Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết

Google Sheets là một công cụ bảng tính mạnh mẽ nằm trong bộ giải pháp G Suite của Google. Ứng dụng cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các file trực tuyến trong khi cộng tác với những người dùng khác trong thời gian thực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các công cụ bảng tính Google Sheets. Thêm vào đó, GCS.vn sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về Google Sheets như:

  • Google Sheets là gì?
  • Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?
  • Các tính năng cơ bản Google Sheets

Hướng dẫn này sẽ tập trung chỉ bạn về Google Sheets, công cụ bảng tính mà bạn có thể sử dụng trên trình duyệt web. Hãy cùng GCS.vn tìm hiểu thêm lý do tại sao Google Sheets lại mạnh mẽ như vậy và tại sao bạn nên thử dùng nó.

Google Sheets là gì?

Google Sheets là một chương trình miễn phí dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính giống tương tự như Microsoft Excel. Google Sheet là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive nằm trong bộ giải pháp G Suite cho doanh nghiệp từ Google. Google Sheets có tính năng vượt trội đối với những người có yêu cầu bảng tính đơn giản, làm việc từ xa từ nhiều thiết bị hoặc cộng tác chỉnh sửa cùng với nhiều người khác.

Google Sheets có sẵn dưới dạng một ứng dụng web, có thể truy cập thông qua Chrome, Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge và Safari. Điều này có nghĩa là Google Sheets tương thích với tất cả máy tính để bàn và máy tính xách tay (ví dụ: Windows, Mac, Linux) có thể chạy bất kỳ trình duyệt web nào như liệt kê ở trên. Google Sheets cũng có sẵn để cài đặt trên các thiết bị Android (chạy phiên bản 4.4 KitKat trở lên) và iOS (chạy phiên bản 9.0 trở lên).

Google Sheets hỗ trợ danh sách các định dạng bảng tính và loại tệp phổ biến: .xlsx .xls .xlsm .xlt .xltx .xltxm .od .csv .txt .tsv .tab. Người dùng có thể mở / nhập, chỉnh sửa và lưu / xuất bảng tính (bao gồm Microsoft Excel) và các tài liệu bằng Google Sheets. Các tệp Excel có thể dễ dàng được chuyển đổi sang Google Sheets và ngược lại.

Truy cập vào ứng dụng này, bạn sẽ được phép tạo, chỉnh sửa các file trực tiếp trong khi đang tương tác với người dùng khác trong cùng một thời điểm. Những thao tác chỉnh sửa của bạn sẽ được theo dõi bởi những người cùng dùng khác với lịch sử sửa đổi được trình bày các thay đổi cụ thể. Nhằm giúp người dùng dễ theo dõi, vị trí trỏ chuột của người dùng đều sẽ được tô sáng bằng những màu sắc khác nhau.

Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?

Bạn có thể tự hỏi là Google Sheets giống như Excel không? Câu trả lời là: không chính xác. So với Excel, có rất nhiều tính năng của Google Sheets thực hiện tốt và thậm chí còn vượt trội hơn.

Tuy nhiên, trước khi chúng ta bàn về tính năng và các công cụ đặc biệt trên Sheets, hãy bắt đầu với những lý do nổi bậc tại sao bạn nên cân nhắc để sử dụng một bảng tính. Tôi có một đề xuất là nhiều người nên sử dụng bảng tính để tổ chức và quản lý cuộc sống của họ.

Khi bạn cần phải ghi chú hoặc bắt đầu tổ chức một dự án, bạn thực hiện điều đó ở đâu? Nhiều người có thể mở một tài liệu trống trong Google Docs hay Microsoft Word, chẳng hạn. Trang trống là một cách tuyệt vời để bắt đầu để trình bày ý tưởng.

Đối với tôi, một bảng tính có thể làm tốt như vậy nhưng còn nhiều tính năng hơn. Nếu bạn bắt đầu theo dõi bất cứ điều gì bao gồm những con số và cần phải tính toán cơ bản thì một bảng tính luôn luôn là một lựa chọn tốt hơn để làm việc với thông tin. Bạn có thể sử dụng các cột và các hàng để sắp xếp nội dung tốt.

