Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

21/03/2024
196 lượt xem
Chia sẻ qua
Đánh giá post
Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Cuộc sống bận rộn có thể khiến bạn khó nhớ mọi thứ. Danh sách công việc cần làm, những ý tưởng tuyệt vời, đề xuất phim ngẫu nhiên từ bạn bè – đó là lượng thông tin mà chúng ta phải nhớ và sắp xếp hàng ngày. Nhưng nếu có một công cụ tiện dụng để nắm bắt tất cả thì sẽ như thế nào? Google Keep chính là công cụ bạn đang tìm kiếm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về Google Keep là gì, cách thức hoạt động và lý do tại sao nó có thể là vũ khí bí mật giúp tăng năng suất của doanh nghiệp.

Google Keep là gì?

Google Keep là một trong những ứng dụng năng suất miễn phí của Google được nghiên cứu và phát triển năm 2013. Về cơ bản, Google Keep sẽ phục vụ người dùng trong việc ghi chú những thông tin quan trọng hoặc cần ghi nhớ lâu dài mà sẽ không tốn quá nhiều dung lượng bộ nhớ. Cũng như các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace, Google Keep được tích hợp với các ứng dụng như Docs và Drive để cải thiện tốc độ làm việc, gia tăng hiệu suất và tiện lợi cho người dùng.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Là một dịch vụ có sẵn trên web, thiết bị Android và iPhone, Keep cho phép bạn ghi lại các ý tưởng, nhiệm vụ và lời nhắc ở nhiều định dạng khác nhau. Cho dù bạn ghi lại một ghi chú văn bản nhanh, chụp ảnh công thức nấu ăn hay ghi âm bản ghi nhớ giọng nói cho một phiên thảo luận, Keep đều có thể xử lý tất cả.

Tính năng của Google Keep

Google Keep không chỉ là một sổ ghi chú đơn giản. Đây là một ứng dụng ghi chú linh hoạt đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau. Hãy cùng khám phá các tính năng giúp Google Keep trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức và tăng năng suất hiệu quả cho doanh nghiệp nhé.

Nhiều định dạng ghi chú khác nhau

Không giống như sổ ghi chú truyền thống, Google Keep không chỉ giới hạn ở văn bản. Bạn có thể tạo ghi chú ở nhiều định dạng khác nhau để phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Tạo một ghi chú văn bản nhanh cho danh sách tạp hóa, ghi lại phiên động não dưới dạng danh sách kiểm tra hoặc thậm chí ghi âm bản âm thanh giọng nói cho một suy nghĩ thoáng qua khi bạn đang di chuyển. Cần một lời nhắc nhở trực quan? Chụp ảnh hoặc vẽ nguệch ngoạc trực tiếp trong ghi chú của bạn.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Lời nhắc và xác định thông tin vị trí

Điểm nổi bật về tính năng thứ hai mà chúng ta cần biết là Google Keep tích hợp liền mạch với lời nhắc. Đặt lời nhắc dựa trên thời gian hoặc vị trí cụ thể cho ghi chú, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn hoặc nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ bạn đặt lời nhắc “làm báo cáo vào cuối tháng”, thì đúng ngày đấy khi bạn ở công ty, Google Keep sẽ nhắc bạn làm công việc đó.

Cộng tác và kiểm soát chi tiết

Mặc dù Google Keep thúc đẩy cộng tác nhưng nó cũng cho phép bạn quản lý quyền truy cập một cách chi tiết. Chia sẻ ghi chú với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể và chọn xem họ chỉ có thể xem hay chỉnh sửa nội dung. Điều này đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang mà không ảnh hưởng đến thông tin nhạy cảm hoặc bảo mật.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Tích hợp với các dịch vụ khác của Google

Tính năng thực sự của Google Keep nằm ở khả năng tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google. Tạo ghi chú trực tiếp từ Gmail hoặc Google Docs và truy cập chúng từ Google Calendar của bạn. Tính liên kết này cho phép bạn quản lý công việc và thông tin của mình một cách dễ dàng trong hệ sinh thái Google.

Sắp xếp trong tầm tay bạn

Giữ cho các ghi chú của bạn không bị lộn xộn với các tính năng sắp xếp của Google Keep. Gán nhãn (như “công việc” hoặc “cá nhân”) để phân loại ghi chú của bạn. Mã màu cho phép bạn phân biệt trực quan các ghi chú dựa trên mức độ ưu tiên hoặc chủ đề. Cần truy cập nhanh các ghi chú được sử dụng thường xuyên? Ghim chúng vào đầu danh sách của bạn để dễ dàng truy xuất.

