Gửi Email
Liên hệ Zalo
Spam email hay thư rác là các thư điện tử vô bổ thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ và nơi nhận là một danh sách rất dài từ các cá nhân hay các nhóm người, chất lượng của loại thư này thường thấp và gây khó chịu cho người nhận. Các email nặc danh, lừa đảo hoặc chứa virus có thể đánh cắp thông tin cá nhân, thông tin thẻ tín dụng của người nhận nếu họ vô tình nhấp vào các liên kết hoặc tệp đính kèm trong đó cũng gọi chung là spam email.
Tất cả các hệ thống mail server đều có bộ lọc spam ( Spam filter ) để phân loại các email spam này. Bộ lọc spam được lập trình sẵn với nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải spam hay không : nội dung, tiêu đề, IP Blacklist .v.v. Mỗi tiêu chí sẽ tương ứng với 1 số điểm, nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, email của bạn sẽ đi vào thư mục Spam. Thậm chí nếu nhiều người nhận đánh dấu các email của bạn là spam, các bộ lọc sẽ ghi nhớ trường hợp của bạn và tất cả các email của bạn gửi về sau này sẽ được ghim cảnh báo và đẩy luôn vào mục Spam của tất cả người nhận của bạn.
Bộ lọc spam của Google chứa rất nhiều tiêu chí để đánh giá nên đôi khi bạn sẽ thấy mình soạn một email có nội dung rất bình thường nhưng không hiểu sao vẫn bị đẩy vào Spam của người nhận. Tuy không có một công thức cụ thể giúp bạn thoát các bộ lọc, nhưng vẫn có 1 vài lỗi bạn cần tránh để thư của bạn không vào thùng rác của người nhận.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các nguyên nhân thường gặp khi email bị spam và các khắc phục giúp bạn tránh rơi vào tình huống như vậy :
1. Do thiếu các bản ghi chống Spam và xác thực email
Bạn cần thêm các bản ghi bảo mật dành cho hệ thống mail trên trang quản trị DNS bao gồm: SPF, DKIM và DMARC. Việc thiếu các bản ghi này là nguyên nhân chủ yếu khiến email của bạn bị đánh dấu spam.
- SPF : Sender Policy Framework : bảo vệ tên miền của bạn không bị gửi thư rác ( spam ).
- DKIM : Domain Keys Identified Mail : bảo mật nội dung thư bằng mã hóa, đây là một phương thức giúp xác nhận các email giúp tránh email giả, nó được thiết kế để cho phép người nhận kiểm tra email được xác nhận là đến từ tên miền cụ thể nào và tên miền này có được ủy quyền hay không, tránh bị bộ lọc email bên nhận phân loại thành spam.
- DMARC : Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance : giúp người gửi và người nhận email xác minh thư đến bằng cách xác thực tên miền của người gửi. DMARC cũng xác định hành động để nhận các tin nhắn đến đáng ngờ.
Bạn có thể xem chi tiết cách thêm các bản ghi chống spam trên ở đây.
2. Do gửi email CC cho nhiều người
Một lỗi thường gặp nữa khi email bị bộ lọc đánh dấu spam là khi bạn gửi email và CC cho nhiều người, bộ lọc sẽ nghĩ bạn đang gửi hàng loạt email với nội dung giống nhau và đánh dấu email của bạn là spam.
Bạn cần tạo Group để gửi khi muốn gửi cho nhiều người cùng lúc. Để hiểu thêm về Group và cách tạo Group để gửi email bạn có thể tham khảo bài viết ở đây.
3. Do chứa liên kết đáng ngờ
Liên kết đáng ngờ là những đường link dẫn đến các trang web không có thật, không an toàn ,các địa chỉ URL chứa các folder chỉ 1-2 chữ cái hoặc liên kết chứa tên miền nằm trong Blacklist. Email của bạn có thể sẽ bị đánh dấu spam khi phạm những trường hợp sau :
- Nội dung email hoặc chữ ký của bạn có chứa những liên kết đáng ngờ, hoặc nếu bạn nhập sai tên website hoặc sai vài ký tự trong liên kết của bạn, nó sẽ trở thành liên kết đáng ngờ.
- URL của file ảnh bạn up lên là một đường dẫn không đáng tin cậy. Kể cả ảnh bạn dùng trong chữ ký ( Signature ).
Cách khắc phục
- Bạn có thể kiểm tra các liên kết trước khi gửi email. Khi bạn bấm vào một liên kết đáng ngờ thông thường hệ thống sẽ hiện một cửa sổ nhỏ cảnh báo bạn.
- Nếu website của bạn chưa hoàn thiện đừng đặt liên kết của nó vào chữ ký. Các liên kết mail, facebook, website ..v..v trong chữ ký của bạn phải chính xác và an toàn.
- Đối với ảnh, nếu bạn sử dụng ảnh trên internet thì bạn nên tải ảnh về máy tính và up lên Drive của bạn, dùng liên kết ảnh trên Drive khi đặt trong email hay làm ảnh chữ ký.
