Cách tổ chức sắp xếp file trên Google Drive trở nên gọn gàng và khoa học

Sắp xếp File trên Google Drive được tổ chức khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thời gian cho công việc và kết quả về sau thì gấp rất nhiều lần sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và mở File của mình.

Bên cạnh đó bạn sẽ thấy bản thân có tính chuyên nghiệp hơn, học được cách tổ chức sắp xếp khoa học. Và đối tác nhìn vào sẽ có cái nhìn khác tốt hơn về bạn.

Vì vậy công việc của bạn cũng trôi chảy, nhẹ nhàng hơn không còn cảm thấy khó chịu với mớ hỗn độn không được tổ chức trong Drive. Trong bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp File trên Google Drive trở nên gọn gàng, dễ nhìn hơn. 

Thực hành Sắp xếp File trên Google Drive của bạn trở nên khoa học

Cùng bắt tay vào làm để thấy điều thú vị ngay sau khi hoàn thành công việc này. Có tổ chức, các hành đông trở nên nhanh chóng dễ dàng hơn ai không ai từ chối đâu phải không.

Tạo thư mục

Mọi thư mục mới được bạn tạo trong thư mục Drive File Stream (File Drive trực tuyến) của máy tính hoặc trong Drive trên web sẽ tự động xuất hiện trên thiết bị của bạn để bạn được sắp xếp ở mọi nơi.

Trên web

1. Mở Drive.
2. Nhấp vào Thư mục New (Mới)Folder (Thư mục).

Trên máy tính của bạn

Sử dụng Drive File Stream (File Drive trực tuyến), tạo các thư mục mới trong Drive (My Drive or shared drives) giống như cách bạn tạo các thư mục khác trên máy tính.

Di chuyển File vào thư mục

Trên web

Di chuyển File vào một thư mục trong Drive của tôi:

1. Chọn File.
2. Nhấp vào More (Thao tác khác)Move to (Di chuyển tới) .
3. Chọn thư mục và nhấp vào Move (Di chuyển) hoặc Move here (Di chuyển tại đây).

Bạn cũng có thể kéo File và thư mục vào một thư mục trong My Drive ở bên trái.

Sắp xếp các File trong các chế độ xem Kết quả tìm kiếm, Gần đây, Được gắn dấu sao, Chia sẻ với tôi:

1. Chọn File.
2. Thực hiện một trong các hành động sau:
   • Nếu File chưa có trong Drive của tôi, hãy nhấp vào Thêm vào My Drive (Drive của tôi) . Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào Organize (Sắp xếp).
   • Nếu File nằm trong Drive của tôi, hãy nhấp vào Move to (Di chuyển tới) .
3. Chọn thư mục và nhấp vào Move (Di chuyển) hoặc Move here (Di chuyển tại đây).
   Lưu ý: Nếu bạn di chuyển File trong Được chia sẻ với tôi, File đó chỉ di chuyển bản sao của bạn.

Nếu trong trường hợp bạn muốn File bạn khi mỗi người cần điền thông tin riêng trên một biểu mẫu chung. Bất kì ai cũng có thể chỉnh sửa trên bản sao văn bản của mình mà không ảnh hưởng tới bản gốc. Điều bạn cần làm:

Tạo bản sao của File được chia sẻ:

1. Trong mục được chia sẻ với tôi, nhấp chuột phải vào File và chọn Make a copy (Tạo bản sao).
2. (Tùy chọn) Để di chuyển File:
   • Trong cửa sổ bật lên ở dưới cùng, nhấp vào Show File Location (Hiển thị vị trí File).
   • Nhấp chuột phải vào File và chọn Move to (Di chuyển tới).

Trên máy tính của bạn

Chọn các File bạn muốn di chuyển và kéo chúng vào bất kỳ thư mục nào trong Drive, giống như cách bạn di chuyển bất kỳ File nào khác trên máy tính của mình.

Truy cập File nhanh chóng

Để giữ các File quan trọng hoặc được sử dụng thường xuyên trong tầm tay bạn, hãy thêm chúng vào không gian làm việc trong Drive Priority (Ưu tiên Drive).

Việc thêm File vào không gian làm việc không xóa chúng khỏi bất kỳ nơi nào khác hoặc thay đổi quyền, nó chỉ đặt chúng vào một nơi để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy chúng.

Trên web

Tạo không gian làm việc:

1. Mở Drive.
2. Ở bên trái, nhấp vào Priority (Ưu tiên).
3. Trong Workspace (Không gian làm việc), bấm Create Workspaces (Tạo không gian làm việc).
4. Đặt tên cho không gian làm việc và nhấp vào Create (Tạo).
5. (Tùy chọn) Để thêm File ngay bây giờ, hãy nhấp vào Add Files (Thêm File) và làm theo các bước trong Thêm nhiều File vào không gian làm việc (chi tiết bên dưới).
6. Nhấp vào Done (Hoàn tất).

