11 Sai lầm trong Google Workspace của người dùng hay gặp

Bạn có thể gặp rất nhiều lỗi khi sử dụng Google Workspace nhưng có thể bạn chưa biết cách khắc phục. Bài viết này sẽ nêu ra một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng thường gặp phải cùng với các giải pháp để giải quyết vấn đề đó. Hãy cùng GCS Vietnam đi vào tìm hiểu nhé!

11 sai lầm trong Google Workspace của người dùng 2024

1. Luôn lo ngại đối với dịch vụ đám mây

Một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng phải kể đến đầu tiên đó chính là có những trường hợp người dùng quá lo ngại về dịch vụ đám mây. Nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng rằng một khi dữ liệu nhạy cảm của họ được lưu trữ trên đám mây thì nó sẽ không an toàn. Mặc dù đã có một số vụ vi phạm đám mây nhưng công nghệ vẫn đang phát triển mỗi ngày.

Một số giải pháp bảo mật tiên tiến và hiệu quả nhất hiện được đưa vào các giải pháp đám mây và hỗ trợ của Google Workspace. Hơn nữa, bạn có thể tăng thêm mức độ bảo mật bằng cách triển khai các giải pháp khác.

Việc sử dụng hiệu quả Google Workspace có thể cải thiện năng suất và khả năng sáng tạo của nhân viên bên cạnh việc hợp lý hóa các quy trình của công ty. Mọi người sẽ có thể làm việc cùng nhau bất kể vị trí và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.

2. Quản lý Email trong Google Workspace sai cách

Mặc dù nhiều nhà quản lý doanh nghiệp bỏ qua các nguyên tắc cơ bản của việc ủy quyền email nhưng họ lại tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu và tài liệu. Đảm bảo rằng không ai từng làm việc cho tổ chức của bạn trước đây có quyền truy cập vào tài khoản email mà họ đã sử dụng. Đây cũng chính là điều cần được nêu ra trong phần một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng trong doanh nghiệp.

Ví dụ trong một trường hợp, sau khi rời công ty, Giám đốc công nghệ (CTO) vẫn giữ quyền truy cập vào tất cả các tài khoản Google Workspace trong tổ chức. Người trong công ty phát hiện ra rằng anh ấy đã tải xuống dữ liệu Google Drive từ các bộ nhớ dùng chung quan trọng nhất cũng như tất cả thông tin liên lạc của giám đốc công ty, dựa trên nhật ký. Một lỗi như vậy có thể gây nguy hiểm và nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.

Vì tài khoản được ủy quyền trong Gmail hoạt động tương tự như hộp thư đến chung nên việc ủy quyền tài khoản Gmail của bạn có những ưu điểm sau:

• Email được sắp xếp tự động bằng các quy tắc hoặc bộ lọc.
• Bảo quản thư từ email bằng cách lưu trữ nó.
• Sử dụng nhãn để theo dõi trạng thái email.
• Hiển thị hoặc ẩn tên người gửi của người được ủy quyền.
• Người đại diện có quyền truy cập để đọc, gửi và xóa email từ bạn; khi họ gửi thứ gì đó, địa chỉ email của họ sẽ được hiển thị.

3. Xóa tài khoản của nhân viên cũ

Công ty phải có sẵn quy trình chấm dứt hợp đồng với nhân viên để bảo vệ thông tin của công ty và đảm bảo rằng luôn có sẵn kho lưu trữ để truy xuất thông tin. Giữa một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng, việc xóa vội tài khoản của nhân viên cũ cũng sẽ làm cho công ty bị mất dữ liệu quan trọng.

Dưới đây là một số cách giúp các doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn dữ liệu của mình:

– Đặt lại mật khẩu người dùng

Để tránh bất kỳ sự mất mát dữ liệu hoặc hoạt động độc hại nào từ bất kỳ nhân viên cũ giận dữ nào, vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức. Việc đặt lại mật khẩu của người dùng sẽ ngăn họ sử dụng bất kỳ ứng dụng nào của Google Workspace, bao gồm Calendar, Drive, Gmail, v.v.

– Xóa cookie đăng nhập:

Thông thường, điều này xảy ra khi người dùng đã cho phép lưu thông tin đăng nhập của họ vào trình duyệt của họ. Việc đặt lại cookie buộc người dùng phải thoát khỏi mọi trình duyệt đang diễn ra ngay lập tức và đăng nhập lại, điều này họ sẽ không thể thực hiện được vì mật khẩu đã thay đổi.

