Hướng dẫn quản trị người dùng trong Google Workspace

Google Workspace là công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị nhân viên của mình. Nếu bạn đang là quản lý trong doanh nghiệp, bạn nhất định phải biết những tác vụ quản trị người dùng này trong Google Workspace.

Trước tiên, để thực hiện được các thay đổi về người dùng, bạn cần truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên > Chọn Người dùng (User). Tại đây, bạn có thể xem Danh sách người dùng trong tổ chức của bạn và thực hiện các tác vụ như thêm, xóa, sửa, khôi phục… đối với tài khoản người dùng.

Thêm tài khoản người dùng

Ngoài admin cao nhất (Super admin) trong tổ chức, người dùng được phân quyền bới admin cao nhất (Quyền User Management Admin) cũng có thể thêm, xóa, sửa user.

Tạo thêm từng user

– Bước 1: Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn thêm người dùng (Bạn có thể cần phải nhấp để xem và chọn các đơn vị tổ chức phù hợp).

– Bước 2: Chọn Thêm người dùng mới (Add new user).

– Bước 3: Nếu bạn muốn thêm ảnh đại diện cho user, Chọn Thêm ảnh > Chọn ảnh bạn muốn thêm.

– Bước 4: Thêm thông tin tài khoản

• Họ và tên – First name , Last name: Tên người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
• Địa chỉ email chính – Primary email: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên đề xuất tên người dùng khác với tên người dùng hiện có trong miền của bạn. Bạn có thể chấp nhận tên được đề xuất hoặc thay đổi tên.
• (Tùy chọn) Miền khác – Domains: Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn tên miền bạn muốn.
• (Tùy chọn) Đơn vị tổ chức – Organizational unit: Bạn muốn thêm thành viên mới vào đơn vị tổ chức hãy nhấp Chỉnh sửa và chọn người mà bạn muốn thêm thành viên, sau đó nhấp Xong.
• (Tùy chọn) Địa chỉ email phụ – Secondary email: Địa chỉ email này nhận được chi tiết tài khoản mới. Bạn có thể tùy ý nhập địa chỉ của riêng bạn để nắm bắt thông tin để chuyển tiếp sau này.
• (Tùy chọn) Số điện thoại – Phone number.

– Bước 5: Tạo mật khẩu

• Bật / tắt Tự động tạo mật khẩu – Automatically generate a password để hệ thống tự động tạo mật khẩu cho bạn hoặc bạn tự tạo lấy. Độ dài mật khẩu tối thiểu là 8 ký tự. Xem mật khẩu bằng cách nhấp vào .
• Bật / tắt Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu này vào lần đăng nhập tiếp theo của họ – Ask for a password change at the next sign-in

– Bước 6: Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn nhấn chọn Thêm người dùng mới – Add new user.

Thêm nhiều user cùng một lúc

– Bước 1: Tải xuống tệp mẫu.

• Bấm vào Tải lên hàng loạt người dùng – Bulk upload users
• Tải xuống tệp CSV và mở bằng Google Sheets hoặc Microsoft ® Excel.

– Bước 2: Nhập thông tin người dùng

• Đối với mỗi người dùng bạn muốn thêm, hãy nhập thông tin vào các cột này trong bảng tính: Tên, Họ, Địa chỉ email, Mật khẩu, Đường dẫn đơn vị tổ chức.
• Bạn có thể chỉ điền vào các cột bạn muốn hoặc bạn có thể để trống nếu không muốn.

Chỉnh sửa tài khoản người dùng

Chỉnh sửa tên người dùng

– Bước 1: Di chuột qua người dùng bạn muốn đổi tên > Nhân chọn Đổi tên người dùng – Rename user.

– Bước 2: Tại đây, bạn có thể thay đổi các thông tin sau:

• Tên và Họ – First Name và Last Name: Tên người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
• Địa chỉ email chính – Primary Email: Địa chỉ email người dùng dùng để đăng nhập.
• Miền email: Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên Xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn miền bạn muốn.

– Bước 3: Nhấp vào Đổi tên (Rename) để hoàn tất cài đặt.

Đổi mật khẩu người dùng (Reset Password)

Nếu người dùng quên mật khẩu hoặc nếu bạn cho rằng tài khoản của họ đã bị xâm phạm, bạn có thể đặt lại mật khẩu của người dùng từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

– Bước 1: Trong Danh sách người dùng – Users, tìm người dùng bạn muốn đổi mật khẩu.

– Bước 2: Di chuột vào người dùng bạn muốn đặt lại mật khẩu và nhấp vào Thay đổi mật khẩu – Reset password.

– Bước 3: Nhấp vào Đặt lại (Reset). Tại đây bạn có thể tùy chọn:

• Tự động tạo mật khẩu hoặc nhập mật khẩu.
• Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu mới vào lần đăng nhập tiếp theo của họ.

– Bước 4: Chọn Gửi email mật khẩu cho người dùng hoặc chọn Done.

• Để dán mật khẩu vào một nơi nào đó, chẳng hạn như trong cuộc trò chuyện Hangouts, nhấp vào Nhấp để sao chép mật khẩu.
• Bạn cũng có thể cho phép người dùng khôi phục mật khẩu của riêng họ.

Xóa tài khoản người dùng

Tạm ngưng tài khoản người dùng

Bạn có thể tạm thời chặn quyền truy cập của người dùng vào các dịch vụ Google trong tổ chức của bạn bằng cách tạm ngưng tài khoản của họ. Khi bạn tạm ngưng tài khoản:

• Email, tài liệu, lịch hoặc dữ liệu khác sẽ không bị xóa.
• Tài liệu chia sẻ vẫn có thể truy cập vào từ người nhận được chia sẻ.
• Lời mời qua email và lịch bị chặn.

Sau khi tạm ngừng người dùng, bạn có thể khôi phục tài khoản bất cứ lúc nào miễn là người dùng không bị khóa.

• Trong Danh sách người dùng (User), di chuột qua người dùng bạn muốn tạm ngưng > Nhấp vào Thêm (More) > Chọn Tạm ngừng người dùng (Suspend user).
• Sau khi cửa sổ hiện ra, bạn chỉ cần nhấp vào Tạm ngừng (Suspend).

Xóa vĩnh viễn tài khoản người dùng

Việc xóa vĩnh viễn người dùng đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu cũng như lịch sử của người dùng đó sẽ bị xóa hoàn toàn. Vì vậy, trước khi xóa, bạn hãy di chuyển hoặc xuất các dữ liệu quan trọng của người dùng. Tài khoản bị xóa có thể khôi phục được trong 20 ngày sau khi xóa, sau 20 ngày tài khoản sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục lại.

Trong Danh sách người dùng, bạn di chuột qua người dùng bạn muốn xóa > nhấp vào Thêm (More) > Chọn Xóa người dùng (Delete user).

Hoặc bạn cũng có thể đánh dấu những người dùng bạn muốn xóa, sau đó chọn vào Thêm (More) ở tab bên trên > chọn Xóa người dùng được chọn (Delete selected users). Sau khi cửa sổ hiện ra, bạn bỏ đánh dấu các tùy chọn Drive And Docs, Calendar và Brand Accounts rồi chọn vào Xóa người dùng (Delete) để hoàn tất quá trình xóa vĩnh viễn người dùng.

Khôi phục tài khoản người dùng

Khôi phục tài khoản người dụng bị tạm ngừng

– Bước 1: Phía trên Danh sách người dùng, nhấp vào Thêm bộ lọc (Add a filter) và chọn Trạng thái người dùng (User status).

– Bước 2: Trong hộp User status, chọn hộp Bị tạm ngừng (Suspended) > Áp dụng (Apply).

– Bước 3: Trong Danh sách người dùng, chỉ chuột vào tên người dùng bị tạm ngưng để truy cập trang tài khoản của họ > Chọn Thêm (More) > Chọn Kích hoạt lại (Reactive).

Hoặc bạn bấm vào người dùng đang bị tạm khóa, nhấp vào Kích hoạt lại (Reactivate).

– Bước 4: Xác nhận và hoàn tất quá trình kích hoạt.

Khôi phục tài khoản người dùng bị xóa gần đây

Bạn có thể khôi phục tài khoản người dùng tối đa 20 ngày sau khi xóa tài khoản. Các dữ liệu người dùng sẽ được khôi phục lại, ngoại trừ Dữ liệu Google+ sẽ không thể khôi phục lại. Sau 20 ngày, dữ liệu đã mất và Google Support cũng không thể khôi phục lại.

Phía trên Danh sách người dùng, bạn nhấn chọn Thêm bộ lọc (Add a filter) > Chọn Người dùng bị xóa gần đây (Recently deleted).

• Di chuột qua người dùng bạn muốn khôi phục > Nhấn chọn Khôi phục (Restore).
• Xem lại thông báo xác nhận. Sau đó nhấp vào Tiếp tục.
• Chọn đơn vị tổ chức bạn muốn chỉ định người dùng.
• Nhấp vào Khôi phục (Restore) để hoàn tất quá trình khôi phục người dùng bị xóa gần đây. Có thể mất tối đa 24 giờ để thay đổi này có hiệu lực.

Tải xuống Danh sách người dùng

Có hai cách để tải xuống Danh sách người dùng:

*Cách 1: Bạn có thể dùng bộ lọc để tìm kiếm thuộc tính > Tải xuống danh sách người dùng chọn lọc.

*Cách 2: Bạn có thể thiết lập danh sách người dùng với các cột để tải xuống. Để thêm hoặc xóa cột, hãy nhấp vào Quản lý cột (Manage Columns).Tại đây bạn có thể xóa, sửa, thay đổi vị trí các cột thông tin trong Danh sách người dùng.

– Bước 1: Phía trên Danh sách người dùng, bạn nhấn vào Tải xuống danh sách người dùng (Download Users) ở góc phải phía trên.

• Chọn chỉ bao gồm các cột được hiển thị trong Danh sách người dùng hoặc tất cả các cột có sẵn trong tệp đã tải xuống.
• Chọn tải xuống danh sách người dùng dưới dạng tệp CSV hoặc xuất nó sang Google Trang tính (Google Sheets).

– Bước 2: Nhấp vào Tải xuống (Download) tải xuống Danh sách người dùng.

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ ngay với GCS theo số Hotline: 0777.247.777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Lời kết

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.