Top 10+ những ngành nên sử dụng Google Workspace

Trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng Google Workspace vào công việc, hoạt động kinh doanh không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi vào khám phá top 10 những ngành nên sử dụng Google Workspace, đồng thời phân tích những tính năng vượt trội giúp bộ công cụ này trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp thời đại số. Khám phá ngay.

Top 10+ ngành nên sử dụng Google Workspace

Sau khi chúng ta đã biết được những công dụng, tính năng của Google Workspace, tiếp theo GCS Vietnam sẽ đề xuất Top 10 những ngành nên sử dụng Google Workspace trong doanh nghiệp:

Digital Marketing

Theo các chuyên gia, Digital Marketing là một trong những ngành cần bộ công cụ giải pháp cộng tác nhóm Google Workspace nhất. Với khả năng toàn diện trong việc lên các ý tưởng nhờ công nghệ AI, triển khai các chiến dịch đo lường hiệu quả nhờ bộ công cụ văn phòng, Google Workspace đem đến những giải pháp tối ưu giúp marketers có thể yên tâm làm việc sáng tạo, hiệu quả hơn.

– Tạo chiến dịch Email Marketing với Gmail: hỗ trợ quản lý email khách hàng, đối tác, thực hiện các chiến dịch Email Marketing và phân loại các Email tự động bằng nhãn.

– Lưu trữ tài liệu, chia sẻ thông tin chiến dịch với Google Drive: lưu trữ tất cả các tài liệu doanh nghiệp, thông tin liên quan đến các chiến dịch Marketing từ các báo cáo, hình ảnh, ấn phẩm truyền thông…

– Pitching hiệu quả với Docs, Sheets, Slides: hỗ trợ soạn thảo nội dung, phân tích dữ liệu, thiết kế các ấn phẩm chuyên nghiệp, xây dựng kế hoạch,tạo bản thuyết trình để pitching với khách hàng, đối tác..

– Họp dự án bằng Google Meet: hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến, trao đổi ý tưởng của dự án, phân công công việc để làm việc hiệu quả hơn..

– Sắp xếp công việc với Google Calendar: lên lịch làm việc, đặt lịch hẹn, nhắc nhở các deadline quan trọng cũng như đồng bộ lịch làm việc với các thành viên trong bộ phận.

– Tối ưu chiến dịch quảng cáo với Google Ads: Quản lý tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo Marketing trên Google, từ khóa cũng như ngân sách đến theo dõi hiệu quả chuyển đổi.

– Khảo sát thị trường với Google Forms: làm bảng biểu khảo sát nghiên cứu thị trường để phát triển sản phẩm, chiến dịch Marketing, thu thập insights người dùng.

– Lên ý tưởng, lập chiến lược Marketing nhanh chóng với Gemini for Google Workspace

Nếu doanh nghiệp của bạn hỗ trợ làm việc với nền tảng AI, bạn có thể tích hợp thêm tiện ích AI –  Gemini for Google Workspace nhằm hỗ trợ lên ý tưởng chiến dịch Marketing, lập chiến lược, tối ưu hóa quy trình công việc. Doanh nghiệp có thể tích hợp sử dụng trong các ứng dụng Google Workspace như Docs, Sheets, Slides, Meet và Gmail để giúp bạn soạn thảo, trực quan và tạo báo cáo nhanh chóng.

Ngoài ra, nhóm Marketing có thể kết nối Google Workspace với các công cụ hỗ trợ Marketing khác như Pipedrive CRM (quản lý quan hệ khách hàng), mạng xã hội… để tạo ra được hệ sinh thái làm việc hiệu quả hơn.

Ngành Kiến trúc và xây dựng

Ngoài ra, Google Workspace còn là công cụ mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho ngành kiến trúc và xây dựng. Các công ty trong lĩnh vực này thường xuyên phải làm việc với nhiều bên đối tác liên quan để xử lý khối lượng lớn dữ liệu và tài liệu kỹ thuật, chuyên môn. Google Workspace được tạo ra nhằm giải quyết những thách thức này của doanh nghiệp, đồng thời cũng tối ưu được quy trình làm việc và nâng cao được hiệu quả cộng tác.

Doanh nghiệp ngành kiến trúc và xây dựng có thể tham khảo cách sử dụng bộ công cụ Google Workspace như sau:

– Lưu trữ các mô hình, tài liệu thiết kế với Google Drive: tận dụng lưu trữ và chia sẻ tập trung vào bản vẽ, mô hình 3D tòa nhà, thiết kế phòng chung cư, tài liệu kỹ thuật, hợp đồng và các tài liệu tệp tin đấu thầu liên quan khác. Ngoài ra, Drive cũng cho phép truy cập mọi nơi mọi lúc, giúp các bên đối tác liên quan có thể dễ dàng cập nhật thông tin.

– Báo cáo tiến độ dự án với Docs, Sheets, Slides: các nhân sự doanh nghiệp ngành kiến trúc có thể soạn thảo các văn bản báo cáo tiến độ, bảng tính dự toán chi phí… cũng như thuyết trình về dự án một cách dễ dàng. Tính năng cộng tác cũng cho phép nhiều người có thể cùng làm việc và tăng cường tính minh bạch, rõ ràng.

– Kết nối chuyên nghiệp với các chủ đầu tư qua Gmail: phương thức liên lạc, giao tiếp chuyên nghiệp, hiệu quả. Hơn thế nữa, Gmail cũng cho phép lưu trữ lịch sử trao đổi giúp dễ dàng theo dõi thông tin.

