Tạo ghi chú cuộc họp trực tiếp trong Google Calendar

Trong bất kỳ cuộc họp nào, bạn cũng nên ghi chú lại những điểm quan trọng diễn ra trong quá trình thảo luận. Để cho việc ghi chú và chia sẻ những ghi chú đó được diễn ra nhanh chóng đơn giản nhất cho người dùng, Google đã thêm tính năng ghi chú ngay trong Google Calendar.

Điểm qua về cách tạo ghi chú cuộc họp trực tiếp trong Google Calendar

Bạn có thể nhanh chóng bắt đầu và chia sẻ tài liệu ghi chú cuộc họp cho các sự kiện trên Google Calendar của mình cho những người cùng tham gia cuộc họp đó.

Tạo tài liệu ghi chú từ Google Calendar sẽ tự động điền thông tin sự kiện vào tài liệu và đính kèm tài liệu vào sự kiện. Bạn cũng có thể thêm mẫu ghi chú cuộc họp tương tự này vào bất kỳ tài liệu nào bằng cách nhập “@” vào tài liệu và sử dụng menu thả xuống.

Ghi chú cuộc họp là một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất trong Google Docs và là một cách để sử dụng thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, việc tạo, chia sẻ và tìm kiếm chúng sau này bao gồm một số bước lặp đi lặp lại cơ bản và liên quan đến việc chuyển đổi giữa Google Docs và Google Calendar. Tính năng “Ghi chú cuộc họp” là một phím tắt để tạo các tài liệu như vậy với một số cú nhấp chuột đơn giản mà nhanh chóng. Tính năng này hợp lý hóa việc tạo, chia sẻ và đính kèm ghi chú cuộc họp vào các sự kiện trong Google Calendar.

Trong Google Calendar, tính năng này chỉ khả dụng cho những người tổ chức cuộc họp hoặc khách có quyền sửa đổi sự kiện. Bạn có thể sử dụng tính năng này theo một số cách:

• Trong khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện, bạn sẽ thấy nút “Tạo ghi chú cuộc họp” bên cạnh phần đính kèm. Bạn có thể nhấp vào nút này để tạo một tài liệu mới, tài liệu này sẽ đính kèm vào sự kiện khi lưu các thay đổi.
• Nhấp vào nút “Ghi chú cuộc họp” trong một sự kiện đã lên lịch sẽ tạo tài liệu này và ngay lập tức mở nó trong một tab mới để người dùng có thể bắt đầu ghi chú ngay lập tức. Trong nền giao diện Google Calendar, tài liệu này cũng sẽ được đính kèm với sự kiện lịch để tham khảo trong tương lai.

Sau khi bạn thực hiện các ghi chú cuộc họp này, chúng tôi sẽ tự động liên kết lại sự kiện Calendar từ tài liệu, giúp bạn dễ dàng điều hướng giữa các địa điểm. Bạn sẽ vẫn có thể đính kèm tài liệu bổ sung vào sự kiện Google Calendar.

Chia sẻ ghi chú cuộc họp

Nếu bạn nhấp vào “Tạo ghi chú cuộc họp” khi tạo sự kiện mới hoặc chỉnh sửa sự kiện hiện có, tài liệu ghi chú sẽ được chia sẻ với những người tham dự, bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn, sau khi bạn nhấn “Lưu”.

Nếu bạn nhấp vào “Ghi chú cuộc họp” trên sự kiện Google Calendar đã lên lịch, những người tham dự sẽ không tự động có quyền truy cập và chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn lời nhắc chia sẻ trong Google Docs.

Khi ghi lại các ghi chú cuộc họp cho các sự kiện đã lên lịch từ Google Docs:

• Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp: Một cửa sổ bật lên nhắc bạn chia sẻ và đính kèm tài liệu vào sự kiện của mình. Để cấp quyền truy cập, hãy nhấp vào Chia sẻ và đính kèm.
• Nếu bạn không phải là người tổ chức cuộc họp: Một cửa sổ bật lên nhắc bạn chia sẻ tài liệu. Để cấp quyền truy cập, hãy nhấp vào Chia sẻ. Tài liệu không đính kèm với sự kiện.

Sự tích hợp tiện lợi này của Google Calendar sẽ bắt đầu được phát hành từ ngày 5 tháng 10 năm 2021 và khả dụng cho tất cả người dùng Google Workspace cũng như người dùng G Suite Business và Basic. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google cá nhân, bạn sẽ không thể tạo Ghi chú trực tiếp trong Google Calendar. Do đó, hãy nâng cấp lên Google Workspace để cập nhật những tính năng nâng cao nhanh chóng nhất nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.