ý tưởng đặt tên nhãn

Ý tưởng đặt tên Nhãn trong Gmail giúp bạn phân loại và tìm kiếm Email dễ dàng

Gmail là công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Với những tính năng tuyệt vời như bảo mật thông tin, nhận địa chỉ email tùy chỉnh, khả năng tích hợp mạnh mẽ và đảm bảo 99.9% thời gian hoạt động, 0% ngừng hoạt động.

Mọi Email khi được gửi đến bạn đều tập trung ở hộp thư đến tại một mục. Điều này gây ra nhiều khó khăn cho quá trình tìm kiếm lại một thông tin, email từ ai đó đã gửi cho bạn trước đó.

Nếu bạn không có quá nhiều thời gian để ngồi chọn lọc từng Email với từng chủ đề giống nhau và khác nhau. Thì bài viết sau đây sẽ giúp bạn cách sắp xếp thư đến trong Gmail một cách tối ưu để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Các ý tưởng đặt tên Nhãn (Labels) cho bạn

Bạn có bị nhầm lẫn giữa nhãn và thư mục không? 

Nguyên nhân chính là do mô hình lưu trữ tin nhắn. Mọi người vì đã quá quen với việc chia thư thành các thư mục riêng biệt theo chủ đề của họ, tạo bản sao khi cần thiết và sau đó thoải mái xóa các bản sao từ một thư mục mà không làm ảnh hưởng đến nội dung của các thư mục khác. Mặt khác, Gmail không đưa thư vào thư mục chủ đề – nó đặt nhãn chủ đề trên thư. Đối với, nhãn bạn có thể tô màu cho các nhãn khác nhau để tạo sự khác biệt và dễ tìm kiếm. 

Lợi ích của nhãn: 

  • Sắp xếp bố cục Email logic giúp bạn tiết kiệm nhiều thời. 
  • Tìm kiếm nhanh chóng các email cùng chủ đề và lấy ra tất cả các thư phù hợp dưới dạng một tập hợp các kết quả tìm kiếm. 
  • Các nhãn có thể được cung cấp các màu để phân biệt chúng với nhau một cách trực quan.
  • Bạn có thể tạo ra hàng trăm nghìn các nhãn khác nhau.
  • Trong một nhãn mẹ bạn có thể tạo ra nhiều các nhãn con khác nhau. 
  • Đối với các nhãn không sử dụng thường xuyên có thể bị “ẩn” khỏi danh sách nhãn. 

Gợi ý các ý tưởng đặt tên nhãn cho bạn

Khi bạn đang tạo nhãn để sắp xếp các thư nhưng bạn lại không biết đặt tên nhãn sao cho dễ nhớ và dễ tìm kiếm. Hãy thử những ý tưởng này để sắp xếp email của bạn.

  • Đặt tên nhãn cho email từ bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn. Ví dụ: bạn có thể đặt tên các đối tác của mình để dễ dàng phân biệt các thư của từng đối tác khác nhau và không bị chậm hay không trả lời thư của họ.
  • Những người thuộc nội bộ trong công ty của bạn. 
  • Đặt tên nhãn đối với những email được lên lịch công việc hàng ngày hàng của bạn. Ví dụ như lịch hẹn với đối tác của bạn vào ngày mai.
  • Bạn có thể đặt tên các nhãn như khuyến mãi, xã hội, diễn đàn,…

Hướng dẫn tạo “Nhãn” (Label) cho các nhóm email. 

Chỉ với 2 cách tạo nhãn đơn giản mọi thứ hỗn loạn sẽ trở nên logic và công việc bạn trở nên dễ dàng hơn. 

Cách 1: Tạo nhãn trong phần cài đặt.

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)https://lh5.googleusercontent.com/Gi7nYhplQ4Cd5vZS86OnjOxO-vGeGoWKnmFu1THcGDDbNxYndGLq1cvJ7xfyTJCtDiu38mRY_pAcmJQYd4dgV9RxMipwOrTSDjTa3X-nXOvJOgXfHeI3xc-FphVElaFHH81QjEiLSee all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 2: Nhấn vào tab Labels (Nhãn).

Bước 3: Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).

Bước 4: Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.

Cách 2: Tạo nhãn ở màn hình giao diện chính của email.

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Nhãnvà sau đóCreate new label (Tạo mới).

