Thiết lập gợi ý đặt phòng trên Calendar

Giúp người tổ chức cuộc họp đặt phòng lịch sự và tài nguyên cho khách ở bất kỳ địa điểm nào.

Với đề xuất phòng tự động, Lịch sẽ kiểm tra địa điểm làm việc của mọi người được mời tham gia cuộc họp. Trong tab Phòng, Calendar hiển thị một cách thông minh những phòng tốt nhất gần với mỗi khách nhất. Nó tính đến vị trí tòa nhà và tầng của mỗi người, lịch sử đặt chỗ trước đó, việc sử dụng thiết bị âm thanh và video cũng như nhu cầu về dung lượng.

Những điều quan trọng cần biết #

Tính năng tự động đề xuất phòng hoạt động hiệu quả nhất khi bạn thực hiện cả hai hành động sau:

• Thêm địa điểm làm việc cho tất cả người dùng —Nếu người dùng không đặt địa điểm làm việc chính thì Calendar sẽ không xem xét họ trong đề xuất phòng. Điều này có nghĩa là phòng được đề xuất có thể quá nhỏ hoặc một phòng trong tòa nhà có thể không được đề xuất hoàn toàn.
• Sử dụng định dạng có cấu trúc cho phòng —Chỉ những thông tin về phòng có cấu trúc mới được Calendar sử dụng để đề xuất phòng tự động. Calendar đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin chi tiết của từng phòng.Để biết chi tiết về cấu trúc tài nguyên, hãy xem Tác động của việc áp dụng tài nguyên có cấu trúc  và Chuyển sang tài nguyên có cấu trúc.

Chi tiết bổ sung #

Khi thêm phòng vào sự kiện, các đề xuất phòng dựa trên vị trí hoặc phòng được sử dụng thường xuyên có thể xuất hiện.

• Đề xuất dựa trên vị trí xuất hiện khi bạn thêm phòng vào sự kiện nếu biết vị trí của ít nhất một người tham dự. Xem  Thêm phòng vào sự kiện .
  • Vị trí có thể được xác định bằng cách đặt tòa nhà văn phòng chính hoặc địa điểm làm việc. Xem  Đặt vị trí làm việc mặc định của bạn .
  • Địa điểm làm việc phải được quản trị viên bật. Xem  Bật hoặc tắt vị trí làm việc cho người dùng .
  • Đề xuất dựa trên vị trí chỉ xuất hiện khi vị trí của người dùng là một tòa nhà có các phòng có cấu trúc và người dùng chưa phản hồi sự kiện là “tham gia qua mạng” hoặc không tham gia.
• Các đề xuất thường dùng sẽ xuất hiện nếu người thêm phòng không có địa điểm cố định. Những đề xuất này dựa trên cách sử dụng của người đó và chỉ hiển thị với người dùng đó.

Thêm địa điểm làm việc chính #

Có 2 cách để thêm địa điểm làm việc chính. Bạn có thể làm điều đó cho người dùng của mình hoặc để họ tự thêm nó.

Trợ giúp quyết định thiết lập người dùng và quản trị viên #

Mỗi môi trường làm việc đều khác nhau. Hãy suy nghĩ về các khía cạnh của từng thiết lập để biết điều gì là tốt nhất cho công ty của bạn.

Thiết lập quản trị viên

Thiết lập người dùng

Dữ liệu vị trí làm việc của người dùng được biết rõ, cập nhật và chính xác. Những lợi ích Đảm bảo dữ liệu người dùng trong Google được đồng bộ hóa với dữ liệu của riêng bạn Tránh lỗi người dùng Phương pháp API (tòa nhà, tầng, mặt cắt sàn, bàn làm việc) GCDS (tòa nhà, tầng) Kinh nghiệm người dùng Vị trí làm việc chỉ xem

Bạn không có hoặc không chắc chắn về dữ liệu vị trí làm việc của người dùng trong tổ chức của mình. Những lợi ích Thiết lập nhanh chóng chỉ với 1 cú nhấp chuột Thông báo lịch để người dùng thêm và cập nhật dữ liệu vị trí Ít công việc hơn cho quản trị viên Phương pháp Thiết lập ban đầu từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Dữ liệu địa điểm làm việc (tòa nhà, tầng) do người dùng tự cập nhật Kinh nghiệm người dùng Kiểm soát người dùng đối với cả việc xem và cập nhật vị trí làm việc Địa điểm làm việc của người dùng được suy luận và đôi khi do Google đặt Người dùng được Google nhắc thực hiện cập nhật

Thêm vị trí với tư cách quản trị viên #

Sử dụng GCDS để thêm địa điểm làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:

• Có nhiều người dùng và vị trí người dùng.
• Bạn có những thay đổi và cập nhật liên tục về vị trí của người dùng.
• GCDS hiện đang được sử dụng để đồng bộ hóa hồ sơ người dùng từ Microsoft Active Directory với Tài khoản Google.

