Cộng tác với đội nhóm của bạn trong Google Sheets

Cộng tác với đội nhóm của bạn bất cứ nơi đâu, trên bất kể các thiết bị khác nhau. Các cộng tác viên trên cùng một tài liệu có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu, tuỳ thuộc vào cách mà bạn phân quyền cho họ. Không có lý do gì mà phải gửi một email đính kèm các tài liệu hoặc gộp các tài liệu khác nhau vào chung một cái nữa.

Trong bài hướng dẫn này, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách để cộng tác với đội nhóm trong Google Sheets, để chia sẻ các tài liệu của bạn giúp mọi người xem hoặc chỉnh sửa chúng, giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng. 

Chia sẻ bảng tính với nhiều người

Chia sẻ với những người cụ thể

1. Mở tệp bạn muốn chia sẻ (mà bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa).
2. Nhấp vào Share (Chia sẻ).
3. Nhập địa chỉ email hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ.
4. Chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho mọi người: Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
5. Nhấp vào Send (Gửi).

Chia sẻ bằng liên kết

1. Mở tệp và nhấp vào Share (Chia sẻ).
2. Trong Nhận liên kết, nhấp vào Copy link (Sao chép liên kết).
3. (Tùy chọn) Để thay đổi quyền, nhấp Change (Thay đổi), sau đó chọn Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
4. Sao chép và dán liên kết vào email hoặc bất kỳ nơi nào bạn muốn chia sẻ.

Thêm nhận xét và giao nhiệm vụ

1. Trong Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn văn bản bạn muốn nhận xét về.
2. Nhấp vào Thêm bình luận .
3. Nhập bình luận của bạn vào ô.
4. (Tùy chọn) Để hướng công việc của bạn hoặc nhận xét đến một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến tệp.
5. (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Assign to (Chỉ định cho).
6. Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định).

Gửi email cho cộng tác viên

Để theo dõi một cuộc trò chuyện quá dài để có nhận xét, hãy gửi email cho cộng tác viên ngay từ Trang tính.

1. Nhấp vào File Email collaborators (Tệp Gửi email cho cộng tác viên).
2. (Tùy chọn) Để xóa một cộng tác viên khỏi email, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh tên của họ.
3. Thêm chủ đề và tin nhắn.
4. (Tùy chọn) Để gửi bản sao của email cho chính bạn, hãy chọn hộp Send a copy (Gửi bản sao).
5. Nhấp vào Send (Gửi).

Chuyển sang phiên bản cũ hơn hoặc đặt tên cho phiên bản

Nếu bạn sở hữu bảng tính hoặc có quyền truy cập chỉnh sửa vào nó, bạn có thể xem các phiên bản trước đây và khôi phục chúng.

Trang tính: Xem phiên bản hoặc khôi phục phiên bản

1. Chọn File Version history (Lịch sử phiên bản) See version history (Xem lịch sử phiên bản).
2. (Tùy chọn) Để chỉ xem các phiên bản đã đặt tên trong danh sách, hãy nhấp vào Only show named versions (Chỉ hiển thị các phiên bản đã đặt tên).
3. Nhấp vào dấu thời gian để xem phiên bản trước của tệp. Bên dưới dấu thời gian, bạn sẽ thấy:

• Tên của bất kỳ ai đã chỉnh sửa tài liệu.
• Một màu bên cạnh tên của mỗi người. Các chỉnh sửa họ đã thực hiện xuất hiện trong màu đó.

4. (Tùy chọn) Để đặt phiên bản này thành phiên bản hoạt động, hãy nhấp vào Restore this version (Khôi phục phiên bản này).

Đặt tên cho một phiên bản

1. Chọn File Version history (Lịch sử phiên bản) Name current version (Đặt tên cho phiên bản hiện tại).
2. Nhập tên và nhấp vào Save (Lưu).

Tạo bộ lọc và chế độ xem lọc

Để lọc ra dữ liệu trong bảng tính, hãy tạo một bộ lọc. Nếu bạn muốn các bộ lọc không ảnh hưởng đến chế độ xem của bất kỳ ai khác, hãy tạo các chế độ xem bộ lọc.

Tạo bộ lọc

1. Chọn một dải ô.
2. Nhấp vào Data (Dữ liệu) Create a filter (Tạo bộ lọc).
3. Chuyển đến đầu dải ô và nhấp vào Filter (Bộ lọc)   để xem các tùy chọn bộ lọc.

