Quản lý phê duyệt

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business.  So sánh ấn bản của bạn

Người dùng có thể gửi tài liệu trong Google Drive thông qua quy trình phê duyệt chính thức. Người đánh giá có thể phê duyệt, từ chối hoặc để lại phản hồi về tài liệu ngay trong Drive, Tài liệu và các trình chỉnh sửa khác của Google Workspace. Bạn có thể sử dụng quy trình này để được phê duyệt hợp đồng hoặc tuyển dụng mới, phê duyệt các thay đổi đối với tài liệu trước khi xuất bản hoặc các tình huống phê duyệt chính thức khác.

Nó được hoạt động như thế nào #

Khi người dùng gửi tài liệu để phê duyệt, người phê duyệt sẽ nhận được email hoặc thông báo Drive về yêu cầu. Nếu người dùng đặt ngày đến hạn, người đánh giá sẽ nhận được email nhắc nhở rằng họ cần phê duyệt hoặc quá hạn. Người dùng quyết định Người chỉnh sửa có thể chỉnh sửa nội dung, để lại nhận xét hoặc đưa ra đề xuất về tài liệu bằng cách chọn khóa tài liệu hay không. Theo mặc định, tài liệu được mở khóa.

Người phê duyệt nhấp vào liên kết đến tài liệu nơi họ có thể xem xét, để lại nhận xét và từ chối hoặc phê duyệt tài liệu. Nếu người dùng yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, tài liệu sẽ được phê duyệt sau khi tất cả người đánh giá phê duyệt tệp. Nếu thực hiện chỉnh sửa, tất cả người đánh giá cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp. Tệp bị từ chối nếu một người đánh giá từ chối tệp.  

Khi tất cả người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp sẽ bị khóa. Không thể chỉnh sửa các tệp bị khóa cho đến khi chúng được mở khóa. Việc mở khóa tệp không hủy yêu cầu phê duyệt hiện tại.

Để biết thêm chi tiết, hãy xem Nhận phê duyệt đối với các tệp trong Google Drive .

Kiểm soát phê duyệt #

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát cách người dùng và tệp của mình tham gia vào quá trình phê duyệt.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Phê duyệt .
4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con hoặc nhóm cấu hình .
5. Để cho phép người dùng bên ngoài tổ chức phê duyệt các tài liệu thuộc sở hữu của tổ chức, trong  Cho phép yêu cầu phê duyệt đối với các tệp thuộc sở hữu của tổ chức của bạn , hãy nhấp  vào Bật .
6. Để cho phép người dùng yêu cầu phê duyệt các tệp từ bên ngoài tổ chức, trong  Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn yêu cầu phê duyệt các tệp , hãy nhấp vào  Bật .
7. Nhấp vào Lưu. Nếu đã định cấu hình một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, bạn có thể  Kế thừa hoặc Ghi đè đơn vị tổ chức mẹ hoặc Hủy đặt một nhóm.