View Categories

Tối ưu hóa Space cho tổ chức của bạn 

7 phút đọc

Bài viết này dành cho quản trị viên. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo và tham gia không gian, hãy truy cập phần trợ giúp dành cho người dùng cuối của Spaces . 

Không gian là nơi chính trong Google Workspace để liên lạc, cộng tác và hoàn thành công việc. Với không gian, các ý tưởng có thể được luân chuyển tự do hơn, thông tin luôn có thể truy cập được và công việc có thể diễn ra dễ dàng. Không gian giúp tổ chức của bạn khám phá và cộng tác về các chủ đề, đồng thời gắn kết các nhóm lại với nhau trong một môi trường làm việc được kết nối tốt hơn và hiệu quả hơn

Sức mạnh của không gian trò chuyện Space chat #

Không gian trò chuyện là:

  • Trung tâm làm việc
    Không gian trò chuyện là nơi tập trung để nhóm làm việc, đưa ra quyết định, thông báo và thảo luận. Mọi người đều được cùng truy cập vào nội dung và có thể theo dõi quyết định được đưa ra. Các ứng dụng trong Google Workspace và các công cụ bên thứ ba được tích hợp trong không gian trò chuyện, ở đúng nơi bạn cần chúng.
  • Tập trung vào chủ đề
    Không gian trò chuyện tập trung vào các chủ đề cụ thể giúp mọi người tổ chức công việc hiệu quả và thiết lập thông báo một cách hiệu quả.
  • Một không gian an toàn để thảo luận
    Không gian trò chuyện cung cấp một môi trường nhanh chóng, cởi mở và nhẹ nhàng với cuộc trò chuyện bằng tin nhắn và biểu cảm cảm xúc. Phong cách giao tiếp không chính thức này giúp giảm các rào cản giao tiếp và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện diễn ra tự do hơn và tạo cảm giác an toàn tâm lý cho mọi người trong tổ chức của bạn.

Sử dụng không gian Space hay nhóm trò chuyện? #

Không gian trò chuyện là lựa chọn lý tưởng cho nhiều mục tiêu giao tiếp, như đã mô tả ở trên. Chúng tôi đề xuất sử dụng Spaces như nơi chính trong Workspace để cộng tác theo nhóm và dự án, cũng như thảo luận xã hội và chia sẻ kiến thức chung liên tục.

Trò chuyện nhóm nhỏ hoặc trò chuyện 1:1 rất phù hợp cho những tin nhắn nhanh, tạm thời như làm rõ thông tin không chính thức, theo dõi nhanh, trò chuyện nền không cần sự tham gia của một số lượng lớn người và các cuộc thảo luận có tính tạm thời cao.

Để biết thêm chi tiết về thời điểm bạn có thể muốn sử dụng những công cụ này và các công cụ giao tiếp khác, hãy xem Cách thực hành tốt nhất để giao tiếp nhóm.

Phương phát tốt nhất khi thiết lập không gian trò chuyện #

Đây là một số gợi ý để giúp tổ chức của bạn sử dụng spaces một cách hiệu quả.

  • Trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi khuyên bạn nên bật lịch sử theo mặc định để mọi người có thể tham khảo kiến ​​thức và các cuộc thảo luận đã diễn ra trong quá khứ. Khi lịch sử tắt, cuộc trò chuyện có thể biến mất trước khi mọi người tham gia có cơ hội xem nó. Nếu phiên bản Workspace của bạn cho phép, hãy cân nhắc việc đặt tùy chọn Lịch sử LUÔN BẬT.
  • Thiết lập và thông báo các hướng dẫn về quy tắc giao tiếp trong chat của công ty. Điều này nên bao gồm những thứ như lúc nào bạn muốn tổ chức của bạn sử dụng email, tin nhắn trực tiếp, trò chuyện nhóm nhỏ hoặc spaces và liệu thời gian phản hồi dự kiến có khác nhau cho các kênh giao tiếp này hay không.
  • Bạn có thể nhập các nhóm vào một space, nhưng giới hạn này chỉ áp dụng cho nhóm có ít hơn 100 thành viên. Nếu bạn muốn nhập một nhóm có hơn 100 thành viên, bạn có thể tạo một space khám phá được và sau đó gửi tin nhắn cho các thành viên trong nhóm với liên kết để tham gia vào space mới.

