Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn và nhóm của mình có thể sử dụng Google Drive làm nơi duy nhất để lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp. Đây là cách để bắt đầu.
Bước 1. Tìm hiểu kiến thức cơ bản về Google Drive #
Google Drive là nơi tổ chức của bạn có thể di chuyển và lưu giữ tất cả các tệp của bạn. Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có giấy phép bao gồm Drive đều có thể sử dụng Drive. Bạn không cần phải tạo thư mục hoặc ổ đĩa cho chúng.
- Tìm hiểu cách hoạt động của việc lưu trữ, tải lên và bảo mật tệp:
- Di chuyển hàng loạt tệp từ các công cụ cộng tác hoặc chia sẻ tệp khác. Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về Google Workspace Migrate .
Bước 2. Kiểm soát việc chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức của bạn (chia sẻ bên ngoài) #
Bạn có thể kiểm soát mức độ người dùng của bạn có thể chia sẻ nội dung với người bên ngoài. Có thể chỉ một số người dùng nhất định mới có thể chia sẻ ra bên ngoài hoặc chỉ với một số tổ chức khác (tên miền đáng tin cậy).
Tìm hiểu cách: Quản lý chia sẻ bên ngoài cho tổ chức của bạn
Bước 3. Thiết lập bộ nhớ dùng chung để cộng tác tốt hơn #
Bộ nhớ dùng chung giống như các thư mục đặc biệt trong Drive, nơi các nhóm có thể dễ dàng cộng tác trên một tập hợp tệp và thư mục hoặc người dùng có thể truy cập vào kho lưu trữ thông tin. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của tổ chức của bạn chứ không phải của một cá nhân, giúp bạn tránh vô tình xóa tệp khi người dùng rời đi.
Theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo và quản lý bộ nhớ dùng chung cho nhóm dự án của họ. Đối với các dự án hoặc nhóm nhạy cảm, bạn có thể muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các thành viên và nội dung của bộ nhớ dùng chung. Hoặc bạn có thể không muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là một tổ chức giáo dục, bạn có thể muốn cho phép giáo viên tạo bộ nhớ dùng chung nhưng không cho phép học sinh.
Tìm hiểu cách: Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức của bạn
Bước 4. Thiết lập quyền truy cập Drive trên máy tính để bàn cho người dùng của bạn #
Với Google Drive cho máy tính, người dùng đồng bộ hóa nội dung giữa đám mây và thiết bị của họ để họ có thể:
- Bắt đầu với Drive bằng cách đồng bộ hóa các tệp cục bộ hiện có của họ với đám mây.
- Mở các tệp được lưu trữ trong Google Drive, bao gồm các tệp từ bộ nhớ dùng chung, trên máy tính của họ bằng phần mềm quen thuộc.
- Xem và sắp xếp các tệp Drive bằng hệ thống tệp trên máy tính của họ mà không cần sử dụng nhiều dung lượng ổ đĩa cục bộ.
- Lưu các tập tin và thư mục cụ thể ngoại tuyến.
Tìm hiểu cách: Bật Google Drive cho máy tính
Bước 5. Đào tạo người dùng của bạn #
Để đảm bảo người dùng của bạn tận dụng tối đa Drive, sử dụng Drive một cách an toàn và cộng tác hiệu quả, hãy chia sẻ các tài nguyên sau với họ.
Bắt đầu tại Trung tâm kiến thức của chúng tôi dành cho người dùng doanh nghiệp
Nhận trợ giúp bằng cách sử dụng trình chỉnh sửa Drive và Tài liệu
Bước 6. (Tùy chọn) Cài đặt nâng cao và doanh nghiệp #
Nếu tổ chức của bạn có yêu cầu về bảo mật dữ liệu nâng cao hoặc quyền truy cập Drive, bạn có thể tùy chỉnh Drive để đáp ứng nhu cầu của mình.
Mở rộng tất cả | Thu gọn tất cả và lên đầu
Kiểm soát quyền truy cập và lưu trữ #
Cho phép thiết bị di động truy cập vào Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
Nếu tổ chức của bạn sử dụng giải pháp Quản lý thiết bị di động (MDM) của bên thứ ba, hãy cập nhật danh sách ứng dụng được phép của bạn bằng ứng dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Hãy kiểm tra với nhà cung cấp MDM của bạn để tìm hiểu cách thực hiện. Lưu ý: Tính năng quản lý thiết bị đầu cuối của Google đã cho phép truy cập vào nhiều ứng dụng Google Workspace.
Nếu bạn không cho phép tổ chức của mình sử dụng ứng dụng thì người dùng vẫn có thể tải lên và tải xuống tệp bằng Google Drive. Nhưng họ không thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày trên thiết bị di động.