– Quản lý dự án với Google Calendar: Lập lịch trình, quản lý thời gian hiệu quả để thực hiện dự án, các sự kiện quan trọng như cuộc họp, deadline hay ngày nghiệm thu công trình.

– Họp bàn thiết kế công trình với Google Meet: tổ chức các cuộc họp, hội thảo từ hoặc các buổi trao đổi về thiết kế công trình với khách hàng, đối tác và các nhà thầu xây dựng.

– Khảo sát ý kiến cải thiện chất lượng qua Google Forms: Tạo các biểu mẫu để khảo sát ý kiến khách hàng cũng như đánh giá mức độ hài lòng và thu thập thêm các thông tin liên quan để cải thiện công trình những lần sau.

– Tối ưu quy trình xây dựng báo cáo, lên ý tưởng thiết kế công trình với Gemini for Google Workspace

Đặc biệt, tiện ích Gemini for Google Workspace hỗ trợ người dùng doanh nghiệp ngành Kiến trúc và xây dựng cải thiện quy trình bằng cách lập báo cáo, lên ý tưởng thiết kế công trình, thuyết trình dự án với đối tác.

Một trong những việc cần làm khi doanh nghiệp ngành kiến trúc sử dụng Google Workspace đó là xây dựng quy trình làm việc tiêu chuẩn hiệu quả từ giai đoạn thiết kế đến lập kế hoạch, thi công cho đến nghiệm thu và bàn giao lại công trình cho chủ đầu tư.

Doanh nghiệp cũng nên tận dụng các tính năng bảo mật Google Workspace để bảo vệ thông tin nhạy cảm cũng như dữ liệu quan trọng của dự án được giao. Ngoài ra, để quản lý công việc hiệu quả, doanh nghiệp có thể phân loại và tổ chức theo các dự án riêng biệt, giai đoạn công việc khác nhau trong Shared Drive.

Ngành Logistics

Ngành Logistics có đặc thù hoạt động trên nhiều địa điểm khác nhau, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và đối tác khác nhau. Google Workspace Frontline chính là giải pháp lý tưởng giúp ngành logistics có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, nâng cao được hiệu quả giao tiếp và quản lý thông tin.

Sau đây là cách sử dụng bộ công cụ Google Workspace dành cho các doanh nghiệp trong ngành Logistics có thể tham khảo:

– Nâng cao hiệu quả giao tiếp qua Gmail: đảm bảo hiệu quả giao tiếp giữa các bộ phận, đối tác, khách hàng, hỗ trợ trao đổi thông tin ở bất cứ đâu.

– Truy cập, chia sẻ hợp đồng, chứng từ qua Google Drive: lưu trữ và chia sẻ các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo giá, chứng từ vận chuyển… giúp mọi người trong doanh nghiệp và đối tác có thể dễ dàng truy cập.

– Tạo bảng theo dõi lịch trình vận chuyển, đơn hàng qua Google Sheets: tạo bảng theo dõi, quản lý các dữ liệu vận chuyển, tồn kho, lịch trình giao hàng và hỗ trợ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.

– Soạn thảo quy trình, tài liệu nội bộ vận hành hệ thống Logistics qua Google Docs

Soạn thảo và chia sẻ thông tin, tài liệu nội bộ như báo cáo, quy trình làm việc, các hướng dẫn vận hành chuỗi logistics, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm có thể nắm rõ thông tin và thực hiện công việc một cách đồng nhất, từ đó không bị gián đoạn quy trình làm việc.

– Họp nhân sự, khách hàng, đối tác qua Google Meet: tổ chức các cuộc họp mặt online với các đối tác, khách hàng hoặc các thành viên trong nhóm ở những địa điểm địa lý khác nhau vì các nhân sự thường xuyên di chuyển nhiều. Từ đó Google Workspace có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

– Đặt lịch trình giao hàng, theo dõi tiến độ qua Google Calendar: lên lịch trình giao hàng hợp lý cho các bên, theo dõi tiến độ vận chuyển, đặt lịch hẹn với khách hàng, đảm bảo mọi việc có thể diễn ra theo đúng như kế hoạch và thời gian đã sắp xếp.

– Lên kế hoạch nhập xuất hàng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng với Gemini for Google Workspace:

Gemini hỗ trợ doanh nghiệp Logistics phân tích dữ liệu khách hàng để đề xuất các dịch vụ phù hợp, lên kế hoạch lịch trình vận chuyển, tình trạng hàng hóa một cách nhanh chóng, hợp lý. Ngoài ra, Gemini cũng sẽ được tích hợp thông tin mà doanh nghiệp đã cung cấp trong Drive để kiểm tra hàng tồn kho, tối ưu hóa bố trí kho bãi.

Với cách áp dụng Google Workspace hiệu quả và khoa học, các doanh nghiệp ngành Logistics có thể nâng cao đáng kể năng suất làm việc của bộ máy tổ chức, giảm thiểu sai sót và tối ưu thời gian, chi phí. Đồng thời doanh nghiệp cũng cải thiện được chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Ngành Công nghệ thông tin

Google Workspace for Technology là giải pháp quan trọng, không thể thiếu cho ngành công nghệ thông tin, đặc biệt trong việc thúc đẩy sự hợp tác, tối ưu hóa cũng như tối giản quy trình làm việc và quản lý các dự án công nghệ hiệu quả.