Trong Trình quản lý cấu hình GCDS trên tab Thuộc tính hồ sơ người dùng , ánh xạ các trường vị trí công việc này tới nơi bạn lưu trữ thông tin tòa nhà và tầng hiện nay:

• Mã tòa nhà
• Tên tầng

Đồng bộ hóa các trường này là tùy chọn. Đảm bảo ID tòa nhà khớp với ID tòa nhà mà bạn đã tạo trong quản lý tòa nhà.

Để biết chi tiết, hãy xem Giới thiệu về Google Cloud Directory Sync .

Sử dụng API

Sử dụng API để thêm địa điểm làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:

• Có nhiều người dùng và vị trí người dùng.
• Bạn đã có một hệ thống nơi vị trí của người dùng được gọi thông qua API.
• Những thay đổi và cập nhật về vị trí của người dùng diễn ra thường xuyên.
• Bạn muốn một cách tự động để giữ cho vị trí của người dùng được đồng bộ hóa.
• Có các giá trị cho phần sàn và mã bàn.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem Hướng dẫn về SDK quản trị Google Workspace dành cho người dùng .

Có thể mất tới 24 giờ để thông tin vị trí người dùng được định dạng được truyền bá và hiển thị trong hồ sơ của người dùng.

Sử dụng các thuộc tính này khi bạn thiết lập API của mình:

Tên tài sản	Mô tả	Ví dụ
Kiểu (chuỗi)*	Loại vị trí: TÙY CHỈNH, MẶC ĐỊNH, BÀN Lưu ý: Loại phải được đặt thành DESK để cập nhật địa điểm làm việc chính của người dùng	BÀN LÀM VIỆC
Loại tùy chỉnh (chuỗi)	Nếu loại là TÙY CHỈNH, trường này bao gồm giá trị tùy chỉnh	Văn bản miễn phí
Diện tích (chuỗi)*	Vị trí văn bản hữu ích nhất cho mục đích hiển thị nhằm mô tả chính xác vị trí. Ví dụ: “Mountain View, CA” hoặc “Gần Palo Alto”	Mountain View, CA
ID tòa nhà (chuỗi)*	Mã nhận dạng tòa nhà phải khớp chính xác với ID tòa nhà mà bạn đã tạo cho tòa nhà Chuỗi giá trị dành riêng: Cho biết người dùng không có tòa nhà văn phòng. Ví dụ: nếu người dùng đang làm việc từ xa, hãy sử dụng $$NO_BUILDING$$ Để cho biết rằng tòa nhà chưa được tạo trong tài nguyên tòa nhà, hãy sử dụng $$MISSING_BUILDING$$	New York
Tên tầng (chuỗi)	Mã nhận dạng tầng phải khớp chính xác với tầng được xác định trong BuildingId.Lưu ý: Tên tầng không có Id tòa nhà xác định là không hợp lệ	Sảnh, Tầng Lửng, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
Phần sàn (chuỗi)	Cho biết vị trí trên sàn mà người dùng ngồi	A, Hướng Nam
Mã bàn (chuỗi)*	Chỉ định vị trí bàn chính xác	Khoang 17, 13-A

* Yêu cầu

Cho phép người dùng thêm vị trí #

Bật lời nhắc trên Calendar để giúp người dùng thêm địa điểm làm việc chính của họ.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu   Thư mục Cài đặt thư mục .
3. Nhấp vào Chỉnh sửa hồ sơ .
4. Trong bảng điều khiển bên trái bên dưới Đơn vị tổ chức , hãy chọn tổ chức mà bạn muốn áp dụng thay đổi.Cảnh báo: Nếu bạn áp dụng thay đổi này tại đơn vị tổ chức gốc cho toàn bộ tổ chức, thì thay đổi đó sẽ không được áp dụng cho các đơn vị tổ chức mà bạn đã thực hiện ghi đè trước đó đối với thông tin hồ sơ.
5. Chọn hộp bên cạnh Vị trí làm việc  và nhấp vào Lưu.

Phải mất tới 30 phút để các thay đổi có hiệu lực và người dùng có thể đặt vị trí của riêng mình.

Chủ đề liên quan #

• Cấu trúc tài nguyên Calendar
• Thiết lập tòa nhà, tính năng và các tài nguyên khác