Đặt giới hạn bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung
Tổ chức của bạn nhận được bộ nhớ dựa trên phiên bản Google Workspace của bạn và số lượng người dùng mà bạn có. Nếu tổ chức của bạn có bộ nhớ gộp, bạn có thể muốn đặt mức bộ nhớ được phép cho mỗi người dùng và bộ nhớ dùng chung để một số người dùng không sử dụng nhiều hơn mức chia sẻ hợp lý của họ.
Tìm hiểu cách: Đặt giới hạn bộ nhớ
Hạn chế truy cập ngoại tuyến
Bạn có thể kiểm soát liệu người dùng có thể truy cập Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày hay không khi máy tính của họ không kết nối Internet.
Theo mặc định, quyền truy cập ngoại tuyến được cho phép và người dùng có thể bật hoặc tắt tính năng này cho tài khoản của mình nếu cần. Bạn có thể tắt tính năng này đối với những người dùng làm việc trên các tệp nhạy cảm hoặc bí mật.
Tìm hiểu cách: Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến vào trình chỉnh sửa Tài liệu
Quản lý những người trong tổ chức của bạn sử dụng trình chỉnh sửa Drive và Google Tài liệu
Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều bao gồm Drive và các dịch vụ cộng tác như Google Tài liệu, Google Trang tính, v.v. Tuy nhiên, một số tổ chức có thể muốn kiểm soát ai có thể tạo tệp, tải tệp lên hoặc sử dụng Drive.
Tìm hiểu cách: Bật hoặc tắt tính năng tạo Tài liệu
Kiểm soát việc chia sẻ #
Thiết lập quy tắc tin cậy để kiểm soát chia sẻ chi tiết hơn
Nếu tổ chức của bạn cần thêm tùy chọn để hạn chế chia sẻ nội bộ và bên ngoài, bạn có thể thiết lập các quy tắc tin cậy. Quy tắc tin cậy cho phép bạn kiểm soát việc chia sẻ tệp giữa các đơn vị tổ chức, nhóm, người dùng cá nhân và miền.
Tìm hiểu cách: Tạo và quản lý các quy tắc tin cậy để chia sẻ Drive
Đặt tùy chọn truy cập chung để chia sẻ tệp với đối tượng mục tiêu
Bạn có thể giúp người dùng chia sẻ nội dung với các nhóm thích hợp, chẳng hạn như bộ phận hoặc bộ phận của họ trong tổ chức của bạn, bằng cách tạo đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu giúp ngăn chặn việc chia sẻ quá mức cho toàn bộ tổ chức của bạn.
Tìm hiểu cách: Đặt tùy chọn truy cập chung để chia sẻ tệp trong Drive
Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho các tệp
Khi người dùng gửi email hoặc lời mời lịch kèm theo tệp đính kèm, họ sẽ được nhắc cấp quyền truy cập cho người nhận nếu họ chưa có quyền truy cập. Bạn có thể giới hạn mức độ truy cập mà người gửi có thể cấp để ngăn chặn việc chia sẻ quá mức hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tìm hiểu cách: Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp
Thiết lập các tính năng nâng cao của Drive #
Thiết lập nhãn Drive
Bạn có thể giúp người dùng phân loại hoặc gắn nhãn tệp để theo dõi loại tệp và quá trình phê duyệt, áp dụng chính sách cũng như cải thiện khả năng tìm kiếm bằng cách thiết lập nhãn Drive. Các nhãn này thêm siêu dữ liệu vào tệp, chẳng hạn như độ nhạy của tệp, trạng thái tài liệu hoặc ngày đến hạn.
Tìm hiểu cách: Quản lý nhãn Drive
Cho phép các mẫu Drive tùy chỉnh
Thương hiệu tổ chức của bạn rất quan trọng và một cách để quảng bá thương hiệu đó là thiết lập các mẫu tùy chỉnh cho Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và Trang web. Bạn có thể cho phép mọi người trong tổ chức của mình hoặc chỉ một số người dùng nhất định tạo mẫu tùy chỉnh.
Tìm hiểu cách: Cho phép các mẫu tùy chỉnh cho tổ chức của bạn
Thêm một lớp mã hóa khác vào tập tin
Nếu tổ chức của bạn làm việc với tài sản trí tuệ nhạy cảm hoặc hoạt động trong ngành được quản lý chặt chẽ, bạn có thể cho phép người dùng tạo tài liệu được mã hóa phía máy khách và các tệp khác mà máy chủ Google không thể giải mã.
Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về mã hóa phía máy khách
Giới thiệu
Gửi ticket
Ứng dụng Gmail
Ứng dụng Google Drive
Ứng dụng Google Meet
Ứng dụng Google Docs
Dịch vụ hỗ trợ Google Workspace
Dịch vụ hỗ trợ Google Cloud
Khóa học Google Workspace
Kho Video