Bước 2: Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bước 3: (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.

Lưu ý: Nếu bạn xóa một tin nhắn, nó sẽ bị xóa khỏi mọi nhãn được đính kèm và toàn bộ hộp thư đến của bạn.

Cách để chỉnh sửa, di chuyển và xóa nhãn trong Gmail

Chỉnh sửa nhãn:

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở phía bên trái, di chuyển đến tên của nhãn.

Bước 3: Nhấp vào Thêm Hơn.

Bước 4: Nhấn vào Edit (Chỉnh sửa) nhãn của bạn.

Áp dụng màu cho nhãn:

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào Thêm Hơn.

Bước 2: Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).

Thay đổi ngay lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó.

Bước 3: (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).

Bước 4: (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.

Bước 5: Sau đó Save (Lưu).

Hướng dẫn cách gắn nhãn và di chuyển

Gắn nhãn thư trong hộp thư đến của bạn

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Chọn tin nhắn.

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào Nhãn  Nhãn.

Bước 4: Chọn một nhãn hoặc Create new (Tạo mới) một nhãn khác.

Gắn nhãn tin nhắn bạn đang viết

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào Thêm Compose (Soạn).

Bước 3: Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào Thêm Hơn.

Bước 4: Nhấp vào Label (Nhãn), sau đó chọn nhãn bạn muốn thêm.

Bước 5: Nhấp vào Apply (Áp dụng).

Di chuyển thư sang nhãn khác

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Chọn tin nhắn.

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào Labels (Nhãn).

Bước 4: Bỏ chọn nhãn hiện tại, sau đó chọn nhãn mới.

Bước 5: Nhấp vào Apply (Áp dụng ).

Hiển thị hoặc ẩn nhãn

Chọn xem nhãn của bạn có hiển thị trong danh sách Menu ở bên trái hộp thư đến của bạn hay không.

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)https://lh5.googleusercontent.com/Gi7nYhplQ4Cd5vZS86OnjOxO-vGeGoWKnmFu1THcGDDbNxYndGLq1cvJ7xfyTJCtDiu38mRY_pAcmJQYd4dgV9RxMipwOrTSDjTa3X-nXOvJOgXfHeI3xc-FphVElaFHH81QjEiLSee all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào Labels (Nhãn).

Bước 4: Cuộn đến phần Labels (Nhãn) và thay đổi những tùy chọn

Bước 5: Nhấn chọn Show (Hiển thị) hoặc Hide (Ẩn).

Xoá nhãn

ý tưởng đặt tên Nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở bên trái của trang, di chuột qua tên của nhãn.

Bước 3: Nhấp vào Thêm Hơn và sau đó Remove label (Xóa nhãn).

Khi bạn biết cách sắp xếp và ý tưởng đặt tên nhãn cho Email của bạn trở nên logic cũng chính là cách bạn tiết kiệm được thời gian cho các công việc khác. Bài viết giúp bạn hiểu sâu về nhãn, giúp bạn sắp xếp các email theo từng chủ đề khác nhau và theo từng mức độ quan trọng. Ngoài việc tạo nhãn để sắp xếp và tìm kiếm thư dễ dàng hơn thì cũng có thêm một cách khác giúp bạn tìm kiếm nhanh vượt trội đó là bộ lọc Email. Bạn có thể xem thông tin hướng dẫn phân loại và lọc Email ở bài viết tiếp theo.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

Trò chuyện và kết nối với đồng nghiệp qua Hangouts trong Gmail

Bên cạnh việc gửi và nhận email, người dùng Gmail có quyền truy cập vào một loạt các tính năng bổ sung có thể khá hữu ích. Một trong những tính năng phổ biến nhất là Gmail Chat.

Để quản lý liên lạc của bạn ở một nơi, trên mọi thiết bị, hãy thêm Google Chat vào hộp thư đến Gmail của bạn. Nhận tất cả các tính năng của Trò chuyện trực tiếp trong Gmail để bạn có thể cộng tác và giữ kết nối từ một vị trí trung tâm. 