Hợp tác dễ dàng: Làm việc trên một dự án với một nhóm? Google Keep cho phép bạn chia sẻ ghi chú với người khác. Cộng tác viên có thể xem và chỉnh sửa ghi chú trong thời gian thực, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm liền mạch. Hãy tưởng tượng một danh sách mua sắm được chia sẻ nơi mọi người có thể thêm hoặc đánh dấu các mặt hàng khi họ mua sắm.

Tìm kiếm phù hợp với bạn

Với tính năng này, người dùng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn khi tìm kiếm 1 bản ghi chú cần thiết. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google Keep cho phép bạn tìm ghi chú dựa trên từ khóa, nhãn hoặc thậm chí nội dung trong hình ảnh. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm ra những ý tưởng bị chôn vùi hoặc tìm thấy những ghi chú cụ thể từ hàng núi thông tin.

Khả năng truy cập trên các thiết bị

Điều đặc biệt của Google Keep nằm ở khả năng truy cập của nó. Bạn có thể truy cập ghi chú, danh sách và lời nhắc từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet – điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn. Điều này đảm bảo những nhiệm vụ của bạn luôn trong tầm tay, bất kể bạn ở đâu.

Định dạng văn bản đa dạng thức

Mặc dù Google Keep vượt trội trong việc nắm bắt các ý tưởng nhanh nhưng nó cũng cung cấp các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản. In đậm các từ khóa quan trọng, in nghiêng các điểm chính hoặc sử dụng dấu đầu dòng để sắp xếp các ý trong ghi chú văn bản. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện khả năng đọc và làm cho ghi chú của bạn có thể quét được để tham khảo trong tương lai.

Tích hợp hình ảnh và tài liệu

Không chỉ dựa vào văn bản, Google Keep cho phép bạn tích hợp liền mạch các yếu tố trực quan vào ghi chú của mình. Thêm ảnh hoặc tài liệu được quét trực tiếp trong ghi chú. Hãy tưởng tượng đính kèm biên lai vào ghi chú về một khoản chi phí hoặc chụp sơ đồ bảng trắng từ một phiên thảo luận. Tính linh hoạt này cho phép bạn tạo các ghi chú toàn diện và giàu thông tin.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Ghi chú bằng giọng nói

Đôi khi, việc ghi lại suy nghĩ bằng giọng nói của bạn nhanh hơn bằng ngón tay. Tính năng ghi âm giọng nói của Google Keep cho phép bạn đọc chính tả các ghi chú một cách nhanh chóng. Điều này hoàn hảo để ghi lại những ý tưởng tự phát, danh sách việc cần làm dài hoặc biên bản cuộc họp chi tiết.

Bằng cách cung cấp nhiều tính năng đa dạng, Google Keep cho phép bạn nắm bắt, sắp xếp và truy cập những suy nghĩ cũng như công việc của mình một cách hiệu quả. Cho dù bạn là một sinh viên đang giải quyết các bài tập, một dự án quản lý chuyên nghiệp bận rộn hay một người chỉ muốn luôn cập nhật các công việc vặt hàng ngày, Google Keep sẽ là trung tâm năng suất cá nhân của bạn.

Hướng dẫn chi tiết về sử dụng Google Keep hiệu quả

Google Keep, với kho tính năng đa dạng, sẽ trở thành một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất của bạn. Tuy nhiên, để thực sự khai thác được tiềm năng của nó, bạn cần biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết kèm theo các bước cụ thể nhằm giúp bạn biến Google Keep từ một ứng dụng ghi chú đơn giản thành nền tảng cho chiến lược tổ chức của bạn:

Cách tạo (Created) ghi chú mới trên Google Keep

Google Keep phát triển nhờ tính đơn giản khi tạo ghi chú. Tuy nhiên, bên trong sự đơn giản đó ẩn chứa sự linh hoạt đáng kinh ngạc. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách tạo ghi chú mới trong Google Keep, đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau:

– Bước 1: Truy cập Google Keep

Có nhiều cách để bắt đầu tạo ghi chú mới trên Google Keep. Dưới đây là các điểm truy cập phổ biến:

  • Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Mở ứng dụng Google Keep trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn sẽ được chào đón bằng một giao diện gọn gàng với lời nhắc “Ghi chú” nổi bật ở phía dưới.
  • Phiên bản dành cho máy tính để bàn: Truy cập https://keep.google.com/ trong trình duyệt web. Tương tự như ứng dụng dành cho thiết bị di động, nút “Ghi chú” nổi bật đang chờ bạn.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Tiện ích mở rộng của Chrome: Để thuận tiện hơn, hãy cân nhắc cài đặt tiện ích mở rộng Google Keep dành cho Chrome. Điều này cho phép bạn tạo ghi chú trực tiếp từ cửa sổ trình duyệt của mình, hoàn hảo để ghi lại những suy nghĩ nhanh chóng liên quan đến web. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng và cửa sổ “Ghi chú” quen thuộc sẽ bật lên.

– Bước 2: Chọn định dạng ghi chú của bạn và thêm nội dung:

Google Keep không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả. Bạn có thể chọn định dạng phù hợp nhất với mục đích ghi chú của mình:

  • Ghi chú văn bản: Đây là định dạng cơ bản nhất, lý tưởng cho những ý tưởng nhanh, danh sách công việc hoặc lời nhắc ngắn. Chỉ cần nhấn hoặc nhấp vào “Ghi chú” và bắt đầu nhập các đầu mục của bạn.
  • Danh sách kiểm tra ghi chú: Bạn cần một danh sách việc cần làm có thể thực hiện được? Nhấp vào biểu tượng danh sách kiểm tra bên cạnh lời nhắc “Ghi chú”. Điều này tạo ra một ghi chú danh sách kiểm tra nơi bạn có thể thêm các mục và đánh dấu chúng khi bạn hoàn thành chúng.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Ghi chú bằng giọng nói: Đôi khi, việc ghi lại suy nghĩ bằng giọng nói của bạn sẽ nhanh hơn. Nhấn vào biểu tượng micrô bên cạnh “Ghi chú” và bắt đầu nói. Google Keep sẽ chuyển giọng nói của bạn thành văn bản, tạo ghi chú thoại.
  • Ghi chú vẽ: Giải phóng khả năng sáng tạo của bạn bằng ghi chú vẽ. Nhấp vào biểu tượng bản vẽ và một khung vẽ trống sẽ xuất hiện. Phác thảo ý tưởng, tạo bản đồ tư duy hoặc đơn giản là vẽ nguệch ngoạc để thể hiện suy nghĩ của bạn một cách trực quan.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Ghi chú hình ảnh: Bạn muốn nhập các ghi chú bằng hình ảnh để dễ nhớ hơn? Hãy nhấp vào biểu tượng hình ảnh. Bạn có thể chụp ảnh trực tiếp bằng camera của thiết bị hoặc chọn hình ảnh hiện có từ thư viện của bạn.

– Bước 3: Thêm một số bước nhỏ để hoàn thiện

Trước khi lưu ghi chú của bạn, hãy xem xét các tùy chọn bổ sung sau:

  • Thêm tiêu đề: Mỗi ghi chú đều xứng đáng có một tiêu đề rõ ràng. Nhấp hoặc nhấn vào thanh tiêu đề ở trên cùng và nhập tiêu đề mô tả để dễ nhận biết sau này.
  • Thay đổi màu ghi chú: Mã màu ghi chú của bạn là một cách tuyệt vời để phân loại chúng một cách trực quan dựa trên mức độ ưu tiên hoặc chủ đề. Nhấp hoặc nhấn vào chấm màu ở góc trên cùng bên trái của ghi chú và chọn màu mới từ bảng màu.
  • Thêm nhãn: Để tổ chức nâng cao hơn, hãy sử dụng nhãn. Nhấp hoặc nhấn vào biểu tượng nhãn và gán các nhãn có liên quan (như “công việc” hoặc “cá nhân”) để phân loại ghi chú của bạn.

– Bước 4: Lưu ghi chú

Khi bạn đã hài lòng, đã đến lúc lưu lại ghi chú đó. Đây là cách thực hiện:

  • Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Chỉ cần nhấn vào mũi tên quay lại ở góc trên cùng bên trái. Ghi chú của bạn sẽ được tự động lưu và hiển thị trong danh sách ghi chú của bạn.
  • Phiên bản dành cho máy tính để bàn: Nhấp vào nút “Xong” ở góc dưới bên phải. Ghi chú của bạn sẽ được lưu và thêm vào danh sách của bạn.

