Quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console

Google Drive là dịch vụ lưu trữ, đồng bộ hóa tập tin hàng đầu hiện nay. Cùng GCS tìm hiểu cách quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console một cách chi tiết nhất.

Google Drive là gì?

Google Drive là sản phẩm cốt lõi của Google Workspace và là giải pháp của Google liên quan đến việc sử dụng bộ nhớ đám mây và thực hiện các tác vụ quản lý tệp. Người dùng có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ các tệp, thậm chí có thể truy cập cục bộ mà không cần kết nối mạng thông qua tính năng chế độ ngoại tuyến mà Drive cung cấp. 

Quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console

Truy cập Cài đặt Drive trong Admin Console

Để có thể thực hiện truy cập vào Cài đặt trong Admin Console, bạn thực hiện lần lượt các thao tác: Apps > Google Workspace > Drives and Docs.

Trong phần này, sẽ có các mục cài đặt Drive chính như sau:

  • Sharing settings: Cài đặt chia sẻ
  • Access settings: Cài đặt Drive truy cập
  • Team drive related settings: Cài đặt liên quan đến Drive nhóm
  • Transfer of document ownership settings: Chuyển cài đặt quyền sở hữu tài liệu 

Cài đặt Drive chia sẻ trong Admin Console 

Tùy chỉnh chia sẻ bên ngoài

Trong Admin Console, có ba tùy chọn chia sẻ Quyền truy cập cơ bản:

  • Off – Files owned by users in Example.com cannot be shared outside: Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com không thể được chia sẻ ra bên ngoài.
  • Whitelisted Domains – Files owned by users in example.com can be shared with Google Accounts in compatible whitelisted domains (Chỉ khả dụng cho các phiên bản Google Workspace Business/Enterprise): Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com có thể được chia sẻ với Tài khoản Google trong các miền thuộc danh sách trắng tương thích. 
  • On – Files owned by users in example.com can be shared outside of example.com: Các tệp do người dùng sở hữu trong example.com có thể được chia sẻ bên ngoài example.com. 
chai sẻ trong admin console

Chia sẻ liên kết

Khi muốn chia sẻ liên kết, bạn có thể lựa chọn một trong ba chế độ sau:

  • OFF: Chỉ chủ sở hữu mới có quyền truy cập cho đến khi họ chia sẻ tệp.
  • ON – Anyone at Google 1 with the link (Bất kỳ tài khoản Google có liên kết): Bất kỳ tài khoản Google nào đều có liên kết đều có thể truy cập tệp.
  • ON – Anyone at Google 1 (Mọi tài khoản Google): Mọi người đều có thể nhìn thấy và truy cập tệp.
cai dat drive 2 1

Chuyển thông tin và cài đặt Drive quyền sở hữu tài liệu

Có 3 tùy chọn để cài đặt Drive chuyển quyền sở hữu tài liệu như sau:

  • Chủ sở hữu có thể chuyển từng tài liệu từ biểu tượng Share màu xanh ở góc trên cùng bên phải trong tài liệu.
  • Quản trị viên miền có thể chuyển tất cả tài liệu của người dùng cuối cùng một lúc từ Admin console bằng cách vào Apps > Google Workspace > Drive and Docs settings > Transfer ownership.
  • Khi người dùng cuối bị xóa, quản trị viên sẽ được nhắc chuyển Drive và Docs.

Lưu ý:

  • Các mục chỉ có thể được xóa bởi chủ sở hữu. 
  • Các mục sẽ biến mất khi chủ sở hữu bị xóa khỏi Admin Console.
  • Vui lòng đảm bảo rằng công cụ chuyển đã hoàn tất quá trình xử lý trước khi xóa người dùng.  
  • Xóa dữ liệu cài đặt Drive. 

Để dọn sạch thùng rác, bạn có thể chọn một trong hai tính năng Delete Forever hoặc Empty Trash. Chủ sở hữu tệp có thể khôi phục các mục dữ liệu ổ đĩa đã xóa có trong thùng rác cho đến khi người dùng cuối dọn sạch thùng rác của họ. 

Khôi phục dữ liệu Drive 

Quản trị viên miền có thể khôi phục từ Admin console trong vòng 25 ngày bằng cách: User > Chọn chủ sở hữu bạn muốn khôi phục > Restore data. Người dùng cũng có thể chỉ định phạm vi ngày để khôi phục dữ liệu. Nếu người dùng cuối là chủ sở hữu của các mục đã bị xóa, trước tiên người dùng cuối sẽ phải được khôi phục các mục. 

Nhật ký Drive

Bạn có thể xem các thay đổi đối với cài đặt Drive, bạn cần chuyển tác vụ quyền sở hữu và tác vụ khôi phục dữ liệu ổ đĩa qua Admin Audit logs. Thông tin cụ thể cho từng mục ổ đĩa bạn có thể xem ở Drive logs (Chỉ khả dụng với các bản Google Workspace Business trở lên).

nhật ký drive

Một số vấn đề cơ bản khi quản lý và cài đặt Drive

Không tìm thấy tài liệu của người khác

Đôi khi, người dùng không thể tìm thấy được tài liệu. Luồng hoạt động thông báo rằng tài liệu đã bị xóa vĩnh viễn bởi một người dùng không xác định. 

Nguyên nhân của vấn đề này có thể là do người dùng đã bị xóa khỏi miền bởi quản trị viên. Khi đó, quản trị viên nên sử dụng công cụ chuyển trong Bảng điều khiển để di chuyển quyền sở hữu tài liệu trước khi xóa người dùng. 

Không tìm thấy tài liệu của mình

Người dùng không thể tìm thấy tệp của chính họ sở hữu trong My Drive. Tuy nhiên, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo Tên, theo Sở hữu bởi chính mình và mục Gần đây.

Vấn đề này xảy ra có thể do tệp đó đã bị mất. Tệp sẽ vẫn tồn tại trong tài khoản Drive của chủ sở hữu nhưng sẽ không hiển thị trong My Drive vì tệp không còn có thư mục mẹ. Khi đó, người dùng cần xác định vị trí các tệp thất lạc và sau đó kéo chúng trở lại My Drive để cấp lại tệp.

Không chia sẻ được tệp

Khi người dùng không thể chia sẻ tệp ra bên ngoài từ miền của họ, có thể là do quản trị viên đã cài đặt hạn chế chia sẻ ra bên ngoài. 

Quản trị viên nên thay đổi cài đặt chia sẻ bên ngoài trong Admin Console > Google Workspace > Settings for Drive and Docs. Xác nhận tùy chọn thứ hai được chọn. Nếu nó đã được bật nhưng vẫn không hoạt động, hãy kiểm tra nhật ký của quản trị viên để xem thời điểm thay đổi được thực hiện.

Ngoài cách vừa rồi bạn có thể thêm người dùng drive trong Admin Console giúp tự động thấy các dữ liệu khi dùng một địa chỉ khác. Hoặc khi có một người dùng là nhân viên mới cần chia sẻ tệp lưu trữ trong hệ thông Driver.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách quản lý và cài đặt Drive trên Admin Console cho bạn tham khảo. Nếu bạn quan tâm tới các dịch vụ Google Workspace, hãy nhấc máy lên gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin hiện trạng doanh nghiệp của bạn để đối ngũ CSKH của GCS sẽ tư vấn và hỗ trợ lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top