Quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console

Google Drive là gì?

Google Drive là sản phẩm cốt lõi của Google Workspace và là giải pháp của Google liên quan đến việc sử dụng bộ nhớ đám mây và thực hiện các tác vụ quản lý tệp. Người dùng có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ các tệp, thậm chí có thể truy cập cục bộ mà không cần kết nối mạng thông qua tính năng chế độ ngoại tuyến mà Drive cung cấp. 

Quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console

Truy cập Cài đặt Drive trong Admin Console

Để có thể thực hiện truy cập vào Cài đặt trong Admin Console, bạn thực hiện lần lượt các thao tác: Apps > Google Workspace > Drives and Docs.

Trong phần này, sẽ có các mục cài đặt Drive chính như sau:

• Sharing settings: Cài đặt chia sẻ
• Access settings: Cài đặt Drive truy cập
• Team drive related settings: Cài đặt liên quan đến Drive nhóm
• Transfer of document ownership settings: Chuyển cài đặt quyền sở hữu tài liệu 

Cài đặt Drive chia sẻ trong Admin Console 

Tùy chỉnh chia sẻ bên ngoài

Trong Admin Console, có ba tùy chọn chia sẻ Quyền truy cập cơ bản:

• Off – Files owned by users in Example.com cannot be shared outside: Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com không thể được chia sẻ ra bên ngoài.
• Whitelisted Domains – Files owned by users in example.com can be shared with Google Accounts in compatible whitelisted domains (Chỉ khả dụng cho các phiên bản Google Workspace Business/Enterprise): Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com có thể được chia sẻ với Tài khoản Google trong các miền thuộc danh sách trắng tương thích. 
• On – Files owned by users in example.com can be shared outside of example.com: Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com có thể được chia sẻ bên ngoài example.com. 

Chia sẻ liên kết

Khi muốn chia sẻ liên kết, bạn có thể lựa chọn một trong ba chế độ sau:

• OFF: Chỉ chủ sở hữu mới có quyền truy cập cho đến khi họ chia sẻ tệp.
• ON – Anyone at Google 1 with the link (Bất kỳ tài khoản Google có liên kết): Bất kỳ tài khoản Google nào đều có liên kết đều có thể truy cập tệp.
• ON – Anyone at Google 1 (Mọi tài khoản Google): Mọi người đều có thể nhìn thấy và truy cập tệp.

Chuyển thông tin và cài đặt Drive quyền sở hữu tài liệu

Có 3 tùy chọn để cài đặt Drive chuyển quyền sở hữu tài liệu như sau:

• Chủ sở hữu có thể chuyển từng tài liệu từ biểu tượng Share màu xanh ở góc trên cùng bên phải trong tài liệu.
• Quản trị viên miền có thể chuyển tất cả tài liệu của người dùng cuối cùng một lúc từ Admin console bằng cách vào Apps > Google Workspace > Drive and Docs settings > Transfer ownership.
• Khi người dùng cuối bị xóa, quản trị viên sẽ được nhắc chuyển Drive và Docs.

Lưu ý:

• Các mục chỉ có thể được xóa bởi chủ sở hữu. 
• Các mục sẽ biến mất khi chủ sở hữu bị xóa khỏi Admin Console.
• Vui lòng đảm bảo rằng công cụ chuyển đã hoàn tất quá trình xử lý trước khi xóa người dùng.  
• Xóa dữ liệu cài đặt Drive. 

Để dọn sạch thùng rác, bạn có thể chọn một trong hai tính năng Delete Forever hoặc Empty Trash. Chủ sở hữu tệp có thể khôi phục các mục dữ liệu ổ đĩa đã xóa có trong thùng rác cho đến khi người dùng cuối dọn sạch thùng rác của họ. 

Khôi phục dữ liệu Drive 

Quản trị viên miền có thể khôi phục từ Admin console trong vòng 25 ngày bằng cách: User > Chọn chủ sở hữu bạn muốn khôi phục > Restore data. Người dùng cũng có thể chỉ định phạm vi ngày để khôi phục dữ liệu. Nếu người dùng cuối là chủ sở hữu của các mục đã bị xóa, trước tiên người dùng cuối sẽ phải được khôi phục các mục. 

Nhật ký Drive

Bạn có thể xem các thay đổi đối với cài đặt Drive, bạn cần chuyển tác vụ quyền sở hữu và tác vụ khôi phục dữ liệu ổ đĩa qua Admin Audit logs. Thông tin cụ thể cho từng mục ổ đĩa bạn có thể xem ở Drive logs (Chỉ khả dụng với các bản Google Workspace Business trở lên).

Một số vấn đề cơ bản khi quản lý và cài đặt Drive

Không tìm thấy tài liệu của người khác

Đôi khi, người dùng không thể tìm thấy được tài liệu. Luồng hoạt động thông báo rằng tài liệu đã bị xóa vĩnh viễn bởi một người dùng không xác định. 

Nguyên nhân của vấn đề này có thể là do người dùng đã bị xóa khỏi miền bởi quản trị viên. Khi đó, quản trị viên nên sử dụng công cụ chuyển trong Bảng điều khiển để di chuyển quyền sở hữu tài liệu trước khi xóa người dùng. 

Không tìm thấy tài liệu của mình

Người dùng không thể tìm thấy tệp của chính họ sở hữu trong My Drive. Tuy nhiên, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo Tên, theo Sở hữu bởi chính mình và mục Gần đây.

Vấn đề này xảy ra có thể do tệp đó đã bị mất. Tệp sẽ vẫn tồn tại trong tài khoản Drive của chủ sở hữu nhưng sẽ không hiển thị trong My Drive vì tệp không còn có thư mục mẹ. Khi đó, người dùng cần xác định vị trí các tệp thất lạc và sau đó kéo chúng trở lại My Drive để cấp lại tệp.

Không chia sẻ được tệp

Khi người dùng không thể chia sẻ tệp ra bên ngoài từ miền của họ, có thể là do quản trị viên đã cài đặt hạn chế chia sẻ ra bên ngoài. 

Quản trị viên nên thay đổi cài đặt chia sẻ bên ngoài trong Admin Console > Google Workspace > Settings for Drive and Docs. Xác nhận tùy chọn thứ hai được chọn. Nếu nó đã được bật nhưng vẫn không hoạt động, hãy kiểm tra nhật ký của quản trị viên để xem thời điểm thay đổi được thực hiện.

Ngoài cách vừa rồi bạn có thể thêm người dùng drive trong Admin Console giúp tự động thấy các dữ liệu khi dùng một địa chỉ khác. Hoặc khi có một người dùng là nhân viên mới cần chia sẻ tệp lưu trữ trong hệ thông Driver.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console cho bạn tham khảo. Nếu bạn quan tâm tới các dịch vụ Google Workspace, hãy nhấc máy lên gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin hiện trạng doanh nghiệp của bạn để đối ngũ CSKH của GCS sẽ tư vấn và hỗ trợ lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Để lại thông tin tại đây