Làm việc nhóm trong Google Sheets khoa học và thông minh

Bạn đã biết cách tạo các Sheets để thiết lập kế hoạch dự án cùng làm việc với nhóm của mình chưa. Hãy cùng GCS thực hiện các công việc để bắt đầu đưa Google Workspace đi vào hoạt động và làm việc nhóm trong Google Sheets khoa học và thông minh hơn nhé.

Bảo mật nội dung quan trọng

Đôi khi có những phần nội dung bạn không muốn nhóm của mình chỉnh sửa. Đặt nội dung nhất định được bảo vệ để không thể chỉnh sửa hoặc chỉ những người cụ thể mới có thể chỉnh sửa.

Bảo mật nội dung quan trọng:

1. Chọn các ô bạn muốn bảo vệ.
2. Nhấp vào Data (Dữ liệu), sau đó chọn Protected sheets and ranges (Trang tính và phạm vi được bảo vệ).
3. Nhấp vào Set permissions (Đặt quyền).
4. Chọn một sự lựa chọn:

• Để hạn chế bất kỳ thay đổi nào đối với những người nhất định, hãy chọn Restrict who can edit this range (Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này) và chọn người có thể chỉnh sửa ô.
• Để hiển thị cảnh báo để cảnh báo mọi người trước khi họ thực hiện thay đổi, hãy chọn Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này).

5. Nhấp vào Done (Xong).

Tạo nhóm cho nhóm của bạn

Để gửi email đến nhóm của bạn bằng một địa chỉ email duy nhất và đơn giản hóa việc chia sẻ, hãy thiết lập danh sách email Google Groups.

Lưu ý: Khi bạn chia sẻ với một nhóm, tất cả các thành viên sẽ có cùng một cấp truy cập.

Khi bạn thêm những người mới vào nhóm của mình, họ sẽ tự động có quyền truy cập vào nội dung bạn đã chia sẻ trước đó với nhóm. Tương tự, nếu bạn xóa ai đó khỏi nhóm, người đó sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào bạn đã chia sẻ với nhóm.

Tạo một nhóm danh sách email:

1. Trong Groups (Nhóm), bấm Create Group (Tạo Nhóm).
2. Nhập tên nhóm và địa chỉ email của nhóm.
3. Nếu bạn muốn, hãy thêm mô tả về nhóm. Bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ chính của nhóm.
4. Bên cạnh Loại nhóm, chọn Email list (Danh sách email).
5. Bên cạnh Quyền cơ bản, hãy chọn người có thể xem chủ đề, đăng bài và tham gia nhóm. 
6. Nhấp vào Create (Tạo).
7. Nhấp vào Invite people to join the group (Mời mọi người tham gia nhóm).
8. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia nhóm.
9. Nhấp vào Send invites (Gửi lời mời).

Chia sẻ bảng tính với nhóm của bạn

Tiếp theo, chia sẻ kế hoạch dự án với các thành viên trong nhóm của bạn (hoặc với nhóm bạn đã tạo cho nhóm của mình).

Chia sẻ tệp bạn sở hữu hoặc có thể chỉnh sửa:

1. Trong Google Sheets, mở file bạn muốn chia sẻ.
2. Nhấp vào Share (Chia sẻ).
3. Nhập các địa chỉ email riêng lẻ (hoặc chỉ địa chỉ Google Groups của nhóm dự án của bạn).
4. Chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho mọi người:

• Viewer (Người xem) — Mọi người có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.
• Commentor (Người bình luận) — Cộng tác viên có thể thêm nhận xét, nhưng không thể chỉnh sửa nội dung.
• Editor (Biên tập viên) — Cộng tác viên có thể thêm và chỉnh sửa nội dung hoặc thêm nhận xét. Nếu bạn muốn các thành viên trong nhóm của mình tự cập nhật kế hoạch dự án, hãy chọn tùy chọn này.

5. (Tùy chọn) Thêm ghi chú mô tả kế hoạch dự án.
6. Nhấp vào Send (Gửi).

Mọi người mà bạn đã chia sẻ tệp sẽ nhận được email có liên kết đến tệp đó. Nếu bạn đã cấp cho các thành viên trong nhóm của mình quyền chỉnh sửa, họ có thể:

• Thêm hoặc cập nhật nội dung, như nhiệm vụ, chủ sở hữu và ngày hoàn thành.
• Lọc nội dung để hiển thị những gì họ quan tâm.
• Chèn nhận xét gửi đến những người cụ thể.
• Cập nhật trạng thái cho các nhiệm vụ.
• Thêm ghi chú mô tả vào nhiệm vụ.

Thêm hộp kiểm

1. Trong Google Sheets, hãy mở Sheet và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
2. Nhấp vào Insert (Chèn), sau đó chọn Checkbox (Hộp kiểm).
3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị là FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị là TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Tạo chế độ xem bộ lọc

Bạn muốn xem các nhiệm vụ được giao cho bạn hoặc đến hạn vào một ngày cụ thể? Tạo chế độ xem bộ lọc.

1. Ở phía trên, bấm vào Data (Dữ liệu) chọn Filter views (Các chế độ xem bộ lọc), rồi chọn Create new filter view (Tạo xem bộ lọc mới).
2. Ở góc trên cùng bên trái, nhấp vào bên cạnh Name (Tên) và nhập tên cho chế độ xem bộ lọc.
3. Nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn các tùy chọn để sắp xếp và lọc dữ liệu.
4. (Tùy chọn) Để gửi liên kết đến chế độ xem bộ lọc qua email, hãy sao chép URL và dán vào email.
5. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào dấu X để đóng chế độ xem bộ lọc của bạn. Chế độ xem bộ lọc của bạn được lưu tự động.

Thêm nhận xét và trả lời

1. Trong Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn văn bản bạn muốn nhận xét về.
2. Nhấp vào biểu tượng Thêm bình luận .
3. Nhập bình luận của bạn vào ô.
4. (Tùy chọn) Để hướng công việc của bạn hoặc nhận xét đến một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến tệp.
5. (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Assign to (Chỉ định cho).
6. Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định).

Công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn khi có nhiều người cùng làm việc một lúc với bạn. Nếu như trước kia bạn dùng Microsoft Excel bạn thường phải làm việc độc lập, mọi tài liệu bạn chia sẻ cho mọi người đều phải tải xuống máy tính mới xem được. Nhưng khi sử dụng Google Sheets công việc của bạn và mọi người cũng trở nên dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian.