Hướng dẫn tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace

Đối tượng mục tiêu (Target Audience) là tính năng của Google Workspace cho phép bạn tạo nhóm đối tượng cụ thể để khuyến khích người dùng chia sẻ liên kết file của họ với nhóm đối tượng đó hơn là với toàn bộ tổ chức của bạn.

Đối tượng mục tiêu (Target Audience) là tính năng của Google Workspace cho phép bạn tạo nhóm đối tượng cụ thể — chẳng hạn như các phòng ban hoặc nhóm — để khuyến khích người dùng chia sẻ liên kết file của họ với nhóm đối tượng đó hơn là với toàn bộ tổ chức của bạn.

Thông thường với tính năng Get link của file trên Google Drive, bạn có 3 tùy chọn cài đặt là giới hạn truy cập (chỉ những người được chia sẻ file mới có quyền truy cập), cho phép cả tổ chức của bạn truy cập file nếu có liên kết hoặc cho phép tất cả mọi người có liên kết đều có thể truy cập file. Tuy nhiên với Target Audience, bạn sẽ có thêm lựa chọn chỉ cho phép các thành viên trong nhóm đối tượng mục tiêu của bạn có thể truy cập file với liên kết. Điều này cho phép cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư cho dữ liệu của bạn — Đối tượng mục tiêu cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn mức độ họ chia sẻ các mục của mình, có thể giúp cải thiện tính bảo mật cho dữ liệu của tổ chức bạn và quyền riêng tư đối với dữ liệu của người dùng, bằng cách giảm khả năng người dùng vô tình chia sẻ quá nhiều.

Hiện tại Target Audience chỉ hỗ trợ trên dịch vụ Google Drive nhưng Google vẫn đang phát triển tính năng này để áp dụng cho các ứng dụng khác.

Dưới đây, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace.

Phần 1 - Tạo đối tượng mục tiêu

Bước 1: Truy cập Bảng điều khiển dành cho Quản trị viên (Admin Console) bằng tài khoản quản trị của bạn.

Bước 2: Bạn nhấn chọn Directory > Target audiences. Tại đây, bạn sẽ thấy có sẵn một đối tượng mục tiêu mặc định là toàn bộ tổ chức của bạn.

Bước 3: Nhấn chọn Create a target audience.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-1

Bước 4: Thêm NAME (tên hiển thị của nhóm đối tượng mục tiêu) và Description (mô tả về nhóm, bạn có thể để trống). Mọi người đều có thể nhìn thấy tên và mô tả nhóm này nếu tệp được chia sẻ nên bạn tránh dùng.

Bước 5: Bấm CREATE để tạo.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-2

Bước 6: Bạn có thể nhấn DONE để hoàn thành tạo nmhoms hoặc tiếp tục thêm thành viên (B2) và áp dụng nhóm trên dịch vụ Google Drive (B3).

Phần 2 - Thêm thành viên

Bước 1: Tiếp nối Phần 1, bạn nhấn chọn ADD MEMBERS để thêm thành viên của nhóm đối tượng mục tiêu.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-3

Bước 2: Tiếp đó, bạn sẽ được chuyển sang cửa sổ thêm thành viên vừa được mở. Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm.

Bước 3: Nhấn chọn Add members để thêm thành viên.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-4

Bước 4: Bạn có thể thêm địa chỉ email trong và ngoài tổ chức hoặc địa chỉ nhóm vào nhóm đối tượng mục tiêu. Sau đó, nhấn chọn ADD để thêm thành viên.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-5

Phần 3 - Áp dụng đối tượng mục tiêu trên dịch vụ Drive

Để nhóm đối tượng mục tiêu bạn vừa tạo có thể sử dụng được, bạn cần áp dụng nó vào dịch vụ Google (cụ thể là Google Drive).

Bước 1: Tiếp nối Phần 1, bạn bấm APPLY TO GOOGLE SERVICE.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-6

Bước 2: Bạn sẽ được chuyển sang cửa sổ cài đặt chia sẻ của Google Drive. Bạn có thể truy cập bằng cách Apps > Google Workspace > Setting for Drive and Docs > Sharing setting.

Bước 3: Bấm vào mục Target audiences

huong dan tao nhom doi tuong muc tieu tren google workspace anh 7

Bước 4: Bạn nhấn chọn ADD TARGET AUDIENCES.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-8

Bước 5: Chọn hộp nhóm đối tượng mục tiêu bạn cần thêm và bấm SAVE. Bạn có thể bấm CREATE TARGET AUDIENCE để tạo nhóm đối tượng mục tiêu mới.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-9

Bước 6: Bạn chọn SAVE lần nữa để lưu cài đặt. Bạn có thể bấm X để xóa nhóm đối tượng mục tiêu không dùng đến vì hiện tại Google chỉ hỗ trợ 5 nhóm đối tượng mục tiêu.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-10

Như vậy nhóm đối tượng mục tiêu của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Ứng dụng trong thực tế

Khi bạn chia sẻ file bằng liên kết (Get link), bạn sẽ có thêm tùy chọn chỉ cho phép các thành viên trong nhóm đối tượng mục tiêu bạn đã tạo có thể mở file. Các tài khoản được chia sẻ trực tiếp (Share) không bị cài đặt nhóm đối tượng mục tiêu này ảnh hưởng.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-11
huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-12

Như vậy, liên kết file của bạn chỉ có thể mở bởi những thành viên có trong nhóm đối tượng mục tiêu mà bạn đã thêm vào.

Chỉnh sửa nhóm đối tượng mục tiêu

Bước 1: Bạn truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (Admin Console)

Bước 2: Chọn Directory > Target audiences.

Bước 3: Bấm chọn tên nhóm đối tượng mục tiêu cần chỉnh sửa.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-13
  • Chọn EDIT DETAIL nếu bạn muốn sửa tên và mô tả nhóm
  • Chọn Members nếu bạn muốn vào thêm hay xóa thành viên
  • Chọn Apply to Google Service nếu bạn muốn chuyển sang trang cài đặt chia sẻ của Drive để chỉnh sửa áp dụng nhóm cho dịch vụ Google.
huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-14

Xóa nhóm đối tượng mục tiêu

Để xóa nhóm đối tượng mục tiêu, đầu tiên bạn cần đảm bảo nhóm cần xóa đang không áp dụng cho dịch vụ Google.

Bước 1: Trước tiên, bạn truy cập vào trang cài đặt chia sẻ của Drive: Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Sharing settings > Target audiences

Bước 2: Bấm chọn biểu tượng X cạnh tên nhóm để xóa. Sau đó, nhấn SAVE để lưu lại thay đổi.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-15

Bước 3: Bạn quay trở lại trang quản lý đối tượng mục tiêu Directory > Target audiences.

Bước 4: Bạn trỏ chuột đến nhóm cần xóa và nhấn DELETE.

huong-dan-tao-nhom-doi-tuong-muc-tieu-tren-google-workspace-anh-17

Bước 5: Nhấn chọn DELETE để xác nhận xóa.

huong dan tao nhom doi tuong muc tieu tren google workspace anh 16 1

Khi bạn xóa nhóm đối tượng mục tiêu, các thành viên trong nhóm sẽ bị mất quyền truy cập các liên kết file đã được chia sẻ. Trạng thái chia sẻ liên kết trong Get link của các file được chia sẻ cho nhóm đối tượng mục tiêu bị xóa sẽ trở về trạng thái Restricted (Hạn chế – Chỉ cho phép các địa chỉ được chia sẻ trực tiếp bằng tính năng Share truy cập file).

Một số lưu ý

  • Nhóm đối tượng mục tiêu không phải là nhóm (Group) nhận email thông thường.
  • Bạn có thể thêm nhóm (Group) vào làm thành viên của nhóm đối tượng mục tiêu.
  • Các thành viên bên ngoài tổ chức của bạn có thể xem thông tin chi tiết về nhóm đối tượng mục tiêu nếu được chia sẻ liên kết. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng tên và mô tả của nhóm không chứa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật.
  • Bộ nhớ dùng chung luôn nhận được chính sách đối tượng mục tiêu từ đơn vị tổ chức cấp cao nhất của bạn (là cả tổ chức của bạn)
  • Bạn có thể tạo nhiều nhóm đối tượng mục tiêu tuy nhiên bạn chỉ có thể chọn 5 trong số đó để áp dụng cho dịch vụ Google.
  • Tính năng Target audience là không hỗ trợ trên phiên bản Google Workspace Business Starter. Bạn cần nâng cấp lên phiên bản cao hơn (Standard, Plus hoặc Enterprise) để sử dụng tính năng này.

Target audience là tính năng nâng cao trong Google Workspace giúp người dùng kiểm soát và bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp. Do đó, nó chỉ khả dụng với những người dùng phiên bản Business Standard and Plus, Enterprise, Education Standard and Plus, G Suite Business

Nếu bạn sử dụng phiên bản Google Workspace thấp hơn (VD: Google Workspace Business Starter), bạn không thể thực hiện cài đặt như GCS đã hướng dẫn ở trên. Vì vậy, hãy nâng cấp lên những phiên bản Google Workspace GCS đã đề cập ở trên để tạo nhóm đối tượng mục tiêu trong tổ chức của bạn nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.

Trên đây là hướng dẫn của GCS giúp bạn tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace một cách dễ dàng nhất. GCS hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Google Workspace.

Chúc các bạn có một trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ của GCS. Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy gọi ngay cho GCS theo số Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top