Quản lý phòng họp, phê duyệt và từ chối đặt phòng trên Google Calendar

Trước hết, bạn cần thiết lập trình quản lý phòng họp trên Google Calendar để có thể chủ động thực hiện các thao tác khác. Tìm hiểu chi tiết các bước trong bài viết dưới đây.

Các bước thiết lập trình quản lý phòng họp

Người quản lý phòng họp không nhất thiết phải là quản trị viên của tài khoản Google. Tuy nhiên, người dùng phải có đặc quyền của Quản trị viên cấp cao để thiết lập trình quản lý đặt phòng này.

– Bước 1: Đăng nhập vào Google Calendar bằng tài khoản quản trị viên.

– Bước 2: Chia sẻ tài nguyên với tổ chức của bạn hoặc những người được chỉ định có thể đặt trước phòng họp.

– Bước 3: Chia sẻ tài nguyên với người quản lý lịch họp. Sau đó, cấp cho người quản lý phòng họp quyền Make changes AND manage sharing (Thay đổi và quản trị chia sẻ).

– Bước 4: Trên tab Calendar Details (Lịch chi tiết) cho phòng họp, hãy thiết lập Auto-accept invitations to be Automatically add all invitations to this calendar (Tự động chấp nhận lời mời đồng nghĩa tự động thêm tất cả lời mời vào lịch này).

– Bước 5: Cần sắp xếp và nhận thông báo về lịch đặt phòng và các thông tin khác liên quan.

Khi thực hiện xong các bước trên, người dùng có thể lên lịch cho tài nguyên và người quản lý phòng họp sẽ được nhận thông báo, chấp nhận hoặc từ chối sự kiện thay mặt người tạo phòng.

Chấp nhận hoặc từ chối các sự kiện nhỏ trong phòng họp

Thực hiện thao tác chấp nhận hoặc từ chối các sự kiện nhỏ trong phòng họp thông qua các bước sau:

– Bước 1: Thiết lập trình quản lý phòng họp như hướng dẫn phía trên.

– Bước 2: Với vai trò là người quản lý phòng họp, bạn sẽ nhận được email có tiêu đề New Event, bấm chọn more details để chuyển tới sự kiện đó. Nếu bạn được mời tới dự kiện, bạn sẽ được nhận thông báo Invitation cho riêng mình và thông báo New Event cho cả phòng. Hãy đảm bảo chính xác bạn đang trả lời cho chính bạn hay đại diện cả phòng.

– Bước 3: Chọn một trong ba thao tác sau để phản hồi cho sự kiện, lịch họp mà bạn được sắp xếp:

• Yes: Xác nhận tham gia sự kiện
• Maybe: Chấp nhận tạm thời
• No: Từ chối, xóa sự kiện khỏi lịch trình

Cách xem tất cả các sự kiện của phòng họp

Mỗi phòng họp sẽ chứa các sự kiện nhỏ trong đó. Khi muốn xem tất cả các sự kiện của phòng họp, cần thực hiện tuần tự các bước sau:

– Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Calendar của bạn.

– Bước 2: Chọn phòng họp trong danh sách lịch ở phía trái giao diện. Nếu bạn là quản trị viên, phòng họp sẽ có trong mục My Calendars. Nếu không là quản trị viên, bạn cần tìm ở trong mục Other Calendars sau khi bạn sắp xếp để nhận thông báo về tài nguyên.

Vậy là bạn đã nắm được cách quản lý phòng họp, phê duyệt và từ chối đặt phòng trên Google Calendar phải không? Nếu bạn muốn tìm hiểu về Google Calendar nói riêng và những dịch vụ trong gói Google Workspace nói chung, hãy nhấc máy lên và gọi tới GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc điền ngay thông tin của bạn ở trang liên hệ để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.