Tổng hợp tất tần tật các phím tắt trong Google Drive chi tiết từ A-Z

Phím tắt trong Google Drive là công cụ giúp bạn thao tác nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc vượt trội. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng khám phá toàn bộ phím tắt từ cơ bản đến nâng cao, đầy đủ và chi tiết nhất. 

Tại sao nên sử dụng phím tắt trong Google Drive?

Bạn là một newbie mới làm quen với Google Drive, có thể sẽ thắc mắc tại sao phải học thuộc hàng trăm phím tắt trong Google Drive thay vì việc nhấp chuột như thông thường. Không phải ngẫu nhiên, mà việc sử dụng phím tắt trong Google Drive mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích thiết thực như:

Thứ nhất là tăng tốc độ làm việc lên gấp bội

Thông thường bạn sẽ phải thực hiện các thao tác (1) Buông tay khỏi bàn phím, (2) Dò tìm chuột, (3) Di chuyển con trỏ đến đúng vị trí của nút hoặc menu, (4) Nhấp chuột (click).

Mỗi thao tác chỉ mất từ 1 – 2 giây, nhưng khi bạn phải lặp lại nó hàng trăm lần mỗi ngày , tổng thời gian lãng phí sẽ ngày càng lớn. Do đó, thay vì thao tác chuột tốn thời gian như thế, với phím tắt chỉ cần một câu lệnh. Giả sử bạn chỉ cần dùng tổ hợp Ctrl + X (Cắt) và Ctrl + V (Dán) cho mỗi lần di chuyển tệp. 

Ngoài ra, việc sử dụng phím tắt còn giúp bạn không bị ngắt quãng công việc để tìm hoặc nhấp chuột. Từ đó cũng giúp bạn làm việc nhanh hơn và giảm thiểu lỗi sai đáng kể khi thao tác con chuột thông thường.

Thứ hai là đẩy mạnh tính chuyên nghiệp

Trong môi trường làm việc, kỹ năng thành thạo công cụ luôn là một điểm cộng. Khi bạn có thể xử lý các tác vụ phức tạp một cách nhanh chóng và mượt mà chỉ bằng bàn phím, đã giúp bạn làm chủ được công nghệ. Bạn sẽ tự tin thực hiện mọi thao tác mà không cần dò tìm bằng chuột, kiểm soát công việc một cách dễ dàng.

Ngoài ra, khi đã tự tin dùng phím tắt, những tác vụ chuyển đổi ứng dụng hay các thao tác trong Drive sẽ trở nên dễ dàng hơn với bạn. Bạn cũng không cần lo lắng bị gián đoạn và mất tập trung vào mục tiêu công việc. 

Thứ ba là tiết kiệm thời gian thao tác đáng kể

Thao tác bằng phím tắt giúp bạn bỏ qua việc phải dùng chuột để mở menu, di chuyển giữa các tùy chọn, hoặc click nhiều lần để thực hiện một hành động. Ví dụ, thay vì bấm chuột để tạo một tài liệu, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím (như “Ctrl + Shift + T”) để tạo nhanh tài liệu mới. 

Hay chỉ cần một vài phím là bạn có thể mở tìm kiếm, tạo file, hoặc điều hướng thư mục. Từ đó giúp công việc trở nên mượt mà hơn rất nhiều, nhất là khi bạn đang xử lý khối lượng lớn tài liệu hoặc làm việc liên tục.

Thứ tư là tối ưu hóa tác vụ lặp đi lặp lại và tiết kiệm công sức

Nếu bạn thường xuyên thực hiện những lệnh giống nhau, chẳng hạn như di chuyển tệp, xóa, đổi tên, chia sẻ. Lúc này, bạn nên phím tắt cho phép thực hiện những thao tác này một cách nhanh hơn và ít lỗi hơn. Việc này rất có ích đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm hoặc khi bạn xử lý nhiều file cùng lúc.

Hơn nữa, việc sử dụng phím tắt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn. Nó giống như sử dụng phần mềm quản lý file chuyên dụng.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng phím tắt trong Google Drive

Không phải việc sử dụng phím tắt trong Google Drive là chỉ ghi nhớ. Khi sử dụng chúng, người dùng còn phải hiểu rõ về cách thức mà chúng hoạt động ra sao mới có thể khai thác tối đa sức mạnh trong Drive. Đồng thời, trong quá trình sử dụng, người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

Phân biệt rõ sự khác nhau giữa Windows và Mac

Các phím tắt trong Google Drive được thiết kế nhất quán về chức năng, nhưng khác biệt về phím điều khiển chính. Bạn phải luôn nhớ nguyên tắc thay thế như sau:

Ví dụ thực tế:

• Nếu bạn muốn Sao chép một tệp tin: Trên Windows là Ctrl + C, trên Mac sẽ là Cmd + C.
• Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt để xem danh sách phím tắt: Trên Windows là Ctrl + /, trên Mac là Cmd + /.

