Quản lý những tệp được chia sẻ trên Google Drive như thế nào cho hiệu quả?

Một trong số những điều đã quá quen thuộc trên Google Drive chính là chia sẻ tài liệu cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác. Tuy nhiên làm thế nào để quản lý những tệp được chia sẻ một cách hiệu quả là điều mà nhiều người cảm thấy vô cùng khó khăn. Chính vì thế nếu bạn muốn quản lý tệp trên Drive tốt hơn hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây đến từ GCS.

Tắt tính năng Copy, Download và Print (In) các tệp chia sẻ

Nhiều người sẽ gặp phải trường hợp không thể tải xuống, in hay sao chép những tệp được chia sẻ. Do tính năng quản lý thông tin nâng cao đã loại bỏ những tùy chọn này ra khỏi menu của trình xem. Đây cũng được coi là một lớp kiểm soát khác đối với dữ liệu của người dùng.

Do đó bạn cần phải: Mở Google Drive > Chọn tệp được chia sẻ > Ở trên cùng bên phải nhấn vào biểu tượng Chia sẻ. Bạn cần phải thêm tên của những cộng tác viên trong hộp thoại Chia sẻ với mọi người và nhóm. Từ menu thả xuống bên cạnh trường tên, tiến hành đặt cấp độ cộng tác viên của bạn. Có 3 quyền bạn có thể tùy chỉnh là Editor, Commenter  hoặc Viewer. 

Sau đó để tắt tính năng Copy, Download và Print (in) các tệp chia sẻ, nhấn vào biểu tượng Bánh răng để hiển thị thêm 2 quyền mà bạn có thể chọn nhằm tăng tính bảo mật cho tài liệu của mình. 

Người xem khi đó sẽ nhận được thông báo đã tắt tùy chọn Export ở đầu menu Tệp và Chỉnh sửa. Mặc dù tùy chọn này đã bật nhưng những người có quyền “chỉnh sửa” vẫn sẽ có thể tải xuống, in hay sao chép tệp của bạn.

Chia sẻ thư mục với người dùng không phải của Google

Một ưu điểm khi sử dụng Google chính là người khác sẽ không cần phải có tài khoản Google vẫn xem thư mục cũng như tài liệu ở trên ứng dụng/ trình duyệt này bình thường. Bạn có thể gửi lời mời hoặc chia sẻ liên kết đến họ. Tuy nhiên người dùng không có tài khoản Google chỉ có thể xem tệp dù bạn có đặt quyền gì cho họ đi chăng nữa.

Bên cạnh đó, sẽ rất rủi ro nếu như chia sẻ liên kết công khai đặc biệt với các tài liệu nhạy cảm. Do đó bạn nên sử dụng nó trong cuộc trò chuyện công khai, mạng xã hội hay email chỉ trong trường hợp bất kỳ ai cũng có thể xem tài liệu.

Tải xuống thư mục Google Drive được chia sẻ

Người dùng có thể tải toàn bộ nội dung thư mục được chia sẻ trên Drive dưới dạng lưu trữ ZIP. Đây là một cách để bạn có thể lưu trữ những bản sao cục bộ của các tài liệu được chia sẻ. Những tệp Google Docs, Slides hay Sheets sẽ được tải xuống dưới dạng tài liệu Office. Còn những tệp khác sẽ được tải xuống ở định dạng gốc của chúng.

Chuyển quyền sở hữu tệp cho người khác

Trong trường hợp có người nào đó muốn tiếp quản dự án hoặc khối lượng công việc của bạn quá nhiều không thể đảm đương được dự án, đó cũng là lúc bạn nên chuyển quyền sở hữu tài liệu cho người khác. 

Nhấn vào biểu tượng chia sẻ ở bên phải trên cùng khi muốn chuyển quyền sở hữu tệp trong Google Drive > Bên cạnh tên của người mà bạn muốn chuyển quyền sở hữu, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > Chọn Owner (Chủ sở hữu)

Sau khi chuyển quyền sở hữu, vai trò của bạn sẽ được hoán đổi từ chủ sở hữu sang người chỉnh sửa. Sẽ xuất hiện một cửa sổ thông báo hiện lên “Chủ sở hữu mới sẽ được thông báo và có thể xoá bạn. Bạn cũng có thể mất khả năng thay đổi cài đặt chia sẻ”.

Tuy nhiên có một lưu ý bạn nên nhớ là không thể chuyển quyền sở hữu tệp đã được tải lên hoặc đồng bộ (tệp hình ảnh hoặc tệp PDF).

Yêu cầu quyền truy cập vào tệp được chia sẻ

Bạn có thể nhận được thông báo “You need access” (Bạn cần quyền truy cập) khi mở một tệp qua liên kết được chia sẻ. Điều này xảy ra khi chủ sở hữu chia sẻ một liên kết trước khi họ tùy chọn quyền. Để yêu cầu quyền truy cập bạn chỉ cần nhấn Request access và chờ chủ sở hữu cấp quyền cho bạn.

Mong rằng những chia sẻ trên có thể giúp bạn quản lý những tệp được chia sẻ trên Google Drive một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể tận dụng được nhiều tính năng của Drive hơn khi sử dụng Google Workspace. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ này, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777, chúng tô sẽ hỗ trợ bạn chọn lựa dịch vụ phù hợp nhất.