Posts

Google ra mắt Google Workspace: Nền tảng làm việc từ xa cho doanh nghiệp

Hôm nay, Google Cloud chính thức giới thiệu Google Workspace, bộ nhận diện thương hiệu mới thể hiện một trải nghiệm sản phẩm tích hợp sâu sắc, cùng với các dịch vụ mới để có thêm nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

  • Đối với các doanh nghiệp nhỏ (ít hơn 300 nhân sự), Google sẽ ra mắt các gói đăng ký phù hợp nhằm giúp họ dễ dàng bắt đầu sử dụng Google Workspace theo cách tiết kiệm chi phí. Những gói đăng ký này có cả các tùy chọn kiểm soát quản trị, biện pháp bảo mật cũng như công cụ cộng tác và cải thiện năng suất tốt nhất.
  • Đối với các doanh nghiệp lớn (không giới hạn nhân sự), Google sẽ ra mắt một nhóm gói đăng ký có thêm các tính năng cải thiện hiệu suất, tùy chọn kiểm soát quản trị dành cho doanh nghiệp cũng như các tính năng tuân thủ và bảo mật tiên tiến nhất. Nhóm gói đăng ký này dành cho cả nhóm và tổ chức.

Google Workspace là gì?

Google mới đây đã đổi thương hiệu G Suite – bộ công cụ cộng tác trực tuyến dành cho các doanh nghiệp bao gồm Gmail, Drive, Documents và Meet. Google Workspace là tên hãng đã gợi ý khi lần đầu tiên giới thiệu một bộ công cụ cộng tác mới tích hợp Google Meet cho dịch vụ này vào đầu năm nay.

G Suite là thương hiệu cho dịch vụ trả phí của Google được ra mắt vào năm 2016. Trong một cuộc họp báo trước đó, Javier Soltero – Phó chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Google Workspace các sản phẩm này là sản phẩm chủ lực của Google. Ông cho biết Google muốn khách hàng coi Workspace là một sản phẩm tập hợp tất cả các công cụ họ cần để hoàn thành công việc.

Google Workspace tập hợp các công cụ nhắn tin, cuộc họp, tài liệu và tác vụ, tất cả đều được xây dựng bằng tính năng bảo mật đáng tin cậy của Google và được cung cấp bởi đám mây năng lượng sạch nhất trong ngành công nghiệp.

Google đã dành nhiều thập kỷ để xây dựng các sản phẩm đơn giản, dễ học và dự đoán nhu cầu của người dùng một cách hữu ích. Hơn 2,6 tỷ người tiêu dùng, người dùng doanh nghiệp và giáo dục hiện chủ động chọn sử dụng các ứng dụng cộng tác và năng suất của Google mỗi tháng.

Vào tháng 7, Google đã công bố ‘một ngôi nhà’ tốt hơn để làm việc, đây là bước đầu tiên trong tầm nhìn về một trải nghiệm thống nhất duy nhất cung cấp cách tốt nhất để kiến tạo, giao tiếp và cộng tác. Ngày hôm nay, ‘ngôi nhà mới’ dành cho công việc này được cung cấp rộng rãi đến tất cả các khách hàng doanh nghiệp của Google Workspace và cũng sẽ ra mắt người tiêu dùng trong những tháng tới.

Alex Grigorian, SVP & CIO, Corporate Services, Equifax cho biết: “Các sản phẩm liên lạc và cộng tác của Google thúc đẩy năng suất và kết nối các nhóm của chúng tôi theo những cách mà trước đây không thể thực hiện được. Chúng tôi rất vui mừng được trở thành một phần của sự phát triển với Google Workspace và khám phá chương tiếp theo của việc xây dựng văn hóa truyền cảm hứng cho sự đổi mới.”

Tạo ra một trải nghiệm người dùng mới

Google Workspace tập hợp một cách chu đáo các công cụ cốt lõi để liên lạc và cộng tác như trò chuyện, email, gọi thoại và thoại video cũng như quản lý nội dung thành một trải nghiệm thống nhất, duy nhất. Các tính năng mới bao gồm:

