Quản lý File trong Shared Drives – Các mẹo hay nhất cho việc sử dụng bộ nhớ dùng chung

Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là kho dữ liệu khổng lồ gồm rất nhiều File từ những người khác nhau. Khi nhóm đó đạt số lượng thành viên nhất định bộ nhớ dùng chung sẽ tự động ẩn đối với các thành viên trong nhóm. Quản lý File tốt sẽ giúp cho bộ nhớ dùng chung của nhóm tránh được các thư rác.

Điều này xảy ra theo hai cách:

  • Khi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ trực tiếp với một nhóm có hơn 1000 người trong đó.

Ví dụ: nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với một nhóm có 1200 người dùng, đối với 200 người trong số họ, bộ nhớ dùng chung sẽ bị ẩn theo mặc định.

  • Nếu một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ gián tiếp với hơn 2500 người.

Ví dụ: Nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với 6 nhóm chứa 500 người mỗi nhóm, hành vi là 2500 người dùng đầu tiên được thêm vào (từ 5 nhóm 500 người đầu tiên), sẽ thấy bộ nhớ dùng chung, nhưng sau đó bộ nhớ dùng chung sẽ ẩn đối với nhóm 500 người cuối cùng vì họ đã được thêm vào vượt quá giới hạn 2500.

Giới hạn nhóm cho bộ nhớ dùng chung: có thể thêm tối đa 100 nhóm làm thành viên vào một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nhất định. Một File nhất định trong bộ nhớ dùng chung có thể được chia sẻ trực tiếp với tối đa 100 nhóm.

Cách thiết lập bộ nhớ dùng chung

Quản lý File trong Shared Drives

Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) dựa trên người có quyền truy cập

Bạn cấp quyền truy cập cho một ai đó cho Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nào thì họ chỉ có quyền cập vào bộ nhớ đó. Bạn có thể thay đổi cấp độ truy cập trên các File riêng lẻ, nhưng không thể thay đổi trên các thư mục.

Giả sử mọi người trong nhóm bán hàng cần có quyền truy cập vào các tài nguyên giống nhau. Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho nhóm bán hàng để họ có một kho lưu trữ trung tâm cho các tài sản thế chấp quan trọng mà họ cần cho công việc của mình.

Đặt quy ước đặt tên

Để tránh xung đột đặt tên trong bộ nhớ dùng chung, hãy đồng ý về quy ước đặt tên trong toàn tổ chức.

  • Giả sử công ty của bạn có các bộ phận bán hàng ở các khu vực khác nhau. Bạn có thể tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho từng khu vực bán hàng và đặt tiền tố tên bộ nhớ dùng chung với khu vực hoặc tên viết tắt của khu vực.
  • Cho biết trạng thái bằng cách thêm tiền tố, chẳng hạn như [Lưu trữ] vào một dự án không còn hoạt động hoặc [Đang tiến hành] vào một dự án đang hoạt động.
  • Để phân biệt giữa Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ cho bên đối tác hay nội bộ doanh nghiệp, hãy thêm tiền tố [Đối tác] hoặc [Nội bộ].

Tạo thư mục cho các chủ đề liên quan

Phân loại nội dung vào các thư mục. Sau đó, lồng các thư mục cho các chủ đề liên quan.

  • Tạo ổ đĩa dùng chung cho chủ đề lớn, sau đó tạo các thư mục con cho từng chủ đề.
  • Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho bộ phận tiếp thị của bạn, sau đó tạo các thư mục cho mỗi dự án.

Tập trung mỗi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) vào một dự án hoặc phòng ban

Nếu bộ nhớ dùng chung có nhiều thành viên, bạn có thể có quá nhiều dự án hoặc phòng ban đại diện. Điều đó có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm và quản lý nội dung. Giữ cho mỗi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) tập trung vào một dự án hoặc phòng ban và sau đó tạo các thư mục cho từng chủ đề hoặc dự án.

Tạo một ổ đĩa dùng chung cho dự án lớn. Tạo một thư mục cho từng lĩnh vực chủ đề trong dự án. Điều này giữ cho các File được tổ chức để các thành viên của dự án có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm.

Phân biệt trực quan các Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) khác nhau bằng các chủ đề.

Nhanh chóng phân biệt Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) của bạn với những người khác bằng cách thêm hình ảnh vào biểu ngữ bộ nhớ dùng chung.

Hướng dẫn thêm chủ đề vào bộ nhớ dùng chung:

1.  Trong Google Drive, bên dưới Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung), hãy nhấp vào bộ nhớ dùng chung của bạn.

2.  Ở trên cùng bên cạnh tên bộ nhớ dùng chung, nhấp vào Mũi tên xuống img 601d483bc3217 Change theme (Thay đổi chủ đề) img 601d483cab95e Pick from Gallery or Create custom theme (Chọn từ Thư viện hoặc Tạo chủ đề tùy chỉnh).

3.  Nhấp vào hình ảnh của chủ đề bạn muốn hoặc điều hướng và nhấp vào hình ảnh tùy chỉnh.

4.  Nhấp vào Select (Chọn).

Khi nào tạo File trong Drive của tôi thay vì Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung)

Quản lý File trong Shared Drives

Tạo File trong Drive của tôi nếu:

  • Bạn đang làm việc trên các File cá nhân.
  • Bạn muốn soạn thảo File một cách riêng tư. Bạn có thể chuyển nó vào bộ nhớ dùng chung khi sẵn sàng chia sẻ hoặc cộng tác. Quyền sở hữu sau đó chuyển từ bạn sang nhóm.

Tạo File trong Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nếu:

  • Bạn đang làm việc trên các File mà bạn muốn chia sẻ với một nhóm.
  • Bạn muốn cộng tác cùng chỉnh sửa với mọi người ngay lập tức.

Cách để tìm File trong bộ nhớ dùng chung

Khi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) ngày càng nhiều thành viên và càng nhiều tập tin, có thể khó tìm nội dung cụ thể. Khi một thành viên trong nhóm tải File lên bộ nhớ dùng chung, mọi thành viên của Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) sẽ trở thành chủ sở hữu File. 

Để giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn, bạn có thể tìm kiếm File của người tạo File đó hoặc giới hạn tìm kiếm của bạn trong một thư mục cụ thể. 

Quản lý File trong Shared Drives

Tìm kiếm theo chủ sở hữu ban đầu để tìm File Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung):

  1. Mở Drive và ở bên trái, nhấp vào Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
  2. Trong hộp tìm kiếm, nhập người tạo: và sau đó nhập Email của người trong tổ chức của bạn, người đã tạo File, ví dụ : người tạo: yourcolleague@organization.com.
  3. (Tùy chọn) Để tùy chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy thêm các cụm từ tìm kiếm khác vào hộp tìm kiếm hoặc nhấp vào Mũi tên xuống img 601d483d36147và thêm các toán tử tìm kiếm khác.
  4. Nhấn Enter.

Giới hạn tìm kiếm của bạn trong một thư mục cụ thể trong bộ nhớ dùng chung:

  1. Bấm chuột phải vào một thư mục và bấm Tìm kiếm trong tên thư mục.
  2. Trong hộp tìm kiếm, nhập cụm từ tìm kiếm của bạn và nhấn Enter.

Cách để ẩn/hiện Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung)

Bạn có thể ẩn Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là một phần của dự án đã hoàn thành hoặc nếu bạn muốn ưu tiên các bộ nhớ dùng chung khác. Nếu bạn ẩn bộ nhớ dùng chung, bạn vẫn có quyền truy cập vào bộ nhớ đó và quyền của bạn không thay đổi. Bạn có thể hiện bộ nhớ dùng chung bất kỳ lúc nào.

Ẩn bộ nhớ dùng chung:

Quản lý File trong Shared Drives
  1. Trong Drive, ở bên trái, nhấp vào Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
  2. Bấm chuột phải vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) mà bạn không muốn xem nữa và chọn Hide shared drive (Ẩn bộ nhớ dùng chung).

Hiện Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung):

Quản lý File trong Shared Drives
  1. Trong Drive, ở bên trái, nhấp vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Hidden Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung bị ẩn).
  3. Nhấp chuột phải vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) mà bạn muốn hiển thị lại và chọn Unhide shared drive (Bỏ ẩn bộ nhớ dùng chung).

Như vậy bài viết này GCS đã giúp bạn biết cách để quản lý bộ nhớ dùng chung một cách gọn gàng và khoa học. Không giống với Drive của tôi, Bộ nhớ dùng chung là nơi để một nhóm người cùng truy cập và cùng làm việc. Chính vì vậy khi được sắp xếp khoa học công việc mọi người cũng trở nên dễ dàng hơn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top