Cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh ấn bản của bạn

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể cho phép tất cả hoặc một số người dùng trong tổ chức của mình tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là doanh nghiệp, bạn có thể muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung để hỗ trợ cộng tác nhóm và ngăn ngừa mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc. Tuy nhiên, nếu là tổ chức giáo dục, bạn chỉ có thể cho phép người hướng dẫn tạo bộ nhớ dùng chung chứ không phải sinh viên.

Lưu ý: Nếu tính năng tạo bộ nhớ dùng chung bị tắt đối với người dùng trong đơn vị tổ chức, thì những người trong và ngoài công ty hoặc trường học của bạn vẫn có thể thêm những người dùng này vào bộ nhớ dùng chung của họ.

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức .

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ Tạo bộ nhớ chia sẻ .
4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
5. Xác định vị trí hộp Ngăn chặn người dùng trong đơn vị tổ chức đã chọn tạo bộ nhớ dùng chung mới và chọn một tùy chọn:
   • Để cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp này.
   • Để ngăn người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy chọn hộp này.
6. (Tùy chọn) Nếu bạn cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy chọn đơn vị tổ chức mà bộ nhớ dùng chung được tạo theo mặc định. Sau này, bạn có thể di chuyển bộ nhớ dùng chung sang các đơn vị tổ chức khác. Tùy chọn này có thể giúp bạn giám sát và quản lý bộ nhớ cho tổ chức của mình.
7. (Tùy chọn) Đặt cài đặt chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới và chọn xem người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè những cài đặt đó hay không.
   • Để ngăn người dùng bên ngoài truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp thứ hai. Người dùng bên ngoài sẽ không có quyền truy cập, ngay cả khi bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của mình . Cài đặt này cũng chặn người quản lý bộ nhớ dùng chung thêm người dùng bên ngoài làm thành viên. Nếu người dùng không được phép chia sẻ bất kỳ mục nào trong Drive ra bên ngoài tổ chức của bạn thì cài đặt này sẽ không có hiệu lực vì không thể ghi đè cài đặt chia sẻ.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung cấp cho những người không phải là thành viên quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa các tệp trong bộ nhớ dùng chung hoặc chia sẻ các tệp này bằng một liên kết, hãy bỏ chọn hộp thứ ba. Bạn có thể thực hiện việc này đối với các đơn vị tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm không được chia sẻ ra bên ngoài đơn vị tổ chức đó.
   • Để ngăn người quản lý nội dung chia sẻ thư mục, hãy bỏ chọn Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục . Bạn có thể làm điều này nếu bạn chỉ muốn Người quản lý có thể chia sẻ các thư mục.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập của người xem hoặc người nhận xét tải xuống, sao chép hoặc in tệp trong bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp thứ tư. Bạn có thể thực hiện việc này cho các đơn vị tổ chức làm việc với dữ liệu hoặc dự án bí mật.
     Lưu ý: Các tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung vẫn giữ nguyên cài đặt này khi chúng được di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Trong trường hợp thư mục, không thể hoàn nguyên cài đặt sau khi tệp nằm trong Drive của tôi.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập của người quản lý thay đổi các cài đặt mặc định này, hãy bỏ chọn hộp đầu tiên. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể muốn cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung thay đổi cài đặt quyền truy cập cho bộ nhớ dùng chung để họ không bị ngăn cản cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc các nhóm khác.

   Lưu ý: Nếu sau này bạn thay đổi những cài đặt này thì chỉ có bộ nhớ dùng chung mới bị ảnh hưởng. Bộ nhớ dùng chung hiện có sẽ giữ nguyên cài đặt hiện tại của chúng. Bạn có thể cập nhật cài đặt chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung hiện có trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

8. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm