Google Vault

Duy trì và eDiscovery cho các tổ chức

Vault là công cụ quản trị thông tin và khám phá điện tử dành cho Google Workspace. Với Vault, bạn có thể lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu Google Workspace của người dùng. Bạn có thể sử dụng Vault cho dữ liệu sau:

• Tin nhắn Gmail
• Tệp tin Drive
• Tin nhắn Google Chat (đã bật lịch sử)
• Ghi âm và các thông tin liên quan trong cuộc hop Google Meet (như các cuộc trò chuyện, câu hỏi và trả lời, và đăng ký phiếu thăm dò ý kiến)
• Tin nhắn Google Groups
• Google Voice cho tin nhắn văn bản, thư thoại, bản chép lời và nhật ký cuộc gọi của Google Voice cho Google Workspace
• Google Sites mới
• Tin nhắn Hangouts cổ điển (đã bật lịch sử)

Tìm hiểu thêm về các loại dữ liệu được hỗ trợ .

Yêu cầu giấy phép #

Để Vault tìm kiếm và lưu giữ dữ liệu của người dùng, người dùng phải có giấy phép Google Workspace và giấy phép Vault.

So sánh ấn bản của bạn

Cách cấp phép hoạt động #

• Nếu Vault được bao gồm trong phiên bản của bạn, thì tất cả người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tự động được cấp giấy phép Vault.
• Nếu Vault có sẵn dưới dạng giấy phép bổ trợ, thì bạn có thể mua giấy phép Vault cho một số hoặc tất cả người dùng trong tổ chức của mình. Chỉ những người dùng có giấy phép Vault được chỉ định mới được Vault bảo vệ. Tìm hiểu thêm về cách tải Google Vault .
• Nếu bạn xóa một người dùng hoặc một giấy phép bắt buộc, thì dữ liệu của họ có thể bị xóa vĩnh viễn và không còn khả dụng đối với Vault.

Quản trị thông tin: Giữ lại và xóa dữ liệu #

• Giữ dữ liệu miễn là bạn cần. Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, thì bạn có thể định cấu hình Vault để lưu giữ dữ liệu đó. Dữ liệu vẫn có sẵn cho Vault ngay cả khi người dùng xóa dữ liệu đó và dọn sạch thùng rác của họ.
• Xóa dữ liệu khi bạn không cần nữa. Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu xóa dữ liệu nhạy cảm sau một khoảng thời gian nhất định, thì bạn có thể định cấu hình Vault để xóa dữ liệu đó khỏi tài khoản người dùng và bắt đầu xóa dữ liệu đó khỏi tất cả các hệ thống của Google.

Các quy tắc lưu giữ của Vault được áp dụng trực tiếp cho hệ thống dữ liệu của các dịch vụ Google được hỗ trợ. Vault không phải là kho lưu trữ dữ liệu. Khi các quy tắc lưu giữ hết hạn, mọi dữ liệu bị xóa bởi người dùng hoặc quản trị viên không bị lưu giữ đều phải tuân theo các quy trình xóa tiêu chuẩn . Khi dữ liệu bị xóa sau khi thời gian lưu giữ kết thúc, người dùng hoặc quản trị viên sẽ không thể khôi phục dữ liệu đó. Tìm hiểu thêm về cách hoạt động của tỷ lệ giữ chân .

Lưu ý: Vault không lưu giữ dữ liệu cho đến khi bạn thiết lập quy tắc lưu giữ. Cho đến khi bạn làm như vậy, người dùng có thể xóa dữ liệu và các dịch vụ có thể xóa dữ liệu đó theo giao thức của dịch vụ đó.

eDiscovery: Tìm kiếm, giữ và xuất dữ liệu quan tâm #

Với Vault, người dùng được ủy quyền có thể tìm kiếm dữ liệu, tạm dừng dữ liệu và xuất dữ liệu để phân tích thêm.

Vault hỗ trợ các bước đầu tiên của quy trình Khám phá Điện tử do Mô hình Tham chiếu Khám phá Điện tử (EDRM) vạch ra:

• Nhận dạng —Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu Google Workspace của tổ chức mình theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày hoặc từ khóa cũng như xem trước thư, tệp đính kèm và các tệp được hỗ trợ. Hầu hết các dịch vụ đều hỗ trợ tìm kiếm toán tử Boolean. Tìm hiểu thêm về tìm kiếm .
• Lưu giữ —Để lưu giữ dữ liệu vô thời hạn cho các nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ lưu giữ khác, bạn có thể lưu giữ tài khoản, đơn vị tổ chức và nhóm. Đối với Gmail và tin nhắn trò chuyện, bạn cũng có thể đặt các điều kiện để giới hạn việc giữ lại các tin nhắn phù hợp. Tìm hiểu về các khoản giữ .
• Bộ sưu tập —Sau khi tìm kiếm dữ liệu, bạn có thể xuất dữ liệu đó để xử lý và phân tích. Xuất khẩu chứa:
  • Bản sao toàn diện của tất cả dữ liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn
  • Siêu dữ liệu bạn cần để liên kết dữ liệu đã xuất với từng người dùng trong tổ chức của mình
  • Thông tin chứng thực cần thiết để chứng minh rằng dữ liệu đã xuất khớp với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Google.

  Quá trình xuất dữ liệu khả dụng trong Vault trong 15 ngày, sau đó quá trình xuất sẽ bị xóa để bảo vệ dữ liệu đó. Tìm hiểu về xuất khẩu .

Kiểm soát truy cập và kiểm tra #

Bạn có thể kiểm soát ai có thể truy cập Vault và họ có thể thực hiện những hành động nào. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu của tổ chức bạn. Bật Vault cho các đơn vị tổ chức được chọn và gán vai trò quản trị viên cho các đơn vị tổ chức đó với các đặc quyền của Vault. Tìm hiểu thêm về cách kiểm soát quyền truy cập vào Vault và các đặc quyền của Vault .

Vault cung cấp nhật ký kiểm tra hoàn chỉnh về hoạt động của người dùng trong Vault, kể cả khi người dùng tạo hoặc chỉnh sửa quy tắc lưu giữ, chạy tìm kiếm hoặc xuất dữ liệu. Không thể chỉnh sửa nhật ký kiểm tra. Tìm hiểu thêm về báo cáo kiểm tra

Bắt đầu với Google Vault #

1. Nếu tổ chức của bạn có phiên bản Google Workspace không bao gồm Google Vault, hãy mua giấy phép Vault .
2. Yêu cầu quản trị viên cấp cao của Google Workspace  thiết lập quyền truy cập của người dùng Vault và các đặc quyền của Vault . Họ cũng có thể thiết lập các quy tắc lưu giữ mặc định để bắt đầu lưu giữ dữ liệu ngay lập tức. Chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với nhóm pháp lý hoặc tuân thủ của tổ chức để xác định các yêu cầu về quản trị thông tin và Khám phá Điện tử của bạn.
3. Người dùng Vault có thể đăng nhập và bắt đầu. Để bắt đầu nhanh, hãy xem Bắt đầu với tìm kiếm và xuất Vault .

Có nhiều câu hỏi hơn không? Xem Câu hỏi thường gặp về Google Vault .

Gặp rắc rối? Xem các sự cố đã biết và theo dõi các bản sửa lỗi cũng như các tính năng mới trong tính năng mới .