Đây là một số hướng dẫn cụ thể mà chúng tôi khuyến nghị:

  • Không gian trò chuyện có thể được sử dụng cho các cuộc thảo luận không đồng bộ, khi mọi người không cần phải đang trực tuyến cùng một lúc. Thay vào đó, họ có thể đọc và trả lời theo thời gian của riêng mình.
  • Sử dụng @mentions để thu hút ý kiến ​​của cá nhân và đảm bảo rằng họ đã nhận được thông báo. Hãy thông báo cho người dùng biết rằng họ có thể sử dụng @all để thu hút sự chú ý của tất cả mọi người trong không gian, nhưng hãy nhớ nhắc họ rằng điều này sẽ thông báo cho tất cả mọi người. Hãy cân nhắc việc bổ sung thêm ví dụ về các tình huống mà điều này sẽ được khuyến khích hoặc không được khuyến khích trong tổ chức của bạn.
  • Khuyến khích mọi người thêm ngữ cảnh cấp cao khi họ @mention người khác trong cuộc trò chuyện, đặc biệt là trong nhóm trò chuyện lớn và không gian trò chuyện. Điều này giúp các đồng nghiệp dễ dàng biết bạn đang nói về điều gì một cách tổng quan mà không cần xem lại toàn bộ space.
  • Để giúp người dùng của bạn trả lời tin nhắn cụ thể mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện chính đang diễn ra trong không gian trò chuyện, hãy xem xét sử dụng in-line threading để người dùng có thể tách các tin nhắn trả lời thành cuộc trò chuyện riêng biệt. Tìm hiểu thêm về in-line threading.
  • Hãy cân nhắc sử dụng không gian có thể khám phá cho các chủ đề không cần giới hạn ở các cá nhân hoặc nhóm cụ thể. Với không gian có thể khám phá, thông tin trở nên minh bạch hơn, các tổ chức có thể xây dựng những hiểu biết chung và các thành viên mới có thể nhanh chóng bắt kịp tiến độ.
  • Khuyến khích nhân viên tạo không gian làm việc riêng. Yêu cầu các nhà lãnh đạo tích cực sử dụng không gian để khuyến khích và làm gương cho những người khác làm theo.
  • Làm việc với Người quản lý không gian trong tổ chức của bạn để thúc đẩy các cuộc trò chuyện lành mạnh, đảm bảo rằng các chủ đề luôn đi đúng hướng và kiểm soát tình trạng sẵn có của không gian trong tổ chức của bạn.

Quản lý Không gian trò chuyện trong tổ chức của bạn #

Những người quản lý Không gian trò chuyện có trách nhiệm quản lý mô tả của spaces, hướng dẫn và xóa nội dung gây rối. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn tạo một Không gian sẽ tự động trở thành người quản lý nó và có thể chỉ định thêm người vào vai trò này. Để biết thêm chi tiết, xem  Tìm hiểu về vai trò của bạn với tư cách là Người quản lý Space.

Những người khác trong tổ chức của bạn có thể tự động được chỉ định vai trò người quản lý Không gian trò chuyện. Điều này giúp ngăn chặn việc tồn tại các không gian không được quản lý, ví dụ như khi một người quản lý Không gian trò chuyện rời khỏi hoặc tài khoản của họ bị xóa hoặc tạm khóa. Nếu người tạo Không gian trò chuyện không còn là thành viên hoặc không hoạt động trong vòng 90 ngày, tối đa 3 thành viên hoạt động cuối cùng của Không gian trò chuyện sẽ tự động được chỉ định vai trò người quản lý .

Người quản lý không gian được đánh dấu bằng biểu tượng kim cương "" bên cạnh tên của họ trong các tin nhắn và danh sách thành viên.