Bởi vì bạn có thể sử dụng các công thức và chức năng trên dữ liệu mà bạn đã nhập vào, một bảng tính có thể giúp bạn hiểu hoặc chuyển đổi dữ liệu. Trong những tháng gần đây, đây là một vài điều tôi đã sử dụng bảng tính cho cuộc sống cá nhân của tôi:

  • Từ khóa về hình ảnh kỹ thuật số, theo dõi thư viện hình ảnh mỗi năm
  • Theo dõi ngân sách từng tháng và lưu các mục tiêu
  • Kế hoạch mới bao gồm việc viết bài cho Tuts+, các sự kiện quan trọng và các mục tiêu để đánh dấu quá trình hoàn thành

Bên cạnh đó, thực tế là tôi làm việc nhiều với các bảng tính cho công việc hàng ngày, chúng đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của tôi. Hãy cùng xem 5 tính năng khiến Google Sheets trở thành một trình duyệt đáng sử dụng:

– Form dễ dàng nhập dữ liệu

Sheets cung cấp cho bạn một tính năng để dễ dàng nhập dữ liệu của khách hàng khi truy cập vào trang web của bạn.

Với một form nhập liệu, bạn có thể thiết lập các câu hỏi để khách hàng truy cập để điền vào. Khi người dùng điền vào các câu trả lời, dữ liệu đó sẽ tự động được đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn.

Để bắt đầu với tính năng này, truy cập vào bảng tính Google Sheets chọn Insert > Form (Chèn > Biểu mẫu) để thiết lập một form mới. Sau đó, bạn có thể thêm câu hỏi vào form như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

– Kết nối các bảng tính với nhau

Mọi người thường ngần ngại sử dụng Sheets vì nghĩ rằng Sheets không đủ các tính năng như Excel. Tuy nhiên hầu hết các tính năng đó đều có trên Google Sheets nếu bạn biết chỗ để tìm kiếm chúng.

Ví dụ tính năng lấy dữ liệu từ bảng tính khác. Bằng cách sử dụng các hàm như = IMPORTRANGE là có thể thực hiện và nhận được dữ liệu từ bảng tính hoàn toàn riêng biệt.

– Học hỏi khi sử dụng Sheets

Khi bạn bắt đầu nhập một chức năng, bạn sẽ thấy thông tin giúp bạn tìm hiểu để áp dụng các chức năng đó.

– Thích hợp cho làm việc nhóm

Với Google Sheets, bạn có thể mời nhiều người vào cùng làm việc với mình. Đây là một tính năng mà Sheets đã tiên phong cho mọi ứng dụng khác. Bạn có thể tạo URL công cộng để cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác viên cụ thể bằng cách nhấp vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải và lựa chọn các chế độ: Có thể xem, Có thể nhận xét, Có thể sửa.

Các tính năng cơ bản Google Sheets

Google Sheets có sẵn trên Google Drive, trước tiên ta cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail để thực hiện các công việc như tạo, chỉnh sửa, lưu và chia sẻ tệp. Tài khoản Google hoạt động giống như một hệ thống đăng nhập hợp nhất cung cấp quyền truy cập vào danh mục sản phẩm của Google. Google Sheets cung cấp các tính năng cơ bản và thường được sử dụng mà người ta mong đợi khi làm việc với bảng tính, chẳng hạn như:

  • Tùy chỉnh bảng tính và dữ liệu
  • Làm việc với các hàng, cột và ô
  • Thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp
  • Thêm biểu đồ / đồ thị, bảng trụ và hình ảnh
  • Nhập và / hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính

Tuy nhiên, có một số điểm mạnh đáng chú ý khi sử dụng Google Sheets so với các tùy chọn khác:

  • Làm việc với cùng một tài liệu mọi lúc – ngay cả từ nhiều thiết bị, nền tảng và / hoặc vị trí – vì các tệp được lưu trữ trên đám mây (Google Drive). Các thay đổi được lưu tự động và chỉnh sửa ngoại tuyến (thông qua ứng dụng di động và trình duyệt web Google Chrome) cũng có sẵn.
  • Chia sẻ tệp với người khác (thay vì gửi email nhiều bản sao qua lại) để hợp tác, chỉnh sửa, nhận xét và trò chuyện theo thời gian thực. Lịch sử sửa đổi tích hợp sẵn của Google Sheets theo dõi tất cả các thay đổi (cả người và chỉnh sửa họ đã thực hiện) và cung cấp cho người dùng tùy chọn khôi phục tệp về phiên bản cũ hơn.
  • Tích hợp / truy cập vào các sản phẩm khác của Google, như Google Forms (để tạo / chèn các cuộc thăm dò ý kiến ​​/ bảng câu hỏi / khảo sát trên bản trình bày bảng tính), Google Dịch (chức năng di động để dịch ngôn ngữ) hoặc Google Finance (tự động tìm và nhập thông tin tài chính được chỉ định).
  • Dễ dàng để học / dạy và miễn phí cho sử dụng cá nhân.

Bạn đã bắt đầu với Google Sheets chưa? Bạn có kế hoạch dùng thử hay chưa sau bài viêt này? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận dưới đây hoặc vấn đề mà bạn cần tìm hiểu thêm.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *