9Qg1cWLgH8zqBW3ldzt7

Cài đặt Outlook sử dụng G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO)

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là một công cụ cho phép bạn đồng bộ hóa cả Gmail, Calendar, Contact, Notes và Task từ G Suite của bạn vào Outlook nếu bạn đang sử dụng G Suite và muốn liên kết tài khoản G Suite của bạn vào Outlook để sử dụng, và bạn cũng cần đồng bộ dữ liệu lịch và danh bạ đã có trên tài khoản G Suite vào Outlook. 

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách hoạt động của G Suite Sync for Microsoft Outlook cũng như các cài đặt và các yêu cầu của hệ thống khi cài đặt.

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là gì ?

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 1

G Suite Sync for Microsoft Outlook viết tắt là GSSMO là một công cụ miễn phí của Google cho phép bạn đồng bộ tài khoản G Suite của bạn vào Outlook và tránh sử dụng giao thức POP3/IMAP vốn cần nhiều bước cài đặt. Đơn giản bạn chỉ tải GSSMO về và chạy nó. 

 

Bảng đồng bộ của GSSMO : 

Dữ liệu Outlook

Import từ
G Suite

Sử dụng từ Outlook

Đồng bộ hóa với G Suite

Ghi chú

Tin nhắn Email

 

Trạng thái email (Đọc và chưa đọc)

 

Các mục đã xóa

Tùy chọn import

Folders và subfolders ( Thư mục và thư mục con trên Outlook )

Folders ( thư mục ) của Outlook sẽ là dạng Labels ( nhãn ) của Gmail

Các thư mục con được lồng trong Inbox – Hộp thư đến (hoặc các thư mục hệ thống khác)

xem Ghi chú

Thư mục con “Folder_Name” lồng trong mục Inbox trên Outlook sẽ hiển thị trên Gmail dưới dạng nhãn ( label ) là Inbox/Folder_Name

Email rác – Junk email

Mục Junk email của Outlook là mục Spam của Gmail

Bản nháp – Drafts

Không

 

Tệp đính kèm – Attachments

Chỉ đồng bộ những tệp đính kèm dưới 20MB

Tệp đính kèm thực thi
– Executable attachments

Không

Không

Không

Gmail không cho phép các tệp đính kèm thực thi

Bài đăng trong thư mục mailbox – Posts in mailbox folders

Không

 

Mức độ quan trọng – Importance levels

 

Gắn cờ tin nhắn – Message flags

Gắn cờ (Flagged) của Outlook là đánh dấu sao (Starred) của Gmail

Ngày theo dõi và lời nhắc (được sử dụng với cờ)- Follow-up dates and reminders (used with flags)

Không

Không

không được import hoặc đồng bộ hóa với Gmail, nhưng có thể được sử dụng trong Outlook sau khi import

Biểu tượng mũi tên với trả lời và tin nhắn chuyển tiếp – Arrow icons with replies and forwarded messages

Không

Xuất hiện cho các thư bạn trả lời (reply) hoặc chuyển tiếp (forward) trong Outlook, nhưng không đồng bộ hóa với Gmail 

Quy tắc – Rules

Không

Không

Không nhập hoặc đồng bộ hóa nhưng có thể được tạo lại trong Outlook; có thể tạo bộ lọc Gail áp dụng cho cả hai giao diện

Chữ ký – Signatures

Không

Không

Không nhập hay đồng bộ hóa, có thể phỏng theo trong Outlook và Gmail

Tin nhắn POP – POP messages

xem Ghi chú

Không

Tin nhắn POP được đồng bộ hóa khi bạn import. Tin nhắn đến sau khi bạn import không được đồng bộ hóa.

Tài khoản POP / IMAP – POP or IMAP account

Không

Không

Không import cài đặt tài khoản, nhưng có thể được tạo lại trong profile G Suite

Phân loại – Category assignments

Không

Không

Không import, nhưng bạn có thể phân loại thư trong Outlook sau khi import

 

Các yêu cầu khi cài đặt GSSMO

GSSMO có vài yêu cầu hệ thống, G Suite và các yêu cầu khác.

Yêu cầu chính là bạn phải là Quản trị viên G Suite để thiết lập GSSMO. Nếu bạn không phải là quản trị viên, bạn sẽ yêu cầu Quản trị viên G Suite trong tổ chức của bạn thiết lập nó cho bạn.

Yêu cầu thiết lập GSSMO

Đây là những yêu cầu tối thiểu mà bạn cần để khởi động GSSMO.

Đối với G Suite

GSSMO khả dụng với các phiên bản G Suite Enterprise, Business, Basic, G Suite for Education và Nonprofits. Các bản Google Apps Legacy ( bản miễn phí đăng ký từ trước 2012 ) và gmail cá nhân sẽ không được hỗ trợ.

