(Phần 1) Mẹo sử dụng Google Docs hay mà ai cũng nên biết và áp dụng ngay

Bạn muốn việc nhập văn bản trở nên dễ dàng và nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, hãy cùng khám phá một số mẹo sử dụng Google Docs hay mà bạn cần áp dụng ngay.

Google Docs là một trong số các công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất và hiệu quả hiện nay. Trở thành một trong những ứng dụng phổ biến nhất để các công ty cộng tác và đồng bộ hóa công việc của họ trên các tài liệu, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt hiệu quả tốt nhất. 

Thêm và chỉnh sửa hình ảnh 

Dù bạn sử dụng phần mền soạn thảo văn bản nào bạn cũng có thể chèn hình ảnh từ ổ cứng hay qua online. Nhưng đối với Google Docs, bạn có thể làm được nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể thêm hình ảnh từ máy tính, tìm kiếm trên web, Google Drive, Google Photos, theo URL và máy ảnh. 

Thêm hình ảnh trực tuyến vào Google Docs

Nếu như trước bạn thường dùng các thủ công là tải ảnh xuống máy tính từ ảnh tìm kiếm trên web sau đó chèn vào văn bản của mình, việc đó làm bạn mất rất nhiều thời gian. Dưới đây GCS sẽ giúp ban có thể thêm trực tiếp hình ảnh từ tìm kiếm trên web vào văn bản nhanh chóng. 

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 1: Mở một tài liệu trên Google Docs.

Bước 2: Thực hiện các tuỳ chọn 

Tuỳ chọn 1: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Explore (Khám phá). Hoặc bạn sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + I.

Tuỳ chọn 2: Nhấp vào Insert (Chèn) chọn Image (Hình ảnh) sau đó chọn Search the web (Tìm kiếm trên web).

Bước 3: Nhập từ khoá bạn cần tìm kiếm sau đó chọn hình ảnh. 

Thêm ảnh bằng URL

Để thêm ảnh bằng URL bạn hãy thực hiện các bước sau: 

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs. 

Bước 2: Nhấp chuột vào Insert (Chèn) trên thanh công cụ sau đó chọn Image (Hình ảnh) .

Bước 3: Một danh sách thả xuống, chọn By URL (theo URL) rồi sao chép link. 

Bước 4: Thực hiện các tuỳ chọn: Cancel (Huỷ) hoặc Insert (Chèn).

Chỉnh sửa hình ảnh 

Sau khi chèn ảnh vào văn bản trong Google Docs, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh đó sao cho đẹp mắt giống như Word như cắt, xoay, tô màu, điều chỉnh (độ sáng, trong suốt, tương phản) cho hình ảnh. 

Mặc dù chỉnh sửa ảnh trong Google Docs ở mức rất cơ bản, không giống như các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp nhưng nó giúp ích cho bạn rất nhiều đối với những hình ảnh chỉnh sửa đơn giản. Dưới đây là các bước cụ thể: 

Bước 1:  Nhấp chuột vào ảnh cần chỉnh sửa

Bước 2: Chọn Image options (Tuỳ chọn hình ảnh)

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 3: Thực hiện các tuỳ chọn:

mẹo sử dụng Google Docs hay
mẹo sử dụng Google Docs haymẹo sử dụng Google Docs hay
  • Size & Rotation (Kích thước và xoay)
  • Text Wrapping (Xuống dòng tự động)
  • Recolor (Tô lại màu)
  • Adjustment ( Điều chỉnh)

Di chuyển tài liệu lên xuống 

Bạn thường di chuyển văn bản của mình một cách thủ công, bằng việc Ctrl + C để sao chép sau đó dùng Ctrl + V để dán vào. Tuy nhiên, nếu là một tài liệu lớn và có nhiều thay đổi, nó có thể bị lộn xộn và vô tình trùng lặp thông tin khi bạn vô tình không xoá nội dung trước đó đã sao chép. Để tránh rắc rối này, bạn có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ đoạn văn bản lên và xuống bằng phím tắt. Dưới đây là cách thực hiện cho bạn:

Bước 1:  Mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản bạn cần di chuyển. 

Bước 3: Nhấp chuột trái vào đoạn văn bản đó cho đến khi xuất hiện đường kẻ dọc màu xanh rồi di chuyển đoạn văn bản đó lên hoặc xuống. 

Thêm bản vẽ vào Google Docs

Bạn có thể tạo một bản vẽ nào đó ngay trên Google Docs mà không phải mất nhiều thời gian để truy cập vào Google Drawing. Dưới đây là các bước cụ thể: 

meo su dung google docs 5 3

Bước 1: Mở một tài liệu trên Google Docs

Bước 2: Nhấp vào Insert (Chèn) chọn Drawing (Bản vẽ) sau đó chọn + New (+ Mới). 

Bước 3: Sau khi bạn vẽ xong chọn Save and Close (Lưu và Đóng). Bản vẽ sẽ được chèn trực tiếp vào Google Docs. Việc này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho bạn khi không cần phải truy cập vào Google Drawing.

Làm việc trên các tài liệu trong một không gian lớn hơn

Khi bạn đã hoàn thiện nội dung trên Docs, bạn muốn xem lại toàn bộ nội dung đó nhưng không gian làm việc trên Google Docs rất nhỏ làm bạn rất bất tiện. Trong trường hợp này, nhấn phím tắt Ctrl-Shift-F có thể làm cho màn hình rộng hơn và chỉ hiện thị thanh công cụ.  

Ngoài ra, bạn có thể xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình bằng cách chọn View (Xem) sau đó chọn Full screen (Toàn màn hình). Để thoát khỏi chế độ toàn màn hình nhấn ECS. Cài đặt này không chia tỷ lệ đến kích thước hiển thị đầy đủ mà thay vào đó sử dụng toàn bộ tab trình duyệt và ẩn tất cả các thanh công cụ và menu của Google Docs.

Hãy cùng đồng hành với GCS trong phần 2 nhé, nhiều điều bất ngờ sẽ hé mở cho bạn.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top