– Sử dụng Google Takeout:

Google Takeout lưu trữ toàn bộ hồ sơ Google Apps của họ thành một tệp zip mà bạn có thể tải xuống máy tính/máy chủ hoặc tải lại lên bộ nhớ trung tâm trong Google Drive.

Với tư cách là một doanh nghiệp, bạn có thể có ID Google Workspace và cấp cho nhân viên của mình một ID phụ trong không gian làm việc của Google. ID này sẽ nằm dưới sự kiểm soát của bạn và bạn sẽ biết mật khẩu. Khi đến lúc sa thải một nhân viên, bạn có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu của họ bằng Google Takeout từ cùng một tài khoản không gian làm việc của Google và sử dụng dữ liệu đó sau này cho các nhân viên khác của bạn hoặc người tiếp theo mà bạn thuê.

– Thay đổi chủ sở hữu cho các tệp trên Google Drive

Khi ai đó tạo tài liệu, trang trình bày hoặc bảng tính trong ứng dụng Google, người đó sẽ được thêm làm chủ sở hữu ban đầu của tài liệu. Tất cả các yêu cầu liên quan đến tệp cụ thể chỉ đến được với chủ sở hữu và họ là người có toàn quyền kiểm soát việc chia sẻ, chỉnh sửa hoặc thậm chí hạn chế quyền truy cập vào tài liệu.

Vì vậy bạn nên đổi tên này của chủ sở hữu thành chính chủ sở hữu công ty khi tài liệu đã hoàn toàn sẵn sàng để sử dụng. Bạn, với tư cách là chủ sở hữu của công ty, sẽ muốn quyền kiểm soát này thuộc về bạn, đặc biệt trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu rời khỏi tổ chức của bạn.

4. Thiếu sự chuẩn bị dự phòng đầy đủ

Việc sử dụng giải pháp cộng tác sẽ làm tăng nguy cơ chỉnh sửa sai hoặc mất tài liệu. Vì điều này, việc có một kế hoạch dự phòng phù hợp là điều cần thiết cho sự chuyên nghiệp của công ty bạn. Nhân viên có thể chọn xóa toàn bộ lịch sử email của mình nhằm che giấu hoạt động của họ hoặc để đáp lại việc bị sa thải.

Những email này có thể chứa thông tin quan trọng và nếu chúng bị xóa, sẽ không có cách nào lấy lại được trừ khi bạn có kế hoạch dự phòng đầy đủ. Hơn nữa, lỗi hoặc hoạt động độc hại có thể xảy ra và hệ thống sao lưu có thể giúp bạn tiết kiệm thêm nhiều giờ làm việc và chi phí đáng kể.

Như bạn có thể thấy, Google Workspace là một sản phẩm phức tạp với rất nhiều ngóc ngách. Công ty của bạn có thể bị tổn hại đáng kể nếu bạn không chuẩn bị và không biết cách xử lý các vấn đề cụ thể.

Vì lý do này, phương pháp tốt nhất để tránh một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng là thuê một chuyên gia để quản lý và duy trì tài khoản của bạn hoặc trải qua khóa đào tạo cụ thể. Các kỹ thuật viên được Google chứng nhận của GCS Technology Vietnam có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến tài khoản Google Workspace của bạn.

5. Chưa áp dụng công cụ trả lời tự động tại nơi làm việc

Với ứng dụng tuyệt vời của Google, bạn có thể lập trình các câu trả lời tự động. Mặc dù phương pháp này không hoàn toàn mới nhưng đây là một cách tiếp cận chuyên nghiệp để cho người gửi biết rằng bạn sẽ trả lời sớm nhất có thể ngay cả khi bạn không có mặt vào lúc này.

Khách hàng của bạn có thể coi việc bạn không trả lời là bất lịch sự nếu bạn không đặt các chế độ trả lời tự động này. Để đảm bảo thông báo xuất hiện bất kể máy bật hay tắt, mẹo nhỏ là hãy cấu hình nó trong trình duyệt.

