Gửi Email
Liên hệ Zalo
G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là một công cụ cho phép bạn đồng bộ hóa cả Gmail, Calendar, Contact, Notes và Task từ G Suite của bạn vào Outlook nếu bạn đang sử dụng G Suite và muốn liên kết tài khoản G Suite của bạn vào Outlook để sử dụng, và bạn cũng cần đồng bộ dữ liệu lịch và danh bạ đã có trên tài khoản G Suite vào Outlook.
Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách hoạt động của G Suite Sync for Microsoft Outlook cũng như các cài đặt và các yêu cầu của hệ thống khi cài đặt.
G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là gì ?
G Suite Sync for Microsoft Outlook viết tắt là GSSMO là một công cụ miễn phí của Google cho phép bạn đồng bộ tài khoản G Suite của bạn vào Outlook và tránh sử dụng giao thức POP3/IMAP vốn cần nhiều bước cài đặt. Đơn giản bạn chỉ tải GSSMO về và chạy nó.
Bảng đồng bộ của GSSMO :
|
Dữ liệu Outlook |
Import từ |
Sử dụng từ Outlook |
Đồng bộ hóa với G Suite |
Ghi chú |
|
Tin nhắn Email |
Có |
Có |
Có |
|
|
Trạng thái email (Đọc và chưa đọc) |
Có |
Có |
Có |
|
|
Các mục đã xóa |
Có |
Có |
Có |
Tùy chọn import |
|
Folders và subfolders ( Thư mục và thư mục con trên Outlook ) |
Có |
Có |
Có |
Folders ( thư mục ) của Outlook sẽ là dạng Labels ( nhãn ) của Gmail |
|
Các thư mục con được lồng trong Inbox – Hộp thư đến (hoặc các thư mục hệ thống khác) |
Có |
Có |
xem Ghi chú |
Thư mục con “Folder_Name” lồng trong mục Inbox trên Outlook sẽ hiển thị trên Gmail dưới dạng nhãn ( label ) là Inbox/Folder_Name |
|
Email rác – Junk email |
Có |
Có |
Có |
Mục Junk email của Outlook là mục Spam của Gmail |
|
Bản nháp – Drafts |
Có |
Có |
Không |
|
|
Tệp đính kèm – Attachments |
Có |
Có |
Có |
Chỉ đồng bộ những tệp đính kèm dưới 20MB |
|
Tệp đính kèm thực thi |
Không |
Không |
Không |
Gmail không cho phép các tệp đính kèm thực thi |
|
Bài đăng trong thư mục mailbox – Posts in mailbox folders |
Có |
Có |
Không |
|
|
Mức độ quan trọng – Importance levels |
Có |
Có |
Có |
|
|
Gắn cờ tin nhắn – Message flags |
Có |
Có |
Có |
Gắn cờ (Flagged) của Outlook là đánh dấu sao (Starred) của Gmail |
|
Ngày theo dõi và lời nhắc (được sử dụng với cờ)- Follow-up dates and reminders (used with flags) |
Không |
Có |
Không |
không được import hoặc đồng bộ hóa với Gmail, nhưng có thể được sử dụng trong Outlook sau khi import |
|
Biểu tượng mũi tên với trả lời và tin nhắn chuyển tiếp – Arrow icons with replies and forwarded messages |
Có |
Có |
Không |
Xuất hiện cho các thư bạn trả lời (reply) hoặc chuyển tiếp (forward) trong Outlook, nhưng không đồng bộ hóa với Gmail |
|
Quy tắc – Rules |
Không |
Có |
Không |
Không nhập hoặc đồng bộ hóa nhưng có thể được tạo lại trong Outlook; có thể tạo bộ lọc Gail áp dụng cho cả hai giao diện |
|
Chữ ký – Signatures |
Không |
Có |
Không |
Không nhập hay đồng bộ hóa, có thể phỏng theo trong Outlook và Gmail |
|
Tin nhắn POP – POP messages |
xem Ghi chú |
Có |
Không |
Tin nhắn POP được đồng bộ hóa khi bạn import. Tin nhắn đến sau khi bạn import không được đồng bộ hóa. |
|
Tài khoản POP / IMAP – POP or IMAP account |
Không |
Có |
Không |
Không import cài đặt tài khoản, nhưng có thể được tạo lại trong profile G Suite |
|
Phân loại – Category assignments |
Không |
Có |
Không |
Không import, nhưng bạn có thể phân loại thư trong Outlook sau khi import |
Các yêu cầu khi cài đặt GSSMO
GSSMO có vài yêu cầu hệ thống, G Suite và các yêu cầu khác.
Yêu cầu chính là bạn phải là Quản trị viên G Suite để thiết lập GSSMO. Nếu bạn không phải là quản trị viên, bạn sẽ yêu cầu Quản trị viên G Suite trong tổ chức của bạn thiết lập nó cho bạn.