Nhằm áp dụng các công cụ Google Workspace hiệu hơn đối với lĩnh vực công nghệ, các doanh nghiệp có thể tham khảo cách sử dụng sau đây:

– Cập nhật, kết nối, nhận thông báo các dự án mới qua Gmail: giao tiếp nội bộ với khách hàng, đối tác thông qua email chuyên nghiệp, dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin, cập nhật các dự án mới.

– Lưu trữ phần mềm với Google Drive: doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu dự án, mã nguồn cũng như tài liệu về ứng dụng, phần mềm, tài liệu thiết kế chương trình một cách an toàn, có tổ chức.

– Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, báo cáo với Google Docs, Sheets, Slides: Soạn thảo các tài liệu kỹ thuật, báo cáo dự án, phân tích dữ liệu,  tạo các bài thuyết trình trực tuyến cùng tính năng cộng tác, chỉnh sửa với nhau để tạo nên bản duyệt cuối cùng một cách nhanh chóng.

– Thảo luận về vấn đề kỹ thuật, các sự cố qua Google Meet: tạo các cuộc họp thảo luận về kỹ thuật, các vấn đề sự cố cũng như hướng phát triển phần mềm, ứng dụng, demo sản phẩm, thậm chí là phỏng vấn các ứng viên từ xa một cách nhanh chóng, thuận tiện.

– Lên kế hoạch, lịch làm việc triển khai qua Google Calendar: lên kế hoạch, lịch trình làm việc, tạo các deadline dự án, cũng như cuộc họp và sự kiện quan trọng, giúp các thành viên có thể nắm chắc tiến độ và phối hợp hiệu quả hơn

– Ghi chú thông tin quan trọng, danh sách bug qua Google Keep: các chuyên viên lập trình có thể ghi chú nhanh các ý tưởng, danh sách bug cần xử lý nhanh hoặc các thông tin quan trọng khác trong cuộc họp, giúp quản lý công việc hiệu quả hơn.

– Trao đổi nhanh chóng qua Google Chat: trao đổi nhanh chóng, chia sẻ thông tin và tài liệu trong các nhóm làm việc, tạo nên không gian làm việc tập trung và hiệu quả.

– Tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh với Google Apps Script: tận dụng các tính năng nâng cao của Apps Script để tự động hóa các thao tác công việc lặp đi lặp lại, tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh và tích hợp Google Workspace với các ứng dụng khác của bên thứ ba.

– Hỗ trợ phân tích dữ liệu, phát triển phần mềm với Gemini for Google Workspace

Đối với các công ty công nghệ, Gemini for Google Workspace cung cấp các tính năng tích hợp như hỗ trợ viết mã, gỡ lỗi phần mềm và tối ưu hóa các mã nguồn. Ngoài ra, Gemini còn là công cụ hữu ích khi có thể phân tích các mối đe dọa an ninh mạng và phát triển các giải pháp bảo mật tiên tiến.

Cùng với những tính năng hỗ trợ đắc lực của Google Workspace, các doanh nghiệp có thể yên tâm xây dựng các ứng dụng, phần mềm, quản lý công việc và theo dõi tiến độ rõ ràng. Ngoài ra, hiện nay, Google cũng phát triển thêm công nghệ AI hỗ trợ các chuyên viên lập trình viết code trong Gemini for Google Workspace.

Ngành Sư phạm

Đối với các tổ chức ngành Sư phạm hoặc Giáo dục, Google đã phát triển riêng bộ công cụ Google Workspace for Education, đặc biệt dành cho công việc giảng dạy, từ cấp tiểu học đến đại học. Việc ứng dụng bộ công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa công việc giảng dạy và quản lý học sinh và còn tạo ra môi trường học tập mang tính tương tác cao, hiệu quả cho cả giáo viên cũng như học sinh, đáp ứng mong muốn của cả phụ huynh học sinh.

Các tổ chức giáo dục, giảng viên có thể tham khảo cách sử dụng bộ cung cụ này như sau để áp dụng vào công việc giảng dạy:

– Quản lý lớp học qua Google Classroom: nền tảng quản lý lớp học trực tuyến giúp giảng viên tạo lớp học theo trình tự để dễ dàng theo theo dõi, giao bài tập, quản lý điểm số và tương tác với học sinh thường xuyên hơn, giải đáp câu hỏi và thắc mắc của học viên nhanh chóng.

– Tương tác dạy học qua Google Meet: đây chính là công cụ họp trực tuyến hỗ trợ tổ chức lớp học ảo sinh động, chân thực tích hợp nhiều công cụ để giảng viên và học sinh có thể tương tác với nhau. Ngoài ra, giáo viên cũng có thể tổ chức họp phụ huynh ngay trên Google Meet.

– Liên lạc nhanh chóng qua Gmail: hệ thống email tên miền chuyên nghiệp, bảo mật cao giúp nâng cao cách thức liên lạc giữa giáo viên, học viên, phụ huynh một cách nhanh chóng, hiệu quả

– Lưu trữ tài liệu học tập bằng Google Drive: kho lưu trữ đám mây dung lượng lớn giúp giáo viên và học sinh dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và truy cập các tài liệu học tập mọi lúc mọi nơi.

– Chỉnh sửa bài làm, làm bài nhóm qua Docs, Sheets, Slides: là bộ công cụ văn phòng trực tuyến cho phép tạo và chỉnh sửa văn bản cũng như bảng tính, bài thuyết trình một cách hiệu quả. Ngoài ra học sinh, và giảng viên có thể hỗ trợ nhau để chỉnh sửa bài làm cùng trên một tệp tin được chia sẻ.

– Tạo các bài kiểm tra trực tuyến với Google Forms: tạo ra các bản đánh giá, bài kiểm tra trực tuyến giúp giáo viên kiểm soát được chất lượng các bài học, thu thập thêm phản hồi từ học sinh.

– Tạo website khóa học, bài giảng bằng Google Sites: hỗ trợ tạo các khóa học, bài giảng trực tuyến để học sinh có thể tham gia, trang web riêng dễ dàng thao tác và đăng các kiến thức, bài học bổ ích.

– Tối ưu quy trình tạo giáo án, hỗ trợ phát triển tư duy với Gemini Education Premium: 

Gemini for Google Workspace không chỉ hỗ trợ giảng viên tạo các bài giáo án cho mỗi buổi dạy mà còn giúp học sinh có những lời giải thích chi tiết cho các bài tập khó, hỗ trợ phát triển khả năng tư duy phản biện, tìm hiểu vấn đề sâu hơn đối với những thông tin khó tìm kiếm trên Google. Ngoài ra, khi sử dụng các tính năng của Gemini, giáo viên có thể điều chỉnh phương pháp giảng dạy theo cách tiết kiệm thời gian và giảm bớt được khối lượng công việc.

Ngoài ra để gia tăng chất lượng vào bảo mật quyền riêng tư của tổ chức và đảm bảo an toàn cho thông tin học sinh, giáo viên, doanh nghiệp có thể thiết lập thêm các chính sách bảo mật và quyền riêng tư, mã hóa dữ liệu, thiết lập bảo mật xác thực đa yếu tố.

Ngành Du lịch và khách sạn

Google Workspace còn là công cụ đắc lực trong ngành Quản lý khách sạn và dịch vụ, giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực có thể quản lý bộ máy nhân sự, hệ thống chuỗi khách sạn cũng như dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi hơn. Bộ công cụ Google Workspace sẽ hỗ trợ doanh nghiệp như sau:

– Giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác qua Gmail: giúp nhân sự có thể giao tiếp nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn với khách hàng, đối tác cũng như nhân viên trong nội bộ khách sạn thông qua email. Các tính năng như lọc Email và tìm kiếm thông minh sẽ giúp quản lý tốt hơn hộp thư của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể gửi thêm các thông tin khuyến mãi, chăm sóc khách hàng sau chuyến đi.

– Đặt phòng, sắp xếp lịch trình qua Google Calendar: đây có lẽ là công cụ thực sự hữu ích nhất cho các nhân viên ngành khách sạn và dịch vụ khi có thể hỗ trợ lên lịch trình tour, đặt phòng, sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên và nhắc nhở thêm các sự kiện quan trọng. Tính năng chia sẻ lịch cũng giúp các thành viên nội bộ có thể phối hợp công việc ăn ý và thuận lợi hơn.

– Lưu trữ tài liệu, hợp đồng bằng Google Drive: hỗ trợ lưu trữ các tài liệu như brochure, hình ảnh, hợp đồng khách hàng và đối tác khi đăng ký dịch vụ.

– Họp đối tác dễ dàng qua Google Meet: tạo các cuộc họp trực tuyến với đối tác, cấp trên, quản lý khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ, dễ dàng trao đổi, thảo luận.

– Báo cáo tiến độ, doanh thu bằng Docs, Sheets, Slides: tạo các bảng tính, báo cáo doanh thu, chi phí, ngân sách đầu tư, thiết kế bài thuyết trình giới thiệu dịch vụ, khách sạn một cách chuyên nghiệp.

– Thu thập ý kiến khách hàng bằng Google Forms: tạo khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, đánh giá thêm về chất lượng dịch vụ và cải thiện được trải nghiệm của khách hàng.

– Tích hợp Gemini for Google Workspace vào chatbot để tự động hóa công việc chăm sóc khách hàng: 

Doanh nghiệp ngành quản trị khách sạn và du lịch có thể tận dụng các tính năng của Gemini để tự động hóa các tác vụ như xác nhận đặt phòng và tạo khảo sát để thu thập phản hồi của khách sau chuyến đi dựa trên lịch sử đặt phòng đã lưu. Ngoài ra, Gemini có thể trở thành chatbot hỗ trợ giải đáp 24/7 mọi thắc mắc của khách hàng và đưa ra đề xuất địa điểm tham quan, nhà hàng phù hợp ở xung quanh.

Như vậy, bộ công cụ Google Workspace hỗ trợ doanh nghiệp trong ngành khách sạn, dịch vụ thiết lập quy trình làm việc từ đặt phòng, check-in, check-out, thanh toán đến chăm sóc khách hàng sau chuyến đi. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tạo cơ sở dữ liệu khách hàng, ghi lại thông tin liên hệ rõ ràng, cập nhật thông tin kịp thời.

Ngành Tài chính – ngân hàng

Tiếp theo, các tổ chức trong ngành tài chính – ngân hàng là những đối tác doanh nghiệp nên lựa chọn Google Workspace trở thành giải pháp phù hợp vì tính năng bảo mật dữ liệu thông tin quan trọng của khách hàng, đáp ứng khắt khe các yêu cầu của ngành, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

Vậy các công cụ trong Google Workspace sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong ngành tài chính – ngân hàng như thế nào?

– Soạn thảo hợp đồng, tính toán tiền tệ qua Google Docs, Sheets: Soạn thảo hợp đồng, tài liệu nhân sự, các chính sách tài chính, lập báo cáo thu chi, tài chính, các khoản tiền cho khách hàng.

