Hướng dẫn tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace

Đối tượng mục tiêu (Target Audience) là tính năng của Google Workspace cho phép bạn tạo nhóm đối tượng cụ thể — chẳng hạn như các phòng ban hoặc nhóm — để khuyến khích người dùng chia sẻ liên kết file của họ với nhóm đối tượng đó hơn là với toàn bộ tổ chức của bạn.

Thông thường với tính năng Get link của file trên Google Drive, bạn có 3 tùy chọn cài đặt là giới hạn truy cập (chỉ những người được chia sẻ file mới có quyền truy cập), cho phép cả tổ chức của bạn truy cập file nếu có liên kết hoặc cho phép tất cả mọi người có liên kết đều có thể truy cập file. Tuy nhiên với Target Audience, bạn sẽ có thêm lựa chọn chỉ cho phép các thành viên trong nhóm đối tượng mục tiêu của bạn có thể truy cập file với liên kết. Điều này cho phép cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư cho dữ liệu của bạn — Đối tượng mục tiêu cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn mức độ họ chia sẻ các mục của mình, có thể giúp cải thiện tính bảo mật cho dữ liệu của tổ chức bạn và quyền riêng tư đối với dữ liệu của người dùng, bằng cách giảm khả năng người dùng vô tình chia sẻ quá nhiều.

Hiện tại Target Audience chỉ hỗ trợ trên dịch vụ Google Drive nhưng Google vẫn đang phát triển tính năng này để áp dụng cho các ứng dụng khác.

Dưới đây, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace.

Phần 1 – Tạo đối tượng mục tiêu

Bước 1: Truy cập Bảng điều khiển dành cho Quản trị viên (Admin Console) bằng tài khoản quản trị của bạn.

Bước 2: Bạn nhấn chọn Directory > Target audiences. Tại đây, bạn sẽ thấy có sẵn một đối tượng mục tiêu mặc định là toàn bộ tổ chức của bạn.

Bước 3: Nhấn chọn Create a target audience.

Bước 4: Thêm NAME (tên hiển thị của nhóm đối tượng mục tiêu) và Description (mô tả về nhóm, bạn có thể để trống). Mọi người đều có thể nhìn thấy tên và mô tả nhóm này nếu tệp được chia sẻ nên bạn tránh dùng.

Bước 5: Bấm CREATE để tạo.

Bước 6: Bạn có thể nhấn DONE để hoàn thành tạo nmhoms hoặc tiếp tục thêm thành viên (B2) và áp dụng nhóm trên dịch vụ Google Drive (B3).

Phần 2 – Thêm thành viên

Bước 1: Tiếp nối Phần 1, bạn nhấn chọn ADD MEMBERS để thêm thành viên của nhóm đối tượng mục tiêu.

Bước 2: Tiếp đó, bạn sẽ được chuyển sang cửa sổ thêm thành viên vừa được mở. Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm.

Bước 3: Nhấn chọn Add members để thêm thành viên.

Bước 4: Bạn có thể thêm địa chỉ email trong và ngoài tổ chức hoặc địa chỉ nhóm vào nhóm đối tượng mục tiêu. Sau đó, nhấn chọn ADD để thêm thành viên.

Phần 3 – Áp dụng đối tượng mục tiêu trên dịch vụ Drive

Để nhóm đối tượng mục tiêu bạn vừa tạo có thể sử dụng được, bạn cần áp dụng nó vào dịch vụ Google (cụ thể là Google Drive).

Bước 1: Tiếp nối Phần 1, bạn bấm APPLY TO GOOGLE SERVICE.

Bước 2: Bạn sẽ được chuyển sang cửa sổ cài đặt chia sẻ của Google Drive. Bạn có thể truy cập bằng cách Apps > Google Workspace > Setting for Drive and Docs > Sharing setting.

Bước 3: Bấm vào mục Target audiences

Bước 4: Bạn nhấn chọn ADD TARGET AUDIENCES.

Bước 5: Chọn hộp nhóm đối tượng mục tiêu bạn cần thêm và bấm SAVE. Bạn có thể bấm CREATE TARGET AUDIENCE để tạo nhóm đối tượng mục tiêu mới.

Bước 6: Bạn chọn SAVE lần nữa để lưu cài đặt. Bạn có thể bấm X để xóa nhóm đối tượng mục tiêu không dùng đến vì hiện tại Google chỉ hỗ trợ 5 nhóm đối tượng mục tiêu.

