Cho phép người dùng ủy quyền truy cập vào tài khoản Gmail

Bài viết này dành cho những quản trị viên Google Workspace muốn thiết lập ủy quyền Gmail cho một tổ chức. Để thêm đại biểu vào tài khoản Gmail của riêng bạn, hãy truy cập Đại biểu và cộng tác trên email . 

Với tư cách là quản trị viên của tổ chức của bạn (ví dụ: cơ quan hoặc trường học), bạn kiểm soát liệu người dùng có thể ủy quyền truy cập vào tài khoản Gmail của họ hay không. Bạn có thể cho phép mọi người có tùy chọn ủy quyền tài khoản của họ. Hoặc chỉ cho phép người trong bộ phận nào đó thành lập đoàn. Ví dụ: bạn có thể:

• Thêm trợ lý hành chính làm người đại diện trên tài khoản Gmail của bạn để họ có thể đọc và gửi email thay mặt bạn.
• Thêm một nhóm, chẳng hạn như bộ phận bán hàng của bạn, vào Nhóm với tư cách là người đại diện để cấp cho mọi người quyền truy cập vào một tài khoản Gmail.

Người dùng chỉ có thể ủy quyền quyền truy cập cho người dùng khác trong cùng một tổ chức, bất kể miền hoặc đơn vị tổ chức của họ.

Giới hạn và chế độ ủy quyền: #

• Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư của họ cho tùy chọn nhóm Google: Để sử dụng tùy chọn này, tùy chọn này phải được bật cho OU của tài khoản được ủy quyền và cho OU của từng thành viên nhóm. Các thành viên nhóm thuộc OU không bật tùy chọn này sẽ không thể truy cập vào tài khoản được ủy quyền.
• Với cách sử dụng thông thường, 40 người dùng được ủy quyền có thể truy cập tài khoản Gmail cùng một lúc. Việc một hoặc nhiều đại biểu sử dụng trên mức trung bình có thể làm giảm con số này.
• Các quy trình tự động thường xuyên truy cập Gmail cũng có thể làm giảm số lượng người được ủy quyền có thể truy cập tài khoản cùng một lúc. Các quy trình này bao gồm API hoặc tiện ích mở rộng trình duyệt thường xuyên truy cập Gmail.
• Một tài khoản Gmail hỗ trợ tối đa 1.000 đại biểu duy nhất. Một nhóm trong Nhóm được tính là một đại biểu trong giới hạn.
• Việc ủy ​​quyền không làm tăng giới hạn cho tài khoản Gmail. Tài khoản Gmail có người dùng được ủy quyền có các chính sách và giới hạn tài khoản Gmail tiêu chuẩn. Để biết chi tiết, hãy truy cập các chính sách và giới hạn của Gmail .

Bước 1: Bật ủy quyền Gmail cho người dùng của bạn #

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức .

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Menu  Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailCài đặt người dùng.
3. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
4. Nhấp vào  Ủy quyền thư .
5. Chọn hộp  Cho phép người dùng ủy quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền  .
6. (Tùy chọn) Để cho phép người dùng chỉ định thông tin người gửi nào được bao gồm trong các tin nhắn được ủy quyền được gửi từ tài khoản của họ, hãy chọn hộp Cho phép người dùng tùy chỉnh cài đặt này .
7. Chọn một tùy chọn cho thông tin người gửi mặc định có trong thư do người đại diện gửi:
   • Hiển thị chủ sở hữu tài khoản và người được ủy quyền đã gửi email —Thư bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail và người được ủy quyền.
   • Chỉ hiển thị chủ sở hữu tài khoản —Thư bao gồm địa chỉ email chỉ của chủ sở hữu tài khoản Gmail. Địa chỉ email của người đại diện không được bao gồm.
8. (Tùy chọn) Để cho phép người dùng thêm nhóm trong Nhóm với tư cách là người đại diện, hãy chọn hộp  Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư của họ vào nhóm Google .
9. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.
10. (Tùy chọn) Để bật tính năng ủy quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước 3–9.

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Bước 2: Yêu cầu người dùng thiết lập đại biểu cho tài khoản của mình #

Sau khi bạn bật tính năng ủy quyền, người dùng của bạn sẽ đi tới phần cài đặt Gmail của họ để phân công người đại diện. Sau đó, các đại biểu có thể đọc, gửi và nhận tin nhắn thay mặt người dùng.

Để biết chi tiết, hãy hướng người dùng tới Delegate và cộng tác trên email .

Tắt ủy quyền Gmail #

Các bước này sẽ tắt chức năng ủy quyền Gmail cho người dùng trong tổ chức của bạn. Để xóa người được ủy quyền khỏi tài khoản của bạn, hãy truy cập vào đây .

Khi bạn tắt ủy quyền, tất cả các mối quan hệ ủy quyền trong tổ chức của bạn sẽ bị tắt nhưng không bị xóa. Nếu bạn bật lại ủy quyền, các mối quan hệ ủy quyền cũ sẽ ngay lập tức hoạt động trở lại.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Menu  Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailCài đặt người dùng.
3. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
4. Nhấp vào Ủy quyền thư .
5. Bỏ chọn hộp Cho phép người dùng ủy quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền .
6. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.
7. (Tùy chọn) Để tắt ủy quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước 3–6.

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Quản lý ủy quyền trong tổ chức của bạn #

Nhà phát triển trong các tổ chức lớn có thể sử dụng API Gmail để quản lý đại biểu ở bất kỳ tài khoản nào trong tổ chức của họ (yêu cầu kiến ​​thức lập trình). Để biết chi tiết, hãy truy cập Quản lý đại biểu.