Hướng dẫn quản trị người dùng trong Google Workspace

Google Workspace là công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị nhân viên của mình. Nếu bạn đang là quản lý trong doanh nghiệp, bạn nhất định phải biết những tác vụ quản trị người dùng này trong Google Workspace.

Google Workspace là công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị nhân viên của mình. Nếu bạn đang là quản lý trong doanh nghiệp, bạn nhất định phải biết những tác vụ quản trị người dùng này trong Google Workspace.

Trước tiên, để thực hiện được các thay đổi về người dùng, bạn cần truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên > Chọn Người dùng (User). Tại đây, bạn có thể xem Danh sách người dùng trong tổ chức của bạn và thực hiện các tác vụ như thêm, xóa, sửa, khôi phục… đối với tài khoản người dùng.

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-1

Thêm tài khoản người dùng

Ngoài admin cao nhất (Super admin) trong tổ chức, người dùng được phân quyền bới admin cao nhất (Quyền User Management Admin) cũng có thể thêm, xóa, sửa user.

Tạo thêm từng user

Bước 1: Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn thêm người dùng (Bạn có thể cần phải nhấp để xem và chọn các đơn vị tổ chức phù hợp).

Bước 2: Chọn Thêm người dùng mới (Add new user).

Bước 3: Nếu bạn muốn thêm ảnh đại diện cho user, Chọn Thêm ảnh > Chọn ảnh bạn muốn thêm.

Bước 4: Thêm thông tin tài khoản

  • Họ và tên – First name , Last name: Tên người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
  • Địa chỉ email chính – Primary email: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên đề xuất tên người dùng khác với tên người dùng hiện có trong miền của bạn. Bạn có thể chấp nhận tên được đề xuất hoặc thay đổi tên.
  • (Tùy chọn) Miền khácDomains: Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn tên miền bạn muốn.
  • (Tùy chọn) Đơn vị tổ chứcOrganizational unit: Bạn muốn thêm thành viên mới vào đơn vị tổ chức hãy nhấp Chỉnh sửa và chọn người mà bạn muốn thêm thành viên, sau đó nhấp Xong.
  • (Tùy chọn) Địa chỉ email phụ – Secondary email: Địa chỉ email này nhận được chi tiết tài khoản mới. Bạn có thể tùy ý nhập địa chỉ của riêng bạn để nắm bắt thông tin để chuyển tiếp sau này.
  • (Tùy chọn) Số điện thoại – Phone number.

Bước 5: Tạo mật khẩu

  • Bật / tắt Tự động tạo mật khẩu – Automatically generate a password để hệ thống tự động tạo mật khẩu cho bạn hoặc bạn tự tạo lấy. Độ dài mật khẩu tối thiểu là 8 ký tự. Xem mật khẩu bằng cách nhấp vào .
  • Bật / tắt Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu này vào lần đăng nhập tiếp theo của họ – Ask for a password change at the next sign-in

Bước 6: Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn nhấn chọn Thêm người dùng mới – Add new user.

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-2

Thêm nhiều user cùng một lúc

Bước 1: Tải xuống tệp mẫu.

  • Bấm vào Tải lên hàng loạt người dùng – Bulk upload users
  • Tải xuống tệp CSV và mở bằng Google Sheets hoặc Microsoft ® Excel.

Bước 2: Nhập thông tin người dùng

  • Đối với mỗi người dùng bạn muốn thêm, hãy nhập thông tin vào các cột này trong bảng tính: Tên, Họ, Địa chỉ email, Mật khẩu, Đường dẫn đơn vị tổ chức.
  • Bạn có thể chỉ điền vào các cột bạn muốn hoặc bạn có thể để trống nếu không muốn.

Chỉnh sửa tài khoản người dùng

Chỉnh sửa tên người dùng

Bước 1: Di chuột qua người dùng bạn muốn đổi tên > Nhân chọn Đổi tên người dùng – Rename user.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể thay đổi các thông tin sau:

  • Tên và Họ – First Name và Last Name: Tên người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
  • Địa chỉ email chính – Primary Email: Địa chỉ email người dùng dùng để đăng nhập. 
  • Miền email: Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên Xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn miền bạn muốn.

Bước 3: Nhấp vào Đổi tên (Rename) để hoàn tất cài đặt.

Đổi mật khẩu người dùng (Reset Password)

Nếu người dùng quên mật khẩu hoặc nếu bạn cho rằng tài khoản của họ đã bị xâm phạm, bạn có thể đặt lại mật khẩu của người dùng từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Bước 1: Trong Danh sách người dùng – Users, tìm người dùng bạn muốn đổi mật khẩu.

Bước 2: Di chuột vào người dùng bạn muốn đặt lại mật khẩu và nhấp vào Thay đổi mật khẩu – Reset password.

Bước 3: Nhấp vào Đặt lại (Reset). Tại đây bạn có thể tùy chọn:

  • Tự động tạo mật khẩu hoặc nhập mật khẩu.
  • Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu mới vào lần đăng nhập tiếp theo của họ.

Bước 4: Chọn Gửi email mật khẩu cho người dùng hoặc chọn Done.

  • Để dán mật khẩu vào một nơi nào đó, chẳng hạn như trong cuộc trò chuyện Hangouts, nhấp vào Nhấp để sao chép mật khẩu.
  • Bạn cũng có thể cho phép người dùng khôi phục mật khẩu của riêng họ.