6. Chưa biết về Append Footer

Một trong những điều tuyệt vời nhất mà Google Workspace mang lại là khả năng thêm chân trang chung vào mọi Email gửi đi từ tổ chức của bạn. Theo cách này, tất cả những gì bạn phải làm là thay đổi chân trang chung này để thông báo cho tất cả khách hàng của bạn về một sự kiện nhất định, chẳng hạn như kỳ nghỉ Giáng sinh hoặc để khởi động một chiến dịch tiếp thị. Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền và thời gian bằng cách làm điều này.

7. Định cấu hình Google Drive đúng cách

Mặc dù nó có thể không phải là một công việc quá khó khăn nhưng nó có thể gây ra một chút khó chịu. Các tài liệu dự định chia sẻ với cộng tác viên sẽ không hiển thị phù hợp nếu chúng không được định cấu hình chính xác. Hơn nữa, thông tin của công ty bạn có thể vô tình bị công khai nếu quyền chia sẻ được cấu hình không đúng.

8. Không sắp xếp các tệp trong Google Workspace và màn hình

Một không gian làm việc không gọn gàng có thể gây bất lợi và không có gì cản trở năng suất hơn là việc không biết tài liệu mình cần ở đâu, mục nào. Do đó, tốt nhất bạn nên duy trì một Google Workspace được sắp xếp gọn gàng.

Để thực hiện việc này, hãy đảm bảo tài liệu của bạn được sắp xếp hợp lý và loại bỏ những tài liệu bạn không cần. Ít nhất, hãy tạo các thư mục để giữ những thư mục quan trọng nhất hoặc gần đây nhất để tách biệt khỏi những tệp cá nhân không cần thiết của bạn.

9. Thiết lập Email của bạn không chính xác

Bạn sẽ ngạc nhiên trước số lượng doanh nghiệp không biết cách thiết lập tài khoản email của mình một cách chính xác. Rất dễ dàng để tạo các tài khoản không cần thiết sẽ hiển thị trên hóa đơn hàng tháng của bạn. Bạn có thể tránh được chi phí bổ sung này bằng cách chỉ cần tạo bí danh hoặc nhóm và bạn sẽ không mất một xu nào khi sử dụng tài khoản email thực.

10. Google Workspace chưa được gia hạn

Có những trường hợp một số khách hàng không thể truy cập Google Workspace vì họ đã sơ ý quên gia hạn gói dịch vụ Google Workspace dành cho doanh nghiệp của mình. Để thanh toán và gia hạn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng trong Google Workspace của doanh nghiệp, chỉ cần liên hệ với đối tác sử dụng gói dịch vụ và tiến hành thanh toán.

11. Nâng cấp theo gợi ý của Google khi không có nhu cầu

Hơn thế nữa, còn có trường hợp khách hàng khi đã đến lúc gia hạn, Google sẽ gợi ý phiên bản cao hơn mà khách hàng chưa có nhu cầu sử dụng, hoặc có những tính năng mà khách hàng chưa cảm thấy cần thiết trong gói mà Google yêu cầu. Như vậy nếu như người dùng đồng ý thanh toán gói mà Google gợi ý thì sẽ tốn một khoản chi phí không phù hợp.

Vì thế GCS Vietnam đưa ra giải pháp giúp bạn tối ưu chi phí khi sử dụng Google Workspace đó là kết hợp các phiên bản Google Workspace trên cùng một tên miền.

Đại diện dịch vụ khách hàng sẽ liên hệ với doanh nghiệp trước khoảng một tháng để thảo luận về việc gia hạn gói dịch vụ nhằm tránh mọi gián đoạn trong quá trình sử dụng dịch vụ. Để tránh phải đợi máy tự khởi động, bạn nên thanh toán trước và kích hoạt dịch vụ.

Những khách hàng của GCS Technology Vietnam có thể liên hệ bất cứ lúc nào nếu có vấn đề liên quan đến tài khoản của mình.

Lời kết

Mong rằng bài viết này của GCS Technology Company Vietnam đã giúp bạn biết được thêm về một số sai lầm trong Google Workspace của người dùng để tránh gặp phải cũng như có cách giải quyết hợp lý. Tuy nhiên, nếu có vấn đề sự cố kỹ thuật cần được giải đáp về Google Workspace, đừng ngần ngại và hãy liên hệ ngay GCSVN qua số Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lưu trữ dữ liệu khi sử dụng Google Workspace.