Cách gắn nhãn ghi chú Google Keep

Hãy coi nhãn như thẻ kỹ thuật số mà bạn có thể gán cho ghi chú của mình. Tương tự như các bìa hồ sơ trong tủ hồ sơ, các nhãn đóng vai trò như các danh mục nhóm các ghi chú liên quan lại với nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các ghi chú cụ thể sau này, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và tránh khỏi sự thất vọng. 

*Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn có tên “Công việc” để phân loại tất cả các ghi chú liên quan đến công việc hoặc “Việc vặt” để nhóm những công việc nhỏ lẻ hàng ngày và công việc ở công ty.

Tạo và gán nhãn:

– Trên máy tính để bàn:

  • Đi tới https://keep.google.com/ và chọn ghi chú bạn muốn gắn nhãn.
  • Chọn dấu ba chấm ở góc màn hình.
  • Chọn “Thêm nhãn” hoặc “Thay đổi nhãn”.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Ở đây, bạn có hai lựa chọn:

+ Chọn nhãn hiện có từ danh sách nếu nó phù hợp với nhu cầu của bạn.

+ Nhấp vào “Tạo” và nhập tên nhãn mới cho phù hợp với danh mục ghi chú.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

– Trên ứng dụng di động (Android & iOS):

  • Mở ứng dụng Google Keep và nhấn vào ghi chú bạn muốn gắn nhãn.
  • Nhấn vào menu ba chấm ở góc dưới bên phải (Android) hoặc góc trên bên phải (iOS).
  • Chọn “Nhãn“.
  • Tương tự như phương pháp trên máy tính để bàn, bạn có thể chọn nhãn hiện có hoặc tạo nhãn mới bằng cách nhấn vào “Tạo nhãn“.

Kỹ thuật ghi nhãn nâng cao:

  • Nhiều nhãn cho mỗi ghi chú: Không phải tất cả các ghi chú đều nằm gọn trong một danh mục. Google Keep cho phép bạn gán nhiều nhãn cho một ghi chú. Điều này đặc biệt hữu ích cho các ghi chú trải rộng trên các khu vực khác nhau. 

*Ví dụ: Ghi chú danh sách việc cần làm của ban Marketing có thể có nhãn “Social Media”, “Website” và “Sự kiện”.

  • Mã màu cho tín hiệu thị giác: Ghép các nhãn với mã màu để dễ dàng nhận diện. Google Keep cho phép bạn chọn màu cho mỗi nhãn. Điều này tạo ra một hệ thống phân cấp trực quan có thể giúp bạn nhanh chóng xác định danh mục của ghi chú trong nháy mắt. Hãy tưởng tượng sử dụng màu đỏ tươi cho các nhiệm vụ khẩn cấp và màu xanh dịu cho các ghi chú cá nhân.
  • Hệ thống phân cấp nhãn (Chỉ dành cho máy tính để bàn): Đưa tổ chức của bạn tiến xa hơn bằng cách tạo hệ thống phân cấp nhãn. Điều này cho phép bạn tạo các nhãn lồng nhau, thiết lập các danh mục phụ trong các danh mục rộng hơn. *Ví dụ: bạn có thể có nhãn chính là “Công việc” với các nhãn phụ cho “Cuộc họp”, “Dự án X” và “Dự án Y”.

Hướng dẫn chuyển hình ảnh sang văn bản bằng Google Keep

Mặc dù Google Keep vượt trội trong việc ghi lại các ghi chú văn bản và thông tin kỹ thuật số, nhưng nó cũng cung cấp một tính năng đặc biệt: khả năng chuyển đổi hình ảnh có chứa văn bản thành văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tính năng mạnh mẽ này:

Bước 1: Đưa hình ảnh vào Google Keep:

Có hai cách chính để đưa hình ảnh vào Google Keep: đó là chụp ảnh mới hoặc nhập hình ảnh hiện có.

  • Mở ứng dụng Google Keep
  • Nhấn vào dấu cộng ở góc màn hình.
  • Sau đó một ghi chú mới hiện ra, bạn nhấn tiếp vào dấu cộng ở góc trái màn hình. Tiếp theo sẽ hiện ra một số lựa chọn:

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Chụp ảnh
  • Chọn ảnh hiện có

Sau đó bạn chọn hình ảnh có chữ bạn muốn trích xuất.

