Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

18/06/2024
37 lượt xem
Chia sẻ qua
Đánh giá post
google-forms-va-microsoft-forms-thumb

Dữ liệu càng ngày càng đóng vai trò v ô cùng quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Việc thu thập dữ liệu nghiên cứu qua các biểu mẫu là giải pháp hiệu quả nhất hiện nay để đơn giản hóa quá trình này. Khi nói đến điều này, chúng ta sẽ nghĩ đến hai cái tên nổi bật nhất: Google Forms và Microsoft Forms. Vậy đâu là công cụ tạo biểu mẫu tốt hơn và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp? Hãy cùng GCSVN đi sâu vào bài so sánh chi tiết hơn giữa Google Forms và Microsoft Forms để tìm ra được câu trả lời ngay.

Giới thiệu chung về Google Forms và Microsoft Forms

Google Forms

Google Forms là một công cụ không thể thiếu trong hệ sinh thái Google Workspace – giải pháp tạo biểu mẫu trực tuyến mạnh mẽ và dễ dàng sử dụng dù là người mới bắt đầu đang tập làm quen. Các tính năng trong Google Forms phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Điểm đặc biệt của Google Forms còn ở việc tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong Google Workspace như Google Sheets để tự động hóa thu thập cũng như xử lý dữ liệu trực quan và khoa học ở chế độ real-time. Từ đó, Google Forms giúp nhân sự doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc phân tích cũng như quyết định dựa trên dữ liệu trực quan.

Không chỉ vậy, Google Forms còn cung cấp thêm đa dạng các tính năng nâng cao như logic phân nhánh, xác thực dữ liệu cũng như giao diện tùy chỉnh. Ngoài ra, tại giao diện admin bạn có thể xem được chi tiết câu trả lời kèm biểu đồ giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin hiệu quả.

Ở thời điểm hiện tại, Google Gemini cũng đã có những câu lệnh hỗ trợ người dùng đặt ra những câu hỏi để giúp bạn tạo những câu hỏi hay, hữu ích một cách nhanh chóng.

Microsoft Forms

Tiếp theo, chúng ta cùng đến với Microsoft Forms – công cụ thứ hai giúp tạo các biểu mẫu, khảo sát cũng như các loại câu hỏi khác một cách thuận tiện. Được Microsoft nghiên cứu và tích hợp trong bộ công cụ Office 365, Microsoft Forms cung cấp các tính năng nhằm cải thiện khả năng thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu.

Điểm đặc biệt của Microsoft Forms là ở giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, cho phép người dùng không có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin, vẫn sẽ có thể thao tác mượt mà giúp tạo ra các biểu mẫu chuyên nghiệp và thu hút.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Các dữ liệu được thu thập trong Microsoft Forms sẽ được xuất sang Excel để người dùng nghiên cứu, phân tích trực quan hóa thông qua đa dạng biểu đồ và đồ thị, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, Microsoft Forms còn tích hợp với Teams, SharePoint và OneDrive để bạn có thể dễ dàng chia sẻ biểu mẫu, cộng tác linh hoạt với đồng nghiệp. Ngoài ra, Forms còn hỗ trợ nhúng biểu mẫu vào website hoặc gửi qua email để giúp người dùng tiếp cận được nhiều đối tượng hơn.

>>Xem thêm: So sánh Google Workspace và Microsoft 365 mới nhất

Các dạng câu hỏi trong Google Forms và Microsoft Forms

Google Forms và Microsoft Forms cung cấp đa dạng các loại câu hỏi khác nhau để người dùng có thể lựa chọn phương pháp hỏi phù hợp với mục đích sử dụng

