Hướng dẫn sử dụng Google Workspace Flows chi tiết cho người mới

Google Workspace Flows là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tự động hóa quy trình làm việc. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng Google Workspace Flows chi tiết. Đồng thời mang tới cho các bạn những thông tin từ khái niệm cơ bản, các tính năng thông minh, đến cách tạo Agent AI và sử dụng Conditional steps. Cùng tham khảo ngay bài viết này để có thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé. 

Google Workspace Flows là gì?

Google Workspace Flows là một phần của Google Workspace. Nó cho phép người dùng tự động hóa các workflow phức tạp mà không cần kỹ năng lập trình. Thông qua Workspace Flows, bạn có thể kết nối các ứng dụng, tạo các agent thực hiện nhiệm vụ và tích hợp AI để nâng cao hiệu quả công việc. 

Tổng quan về Google Workspace Flows

Google Workspace Flows hoạt động dựa trên cơ chế đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ. Bao gồm Agent (tác nhân) và Steps (các bước). Một Agent là một chương trình tự động hóa hoàn chỉnh được kích hoạt bởi một Trigger (sự kiện kích hoạt). Sự kiện này có thể là một email mới đến, một cuộc họp sắp diễn ra, hoặc một tin nhắn cụ thể trong Google Chat. 

Sau khi được kích hoạt, agent sẽ thực hiện chuỗi các steps (bước hành động). Các bước này có thể là gửi email, tạo tài liệu, cập nhật bảng tính hoặc quan trọng nhất là sử dụng các AI Steps để thực hiện các tác vụ phức tạp. Chẳng hạn như tóm tắt văn bản, phân loại dữ liệu hoặc đưa ra quyết định. 

Về bản chất, Flows không chỉ thực hiện các hành động theo quy tắc cố định mà còn có khả năng phân tích, xử lý ngôn ngữ để đưa ra quy trình làm việc thông minh. Flows hoạt động đảm bảo được sự đồng bộ, tự động hóa liền mạch trên mọi ứng dụng Google Workspace. 

Lợi ích khi sử dụng Workspace Flows trong Google Workspace

Việc tích hợp Google Workspace Flows vào công việc hàng ngày mang lại những lợi ích thiết thực và đa chiều mà bất kỳ người dùng Google Workspace nào cũng nên tận dụng.

• Thứ nhất là tăng cường hiệu suất tác vụ lặp lại

Các tác vụ tốn thời gian như di chuyển tệp, sắp xếp email, tạo báo cáo hàng tuần từ dữ liệu Sheets, hay gửi email nhắc nhở theo định kỳ sẽ được Agent xử lý hoàn toàn tự động. Theo thống kê, việc tự động hóa các tác vụ lặp lại có thể giúp nhân viên tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, cho phép họ tập trung vào công việc chiến lược và sáng tạo hơn.

• Thứ hai là tích hợp AI sâu rộng

Với sự góp mặt của Gemini, giúp Flows vượt xa các công cụ tự động hóa truyền thống. Bạn có thể yêu cầu Agent tóm tắt một chuỗi email dài, phân loại mức độ khẩn cấp của yêu cầu hỗ trợ, hoặc thậm chí là soạn thảo bản nháp phản hồi dựa trên nội dung tệp đính kèm. Khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên này giúp tự động hóa cả những quy trình phức tạp.

• Thứ ba là hỗ trợ no – code và low – code

Google Workspace Flows được thiết kế trực quan, sử dụng giao diện kéo thả. Điều này giúp việc tự động hóa, cho phép người dùng cuối (end-user) tự mình xây dựng các agent mà không cần dựa vào bộ phận IT hoặc có kiến thức về code. Một người quản lý dự án có thể dễ dàng tạo ra một agent để theo dõi deadline và gửi cảnh báo tự động, hoàn toàn nằm trong tầm tay.

• Thứ tư là tích hợp liên tục

Flows hoạt động liền mạch với toàn bộ hệ sinh thái Google. Tức là, khi một sự kiện xảy ra trong Gmail, nó có thể kích hoạt một hành động trong Drive, sau đó gửi một tin nhắn thông báo trong Chat và lưu lại kết quả trong Sheets. 

Các tính năng thông minh chính trong Workspace Flows

Google Workspace Flows có các tính năng thông minh vượt trội, được Google ưu tiên phát triển để mang lại trải nghiệm làm việc linh hoạt. Ba tính năng sau đây là nền tảng giúp Workspace Flows trở nên khác biệt và dễ tiếp cận đối với người dùng mới.

