Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến vào trình chỉnh sửa Tài liệu

Bài viết này dành cho quản trị viên. Để truy cập các tệp của riêng bạn ngoại tuyến, hãy xem Làm việc trên Docs, Sheets và Slides ngoại tuyến .

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát liệu người dùng trong tổ chức của mình có thể truy cập Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày hay không khi máy tính của họ không kết nối Internet. Theo mặc định, quyền truy cập ngoại tuyến được bật cho các tổ chức và người dùng có thể bật hoặc tắt tính năng này cho tài khoản của chính họ.

Ghi chú:

• Tính năng này hiện được hỗ trợ trên trình duyệt Google Chrome và Microsoft Edge.
• Tùy chọn này không áp dụng cho Google Drive cho máy tính để bàn. Để biết chi tiết về cách người dùng có thể truy cập tệp ngoại tuyến thông qua Drive cho máy tính, hãy xem  Giữ tệp và thư mục ngoại tuyến .

Tùy chọn 1: Cho phép người dùng bật truy cập ngoại tuyến (khuyên dùng) #

Phương pháp dễ nhất để cho phép truy cập ngoại tuyến là cho phép truy cập ngoại tuyến đối với tất cả người dùng.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Tính năng và ứng dụng .
4. Bên cạnh Ngoại tuyến, chọn Cho phép người dùng bật truy cập ngoại tuyến (được khuyến nghị) .
   Các tệp gần đây sẽ được đồng bộ hóa và lưu trên máy tính của người dùng và máy tính mà họ tin cậy.
5. Hướng dẫn người dùng của bạn cách đồng bộ hóa tệp để sử dụng ngoại tuyến .

Tùy chọn 2: Sử dụng chính sách để kiểm soát truy cập ngoại tuyến từ máy tính #

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sử dụng các chính sách để kiểm soát quyền truy cập ngoại tuyến vào Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên máy tính chạy hệ điều hành Windows, Mac và Linux. Tùy chọn này yêu cầu bạn đẩy các chính sách được quản lý tới từng máy tính. Nếu bạn chọn tùy chọn này trước khi thiết lập chính sách, người dùng có quyền truy cập ngoại tuyến sẽ mất quyền truy cập sau 24 giờ.

Ghi chú:

• Tùy chọn này không khả dụng cho thiết bị ChromeOS hoặc thiết bị di động (điện thoại và máy tính bảng).
• Quá trình này không bắt buộc nếu chọn Cho phép tất cả người dùng bật quyền truy cập ngoại tuyến .
• Tùy chọn này cũng không áp dụng nếu bạn xác minh qua email.

Bước 1. Cài đặt chính sách trên từng máy tính được quản lý

Để cho phép lưu trữ và truy cập tệp Drive ngoại tuyến trên máy tính được quản lý:

• Tải các tập tin cấu hình về máy tính.
• Phân phối các tệp tới các máy tính chạy hệ điều hành Windows, Mac và Linux.

Xem hướng dẫn bên dưới cho từng loại máy tính:

Thiết bị Windows (sử dụng Chính sách nhóm của Microsoft)

Hướng dẫn trên trình duyệt Chrome:

1. Tải xuống và giải nén các tệp mẫu Chính sách nhóm Windows này cho Google Chrome:

   1. Windows ADMX

   2. Windows ADML

2. Mở tệp ADMX bằng Trình chỉnh sửa chính sách nhóm của bạn. Để cho phép truy cập ngoại tuyến:
   • Chọn Miền được phép để Google Tài liệu hỗ trợ ngoại tuyến trên Chrome —Cho phép người dùng trong các miền được chỉ định truy cập tài liệu ngoại tuyến nhưng tính năng chỉnh sửa ngoại tuyến bị tắt theo mặc định.
   • (Tùy chọn) Chọn Miền được bật tự động cho Google Tài liệu Hỗ trợ ngoại tuyến trên Chrome —Tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng theo chính sách này. Hãy tắt tùy chọn này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
3. Cập nhật các giá trị tùy chọn với các miền được phép. Phân tách nhiều miền bằng dấu phẩy (ví dụ: domain1.com, domain2.com, v.v.).

Lưu ý: Nếu bạn thấy lỗi “Đã gặp lỗi khi phân tích cú pháp”, điều này có nghĩa là Windows không thể phân tích tên tệp và bạn cần đổi tên nó. Ví dụ: thử xóa dấu gạch dưới khỏi tên tệp bằng cách thay đổi GoogleDocs_WinADMX thành GoogleDocsOffline.

Hướng dẫn dành cho Microsoft Edge:

1. Tải xuống và giải nén các tệp mẫu Chính sách nhóm Windows cho Microsoft Edge: Lưu ý: Nếu đang bật cả Chrome và Microsoft Edge, bạn có thể bỏ qua bước này và sử dụng lại các tệp đã tải xuống cho Chrome vì bạn chỉ cần tạo một trong các tệp admx/ này các tập tin adml.

   1. Windows ADMX

   2. Windows ADML

2. Mở tệp ADMX bằng Trình chỉnh sửa chính sách nhóm của bạn. Để bật truy cập ngoại tuyến:
   • Chọn Miền được phép để Google Tài liệu hỗ trợ ngoại tuyến trên Edge —Cho phép người dùng trong miền được chỉ định truy cập tài liệu ngoại tuyến nhưng tính năng chỉnh sửa ngoại tuyến bị tắt theo mặc định.
   • (Tùy chọn) Chọn Miền được bật tự động cho Google Tài liệu Hỗ trợ ngoại tuyến trên Edge —Tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng theo chính sách này. Hãy tắt tùy chọn này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
3. Cập nhật các giá trị tùy chọn với các miền được phép. Phân tách nhiều miền bằng dấu phẩy (ví dụ: domain1.com, domain2.com, v.v.).

Thông tin liên quan

• Chỉnh sửa GPO dựa trên miền bằng tệp ADMX (hướng dẫn của Microsoft Windows)
• Đặt chính sách Chrome cho thiết bị (hướng dẫn của Google)

macOS devices

Hướng dẫn trên trình duyệt Chrome:

1. Tải xuống và chỉnh sửa chính sách.
   1. Tải xuống tệp plist macOS cho Chrome .
   2. Mở tệp trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.
   3. Chỉnh sửa tập tin:
      • (Bắt buộc) Để cho phép các thiết bị truy cập ngoại tuyến, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của YOUR_DOMAIN_HERE.com bằng miền của bạn.
      • (Tùy chọn) Để tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng bằng chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của YOUR_DOMAIN_HERE.com bằng miền của bạn. Giữ nguyên cài đặt này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
   4. Lưu tệp nếu trình soạn thảo của bạn không tự động lưu.
2. Chuyển đổi tệp plist thành tệp cấu hình bằng công cụ chuyển đổi ưa thích của bạn, chẳng hạn như mcxToProfile trên github.Ví dụ: để sử dụng mcxToProfile để chuyển đổi tệp của bạn sang cấu hình cấu hình, hãy nhập:
   mcxToProfile.py –plist
   com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
   –identifier com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi
3. Đã tạo lượt cài đặt
   

   com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig vào hệ thống. Bạn có thể cần phải khởi động lại Chrome hoặc macOS để áp dụng những thay đổi này.

Mẹo: Để biết thêm thông tin, hãy xem Đặt chính sách cho Chrome .

Hướng dẫn dành cho Microsoft Edge:

1. Tải xuống và chỉnh sửa chính sách.
   1. Tải xuống tệp plist macOS cho Edge .
   2. Mở tệp trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.
   3. Chỉnh sửa tập tin:
      • (Bắt buộc) Để cho phép các thiết bị truy cập ngoại tuyến, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn.
      • (Tùy chọn) Để tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng bằng chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn. Giữ nguyên cài đặt này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
   4. Lưu tệp nếu trình soạn thảo của bạn không tự động lưu.
2. Chuyển đổi tệp plist thành tệp cấu hình bằng công cụ chuyển đổi ưa thích của bạn, chẳng hạn như mcxToProfile trên github .
   Ví dụ: để sử dụng mcxToProfile nhằm chuyển đổi tệp của bạn thành cấu hình cấu hình, hãy nhậpmcxToProfile.py –plist
   com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
   –identifier com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi
3. Cài đặt
   com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig được tạo vào hệ thống. Bạn có thể cần phải khởi động lại Chrome hoặc macOS để áp dụng những thay đổi này.

Mẹo: Để biết thêm thông tin, hãy xem Đặt chính sách cho Chrome .
Linux devices

Hướng dẫn trên trình duyệt Chrome:

1. Tải xuống và chỉnh sửa chính sách.
   1. Tải xuống tệp cấu hình Linux .
   2. Mở tệp cấu hình trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.
   3. Chỉnh sửa tập tin:
      • (Bắt buộc) Để cho phép các thiết bị truy cập ngoại tuyến, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn.
      • (Tùy chọn) Để tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng bằng chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn. Giữ nguyên cài đặt này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
        
   4. Lưu tệp nếu trình soạn thảo của bạn không tự động lưu.
2. Đặt tệp cấu hình vào /etc/opt/chrome/policies/managed/ .

Hướng dẫn dành cho Microsoft Edge:

1. Tải xuống và chỉnh sửa chính sách.
   1. Tải xuống tệp cấu hình Linux .
      Lưu ý: Nếu đang bật cả Chrome và Microsoft Edge, bạn chỉ cần tạo một trong các tệp cấu hình này và đặt hai bản sao vào các thư mục khác nhau.
   2. Mở tệp cấu hình trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.
   3. Chỉnh sửa tập tin:
      • (Bắt buộc) Để cho phép các thiết bị truy cập ngoại tuyến, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn.
      • (Tùy chọn) Để tự động bật quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng bằng chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của YOUR_DOMAIN_HERE.com thành miền của bạn. Giữ nguyên cài đặt này nếu người dùng phải bật quyền truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.
        
   4. Lưu tệp nếu trình soạn thảo của bạn không tự động lưu.
2. Đặt tệp cấu hình vào /etc/opt/edge/policies/managed/ .

Bước 2. Cho phép truy cập ngoại tuyến cho máy tính được quản lý #

Chỉ cho phép truy cập ngoại tuyến sau khi chính sách được cài đặt và định cấu hình trên mỗi máy tính được quản lý. Truy cập ngoại tuyến bị chặn trên bất kỳ máy tính nào không có chính sách này.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Tính năng và ứng dụng .
4. Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt chính sách thiết bị được quản lý trên mỗi máy tính. Nếu không, trên trang này hãy xem Cài đặt chính sách thiết bị được quản lý .
5. Quan trọng: Nếu bạn tiếp tục mà không cài đặt chính sách, những người dùng trước đây có quyền truy cập ngoại tuyến vào tệp sẽ mất quyền truy cập đó sau 24 giờ.
6. Bên cạnh Ngoại tuyến , chọn Kiểm soát truy cập ngoại tuyến bằng chính sách thiết bị .
   Các tệp gần đây sẽ được đồng bộ hóa và lưu trên các máy tính được quản lý đã thiết lập chính sách.
7. Hướng dẫn người dùng của bạn cách đồng bộ hóa tệp để sử dụng ngoại tuyến .