Sử dụng macro và tiện ích giúp bạn làm việc hiệu quả trong Google Sheets

Macro Google Sheets là gì?

Bạn hàng ngày phải làm việc với nhiều trang tính khác nhau, có quá nhiều tác vụ bạn thực hiện lặp đi lặp lại. Chẳng hạn như định dạng báo cáo theo một cách nhất định hoặc thêm cùng một biểu đồ vào dữ liệu bán hàng mới hoặc tạo công thức đặc biệt duy nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Macro là một chuỗi các hành động cụ thể cho phép bạn tự động hóa một loạt các thao tác để tăng năng suất. Tất cả hành động của bạn sẽ được lưu vào một file được liên kết với bảng tính mà chúng ghi lại.

Macro là một tính năng mạnh mẽ có thể làm mọi thứ cơ bản Sheets có thể làm. 

• Áp dụng định dạng và kiểu dáng.
• Tạo bảng tính hoàn toàn mới.
• Sử dụng bất kỳ hàm, thanh công cụ, menu hoặc tính năng nào của Google Sheets.

Tại sao bạn nên sử dụng macro trong Google Sheets?

Macro trong Google Sheets giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, cho phép bạn tập trung vào hoạt động có giá trị cao hơn.

Macro giúp bạn tránh những sai lầm, đảm bảo tính nhất quán trong công việc, giảm cảm giác buồn chán trong công việc 

Và cuối cùng, chúng là một cánh cửa tuyệt vời vào thế giới tuyệt vời của mã hóa Apps Script, nơi bạn thực sự có thể tăng tốc các bảng tính của mình và hoạt động của Google Workspace (trước là G Suite).

Hoạt động Macro trong Google Sheets

Google Sheets cho phép bạn ghi lại các macro sao chép một loạt các tương tác giao diện người dùng cụ thể mà bạn xác định. Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể liên kết macro đó với một phím tắt trong biểu mẫu Ctrl+Alt+Shift+Number. Bạn có thể sử dụng phím tắt đó để nhanh chóng thực thi lại các bước macro chính xác, thường là ở một nơi khác hoặc trên dữ liệu khác. Bạn cũng có thể kích hoạt macro từ menu Google Sheets > Macro.

Khi bạn ghi macro, Google Sheets sẽ tự động tạo chức năng Apps Script (chức năng macro) sao chép các bước macro. Hàm macro được thêm vào dự án Apps Script được liên kết với trang tính, trong một tệp có tiêu đề macros.gs. Trong trường hợp đã có một tệp dự án được liên kết với trang tính có tên đó, thì hàm macro sẽ được thêm vào nó. Google Sheets cũng tự động cập nhật tệp kê khai dự án tập lệnh, ghi lại tên và phím tắt được gán cho macro.

Vì mọi macro đã ghi đều được xác định hoàn toàn trong Apps Script nên bạn có thể chỉnh sửa chúng trực tiếp trong trình chỉnh sửa Apps Script. Bạn thậm chí có thể viết macro từ đầu trong Apps Script hoặc sử dụng các chức năng bạn đã viết và biến chúng thành macro.

Tự động hóa các tác vụ bằng macro

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng macro trong Trang tính. Hoặc, nếu bạn cần các chức năng, menu hoặc cửa sổ tùy chỉnh, bạn có thể tạo chúng bằng Google Apps Script.

Xem lại các phương pháp hay nhất về macro

• Giới hạn số lượng hành động trong macro để có hiệu suất tối ưu.
• Sử dụng macro cho các hoạt động lặp lại thường xuyên không cần cấu hình nhiều.
• Sử dụng các phím tắt macro duy nhất. Bạn có thể có tối đa 10 phím tắt trên mỗi trang tính. Mở macro bổ sung từ Macro công cụ .
• Giảm trùng lặp macro bằng cách áp dụng macro được tạo cho một ô cho một phạm vi ô bằng cách chọn toàn bộ phạm vi ô và sau đó kích hoạt macro. 
• Các tập lệnh macro dành riêng cho từng trang tính và chỉ có thể được sử dụng trong Trang tính — chúng sẽ không hoạt động trong Google Tài liệu, Biểu mẫu hoặc Trang trình bày.

Ghi lại một macro:

1. Trong Trang tính, mở bảng tính và nhấp vào Tools (Công cụ) Macros Record macro (Ghi macro).
2. Chọn loại tham chiếu ô để sử dụng.
3. Hoàn thành tác vụ bạn muốn ghi và nhấp vào Save (Lưu).
4. Đặt tên cho macro và nhấp vào Save (Lưu).
5. Nhấp vào Tools (Công cụ) Macros của bạn để chạy macro.

Tạo một tập lệnh:

1. Nhấp vào Tools (Công cụ) Script editor (Biên tập kịch bản).
2. Tạo kịch bản của bạn.

Chuyển đổi macro Excel sang Google Sheets

Bạn có thể chuyển đổi macro trong bảng tính Microsoft Excel sang Google Sheets bằng cách tạo lại chúng bằng Google Apps Script. Apps Script hỗ trợ macro trong Trang tính, giống như Microsoft Visual Basic cho Ứng dụng đối với Excel. 

Tạo lại và chỉnh sửa macro trong Trang tính bằng Apps Script:

1. Ghi lại các macro trong bảng tính Excel ban đầu của bạn mà bạn cần tạo lại trong Trang tính.
2. Trong Trang tính , mở bảng tính và nhấp vào Tools (Công cụ) Macros Record macro (Ghi macro).
3. Chọn loại tham chiếu ô để sử dụng và nhấp vào Save (Lưu).
4. Hoàn thành tác vụ bạn muốn ghi và nhấp vào Save (Lưu).
5. Nhập tên cho macro và tùy chọn số phím tắt và nhấp vào Save (Lưu).
6. Nhấp vào Tools (Công cụ) MacrosManage macros (Quản lý macro) để chỉnh sửa tập lệnh của bạn.
7. Bên cạnh macro mà bạn muốn chỉnh sửa, hãy nhấp vào Thêm Edit script (Chỉnh sửa tập lệnh).
8. Trong phần macro.gs, hãy thực hiện các thay đổi của bạn đối với mã. Nếu cần, hãy sử dụng tài liệu Sheets Apps Script hoặc tìm kiếm trực tuyến khái niệm JavaScript mà bạn cần.
9. Nhấp vào Lưu macro  và đóng tab để quay lại bảng tính của bạn.
10. Lặp lại các bước 2 – 7 cho bất kỳ macro bổ sung nào mà bạn muốn tạo lại từ bảng tính ban đầu của mình.

Kích hoạt macro trong Trang tính

1. Nhấp vào Tools (Công cụ) Macros đã lưu của bạn. Bạn cũng có thể chạy macro của mình bằng cách sử dụng phím tắt của nó.
2. Nếu đây là lần đầu tiên bạn chạy macro, hãy cho phép ủy quyền.

Làm được nhiều việc hơn với các tiện ích bổ sung

Sử dụng các tiện ích bổ sung có sẵn để làm được nhiều việc hơn với Trang tính. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm:

• Sử dụng trình kết nối Dữ liệu cho Salesforce để kết nối với Salesforce.
• Sử dụng Supermetrics để kết nối với MySQL và Oracle.
• Sử dụng Trình tạo báo cáo tùy chỉnh Copper CRM để tích hợp dữ liệu CRM đồng.
• Sử dụng Greenhouse Report… (Trình kết nối Báo cáo…) để tích hợp dữ liệu.

Tải xuống các tiện ích bổ sung:

1. Nhấp vào Add-ons (Tiện ích bổ sung) Get add-ons (Nhận tiện ích bổ sung).
2. (Tùy chọn) Để xem mô tả về tiện ích bổ sung, hãy trỏ vào nó hoặc nhấp vào nó để xem mô tả đầy đủ.
3. Nhấp vào tiện ích bổ sung bạn muốn cài đặt và nhấp vào Free (Miễn phí).
4. Nếu cần, hãy xem lại thông báo truy cập và nhấp vào Allow (Cho phép).