5 Nguyên nhân khiến Email của bạn bị đánh dấu là Spam

Spam email hay thư rác là các thư điện tử vô bổ thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ và nơi nhận là một danh sách rất dài từ các cá nhân hay các nhóm người, chất lượng của loại thư này thường thấp và gây khó chịu cho người nhận. Các email nặc danh, lừa đảo hoặc chứa virus có thể đánh cắp thông tin cá nhân, thông tin thẻ tín dụng của người nhận nếu họ vô tình nhấp vào các liên kết hoặc tệp đính kèm trong đó cũng gọi chung là spam email.​

Spam email hay thư rác là các thư điện tử vô bổ thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ và nơi nhận là một danh sách rất dài từ các cá nhân hay các nhóm người, chất lượng của loại thư này thường thấp và gây khó chịu cho người nhận. Các email nặc danh, lừa đảo hoặc chứa virus có thể đánh cắp thông tin cá nhân, thông tin thẻ tín dụng của người nhận nếu họ vô tình nhấp vào các liên kết hoặc tệp đính kèm trong đó cũng gọi chung là spam email.

Tất cả các hệ thống mail server đều có bộ lọc spam ( Spam filter ) để phân loại các email spam này. Bộ lọc spam được lập trình sẵn với nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải spam hay không : nội dung, tiêu đề, IP Blacklist .v.v.  Mỗi tiêu chí sẽ tương ứng với 1 số điểm, nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, email của bạn sẽ đi vào thư mục Spam. Thậm chí nếu nhiều người nhận đánh dấu các email của bạn là spam, các bộ lọc sẽ ghi nhớ trường hợp của bạn và tất cả các email của bạn gửi về sau này sẽ được ghim cảnh báo và đẩy luôn vào mục Spam của tất cả người nhận của bạn.

Bộ lọc spam của Google chứa rất nhiều tiêu chí để đánh giá nên đôi khi bạn sẽ thấy mình soạn một email có nội dung rất bình thường nhưng không hiểu sao vẫn bị đẩy vào Spam của người nhận. Tuy không có một công thức cụ thể giúp bạn thoát các bộ lọc, nhưng vẫn có 1 vài lỗi bạn cần tránh để thư của bạn không vào thùng rác của người nhận.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các nguyên nhân thường gặp khi email bị spam và các khắc phục giúp bạn tránh rơi vào tình huống như vậy :

1. Do thiếu các bản ghi chống Spam và xác thực email

Bạn cần thêm các bản ghi bảo mật dành cho hệ thống mail trên trang quản trị DNS bao gồm: SPF, DKIM và DMARC. Việc thiếu các bản ghi này là nguyên nhân chủ yếu khiến email của bạn bị đánh dấu spam.

  • SPF : Sender Policy Framework : bảo vệ tên miền của bạn không bị gửi thư rác ( spam ).
  • DKIM : Domain Keys Identified Mail : bảo mật nội dung thư bằng mã hóa, đây là một phương thức giúp xác nhận các email giúp tránh email giả, nó được thiết kế để cho phép người nhận kiểm tra email được xác nhận là đến từ tên miền cụ thể nào và tên miền này có được ủy quyền hay không, tránh bị bộ lọc email bên nhận phân loại thành spam.
  • DMARC : Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance : giúp người gửi và người nhận email xác minh thư đến bằng cách xác thực tên miền của người gửi. DMARC cũng xác định hành động để nhận các tin nhắn đến đáng ngờ.

Bạn có thể xem chi tiết cách thêm các bản ghi chống spam trên ở đây.

5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-1

2. Do gửi email CC cho nhiều người

Một lỗi thường gặp nữa khi email bị bộ lọc đánh dấu spam là khi bạn gửi email và CC cho nhiều người, bộ lọc sẽ nghĩ bạn đang gửi hàng loạt email với nội dung giống nhau và đánh dấu email của bạn là spam.

Bạn cần tạo Group để gửi khi muốn gửi cho nhiều người cùng lúc. Để hiểu thêm về Group và cách tạo Group để gửi email bạn có thể tham khảo bài viết ở đây.

5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-3

3. Do chứa liên kết đáng ngờ

Liên kết đáng ngờ là những đường link dẫn đến các trang web không có thật, không an toàn ,các địa chỉ URL chứa các folder chỉ 1-2 chữ cái hoặc liên kết chứa tên miền nằm trong Blacklist. Email của bạn có thể sẽ bị đánh dấu spam khi phạm những trường hợp sau :

  • Nội dung email hoặc chữ ký của bạn có chứa những liên kết đáng ngờ, hoặc nếu bạn nhập sai tên website hoặc sai vài ký tự trong liên kết của bạn, nó sẽ trở thành liên kết đáng ngờ.
  • URL của file ảnh bạn up lên là một đường dẫn không đáng tin cậy. Kể cả ảnh bạn dùng trong chữ ký ( Signature ).
5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-2

Cách khắc phục

  • Bạn có thể kiểm tra các liên kết trước khi gửi email. Khi bạn bấm vào một liên kết đáng ngờ thông thường hệ thống sẽ hiện một cửa sổ nhỏ cảnh báo bạn.
  • Nếu website của bạn chưa hoàn thiện đừng đặt liên kết của nó vào chữ ký. Các liên kết mail, facebook, website ..v..v trong chữ ký của bạn phải chính xác và an toàn.
  • Đối với ảnh, nếu bạn sử dụng ảnh trên internet thì bạn nên tải ảnh về máy tính và up lên Drive của bạn, dùng liên kết ảnh trên Drive khi đặt trong email hay làm ảnh chữ ký.
  • Không dùng liên kết rút gọn vì bộ lọc không kiểm tra được nội dung và sẽ đánh dấu email của bạn là spam.
  • Không dùng các liên kết sử dụng để lấy thông tin cá nhân.

4. Do nội dung hoặc tiêu đề email

  • Sử dụng nhiều các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
  • Sử dụng dấu chấm than kịch liệt !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
  • TOÀN VIẾT HOA
  • Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
  • Email chỉ có 1 ảnh lớn, không có hoặc có rất ít chữ (bởi vì các bộ lọc không xem được ảnh, nên nó sẽ cho rằng bạn đang lừa nó)
  • Nội dung có chứa từ khoá nhạy cảm. Như thế nào là “nhạy cảm” thì do hệ thống xác định và không hẳn là liên quan đến chính trị, sex hay bậy bạ mới là nhạy cảm mà là những từ khoá được đề cập nhiều trên môi trường Internet hay Google cũng bị coi là nhạy cảm, ví dụ từ resort, gay, bất động sản, marketing .v..v.
  • Nội dung copy trực tiếp từ Word, Excel hay Power Point vì việc nội dung có quá nhiều định dạng phông chữ cũng sẽ bị bộ lọc đánh dấu spam.
5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-4

Cách khắc phục

Cũng không thể tránh hoàn toàn 100% được vì bạn cũng không thể chắc nội dung email của bạn có chứa từ khóa nhạy cảm nào không vì bộ lọc luôn được các kỹ thuật viên của hệ thống chỉnh sửa và nâng cấp nên bạn chỉ cần tránh tối đa phạm vào các nguyên nhân trên khi soạn email.

5. Các nguyên nhân khác

Bạn đính kèm tệp file .exe : bạn muốn gửi một file cài đặt cho đối tác, tốt nhất là nén lại, vì nếu bạn gửi file .exe, bộ lọc sẽ nghi ngờ bạn đang phát tán mã độc, dẫn đến việc email có thể bị chặn hoặc bị đánh dấu spam.

Email của bạn bị nhiều người nhận đánh dấu spam: khi email bạn được chọn và đánh dấu vào spam quá nhiều, những email tiếp theo bạn gửi cũng sẽ vào spam vì bộ lọc hiểu rằng bạn đang cố tình gửi thư đến những người không muốn nhận thư của bạn. Email của bạn sẽ có thông báo đính kèm “It is similar to messages that were identified as spam in the past.” và chỉ khi người nhận bấm vào “Report not spam” thì bộ lọc spam mới bỏ qua cho các email sau của bạn.

Tên miền hoặc địa chỉ email của bạn trông rất giống với địa chỉ email của người gửi đã biết. Ví dụ: địa chỉ email có thể thay thế chữ “O” bằng số “0”.

Một nguyên nhân khá hiếm gặp là do cài đặt bộ lọc email của bên người nhận từ chối các email từ tên miền của bạn. Bạn cần liên hệ với bên nhận để họ cài đặt lại để có thể nhận email của bạn.

Mẹo : cách tránh nhận các email quan trọng vào Spam của bạn

Ở trên là các nguyên nhân thường gặp nhất khi email của bạn gửi bị vào spam của người nhận và bạn cũng đã biết cách để khắc phục. Nhưng nếu trường hợp các email gửi đến cho bạn bị vào Spam thì sao ? Đôi khi bạn chờ email phản hồi của đối tác quan trọng nhưng vì lý do nào đó email của họ bị bộ lọc hệ thống đánh dấu và gửi thẳng vào mục Spam của bạn và bạn bỏ lỡ một cơ hội hợp tác.

Hầu hết các trường hợp email vào Spam nguyên nhân là do người gửi nhưng bạn vẫn có thể tạo bộ lọc (Filter) cho một số địa chỉ quan trọng không gửi email vào Spam của bạn.

  • Trên giao diện gmail của bạn bấm vào nút mũi tên ở phần “Search mail
  • Điền địa chỉ người gửi vào phần “From”. Bạn có thể thêm các tùy chọn theo ý bạn.
  • Bấm “Create filter”.
  • Bạn checkbox vào “Never send it to Spam” . Với tùy chọn filter này, các email gửi từ “From” sẽ không bị gửi vào Spam nữa.
  • Bạn bấm “Create filter” lần nữa để hoàn thành.
5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-6
5-nguyen-nhan-vi-sao-email-cua-ban-bi-danh-dau-la-spam-anh-7

Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc này để chặn email hoặc sắp xếp các email gửi đến trong tương lai theo nhãn (Label) của bạn.

Trên đây là những thông tin liên quan đến  Spam email và 1 mẹo nho nhỏ để bạn tránh bỏ lỡ các email quan trọng vì email gửi đến bị vào Spam. Việc gửi email bị đánh dấu spam nhiều sẽ khiến bạn bị mất khách hàng hay mất cơ hội kinh doanh chỉ vì khách hàng không thấy được email của bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích để bạn hiểu rõ hơn về spam và tránh được tối đa nguy cơ bị bộ lọc hệ thống đánh dấu spam.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top