Yêu cầu thiết lập GSSMO
Đây là những yêu cầu tối thiểu mà bạn cần để khởi động GSSMO.
Đối với G Suite
GSSMO khả dụng với các phiên bản G Suite Enterprise, Business, Basic, G Suite for Education và Nonprofits. Các bản Google Apps Legacy ( bản miễn phí đăng ký từ trước 2012 ) và gmail cá nhân sẽ không được hỗ trợ.
Đối với hệ điều hành
GSSMO hỗ trợ các hệ điều hành sau :
- Windows Vista SP1 (32 and 64 bit)
- Windows 7 (32 and 64 bit)
- Windows 8 (32 and 64 bit)
- Windows 10 (32 and 64 bit)
Không hỗ trợ các phiên bản hệ điều hành XP và Server 2003.
Đối với Outlook
GSSMO hỗ trợ các phiên bản Outlook sau :
- Microsoft Outlook 2003 SP3
- Microsoft Outlook 2007 SP2 (hoặc SP1 đã fix)
- Microsoft Outlook 2010 (32 and 64 bit) với bản Service Pack 2
- Microsoft Outlook 2013 (32 and 64 bit)
- Microsoft Outlook 2016 (32 and 64 bit)
- Microsoft Outlook 2019 (32 and 64 bit)
Microsoft Outlook 2003 and Microsoft Outlook 2007 không còn được hỗ trợ bởi Microsoft. Bạn cần nâng cấp lên các phiên bản mới hơn.
Đối với người dùng
Để cài đặt GSSMO, người dùng phải có quyền quản trị viên (Administrator User) trên máy tính của họ.
Yêu cầu port
GSSMO sử dụng port 443 trên miền của bạn.
Thiết lập GSSMO trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google
Gmail
Đầu tiên, bạn cần thiết lập Gmail để đồng bộ hóa với Outlook.
Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên / Apps / G Suite / Gmail.
Sau đó, bấm vào End User Access (gần cuối trang, phía trên Advanced Settings) / mục “Enable G Suite Sync for Microsoft Outlook for my users” bạn bật ON.
Calendar
Bạn cần phải bật dịch vụ Calendar để người dùng có thể tạo hồ sơ. Truy cập Apps / G Suite / bật ứng dụng Calendar thành ON cho tất cả người dùng.
Global Address List (GAL)
Danh sách địa chỉ toàn cầu – Global Address List (GAL) là một sổ địa chỉ liệt kê tất cả mọi người trong tổ chức.
Sau đây là cách sử dụng trình tạo GAL :
Kiểm tra cấp phép API : Bạn vào Security / Settings / vào API Permission (cuối trang) và enable tất cả tùy chọn / Save lại.
Sau đó bạn bật chia sẻ liên hệ để GAL cập nhật tự động cho mọi người.
Menu / Directory / Directory settings / Sharing settings / Contact sharing / Enable contact sharing / Save lại.
Google Drive and Docs
Đảm bảo Drive được bật cho người dùng của bạn. Tương tự như bật Calendar.
Bạn cũng cần cho phép người dùng của mình cài đặt ứng dụng Drive để họ có thể truy cập GSSMO. Bạn bấm vào Drive và Docs / Features and Applications / chọn Drive SDK và chuyển nó sang ON.
Khi bạn tạo Notes trên Outlook, một file Sheets tương tự cũng sẽ được tạo trên Drive của bạn.
Cài đặt GSSMO
Download GSSMO
- Bạn bấm vào link : https://tools.google.com/dlpage/gssmo
-
Ở mục DOWNLOAD .EXE FILE chọn Download GSSMO và tải về máy tính của bạn. Hoặc bạn có thể đẩy tệp MSI (phần mở rộng tệp cài đặt mặc định của Microsoft) cho các thành viên của tổ chức của bạn.
Sau khi cài đặt bạn có thể tìm thấy nó ở Start / G Suite Sync (đối với Window 10).
Tạo profile trên GSSMO
-
Khi bạn tải xong GSSMO, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị để bạn điền tài khoản G Suite vào để tạo Profile. Bạn có thể mớ lại cửa sổ tạo Profile này bằng cách vào Start / G Suite Sync / Set up a G Suite Sync user
-
Nhập tên tài khoản G Suite cần tạo Profile >> Continue
-
Lúc này một cửa sổ đăng nhập Google sẽ xuất hiện >> bạn bấm vào tài khoản cần cài đặt.