Đối với hệ điều hành

GSSMO hỗ trợ các hệ điều hành sau :

  • Windows Vista SP1 (32 and 64 bit)
  • Windows 7 (32 and 64 bit)
  • Windows 8 (32 and 64 bit)
  • Windows 10 (32 and 64 bit)

Không hỗ trợ các phiên bản hệ điều hành XP và Server 2003.

Đối với Outlook

GSSMO hỗ trợ các phiên bản Outlook sau :

  • Microsoft Outlook 2003 SP3
  • Microsoft Outlook 2007 SP2 (hoặc SP1 đã fix)
  • Microsoft Outlook 2010 (32 and 64 bit) với bản Service Pack 2
  • Microsoft Outlook 2013 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2016 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2019 (32 and 64 bit)

Microsoft Outlook 2003 and Microsoft Outlook 2007 không còn được hỗ trợ bởi Microsoft. Bạn cần nâng cấp lên các phiên bản mới hơn.

Đối với người dùng

Để cài đặt GSSMO, người dùng phải có quyền quản trị viên (Administrator User) trên máy tính của họ.

Yêu cầu port

GSSMO sử dụng port 443 trên miền của bạn.

Thiết lập GSSMO trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Gmail

Đầu tiên, bạn cần thiết lập Gmail để đồng bộ hóa với Outlook.

Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên / Apps / G Suite / Gmail.

Sau đó, bấm vào End User Access (gần cuối trang, phía trên Advanced Settings) / mục “Enable G Suite Sync for Microsoft Outlook for my users” bạn bật ON.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 2

Calendar

Bạn cần phải bật dịch vụ Calendar để người dùng có thể tạo hồ sơ. Truy cập Apps / G Suite / bật ứng dụng Calendar thành ON cho tất cả người dùng.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 3

Global Address List (GAL)

Danh sách địa chỉ toàn cầu – Global Address List (GAL) là một sổ địa chỉ liệt kê tất cả mọi người trong tổ chức.

Sau đây là cách sử dụng trình tạo GAL :

Kiểm tra cấp phép API : Bạn vào Security / Settings / vào API Permission (cuối trang) và enable tất cả tùy chọn / Save lại.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 4

Sau đó bạn bật chia sẻ liên hệ để GAL cập nhật tự động cho mọi người.

Menu / Directory / Directory settings / Sharing settings / Contact sharing / Enable contact sharing / Save lại. 

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 5

Google Drive and Docs

Đảm bảo Drive được bật cho người dùng của bạn. Tương tự như bật Calendar. 

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 6

Bạn cũng cần cho phép người dùng của mình cài đặt ứng dụng Drive để họ có thể truy cập GSSMO. Bạn bấm vào Drive và Docs / Features and Applications / chọn Drive SDK và chuyển nó sang ON.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 7

Khi bạn tạo Notes trên Outlook, một file Sheets tương tự cũng sẽ được tạo trên Drive của bạn.

Cài đặt GSSMO

Download GSSMO

  1. Bạn bấm vào link : https://tools.google.com/dlpage/gssmo 
  2. Ở mục DOWNLOAD .EXE FILE chọn Download GSSMO và tải về máy tính của bạn. Hoặc bạn có thể đẩy tệp MSI (phần mở rộng tệp cài đặt mặc định của Microsoft) cho các thành viên của tổ chức của bạn.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 8

Sau khi cài đặt bạn có thể tìm thấy nó ở Start / G Suite Sync (đối với Window 10).

Tạo profile trên GSSMO

  1. Khi bạn tải xong GSSMO, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị để bạn điền tài khoản G Suite vào để tạo Profile. Bạn có thể mớ lại cửa sổ tạo Profile này bằng cách vào Start / G Suite Sync / Set up a G Suite Sync user 

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 9

  1. Nhập tên tài khoản G Suite cần tạo Profile >> Continue

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 10

  1. Lúc này một cửa sổ đăng nhập Google sẽ xuất hiện >> bạn bấm vào tài khoản cần cài đặt.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 11

  • Trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính thì sẽ cửa sổ đăng nhập sẽ khác một chút >> bạn bấm Next

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 12

  • Nhập mật khẩu của tài khoản >> bấm Next

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 13

  • Nhập mã đăng nhập nếu có ( khi bạn sử dụng xác minh 2 bước hoặc tài khoản của bạn có thông tin mail hoặc số điện thoại khôi phục thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác minh tài khoản ) >> Bấm Next để tiếp tục.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 14

 

  1. Bấm Allow để cho phép GSSMO truy cập tài khoản G Suite của bạn. Cửa sổ sẽ hiện thông báo xác nhận thành công, bạn có thể tắt trình duyệt và quay lại cửa sổ Set up G Suite Sync for Microsoft Outlook.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 15

  1. Lúc này cửa sổ tạo Profile sẽ có các tùy chọn cho phép bạn import các file .pst vào tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn import file .pst vào tài khoản bạn check vào Import data from an existing profile và chọn đường dẫn đến file .pst bạn cần. Lưu ý dữ liệu trên file .pst của bạn sẽ được import vào Outlook và đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn -> như vậy dung lượng của tài khoản Gmail sẽ bị đầy lên theo dung lượng của file import.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 16

  1. Bấm Create profile để hoàn thành. Một cửa sổ thông báo đồng bộ thành công sẽ hiện lên, bạn bấm vào Start Microsoft Outlook để vào Outlook.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 17

  1. Khi Outlook khởi động sẽ có một cửa sổ nhỏ để bạn chọn Profile đăng nhập. Bạn chọn Profile bạn muốn đăng nhập và bấm OK

 

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 18

  1. Nếu bạn không muốn đăng nhập Outlook theo Profile GSSMO bạn bấm vào mũi tên và chọn “Outlook” để vào Outlook nguyên bản.

huong dan cai dat outlook su dung g suite sync for microsoft outlook gssmo 19

Khắc phục sự cố thiết lập GSSMO của bạn

Hầu hết các vấn đề với GSSMO có thể được giải quyết bằng hai cách : cài đặt lại Outlook hoặc tạo lại profile G Suite của bạn.

Tạo lại profile G Suite của bạn

Để tạo lại hồ sơ G Suite ban đầu của bạn trong Outlook, trước tiên bạn cần xóa hồ sơ hiện có. Điều này không xóa dữ liệu khỏi tài khoản G Suite của bạn, nhưng nó xóa cài đặt Outlook của bạn: chữ ký, định nghĩa danh mục tùy chỉnh và tất cả các thay đổi khác của bạn từ mặc định.

Trên máy tính của bạn, vào Control Panel / bấm vào Mail (trên window 10 bạn có thể tìm thấy trong User Account hay đơn giản là gõ “mail” trên thanh tìm kiếm / chọn Show profile / chọn profile cần xóa và bấm Remove.

Sau đó bạn tạo lại profile như hướng dẫn ở trên.

Cài đặt lại Outlook và GSSMO

Nếu thay thế profile G Suite của bạn mà vẫn chưa khắc phục được lỗi, bạn có thể cài đặt lại Outlook và GSSMO.

Gỡ cài đặt GSSMO khỏi máy của bạn giống như cách bạn sẽ gỡ cài đặt bất kỳ chương trình nào khác, sau đó gỡ cài đặt Microsoft Outlook. Sau đó tải lại và cài đặt lại Outlook và GSSMO. Bạn cũng cần khởi động lại máy tính.

Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết cách khắc phục sự cố của Google ở đây.

Nhược điểm của việc sử dụng GSSMO

Tất nhiên khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng được tạo bởi hai công ty đối thủ Microsoft và Google, một số thứ sẽ không hoạt động hoàn hảo và có thể khác so với khi bạn sử dụng các sản phẩm 100% của Google hoặc 100% của Microsoft : một số loại dữ liệu không được đồng bộ hóa khi sử dụng Outlook cho tài khoản G Suite của bạn, một số khác được đồng bộ hóa, nhưng được định dạng khác nhau. Tin vui là hầu hết email, sự kiện lịch và danh bạ của bạn được đồng bộ hóa thường xuyên và hoàn hảo giữa tài khoản G Suite và ứng dụng Outlook của bạn. Dù sao chúng ta vẫn đang cài đặt tài khoản Gmail và sử dụng hàng ngày trên Outlook từ nhiều năm nay đấy thôi, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được một số thiếu sót tiềm ẩn trong quá trình này.

GSSMO không hỗ trợ người dùng MacOS. GSSMO là ứng dụng của Google chỉ dành cho Microsoft.

Ứng dụng kém an toàn – Less secure apps sẽ bị Google xóa khỏi bảng điều khiển dành cho quản trị viên vào tháng 2 năm 2021. Khi đó bạn cần tạo mật khẩu ứng dụng hoặc dùng phương thức OAuth (OAuth chỉ hỗ trợ các bản Outlook 2019 trở lên) để liên kết tài khoản vào Outlook. Nếu hệ thống của bạn không có sẵn Outlook 365 để cài OAuth thì GSSMO sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.  

Hãy liên hệ với GCS để chúng tôi được tư vấn và hỗ trợ giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

"GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng."

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top