Google FormsMicrosoft Forms
Câu hỏi trắc nghiệm (Multiple choice): chọn một đáp án đúng trong số các đáp án được cung cấp Các lựa chọn (Choice): tương tự cấu trúc như Multiple choice nhưng có thể tạo thành nhiều dạng khác nhau như radio, hộp kiểm, danh sách thả xuống…
Hộp kiểm (Checkboxes): cho phép người trả lời chọn nhiều đáp án cùng lúc cho 1 câu hỏi. Văn bản (Text): câu trả lời ngắn hoặc dài.
Danh sách câu trả lời thả xuống (Dropdown): chọn 1 đáp án từ danh sách được cung cấp Xếp hạng (Rating): đánh giá dựa theo câu hỏi bằng cách chọn số sao hoặc biểu tượng cảm xúc
Câu trả lời ngắn (Short Answer): trả lời ngắn gọn, chỉ 1 dòng Xếp hạng theo thứ tự (Ranking): sắp xếp các lựa chọn theo thứ tự ưu tiên
Câu trả lời dài (Paragraph): trả lời bằng đoạn văn dài Linkert: đánh giá mức độ đồng ý hoặc không đồng ý với các câu hỏi
Thang đo tuyến tính (Linear Scale): dựa vào câu hỏi và đánh giá theo thang điểm từ thấp đến cao Net Promoter Score (NPS): để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
Lưới trắc nghiệm (Multiple choice grid): đánh giá nhiều mục theo cùng một tiêu chí được đưa ra Ngày (Date): chọn 1 ngày cụ thể
Lưới hộp kiểm (Checkbox grid): chọn nhiều đáp án cho mỗi mục Tải tệp lên (File upload): người trả lời tải lên các tệp tin, hình ảnh…
Ngày (Date): chọn 1 ngày cụ thể
Thời gian (Time): chọn 1 thời điểm cụ thể
Tải lên tệp (File upload): người trả lời tải lên các tệp tin như ảnh, tài liệu

So sánh Google Forms và Microsoft Forms

Điểm giống nhau

Nhìn qua, Google Forms và Microsoft Forms là hai công cụ tạo biểu mẫu được thiết kế với sứ mệnh và nhiệm vụ tương tự nhau. Đó là giúp người dùng thu thập cũng như quản lý, phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Mặc dù có một số điểm khác biệt về tính năng cũng như giao diện, cả hai nền tảng này vẫn còn một số điểm tương đồng như:

1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Cả Google Forms và Microsoft Forms đều có giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép người dùng tạo biểu mẫu nhanh chóng và không cần nhiều kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật. Các thao tác kéo thả và tùy chọn, nhập câu hỏi đa dạng giúp người dùng xây dựng biểu mẫu theo ý muốn linh hoạt hơn.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

2. Đa dạng các dạng câu hỏi

Người dùng có thể lựa chọn các loại câu hỏi khác nhau như câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi mở, đánh giá thang điểm, câu hỏi dựa theo ngày tháng… trong hai nền tảng này. Như vậy, người dùng sẽ tùy chỉnh được biểu mẫu phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

3. Tính năng phân tích và báo cáo

Cả hai nền tảng này đều cung cấp tính năng phân tích và báo cáo để người dùng có thể đánh giá, xem xét từ đó tổng hợp kết quả khảo sát để đưa ra được quyết định, kế hoạch cuối cùng. Người dùng có thể xem các biểu đồ cũng như thống kê dữ liệu một cách chi tiết, trực quan và dễ hiểu.

4. Tích hợp thêm với các ứng dụng khác trong cùng hệ thống

Google Forms tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác trong Google Workspace như Sheets, Drive, Gmail… Còn Microsoft Forms sẽ tích hợp với các ứng dụng trong Microsoft 365 gồm có Excel, SharePoint, Teams… Chính tính năng tích hợp này hỗ trợ người dùng dễ dàng lưu trữ, chia sẻ cũng như cộng tác với nhau để nghiên cứu, phân tích các báo cáo từ dữ liệu đã thu thập được từ biểu mẫu.

5. Tối ưu hóa chi phí trong việc đầu tư phần mềm

Một trong những điểm khiến doanh nghiệp yêu thích hai công cụ này đó là giúp tối ưu hóa chi phí để phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân cũng như doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, trong trường hợp quý doanh nghiệp mong muốn sử dụng thêm các tính năng nâng cao hơn để cải thiện hiệu suất, quý khách hàng cần chi trả thêm để được sử dụng các gói doanh nghiệp.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Điểm khác nhau

Bên cạnh những điểm giống nhau, hai nền tảng này cũng đi kèm những khác biệt để người dùng có thể nhận biết và lựa chọn. Cùng tham khảo bảng sau đây để xem xét các tính năng ngay.