Tự động hóa workflow với các lệnh đơn giản

Tính năng này giúp xóa bỏ rào cản kỹ thuật lớn nhất đối với người dùng mới, đó là nhu cầu lập trình. Với Google Workspace Flows, bạn có thể tạo ra các quy trình tự động hóa phức tạp chỉ bằng cách mô tả chúng bằng ngôn ngữ tự nhiên (tiếng Việt hoặc tiếng Anh). Tức là, thay vì phải tự mình thiết lập từng bước (Trigger, Action), bạn chỉ cần nhập một câu lệnh mô tả ý muốn của mình. 

Ví dụ: “Khi nhận được email mới có tệp đính kèm, hãy lưu tệp đó vào thư mục ‘Báo cáo tháng’ trên Drive và gửi tin nhắn thông báo cho nhóm Kế toán trên Chat.” Hệ thống AI của Flows sẽ tự động phân tích câu lệnh này, xác định các ứng dụng liên quan (Gmail, Drive, Chat), thiết lập Trigger (email mới) và tạo ra chuỗi Action tương ứng.

Chạy agent có sẵn ngay lập tức

Đối với những người muốn thử nghiệm Google Workspace Flows hoặc cần giải pháp nhanh chóng cho các nhu cầu chung, tính năng agent có sẵn vô cùng hữu ích.

Google sẽ cung cấp một thư viện các agent được xây dựng sẵn (Ví dụ: Tự động lên lịch cuộc họp khi nhận được yêu cầu cụ thể, Phân loại email hỗ trợ khách hàng, hoặc Tạo bản tóm tắt các cuộc trò chuyện trên Google Chat). Bạn chỉ cần chọn agent phù hợp, thực hiện một vài cài đặt cá nhân hóa cơ bản (Ví dụ: kết nối tài khoản, chọn nhóm làm việc) và kích hoạt chúng ngay lập tức.

Các agent này không chỉ để sử dụng, chúng còn giúp thiết lập một Flow hiệu quả. Người mới có thể mở cấu trúc của agent có sẵn ra để xem cách Google thiết lập trigger, action và sử dụng các bước điều kiện để học hỏi và áp dụng vào việc xây dựng agent tùy chỉnh của riêng mình.

Tích hợp Gemini trong agent để xử lý nâng cao

Tính năng này là yếu tố cốt lõi mang lại sự thông minh cho Workspace Flows. Bằng cách tích hợp mô hình ngôn ngữ lớn Gemini, Flows có thể xử lý các tác vụ nhận thức mà trước đây chỉ con người mới làm được.

Gemini được sử dụng trong các AI Steps (như “Ask Gemini,” “Categorise,” hay “Summarize”) để thực hiện các thao tác đòi hỏi sự phân tích ngữ cảnh. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Gemini để đọc nội dung một email phản hồi của khách hàng và phân loại nó thành một trong các nhóm: “Hài lòng,” “Trung lập,” hoặc “Bất mãn.”

Gemini còn có thể tạo ra các phản hồi cá nhân hóa, soạn thảo bản nháp nội dung email hoặc tóm tắt tài liệu một cách tức thì. Điều này giúp các Agent không chỉ thực hiện tác vụ mà còn tạo ra giá trị gia tăng, nâng cao chất lượng tương tác với khách hàng và đồng nghiệp.

Hướng dẫn bật tính năng thông minh cho Workspace Flows

Để có thể tận dụng toàn bộ sức mạnh tự động hóa và AI của Google Workspace Flows, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải đảm bảo kích hoạt thành công tài khoản. Quá trình kích hoạt khá đơn giản và được thiết kế như sau:

Các tính năng thông minh của Workspace Flows thường được kiểm soát ở cấp độ người dùng hoặc cấp độ quản trị (Admin). Đối với hầu hết người dùng thông thường, bạn cần xác nhận quyền truy cập và cài đặt cá nhân của mình.

Hướng dẫn cho người dùng cuối

Người dùng cuối có thể tự bật tính năng thông minh cho tài khoản của mình trong cài đặt của các ứng dụng Google Workspace (Gmail, Drive, Chat, Meet).

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Gmail của bạn trên trình duyệt web.

– Bước 2: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình răng cưa) ở góc trên bên phải, sau đó chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Trong tab Chung, bạn hãy thực hiện cuộn xuống phần Tính năng thông minh và cá nhân hóa.

Bạn cần đánh dấu vào các ô bên cạnh các tùy chọn Bật các tính năng thông minh và cá nhân hóa trong các sản phẩm khác của Google (tùy chọn này giúp tích hợp tốt hơn với các dịch vụ khác như Lịch, Drive).

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấp vào danh mục Lưu thay đổi ở cuối trang.

Hướng dẫn cho quản trị viên Google Workspace

Quản trị viên sẽ có thể kiểm soát cài đặt mặc định cho tất cả người dùng trong tổ chức của chính mình.

–  Bước 1: Đầu tiên cần đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.

– Bước 2: Thực hiện vào Menu >> chọn Tài khoản >> chọn Cài đặt tài khoản >> chọn vào mục Tính năng thông minh cho Google Workspace.

– Bước 3: Quản trị viên chọn cài đặt mặc định cho người dùng:

• Không đặt mặc định: Người dùng  sẽ được tự quyết định bật/tắt tính năng.
• Đặt mặc định: Chọn bật hoặc tắt các tính năng thông minh theo mặc định cho tất cả người dùng.

– Bước 4: Cuối cùng là lưu cài đặt và người dùng vẫn có thể thay đổi cài đặt này trong tài khoản cá nhân của họ, trừ khi quản trị viên áp đặt chính sách cứng. 

Khi các tính năng này được bật, Workspace Flows có thể sử dụng mô hình AI của Google Gemini để đưa ra các đề xuất, tóm tắt nội dung và tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn.

Bảng hướng dẫn sử dụng Google Workspace Flows

Đối với người mới, việc làm quen với giao diện và các chức năng cơ bản của một nền tảng tự động hóa như Google Workspace Flows có thể gây choáng ngợp. Vì vậy, Google cung cấp một bảng hướng dẫn tóm lược đóng vai trò như bản đồ, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt các thao tác cốt lõi để quản lý và vận hành agent.

Khám phá và Khởi tạo Agent từ trang Khám phá

Trang Discover (Khám phá) là cổng vào đầu tiên của bạn trong Workspace Flows, nơi mọi ý tưởng tự động hóa được nảy sinh và bắt đầu. Đây là nơi bạn tìm kiếm và chọn phương pháp tạo agent phù hợp với nhu cầu và trình độ của mình:

• 1 – Tạo một agent bằng AI

Thay vì phải tự thiết lập từng bước, bạn chỉ cần mô tả Flow mong muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên (tiếng Việt hoặc tiếng Anh). Ví dụ: “Tự động tóm tắt các email chưa đọc của tôi mỗi sáng và đăng bản tóm tắt đó lên Google Chat.” Hệ thống AI của Google sẽ lắng nghe, phân tích yêu cầu này và tự động xây dựng một bản nháp agent hoàn chỉnh, bao gồm Trigger, các bước AI và Action.

• 2 – Lọc mẫu theo loại mẫu

Google cung cấp các mẫu được phân loại rõ ràng (ví dụ: Quản lý Email, Theo dõi Dự án, Thu thập Dữ liệu), giúp bạn dễ dàng tìm thấy một Agent đã được tối ưu hóa. Bạn chỉ cần chọn mẫu, thực hiện một vài tùy chỉnh đơn giản về tài khoản và kích hoạt.

• 3 – Tạo một agent từ đầu

Người dùng muốn tự tay thiết kế một Flow tùy chỉnh hoàn toàn, không theo mẫu có sẵn. Phương pháp này cho phép bạn xây dựng từng bước và điều kiện một cách chi tiết nhất, phù hợp với các quy trình làm việc độc đáo và phức tạp của tổ chức.

• 4 – Quay lại trang Khám phá

Đảm bảo bạn có thể dễ dàng điều hướng về trang chủ để tiếp tục tìm kiếm cảm hứng và các mẫu mới.

• 5 – Mở danh sách các agent của bạn

Sau khi đã tạo nhiều agent, bạn có thể dễ dàng quay lại trang danh sách tổng quan để xem, sắp xếp và quản lý toàn bộ các Agent đang hoạt động hoặc đang ở trạng thái nháp.