-
Trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính thì sẽ cửa sổ đăng nhập sẽ khác một chút >> bạn bấm Next
-
Nhập mật khẩu của tài khoản >> bấm Next
-
Nhập mã đăng nhập nếu có ( khi bạn sử dụng xác minh 2 bước hoặc tài khoản của bạn có thông tin mail hoặc số điện thoại khôi phục thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác minh tài khoản ) >> Bấm Next để tiếp tục.
-
Bấm Allow để cho phép GSSMO truy cập tài khoản G Suite của bạn. Cửa sổ sẽ hiện thông báo xác nhận thành công, bạn có thể tắt trình duyệt và quay lại cửa sổ Set up G Suite Sync for Microsoft Outlook.
-
Lúc này cửa sổ tạo Profile sẽ có các tùy chọn cho phép bạn import các file .pst vào tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn import file .pst vào tài khoản bạn check vào Import data from an existing profile và chọn đường dẫn đến file .pst bạn cần. Lưu ý dữ liệu trên file .pst của bạn sẽ được import vào Outlook và đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn -> như vậy dung lượng của tài khoản Gmail sẽ bị đầy lên theo dung lượng của file import.
-
Bấm Create profile để hoàn thành. Một cửa sổ thông báo đồng bộ thành công sẽ hiện lên, bạn bấm vào Start Microsoft Outlook để vào Outlook.
-
Khi Outlook khởi động sẽ có một cửa sổ nhỏ để bạn chọn Profile đăng nhập. Bạn chọn Profile bạn muốn đăng nhập và bấm OK
-
Nếu bạn không muốn đăng nhập Outlook theo Profile GSSMO bạn bấm vào mũi tên và chọn “Outlook” để vào Outlook nguyên bản.
Khắc phục sự cố thiết lập GSSMO của bạn
Hầu hết các vấn đề với GSSMO có thể được giải quyết bằng hai cách : cài đặt lại Outlook hoặc tạo lại profile G Suite của bạn.
Tạo lại profile G Suite của bạn
Để tạo lại hồ sơ G Suite ban đầu của bạn trong Outlook, trước tiên bạn cần xóa hồ sơ hiện có. Điều này không xóa dữ liệu khỏi tài khoản G Suite của bạn, nhưng nó xóa cài đặt Outlook của bạn: chữ ký, định nghĩa danh mục tùy chỉnh và tất cả các thay đổi khác của bạn từ mặc định.
Trên máy tính của bạn, vào Control Panel / bấm vào Mail (trên window 10 bạn có thể tìm thấy trong User Account hay đơn giản là gõ “mail” trên thanh tìm kiếm / chọn Show profile / chọn profile cần xóa và bấm Remove.
Sau đó bạn tạo lại profile như hướng dẫn ở trên.
Cài đặt lại Outlook và GSSMO
Nếu thay thế profile G Suite của bạn mà vẫn chưa khắc phục được lỗi, bạn có thể cài đặt lại Outlook và GSSMO.
Gỡ cài đặt GSSMO khỏi máy của bạn giống như cách bạn sẽ gỡ cài đặt bất kỳ chương trình nào khác, sau đó gỡ cài đặt Microsoft Outlook. Sau đó tải lại và cài đặt lại Outlook và GSSMO. Bạn cũng cần khởi động lại máy tính.
Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết cách khắc phục sự cố của Google ở đây.
Nhược điểm của việc sử dụng GSSMO
Tất nhiên khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng được tạo bởi hai công ty đối thủ Microsoft và Google, một số thứ sẽ không hoạt động hoàn hảo và có thể khác so với khi bạn sử dụng các sản phẩm 100% của Google hoặc 100% của Microsoft : một số loại dữ liệu không được đồng bộ hóa khi sử dụng Outlook cho tài khoản G Suite của bạn, một số khác được đồng bộ hóa, nhưng được định dạng khác nhau. Tin vui là hầu hết email, sự kiện lịch và danh bạ của bạn được đồng bộ hóa thường xuyên và hoàn hảo giữa tài khoản G Suite và ứng dụng Outlook của bạn. Dù sao chúng ta vẫn đang cài đặt tài khoản Gmail và sử dụng hàng ngày trên Outlook từ nhiều năm nay đấy thôi, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được một số thiếu sót tiềm ẩn trong quá trình này.
GSSMO không hỗ trợ người dùng MacOS. GSSMO là ứng dụng của Google chỉ dành cho Microsoft.
Ứng dụng kém an toàn – Less secure apps sẽ bị Google xóa khỏi bảng điều khiển dành cho quản trị viên vào tháng 2 năm 2021. Khi đó bạn cần tạo mật khẩu ứng dụng hoặc dùng phương thức OAuth (OAuth chỉ hỗ trợ các bản Outlook 2019 trở lên) để liên kết tài khoản vào Outlook. Nếu hệ thống của bạn không có sẵn Outlook 365 để cài OAuth thì GSSMO sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.