Bước 2: Trích xuất văn bản

Bây giờ hình ảnh của bạn đã được chụp hoặc nhập. Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện các bước để trích xuất chữ trong ảnh:

  • Xác định vị trí menu ba chấm dọc ở góc trên cùng bên phải của màn hình và nhấn vào nó. 
  • Sau đó sẽ xuất hiện một menu thả xuống. Chọn tùy chọn có tiêu đề “Tải chú thích hình ảnh”.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Bước 3: Đợi Google Keep trích xuất văn bản

Google Keep sẽ phân tích hình ảnh và nếu thành công, sẽ trích xuất văn bản từ đó. Văn bản được trích xuất sẽ xuất hiện bên dưới hình ảnh trong ghi chú.

Lưu ý

  • Cần có hình ảnh rõ ràng: Để có kết quả tối ưu, hãy đảm bảo hình ảnh bạn đang chuyển đổi có văn bản rõ ràng, rõ ràng. Hình ảnh bị mờ, bị vỡ pixel hoặc thiếu sáng có thể dẫn đến việc trích xuất văn bản không chính xác.
  • Văn bản đánh máy sẽ tốt hơn: Google Keep hoạt động tốt nhất với văn bản đánh máy. Độ chính xác của việc chuyển đổi văn bản viết tay có thể khác nhau tùy thuộc vào kiểu chữ viết tay và độ phức tạp.
  • Định dạng không được đảm bảo: Hãy nhớ rằng Google Keep có thể trích xuất văn bản theo từng dòng. Định dạng như in đậm hoặc in nghiêng có thể không được giữ nguyên.
  • Hiệu đính văn bản: Bạn nên kiểm tra lại văn bản được trích xuất sau khi chuyển đổi để phát hiện bất kỳ lỗi tiềm ẩn hoặc thiếu ký tự nào, đặc biệt là khi xử lý các ghi chú viết tay.

Cách cộng tác và chia sẻ ghi chú trong Google Keep

Cùng nhau làm việc trên một ghi chú là điều lý tưởng cho những việc như làm đội nhóm trong công ty vì nó cho phép bạn và đồng nghiệp có cùng một danh sách để dễ dàng theo dõi. Khi bạn thêm các mục mới vào danh sách hoặc gạch bỏ mọi thứ, nó sẽ thay đổi theo thời gian thực. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

1. Cộng tác trong Google Keep

  • Mở một ghi chú hoặc bắt đầu một ghi chú mới.
  • Nhấn vào ba dấu chấm ở góc dưới bên phải màn hình
  • Chọn Người cộng tác (Collaborators)

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Nhập tên của người bạn muốn cộng tác hoặc chọn Nhóm gia đình (Family group)
  • Nhấn vào dấu tích ở góc bên phải để hoàn tất việc thêm người cộng tác trong ghi chú.

2. Chia sẻ ghi chú trong Google Keep

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ ghi chú với những người khác. Điều khác biệt là họ sẽ nhận được bản ghi chú riêng, tách ra từ bản của bạn. Điều này có nghĩa là những thay đổi bạn tạo sau đó sẽ không hiển thị trong bản của người kia.

  • Tạo ghi chú mới
  • Nhấn vào dấu ba chấm ở góc phải màn hình
  • Nhấn “Send” (Gửi)
  • Chọn trong số những liên hệ hoặc ứng dụng được đề xuất.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

  • Sau đó bạn nhấn vào nút gửi để chia sẻ ghi chú.

Cách tạo lời nhắc trong Google Keep

Trong một thời gian rất dài, Google Keep đóng vai trò là phần mềm nhắc nhở chính của công ty cho đến khi Google Task thay thế nó. Nếu bạn sử dụng Google Calendar, Google sẽ cung cấp ba tùy chọn để tạo lời nhắc. Hơn nữa, Calendar không còn hiển thị lời nhắc được tạo trong Google Keep nữa. Tuy nhiên, với những tính năng đã được chứng minh của Google Keep, không có lý do gì để không sử dụng nó.

– Bước 1: Tạo một ghi chú mới

– Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chuông báo ở góc trên bên phải màn hình của bạn.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

– Bước 3: Nhập nội dung chi tiết cho lời nhắc này

Bạn cũng có thể xem lời nhắc của mình từ màn hình chính Google Keep bằng cách nhấp vào menu ở góc trên bên trái và nhấn vào Lời nhắc (Reminders).

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Lợi ích của Google Keep đối với doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, việc tổ chức và theo dõi thông tin là điều rất quan trọng để thành công. Google Keep được coi là một ứng dụng ghi chú cá nhân, cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ đáng ngạc nhiên có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Hãy khám phá lợi ích Google Keep có thể đem đến để biến đổi quy trình làm việc của nhóm bạn và nâng cao năng suất tổng thể như thế nào nhé.