Xây dựng và Chỉnh sửa Chi tiết Agent trong Giao diện Thiết kế

Sau khi khởi tạo một agent, bạn sẽ bước vào giao diện Design Canvas, nơi bạn tinh chỉnh và hoàn thiện quy trình làm việc. Đây là nơi bạn thực hiện các thao tác quản trị và thiết kế Flow một cách chi tiết:

• 1 – Quay lại danh sách agent của bạn

Bạn có thể dễ dàng quay lại danh sách các agent đã tạo trước đó. 

• 2 – Đổi tên agent

Đặt tên rõ ràng và mô tả để dễ dàng nhận diện chức năng của agent (Ví dụ: “Agent: Phê duyệt Chi phí Khẩn cấp”).

• 3 – Xem hoạt động của agent

Truy cập nhanh vào lịch sử chạy của agent để kiểm tra hiệu suất ngay từ giao diện chỉnh sửa.

• 4 – Chia sẻ agent

Cho phép bạn chia sẻ agent với đồng nghiệp để cùng hợp tác xây dựng hoặc để họ sử dụng Agent đó.

• 5 – Sao chép hoặc xóa agent

Thực hiện sao lưu hoặc loại bỏ các agent không cần thiết.

• 6 – Thêm một biến

Bổ sung các Action mới vào chuỗi Flow, bao gồm các bước Google Workspace (Gmail, Drive), các bước AI (Ask Gemini), hoặc các bước điều kiện (Check If, Decide).

• 7 – Xóa hoặc di chuyển một bước

Điều chỉnh thứ tự các bước trong Flow để tối ưu hóa quy trình logic.

• 8 – Thêm một bước

Khai báo các biến (Variable) để lưu trữ dữ liệu tạm thời (ví dụ: kết quả đầu ra của một bước AI, hoặc nội dung của một email) và sử dụng dữ liệu đó làm đầu vào cho các bước tiếp theo, giúp Flow của bạn hoạt động linh hoạt.

• 9 – Bật các agent

Khi Agent đã sẵn sàng, thao tác cuối cùng là kích hoạt nó. Kể từ thời điểm này, Agent sẽ tự động chờ Trigger và bắt đầu hoạt động.

Theo dõi và Quản lý Hoạt động của agent

Việc theo dõi sau khi kích hoạt agent là vô cùng quan trọng để đảm bảo Flow hoạt động đúng như mong đợi và xử lý các lỗi phát sinh. Lịch sử chạy (Run History) cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của agent:

• 1 – Lọc để chỉ xem các lượt chạy đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc có lỗi

Đây là chức năng quan trọng nhất để gỡ lỗi. Completed (Hoàn thành) – Cho biết Agent đã chạy thành công. In progress (Đang tiến hành) – Cho biết Agent đang trong quá trình thực hiện các bước. Errors (Lỗi) – Cảnh báo bạn về các lần chạy thất bại, cần phải được kiểm tra ngay.

• 2 – Làm mới để xem hoạt động mới nhất

Đảm bảo bạn luôn xem dữ liệu theo thời gian thực.

• 3 – Thu gọn hoạt động cho một lần chạy

Tính năng này cho phép bạn đi sâu vào từng lần chạy cụ thể. 

• 4 – Mở tác nhân để chỉnh sửa

Truy cập nhanh vào giao diện thiết kế để sửa chữa hoặc tinh chỉnh agent ngay sau khi phát hiện lỗi.

• 5 – Thời gian bắt đầu chạy

Giúp bạn xác định chính xác thời điểm xảy ra sự cố hoặc thời điểm Flow được kích hoạt.

• 6 – Mở rộng hoạt động cho một lần chạy

Khi mở rộng, bạn có thể xem chi tiết từng bước đã diễn ra, bao gồm đầu vào, đầu ra và thời gian xử lý của mỗi bước, giúp bạn dễ dàng xác định chính xác nơi lỗi phát sinh (ví dụ: lỗi kết nối, lỗi thiếu quyền truy cập, hoặc lỗi do Prompt AI không rõ ràng).