– Bảo mật an toàn kết nối qua Gmail: giao tiếp an toàn, chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác. Có các tính năng như xác thực đa yếu tố, mã hóa email và ngăn chặn thư rác giúp loại bỏ nguy cơ hacker đánh cắp thông tin và lấy cắp tài sản.

– Lưu trữ các báo cáo tài chính bảo mật qua Google Drive: lưu trữ và chia sẻ các hợp đồng, báo cáo tài chính an toàn, kiểm soát chặt chẽ. Các tính năng như phân quyền truy cập, theo dõi lịch sử chỉnh sửa và khả năng khôi phục các phiên bản cũ giúp doanh nghiệp có thể kịp thời sao lưu và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

– Tạo các cuộc họp thảo luận các các vấn đề chính trị qua Google Meet: tạo các cuộc họp trực tuyến an toàn, bảo mật với khách hàng, đối tác, nhân viên, thảo luận các vấn đề nhạy cảm về kinh tế và không cần lo ngại bị rò rỉ thông tin.

– Sắp xếp lịch họp với Google Calendar: lên lịch họp với đối tác, lịch sự kiện quan trọng.

– Ghi chú nhanh các công việc cần làm bằng Google Keep: nhân sự có thể ghi chú nhanh chóng các ý tưởng, thông tin quan trọng trong buổi họp với bộ phận, phòng ban, cũng như tạo các danh sách công việc cần làm.

– Hỗ trợ phân tích, tổng hợp dữ liệu tài chính, báo cáo xu hướng thị trường với Gemini for Google Workspace

Một trong những điểm đặc biệt và hữu ích khi doanh nghiệp tích hợp Gemini for Google Workspace đó là khả năng phân tích lượng lớn dữ liệu, từ đó đưa ra những dự báo xu hướng thị trường. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể lên chiến lược, đưa ra các quyết định tiên phong trong thị trường kinh tế biến động.

Ngành Công nghiệp sản xuất

Đây là một trong những ngành cũng phù hợp sử dụng bộ công cụ Google Workspace Frontline. Vì những nhân viên thuộc ngành công nghiệp sản xuất thường xuyên ở trong nhà máy và phải di chuyển nhiều. Bộ công cụ này sẽ tối ưu được chi phí cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng để đảm bảo được hiệu suất công việc.

– Kết nối với các đối tác, nhà cung cấp qua Gmail: hỗ trợ giao tiếp, liên lạc với các bên cung cấp, đối tác chuyên nghiệp, thuận tiện, đồng thời giúp lưu trữ lịch sử liên lạc và dễ dàng tìm kiếm các thông tin quan trọng.

– Lưu trữ các bản vẽ, tài liệu kỹ thuật qua Google Drive: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu sản xuất, bản vẽ kỹ thuật, báo cáo chất lượng cũng như hướng dẫn vận hành…

– Nhắc nhở lịch trình sản xuất bằng Google Calendar: lên lịch trình sản xuất, bảo trì thiết bị, nhắc nhở thêm các deadline quan trọng và đồng bộ lịch làm việc của toàn bộ đội ngũ sản xuất. Từ đó mọi người sẽ dễ dàng theo dõi lịch trình làm việc.

– Thảo luận về quy trình sản xuất qua Google Meet: tổ chức các cuộc họp trực tuyến để thảo luận thêm về quy trình sản xuất, giải quyết các vấn đề và đào tạo nhân viên, gặp gỡ các đối tác từ xa.

– Lập bảng, soạn thảo quá trình sản xuất bằng Docs, Sheets: soạn thảo kế hoạch sản xuất, lập bảng theo dõi quản lý nguyên vật liệu cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm.

– Bảo mật an toàn thông tin: sử dụng các tính năng quản trị viên, quản lý quyền truy cập và mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố để bảo vệ thông tin sản xuất quan trọng.

– Theo dõi hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng sản xuất với Gemini for Google Workspace

Gemini for Google Workspace hiện nay được tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến, giúp doanh nghiệp bảo vệ các dữ liệu về hàng hóa, quy trình khỏi các mối đe dọa. Đặc biệt hơn nữa, Gemini có thể phân tích dữ liệu từ các cảm biến trên máy móc để dự đoán các sự cố về thiết bị. Từ đó doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo trì kịp thời, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất.

Ngành Y tế

Đối với ngành dịch vụ y tế sức khỏe, Google Workspace for Healthcare cung cấp các công cụ có tính năng vượt trội giúp ngành y tế nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn dữ liệu và cải thiện được chất lượng chăm sóc sức khỏe bệnh nhân.

– Kết nối an toàn với các bác sĩ, y tá qua Gmail: hỗ trợ liên lạc, kết nối an toàn và bảo mật giữa các bác sĩ, y tá, nhân viên y tế cũng như bệnh nhân thông qua email. Các tính năng như chữ ký điện tử, mã hóa email sẽ giúp đảm bảo được sự chuyên nghiệp cũng như bảo mật quyền riêng tư tuyệt đối.

– Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng Google Drive: hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, các hình ảnh y tế bảo mật và các tài liệu sức khỏe quan trọng khác sẽ được lưu trữ trong nền tảng đám mây này. Ngoài ra, nó sẽ được sắp xếp hợp lý theo từng thư mục. Tính năng khôi phục và sao lưu sẽ giúp ích cho tổ chức bảo toàn dữ liệu.