- Không dùng liên kết rút gọn vì bộ lọc không kiểm tra được nội dung và sẽ đánh dấu email của bạn là spam.
- Không dùng các liên kết sử dụng để lấy thông tin cá nhân.
4. Do nội dung hoặc tiêu đề email
- Sử dụng nhiều các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
- Sử dụng dấu chấm than kịch liệt !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
- TOÀN VIẾT HOA
- Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
- Email chỉ có 1 ảnh lớn, không có hoặc có rất ít chữ (bởi vì các bộ lọc không xem được ảnh, nên nó sẽ cho rằng bạn đang lừa nó)
- Nội dung có chứa từ khoá nhạy cảm. Như thế nào là “nhạy cảm” thì do hệ thống xác định và không hẳn là liên quan đến chính trị, sex hay bậy bạ mới là nhạy cảm mà là những từ khoá được đề cập nhiều trên môi trường Internet hay Google cũng bị coi là nhạy cảm, ví dụ từ resort, gay, bất động sản, marketing .v..v.
- Nội dung copy trực tiếp từ Word, Excel hay Power Point vì việc nội dung có quá nhiều định dạng phông chữ cũng sẽ bị bộ lọc đánh dấu spam.
Cách khắc phục
Cũng không thể tránh hoàn toàn 100% được vì bạn cũng không thể chắc nội dung email của bạn có chứa từ khóa nhạy cảm nào không vì bộ lọc luôn được các kỹ thuật viên của hệ thống chỉnh sửa và nâng cấp nên bạn chỉ cần tránh tối đa phạm vào các nguyên nhân trên khi soạn email.
5. Các nguyên nhân khác
Bạn đính kèm tệp file .exe : bạn muốn gửi một file cài đặt cho đối tác, tốt nhất là nén lại, vì nếu bạn gửi file .exe, bộ lọc sẽ nghi ngờ bạn đang phát tán mã độc, dẫn đến việc email có thể bị chặn hoặc bị đánh dấu spam.
Email của bạn bị nhiều người nhận đánh dấu spam: khi email bạn được chọn và đánh dấu vào spam quá nhiều, những email tiếp theo bạn gửi cũng sẽ vào spam vì bộ lọc hiểu rằng bạn đang cố tình gửi thư đến những người không muốn nhận thư của bạn. Email của bạn sẽ có thông báo đính kèm “It is similar to messages that were identified as spam in the past.” và chỉ khi người nhận bấm vào “Report not spam” thì bộ lọc spam mới bỏ qua cho các email sau của bạn.
Tên miền hoặc địa chỉ email của bạn trông rất giống với địa chỉ email của người gửi đã biết. Ví dụ: địa chỉ email có thể thay thế chữ “O” bằng số “0”.
Một nguyên nhân khá hiếm gặp là do cài đặt bộ lọc email của bên người nhận từ chối các email từ tên miền của bạn. Bạn cần liên hệ với bên nhận để họ cài đặt lại để có thể nhận email của bạn.
Mẹo : cách tránh nhận các email quan trọng vào Spam của bạn
Ở trên là các nguyên nhân thường gặp nhất khi email của bạn gửi bị vào spam của người nhận và bạn cũng đã biết cách để khắc phục. Nhưng nếu trường hợp các email gửi đến cho bạn bị vào Spam thì sao ? Đôi khi bạn chờ email phản hồi của đối tác quan trọng nhưng vì lý do nào đó email của họ bị bộ lọc hệ thống đánh dấu và gửi thẳng vào mục Spam của bạn và bạn bỏ lỡ một cơ hội hợp tác.
Hầu hết các trường hợp email vào Spam nguyên nhân là do người gửi nhưng bạn vẫn có thể tạo bộ lọc (Filter) cho một số địa chỉ quan trọng không gửi email vào Spam của bạn.
- Trên giao diện gmail của bạn bấm vào nút mũi tên ở phần “Search mail“
- Điền địa chỉ người gửi vào phần “From”. Bạn có thể thêm các tùy chọn theo ý bạn.
- Bấm “Create filter”.
- Bạn checkbox vào “Never send it to Spam” . Với tùy chọn filter này, các email gửi từ “From” sẽ không bị gửi vào Spam nữa.
- Bạn bấm “Create filter” lần nữa để hoàn thành.
Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc này để chặn email hoặc sắp xếp các email gửi đến trong tương lai theo nhãn (Label) của bạn.
Trên đây là những thông tin liên quan đến Spam email và 1 mẹo nho nhỏ để bạn tránh bỏ lỡ các email quan trọng vì email gửi đến bị vào Spam. Việc gửi email bị đánh dấu spam nhiều sẽ khiến bạn bị mất khách hàng hay mất cơ hội kinh doanh chỉ vì khách hàng không thấy được email của bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích để bạn hiểu rõ hơn về spam và tránh được tối đa nguy cơ bị bộ lọc hệ thống đánh dấu spam.
