Những cách cơ bản để quản lý dữ liệu Google Sheets

Bạn đang cùng GCS đi vào hành trình khám phá những tiện ích của công cụ Google Sheets trong bộ công cụ Google Workspace (trước đây là G Suite). Hãy tiếp tục đồng hành cùng GCS đi tìm hiểu cách quản lý dữ liệu Google Sheets ngay trong bài viết dưới đây nhé. 

Thực hiện các thao tác cơ bản

Trong Google Sheets các chức năng của một trang tính cơ bản vẫn không có gì thay đổi so với chức năng cơ bản của excel.

Do vậy, hầu hết các thao tác cơ bản hoạt động theo cùng một cách trong Google Sheets và Microsoft Excel, chẳng hạn như:

• Di chuyển hàng và cột
• Thêm hoặc xóa hàng hoặc cột
• Thêm chức năng (tên chức năng giống nhau)
• In bảng tính
• Sao chép và dán dữ liệu

Đây là các thao tác cơ bản nhất mọi người thường gặp khi sử dụng Microsoft Excel và Google Sheets cũng không ngoại lệ.

Tìm kiếm Data 

Cách tìm kiếm data trên Google Sheets không khác gì so với Excel, mà còn được tối ưu gọn gàng hơn trên thanh công cụ góc bên trái.

Tìm kiếm data dễ dàng chỉ cần vài thao tác đơn giản, không bị phức tạp hóa các chức năng. Bảng dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cụ thể hơn về cách tìm kiếm data trên Google Sheets và có sự so sánh với Excel.

Cách để Find & Select (Tìm và chọn) trong Microsoft Excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần tìm kiếm. Để tìm kiếm trên toàn bộ tập tin, nhấp chuột vào bất kỳ ô nào trên trang hoạt động.

Bước 2: Mở hộp thoại Find and Replace trong Excel bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột vào tab Home > Editing > Find & Select > Find…

Bước 3: Trong ô Find what, gõ vào ký tự mà bạn đang muốn tìm kiếm (văn bản hay dạng số) và nhấn chuột chọn Find All hoặc Find Next.

Khi bạn chọn Find Next, Excel sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, nhấn chuột lần thứ hai sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ hai và cứ như vậy.

Khi bạn chọn Find All, Excel sẽ mở ra một danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, và bạn có thể nhấn chuột chọn bất kỳ mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương ứng.

Cách để Find & Replace (Tìm và thay thế) trong Google Sheets

1. Trong Google Sheets , mở bảng tính và nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) sau đó chọn Find and replace (Tìm và thay thế).
2. Bên cạnh Find (Tìm), nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm.
3. Bên cạnh Replace with (Thay thế bằng), nhập dữ liệu mới.
4. Bên cạnh Search (Tìm kiếm), hãy chọn Google Sheets bạn muốn tìm kiếm.
5. (Tùy chọn) Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy chọn các tùy chọn bổ sung.
   Bạn có thể làm cho tìm kiếm của mình phân biệt chữ hoa chữ thường, tìm các kết quả phù hợp chính xác, sử dụng biểu thức chính quy hoặc tìm kiếm trong công thức.
6. Chọn một tùy chọn để thay thế dữ liệu:

• Để thay thế từng trường hợp một, hãy nhấp vào Find (Tìm) sau đó chọn Replace Thay thế).
• Để thay thế tất cả các trường hợp, hãy nhấp vào Replace all (Thay thế tất cả).

Xem các thay đổi đối với Data

Bạn muốn xem lại các phiên bản trước hay muốn thay đổi phiên bản hiện tại dù trên Excel hay Google Sheets thực hiện vô cùng đơn giản:

Trong Google Sheets bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản có khi chỉ là 1 – 2 cú nhấp chuột là ta có thể xem và thay đổi các phiên bản mà ta muốn khôi phục, hay thay đổi. Bảng bên dưới sẽ hướng dẫn chi tiết bạn cách sử dụng trong Google Sheets và trong cả excel như thế nào.

Theo dõi các thay đổi trong Microsoft Excel

Để bật Theo dõi Thay đổi:

1. Từ tab Review, nhấp vào lệnh Track Changes (Theo dõi Thay đổi), sau đó chọn Highlight Changes (Đánh dấu các Thay đổi) từ trình đơn thả xuống.
2. Các Highlight Changes (Đánh dấu các Thay đổi) hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn hộp bên cạnh  Track changes while editing (Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa). Xác minh rằng hộp được chọn cho các Highlight changes on screen (Đánh dấu các thay đổi trên màn hình), sau đó bấm OK.
3. Nếu được nhắc, hãy bấm OK để cho phép Excel lưu sổ làm việc của bạn.
4. Theo dõi Thay đổi sẽ được bật. Hình tam giác và màu đường viền sẽ xuất hiện trong bất kỳ ô nào bạn chỉnh sửa. Nếu có nhiều người đánh giá, mỗi người sẽ được chỉ định một màu khác nhau.
5. Chọn ô đã chỉnh sửa để xem tóm tắt các thay đổi được theo dõi. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã thay đổi nội dung của ô D14 từ ? để làm quen với nhóm của bạn.

Cách để xem lịch sử phiên bản trên Google Sheets

Lịch sử phiên bản cho biết ai đã thực hiện thay đổi (và thời điểm) đối với bảng tính. 

1. Trong Google Sheets, hãy mở tệp.
2. Nhấp vào File chọn Version history (Lịch sử phiên bản) chọn See version history ( Xem lịch sử phiên bản).

Cách xem những ai đã nhận xét, chỉnh sửa, di chuyển hoặc chia sẻ bảng tính.

1. Mở Drive và nhấp một lần vào bảng tính để chọn nó.
2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Xem chi tiết .
3. Nhấp vào Activity (Hoạt động).

 Hạn chế chia sẻ dữ liệu

Một tính năng rất hay và thú vị trong Google Sheets bạn cần lưu ý tới đó là:

1. Trong bảng tính bạn là chủ sở hữu, hãy nhấp vào Share (Chia sẻ).
2. Nhấp vào Advanced (Nâng cao).
3. Chọn một hoặc cả hai hộp sau:

• Prevent editors from changing access and adding new people (Ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới)
• Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers (Tắt các tùy chọn tải xuống, in và sao chép cho người nhận xét và người xem)

4. Nhấp vào Save changes (Lưu thay đổi).
5. Nhấp vào Done (Xong).

Một tính năng rất hay và thú vị khi bạn có thể hạn chế được những thành viên không có vai trò trong file đó. Tính bảo mật file cho doanh nghiệp của bạn sẽ được nâng cao hơn.

Sử dụng phím tắt

Bạn muốn các thao tác trở nên nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian Google Sheets có vô vàn các phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác.

Google Sheets: Xem danh sách đầy đủ các phím tắt

1. Mở Google Sheets.
2. Đối với Windows và Chrome OS, nhấn Ctrl + / .
3. Đối với Mac, nhấn ⌘ + / .

Google Sheets một công cụ tuyệt vời mà Google mang đến cho bạn trải nghiệm quen thuộc cũng có chút mới lạ và đầy thú vị. Cùng chờ đón thêm những bài viết đầy điều bí ẩn dần được bật hé lộ sắp tới nhé.