Tự động xóa tin nhắn Google Chat cho tổ chức của bạn

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Và Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn

Bạn có thể kiểm soát liệu và thời điểm tin nhắn gửi qua Google Chat có bị xóa tự động hay không bằng tùy chọn cài đặt tự động xóa của Chat. Tính năng này chỉ áp dụng cho các tin nhắn được gửi khi lịch sử cuộc trò chuyện đang bật.

Bạn có thể bật các chính sách tự động xóa riêng biệt cho mọi loại cuộc trò chuyện: tin nhắn trực tiếp 1:1, tin nhắn nhóm và tin nhắn không gian.

Tính năng này có thể xóa tin nhắn do người dùng trong tổ chức của bạn gửi tới các nguồn bên ngoài trên mạng của bạn, nhưng sẽ vẫn hiển thị với tin nhắn trực tiếp 1:1, tin nhắn nhóm và không gian bên ngoài.

Tự động xóa Google Chat và Google Vault #

Chính sách tự động xóa của cuộc trò chuyện và tin nhắn bị xóa phải tuân theo các quy tắc lưu giữ của Chat và Google Vault.

Nếu quy tắc lưu giữ Vault áp dụng cho cuộc trò chuyện có chính sách tự động xóa trong Trò chuyện thì tin nhắn sẽ bị xóa như sau:

• Việc lưu giữ Vault sẽ xóa tin nhắn trước khoảng thời gian tự động xóa Chat —Tin nhắn sẽ bị xóa khỏi cuộc trò chuyện và được lưu giữ trong Vault trong 30 ngày do quy tắc lưu giữ mặc định. Quá trình thanh lọc bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn thành tùy thuộc vào số lượng thư bị thanh lọc.
• Khoảng thời gian tự động xóa Chat diễn ra trước thời gian lưu giữ của Vault —Tin nhắn sẽ bị xóa khỏi cuộc trò chuyện và được lưu giữ trong Vault trong thời gian còn lại của thời gian lưu giữ hoặc tối thiểu là 30 ngày.
• Người dùng xóa thư trước khi tự động xóa hoặc Vault —Thư sẽ được lưu giữ trong Vault trong thời gian lưu giữ còn lại và trong ít nhất 30 ngày.

Nếu không có quy tắc lưu giữ nào của Vault áp dụng cho tin nhắn thì tin nhắn bị xóa tự động sẽ được lưu giữ trong 30 ngày sau khi có chính sách tự động xóa hoặc người dùng xóa chúng khỏi cuộc trò chuyện. Quá trình thanh lọc bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn thành.

Quản lý chính sách tự động xóa Chat #

Sau khi bạn thiết lập chính sách tự động xóa, tất cả các tin nhắn trong các cuộc trò chuyện liên quan và cũ hơn thời gian tự động xóa sẽ bị xóa. Sau đó, tất cả các tin nhắn sẽ bị xóa dần dần khi chúng đạt đến thời gian tự động xóa.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xóa cho tin nhắn trực tiếp 1:1 #

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức .

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Google Chat.
3. Nhấp vào Tự động xóa .
4. Nhấp vào Tin nhắn trực tiếp 1:1 .
5. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
6. Chọn hoặc bỏ chọn hộp Bật tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng xóa tự động.
7. Đối với Số ngày tin nhắn vẫn hiển thị trong tin nhắn trực tiếp 1:1 , hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
8. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xóa tin nhắn trực tiếp theo nhóm #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Google Chat.
3. Nhấp vào Tự động xóa .
4. Nhấp vào Nhóm tin nhắn trực tiếp .
5. Chọn hoặc bỏ chọn hộp Bật tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng xóa tự động.
6. Đối với Số ngày tin nhắn vẫn hiển thị trong tin nhắn nhóm , hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
7. Nhấp vào Lưu

Bật hoặc tắt tính năng tự động xóa tin nhắn trong không gian Space Chat #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Google Chat.
3. Nhấp vào Tự động xóa .
4. Nhấp vào Dấu cách .
5. Chọn hoặc bỏ chọn hộp Bật tự động xóa để bật hoặc tắt tính năng xóa tự động.
6. Đối với Số ngày tin nhắn vẫn hiển thị trong tin nhắn không gian , hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
7. Nhấp vào Lưu .

Thông tin thêm #

• Dữ liệu có thể vẫn còn trong Vault sau khi tất cả các quy tắc lưu giữ hết hạn
• Giữ lại tin nhắn trong Google Chat với Vault
• Bật hoặc tắt lịch sử trò chuyện cho người dùng
• Gửi và chia sẻ tệp trong tin nhắn trên Google Chat