Thêm File vào không gian làm việc:

1. Mở Drive. 
2. Bấm chuột phải vào File và bấm Add to workspace (Thêm không gian làm việc) tên không gian làm việc.

Thêm nhiều File vào một không gian làm việc:

1. Mở Drive. 
2. Ở bên trái, nhấp vào Priority (Ưu tiên).
3. Bên dưới không gian làm việc bạn muốn thêm File vào, hãy nhấp vào View workspace (Xem không gian làm việc).
4. Nhấp vào Add files (Thêm File).
5. Ở bên phải, trong Add to Workspace (Thêm vào không gian làm việc), chọn nơi bạn muốn thêm File (Recent (Gần đây), My drive (Drive của tôi), Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung),…).
6. Tìm các File bạn muốn thêm và chọn.
7. Nhấp vào Insert (Chèn).
8. Nhấp vào Done (Hoàn tất).

Giờ đây, bạn có thể truy cập các File quan trọng từ Ưu tiên Drive. Bạn cũng có thể đặt Ưu tiên Drive làm trang chủ của mình. 

Xóa File khỏi không gian làm việc:

1. Mở Drive.
2. Bấm chuột phải vào File trong không gian làm việc và bấm Remove from workspace (Xóa khỏi không gian làm việc).

Đổi tên, ẩn hoặc xóa không gian làm việc:

1. Mở Drive và ở bên trái, nhấp vào Priority (Ưu tiên) .
2.  Bên cạnh tên không gian làm việc, nhấp vào Mũi tên xuốngRename (Đổi tên), Hide workspace (Ẩn không gian làm việc), hoặc Remove workspace (Xóa không gian làm việc).
3. (Tùy chọn) Để hiển thị một không gian làm việc ẩn:
   • Ở cuối trang Ưu tiên, nhấp vào Hidden workspaces (Ẩn không gian làm việc).
   • Bên cạnh không gian làm việc mà bạn muốn xem, hãy nhấp vào Mũi tên xuốngUnhide workspace (Hiện không gian làm việc).

Gắn dấu sao cho các File và thư mục quan trọng

Trên web

Gắn dấu sao vào các File hoặc thư mục quan trọng để dễ dàng tìm kiếm nhanh chóng bất cứ lúc nào.

1. Nhấp chuột phải vào File hoặc thư mục và chọn Add to Starred (Thêm vào được gắn dấu sao).
2. (Tùy chọn) Để xem tất cả các File và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhấp vào Starred (Được gắn dấu sao) ở bên trái.

Tìm kiếm và sắp xếp các File và thư mục của bạn

Trên web

Khi tìm File của bạn giữa hàng trăm File khác nhau điều đó rất là khó khăn và tốn nhiều thời gian. Vì vậy, hãy thử tìm kiếm trên Drive.

Khi đặt con trỏ vào hộp tìm kiếm trên Drive, bạn sẽ thấy danh sách các loại File mà Drive đề xuất để lọc tìm kiếm của bạn. Đây là những File bạn sử dụng thường xuyên hoặc có thể làm tăng năng suất của bạn. Bạn cũng thấy những người mà bạn thường xuyên cộng tác.

Tìm kiếm File hoặc thư mục trong Drive:

1. Trong hộp tìm kiếm trên Drive, hãy nhập một từ hoặc cụm từ.
   Để giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, Drive đề xuất các cụm từ tìm kiếm khi bạn nhập văn bản.
2. Nhấp vào đề xuất để mở hoặc nhấp vào Tìm kiếm để xem danh sách kết quả.

Sử dụng các tùy chọn tìm kiếm nâng cao:

1. Ở bên phải của hộp tìm kiếm, nhấp vào Mũi tên xuống .
   Chọn bất kỳ tùy chọn nào hoặc kết hợp các tùy chọn để lọc thêm kết quả của bạn.

• Type (Loại) — Tìm theo loại File.
• Owner (Chủ sở hữu) — Tìm kiếm theo chủ sở hữu File.
• Location (Địa điểm) — Tìm kiếm theo vị trí (bao gồm các mục trong Thùng rác hoặc Có gắn dấu sao). Bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong Drive của tôi hoặc trong các bộ nhớ dùng chung.
• Date modified (Ngày sửa đổi) — Xem các mục đã được sửa đổi gần đây bởi bất kỳ ai (không chỉ bạn).
• Item name (Tên mục) — Tìm kiếm một thuật ngữ trong tên File.
• Has the words (Có các mục) — Tìm kiếm các File có chứa các từ nhất định.
• Shared with (Được chia sẻ với) — Tìm kiếm người nào đó có quyền truy cập vào File.
• Follow up (Theo dõi) — Tìm kiếm các File bạn sở hữu với các đề xuất hoặc các File có các mục tác vụ được chỉ định cho bạn.

2. Nhấp vào Search (Tìm kiếm).

Vậy là GCS đã hướng dẫn cho bạn cách tổ chức sắp xếp File trên Google Drive hiệu quả rồi đó.

Sau đó bạn có thể thoải mái chia sẻ và cộng tác không sợ quá nhiều File và mất nhiều thời gian nữa.

Chúc các bạn thành công.