1. Cộng tác và làm việc nhóm nâng cao

Một trong những lợi ích đầu tiên của Google Keep là thúc đẩy cộng tác liền mạch với khả năng chia sẻ ghi chú theo thời gian thực của Google Keep. Hãy tưởng tượng một phiên thảo luận của nhóm trong đó các ý tưởng được ghi lại và chỉnh sửa cộng tác trong một ghi chú được chia sẻ. Keep cho phép các nhân sự đồng nghiệp làm việc đồng thời trên các kế hoạch dự án, chương trình họp hoặc ghi chú của khách hàng, đảm bảo mọi người luôn nắm rõ thông tin.

2. Quản lý dự án hợp lý

Với Google Keep, doanh nghiệp có thể chia các dự án phức tạp thành các phần có thể quản lý được bằng các tính năng tổ chức của Google Keep. Sử dụng nhãn để phân loại các ghi chú liên quan đến dự án (ví dụ: “chiến dịch tiếp thị”, “ra mắt sản phẩm”). Ngoài ra, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra lồng nhau trong ghi chú để theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ có thời hạn và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm. Điều này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và đảm bảo các dự án đi đúng hướng.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

3. Cải thiện giao tiếp và chia sẻ kiến thức

Không chỉ vậy, Google Keep còn giúp loại bỏ các kho chứa thông tin và sự cố liên lạc, ghi lại thông tin quan trọng của khách hàng, cập nhật dự án hoặc thông số sản phẩm trong ghi chú và chia sẻ chúng với các thành viên nhóm có liên quan. Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất, thúc đẩy giao tiếp suôn sẻ hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.

4. Tăng cường hiệu quả cuộc họp

Google Keep có thể giúp tạo ghi chú được chia sẻ trước cuộc họp để nắm bắt nội dung cuộc họp, các điểm thảo luận và các mục hành động. Trong cuộc họp, mọi người có thể đóng góp ý tưởng và cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả. 

5. Quản lý kiến thức và chia sẻ thông tin

Các nhân sự phòng ban có thể biến Google Keep thành kho lưu trữ trung tâm kiến thức của công ty, tạo ghi chú chia sẻ cho các câu hỏi thường gặp, quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc tài liệu đào tạo nội bộ. Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết, giảm sự dư thừa và thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức.

6. Khả năng tiếp cận và tính di động cho lực lượng lao động từ xa

Trong môi trường làm việc ngày càng xa xôi ngày nay, khả năng tiếp cận là yếu tố then chốt. Tính khả dụng của Google Keep trên nhiều thiết bị khác nhau (điện thoại, máy tính bảng, máy tính) cho phép nhóm của bạn truy cập vào ghi chú, danh sách kiểm tra và cập nhật dự án từ mọi nơi. Điều này đảm bảo mọi người luôn kết nối và làm việc hiệu quả, bất kể vị trí nào.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

7. Cải thiện quản lý thời gian và ưu tiên

Ưu tiên các nhiệm vụ của nhóm bạn và tối ưu hóa thời gian của họ với các tính năng nhắc nhở và danh sách kiểm tra của Google Keep. Đặt thời hạn cho các nhiệm vụ trong ghi chú và nhận thông báo kịp thời để tránh bỏ lỡ thời hạn. Điều này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và giúp mọi người tập trung vào việc đạt được mục tiêu.

Bằng cách triển khai Google Keep làm công cụ ghi chú cộng tác, doanh nghiệp có thể trải nghiệm vô số lợi ích. Từ hợp lý hóa hoạt động liên lạc và quản lý dự án đến nâng cao dịch vụ khách hàng và chia sẻ kiến thức, Google Keep cung cấp một giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để tăng năng suất chung của nhóm và hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đạt được thành công.

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà GCS Vietnam chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm tư liệu tham khảo cách sử dụng Keep hiệu quả. Đặc biệt hơn là hiểu rõ hơn về Google Keep là gì để có được sự lựa chọn ứng dụng đúng đắn. Nếu quý doanh nghiệp mong muốn có thêm nhiều hơn nữa những tính năng và dịch vụ nâng cao, hãy nhắn lại thông tin qua LiveChat dưới bài viết để được đội ngũ chuyên viên tư vấn và hỗ trợ ngay.

Đánh giá post
Bài viết liên quan
0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận