Những tips giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất trong Google Workspace

Bộ ứng dụng Google Workspace giờ đang dần trở nên quen thuộc với dân văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, nó lại chứa quá nhiều tính năng mà có thể bạn đã bỏ lỡ những tính năng hay ho giúp tăng năng suất làm việc của cho chính mình. 

Chế độ báo lại của Gmail

Bạn bắt đầu một ngày mới với một hộp thư đến quá tải. Bạn không thể check được hết tin nhắn trong một ngày? Hãy sắp xếp những tin nhắn theo mức độ ưu tiên cao nhất là khẩn cấp và quan trọng, thứ hai là những mục quan trọng nhưng không khẩn cấp, hoặc khẩn cấp và không quan trọng, cuối cùng là không quan trọng cũng không khẩn cấp. Khi bạn lướt qua một trong hai loại tin nhắn cuối cùng, hãy tạm ẩn nó đi. Bạn nhấn vào biểu tượng đồng hồ ở ngoài cùng bên phải khi trỏ chuột vào hộp thư. Sau đó, bạn có thể tùy chọn nhắc lại vào ngày mai, cuối tuần, tuần sau hoặc chọn ngày, giờ nhắc lại mẩu tin nhắn đó.

Chế độ đề xuất trong Google Docs

Có ba cách để tương tác với tài liệu trong Google Docs. Khi bạn chỉnh sửa tài liệu ở chế độ Chỉnh sửa, các thay đổi sẽ được thực hiện theo thời gian thực. Cách duy nhất để quay lại những gì ban đầu là truy cập Lịch sử Phiên bản trong trình đơn tệp thả xuống. Nếu bạn làm việc ở chế độ Đề xuất, các thay đổi sẽ xuất hiện như thể chúng thực sự được thực hiện, nhưng bạn sẽ thấy hộp nhận xét bật lên ở phía bên phải của tài liệu. Nó sẽ hiển thị sự thay đổi và cung cấp một nơi để bình luận hoặc thảo luận về nó. Bằng cách này, mọi người sẽ biết tại sao thay đổi được thực hiện, để chấp nhận sự thay đổi đó đánh dấu chọn hoặc từ chối (X) trên ô bình luận. Cuối cùng là chế độ Xem, chế độ này được bật khi chủ sở hữu tệp Docs chỉ muốn cho người khác xem nội dung văn bản mà không có quyền chỉnh sửa hay thay đổi bất cứ chi tiết nào trong tệp.

Sơ đồ trong Google Slides

Trong tab Insert, bạn sẽ tìm thấy lựa chọn Sơ đồ. Nếu bạn đang tạo sơ đồ một hình khối và một mũi tên, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Khi bạn nhấp vào Sơ đồ, bạn có thể tùy chọn một số mẫu sơ đồ có sẵn như:

• Sơ đồ dạng lưới
• Hệ thống cấp bậc
• Mốc thời gian
• Quá trình
• Mối quan hệ
• Chu kỳ

Những mẫu sơ đồ có sẵn sẽ là một công cụ hữu ích cho người thuyết trình nếu muốn có một bài thuyết trình thật chuyên nghiệp nhưng không có quá nhiều kỹ năng thiết kế hay gu thẩm mĩ. Hơn nữa những mẫu này rất dễ tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân mỗi người. 

Ghim màn hình trong Google Meet

Đây là một cách tuyệt vời để tập trung vào một người tham gia trong suốt cuộc họp. Cho dù họ là người thuyết trình hay người ra quyết định có ảnh hưởng nhất trong phòng, đôi mắt của bạn sẽ không đảo khắp màn hình để tìm kiếm ai đang nói hoặc biểu cảm trên khuôn mặt của một người chủ chốt khi tin tức thú vị đang được chuyển đến. 

Đển thực hiện thao tác này, bạn di chuột qua tên của người đó và chọn Ghim vào màn hình.

GCS mong rằng, những chia sẻ hữu ích trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong công việc, cũng như tránh được những sự cố đáng tiếc xảy ra do sai xót nhỏ trong quá trình làm việc. Đồng thời, cũng tăng hiệu suất làm việc của bạn lên đáng kể với những tiện ích của bộ ứng dụng văn phòng Google Workspace. Hãy theo dõi GCS để cập nhật thêm nhiều kiến thức và tips hay ho nhé.

Xem thêm tại đây.