Tính năngGoogle FormsMicrosoft Forms
Giao diệnĐơn giản, dễ sử dụng, trực quanHiện đại, khó sử dụng và làm quen hơn, ít tùy chọn tùy chỉnh giao diện hơn
Các loại câu hỏiĐa dạng, gồm có các câu hỏi trắc nghiệm, câu ngắn, đoạn văn, thang điểm, lưới, danh sách thả xuống, lưới trắc nghiệm, lưới hộp kiểm, thang đo tuyến tính, ngày, thời gian, tải lên tệp, xác thực câu trả lời, logic nhánh.Ít đa dạng hơn, bao gồm trắc nghiệm, Linkert, NPS, văn bản, rating hình ảnh, ranking, ngày, giờ, tải lên tệp, cá nhân hóa câu hỏi, câu hỏi lưới, câu hỏi phân loại, nhánh câu hỏi.
Logic phân nhánhHỗ trợ thêm các logic phân nhánh để hiển thị câu hỏi dựa trên những câu trả lời trước đóHỗ trợ cơ bản
Tích hợp dịch vụTích hợp với các công cụ trong hệ sinh thái Google như Sheets, Docs, Slides…Tích hợp thêm với các sản phẩm Microsoft như Excel, Word, Powerpoint..
Tính năng phân tích dữ liệuKết quả trả lời tự động sẽ lưu vào Google Forms, cũng như là một phần dữ liệu của Drive, bạn có thể xuất ra file Sheets thông tin dữ liệu trực quan cụ thểKết quả được cập nhật và lưu trữ trong Microsoft Forms, có thể xuất ra file Excel để phân tích và nghiên cứu
Trực quan hóa dữ liệuTích hợp thêm với tiện ích Looker Studio để tạo báo cáo và biểu đồHạn chế hơn, cần sử dụng thêm các công cụ như Power BI
Tiện ích mở rộngGoogle cung cấp đa dạng các tiện ích mở rộng từ bên thứ ba để hỗ trợ tối đa năng suất cho người dùngÍt tiện ích mở rộng hơn

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Ưu điểm, hạn chế của Google Forms

Để giúp doanh nghiệp lựa chọn được giữa hai nền tảng dịch vụ này, GCS Vietnam sẽ đưa ra một số ưu điểm, hạn chế của Google Forms:

Ưu điểmHạn chế
Hoàn toàn miễn phí chỉ cần bạn có tài khoản Google. Nếu mua thêm gói Google Workspace trả phí, bạn sẽ dễ dàng tùy chỉnh giao diện hơn và có thêm Gemini for Google Workspace hỗ trợ trực quan hóa dữ liệuTùy chỉnh nâng cao còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được các nhu cầu phức tạp hơn của doanh nghiệp
Mọi phản hồi đều được lưu tự động trong Google Sheets, giúp người dùng dễ dàng xem xét và phân tích, trực quan hóa dữ liệu mà vẫn tiết kiệm thời gian cũng như công sứcSo với những đối thủ nặng ký khác, Google Forms có ít tính năng nâng cao hơn như tùy chọn biểu mẫu đa ngôn ngữ
Dễ dàng chia sẻ biểu mẫu với người khác thông qua các liên kết và Gmail, giúp cộng tác, chỉnh sửa và xem kết quả biểu mẫu trong thời gian thựcKhả năng phân tích dữ liệu cơ bản, còn hạn chế. Nhưng nếu quý doanh nghiệp cần các phân tích chuyên sâu hơn thì có thể tích hợp với các công cụ bên thứ ba như Looker Studio.
Cung cấp đa dạng các loại câu hỏi khác nhau, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc khảo sát, mở rộng thông tin nghiên cứuGiới hạn dung lượng tệp đính kèm. Điều này sẽ gây khó khăn nếu người dùng cần thu thập các tệp lớn hơn như video hoặc các ảnh chất lượng cao.
Tích hợp mượt mà với các ứng dụng trong hệ sinh thái Google như Sheets, Docs, Slides, Drive, giúp dễ dàng nhúng biểu mẫu vào các tài liệu khác nhau và sử dụng dữ liệu thu thập được trong ứng dụng nàyHạn chế các loại template biểu mẫu. Google Forms hạn chế người dùng trong việc thiết kế tùy chỉnh. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, bạn có thể tùy chọn các template dành riêng cho tổ chức
Bảo mật đa lớp, sử dụng công nghệ tiên tiến của Google khi doanh nghiệp nâng cấp lên các gói trả phí và dữ liệu của bạn sẽ luôn được bảo vệ an toànHạn chế tính năng hỗ trợ offline cho Google Forms
Có thể xem và trả lời ngay trên các thiết bị di động, giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập dữ liệu.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Ưu điểm, hạn chế của Microsoft Forms

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, Microsoft Forms còn nhiều điểm cần cải thiện. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo bảng sau để biết thêm thông tin về nền tảng này.