  • Xem trước bản tài liệu được liên kết: Áp dụng từ hôm nay, bản xem trước liên kết trong Google Tài liệu (Docs), Trang tính (Sheets) và Trang trình bày (Slides) cho phép người dùng xem trước nội dung của liên kết mà không cần rời khỏi tài liệu gốc, tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và thẻ duyệt (tab), đồng thời cho nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
  • Các chip thông minh trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày: Bắt đầu ra mắt hôm nay, khi bạn chèn ‘@’ để nhắc đến ai đó trong tài liệu, một cửa sổ sẽ hiển thị thông tin chi tiết cung cấp ngữ cảnh và thậm chí đề xuất các hành động như chia sẻ tài liệu. Bằng cách kết nối người dùng với nội dung và mọi người có liên quan ngay trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, Google Workspace giúp người dùng hoàn thành nhiều việc hơn từ vị trí của họ.
  • Tạo tài liệu trong các phòng Trò chuyện: Trong những tuần tới, Google Workspace sẽ cho phép người dùng chủ động tạo và cộng tác trên một tài liệu (Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày) ngay trong phòng Trò chuyện (Google Chat) mà không cần phải chuyển đổi thẻ duyệt hoặc công cụ. Điều này sẽ làm giảm sự phức tạp và giúp đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm biết về công việc liên quan dự án.
  • Ảnh-trong-ảnh của Meet xuyên suốt Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày: Vào tháng 7, Google đã thông báo đưa chức năng ảnh-trong-ảnh Meet vào Gmail và Chat, theo đó, người dùng có thể nhìn thấy và nghe những người họ đang làm việc cùng trong khi cộng tác. Trong những tháng tới, Google sẽ triển khai ảnh-trong-ảnh của Google Meet cho Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, điều này có nghĩa là người dùng sẽ nhận được lợi ích từ những tín hiệu phi ngôn ngữ đi kèm với việc thực sự nhìn thấy khuôn mặt của ai đó khi cộng tác trong thời gian thực.

“Không chỉ các doanh nghiệp đối mặt với nhu cầu chuyển đổi; các nhân viên cũng trong một giai đoạn chuyển đổi chính mình khi họ thích nghi với cách làm việc ngày càng kết hợp và công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện điều này. Hệ sinh thái với nhiều sản phẩm dành cho người tiêu dùng cá nhân kết hợp cùng các sản phẩm được phát triển trên nền tảng thuần nhất của điện toán đám mây của Google giúp Google Workplace có lợi thế đặc trưng trong việc hỗ trợ người dùng trong môi trường làm việc liên tục phát triển và thay đổi.

Nếu người dùng bị choáng ngợp bởi số lượng các công cụ và các kênh có sẵn, Google đang giúp họ truy cập vào các luồng công việc phân tách khác nhau ở cùng một nơi.” Angela Ashenden, Chuyên gia phân tích về chuyển đổi nơi làm việc tại CCS Insight, cho biết.

Bộ nhận dạng thương hiệu mới

Thương hiệu mới Google Workspace phản ánh tầm nhìn sản phẩm của Google về một trải nghiệm linh hoạt, hữu ích và đơn giản với sự tích hợp và cộng tác là cốt lõi. Trong những tuần tới đây, người dùng sẽ thấy các biểu tượng bốn màu mới cho Gmail, Drive, Lịch (Calendar), Meet và các công cụ tạo nội dung cộng tác của chúng tôi như Tài liệu (Docs), Trang tính (Sheets) và Trang trình bày (Slides) như một gia đình và thể hiện sự cam kết của Google Workspace trong việc xây dựng các trải nghiệm giao tiếp và cộng tác phong phú, tất cả đều có sự hữu ích của Google.

Google cũng sẽ đưa Google Workspace đến với các khách hàng là tổ chức giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận trong những tháng tới. Khách hàng về giáo dục có thể tiếp tục truy cập các công cụ của chúng tôi qua G Suite cho Giáo dục, bao gồm Lớp học (Classroom), Bài tập (Assignments), Gmail, Lịch, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Meet. G Suite cho Tổ chức phi lợi nhuận sẽ tiếp tục được cung cấp cho các tổ chức đủ điều kiện thông qua chương trình Google cho Tổ chức phi lợi nhuận.

Mang đến cho các doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn

Với 2.6 tỷ tài khoản từ hơn 6 triệu khách hàng doanh nghiệp Google Workspace đang trả phí, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia, đều có chung nhu cầu về các giải pháp an toàn, chuyển đổi giúp họ hiện đại hóa cách thức hoạt động, nhưng các nhu cầu lưu trữ, quản lý, bảo mật và tuân thủ thay đổi lớn. Để cung cấp thêm sự lựa chọn và giúp khách hàng tận dụng tối đa Google Workspace, và dựa trên phản hồi trực tiếp của họ, Google sẽ tung ra một bộ sản phẩm mới phù hợp hơn với cách khách hàng mua danh mục sản phẩm của mình.

Các đối tác Google Cloud bao gồm các đối tác công nghệ, các nhà tích hợp hệ thống, người bán lại và các đối tác dịch vụ sẽ tiếp tục là then chốt trong việc thực hiện chuyển đổi công việc cho các tổ chức thuộc mọi kích cỡ và quy mô trên toàn thế giới.

Tổng hợp từ Google Blog & TechSignin

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vnFanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

Biến Google Sheets thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết và  tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản. Chắc hẳn các bạn đã biết được rằng Google Sheets không chỉ là một ứng dụng bảng tính đơn thuần mà Google Sheets còn là một công cụ tăng năng suất trong công việc rất tuyệt vời. Đặc biệt trong bài viết này, GCS.vn sẽ đi sâu hơn nữa vào thực tế và hướng dẫn các bạn cách để biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp. Biến  mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với sức sáng tạo vô tận và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể.

Tại sao lại là Google Sheets?

Thực ra, chúng ta có rất nhiều cách, ứng dụng từ nhỏ đến lớn để quản lý một dự án, quản lý công việc trong team hay một hệ thống CRM, nhưng tại sao chúng tôi lại đề xuất bạn sử dụng Google Sheets? Tại sao chúng tôi lại khuyến khích bạn sử dụng Google Sheet để trở xây dựng một Workspace làm việc nhóm online hiệu quả:

  • Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí! Hệ thống mà muốn dùng tốt, miễn phí thì thường giới hạn tính năng.
  • Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, miễn phí thì hoặc phải tự xây dựng hoặc bỏ tiền mua mã nguồn, như vậy tốn công bảo trì hệ thống và tài nguyên máy chủ …
  • Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không vừa ý.
  • Trong trường hợp mua các hệ thống phần mềm thương mại thì gặp vấn đề rất lớn trong việc hướng dẫn đội nhóm theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải đào tạo đội nhóm các lý thuyết làm việc phù hợp.
  • Trong trường hợp các hệ thống miễn phí đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số người dùng.

Workspace là gì?

Sự thực thì Workspace là gì? Khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc.

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được. Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn. Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!

Biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả như thế nào?

Một trong những vấn đề băn khoăn lớn nhất mà đội ngũ GCS.vn / HVN đã trăn trở trong thời gian qua khi cung cấp giải pháp G Suite cho các doanh nghiệp. Đó là, trong hàng trăm ứng dụng mà Google cung cấp trong bộ giải pháp G Suite, làm sao để khách hàng của mình sau khi đăng ký dịch vụ có thể ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp để mang lại hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Để bắt đầu cho chuỗi các bài viết nâng cao hiệu suất ứng dụng G Suite cho doanh nghiệp, trong bài viết này GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả.

Đầu tiên, bạn truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới,  tại đây bạn bấm chọn Untitled spreadsheet ở đầu trang và đặt tên cho Sheets của mình là My Workspace hoặc bất kỳ 1 tên nào bạn muốn. Dưới dây là một mẫu Workspace mà chúng tôi đã tham khảo từ TrungDuc.Net:

1. Tab Settings / Thiết lập

Để linh động mà vẫn đúng theo format và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng, một Workspace cần có Tab Settings / Thiết lập: Sheet này có chức năng tùy biến các tùy chọn như trạng thái công việc, người giao việc, nhân viên chịu trách nhiệm, mức độ quan trọng của công việc …

2. Tab Home / Trang chủ

Một Workspace luôn cần một sheet Home / Trang chủ: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án / công việc. Mọi thành viên trong nhóm ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

3. Tab Tasks / Công việc

Sheet Tasks / Công việc sẽ có nhiệm vụ hiển thị dạng danh sách các công việc mọi người giao cho nhau, nội dung chi tiết cần thực hiện, mức độ quan trọng của công việc như thế nào, thời gian bắt đầu, deadline, trạng thái công việc đang thực hiện. Bạn có thể lọc danh sách các nhiệm vụ bởi các mục có sẵn và “giao lại trách nhiệm cho một người khác” trong các nhiệm vụ hiện có. Ví dụ, nếu một trong những nhân viên của bạn bị sa thải và bạn cần phải thay đổi người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ trước kia nhân viên này đảm nhiệm, bạn có thể lọc theo trường dữ liệu người chịu trách nhiệm và chỉnh sửa lại một cách đơn giản.

