10 lý do Google Workspace đáng để nâng cấp

Chắc hẳn bạn đã quá quen với việc sử dụng Gmail hay Google Meet để trò chuyện với bạn bè hay Google Drive để chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp. Các phiên bản dành cho người dùng của những ứng dụng này giúp các nhóm giao tiếp và cộng tác dễ dàng, đồng thời chúng còn được miễn phí. Vì vậy, tại sao lại phải nâng cấp doanh nghiệp của bạn sử dụng Google Workspace?

Câu trả lời là Google Workspace cho phép doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu, vì vậy doanh nghiệp có thể bảo mật và tối ưu hóa dữ liệu, chia nhỏ các kho chứa thông tin và tận dụng trí thông minh nhân tạo (AI) để giúp các nhóm cộng tác nhanh hơn và được cung cấp thông tin tốt hơn bao giờ hết.

Google Workspace giúp doanh nghiệp trải nghiệm những lợi ích của chuyển đổi số theo cách đúng nhất. Dưới đây là 10 lý do để nâng cấp dịch vụ Google Workspace ngay hôm nay.

Đôi nét về 10 lý do Google Workspace đáng để nâng cấp

Sử dụng email tên miền doanh nghiệp thông qua ứng dụng Gmail​

Với Google Workspace, bạn có được tất cả các tính năng, độ tin cậy và sự quen thuộc của Gmail, nhưng với tên miền của doanh nghiệp bạn. Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm người dùng mà họ đã quen với Gmail dành cho người tiêu dùng, vì vậy họ có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công việc của mình. Đối với nhà tuyển dụng, đó là một email cấp doanh nghiệp cao cấp mà họ có thể kiểm soát và bảo mật mà không cần duy trì máy chủ email và họ có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người người dùng khi thay đổi quy mô kinh doanh.

Lưu trữ và chia sẻ các tệp không giới hạn qua Google Drive

Mỗi người dùng có một tài khoản Drive nơi họ có thể lưu trữ ghi chú, bản nháp và các tệp khác mà đồng đội của họ không cần truy cập. Ngoài ra, mỗi nhóm có thể có Drive nhóm của riêng mình, nơi người dùng có thể chia sẻ tài liệu hoặc tài nguyên mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập. Tất nhiên, họ cũng có thể chia sẻ tệp và thư mục với nhau bằng cách sử dụng phiên bản Drive dành cho người tiêu dùng, nhưng trước tiên họ phải cấp quyền truy cập và chỉ định quyền cho mỗi người dùng theo cách thủ công. Việc này không chỉ mất nhiều thời gian hơn mà nếu chủ sở hữu tài liệu quên đưa ai đó cần quyền truy cập, người đó phải yêu cầu quyền và đợi cho đến khi chủ sở hữu tài liệu kiểm tra email của họ.

Với Drive nhóm, tất cả những người cần quyền truy cập đã có quyền truy cập và nếu nhân viên rời khỏi công ty, người quản lý Drive nhóm có thể nhanh chóng thu hồi quyền truy cập của họ vào bất kỳ dữ liệu nào của công ty. Nếu mọi người lưu trữ và chia sẻ tệp từ tài khoản Google cá nhân của họ, thì mọi người phải nhớ thu hồi quyền truy cập từ đồng nghiệp cũ.

Cả Drive cá nhân và Drive nhóm đều có bộ nhớ đám mây không giới hạn trong Google Workspace. Dung lượng bộ nhớ được giới hạn ở 30GB trong Google Workspace Business Starter – vẫn gấp đôi những gì bạn nhận được trong phiên bản miễn phí.

Cộng tác trong thời gian thực​

Hợp tác luôn là một thách thức, ngay cả khi tất cả mọi người đều ở trong văn phòng.  Trong đại dịch COVID-19, 71% các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã chuyển hoạt động từ thế giới thực sang ảo, việc cộng tác lại càng trở nên khó khăn hơn. Google Workspace bao gồm một loạt các ứng dụng cộng tác dành riêng cho phiên bản Business hoặc được nâng cấp từ phiên bản miễn phí.

Với tính năng đồng chỉnh sửa theo thời gian thực trong Google Workspace, các nhóm có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu, trang tính hoặc trang trình bày cùng một lúc, điều này giúp loại bỏ quyền kiểm soát phiên bản trong khi các nhóm làm việc tại nhà . Các thay đổi xảy ra ngay lập tức, vì vậy mọi người có thể xây dựng ý tưởng cùng nhau và đạt được sự đồng thuận nhanh hơn với các mục nhận xét và hành động. Nếu họ vẫn cần nói chuyện, các thành viên trong nhóm có thể lên lịch cuộc họp qua Lịch nhóm, gọi video với Google Meet – không giới hạn thời gian. Với Google Currents, bạn thậm chí có thể tạo mạng xã hội nội bộ của riêng mình để hợp lý hóa giao tiếp trong toàn tổ chức, chia sẻ nội dung có liên quan với nhân viên của bạn, bắt đầu thảo luận và để nhân viên cân nhắc khi nhóm lãnh đạo của bạn tìm ra đâu là “điểm bình thường mới” của công ty.

Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác

Bằng cách tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng năng suất khác, nhóm của bạn có thể làm việc liền mạch trên các nền tảng, tất cả đều từ bên trong ứng dụng Google Workspace. Nhân viên truy cập các ứng dụng công việc chỉ bằng một lần đăng nhập và họ không mất thời gian chuyển qua chuyển lại. Công ty của bạn được nâng cao năng suất và bạn không phải lo lắng về sự mâu thuẫn dữ liệu và lỗi của con người.

Ví dụ: với tích hợp CRM, nhân viên bán hàng và đại diện dịch vụ khách hàng có thể tự động thực hiện các nhiệm vụ, cuộc gọi, cuộc họp và email trong Salesforce mà không cần rời khỏi Gmail. Họ cũng có thể xem thông tin chi tiết về liên hệ và tài khoản từ Salesforce trong Google Workspace và dễ dàng kéo dữ liệu CRM vào Google Sheets.

Quản lý tất cả từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Các bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Workspace cho phép bạn quản lý dữ liệu của bạn, người dùng và các ứng dụng từ một cổng duy nhất. Trang tổng quan trực quan cho phép bạn thêm và xóa người dùng và nhóm, tùy chỉnh trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, tạo vai trò, chỉ định quyền và thiết lập bảo mật cấu hình.

Ví dụ: bạn có thể chặn các ứng dụng không đáng tin cậy, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Nếu họ đăng nhập vào Google Workspace hoặc các ứng dụng có liên quan từ một máy tính hoặc thiết bị di động mới, Google sẽ gửi một tin nhắn văn bản kèm theo mã xác minh mà họ phải nhập trước khi có thể truy cập vào dữ liệu của công ty. Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao – kiểm tra các mối đe dọa bảo mật – cũng như phân tích bảo mật và đề xuất phương pháp hay nhất để giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Quản lý điểm cuối (Endpoint Management)

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép bạn kiểm soát tài khoản Google Workspace; Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.

Với Quản lý điểm cuối không gian làm việc của Google, bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động một cách nhanh chóng và quy mô. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.

Lưu trữ dữ liệu kinh doanh với Google Vault

Vault cho phép bạn bảo quản dữ liệu quan trọng, ngay cả từ các tài khoản bị tạm ngưng. Bạn có thể đặt quy tắc lưu giữ và lưu trữ trên một số ứng dụng Google Workspace nhất định để bảo vệ dữ liệu người dùng – ngay cả từ các tài liệu đã xóa và tài khoản bị tạm ngưng. Điều này giúp ngăn ngừa mất dữ liệu khi nhân viên rời công ty và có thể giúp nhóm pháp lý của bạn vượt qua các vấn đề tiềm ẩn.

Tìm kiếm toàn cầu giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong dữ liệu của mình và nội dung có thể được xuất sang các định dạng khác nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng Vault để theo dõi hoạt động của người dùng và xem các tìm kiếm, lượt xem nội dung và xuất của họ.

Khởi chạy các trang web với Google Sites

Bạn cần một trang web cho công ty khởi nghiệp của mình? Hoặc bạn là một công ty đã thành lập và cần một cách tương tác mới để chia sẻ thông tin với khách hàng hoặc nhóm từ xa của bạn?

Với Google Sites, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để tạo ra các trang web hấp dẫn, chất lượng cao – không cần kinh nghiệm lập trình. Họ có thể dễ dàng kéo nội dung từ các ứng dụng Google Workspace và kéo và thả nó vào các lưới hoặc mẫu. Họ cũng có thể đồng chỉnh sửa dự án, thêm nhận xét và quản lý quyền truy cập giống như cách họ làm trong Google Docs.

Nhận năng suất và thông tin chi tiết do AI hỗ trợ

Google Workspace thúc đẩy việc học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các dạng AI khác để loại bỏ xung đột, tự động hóa các tác vụ đơn giản và trang bị cho nhóm của bạn thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu mà họ cần để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Ví dụ: khi nhân viên đặt cuộc họp ảo trong Google Calendar, Google Assistant sẽ tự động tìm thời gian và thêm các phòng được tối ưu hóa cho từng người tham dự. Tính năng Soạn thư thông minh trong Gmail theo đúng nghĩa đen có thể kết thúc câu cho họ, trong khi Nudge nhắc họ trả lời tin nhắn. Google Sheets cũng được tích hợp với BigQuery, vì vậy nhân viên có thể quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu thô, theo thời gian thực một cách thuận tiện.

Cho phép trải nghiệm nhất quán trên các thiết bị

Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet, nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất. Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang của Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị mà họ sử dụng để truy cập Google Workspace, vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, bạn vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ tổng quan thực sự hữu ích của GCS Vietnam khi nói về chủ đề top 10 lý do Google Workspace đáng để nâng cấp. Nếu quý khách có thắc mắc gì về nội dung hoặc muốn liên hệ nâng cấp Google Workspace cho doanh nghiệp thì hãy để lại thông tin ở phần Livechat bên dưới ngay.