Hướng dẫn điểm danh tự động người tham gia Google Meet

Ở thời điểm hiện tại, việc quay lại đi học đi làm trực tiếp vẫn là một câu trả lời bỏ ngỏ. Học sinh sinh viên, nhân viên văn phòng buộc phải tham gia các buổi học buổi họp thông qua Google Meet. Do vậy giáo viên cũng như các đội nhóm làm việc cũng phải làm quen với việc ổn định trên nền tảng này. 

Nhằm giúp đỡ người dùng trong việc quản lý số lượng người tham gia cũng như chất lượng cuộc họp, Google Meet đã được trang bị tính năng điểm danh tự động người tham gia Google Meet.

Tính năng theo dõi điểm danh có sẵn cho Google Workspace Essentials, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và Teaching and Learning Upgrade. 

Bật tính năng theo dõi điểm danh và báo cáo

Theo mặc định, báo cáo theo dõi điểm danh sẽ được bật cho tổ chức của bạn. 

• Người dùng Google Workspace for Education Plus và người dùng Teaching and Learning Update sẽ tự động nhận được báo cáo tham dự cho bất kỳ cuộc họp nào có từ 5 người tham gia trở lên và báo cáo phát trực tiếp cho tất cả các sự kiện phát trực tiếp. 
• Tất cả người dùng trong Google Workspace đủ điều kiện khác có thể bật và tắt tính năng theo dõi tham dự và báo cáo luồng trực tiếp từ trong cuộc họp hoặc từ sự kiện Google Calendar. 
  • Nếu bạn tắt các tính năng này trong các cuộc họp định kỳ hoặc cuộc họp sử dụng chung một mã, cài đặt sẽ được lưu cho cuộc họp đã lên lịch tiếp theo. Nếu bạn tắt các tính năng này trong cuộc họp một lần, tính năng sẽ trở lại tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc. 

Tips: Bất kỳ ai lên lịch hoặc bắt đầu cuộc họp sẽ là người chủ trì cuộc họp. Nếu bạn chuyển hoặc lên lịch cuộc họp trên lịch của người khác, người đó có thể trở thành người chủ trì cuộc họp. Theo mặc định, mỗi cuộc họp chỉ có một người chủ trì cuộc họp nhưng bạn có thể thêm tối đa 25 người đồng chủ trì một lần trong cuộc họp. 

Hướng dẫn bật tắt điểm danh trong cuộc họp Google Meet

• Từ dưới cùng, nhấp vào Menu .
• Nhấp vào Cài đặt  Điều khiển Máy chủ .
• Bật hoặc tắt tính năng Theo dõi điểm danh . 

Hướng dẫn bật tắt điểm danh trên Google Calendar

• Tạo sự kiện mới  nhấp vào Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
  • Ở bên phải, nhấp vào biểu tượng Thay đổi chế độ cài đặt hội nghị . 
  • Chọn hộp bên cạnh biểu tượng “Điểm danh”  nhấp vào Lưu.  
  • Hoàn tất quá trình thiết lập sự kiện của bạn.

• Nhấp vào cuộc họp hiện tại  nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện .
  • Trong phần chi tiết sự kiện, nhấp vào biểu tượng Thay đổi chế độ cài đặt hội nghị . 
  • Chọn hộp bên cạnh biểu tượng “Điểm danh”  nhấp vào Lưu.  

Nhận báo cáo tham gia cuộc họp của bạn

Sau cuộc họp, người tổ chức sẽ nhận được email có đính kèm báo cáo tham dự Google Sheets với thông tin sau:

• Tên của người tham gia
  • Nếu ai đó gọi đến từ thiết bị di động của họ, thay vì tên của họ, một số chữ số số điện thoại của họ sẽ được liệt kê.
  • Nếu ai đó gọi đến từ phòng họp Google Meet, thay vì tên của họ, tên của phòng họp sẽ được liệt kê. 
• Email của người tham gia
• Khoảng thời gian người tham gia thực hiện một cuộc gọi, bao gồm cả dấu thời gian về thời điểm họ tham gia lần đầu tiên và khi họ rời khỏi cuộc gọi.
  • Nếu ai đó bị từ chối cuộc gọi, dấu thời gian đó sẽ được ghi lại là thời gian họ rời khỏi cuộc gọi.
  • Nếu ai đó tham gia và rời khỏi cuộc gọi nhiều lần, nhiều dấu thời gian sẽ không được liệt kê, nhưng tổng thời lượng cuộc gọi của họ sẽ được cộng dồn. 

Tips: Người tổ chức cuộc họp sẽ nhận được báo cáo tham dự cho tất cả các cuộc họp, kể cả những cuộc họp bắt đầu từ Classroom hoặc meet.google.com.

Trên đây là những chia sẻ của GCS Technology về hướng dẫn điểm danh tự động trên Google Meet. Nếu bạn đang cần số lượng người tham gia Google Meet từ 250 đến 500 thì liên hệ ngay Hotline: 024.9999.7777 để được các chuyên viên tư vấn các dịch vụ về Google Workspace Business từ Standard đến Enterprise.