Xóa tài khoản người dùng

Tạm ngưng tài khoản người dùng

Bạn có thể tạm thời chặn quyền truy cập của người dùng vào các dịch vụ Google trong tổ chức của bạn bằng cách tạm ngưng tài khoản của họ. Khi bạn tạm ngưng tài khoản:

  • Email, tài liệu, lịch hoặc dữ liệu khác sẽ không bị xóa.
  • Tài liệu chia sẻ vẫn có thể truy cập vào từ người nhận được chia sẻ.
  • Lời mời qua email và lịch bị chặn.

Sau khi tạm ngừng người dùng, bạn có thể khôi phục tài khoản bất cứ lúc nào miễn là người dùng không bị khóa.

  • Trong Danh sách người dùng (User), di chuột qua người dùng bạn muốn tạm ngưng > Nhấp vào Thêm (More) > Chọn Tạm ngừng người dùng (Suspend user).
  • Sau khi cửa sổ hiện ra, bạn chỉ cần nhấp vào Tạm ngừng (Suspend).
huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-3
huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-4

Xóa vĩnh viễn tài khoản người dùng

Việc xóa vĩnh viễn người dùng đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu cũng như lịch sử của người dùng đó sẽ bị xóa hoàn toàn. Vì vậy, trước khi xóa, bạn hãy di chuyển hoặc xuất các dữ liệu quan trọng của người dùng. Tài khoản bị xóa có thể khôi phục được trong 20 ngày sau khi xóa, sau 20 ngày tài khoản sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục lại.

Trong Danh sách người dùng, bạn di chuột qua người dùng bạn muốn xóa > nhấp vào Thêm (More) > Chọn Xóa người dùng (Delete user).

Hoặc bạn cũng có thể đánh dấu những người dùng bạn muốn xóa, sau đó chọn vào Thêm (More) ở tab bên trên > chọn Xóa người dùng được chọn (Delete selected users). Sau khi cửa sổ hiện ra, bạn bỏ đánh dấu các tùy chọn Drive And Docs, Calendar và Brand Accounts rồi chọn vào Xóa người dùng (Delete) để hoàn tất quá trình xóa vĩnh viễn người dùng.

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-5
huong dan quan tri nguoi dung trong google workspace anh 6

Khôi phục tài khoản người dùng

Khôi phục tài khoản người dụng bị tạm ngừng

Bước 1: Phía trên Danh sách người dùng, nhấp vào Thêm bộ lọc (Add a filter) và chọn Trạng thái người dùng (User status).

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-7

Bước 2: Trong hộp User status, chọn hộp Bị tạm ngừng (Suspended) > Áp dụng (Apply).

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-8

Bước 3: Trong Danh sách người dùng, chỉ chuột vào tên người dùng bị tạm ngưng để truy cập trang tài khoản của họ > Chọn Thêm (More) > Chọn Kích hoạt lại (Reactive).

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-9

Hoặc bạn bấm vào người dùng đang bị tạm khóa, nhấp vào Kích hoạt lại (Reactivate).

huong dan quan tri nguoi dung trong google workspace anh 10

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất quá trình kích hoạt.

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-11

Khôi phục tài khoản người dùng bị xóa gần đây

Bạn có thể khôi phục tài khoản người dùng tối đa 20 ngày sau khi xóa tài khoản. Các dữ liệu người dùng sẽ được khôi phục lại, ngoại trừ Dữ liệu Google+ sẽ không thể khôi phục lại. Sau 20 ngày, dữ liệu đã mất và Google Support cũng không thể khôi phục lại.

Phía trên Danh sách người dùng, bạn nhấn chọn Thêm bộ lọc (Add a filter) > Chọn Người dùng bị xóa gần đây (Recently deleted).

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-12
  • Di chuột qua người dùng bạn muốn khôi phục > Nhấn chọn Khôi phục (Restore).
  • Xem lại thông báo xác nhận. Sau đó nhấp vào Tiếp tục.
  • Chọn đơn vị tổ chức bạn muốn chỉ định người dùng.
  • Nhấp vào Khôi phục (Restore) để hoàn tất quá trình khôi phục người dùng bị xóa gần đây. Có thể mất tối đa 24 giờ để thay đổi này có hiệu lực.

Tải xuống Danh sách người dùng

Có hai cách để tải xuống Danh sách người dùng:

Cách 1: Bạn có thể dùng bộ lọc để tìm kiếm thuộc tính > Tải xuống danh sách người dùng chọn lọc.

Cách 2: Bạn có thể thiết lập danh sách người dùng với các cột để tải xuống. Để thêm hoặc xóa cột, hãy nhấp vào Quản lý cột (Manage Columns).Tại đây bạn có thể xóa, sửa, thay đổi vị trí các cột thông tin trong Danh sách người dùng.

huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-13

Bước 1: Phía trên Danh sách người dùng, bạn nhấn vào Tải xuống danh sách người dùng (Download Users) ở góc phải phía trên.

  • Chọn chỉ bao gồm các cột được hiển thị trong Danh sách người dùng hoặc tất cả các cột có sẵn trong tệp đã tải xuống.
  • Chọn tải xuống danh sách người dùng dưới dạng tệp CSV hoặc xuất nó sang Google Trang tính (Google Sheets).
huong-dan-quan-tri-nguoi-dung-trong-google-workspace-anh-14

Bước 2: Nhấp vào Tải xuống (Download) tải xuống Danh sách người dùng.

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ ngay với GCS theo số Hotline: 0777.247.777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top