Một số tips sử dụng Workspace Flows chi tiết

Sau khi đã nắm vững các khái niệm và cấu trúc cơ bản, bước tiếp theo là tối ưu hóa kỹ năng xây dựng agent của bạn. Phần này sẽ đi sâu vào những mẹo và thủ thuật chi tiết, tập trung vào ba loại bước tiên tiến nhất trong Google Workspace Flows:

Tạo agent với AI

Google Workspace Flows cho phép bạn nhanh chóng tự động hóa các tác vụ lặp lại chỉ bằng cách mô tả quy trình làm việc bằng ngôn ngữ tự nhiên. Đây là tính năng đột phá nhờ vào sự tích hợp của Gemini AI. Tuy nhiên, để Gemini có thể tạo ra các agent chính xác và hoạt động hiệu quả nhất, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc yêu cầu cụ thể. Việc làm theo các hướng dẫn này sẽ giúp bạn tối ưu hóa các yêu cầu của mình, đảm bảo agent của bạn hoạt động ngay từ lần chạy đầu tiên.

Để có kết quả tốt nhất, hãy tuân thủ các nguyên tắc sau trong yêu cầu của bạn:

Chỉ rõ thời điểm Agent nên bắt đầu

Agent của bạn chỉ chạy khi đáp ứng một số điều kiện nhất định (Trigger). Gemini cần biết rõ những điều kiện kích hoạt này, ví dụ: chạy theo lịch trình cụ thể, hoặc khi bạn nhận được một tin nhắn. Bạn càng cung cấp chi tiết về thời điểm bắt đầu, Gemini càng có khả năng thiết lập Trigger cho agent của bạn chính xác hơn.

Chỉ định người bằng Địa chỉ Email

Gemini cần sự hướng dẫn rõ ràng để biết ai là người cần được đưa vào quy trình làm việc của Agent (ví dụ: người nhận thông báo, người gửi tệp). Sử dụng địa chỉ email của họ thay vì tên sẽ đảm bảo Agent không bị nhầm lẫn giữa các cá nhân có cùng tên.

Nói rõ ứng dụng nào cần sử dụng

Giúp Gemini hiểu rõ cách hoàn thành các tác vụ bằng cách chỉ định rõ ứng dụng Google Workspace nào nên được sử dụng. Một hành động có thể được thực hiện qua nhiều ứng dụng (ví dụ: “Gửi tin nhắn” có thể là Gmail hoặc Chat).

Tránh nội dung hiện tại chưa được hỗ trợ

Mặc dù Gemini trong Workspace Flows liên tục được cải thiện, nhưng hiện tại, có một số nội dung hoặc định dạng yêu cầu bạn nên tránh để đảm bảo agent hoạt động trơn tru:

• Ngôn ngữ yêu cầu: Hiện tại, hãy nhập yêu cầu bằng tiếng Anh để đạt hiệu suất tốt nhất. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thử nghiệm tiếng Việt vì tính năng này đang được mở rộng.
• Liên kết (Links): Chỉ nên liên kết đến các tệp trong Drive hoặc các trang web thông thường. Hiện tại, Gemini chưa thể sử dụng các liên kết đến các sự kiện Lịch (Calendar events) hoặc video hội nghị Meet.
• Chỉ định người: Chỉ định thành viên bằng địa chỉ email, thay vì sử dụng ký hiệu @mention (như bạn thường làm trong Chat).
• Ứng dụng và dịch vụ bên ngoài: Tránh yêu cầu trực tiếp tích hợp các ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài (bao gồm cả các bước add-on hoặc integration steps mà bạn cài đặt). Bạn nên tạo Agent cho các ứng dụng Google Workspace trước, sau đó tự mình thêm các bước kết nối bên ngoài như Webhooks hoặc Custom Steps thủ công sau.

Sử dụng AI steps trong agent

Một trong những tính năng mạnh mẽ và đột phá nhất của Google Workspace Flows chính là khả năng dễ dàng tích hợp Gemini AI vào các agent. Gemini không chỉ giúp tự động hóa mà còn mang lại trí tuệ nhân tạo để phân tích, viết, nghiên cứu, thậm chí là đưa ra quyết định chủ quan về việc liệu agent có nên tiếp tục chạy hay không. Tuy nhiên, việc xác định bước AI nào là tối ưu cho từng trường hợp sử dụng cụ thể có thể gây khó khăn cho người mới.

Cách sử dụng các bước AI

04 bước giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của Gemini trong các Flow tự động của mình như sau:

• Thứ nhất là cung cấp ngữ cảnh theo yêu cầu: 

Gemini không tự động biết các bước khác trong agent của bạn. Vì vậy, các lệnh chung như “Viết phản hồi chuyên nghiệp cho email” sẽ không hoạt động nếu không xác định rõ email nào hoặc dữ liệu nào cần xử lý. Ở bước này, bạn hãy tham chiếu dữ liệu từ bước trước, file cụ thể trên Google Drive hoặc các liên kết cần thiết để Gemini có bối cảnh đầy đủ. Điều này giúp AI hiểu chính xác yêu cầu và tạo kết quả phù hợp.