– Lập bản báo cáo y tế, theo dõi sức khỏe bệnh nhân bằng Docs, Sheets, Slides: soạn các bản báo cáo y tế, bảng tính sẽ theo dõi tình hình sức khỏe của bệnh nhân từ đó đưa ra hướng nghiên cứu, giải quyết tình trạng bệnh, đồng thời các bác sĩ có thể sử dụng Slides để tạo các bài thuyết trình thảo luận về vấn đề y học trong các buổi hội thảo.

– Tổ chức các hội thảo, hội chẩn qua Google Meet: thực hiện hội chẩn từ xa, đào tạo nhân viên y tế và tư vấn sức khỏe bệnh nhân cũng sẽ dễ dàng hơn như video chân thật, dễ dàng trao đổi.

– Tạo lập các cuộc hẹn, các ca phẫu thuật, khám bệnh bằng Google Calendar: lên lịch hẹn khám chữa bệnh, các ca phẫu thuật, nhắc nhở về các lịch sự kiện quan trọng khác.

– Tối ưu thời gian tạo báo cáo và đề xuất kế hoạch chăm sóc sức khỏe với Gemini for Healthcare

Gemini for Google Workspace có thể hỗ trợ các chuyên gia y tế tiết kiệm thời gian tạo báo cáo y tế và phân tích dữ liệu. Ngoài ra, đây còn là công cụ hỗ trợ tóm tắt các thông tin y tế phức tạp, cá nhân hóa kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho từng bệnh nhân dựa trên tiền sử bệnh đã được lưu trữ. Từ đó, tổ chức y tế có thể cải thiện kết quả điều trị và nâng cao sự hài lòng về cách điều trị bệnh nhân.

Google Workspace không chỉ hỗ trợ các nhân viên y tế đơn thuần mà còn là giải pháp quan trọng giúp ngành y tế có thể tối ưu hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe và đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng của bệnh nhân.

Cơ quan chính phủ

Đặc biệt, Google Workspace for Government dành cho các cơ quan chính phủ đáp ứng đầy đủ các chính sách an toàn khi lưu trữ dữ liệu bảo mật cấp quốc gia. Ngoài ra, Google Workspace còn nâng cấp thêm chế độ mở rộng vận hành toàn cầu nhằm bảo vệ thông tin của các cơ quan khỏi những mối đe dọa nguy hiểm như phishing, malware, ransomware….

Sau đây chúng ta cùng xem qua các tính năng nổi bật đáp ứng nhu cầu của các cơ quan chính phủ như thế nào nhé.

– Thực hiện các bản báo cáo, công tác quản lý bằng Docs, Sheets, Slides: hỗ trợ soạn thảo văn bản, tạo các báo cáo văn bản pháp luật, tài liệu chính sách, quyết định nhà nước. Ngoài ra, các bài thuyết trình được tạo ra một cách chuyên nghiệp có thể phục vụ công tác quản lý và báo cáo rõ ràng, minh bạch.

– Lưu trữ các văn bản chính sách, hợp động cấp quốc gia qua Drive: không gian lưu trữ tập trung, an toàn các văn bản chính sách nội bộ tổ chức, hợp đồng đối tác cấp quốc gia và các tài liệu mật, tài liệu công khai.

– Hệ thống trao đổi thông tin bảo mật qua Gmail: Google Workspace cũng cung cấp hệ thống email bảo mật và chuyên nghiệp hỗ trợ trao đổi thông tin nội bộ và gửi các email thông báo cho công dân. Tính năng quản lý thư mục và tìm kiếm sẽ giúp tổ chức sắp xếp và truy cập các thông tin dễ dàng hơn.

– Xây dựng website, cổng thông tin điện tử Nhà nước bằng Google Sites: Xây dựng các website nội bộ và cổng thông tin điện tử để cung cấp các thông tin công khai mới nhất, hướng dẫn công dân thực hiện các thủ tục hành chính và trả lời thắc mắc của người dân.

– Thu thập ý kiến công chúng về dịch vụ công qua Google Forms: tạo các bản khảo sát trực tuyến để thu thập các ý kiến phản hồi từ nội bộ tổ chức và thu thập ý kiến từ công chúng về các dịch vụ công sắp triển khai.

– Triển khai các ứng dụng bằng AppSheet: hỗ trợ nhân viên tối ưu hóa thời gian khi triển khai các ứng dụng theo dõi quá trình, xử lý tài liệu và lên lịch trình trong nội bộ tổ chức.

– Tự động giải đáp thắc mắc của công dân, soạn các văn bản pháp lý bằng Gemini for Government

Trước hết, công cụ này hỗ trợ nhân viên dịch vụ công trả lời nhanh các câu hỏi của công dân một cách nhanh chóng đồng thời cá nhân hóa cuộc trò chuyện. Ngoài ra, bộ phận hành chính cũng có thể tối ưu thời gian soạn các văn bản pháp lý và tự động hóa tác vụ nhập dữ liệu, giảm thiểu sai sót.

Việc áp dụng Google Workspace không chỉ hỗ trợ cơ quan chính phủ trong việc tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường hiệu quả công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ đổi mới và nỗ lực cải cách hành chính, hướng tới xây dựng hệ thống theo kịp sự phát triển của thời đại mới, phục vụ người dân tốt hơn.

Website Designer

Còn đối với những nhà thiết kế Website có cần sử dụng Google Workspace hay không? Câu trả lời là có bạn nhé. Google Workspace hội tụ đầy đủ những tính năng và công cụ phù hợp đối với những nhà thiết kế website chuyên nghiệp, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện quan hệ cộng tác và đảm bảo tiến độ cho dự án.

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào chi tiết hơn về cách mà Google Workspace sẽ hỗ trợ Website Designer.

– Thiết kế website đơn giản, nhanh chóng với Google Sites: Đây chắc hẳn là một trong những công cụ không thể thiếu đối với các website designers. Bạn có thể tạo website đơn giản để trình bày portfolio đẹp mắt hoặc xây dựng các landing pages cho dự án sắp tới một cách nhanh chóng, dễ dàng chỉ với vài thao tác.

– Lưu trữ các bản thiết kế với Google Drive: người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ các tệp tin thiết kế đã hoàn thành như mockup, wireframe, hình ảnh hay thậm chí là những đoạn video cần nhiều dung lượng. Trong Google Drive, mọi tài liệu thiết kế của bạn sẽ luôn được đảm bảo an toàn và mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập vào phiên bản mới nhất.

– Quản lý Email khách hàng, doanh nghiệp qua Gmail: đây là cách để bạn có thể giao tiếp, trao đổi thông tin với khách hàng đối tác chuyên nghiệp hơn.

– Thảo luận ý tưởng thiết kế website với nhóm, khách hàng qua Google Meet: Tạo các cuộc gọi video online để thảo luận với nhóm hoặc với khách hàng về bản thiết kế website, có thể là những điểm cần khắc phục hoặc demo sản phẩm trực tiếp.

– Lên lịch hẹn với khách hàng, đặt deadline qua Google Calendar: tạo lịch hẹn với đối tác hoặc họp nhóm để bàn giao thiết kế. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng Google Calendar để đặt deadline hạn giao thiết kế website.

– Lên ý tưởng thiết kế, thuyết trình ý tưởng chuyên nghiệp qua Docs, Sheets, Slides:

Ba công cụ này sẽ hỗ trợ website designers trong việc soạn thảo các tài liệu yêu cầu của dự án, tạo các bảng tính theo dõi tiến độ công việc. Sau đó bạn dùng Google Slides để thiết kế bài thuyết trình chuyên nghiệp khi trình bày và dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp, khách hàng.

– Thiết kế hình ảnh đồ họa trên website với Gemini Imagen 3 

Imagen 3 được Google nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ AI nhằm mục đích tạo và thiết kế hình ảnh chất lượng cao. Các chuyên gia đánh giá Imagen 3 sở hữu các tính năng tạp lập hình ảnh mạnh nhất hiện nay, đáp ứng gần như chính xác và thỏa mãn nhu cầu người dùng. Vì vậy, các Website designers có thể tận dụng tích hợp ứng dụng Gemini Imagen 3 để thiết kế hình ảnh cho website nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Bằng cách kết hợp các công cụ trong Google Workspace, các Website Designers có thể hoàn thành các dự án một cách nhanh nhất, tạo ra những sản phẩm thiết kế chất lượng và đáp ứng đầy đủ mong muốn nhu cầu của khách hàng.

Editor Video

Hơn thế nữa, bên cạnh những tính năng hỗ trợ các tác vụ văn phòng, Google Workspace còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ biên tập viên video, từ đó bạn có thể tiết kiệm thời gian và có được những đoạn video ấn tượng.

Sau đây là cách mà Google Workspace hỗ trợ trong lĩnh vực Editor Video mà bạn có tham khảo:

– Quản lý, chia sẻ các thư mục tệp tin video dự án chuyên nghiệp trong Google Drive: tận dụng không gian lưu trữ an toàn cùng các tính năng phân bổ, sắp xếp hợp lý của Google Drive để quản lý các tệp video, dự án cũng như tài liệu âm thanh để làm nguồn cho các video sau.

– Tạo các bản thảo về cảnh quay, ý tưởng kịch bản với Google Docs: Video editors có thể sử dụng Docs để lên ý tưởng, viết ra những cảnh quay quan trọng, hoặc lên danh sách thông tin liên hệ của khách hàng cũng như đối tác.

– Thiết lập phân cảnh chi tiết theo thứ tự, quản lý ngân sách quay dựng bằng Google Sheets:

Bằng cách sử dụng công cụ này, người dùng có thể tạo bảng các phân cảnh chi tiết của video để quay dựng hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi dự án, quản lý ngân sách đầu tư cho video hoặc lên danh sách các hiệu ứng, âm thanh.

– Thuyết trình ý tưởng video bằng Google Slides: Ngoài ra, để gây ấn tượng với khách hàng, bạn có thể tạo các bản thuyết trình đẹp mắt và chuyên nghiệp để giới thiệu ý tưởng video cho khách hàng hoặc phòng ban nội bộ, sử dụng storyboard để trình bày các cảnh quay.

– Trao đổi các tệp video hoàn thành cho team, đối tác qua Gmail: Giao tiếp, liên lạc với khách hàng, đối tác để gửi video đã hoàn thành và nhận phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.

– Họp bàn về các ý tưởng, dự án qua Google Meet: Mời bộ phận nội bộ, khách hàng họp qua Google Meet để trao đổi nhanh về ý tưởng dự án cũng như cách chỉnh sửa, phân bổ cảnh quay hợp lý.

– Tích hợp liền mạch với các công cụ khác: để biên tập video chuyên nghiệp hơn, bạn có thể kết nối tài khoản Google Workspace với công cụ khác như Adobe Premiere Pro hoặc Final Cut Pro để truy cập tệp tin Drive nhanh chóng.

– Hỗ trợ tạo các thước phim video sống động, tạo bảng phân cảnh tự động bằng Công nghệ Veo AI

Mới đây nhất, trong sự kiện Google I/O, Google thông báo ra mắt ứng dụng hoàn toàn mới hỗ trợ tạo video bằng công nghệ AI mạnh mẽ. Với khả năng của mô hình AI tạo sinh, Veo AI có thể hỗ trợ người dùng tạo các video dài tối đa 1 phút 10 giây chỉ với vài câu lệnh, đáp ứng các phong cách thiết kế hình ảnh, nhạc nền đa dạng. Ngoài ra, Veo AI cũng hỗ trợ lập bảng phân cảnh chi tiết giúp Editor dễ theo dõi và chỉnh sửa video.

Tại sao doanh nghiệp nên dùng Google Workspace?

Vậy tại sao doanh nghiệp phải dùng Google Workspace? Google Workspace không chỉ là bộ công cụ thông thường mà còn mang đến những lợi ích tuyệt vời thiết thực hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh trong thời đại số.

Nâng cao, cải thiện hiệu suất làm việc

– Truy cập mọi lúc mọi nơi

Với Google Workspace, nhân viên văn phòng hay làm việc ngoài trời đều có thể sử dụng hiệu quả dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có thiết bị sử dụng kết nối Internet. Đây chính là một trong những lợi thế giúp tăng tính linh hoạt mà nhiều doanh nghiệp ưa chuộng ở bộ công cụ này.

– Làm việc nhóm hiệu quả

Các công cụ cộng tác trực tuyến sẽ cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, báo cáo, dự án đồng thời trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin dễ dàng hơn, giúp công việc được hoàn thành sớm hơn so với dự kiến.

– Tiết kiệm thời gian

Nhờ có khả năng tự động hóa và tích hợp thông minh, các tính năng và dịch vụ trong Google Workspace sẽ giúp giảm thiểu tối đa các công việc cần làm theo cách thủ công. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và tận dụng công sức đó vào những việc quan trọng hơn.

Tối ưu hóa chi phí

– Giải pháp đám mây tiết kiệm hơn

Google Workspace không yêu cầu các doanh nghiệp phải đầu tư chi phí vào phần cứng hay phần mềm đắt tiền, tốn nhiều ngân sách. Do đó, Google Workspace sẽ giúp tổ chức giảm chi phí ban đầu và chi phí bảo trì linh hoạt.

– Linh hoạt trong việc thanh toán

Hơn thế nữa, Google Workspace cung cấp các giải pháp gói linh hoạt, bắt đầu từ 78.000 đồng/người dùng/ tháng dành cho phiên bản Google Workspace Business và 583.000 đồng/ người dùng/ tháng đối với gói Workspace Enterprise.

Những mức giá trên là khi bạn đăng ký dịch vụ với GCS Vietnam. Ngoài ra, chúng tôi đang có chương trình ưu đãi giảm 60% cho khách hàng đăng ký mới.

Ngoài ra bằng cách cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thời gian lãng phí, Google Workspace gián tiếp hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành nhân sự.

Bảo mật và an toàn

– Bảo vệ dữ liệu tối ưu

Google Workspace được trang bị các công nghệ bảo mật hiện đại, tiên tiến nhất hiện nay, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các sự cố kết nối cũng như bị hacker tấn công.

– Sao lưu và phục hồi dữ liệu nhanh chóng

Tính năng tự động sao lưu và phục hồi dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong việc quản lý và bảo vệ tốt hơn các thông tin quan trọng của đối tác, khách hàng

– Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế

Google Workspace đã đặt ra các chính sách, quy định và tuân theo chặt chẽ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế của các nước, để nhằm đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn của dữ liệu khi doanh nghiệp cần kết nối chuyên sâu những thông tin quan trọng.

Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường

– Cập nhật nhanh nhất các công nghệ mới

Điều này thể hiện rõ nhất qua từng năm Google I/O được tổ chức. Google luôn cố gắng nghiên cứu và phát triển từng ngày có thêm những cập nhật về tính năng, công nghệ mới nhằm hỗ trợ con người có được những ứng dụng tuyệt vời sớm nhất. Mới đây, Google I/O 2024 đã cho ra mắt những bản cải tiến của Gemini for Business cũng như mô hình AI mới là Gemini 1.5 Flash có nền tảng mạnh mẽ, tích hợp đa tác vụ nhưng tốc độ xử lý nhanh hơn rất nhiều.

Ngoài ra còn có thêm công nghệ mới như Project Astra – trợ lý AI tiềm năng trong tương lai và Google AI Overviews. Tất cả đều chứng minh được khả năng cạnh tranh về công nghệ ngày càng lớn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng Google Workspace tích hợp với các công nghệ AI mới nhất của Google, điều đó cũng sẽ chứng tỏ được rằng doanh nghiệp đang đi trước thời đại và tiên tiến nhất về mặt công nghệ.

– Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Google Workspace cung cấp tên miền Email doanh nghiệp tùy chỉnh cũng như những tính năng công cụ khác giúp doanh nghiệp có được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng, đối tác.

Với những lý do kể trên, doanh nghiệp có thể nhận thấy rằng Google Workspace không chỉ là công cụ hỗ trợ công việc mà còn là giải pháp chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong thời đại số.

Lời kết

Trên đây là top 10 những ngành nên sử dụng Google Workspace để doanh nghiệp tham khảo và ứng dụng những công cụ và tính năng vào phát triển hệ thống cũng như đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp thời kỳ chuyển đổi số. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên gia Google của GCS Vietnam tư vấn cụ thể về giải pháp Google Workspace phù hợp nhất với quý doanh nghiệp.