Làm thế nào để soạn thảo một email chuyên nghiệp?

Với giao diện dễ sử dụng và tính phổ biến của email thì hiện nay nó đã trở thành bạn đồng hành không thể thiếu của bạn trong quá trình học tập, làm việc, tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp. Đã quá quen thuộc với cách làm việc trên email, tuy nhiên việc gửi email sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất vẫn đang là một dấu chấm hỏi lớn. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tốt nhất để tạo dựng một email kinh doanh chuyên nghiệp, sao cho các email bạn gửi đi không chỉ gửi gắm những thông điệp, thông tin mà còn toát lên những hình ảnh, phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty bạn.

1. Lựa chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng trong kinh doanh. Nến bạn đang làm việc cho một tổ chức, cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác uy tín và chuyên nghiệp (ví dụ: @gcs.vn). Còn nếu bạn là cá thể, sử dụng email cá nhân thì hãy đặt một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự và đem lại sự tin tưởng

Một số quy tắc cơ bản để lập một địa chỉ email kinh doanh chuyên nghiệp:

Quy tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp để lập email: 

Sử dụng email kèm tên miền riêng để tăng độ chuyên nghiệp

Để tạo ấn tượng tốt cho địa chỉ email của bạn, trước tiên bạn cần làm là hãy mua một tên miền dành riêng cho doanh nghiệp của bạn 

Ví dụ: Tên bạn@tên miền (Nam@hvn.vn)

Lợi ích của việc sử dụng email theo tên miền riêng:

• Tạo được sự chuyên nghiệp và uy tín 
• Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng 
• Tùy chỉnh thêm, xóa, sửa người dùng khi có thay đổi về nhân sự.
• Những tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam hiệu quả, dung lượng lớn, chủ động kiểm soát email gửi và nhận, có tính bảo mật và có thể truy cập email bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu.

Quy tắc 2: Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: tránh dùng nickname và số

Tránh sử dụng kí tự đặc biệt trong email làm việc

Ngoài tên miền của bạn. một thành phần quan trọng nữa là cách lập địa chỉ là tên người dùng của bạn.

Ví dụ: Trần Văn Bình

Bạn có thể đặt tên email của mình theo các cách sau:

Nguyên tên: Binh@tên miền

Tên, đệm và họ viết tắt: Binhvt@tên miền

Họ và tên: Binhtran@tên miền

Có thể sử dụng tên miền chung theo công ty hoặc bộ phận chuyên trách: VD: kinhdoanh@gcs.vn

Quy tắc 3: Tạo địa chỉ email đặc biệt, thuyết phục biểu thị trên trang web

GCS.vn cung cấp địa chỉ email theo tên miền riêng và hơn thế nữa

Để tạo sức thuyết phục có lẽ việc lập địa chỉ email chung khả quan hơn. Nó thuận tiện trong việc chuyển các thông tin nhanh đến các thành viên trong bộ phận nhất định để cùng trao đổi và xử lý công việc.

Hiện nay, email không chỉ để liên hệ, trao đổi đơn thuần mà nó còn giúp tiếp nhận thư và gửi thư đi, kiểm soát được dữ liệu của người ra người vào. Email cũng chứng minh được rằng doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp hợp pháp, đáng tin cậy để có thể đầu tư hay hợp tác làm ăn

2. Một số lưu ý cần biết trước khi soạn mail

Trước khi soạn một email, bạn nên cần chú ý một số thông tin sau để tránh gây phiền phức cho khách hàng cũng như không tạo được sự chuyên nghiệp của bạn:

• Tìm hiểu về đối tượng mà bạn sẽ gửi mail: điều này sẽ giúp bạn có cách trình bày và dùng từ ngữ phù hợp và chính xác hơn.
• Thời gian gửi email: Bạn nên gửi mail vào khoảng thời gian từ 8-9h sáng vì đây là thời điểm bắt đầu công việc, khách hàng sẽ check mail và tỷ lệ reply email của bạn cũng sẽ cao hơn.
• Tránh gửi mail spam
• Không sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân
• Đọc lại email trước khi gửi
• Chú ý không nên soạn hay gửi mail trong lúc tâm trạng bất ổn (đang cáu giận, say xỉn, buồn bã, bực bội,…)

Bên cạnh đó, trong quá trình soạn mail, bạn nên chú ý đến dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể:

• Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên
• Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng và địa danh phải viết hoa.
• Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
• Dấu ngoặc đơn hay ngoặc kép phải viết vào ký tự ngay trước và sau chúng.
• Hai chữ nối tiếp nhau cách nhau một dấu cách, không được viết hoa.
• Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy để tách ý
• Chia đoạn nếu viết dài và lưu ý không sử dụng quá nhiều dấu chấm than.

Những sai lầm nên tránh khi gửi mail:

Sai lầm 1: Bỏ trống tiêu đề email

Điền tiêu đề email giúp cho người nhận có cảm giác muốn đọc hơn

Hãy tưởng tượng nếu bạn là người nhận thư, điều đầu tiên người nhận muốn đọc đó là tên người gửi và sau đó là tiêu đề email. Một bức thư mà  không có tiêu đề, quá mơ hồ hay khó hiểu sẽ tạo khó chịu cho người nhận, không những không tiếp tục đọc mà thậm chí có thể xóa luôn thư của bạn ra khỏi list. Muốn tạo được sự thiện cảm từ người nhận hãy đặt tiêu đề ngắn gọn súc tích dễ hiểu, đi thẳng vấn đề chính để công việc diễn ra nhanh chóng hơn.

Sai lầm 2: Email chưa có nội dung rõ ràng

Nội dung emai nên tập trung vào vấn đề, tránh quá dài dòng hoặc quá vắn tắt

Việc này sẽ khiến cho người nhận thư có thể không hiểu hoặc hiểu sai nội dung bạn muốn truyền tải. Và điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của bạn.

Sai lầm 3: Đính kèm file quá lớn, đường link file kỳ quái

Nên sử dụng các host upload như Google Drive để tăng độ tin cậy

Tránh gửi những tập tin chứa quá nhiều dung lượng vì nó mất nhiều không gian lưu trữ và thời gian để tả về.

Sai lầm 4: Sử dụng CC và BCC đúng cách

Giống nhau: Chúng đều được sử dụng với mục đích gửi email cho nhiều người một lúc.

Khác nhau:

• CC: công khai danh tính những người nhận mail khác
• BCC: ẩn danh sách người nhận mail với người khác, giữ bí mật thông tin.

Vậy nên dùng CC hay BCC?

Trong thực tế, có thể sử dụng cả hai. Tuy nhiên, CC sẽ giúp chúng ta xây dựng được nhiều lợi thế hơn và tăng độ tin tưởng hơn cho khách hàng, vì có thể cho các khách hàng biết được bạn gửi cho những ai (ví dụ như sếp bạn muốn biết bạn gửi cho những khách hàng nào).

Còn với BCC thì bí mật danh tính, không được lộ thông tin các khách hàng. Kiểu gửi này giúp bạn có thể gửi những thông tin không cần thiết với người khác.