Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Dữ liệu càng ngày càng đóng vai trò v ô cùng quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Việc thu thập dữ liệu nghiên cứu qua các biểu mẫu là giải pháp hiệu quả nhất hiện nay để đơn giản hóa quá trình này. Khi nói đến điều này, chúng ta sẽ nghĩ đến hai cái tên nổi bật nhất: Google Forms và Microsoft Forms. Vậy đâu là công cụ tạo biểu mẫu tốt hơn và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp? Hãy cùng GCSVN đi sâu vào bài so sánh chi tiết hơn giữa Google Forms và Microsoft Forms để tìm ra được câu trả lời ngay.

Giới thiệu chung về Google Forms và Microsoft Forms

Google Forms

Google Forms là một công cụ không thể thiếu trong hệ sinh thái Google Workspace – giải pháp tạo biểu mẫu trực tuyến mạnh mẽ và dễ dàng sử dụng dù là người mới bắt đầu đang tập làm quen. Các tính năng trong Google Forms phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.

Điểm đặc biệt của Google Forms còn ở việc tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong Google Workspace như Google Sheets để tự động hóa thu thập cũng như xử lý dữ liệu trực quan và khoa học ở chế độ real-time. Từ đó, Google Forms giúp nhân sự doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc phân tích cũng như quyết định dựa trên dữ liệu trực quan.

Không chỉ vậy, Google Forms còn cung cấp thêm đa dạng các tính năng nâng cao như logic phân nhánh, xác thực dữ liệu cũng như giao diện tùy chỉnh. Ngoài ra, tại giao diện admin bạn có thể xem được chi tiết câu trả lời kèm biểu đồ giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin hiệu quả.

Ở thời điểm hiện tại, Google Gemini cũng đã có những câu lệnh hỗ trợ người dùng đặt ra những câu hỏi để giúp bạn tạo những câu hỏi hay, hữu ích một cách nhanh chóng.

Microsoft Forms

Tiếp theo, chúng ta cùng đến với Microsoft Forms – công cụ thứ hai giúp tạo các biểu mẫu, khảo sát cũng như các loại câu hỏi khác một cách thuận tiện. Được Microsoft nghiên cứu và tích hợp trong bộ công cụ Office 365, Microsoft Forms cung cấp các tính năng nhằm cải thiện khả năng thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu.

Điểm đặc biệt của Microsoft Forms là ở giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, cho phép người dùng không có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin, vẫn sẽ có thể thao tác mượt mà giúp tạo ra các biểu mẫu chuyên nghiệp và thu hút.

Các dữ liệu được thu thập trong Microsoft Forms sẽ được xuất sang Excel để người dùng nghiên cứu, phân tích trực quan hóa thông qua đa dạng biểu đồ và đồ thị, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, Microsoft Forms còn tích hợp với Teams, SharePoint và OneDrive để bạn có thể dễ dàng chia sẻ biểu mẫu, cộng tác linh hoạt với đồng nghiệp. Ngoài ra, Forms còn hỗ trợ nhúng biểu mẫu vào website hoặc gửi qua email để giúp người dùng tiếp cận được nhiều đối tượng hơn.

>>Xem thêm: So sánh Google Workspace và Microsoft 365 mới nhất

Các dạng câu hỏi trong Google Forms và Microsoft Forms

Google Forms và Microsoft Forms cung cấp đa dạng các loại câu hỏi khác nhau để người dùng có thể lựa chọn phương pháp hỏi phù hợp với mục đích sử dụng

So sánh Google Forms và Microsoft Forms

Điểm giống nhau

Nhìn qua, Google Forms và Microsoft Forms là hai công cụ tạo biểu mẫu được thiết kế với sứ mệnh và nhiệm vụ tương tự nhau. Đó là giúp người dùng thu thập cũng như quản lý, phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Mặc dù có một số điểm khác biệt về tính năng cũng như giao diện, cả hai nền tảng này vẫn còn một số điểm tương đồng như:

1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Cả Google Forms và Microsoft Forms đều có giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép người dùng tạo biểu mẫu nhanh chóng và không cần nhiều kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật. Các thao tác kéo thả và tùy chọn, nhập câu hỏi đa dạng giúp người dùng xây dựng biểu mẫu theo ý muốn linh hoạt hơn.

2. Đa dạng các dạng câu hỏi

Người dùng có thể lựa chọn các loại câu hỏi khác nhau như câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi mở, đánh giá thang điểm, câu hỏi dựa theo ngày tháng… trong hai nền tảng này. Như vậy, người dùng sẽ tùy chỉnh được biểu mẫu phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

3. Tính năng phân tích và báo cáo

Cả hai nền tảng này đều cung cấp tính năng phân tích và báo cáo để người dùng có thể đánh giá, xem xét từ đó tổng hợp kết quả khảo sát để đưa ra được quyết định, kế hoạch cuối cùng. Người dùng có thể xem các biểu đồ cũng như thống kê dữ liệu một cách chi tiết, trực quan và dễ hiểu.

4. Tích hợp thêm với các ứng dụng khác trong cùng hệ thống

Google Forms tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác trong Google Workspace như Sheets, Drive, Gmail… Còn Microsoft Forms sẽ tích hợp với các ứng dụng trong Microsoft 365 gồm có Excel, SharePoint, Teams… Chính tính năng tích hợp này hỗ trợ người dùng dễ dàng lưu trữ, chia sẻ cũng như cộng tác với nhau để nghiên cứu, phân tích các báo cáo từ dữ liệu đã thu thập được từ biểu mẫu.

5. Tối ưu hóa chi phí trong việc đầu tư phần mềm

Một trong những điểm khiến doanh nghiệp yêu thích hai công cụ này đó là giúp tối ưu hóa chi phí để phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân cũng như doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, trong trường hợp quý doanh nghiệp mong muốn sử dụng thêm các tính năng nâng cao hơn để cải thiện hiệu suất, quý khách hàng cần chi trả thêm để được sử dụng các gói doanh nghiệp.

Điểm khác nhau

Bên cạnh những điểm giống nhau, hai nền tảng này cũng đi kèm những khác biệt để người dùng có thể nhận biết và lựa chọn. Cùng tham khảo bảng sau đây để xem xét các tính năng ngay.

Ưu điểm, hạn chế của Google Forms

Để giúp doanh nghiệp lựa chọn được giữa hai nền tảng dịch vụ này, GCS Vietnam sẽ đưa ra một số ưu điểm, hạn chế của Google Forms:

Ưu điểm, hạn chế của Microsoft Forms

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, Microsoft Forms còn nhiều điểm cần cải thiện. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo bảng sau để biết thêm thông tin về nền tảng này.

Google Forms và Microsoft Forms: Dịch vụ nào tốt hơn?

Dựa theo những thông tin được cung cấp ở trên, chúng ta có thể thấy rằng Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến mạnh mẽ và miễn phí truy cập các tính năng cần thiết nhất cho người dùng, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và thu thập, quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng.

Google Forms ghi điểm với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đặc biệt quen thuộc đối với những người đã thường xuyên sử dụng hệ sinh thái Google. Với kho tàng các câu hỏi đa dạng, từ trắc nghiệm, thang đo tuyến tính đến kéo thả, Google Forms cho phép mọi người có những biểu mẫu đa dạng và linh hoạt.

Về phía Microsoft Forms, điểm mạnh lớn nhất nằm ở sự đơn giản và trực quan. Ngay cả những người chưa có kinh nghiệm và kiến thức về kinh nghiệm về kỹ thuật cũng có thể dễ dàng tạo và sử dụng biểu mẫu.

Tóm lại, Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ mà GCS Vietnam đánh giá là rất hữu ích. Nếu bạn ưu tiên sự đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp tốt với Microsoft 365, Microsoft Forms là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu bạn cần nhiều loại câu hỏi, tùy chỉnh giao diện linh hoạt và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, Google Forms sẽ là lựa chọn tối ưu hơn.

Một số câu hỏi về Google Forms và Microsoft Forms

1. Tôi có thể phân tích dữ liệu thu thập được từ biểu mẫu của mình không?

Có. Cả Google Forms và Microsoft Forms đều cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu cơ bản. Google Forms tích hợp với Google Sheets, hỗ trợ người dùng dễ dàng phân tích và trực quan hóa dữ liệu thu thập được. Microsoft Forms cũng có một số tính năng phân tích dữ liệu tích hợp, nhưng không mạnh mẽ bằng Google Forms.

2. Tôi có thể đặt mật khẩu cho biểu mẫu của mình không?

Microsoft Forms cho phép bạn đặt mật khẩu cho biểu mẫu của mình để hạn chế quyền truy cập. Google Forms không có tính năng này, nhưng bạn có thể sử dụng các tiện ích mở rộng của bên thứ ba để thêm tính năng này.

Lời kết

Trên đây là những thông tin chi tiết về Google Forms và Microsoft Forms để giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp. Mọi thắc mắc và cần sự tư vấn từ GCSVN về các dịch vụ Google, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin liên hệ qua LiveChat ngay dưới bài viết để được hỗ trợ tận tình và giải đáp.