quan-ly-nhung-tep-duoc-chia-se-tren-google-drive-nhu-the-nao-cho-hieu-qua

Quản lý những tệp được chia sẻ trên Google Drive như thế nào cho hiệu quả?

Chia sẻ tài liệu trên Google Drive không còn là điều mới lạ nữa. Và nó chỉ trở nên tốt hơn khi công việc từ xa chạm đến tất cả các nơi trên thế giới. Bạn vẫn đang học cách sử dụng Google Drive? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý tệp trên Google Drive an toàn, hiểu quả hơn gấp nhiều lần.

Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tệp hoặc thư mục nào. Nhưng bạn phải chú ý đến những người bạn đang chia sẻ và mức độ quyền chia sẻ mà bạn cho phép trên Google Drive. Với tư cách là chủ sở hữu, bạn có thể cấp cho người khác quyền sở hữu hoàn toàn đối với tệp hoặc một số cấp quyền truy cập xem và chỉnh sửa.

Bạn có thể không cho phép tải xuống, in và sao chép các tệp được chia sẻ. Tính năng quản lý quyền thông tin nâng cao loại bỏ các tùy chọn này khỏi menu của trình xem. Đây là một lớp kiểm soát khác đối với dữ liệu của bạn.

Bạn mở Google Drive > Chọn tệp được chia sẻ > nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở trên cùng bên phải.

Trên hộp thoại Chia sẻ với mọi người và nhóm, hãy thêm tên của các cộng tác viên. Đặt cấp độ quyền của cộng tác viên của bạn từ menu thả xuống bên cạnh trường tên. Quyền chia sẻ trên Google Drive của những Editor, Viewer, Commenter.

quan-ly-nhung-tep-duoc-chia-se-tren-google-drive-nhu-the-nao-cho-hieu-qua-anh-1

Bây giờ, bạn có thể muốn tắt tải xuống, in hoặc sao chép tệp được chia sẻ. Nhấp vào biểu tượng Bánh răng để hiển thị thêm hai quyền mà bạn có thể chọn để tăng cường tính bảo mật cho tài liệu của mình.

quan-ly-nhung-tep-duoc-chia-se-tren-google-drive-nhu-the-nao-cho-hieu-qua-anh-2

Khi đó, người xem sẽ thấy thông báo đã tắt tùy chọn Export ở đầu menu Tệp và Chỉnh sửa. Các tùy chọn Copy, Download và Print (In) cũng có màu xám cho các tài liệu, bảng tính và bản trình bày cụ thể. Tuy nhiên, những người có quyền “chỉnh sửa” sẽ vẫn có thể tải xuống, in và sao chép tệp của bạn, ngay cả khi cài đặt này được bật.

Chia sẻ thư mục với người dùng không phải của Google

Bạn bè và đồng nghiệp của bạn không cần tài khoản Google để xem thư mục hoặc tài liệu trên Google Drive. Bạn có thể gửi lời mời đến địa chỉ email của họ. Hoặc sử dụng một liên kết có thể chia sẻ. Người dùng không phải tài khoản Google và cộng tác viên chỉ có thể xem tệp bất kể bạn đã đặt quyền gì.

quan-ly-nhung-tep-duoc-chia-se-tren-google-drive-nhu-the-nao-cho-hieu-qua-anh-3

Chia sẻ qua liên kết công khai là một rủi ro bảo mật đối với các tài liệu nhạy cảm vì bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp. Vì vậy, hãy sử dụng nó trong cuộc trò chuyện công khai, email hoặc mạng xã hội chỉ trong trường hợp bất kỳ ai cũng có thể xem tài liệu.

Tải xuống thư mục Google Drive được chia sẻ

Google Drive cho phép bạn tải xuống toàn bộ nội dung của thư mục được chia sẻ dưới dạng lưu trữ ZIP. Điều này rất hữu ích để lưu các bản sao cục bộ của các tài liệu được chia sẻ. Cấu trúc thư mục với bất kỳ thư mục con nào được giữ lại trong kho lưu trữ. Nếu bạn tải xuống Google Docs, Sheets hoặc Slides, nó sẽ tải xuống dưới dạng tài liệu Office. Tất cả các tệp khác sẽ tải xuống ở định dạng gốc của chúng.

quan-ly-nhung-tep-duoc-chia-se-tren-google-drive-nhu-the-nao-cho-hieu-qua-anh-4

Chuyển quyền sở hữu tệp cho người khác

Có nhiều lý do để chuyển quyền sở hữu tài liệu cho người khác. Có thể ai đó đang tiếp quản một dự án hoặc bạn đang đi du lịch và chỉ muốn giao trách nhiệm cho các tài liệu được chia sẻ. Quá trình “bàn giao” tài liệu và thư mục Google Drive rất dễ dàng.

quan ly nhung tep duoc chia se tren google drive nhu the nao cho hieu qua anh 5

Khi muốn chuyển quyền sở hữu tệp trong Drive, hãy nhấp vào biểu tượng chia sẻ ở trên cùng bên phải > nhấn mũi tên trỏ xuống bên cạnh tên của người bạn muốn chuyển quyền sở hữu > Chọn Owner (Chủ sở hữu).

Vai trò của bạn được hoán đổi từ chủ sở hữu sang người chỉnh sửa sau khi bạn chuyển quyền sở hữu. Một cửa sổ bật lên thông báo cho bạn biết rằng “Chủ sở hữu mới sẽ được thông báo và có thể xóa bạn. Bạn cũng có thể mất khả năng thay đổi cài đặt chia sẻ.”

Lưu ý: Bạn không thể chuyển quyền sở hữu tệp đã đồng bộ hóa hoặc tải lên (như PDF hoặc tệp hình ảnh).

Yêu cầu quyền truy cập vào tệp được chia sẻ

Khi bạn mở một tệp qua liên kết được chia sẻ, bạn có thể thấy thông báo cho biết “You need access” (Bạn cần quyề truy cập). Đó là do đôi khi, chủ sở hữu chia sẻ một liên kết trước khi họ đặt quyền. Ngoài ra, bạn có thể muốn mở tệp bằng ID Google thay thế.

quan ly nhung tep duoc chia se tren google drive nhu the nao cho hieu qua anh 6

Để yêu cầu quyền truy cập vào tệp, bạn chỉ cần nhấn “Request access” và đợi chủ sở hữu tệp cấp quyền cho bạn. Yêu cầu quyền truy cập sẽ gửi một email đến chủ sở hữu tệp.

Những tips GCS chia sẻ trên đây có thể giúp bạn quản lý dữ liệu của bạn an toàn khi chia sẻ với mọi người. Tuy nhiên, một số tính năng chỉ có trong phiên bản Google Drive trong bộ ứng dụng Google Workspace. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top