Làm thế nào để soạn thảo một email chuyên nghiệp?

Với giao diện dễ sử dụng và tính phổ biến của email thì hiện nay nó đã trở thành bạn đồng hành không thể thiếu của bạn trong quá trình học tập, làm việc, tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp. Đã quá quen thuộc với cách làm việc trên email, tuy nhiên việc gửi email sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất vẫn đang là một dấu chấm hỏi lớn. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tốt nhất để tạo dựng một email kinh doanh chuyên nghiệp, sao cho các email bạn gửi đi không chỉ gửi gắm những thông điệp, thông tin mà còn toát lên những hình ảnh, phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty bạn.

  1. Lựa chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng trong kinh doanh. Nến bạn đang làm việc cho một tổ chức, cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác uy tín và chuyên nghiệp (ví dụ: @gcs.vn). Còn nếu bạn là cá thể, sử dụng email cá nhân thì hãy đặt một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự và đem lại sự tin tưởng

Một số quy tắc cơ bản để lập một địa chỉ email kinh doanh chuyên nghiệp:

Quy tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp để lập email: 

img 601d3bac57eae

Sử dụng email kèm tên miền riêng để tăng độ chuyên nghiệp

Để tạo ấn tượng tốt cho địa chỉ email của bạn, trước tiên bạn cần làm là hãy mua một tên miền dành riêng cho doanh nghiệp của bạn 

Ví dụ: Tên bạn@tên miền (Nam@hvn.vn)

Lợi ích của việc sử dụng email theo tên miền riêng:

  • Tạo được sự chuyên nghiệp và uy tín 
  • Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng 
  • Tùy chỉnh thêm, xóa, sửa người dùng khi có thay đổi về nhân sự.
  • Những tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam hiệu quả, dung lượng lớn, chủ động kiểm soát email gửi và nhận, có tính bảo mật và có thể truy cập email bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu.

Quy tắc 2: Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: tránh dùng nickname và số

img 601d3bad72254

Tránh sử dụng kí tự đặc biệt trong email làm việc

Ngoài tên miền của bạn. một thành phần quan trọng nữa là cách lập địa chỉ là tên người dùng của bạn.

Ví dụ: Trần Văn Bình

Bạn có thể đặt tên email của mình theo các cách sau:

Nguyên tên: Binh@tên miền

Tên, đệm và họ viết tắt: Binhvt@tên miền

Họ và tên: Binhtran@tên miền

Có thể sử dụng tên miền chung theo công ty hoặc bộ phận chuyên trách: VD: kinhdoanh@gcs.vn

Quy tắc 3: Tạo địa chỉ email đặc biệt, thuyết phục biểu thị trên trang web

img 601d3baea58d6

GCS.vn cung cấp địa chỉ email theo tên miền riêng và hơn thế nữa

Để tạo sức thuyết phục có lẽ việc lập địa chỉ email chung khả quan hơn. Nó thuận tiện trong việc chuyển các thông tin nhanh đến các thành viên trong bộ phận nhất định để cùng trao đổi và xử lý công việc.

Hiện nay, email không chỉ để liên hệ, trao đổi đơn thuần mà nó còn giúp tiếp nhận thư và gửi thư đi, kiểm soát được dữ liệu của người ra người vào. Email cũng chứng minh được rằng doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp hợp pháp, đáng tin cậy để có thể đầu tư hay hợp tác làm ăn

  1. Một số lưu ý cần biết trước khi soạn mail

Trước khi soạn một email, bạn nên cần chú ý một số thông tin sau để tránh gây phiền phức cho khách hàng cũng như không tạo được sự chuyên nghiệp của bạn:

  • Tìm hiểu về đối tượng mà bạn sẽ gửi mail: điều này sẽ giúp bạn có cách trình bày và dùng từ ngữ phù hợp và chính xác hơn.
  • Thời gian gửi email: Bạn nên gửi mail vào khoảng thời gian từ 8-9h sáng vì đây là thời điểm bắt đầu công việc, khách hàng sẽ check mail và tỷ lệ reply email của bạn cũng sẽ cao hơn.
  • Tránh gửi mail spam
  • Không sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân
  • Đọc lại email trước khi gửi
  • Chú ý không nên soạn hay gửi mail trong lúc tâm trạng bất ổn (đang cáu giận, say xỉn, buồn bã, bực bội,…)

Bên cạnh đó, trong quá trình soạn mail, bạn nên chú ý đến dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên
  • Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng và địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn hay ngoặc kép phải viết vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau cách nhau một dấu cách, không được viết hoa.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy để tách ý
  • Chia đoạn nếu viết dài và lưu ý không sử dụng quá nhiều dấu chấm than.

Những sai lầm nên tránh khi gửi mail:

Sai lầm 1: Bỏ trống tiêu đề email

img 601d3bb1efd9d

Điền tiêu đề email giúp cho người nhận có cảm giác muốn đọc hơn

Hãy tưởng tượng nếu bạn là người nhận thư, điều đầu tiên người nhận muốn đọc đó là tên người gửi và sau đó là tiêu đề email. Một bức thư mà  không có tiêu đề, quá mơ hồ hay khó hiểu sẽ tạo khó chịu cho người nhận, không những không tiếp tục đọc mà thậm chí có thể xóa luôn thư của bạn ra khỏi list. Muốn tạo được sự thiện cảm từ người nhận hãy đặt tiêu đề ngắn gọn súc tích dễ hiểu, đi thẳng vấn đề chính để công việc diễn ra nhanh chóng hơn.

Sai lầm 2: Email chưa có nội dung rõ ràng

img 601d3bb329c70

Nội dung emai nên tập trung vào vấn đề, tránh quá dài dòng hoặc quá vắn tắt

Việc này sẽ khiến cho người nhận thư có thể không hiểu hoặc hiểu sai nội dung bạn muốn truyền tải. Và điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của bạn.

Sai lầm 3: Đính kèm file quá lớn, đường link file kỳ quái

img 601d3bb445a23

Nên sử dụng các host upload như Google Drive để tăng độ tin cậy

Tránh gửi những tập tin chứa quá nhiều dung lượng vì nó mất nhiều không gian lưu trữ và thời gian để tả về.

Sai lầm 4: Sử dụng CC và BCC đúng cách

Giống nhau: Chúng đều được sử dụng với mục đích gửi email cho nhiều người một lúc.

Khác nhau:

  • CC: công khai danh tính những người nhận mail khác
  • BCC: ẩn danh sách người nhận mail với người khác, giữ bí mật thông tin.

Vậy nên dùng CC hay BCC?

Trong thực tế, có thể sử dụng cả hai. Tuy nhiên, CC sẽ giúp chúng ta xây dựng được nhiều lợi thế hơn và tăng độ tin tưởng hơn cho khách hàng, vì có thể cho các khách hàng biết được bạn gửi cho những ai (ví dụ như sếp bạn muốn biết bạn gửi cho những khách hàng nào).

Còn với BCC thì bí mật danh tính, không được lộ thông tin các khách hàng. Kiểu gửi này giúp bạn có thể gửi những thông tin không cần thiết với người khác.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!