• Thứ hai là thao tác truy cập phản hồi của Gemini bằng cách thêm một biến vào bước sau

Kết quả trả về từ các AI step, như Ask Gemini, Ask a Gem hoặc Decide, có thể được lưu thành biến. Biến này có thể được sử dụng trong các bước tiếp theo, chẳng hạn để gửi email, tạo tài liệu, cập nhật Sheet hoặc dùng trong bước AI khác. Việc sử dụng biến đảm bảo thông tin được truyền chính xác và workflow vận hành liền mạch.

• Thứ ba là sử dụng nhiều hơn một bước AI trong một tác nhân

Bạn hoàn toàn có thể kết hợp nhiều AI step trong cùng một agent. Ví dụ, bạn có thể dùng Gem để phân tích phản hồi từ biểu mẫu và hãy dùng Extract step trích xuất câu hỏi từ phản hồi đó, sau đó dùng Ask Gemini để soạn email dựa trên kết quả Gem và Extract. Thậm chí, có thể thêm một Ask Gemini step để tạo tiêu đề cho email. Việc này giúp các tác nhân trở nên linh hoạt, xử lý nhiều dữ liệu phức tạp mà vẫn duy trì hiệu quả.

• Thứ tư là sử dụng các bước kỹ năng AI khi cần thiết

Mặc dù Ask Gemini có thể thực hiện hầu hết các yêu cầu, Workspace Flows còn cung cấp các AI step được tối ưu hóa cho kỹ năng cụ thể. Ví dụ: trích xuất thông tin từ văn bản, tóm tắt ý tưởng, hoặc viết nội dung theo bối cảnh. Sử dụng các bước kỹ năng này sẽ giúp agent hoạt động chính xác hơn và tiết kiệm thời gian tạo workflow.

Các bước sử dụng AI chung

Các bước này được sử dụng như cách bạn tương tác với Gemini trong Google Workspace.

*Lưu ý:

• Gemini được phép sử dụng web và tất cả dữ liệu Workspace bạn có thể truy cập (Gmail, Drive, Chat, Lịch, Tích hợp bên ngoài). 
• Gemini chỉ sử dụng các trang web công cộng. Với cài đặt này, ngay cả khi bạn liên kết đến một tệp Drive trong lời nhắc, Gemini cũng không thể truy cập tệp đó.

Các bước kỹ năng sử dụng với AI

Các bước này giúp tối ưu hóa với các yêu cầu tích hợp sẵn cho các kỹ năng cụ thể, cung cấp ngữ cảnh hiệu quả hơn và thường mang lại kết quả tốt hơn so với việc sử dụng Ask Gemini cho cùng một nhiệm vụ:

Tạo agent với các bước điều kiện (Conditional steps)

Conditional steps trong Google Workspace Flows cho phép một số bước chỉ thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng. Có hai bước để kiểm tra điều kiện:

• Decide (Đánh giá bằng AI): Sử dụng Gemini để đánh giá điều kiện là đúng hay sai. Bạn mô tả điều kiện, Gemini trả về kết quả và agent sẽ thực hiện các bước trong substeps khi điều kiện thỏa mãn. 
• Check if (Kiểm tra giá trị): So sánh giá trị trực tiếp. Bạn có thể thiết lập một hoặc nhiều điều kiện, chọn AND (tất cả điều kiện phải đúng) hoặc OR (chỉ cần một điều kiện đúng). Các bước trong substeps chỉ chạy khi điều kiện khớp.

1: Decide (Đánh giá bằng AI)

Bước Decide chỉ khả dụng nếu bạn có quyền truy cập Gemini. Đây là bước điều kiện mạnh mẽ, sử dụng AI để đưa ra quyết định dựa trên các yếu tố chủ quan hoặc ngữ cảnh.

– Bước 1:  Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Workspace Flows tại địa chỉ: 

https://flows.workspace.google.com và tạo một agent mới (hoặc mở Agent hiện có).

– Bước 2: Nếu bạn đang xây dựng thủ công hoặc Gemini chưa tự thêm nó, hãy thêm bước Decide vào Flow. 

