu bạn nhấp vào biểu tượng Gửi + , thì hệ thống cũng sẽ lưu trữ cuộc trò chuyện hoặc xóa cuộc trò chuyện khỏi hộp thư đến cho đến khi người nào khác trả lời. 

Chuyển tiếp thư

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
2. Mở thư.
3. Dưới thư, hãy nhấp vào Forward (Chuyển tiếp) hoặc Chuyển tiếp tất cả.
4. Nhấp vào Send (Gửi). 

Sắp xếp hộp thư đến của bạn

Bạn có thể quản lý thư đến bằng cách sử dụng các bộ lọc của Gmail để gửi email cho một nhãn, lưu trữ, xóa, gắn dấu sao hay tự động chuyển tiếp thư của mình. Đây là giao diện của một hộp thư đến, bao gồm nhiều chức năng. 

Bạn có thể tạo nhãn hay tạo các bộ để sắp xếp và lưu trữ email của mình. Bạn hãy đọc bài viết này để có thể hiểu hơn về nhãn và tạo các nhãn cho email của mình: Hướng dẫn tạo nhãn và bộ lọc cách để bạn sắp xếp hộp thư đến khoa học cho Gmail.

Để tùy chỉnh hộp thư đến theo yêu cầu của bạn hãy thực hiện các bước sau:

1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) sau đó chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
2. Nhấp vào tab Inbox (Hộp thư đến).
3. Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn sau: 

• Inbox type (Loại hộp thư đến): Important first (Thư quan trọng trước tiên), Unread first (Thư chưa đọc trước tiên), Starred first trước tiên (Thư có gắn dấu sao), Priority Inbox (Hộp thư ưu tiên), Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến).
• Categories (Danh mục): Primary (Chính), Social (Mạng xã hội), Promotions (Quảng cáo), Updates (Nội dung cập nhật), Forums (Diễn đàn).
• Ngăn đọc (Reading pane): Enable reading pane (Bật ngăn đọc) – Cung cấp một cách để đọc thư ngay bên cạnh danh sách các cuộc trò chuyện, giúp đọc và soạn thư nhanh hơn cũng như thêm thông tin ngữ cảnh khác.
• Importance markers (Đánh dấu quan trọng): Show markers (Hiển thị dấu), No markers (Không có dấu).
• Filtered email (Thư đã được lọc): Override filters (Ghi đè bộ lọc), Don’t override filters (Không ghi đè bộ lọc).

4. Cuốn xuống phần cuối chọn Save Changes (Lưu thay đổi).

Bắt đầu và tham gia các cuộc họp video

Với Meet trong Gmail, bạn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp video trực tuyến chỉ trong vài giây. Meet sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian, cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn trên các nền tảng của mình, điều này có thể được tạo nên từ chính những thay đổi nhỏ nhất. Để bắt đầu và tham gia các cuộc họp video trực tuyến bạn hãy đọc bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn cho bạn cách bắt đầu và tham gia một cuộc họp trực tuyến: Sự tiện ích không thể tuyệt vời hơn khi bạn bắt đầu cuộc họp video trực tuyến ngay trong Gmail.

Xem Lịch, Công việc, Keep & Tiện ích bổ sung

Ở bên phải hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào các biểu tượng sau:

• Lịch : Xem lịch biểu hàng ngày của bạn, nhấp vào sự kiện để chỉnh sửa chúng, tạo sự kiện mới và chuyển đến các sự kiện sắp tới.
• Keep (Ghi chú) : Tạo danh sách kiểm tra và ghi chú.
• Tasks : Thêm việc cần làm và thời hạn.
• Tiện ích bổ sung : Nhận thêm các công cụ Gmail để giúp quản lý thư của bạn.

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Gmail thì bạn phải biết từ cái nhỏ nhất trước đã. Thông qua bài viết này bạn có thể học thêm được nhiều hơn về Gmail. Với những tính năng nổi bật trên đã làm cho Gmail trở thành một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay với lượng người dùng ngày càng tăng bởi sử hữu ích và tiện dụng của nó.