Quản lý File trong Shared Drives – Các mẹo hay nhất cho việc sử dụng bộ nhớ dùng chung

Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là kho dữ liệu khổng lồ gồm rất nhiều File từ những người khác nhau. Khi nhóm đó đạt số lượng thành viên nhất định bộ nhớ dùng chung sẽ tự động ẩn đối với các thành viên trong nhóm. Quản lý File tốt sẽ giúp cho bộ nhớ dùng chung của nhóm tránh được các thư rác.

Điều này xảy ra theo hai cách:

• Khi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ trực tiếp với một nhóm có hơn 1000 người trong đó.

Ví dụ: nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với một nhóm có 1200 người dùng, đối với 200 người trong số họ, bộ nhớ dùng chung sẽ bị ẩn theo mặc định.

• Nếu một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ gián tiếp với hơn 2500 người.

Ví dụ: Nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với 6 nhóm chứa 500 người mỗi nhóm, hành vi là 2500 người dùng đầu tiên được thêm vào (từ 5 nhóm 500 người đầu tiên), sẽ thấy bộ nhớ dùng chung, nhưng sau đó bộ nhớ dùng chung sẽ ẩn đối với nhóm 500 người cuối cùng vì họ đã được thêm vào vượt quá giới hạn 2500.

Giới hạn nhóm cho bộ nhớ dùng chung: có thể thêm tối đa 100 nhóm làm thành viên vào một Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nhất định. Một File nhất định trong bộ nhớ dùng chung có thể được chia sẻ trực tiếp với tối đa 100 nhóm.

Cách thiết lập bộ nhớ dùng chung

Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) dựa trên người có quyền truy cập

Bạn cấp quyền truy cập cho một ai đó cho Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nào thì họ chỉ có quyền cập vào bộ nhớ đó. Bạn có thể thay đổi cấp độ truy cập trên các File riêng lẻ, nhưng không thể thay đổi trên các thư mục.

Giả sử mọi người trong nhóm bán hàng cần có quyền truy cập vào các tài nguyên giống nhau. Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho nhóm bán hàng để họ có một kho lưu trữ trung tâm cho các tài sản thế chấp quan trọng mà họ cần cho công việc của mình.

Đặt quy ước đặt tên

Để tránh xung đột đặt tên trong bộ nhớ dùng chung, hãy đồng ý về quy ước đặt tên trong toàn tổ chức.

• Giả sử công ty của bạn có các bộ phận bán hàng ở các khu vực khác nhau. Bạn có thể tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho từng khu vực bán hàng và đặt tiền tố tên bộ nhớ dùng chung với khu vực hoặc tên viết tắt của khu vực.
• Cho biết trạng thái bằng cách thêm tiền tố, chẳng hạn như [Lưu trữ] vào một dự án không còn hoạt động hoặc [Đang tiến hành] vào một dự án đang hoạt động.
• Để phân biệt giữa Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) được chia sẻ cho bên đối tác hay nội bộ doanh nghiệp, hãy thêm tiền tố [Đối tác] hoặc [Nội bộ].

Tạo thư mục cho các chủ đề liên quan

Phân loại nội dung vào các thư mục. Sau đó, lồng các thư mục cho các chủ đề liên quan.

• Tạo ổ đĩa dùng chung cho chủ đề lớn, sau đó tạo các thư mục con cho từng chủ đề.
• Tạo Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) cho bộ phận tiếp thị của bạn, sau đó tạo các thư mục cho mỗi dự án.

Tập trung mỗi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) vào một dự án hoặc phòng ban

Nếu bộ nhớ dùng chung có nhiều thành viên, bạn có thể có quá nhiều dự án hoặc phòng ban đại diện. Điều đó có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm và quản lý nội dung. Giữ cho mỗi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) tập trung vào một dự án hoặc phòng ban và sau đó tạo các thư mục cho từng chủ đề hoặc dự án.

Tạo một ổ đĩa dùng chung cho dự án lớn. Tạo một thư mục cho từng lĩnh vực chủ đề trong dự án. Điều này giữ cho các File được tổ chức để các thành viên của dự án có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm.

Phân biệt trực quan các Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) khác nhau bằng các chủ đề.

Nhanh chóng phân biệt Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) của bạn với những người khác bằng cách thêm hình ảnh vào biểu ngữ bộ nhớ dùng chung.

Hướng dẫn thêm chủ đề vào bộ nhớ dùng chung:

1.  Trong Google Drive, bên dưới Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung), hãy nhấp vào bộ nhớ dùng chung của bạn.

2.  Ở trên cùng bên cạnh tên bộ nhớ dùng chung, nhấp vào Mũi tên xuống Change theme (Thay đổi chủ đề) Pick from Gallery or Create custom theme (Chọn từ Thư viện hoặc Tạo chủ đề tùy chỉnh).

3.  Nhấp vào hình ảnh của chủ đề bạn muốn hoặc điều hướng và nhấp vào hình ảnh tùy chỉnh.

4.  Nhấp vào Select (Chọn).

Khi nào tạo File trong Drive của tôi thay vì Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung)

Tạo File trong Drive của tôi nếu:

• Bạn đang làm việc trên các File cá nhân.
• Bạn muốn soạn thảo File một cách riêng tư. Bạn có thể chuyển nó vào bộ nhớ dùng chung khi sẵn sàng chia sẻ hoặc cộng tác. Quyền sở hữu sau đó chuyển từ bạn sang nhóm.

Tạo File trong Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) nếu:

• Bạn đang làm việc trên các File mà bạn muốn chia sẻ với một nhóm.
• Bạn muốn cộng tác cùng chỉnh sửa với mọi người ngay lập tức.

Cách để tìm File trong bộ nhớ dùng chung

Khi Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) ngày càng nhiều thành viên và càng nhiều tập tin, có thể khó tìm nội dung cụ thể. Khi một thành viên trong nhóm tải File lên bộ nhớ dùng chung, mọi thành viên của Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) sẽ trở thành chủ sở hữu File. 

Để giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn, bạn có thể tìm kiếm File của người tạo File đó hoặc giới hạn tìm kiếm của bạn trong một thư mục cụ thể. 

Tìm kiếm theo chủ sở hữu ban đầu để tìm File Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung):

1. Mở Drive và ở bên trái, nhấp vào Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
2. Trong hộp tìm kiếm, nhập người tạo: và sau đó nhập Email của người trong tổ chức của bạn, người đã tạo File, ví dụ : người tạo: yourcolleague@organization.com.
3. (Tùy chọn) Để tùy chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy thêm các cụm từ tìm kiếm khác vào hộp tìm kiếm hoặc nhấp vào Mũi tên xuống và thêm các toán tử tìm kiếm khác.
4. Nhấn Enter.

Giới hạn tìm kiếm của bạn trong một thư mục cụ thể trong bộ nhớ dùng chung:

1. Bấm chuột phải vào một thư mục và bấm Tìm kiếm trong tên thư mục.
2. Trong hộp tìm kiếm, nhập cụm từ tìm kiếm của bạn và nhấn Enter.

Cách để ẩn/hiện Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung)

Bạn có thể ẩn Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là một phần của dự án đã hoàn thành hoặc nếu bạn muốn ưu tiên các bộ nhớ dùng chung khác. Nếu bạn ẩn bộ nhớ dùng chung, bạn vẫn có quyền truy cập vào bộ nhớ đó và quyền của bạn không thay đổi. Bạn có thể hiện bộ nhớ dùng chung bất kỳ lúc nào.

Ẩn bộ nhớ dùng chung:

1. Trong Drive, ở bên trái, nhấp vào Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
2. Bấm chuột phải vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) mà bạn không muốn xem nữa và chọn Hide shared drive (Ẩn bộ nhớ dùng chung).

Hiện Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung):

1. Trong Drive, ở bên trái, nhấp vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung).
2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Hidden Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung bị ẩn).
3. Nhấp chuột phải vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) mà bạn muốn hiển thị lại và chọn Unhide shared drive (Bỏ ẩn bộ nhớ dùng chung).

Như vậy bài viết này GCS đã giúp bạn biết cách để quản lý bộ nhớ dùng chung một cách gọn gàng và khoa học. Không giống với Drive của tôi, Bộ nhớ dùng chung là nơi để một nhóm người cùng truy cập và cùng làm việc. Chính vì vậy khi được sắp xếp khoa học công việc mọi người cũng trở nên dễ dàng hơn.