Ví dụ với 1 Workspace launching dự án mới của MZG, nhân sự sẽ có 1 tab Tasks riêng để giao việc và ép nhau vào khuôn khổ

Một ví dụ khác với bộ phận HR của khối Backoffice (thuộc MZG), mọi người đều giao tiếp công việc qua đây, có thêm phần quan trọng & gấp.

4. Tab R & Ds

Tab này có nhiệm vụ giúp các thành viên trong dự án có thể suy nghĩ và lên thật nhiều ý tưởng hay ho và chưa-chắc-đã-thiết-thực cho dự án. Tab này thực ra chỉ cần có:

  • Nội dung & diễn giải phân tích nghiên cứu
  • Ai là người đưa ra đề xuất
  • Đánh giá mức độ quan trọng

Thêm 1 Workspace của Khối phát hành (thuộc MZG), các đề xuất R&D (đa phần bị ẩn do lý do bảo mật thông tin), nhưng mọi người có thể xem header để biết nội dung cần có thể là gì.

5. Tab Financial / Thu chi

Một dự án thì đương nhiên phải có thu & chi để theo dõi tình hình và cuối cùng tính ra lợi nhuận của dự án. Với công việc tính toán thì Google Sheets lại vô cùng xuất sắc với tính đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt.

Ví dụ 1 Workspace dự án riêng của MZG có Thu & Chi khá rõ ràng, kể cả các khoản nhỏ nhất…

6. Tab Info / Thông tin

Tab Info / Thông tin sẽ cung cấp thông tin cơ bản và thiết yếu cho các thành viên trong nhóm, có thể là:

  • Thông tin về quy trình làm việc
  • Thông tin về các tài khoản
  • Thông tin về các thành viên trong nhóm / công ty
  • Thông tin về các tài liệu cần đọc trước khi bắt tay vào làm
  • Thông tin về các kênh truyền thông mà dự án đang sở hữu
  • Thông tin về các công cụ
  • Thông tin về mọi thứ mà chúng ta cần phải làm, để đảm bảo thành viên khi truy cập Workspace không bị bỡ ngỡ

Ví dụ 1 Tab thông tin về các công cụ mà nhân sự MZG nên dùng trong 1 Workspace chung…

6. Các Tab khác

Phía trên là một số tab mà chúng tôi thấy hầu hết các Workspace đều có, tuy nhiên sẽ có những Workspace có đặc thù & nhu cầu sử dụng riêng, lúc đó bạn phải tùy biến để tạo ra các tab khác tùy theo nhu cầu.

Nhưng bạn có tin không, hệ thống ERP của MZG là một loạt các Workspace trên Google Sheet, với Workspace for all member dành cho nhân sự mới, sau đó link đến các Workspace của từng khối & công ty khác nhau. Nghe phức tạp vậy thôi chứ như lúc đầu mình đã viết:

  • Sử dụng và ứng dụng linh hoạt
  • Tương tác trực tuyến tốt
  • Lưu trữ nội dung tuyệt vời
  • Tốc độ truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị tốt
  • Miễn phí
  • Tích hợp với mọi nền tảng và hệ thống ngon lành

Ví dụ với 1 Tab xin nghỉ phép của MZG -> HR sẽ nhập vào sau khi có request bản cứng từ nhân sự -> Tab Lương ở bên cạnh sẽ tự động tính toán lương

Nữa là việc nhân viên mới sẽ điền 1 chút thông tin và Workspace của HR sẽ tự động nhận thông tin, và nhiều việc phải làm sau đó

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm 1 hệ thống HRM, CRM, ERP đáp ứng mọi tiêu chí và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ? Thì Google Sheets là một lựa chọn phù hợp, vì nó tự động đồng bộ lên Workspace của bộ phận HR và cùng với Tab nghỉ phép để ra bảng lương xịn xò tùy biến công thức mà chả có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào!!!

Hy vọng các bạn sẽ ứng dụng tốt Google Sheets vào thực tế doanh nghiệp và tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Có quá nhiều Case study để có thể chia sẻ hết, các bạn hãy cứ comment nếu thấy cần giải quyết khâu nào nhé. Trong thời gian tới GCS.vn sẽ cố gắng cung cấp thêm các case study thực tế hơn nữa để các bạn có thể có tài liệu tham khảo và ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

Bài viết có tham khảo từ https://trungduc.net/workspace-ung-dung-google-sheet-a-z/