Luôn kích hoạt chế độ phím tắt của Google Drive

Nếu trong quá trình dùng phím tắt trong Google Drive nhưng bị lỗi, có thể do tính năng chưa được kích hoạt trong cài đặt. Do đó, bạn nên bật mặc định và kiểm tra lại tính năng đã được thiết lập chính xác hay chưa. 

Phím tắt có thể khác nhau khi ở bên trong Tệp (Docs, Sheets, Slides)

Các phím tắt trong Google Drive mà bài viết này đề cập chủ yếu áp dụng cho Giao diện quản lý tệp tin chính của Drive (My Drive, Shared with me, Recent…). Khi bạn mở một tệp (ví dụ: Google Tài liệu – Docs, Trang tính – Sheets), sẽ cần di chuyển chuyển sang một bộ phím tắt hoàn toàn khác, dành riêng cho việc chỉnh sửa và định dạng nội dung (ví dụ: Ctrl+B để in đậm, Ctrl+K để chèn liên kết).

 Do đó, bạn cần phải xác định vị trí làm việc trong Drive cụ thể, chẳng hạn:

• Giao diện Drive: Dùng phím tắt quản lý tệp (Ctrl+X, Shift+F, G rồi D).
• Bên trong tệp Docs/Sheets: Dùng phím tắt chỉnh sửa nội dung (Ctrl+I, Ctrl+Z).

Tổng hợp các phím tắt phổ biến trong Google Drive

Dưới đây là tổng hợp tất tần tật các phím tắt trong Google Drive được phân loại khoa học theo từng nhóm chức năng. 

Phím tắt hỗ trợ điều hướng và chế độ xem

Các phím tắt điều hướng là nhóm cơ bản nhất, giúp bạn di chuyển giữa các khu vực của giao diện Google Drive mà không cần chạm vào chuột.

Phím tắt chọn mục

Khi làm việc với Google Drive, việc chọn nhiều tệp là một thao tác diễn ra liên tục để sao chép, di chuyển hoặc xóa hàng loạt. Nhóm phím tắt chọn mục này giúp bạn mở rộng vùng chọn một cách linh hoạt, nhanh hơn nhiều so với việc giữ Ctrl và nhấp chuột từng cái.

Phím tắt di chuyển giữa các mục

Di chuyển là hành động lặp đi lặp lại khi bạn cần kiểm tra, duyệt qua, hoặc chọn nhiều tệp tin. Phím tắt di chuyển giữa các mục giúp bạn làm điều này mà không cần sử dụng thanh cuộn trình duyệt hay chuột, duy trì sự tập trung vào danh sách tệp.

Phím tắt thực hiện thao tác đối với mục đã chọn

Đây là nhóm phím tắt phổ biến trong Google Drive và quan trọng nhất. Bởi vì chúng trực tiếp thực hiện các tác vụ quản lý tệp tin. 

Phím tắt tạo mục mới

Việc tạo tệp tin hay thư mục mới là một trong những hành động khởi tạo phổ biến nhất trên Drive. Nhóm phím tắt tạo mục mới này cho phép bạn tạo ngay lập tức các tài liệu cơ bản mà không cần phải truy cập Menu Tạo (New).

Phím tắt mở trình đơn

Trình đơn (Menu) là nơi chứa các tùy chọn hành động nâng cao hoặc ít được sử dụng hơn. Việc truy cập trình đơn bằng phím tắt sẽ giúp bạn điều khiển Drive hoàn toàn bằng bàn phím, một kỹ năng quan trọng để tối ưu hóa công việc.

Phím tắt thao tác với ứng dụng

Các phím tắt này thường được sử dụng khi bạn làm việc với Google Drive trong môi trường doanh nghiệp. Nó cần phải được quản lý các ứng dụng kết nối hoặc kiểm tra trạng thái hoạt động của hệ thống.

Phím tắt thao tác đối với chế độ xem trước 

Khi bạn chọn một tệp tin (ví dụ: PDF, hình ảnh, video), bạn có thể nhấn Enter để mở nó trong chế độ xem trước. Nhóm phím tắt này được thiết kế riêng để bạn thao tác hiệu quả trong cửa sổ xem trước đó.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp cho bạn tổng hợp tất tần tật các phím tắt trong Google Drive một cách chi tiết và chuyên sâu. Từ những lưu ý quan trọng về hệ điều hành cho đến từng nhóm phím tắt phổ biến trong Google Drive nhất.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách áp dụng các phím tắt trong Google Drive trong quy trình làm việc chuyên nghiệp. Các bạn đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh chính thức dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng nhất!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777