Tạo chế độ xem bộ lọc

1. Bấm vào ô có dữ liệu.
2. Nhấn vào Data (Dữ liệu)Filter views (Lọc chế độ xem)Create new filter view (Tạo chế độ xem bộ lọc mới).
3. Trong tiêu đề cột, hãy nhấp vào danh sách và chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Hoặc, trong hộp tìm kiếm, nhập văn bản để tìm kiếm dữ liệu bạn muốn lọc.
4. Bấm OK.
5. Trong hộp Name (Tên), hãy nhập tên cho chế độ xem bộ lọc của bạn.
6. Nhấp vào Data (Dữ liệu)Filter views (Lọc chế độ xem) để mở chế độ xem bộ lọc của bạn bất kỳ lúc nào.

Bảo vệ nội dung

Nếu bạn có nội dung nhạy cảm trong bảng tính, bạn có thể hạn chế mọi người cập nhật nội dung đó.

1. Mở trang tính và nhấp vào Data (Dữ liệu) > Protected sheets and ranges (Trang tính và phạm vi được bảo vệ).
2. Nhấp vào +Add a sheet or range (Thêm trang tính hoặc phạm vi).
3. Nhấn Range (Phạm vi) bảo vệ một loạt các nội dung hoặc tấm để bảo vệ một tờ nói chung.
4. Nhấp vào Set permissions (Đặt quyền) và chọn hiển thị cảnh báo hoặc hạn chế người có thể chỉnh sửa nội dung.

• Chỉ bạn: Chỉ bạn (và chủ sở hữu nếu bạn không phải là chủ sở hữu) mới có thể chỉnh sửa phạm vi hoặc trang tính.
• Chỉ miền: Nếu bạn sử dụng Google Trang tính cho cơ quan hoặc trường học, chỉ những người trong miền của bạn mới có thể chỉnh sửa phạm vi hoặc trang tính. Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi mọi người trong miền của bạn có thể chỉnh sửa bảng tính.
• Tùy chỉnh: Chỉ những người bạn chọn mới có thể chỉnh sửa phạm vi hoặc trang tính.
• Sao chép quyền từ một phạm vi khác: Sử dụng lại cùng một quyền mà bạn đã thiết lập trên một tập hợp ô hoặc trang tính khác.

5. Nếu bạn muốn hiển thị cảnh báo khi ai đó cố gắng cập nhật nội dung, hãy nhấp vào Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này) Done (Xong).

Hạn chế chia sẻ, tải xuống, in hoặc sao chép

Nếu bạn có nội dung nhạy cảm trong bảng tính, bạn có thể ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép nội dung đó.

1. Ở đầu bảng tính, nhấp vào Share (Chia sẻ).
2. Ở dưới cùng, nhấp vào Advanced (Nâng cao).
3. Chọn hộp Disable options to download, print, & copy for commenters and viewers (Vô hiệu hóa các tùy chọn để tải xuống, in và sao chép cho người nhận xét và người xem).
4. Nhấp vào Done (Xong).

Đặt ngày kết thúc để chia sẻ

Đặt thời hạn chia sẻ

Khi bạn làm việc với những người bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như khách hàng hoặc đại lý, bạn có thể muốn hạn chế quyền truy cập của họ vào một số tệp nhất định khi dự án của bạn hoàn thành.

Đặt ngày hết hạn

1. Ở đầu bảng tính, nhấp vào Share (Chia sẻ).
2. Nếu tệp chưa được chia sẻ, hãy chia sẻ nó.
3. Nhấp vào Advanced (Nâng cao).
4. Di chuột qua tên của một người và nhấp vào Đặt thời hạn .
5. Thay đổi ngày hết hạn truy cập.
   Lưu ý: Bạn không thể đặt thời hạn cho ngày hiện tại. Nếu bạn cần hạn chế quyền truy cập ngay lập tức, chỉ cần hủy chia sẻ tệp.
6. Nhấp vào Save changes (Lưu thay đổi) Done (Đã xong).

Xem ai đã xem bảng tính

Trong Trang tính, nếu bạn có quyền chỉnh sửa đối với một bảng tính, bạn có thể thấy:

• Nó được chia sẻ với ai
• Ai đã xem nó
• Biểu đồ về người xem theo thời gian

Để xem trang tổng quan Hoạt động, ở trên cùng bên phải, nhấp vào Trang tổng quan hoạt động .

Nếu bạn không muốn lịch sử xem của mình xuất hiện trong trang tổng quan Hoạt động, bạn có thể thay đổi cài đặt bảo mật.