Google Sheets giúp bạn nhanh chóng thiết lập kế hoạch dự án của bạn

Bạn cần một cách giúp bạn nhanh chóng để phân chia công việc, giao việc cho các thành viên trong nhóm, theo dõi ngày đến hạn và nhận cập nhật trạng thái của một dự án? Theo dõi, cập nhật và làm việc từ các nhiệm vụ dự án với nhóm của bạn trong bảng tính được chia sẻ bằng Google Sheets. Hãy thiết lập kế hoạch dự án của bạn và thêm tất cả thông tin bạn muốn nắm bắt từ nhóm của mình bằng tranh tính nhé. Cùng theo theo dõi ngay quy trình dưới đây để hoàn thiện kế hoạch dự án.

Tạo bảng tính dự án

1. Trong Google Drive, nhấn vào biểu tượng  , chọn Google Sheets, sau đó chọn Blank spreadsheet (Bảng tính trống).
2. Tiếp theo nhấp vào Untitled spreadsheet (Bảng tính không có tiêu đề) và nhập tên tiêu đề cho kế hoạch dự án của bạn.
3. Thêm các cột đề mục. Ví dụ: bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ cho một dự án, bao gồm các cột: cho chủ sở hữu nhiệm vụ, ngày hoàn thành, trạng thái và nhận xét.
4. Thêm nội dung vào trang tính để theo dõi kế hoạch dự án. Sau khi bạn chia sẻ trang tính, những người khác cũng có thể thêm nội dung vào trang tính đó.

Chèn mô tả nhiệm vụ

Nếu tiêu đề cột hoặc nhiệm vụ của bạn cần giải thích thêm để làm rõ vấn đề hơn, hãy thêm ghi chú mô tả nhiệm vụ bằng cách:

1. Chọn cột hoặc các ô mà bạn muốn thêm ghi chú.
2. Chọn Insert (Chèn), sau đó chọn Note (Ghi chú).
3. Nhập nội dung mô tả của bạn.
4. Bấm vào bất kỳ đâu bên ngoài ghi chú để đóng, kết thúc nội dung trong ô đó.

Tạo danh sách trong một ô

Trang tính cho phép mọi người chọn từ các tùy chọn trong danh sách có sẵn. Ví dụ: để theo dõi tiến độ trong kế hoạch dự án, bạn hãy tạo cột Trạng thái với các tùy chọn như Not started (Chưa bắt đầu), In progress (Đang tiến hành) hoặc Complete (Hoàn thành).

Tạo danh sách trong một ô:

1. Chọn cột mà bạn muốn thêm các lựa chọn.
2. Nhấn vào Data, sau đó chọn Data validation (Xác nhận dữ liệu).
3. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), hãy chọn List of items (Danh sách các mục).
4. Nhập các lựa chọn được phân tách bằng dấu phẩy.
5. Nhấp vào Save (Lưu).
6. (Tùy chọn) Để xem các lựa chọn, hãy nhấp vào mũi tên trong ô bên dưới cột.

Thiết lập theo dõi tiến trình

Xem nhanh các nhiệm vụ dự án của bạn đang tiến triển như thế nào với các quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ: thêm màu sắc để làm cho các nhiệm vụ đã hoàn thành nổi bật so với các nhiệm vụ chưa được bắt đầu hoặc đang thực hiện.

Thiết lập theo dõi tiến trình:

1. Mở Trang tính và chọn cột mà bạn muốn áp dụng các quy tắc định dạng.
2. Chọn Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
3. Thiết lập các quy tắc. Trong ví dụ này, bạn gán một màu khác cho các nhiệm vụ Not started (Chưa bắt đầu), In progress (Đang tiến hành) hoặc Complete (Hoàn thành).

• Trên tab Single Color (Màu đơn), bên dưới Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy chọn Text contains (Văn bản chứa).
• Trong hộp bên dưới Text contains (Văn bản chứa), hãy nhập Complete (Hoàn thành).
• Trong Formatting style (Kiểu định dạng), hãy bấm vào danh sách để chọn nếu bạn muốn nền hoặc văn bản được tô màu.
• Để chỉ định màu văn bản hoặc màu nền tùy chỉnh, hãy nhấp vào Màu văn bản hoặc Màu tô. Nếu cần, bạn có thể chỉ định màu cho văn bản và màu cho nền.
• Nếu bạn muốn thêm nhiều quy tắc hơn, hãy nhấp vào Add another rule (Thêm quy tắc khác) và làm theo các bước tương tự. Ví dụ: gán nền đỏ cho nhiệm vụ Not started (Chưa bắt đầu) và nền cam cho nhiệm vụ In progress (Đang tiến hành).
• Nhấp vào Done (Xong).

Thêm thông báo

Luôn cập nhật dự án và thay đổi trạng thái với thông báo qua email. Bạn sẽ biết khi nào ai đó thực hiện thay đổi đối với kế hoạch dự án của bạn, ai đã thực hiện thay đổi, khi nào họ thực hiện và những gì đã thay đổi. Bạn cũng có thể chọn tần suất bạn muốn được thông báo.

Thêm thông báo:

1. Trong bảng tính, chọn Tools (Công cụ), sau đó chọn Notification rules (Quy tắc thông báo công cụ).
2. Chọn thời điểm và tần suất bạn muốn nhận thông báo.
3. Nhấp vào Save (Lưu).
4. Nhấp vào Done (Xong).

Sau khi thiết lập kế hoạch dự án bằng Google Sheets xong, bạn đừng bỏ lỡ bài viết tiếp theo để làm việc với nhóm của bạn tốt hơn nhé.