Như vậy nhóm đối tượng mục tiêu của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Ứng dụng trong thực tế

Khi bạn chia sẻ file bằng liên kết (Get link), bạn sẽ có thêm tùy chọn chỉ cho phép các thành viên trong nhóm đối tượng mục tiêu bạn đã tạo có thể mở file. Các tài khoản được chia sẻ trực tiếp (Share) không bị cài đặt nhóm đối tượng mục tiêu này ảnh hưởng.

Như vậy, liên kết file của bạn chỉ có thể mở bởi những thành viên có trong nhóm đối tượng mục tiêu mà bạn đã thêm vào.

Chỉnh sửa nhóm đối tượng mục tiêu

Bước 1: Bạn truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (Admin Console)

Bước 2: Chọn Directory > Target audiences.

Bước 3: Bấm chọn tên nhóm đối tượng mục tiêu cần chỉnh sửa.

• Chọn EDIT DETAIL nếu bạn muốn sửa tên và mô tả nhóm
• Chọn Members nếu bạn muốn vào thêm hay xóa thành viên
• Chọn Apply to Google Service nếu bạn muốn chuyển sang trang cài đặt chia sẻ của Drive để chỉnh sửa áp dụng nhóm cho dịch vụ Google.

Xóa nhóm đối tượng mục tiêu

Để xóa nhóm đối tượng mục tiêu, đầu tiên bạn cần đảm bảo nhóm cần xóa đang không áp dụng cho dịch vụ Google.

Bước 1: Trước tiên, bạn truy cập vào trang cài đặt chia sẻ của Drive: Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Sharing settings > Target audiences

Bước 2: Bấm chọn biểu tượng X cạnh tên nhóm để xóa. Sau đó, nhấn SAVE để lưu lại thay đổi.

Bước 3: Bạn quay trở lại trang quản lý đối tượng mục tiêu Directory > Target audiences.

Bước 4: Bạn trỏ chuột đến nhóm cần xóa và nhấn DELETE.

Bước 5: Nhấn chọn DELETE để xác nhận xóa.

Khi bạn xóa nhóm đối tượng mục tiêu, các thành viên trong nhóm sẽ bị mất quyền truy cập các liên kết file đã được chia sẻ. Trạng thái chia sẻ liên kết trong Get link của các file được chia sẻ cho nhóm đối tượng mục tiêu bị xóa sẽ trở về trạng thái Restricted (Hạn chế – Chỉ cho phép các địa chỉ được chia sẻ trực tiếp bằng tính năng Share truy cập file).

Một số lưu ý

• Nhóm đối tượng mục tiêu không phải là nhóm (Group) nhận email thông thường.
• Bạn có thể thêm nhóm (Group) vào làm thành viên của nhóm đối tượng mục tiêu.
• Các thành viên bên ngoài tổ chức của bạn có thể xem thông tin chi tiết về nhóm đối tượng mục tiêu nếu được chia sẻ liên kết. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng tên và mô tả của nhóm không chứa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật.
• Bộ nhớ dùng chung luôn nhận được chính sách đối tượng mục tiêu từ đơn vị tổ chức cấp cao nhất của bạn (là cả tổ chức của bạn)
• Bạn có thể tạo nhiều nhóm đối tượng mục tiêu tuy nhiên bạn chỉ có thể chọn 5 trong số đó để áp dụng cho dịch vụ Google.
• Tính năng Target audience là không hỗ trợ trên phiên bản Google Workspace Business Starter. Bạn cần nâng cấp lên phiên bản cao hơn (Standard, Plus hoặc Enterprise) để sử dụng tính năng này.

Target audience là tính năng nâng cao trong Google Workspace giúp người dùng kiểm soát và bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp. Do đó, nó chỉ khả dụng với những người dùng phiên bản Business Standard and Plus, Enterprise, Education Standard and Plus, G Suite Business. 

Nếu bạn sử dụng phiên bản Google Workspace thấp hơn (VD: Google Workspace Business Starter), bạn không thể thực hiện cài đặt như GCS đã hướng dẫn ở trên. Vì vậy, hãy nâng cấp lên những phiên bản Google Workspace GCS đã đề cập ở trên để tạo nhóm đối tượng mục tiêu trong tổ chức của bạn nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.

Đăng ký ngay

Trên đây là hướng dẫn của GCS giúp bạn tạo nhóm đối tượng mục tiêu trên Google Workspace một cách dễ dàng nhất. GCS hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Google Workspace.

Chúc các bạn có một trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ của GCS. Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy gọi ngay cho GCS theo số Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.