Những mẹo và thủ thuật thay đổi cách bạn Gmail (Phần 2)

Tiếp tục series những mẹo sử dụng Gmail mà bạn nên biết. Phần 2 sẽ có thêm nhiều mẹo đỉnh cao hơn nữa khiến bạn trở thành chuyên gia văn phòng đáng ngưỡng mộ.

Ở Những mẹo và thủ thuật thay đổi các bạn dùng Gmail (Phần 1), GCS đã giới thiệu cho bạn 8 mẹo vô cùng đơn giản giúp bạn gửi nhận email đơn giản và linh hoạt hơn. Bạn có nhận thấy thay đổi tích cực khi sử dụng những mẹo đơn giản đó không? Nếu có, hãy tiếp tục theo dõi bài viết này, vì GCS còn rất nhiều mẹo hay tỏng Gmail muốn giới thiệu tới bạn. 

Tùy chỉnh Hiển thị hộp thư đến của bạn

Bạn không thích các tin nhắn đến của mình được chia thành các tab khác nhau như Hòm thư Chính, Mạng Xã hội hay Cập nhật? Gmail cho phép bạn tùy chỉnh hiển thị hộp thư đến theo sở thích của mình!

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải phía trên > chọn Loại hộp thư đến > Tùy chỉnh. 

nhung-meo-va-thu-thuat-thay-doi-cach-ban-gmail-phan-2-anh-1

Khi hộp thoại bật lên, bạn có thể chọn các danh mục thư Gmail bạn muốn trong tab hộp thư đến của mình.

nhung-meo-va-thu-thuat-thay-doi-cach-ban-gmail-phan-2-anh-2

Bạn muốn xem các email quan trọng và tin nhắn chưa đọc trước? Bật cài đặt Gmail cho hộp thư đến ưu tiên – cài đặt này hiển thị tất cả các email quan trọng và email chưa đọc của bạn trước tiên, email được gắn dấu sao thứ hai và mọi thứ khác ở dưới cùng.

Bạn có thể bật hộp thư ưu tiên bằng cách sử dụng biểu tượng cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở trên cùng bên phải.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-3

Báo lại thông báo qua email

Không ai muốn bị làm phiền với một dòng thông báo vô tận của điện thoại di động và máy tính để bàn về email, phải không?

Khi người dùng Gmail không muốn trả lời hoặc kiểm tra một chuỗi email vào lúc này, họ có thể kích hoạt tính năng báo lại của Gmail. Thao tác này sẽ ẩn email khỏi hộp thư đến của bạn và nó sẽ xuất hiện lại giống như một tin nhắn chưa đọc tại thời điểm bạn chọn.

Để báo lại các thư đến, hãy di chuột qua email và nhấp vào biểu tượng đồng hồ ở bên phải. Sau đó, chọn ngày và giờ bạn muốn email bật lên một lần nữa. Mọi email bạn đã tạm ẩn sẽ được lưu trữ trong thư mục Đã tạm ẩn (có thể được truy cập từ thanh bên trái).

Bạn thậm chí có thể tạo các tác vụ của Google từ email để đảm bảo rằng bạn nhớ trả lời những email đã tạm ẩn này. Chỉ cần kéo một email vào vùng Nhiệm vụ của thanh công cụ bên phải và nhiệm vụ cho email đó sẽ tự động được tạo.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-4

Tắt tiếng và lưu trữ email

Cần một giải pháp lâu dài hơn để tạm ẩn email? Cố gắng tắt tiếng các cuộc trò chuyện hoặc lưu trữ chúng. Khi bạn ẩn một chuỗi email, bạn sẽ ngừng nhận được thông báo mới về chuỗi cụ thể đó. Và khi một email được lưu trữ, nó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn và được lưu trữ riêng

  • Để tắt tiếng một cuộc trò chuyện, hãy chọn email, bấm vào dấu ba chấm, sau đó bấm vào Tắt tiếng.
  • Để bật tiếng một chuỗi email, hãy làm theo các bước tương tự – tùy chọn Tắt tiếng bây giờ sẽ được thay đổi thành Bật tiếng.
top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-5

Để lưu trữ một email, hãy chọn nó và nhấp vào nút lưu trữ ở bên phải. Để tìm một email đã lưu trữ, bạn sẽ phải mở tab Tất cả thư từ thanh bên trái. Để chuyển email trở lại hộp thư đến, hãy chuyển đến email và nhấp vào biểu tượng Chuyển đến hộp thư đến bên dưới thanh tìm kiếm.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-6

Tạo sự kiện từ lịch email

Gmail cho phép mọi người dùng Gmail tạo sự kiện Google Calendar ngay từ hộp thư đến của họ. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để tạo lời nhắc cho các cuộc họp và các sự kiện quan trọng khác cho chính bạn và bất kỳ ai nhận được email.

Để tạo sự kiện từ hộp thư đến của bạn, hãy chuyển đến thông báo email mà bạn muốn tạo sự kiện từ đó. Sau đó, nhấp vào ba dấu chấm bên dưới thanh tìm kiếm của Gmail và nhấp vào tạo sự kiện khi hộp thoại xuất hiện. Một cửa sổ Google Calendar sẽ xuất hiện và bạn có thể nhập các chi tiết liên quan

top 16 meo va thu thuat gmail hay nhat phan 2 anh 7

Tìm kiếm email theo công thức toán học

Việc sắp xếp hàng tấn email để tìm một thông điệp cụ thể có thể là một thách thức. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng ứng dụng email khách của Google, bạn có thể hợp lý hóa quá trình này với các toán tử tìm kiếm. Dưới đây là một số toán tử tìm kiếm hữu ích mà bạn có thể nhập vào hộp tìm kiếm của Gmail:

  • “ Size: xm ” (thay x bằng một số) – Ví dụ: nếu bạn nhập “ size: 5m ” vào thanh tìm kiếm của Gmail, mọi thư Gmail trên 5MB sẽ xuất hiện.
  • “ + ” (Dấu cộng) – tìm kiếm một từ chính xác trong hộp thư đến của bạn. Ví dụ: nhập “+ xem” sẽ trả về mọi đề cập đến “xem” trong hộp thư đến của bạn.
  • “ Older_than: xd ” (thay x bằng một số) – xem các email cũ hơn x số ngày. Thật hữu ích khi lọc ra và xóa các email cũ.
  • “ Is: Chat ” – xem tin nhắn trò chuyện từ các ứng dụng của Google như Google Chat.

Lưu ý: Google Meet và Google Trò chuyện đã thay thế ứng dụng nhắn tin trong Hangouts, vì vậy tin nhắn của bạn sẽ được chuyển sang Trò chuyện.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-8

Chặn người gửi thư rác

Mọi người đều có một thư mục thư rác chứa đầy các email không mong muốn, phải không? Mặc dù bạn có thể để mặc các tin nhắn rác, nhưng các tin nhắn rác chưa đọc sẽ tiếp tục chồng chất cho đến khi Gmail xóa chúng sau 30 ngày. Và việc có một thư mục spam lớn có thể làm giảm dung lượng lưu trữ Gmail hiện có của bạn.

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng chặn những người gửi thư rác , vì vậy họ không thể gửi cho bạn bất kỳ email mới nào. Chỉ cần vào thư mục Thư rác của bạn , chọn một email của người gửi mà bạn muốn chặn và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải. Sau đó, nhấp vào Chặn “(Tên).”

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-9

Sử dụng Gmail ngoại tuyến

Gmail cho phép bạn đọc, tìm kiếm và trả lời email ngay cả khi không có kết nối internet. Nhưng để sử dụng chức năng này, bạn cần có trình duyệt Chrome.

Bạn có thể bật Gmail ngoại tuyến bằng cách đi tới Cài đặt Gmail > Xem tất cả cài đặt > Ngoại tuyến.

Nhấp vào Bật thư ngoại tuyến, sau đó chọn cài đặt của bạn, số lượng email bạn muốn đồng bộ hóa trong ngày và các tùy chọn bảo mật của bạn.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-10

Gửi email bí mật

Gửi thông tin nhạy cảm qua email? Với chế độ bảo mật của Gmail , bạn sẽ không phải lo lắng về việc nó lọt vào tay kẻ xấu!

Để gửi một tin nhắn bí mật, hãy mở cửa sổ Soạn mới và nhập email của bạn. Ở dưới cùng, nhấp vào biểu tượng ổ khóa và đặt ngày hết hạn cho email. Bạn có thể cấp quyền truy cập vào email thông qua mật mã được gửi đến người nhận qua SMS hoặc email. Người nhận sẽ không có tùy chọn sao chép, in, chuyển tiếp hoặc tải xuống email.

Lưu ý : Cả email và mọi tệp đính kèm sẽ bị xóa khi hết hạn.

top-16-meo-va-thu-thuat-gmail-hay-nhat-phan-2-anh-11

Mỗi ngày, Google không ngừng cải tiến, cho ra mắt thêm nhiều tính năng mới để đáp ứng nhu cầu của từng người dùng. Có thể ngay bây giờ bạn chưa thấy chúng hữu ích với bạn, nhưng chắc chắn với sự phát triển của công nghệ, những tính năng này sẽ trở thành xu hướng mới. Vì vậy, bạn hãy là người đón đầu xu hướng ngay từ hôm nay với những tính năng cải tiến có trong Gmail, giúp giải quyết công việc của dễ dàng và nhanh gọn hơn rất nhiều. 

Trong những tính năng GCS giới thiệu cho bạn ở trên, có một số chỉ sử dụng được khi bạn sở hữu tài khoản Google Workspace. Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail có nhân, hãy nhấn nút đăng ký Google Workspace ngay dưới đây để trải nghiệm được tất cả tính năng của Gmail nhé.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top