Quản lý chính sách dữ liệu cho bộ nhớ dùng chung cụ thể

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  So sánh ấn bản của bạn

Với tư cách là quản trị viên, bạn kiểm soát các chính sách của tổ chức mình đối với các tệp trong Google Drive, bao gồm cả các tệp trong bộ nhớ dùng chung. Theo mặc định, các chính sách bạn đặt ở đơn vị tổ chức cấp cao nhất sẽ áp dụng cho tất cả bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức con để áp dụng chính sách của họ. Bạn cũng có thể đặt đơn vị tổ chức mặc định mà bộ nhớ dùng chung được tạo trong đó.

Tại sao chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức? #

Việc chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức giúp bạn kiểm soát chi tiết hơn việc chia sẻ, bảo mật và lưu trữ dữ liệu. Ví dụ:

• Nếu cài đặt chia sẻ Drive  của bạn không cho phép chia sẻ với người dùng bên ngoài hoặc di chuyển nội dung đến các vị trí Drive bên ngoài cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất của bạn nhưng lại cho phép các đơn vị tổ chức con cộng tác với người bên ngoài. Khi bạn chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức con đó, các nhóm đó có thể sử dụng bộ nhớ dùng chung một cách hiệu quả trong khi chính sách chung của bạn có thể vẫn hạn chế hơn.
• Nếu bạn muốn các quy tắc bảo vệ dữ liệu được đặt cho một đơn vị tổ chức áp dụng cho một số bộ nhớ dùng chung nhất định. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho đơn vị tổ chức đó để áp dụng các quy tắc bảo vệ dữ liệu tương tự.
• Nếu bạn đặt chính sách vùng dữ liệu cho đơn vị tổ chức và muốn các chính sách đó áp dụng cho dữ liệu trong bộ nhớ dùng chung mà họ sử dụng. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức đó. Bằng cách đó, dữ liệu trong các bộ nhớ dùng chung đó tuân theo chính sách vùng dữ liệu của bạn.
• Nếu bạn muốn đặt các giới hạn bộ nhớ khác nhau trên bộ nhớ dùng chung  theo đơn vị tổ chức. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức, sau đó đặt giới hạn bộ nhớ cho từng đơn vị tổ chức.

Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho một đơn vị tổ chức #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung .
4. Tìm một hoặc nhiều bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn di chuyển.
   • Để sắp xếp theo mức sử dụng bộ nhớ, hãy nhấp vào tiêu đề cột Bộ nhớ đã sử dụng .
   • Để lọc danh sách, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc . Bạn có thể lọc theo Tên bộ nhớ dùng chung, Trạng thái, Ngày tạo, Không có thành viên và Không có người quản lý.
   • Để tìm bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức, ở bên trái hãy nhấp vào Đơn vị tổ chức đã chọn . Chọn bộ nhớ dùng chung của đơn vị tổ chức mà bạn muốn xem.
5. Để di chuyển một bộ nhớ dùng chung, hãy trỏ tới hàng và nhấp vào Thêm Thay đổi đơn vị tổ chức . Để di chuyển nhiều bộ nhớ dùng chung cùng lúc, hãy chọn hộp bên cạnh từng bộ nhớ dùng chung, sau đó ở trên cùng hãy nhấp vào Thay đổi đơn vị tổ chức .
6. Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn di chuyển bộ nhớ dùng chung tới, sau đó nhấp vào Tiếp tục .
7. Nhấp vào Di chuyển .

Đặt đơn vị tổ chức mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ .
4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
5. Nhấp vào Tạo bộ nhớ dùng chung .
6. Đối với  Đơn vị tổ chức cho bộ nhớ dùng chung mới , hãy chọn đơn vị tổ chức nào để chỉ định bộ nhớ dùng chung mới.
7. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.