*Lưu ý: Một bước Check if sẽ tự động được thêm kèm theo.

– Bước 3: Bạn sẽ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên những điều kiện bạn muốn Gemini đánh giá.

+ Bắt đầu từ trường hợp sử dụng phổ biến: Click vào các tùy chọn có sẵn dưới trường mô tả (ví dụ: Is urgent – Có khẩn cấp không) để có một khởi đầu nhanh chóng cho yêu cầu của bạn.

+ Thêm Biến để Cung cấp Ngữ cảnh: Luôn thêm các biến (Variables) để tham chiếu thông tin từ các bước trước đó mà Gemini cần xem xét.

– Bước 4: Sau khi Gemini đưa ra quyết định, bước Check if đi kèm sẽ kiểm tra kết quả. 

Bạn hãy nhấn vào Check if và bắt đầu thay đổi điều kiện từ đúng thành sai. Tức là bạn sẽ thay đổi từ is true sang is false. 

– Bước 5: Để agent thực hiện các hành động cho điều kiện ngược lại. Bạn hãy thêm một bước check if khác ở cấp độ flow chính.

Bạn cần thiết lập khớp cho bước check if mới này ngược lại với bước check if đầu tiên. Tức là nếu bước đầu tiên là is false thì bước thứ hai là is true.

– Bước 6: Cuối cùng, khi agent đã sẵn sàng, bạn chỉ cần click vào Turn on (Bật) để kích hoạt. 

2: Check if (Kiểm tra điều kiện So sánh)

Check if là công cụ điều kiện cơ bản, hoạt động dựa trên các quy tắc logic cố định và có thể đo lường (giá trị số, chuỗi văn bản, trạng thái).

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Workspace Flows tại địa chỉ  https://flows.workspace.google.com và thực hiện tạo một tạo một agent.

– Bước 2: Nếu bạn đang xây dựng thủ công hoặc Gemini chưa tự thêm bước, hãy thực hiện thêm bước Check if vào vị trí mong muốn trong Flow của bạn.

*Lưu ý, mỗi câu lệnh điều kiện trong Check if được xây dựng từ 3 thành phần chính:

• Giá trị để kiểm tra (The value to check): Đây là một biến đại diện cho dữ liệu từ một bước trước đó trong Flow (ví dụ: Tiêu đề Email, Số tiền từ Bảng tính, Trạng thái của Task).
• Toán tử So sánh (The matching operator): Đây là hành động so sánh (ví dụ: là – is, không phải là – is not, lớn hơn – greater than, chứa – contains).
• Giá trị để so sánh (The value to compare to): Đây là giá trị cố định bạn muốn so sánh (ví dụ: nhập văn bản “Khẩn cấp”, nhập số 1000), hoặc có thể là một biến khác.

– Bước 3: Sau khi thiết lập điều kiện đầu tiên, bạn có thể thêm các điều kiện bổ sung để tạo ra logic. Như là:

• AND (Và) – nếu tất cả các điều kiện cần phải được đáp ứng để nhánh hành động được kích hoạt.
• OR (Hoặc) – nếu chỉ cần một trong các điều kiện được đáp ứng là đủ để nhánh hành động được kích hoạt. 

*Lưu ý: Bạn phải chọn hoặc AND hoặc OR cho toàn bộ bước Check if, bạn không thể kết hợp cả AND và OR trong cùng một bước. 

– Bước 4: Ngay phía dưới bước Check if, thêm hoặc chỉnh sửa các bước mà bạn muốn agen thực hiện chỉ khi điều kiện được thỏa mãn. 

– Bước 5: Cuối cùng, để agent thực hiện các bước khác sau khi các bước điều kiện được hoàn tất, bạn có thể thêm các bước tiếp theo cùng cấp độ. 

Sau đó, bạn click test run để kiểm tra agent của bạn. Khi agent đã sẵn sàng và hoạt động đúng như mong đợi, bạn click Turn on (Bật) để kích hoạt tự động.  

Lời kết

Qua bài hướng dẫn sử dụng Google Workspace Flows này, hy vọng bạn đã đủ kiến thức để bắt đầu xây dựng các agent của riêng mình. Từ đó, bạn có thể giải phóng thời gian khỏi các tác vụ lặp lại và tập trung vào những công việc có giá trị hơn. 

Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào hay cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để được giải đáp và hướng dẫn chi tiết nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777