Ưu điểmHạn chế
Phù hợp với những người đã quen sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365 vì giao diện trực quan, rõ ràngChức năng còn hạn chế so với các công cụ khác như Google Forms
Tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong bộ công cụ Microsoft 365 hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việcKhả năng tích hợp với các công cụ bên thứ ba chưa mạnh mẽ
Truy cập và sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị khác nhauChưa hỗ trợ chế độ ngoại tuyến
Tích hợp thêm các tính năng bảo mật như kiểm soát quyền truy cập, mã hóa dữ liệu..Các tính năng bảo mật cao cấp chỉ có trong gói trả phí
Biểu mẫu cung cấp nhiều loại câu hỏi và các tùy chọn phản hồi, giúp thiết kế biểu mẫu thu hút đối tượngKhả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu chưa có các tính năng nâng cao
Tự động xuất kết quả ra file Excel, dễ phân tích và trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồCác tính năng hữu ích và nâng cao hơn, phục vụ đa dạng nhu cầu cho doanh nghiệp chỉ có trong gói trả phí
Có thể chia sẻ thuận tiện qua liên kết hoặc mã QR, nhúng vào website hoặc chia sẻ lên mạng xã hội
Cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản, các gói trả phí cung cấp thêm các tính năng nâng cao

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Google Forms và Microsoft Forms: Dịch vụ nào tốt hơn?

Dựa theo những thông tin được cung cấp ở trên, chúng ta có thể thấy rằng Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến mạnh mẽ và miễn phí truy cập các tính năng cần thiết nhất cho người dùng, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và thu thập, quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng.

Google Forms ghi điểm với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đặc biệt quen thuộc đối với những người đã thường xuyên sử dụng hệ sinh thái Google. Với kho tàng các câu hỏi đa dạng, từ trắc nghiệm, thang đo tuyến tính đến kéo thả, Google Forms cho phép mọi người có những biểu mẫu đa dạng và linh hoạt.

Google Forms và Microsoft Forms: Nên sử dụng loại nào?

Về phía Microsoft Forms, điểm mạnh lớn nhất nằm ở sự đơn giản và trực quan. Ngay cả những người chưa có kinh nghiệm và kiến thức về kinh nghiệm về kỹ thuật cũng có thể dễ dàng tạo và sử dụng biểu mẫu.

Tóm lại, Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ mà GCS Vietnam đánh giá là rất hữu ích. Nếu bạn ưu tiên sự đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp tốt với Microsoft 365, Microsoft Forms là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu bạn cần nhiều loại câu hỏi, tùy chỉnh giao diện linh hoạt và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, Google Forms sẽ là lựa chọn tối ưu hơn.

Một số câu hỏi về Google Forms và Microsoft Forms

1. Tôi có thể phân tích dữ liệu thu thập được từ biểu mẫu của mình không?

. Cả Google Forms và Microsoft Forms đều cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu cơ bản. Google Forms tích hợp với Google Sheets, hỗ trợ người dùng dễ dàng phân tích và trực quan hóa dữ liệu thu thập được. Microsoft Forms cũng có một số tính năng phân tích dữ liệu tích hợp, nhưng không mạnh mẽ bằng Google Forms.

2. Tôi có thể đặt mật khẩu cho biểu mẫu của mình không?

Microsoft Forms cho phép bạn đặt mật khẩu cho biểu mẫu của mình để hạn chế quyền truy cập. Google Forms không có tính năng này, nhưng bạn có thể sử dụng các tiện ích mở rộng của bên thứ ba để thêm tính năng này.

Lời kết

Trên đây là những thông tin chi tiết về Google Forms và Microsoft Forms để giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp. Mọi thắc mắc và cần sự tư vấn từ GCSVN về các dịch vụ Google, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin liên hệ qua LiveChat ngay dưới bài viết để được hỗ trợ tận tình và giải đáp.

Đánh giá post
Bài viết liên quan
0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận