Những mẹo sử dụng Google Docs song song với Microsoft Word

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản lâu đời, quen thuộc đối với người sử dụng từ trước tới nay. Với việc ra đời lâu năm nên hiện nay không có công cụ nào có thể ngang bằng về tính năng với Microsoft Word được. Những năm gần đây có một công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến vô cùng hữu ích được người dùng Internet ưa chuộng đó là Google Docs. Bên cạnh đó, việc Google Docs được tích hợp với Google Drive lại là một bước tiến mang đến cho người dùng sự hài lòng vì có thêm nhiều cơ hội hơn trong vấn đề xử lý văn bản và chia sẻ thông tin.

Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn các mẹo sử dụng Google Docs và Microsoft Word tốt hơn. 

Giao diện của Google Docs và Microsoft Word

Với sự vượt trội về các tính năng trong Word nhưng điều đó làm cho nó trở nên phức tạp khi nói đến giao diện người dùng, làm cho người mới bắt đầu sử dụng khá là khó khăn. Nhưng ở giao diện của Google Docs tương đối đơn giản để người dùng có thể chọn các tùy chọn khác nhau cho tài liệu của mình. 

Giao diện của Google Docs

Giao diện Google Docs cung cấp đầy đủ các tùy chọn chỉnh sửa cho người dùng, được hiển thị ở ngay trên cùng giao diện. Trong từng tab có các lựa chọn chỉnh sửa khác nhau. Ví dụ: Trong tab “Chèn” người dùng thực hiện các tùy chọn như: Hình ảnh, Bản vẽ, Biểu đồ, Đường kẻ ngang,…

Bật mí cho bạn mẹo sử dụng Google Docs sẽ nhanh hơn về soạn thảo văn bản so với Microsoft Word đó là khả năng nhập văn bản bằng giọng nói. 

Giao diện Microsoft Word 

Giao diện Microsoft Word đối với những người mới bắt đầu thì rất là khó sử dụng với nhiều tùy chọn rất phức tạp. Word chứa nhiều tab, và các tab này ở gần phía trên cửa sổ giao diện Word. Trong các tab cũng có một nhóm các tùy chọn khác nhau. 

Chia sẻ tài liệu với nhiều người 

Đối với Microsoft Word 

Chia sẻ tài liệu trên Word khá phức tạp người dùng phải truy cập vào tài khoản Onedrive để đưa tài liệu đó lên đám mây. 

Bước 1: Ở trên cùng bên phải màn hình nhấp vào Share 

Bước 2: Để cộng tác với mọi người thì bạn phải lưu file trên đám mây, hãy nhấn vào Save to Cloud.

Bước 3: Chọn file bạn muốn lưu tài liệu lên OneDrive

Bước 4: Thực hiện các tùy chọn: 

Có 2 cách để chia sẻ tài liệu của bạn với người khác: 

Cách 1:  Tùy chọn từng người bạn muốn chia sẻ (Cách này khá phức tạp mất nhiều thời gian nhưng có tính bảo mật cao.)

Cách 2: Chia sẻ qua link: Tuỳ thuộc vào quyền bạn muốn chia sẻ cho người khác như chỉ xem hay chỉnh sửa.

Đối với Google Docs

Chia sẻ tài liệu của bạn với nhiều người thì đối với Docs sẽ dễ dàng hơn nhiều so với Word.

Bước 1: Từ một tài liệu, nhấp vào Share (Chia sẻ) ở phía trên bên phải màn hình. 

Bước 2: Hộp tùy chọn xuất hiện, có 2 sự lựa chọn cho bạn: 

Lựa chọn 1: Chia sẻ qua Email.

Lựa chọn 2: Chia sẻ qua link.

Bước 3: Nhấp vào Done (Xong).

Chia sẻ tài liệu của bạn với người dùng Word

1. Từ một tài liệu, nhấp vào File (Tệp) -> Email -> Email as attachment (Gửi email dưới dạng tệp đính kèm).
2. Trong Đính kèm dưới dạng, hãy chọn định dạng (Word, PDF, v.v.).
3. Nhập địa chỉ email, chủ đề và tin nhắn.
4. Nhấp vào Send (Gửi).

Công tác với mọi người trên cùng một File

Cộng tác trên Microsoft Word 

Cả Word và Docs đểu có thể làm được điều này. Nhưng đối với Word thì bạn phải đưa tài liệu đó lên OneDrive và sau đó cộng tác với người trên trình duyệt online. Khi bạn gửi Email hay chia sẻ link thì mọi người có thể làm việc trên tài liệu đó, bạn sẽ nhìn thấy những thay đổi mà họ đang thực hiện.

Cộng tác trên Google Docs

Khi bạn chia sẻ tài liệu, tùy thuộc vào quyền truy cập mà mọi người có thể chỉnh sửa tài liệu, thêm nhận xét vào tài liệu đó.

Để theo dõi các thay đổi, ở trên cùng bên phải, nhấp vào Mũi tên xuống . Từ menu, đặt chế độ thành Đề xuất.

Để thêm và chỉ định một nhận xét:

Bước 1: Chọn văn bản bạn muốn nhận xét.

Bước 2: Nhấp vào Thêm bình luận .

Bước 3: Để gán nhận xét cho ai đó, hãy nhập + và email của người đó.

Bước 4: Nhập nhận xét của bạn, sau đó nhấp vào Comment (Nhận xét).