Làm chủ Google Docs – Chỉnh sửa và định dạng tài liệu trực tuyến

Google Docs cho phép người dùng tạo các tài liệu văn bản trực tuyến và nội dung được phép chia sẻ, cũng như chỉnh sửa với nhiều người khác. Điều này sẽ tăng sự liên kết và trao đổi trực tiếp ngay trong nội dung tài liệu. Trong bài này, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa và định dạng của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả nhất giúp nâng cao hiệu suất công việc và tiết kiệm thời gian. 

Chỉnh sửa và định dạng tuỳ chỉnh cho tài liệu của bạn

Tùy thuộc vào những gì bạn muốn thay đổi, hãy chọn một tùy chọn chỉnh sửa và định dạng phù hợp với văn bản của bạn:

  • Để tùy chỉnh lề, màu trang và hướng, hãy nhấn vào File (Tệp) sau đó chọn Page setup (Thiết lập trang).
  • Để tùy chỉnh văn bản, hình ảnh, bảng,… hãy sử dụng các tùy chọn trên thanh công cụ.

Lưu ý: Một số tùy chọn chỉ xuất hiện cho một số loại nội dung nhất định, chẳng hạn như bảng hoặc hình ảnh.

img 601d405932af0img 601d4059b50beimg 601d405a64637Hoàn tác hoặc làm lại các thay đổi cuối cùng của bạn hoặc in tài liệu của bạn.
Sao chép định dạngSao chép định dạng từ bất kỳ văn bản nào và áp dụng nó cho lựa chọn văn bản khác.
Normal text )Văn bản bình thường)  img 601d405b99154| Arial img 601d405c05692  | 10 img 601d405c5e630Thay đổi kiểu, phông chữ hoặc kích thước phông chữ.
img 601d405cea790img 601d405d7d1b0img 601d405e169fcimg 601d405ebf5e1Làm cho văn bản in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân hoặc thay đổi màu văn bản.
img 601d405f5a8c0Thêm hoặc thay đổi màu tô sáng văn bản.
img 601d405ff1af9img 601d406099deaimg 601d40612dcd8Chèn liên kết, nhận xét hoặc hình ảnh.
Căn chỉnh văn bảnThay đổi căn chỉnh văn bản.
Điều chỉnh giãn cách dòngThay đổi khoảng cách dòng hoặc thêm số hoặc dấu đầu dòng.
Thụt lềThay đổi thụt lề văn bản.
Xóa định dạng văn bảnXóa định dạng văn bản.
Tùy chọn bảng và hình ảnh
Thêm màu nềnThêm màu nền vào bảng hoặc thay đổi màu, chiều rộng hoặc kiểu đường viền.
img 601d40650709bCắt hình ảnh.
Image options… (Tùy chọn hình ảnh…)Thay đổi màu sắc, độ trong suốt, độ sáng hoặc độ tương phản.
Replace image img 601d405b99154 (Thay thế hình ảnh img 601d405b99154)Thay thế một hình ảnh hiện có bằng một hình ảnh mới.

Thay đổi hình thức của đoạn

Thay đổi giãn cách dòng

Chỉnh sửa và định dạng
  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Chọn các dòng bạn muốn thay đổi.
  3. Nhấp vào Format (Định dạng)sau đó Line spacing (Giãn cách dòng).
  4. Chọn một tùy chọn giãn cách dòng:
  • Để thay đổi tùy chọn giãn cách đoạn, hãy nhấp vào Single (Đơn); 1,15; 1,5; hoặc Double (Kép).
  • Để thay đổi khoảng cách giữa các đoạn, hãy nhấp vào Add space before paragraph (Thêm dấu cách trước đoạn) hoặc Add space after paragraph (Xóa dấu cách sau đoạn).
  • Để nhập khoảng cách theo ý bạn, hãy nhấp vào Custom spacing (Giãn cách tùy chỉnh). Sau đó, hãy nhập khoảng cách bạn muốn ở trước và sau đoạn văn bản rồi nhấp vào Apply (Áp dụng).
  • Để giữ tiêu đề đoạn và văn bản trên cùng một trang, hãy nhấp vào Giữ với đoạn tiếp theo.
  • Để giữ tất cả các dòng của văn bản của cùng một đoạn trên cùng một trang, hãy nhấp vào Keep with next (Giữ với đoạn tiếp theo).
  • Để tránh tình trạng xuất hiện một dòng đơn lẻ ở đầu hoặc cuối các đoạn văn bản, hãy nhấp vào Prevent single lines (Tránh để dòng đơn).

Chỉnh sửa đường viền hoặc màu của đoạn văn bản

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Chọn đoạn văn bản bạn muốn chỉnh sửa.
  3. Nhấp vào Format (Định dạng) sau đó Borders & lines (Đường viền và đường kẻ).
  4. Trong cửa sổ mở ra, bạn có thể tùy ý chọn loại đường viền cho đoạn văn bản.
  5. Để xóa đường viền hoặc màu của đoạn văn bản, hãy nhấp vào nút Reset (Đặt lại).
  6. Khi bạn thao tác xong, hãy nhấp vào Apply (Áp dụng).

Thêm hình ảnh, liên kết, bảng và hơn thế nữa

Các Insert (Chèn) trình đơn cho phép bạn thêm các tính năng khác nhau để tài liệu của bạn. Dưới đây là những điểm nổi bật:

Chỉnh sửa và định dạng

Image (Hình ảnh) —Chèn hình ảnh từ máy tính, web, Drive, v.v. của bạn.

Table (Bảng) —Chọn số cột và hàng để tạo bảng.

Drawing (Vẽ) —Tạo hình dạng, hình ảnh và sơ đồ ngay trong tài liệu của bạn.

Link (Liên kết) —Thêm liên kết đến một trang khác hoặc đến tiêu đề hoặc dấu trang trong cùng một tài liệu.

Bookmark (Đánh dấu) —Thêm phím tắt đến các vị trí cụ thể trong tài liệu của bạn.

Table of contents (Mục lục) —Tạo mục lục được tạo tự động liên kết đến từng tiêu đề trong tài liệu của bạn có áp dụng kiểu tiêu đề.

Tuỳ chọn các định với cột trong Google Docs

Tạo cột trang

Nếu bạn đang làm việc trên một bài báo học thuật hoặc một tài liệu lớn khác, bạn có thể sắp xếp văn bản của mình thành các cột.

Chỉnh sửa và định dạng
  1. Bấm Format (Định dạng) sau đó chọn Columns (Cột).
  2. Chọn số cột bạn muốn.
  3. (Tùy chọn) Để điều chỉnh khoảng cách hoặc thêm dòng giữa các cột, hãy nhấp vào Format (Định dạng) -> Columns (Cột) -> More options (Tùy chọn khác).
  4. Nhấp vào Apply (Áp dụng).

Đưa văn bản vào cột

  1. Mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Chọn văn bản bạn muốn đưa vào cột.
  3. Nhấp vào phần Format (Định dạng) sau đó chọn Columns (Cột).
  4. Chọn số cột mà bạn muốn.

Thay đổi định dạng cột

  1. Chọn các cột mà bạn muốn thay đổi.
  2. Nhấp vào phần Format (Định dạng) sau đó chọn Columns (Cột).
  3. Nhấp vào mục More Options (Tùy chọn khác).
  4. Thực hiện thay đổi của bạn và nhấp vào phần Apply (Áp dụng).

Xóa định dạng cột

  1. Chọn các cột mà bạn muốn thay đổi.
  2. Nhấp vào phần  Format (Định dạng) sau đóColumns (Cột) sau đó1 cột Cột.

Thêm phần ngắt cột

Phần ngắt cột làm cho văn bản tiếp theo bắt đầu ở đầu cột tiếp theo, tương tự như phần ngắt trang.

  1. Mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Nhấp vào phần của cột mà bạn muốn thêm phần ngắt.
  3. Nhấp vào mục Insert (Chèn) sau đóBreak (Ngắt) sau đóColumn break (Ngắt cột).

Nếu tùy chọn ngắt cột không có sẵn, hãy đưa văn bản vào 2 cột trở lên.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!