Bạn có thể làm được tất cả mọi thứ trong Gmail với Chat. Khi bạn cần nhắn tin cho một người bạn hay một nhóm, bạn sẽ không phải mở thêm các tab để truy cập các mạng xã hội. Chỉ cần trên Gmail bạn đã làm được quá nhiều thứ như nhắn tin, cuộc họp video,…

Khách hàng của G Suite có thể sử dụng Chat mà không mất thêm phí và thêm vào hộp thư đến Gmail của mình. Chat là ứng dụng cộng tác dễ dàng và hiệu quả, giúp các bạn có thể dễ dàng hoàn tất công việc của mình ở một nơi. Với các phòng ảo chuyên biệt giúp lưu trữ dự án theo thời gian – cộng thêm các cuộc trò chuyện theo chuỗi. 

Lợi ích khi sử dụng Chat trong Gmail: 

  • Lợi ích lớn nhất mà người dùng khi sử dụng Google Chat trong Gmail đó là họ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Như trước kia chưa khi chưa biết đến thường phải nhắn tin trên các phần mềm khác như Messenger, Skype, Zalo,…Nhưng hiện nay chỉ với Gmail bạn đã có thể làm được quá nhiều thứ.
  • Tải mục lên từ Drive, cộng tác trên Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
  • Tham gia cuộc họp trực tuyến với Meet hoặc dùng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google để tra cứu các thành viên trong phòng, các cuộc họp trước đây và tệp chia sẻ. 
  • Có các phòng ảo chuyên biệt giúp lưu trữ dự án theo thời gian – cộng thêm các cuộc trò chuyện theo chuỗi. 

Sự khác biệt giữa các Trò chuyện trong Gmail và Trò chuyện là gì?

Bạn nhận được các tính năng tương tự trong Trò chuyện và Trò chuyện trong Gmail, nhưng trải nghiệm Gmail tích hợp cung cấp vị trí trung tâm để cộng tác trên các dịch vụ G Suite của bạn.

  • Trò chuyện — Sử dụng khi bạn muốn giao tiếp chủ yếu qua tin nhắn trò chuyện. Ví dụ: khi đang di chuyển, bạn có thể muốn kiểm tra nhanh ứng dụng Trò chuyện trên thiết bị di động để tìm tin nhắn.
  • Gmail — Sử dụng khi bạn muốn cộng tác với một nhóm từ sự thuận tiện của hộp thư đến Gmail của bạn. Nếu đang làm việc trên máy tính của mình, bạn có thể thích sử dụng Gmail trong khi cộng tác với những người khác trên các tệp và tác vụ mà không cần phải chuyển đổi giữa các dịch vụ.

Hướng dẫn sử dụng Trò chuyện trong Gmail

Thật dễ dàng khi bạn có thể nhắn tin với bạn bè, đối tác của mình trên hòm thư mà không cần phải sử dụng thêm bất kỳ ứng dụng nào khác. Để giúp mọi người có thể trò chuyện dễ dàng, GCS sẽ giúp bạn từng bước cụ thể:

  • Bước 1: Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  • Bước 2: Sau khi truy cập vào Gmail màn hình giao diện chính xuất hiện. 
  • Bước 3: Để chat trên Gmail, nhắn tin trên Gmail thì bạn click chuột vào biểu tượng .

Bước 4: Nhắn tin trò chuyện với mọi người.

Khi bạn mới bắt đầu sử dụng thì phần lớn bạn sẽ không có cuộc trò chuyện nào. Để trò chuyện với mọi người bạn nhấn vào Start a new one (Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới). 

Bước 5: Bạn phải gửi lời mời, và lời mời đó phải được xác nhận bởi người kia thì mới tiến hành chat được.

Bước 6: Trò chuyện với mọi người. 

Bật hoặc tắt Trò chuyện trong Gmail

  1. Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  3. Ở trên cùng, nhấp vào Chat and Meet (Trò chuyện và họp).
  4. Chọn Hangouts on (Bật Trò chuyện) hoặc Hangouts off (Tắt trò chuyện) để bật hoặc tắt Trò chuyện trong Gmail.
  5. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Lưu ý:  Nếu bạn tắt Trò chuyện trong Gmail, danh sách cuộc trò chuyện và cửa sổ bật lên của bạn sẽ không xuất hiện trong Gmail, nhưng bạn vẫn chưa đăng xuất khỏi Trò chuyện.

Thay đổi vị trí của bảng Trò chuyện trong Gmail

Bạn có thể di chuyển bảng Trò chuyện sang bên phải hoặc bên trái hộp thư đến của mình.

  1. Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  3. Ở trên cùng, nhấp vào Chat and Meet (Trò chuyện và họp).
  4. Bên cạnh Chat position (Vị trí trò chuyện), chọn Left side of the inbox (Bên trái hộp thư đến) hoặc Right side of the inbox (Bên phải hộp thư đến).
  5. Nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thay đổi trạng thái hoạt động của bạn trong Gmail

Bạn có thể thay đổi trạng thái của mình thành Tự động, Không làm phiền hoặc Đi vắng. Nếu:

  • Bạn có trạng thái là Tự động , bạn có vẻ đang hoạt động.
  • Bạn không hoạt động trong hơn 15 phút, trạng thái của bạn thay đổi thành Vắng mặt .

Bạn đặt trạng thái của mình thành Không làm phiền  , bạn ẩn thông báo.

Đặt trạng thái của bạn thành Không làm phiền

  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào trạng thái của bạn.
  3. Chọn khoảng thời gian bạn muốn ẩn thông báo của mình.
  4. (Tùy chọn) Để tắt Không làm phiền, hãy nhấp vào trạng thái của bạn và sau đóTurn off do not disturb (Tắt không làm phiền).

Khi bạn sử dụng ứng dụng Chat tích hợp sẵn trong Gmail, bạn sẽ tiếp kiệm được quá nhiều thời gian. Nhờ có các công cụ được tích hợp liền mạch, bạn có thể theo sát các thông tin trao đổi liên quan đến công việc và chọn đúng kênh cho từng cuộc trò chuyện.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

sửa xoá và tải xuống file

Cách để tải, sửa, xóa các File trong Google Drive một cách nhanh chóng

Tải sửa xoá các File của bạn một cách nhanh chóng trên Drive. Giúp bạn quản lý các hoạt động của doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, trơn tru.

Google Drive hỗ trợ chúng ta chia sẻ dữ liệu tới bạn bè nhanh chóng. 

Có thể xem trước các tài liệu nhanh chóng không cần tải xuống thiết bị khi không cần thiết để làm tốn thời gian.

Nếu người dùng tải nhiều phiên bản của một tập tin chẳng hạn với văn bản Word, thì Google Drive vẫn giữ lại toàn bộ phiên bản của File Word, phòng trường hợp bạn muốn sử dụng phiên bản nào đó của tập tin. 

Bạn đã lỡ tay xóa các File trên Google Drive thì cũng đừng lo lắng quá vì đã có thùng rác lưu trữ các File đó và có thể khôi phục lại lúc nào bạn muốn.

Sau đây GCS sẽ hướng dẫn mọi người các bước cụ thể để tải sửa xoá các File trong Google Drive.

Xem trước và tải xuống các file được lưu trữ trên web

Bạn muốn xem nhanh một File Drive ngay trên Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào File đó và chọn Preview (Xem trước).

tải sửa xoá các file

Trong lớp phủ, bạn có thể làm các thao tác như:

  • Cuộn xuống hoặc cuộn lên trong File của bạn.
  • Nhấp vào Mũi tên trái Mũi tên quay lạihoặc Mũi tên Mũi tên tiếp theophải để xem File Previous (Trước) đó hoặc Next (Tiếp) theo trong Drive.
  • Mở File của bạn để chỉnh sửa.
  • Nhấp vào Add comment (Thêm nhận xét) Thêm bình luận để nhận xét về các File không phải của Google.
  • In File không phải của Google .
  • Nhấp vào Download (Tải xuống) Tải xuống để tải xuống file của bạn.
  • Nhấp vào More (Thao tác khác) để Share (Chia sẻ), Move (Di chuyển), Rename (Đổi tên File) và một số thao tác khác.

Bên cạnh đó nếu chưa thể truy cập ngay, bạn có thể lưu File để  truy cập sau, hãy tải File xuống theo một trong những cách sau:

  • Từ màn hình xem trước, nhấp vào Download (Tải xuống) Tải xuống.
  • Từ Drive, chọn một File, nhấp vào More (Thao tác khác)và chọn Download (Tải xuống) Tải xuống.

Vậy là là File của  bạn đã được tải xuống thiết bị của mình rồi đó.

Cập nhật file Drive

Khi bạn đã chỉnh sửa File hay làm bất cứ điều gì với File của mình bạn vẫn có thể tìm thấy phiên bản cũ hơn của File và khôi phục hoặc cập nhật lại.

Trên web

tải sửa xoá các file

Để khôi phục phiên bản cũ hơn của File chưa được tạo trong  Docs, Sheets, hoặc Slides.

  1. Tìm đến tập tin bạn muốn cập nhật, nhấn chuột phải vào tập tin và chọn Manage versions (Quản lý phiên bản).
  2. Tiếp theo nhấp vào Upload new version (Tải lên phiên bản mới) và chọn một File từ máy tính của bạn.
  3. Khi hoàn tất quá trình tải lên phiên bản mới, hãy nhấp vào Close (Đóng).

Trên máy tính của bạn

Để cập nhật file:

  1. Mở File của bạn từ Drive File Stream (File Drive trực tuyến) Tệp Drive trực tuyếntrên máy tính để bàn của bạn.
  2. Thực hiện các thay đổi của bạn. Chúng sẽ tự động cập nhật lên Drive trên web.

Nó cũng hoạt động theo cách khác. Những thay đổi bạn thực hiện trong Drive trên Web sẽ đồng bộ hóa trở lại máy tính của bạn. Các File và thư mục của bạn hiện đã được cập nhật ở mọi nơi.

Ngoài ra nếu bạn vô tình xóa File phút chốc bồng bột mà xóa File thì hãy đừng lo lắng vì Google Drive đã tạo cho bạn thùng rác chứa những gì bạn xóa đi và bạn vẫn có thể khôi phục lại.

Xóa file của bạn

Xóa file sẽ chuyển file đó vào Thùng rác:

  • Nếu bạn sở hữu File, việc chuyển File vào Thùng rác sẽ xóa File khỏi chế độ xem Drive của tôi. Nhưng File sẽ không bị xóa vĩnh viễn cho đến khi bạn dọn sạch thùng rác của mình. Nếu bạn đã chia sẻ File, những người đó vẫn có thể xem File cho đến khi bạn dọn sạch Thùng rác của mình.
  • Nếu bạn không sở hữu File (ví dụ: nếu File được chia sẻ với bạn), việc chuyển File vào Thùng rác sẽ xóa File khỏi chế độ xem Drive của tôi nhưng không xóa File. Chỉ chủ sở hữu mới có thể xóa File.

Lưu ý: Các File đã xóa mà bạn sở hữu sẽ được chuyển vào Thùng rác trong Drive và vẫn được tính vào tổng bộ nhớ của bạn cho đến khi bạn xóa vĩnh viễn chúng trên web.

tải sửa xoá các file

Trên web

  1. Chọn các File hoặc thư mục bạn muốn xóa và nhấp vào Remove (Xóa) Xóa bỏ.
  2. (Tùy chọn) Để xóa File vĩnh viễn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
  • Khi bạn ở trong Thùng rác, hãy chọn một File và nhấp vào Delete forever (Xóa vĩnh viễn) .
  • Để xóa vĩnh viễn tất cả các File trong Thùng rác của bạn, hãy nhấp vào Trash (Thùng rác) và chọn Empty trash (Dọn sạch thùng rác).

Trên máy tính của bạn

Chỉ cần chọn các File hoặc thư mục bạn muốn xóa và xóa chúng như cách bạn làm với bất kỳ File nào khác trên máy tính của mình.

Khôi phục các file đã xóa

Nếu bạn thay đổi ý sau khi xóa File hoặc thư mục, bạn có thể khôi phục File hoặc thư mục đó vào Drive. Cho dù bạn xóa nó khỏi Drive trên Web hay khỏi máy tính của mình trong File Drive trực tuyến, bạn sẽ khôi phục nó theo cùng một cách.

tải sửa xoá các file

Trên web

  1. Mở Drive .
  2. Nhấp vào Trash (Thùng rác) Xóa bỏ.
  3. Chọn các file bạn muốn khôi phục và nhấp vào Restore (Khôi phục) .

Bài viết này giúp bạn có thể tải sửa xoá các File trong Google Drive của mình. Giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm các File của mình trên Google Drive một cách dễ dàng, hãy đến với bài viết tiếp theo mà GCS mang đến để biết cách sắp xếp và tìm kiếm các File dễ dàng hơn.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

quản lý và đồng bộ file trên Drive

Cách quản lý các File trong Google Drive khoa học và tối ưu nhất

Trong bài viết này GCS sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý các File trong Google Drive một cách tối ưu nhất.

Truy cập mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng của bạn) vào file tài liệu của mình trong Google Drive. Khi thực hiện xong các thay đổi, Drive sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi mới nhất. Vì vậy, nếu bạn mở cùng một tài liệu từ một thiết bị khác, tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện sẽ xuất hiện.

Và lý do đặc biệt nhất khi bạn sử dụng Google Drive trong bộ công cụ của G Suite giúp bạn thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để người khác không thể xem được các tài liệu quan trọng của bạn mà chỉ có thiết bị thuộc quyền sở hữu của bạn mới có thể truy cập vào được.

Dưới đây là cách bạn thực hiện các bước kiểm tra, lưu trữ file của bạn trên Drive dù trực tuyến hay đang ngoại tuyến. Cách giúp bạn quản lý các File trong Google Drive.

Truy cập các file trong Drive của bạn nhanh chóng.

Khi bạn truy cập file để chỉnh sửa và cập nhật ngay khi kết nối internet của bạn, đôi khi có những file mất thời gian khá lâu để cập nhật mà việc kết nối internet không đáp ứng sẽ làm trì hoãn gián đoạn và file của bạn không được cập nhật kịp thời.

Kiểm tra trạng thái quản lý và đồng bộ file của bạn

Trên web

Khi bạn thấy Upload complete (Tải lên hoàn tất), các file của bạn đã tải lên thành công và có thể được truy cập trong bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào đã cài đặt Drive.

Trên máy tính của bạn

Việc kéo các file vào một thư mục trong Drive File Stream (file Drive trực tuyến) sẽ tự động tải chúng lên Drive trên web (mặc dù có thể mất một chút thời gian để các file đồng bộ hóa).

quản lý các file

Các file có Sync (Đồng bộ hóa) chưa được tải lên Drive.

Các file Done (Hoàn tất) đã được tải lên thành công và có thể được truy cập từ Drive trong bất kỳ trình duyệt nào hoặc từ bất kỳ thiết bị nào có cài đặt Drive.

Truy cập file của bạn từ bất kỳ thiết bị nào

Sau khi các file của bạn đồng bộ hóa, bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào.

Dưới đây là những yêu cầu và cách để bạn truy cập Drive trên các trình duyệt và thiết bị. Không lo không hoàn thành công việc chỉ sợ không biết đến Google Drive.

Trình duyệt hoặc thiết bịYêu cầuLàm sao để truy cập
trình duyệt web Trình duyệt web (mọi thiết bị)Cài đặt bất kỳ trình duyệt web nào.Tới drive.google.com.
Máy tính để bàn Máy vi tínhCài đặt file Drive trực tuyến từ Trung tâm trợ giúp Drive.Nhấp vào Drive File Stream (file Drive trực tuyến)Tệp Drive trực tuyếnGoogle Drive. 
Thiết bị di động Thiết bị di độngCài đặt ứng dụng Drive từ Play Store (Android) hoặc Apple App Store (Apple iOS).Mở ứng dụng Drive trên thiết bị của bạn.

Truy cập file của bạn ngoại tuyến

Việc mất kết nối Internet và chuyến bay dài không thể ngăn cản được bạn làm việc trên Drive.

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để  khi không có quyền truy cập Internet, bạn vẫn có thể xem tài liệu của mình, đảo lộn các thư mục và chỉnh sửa các file được lưu trữ trong Drive.

Quan trọng: Để đảm bảo người khác không thể xem file của bạn, hãy thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến trên các thiết bị chỉ thuộc về bạn.

Trên web

quản lý các file

Chỉ trình duyệt Chrome

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho Docs (Trang Tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày)

  1. Cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến.
  2. Trong Drive, nhấp vào Settings (Cài đặt) Cài đặtSettings.
  3. Trong phần Ngoại tuyến, hãy chọn hộp Create (Tạo), Open (Mở) Edit (Chỉnh sửa) các file Google Docs (Google tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày) gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến.
  4. Nhấp vào Done (Xong).
  5. Nhấp chuột phải vào file và bật Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Trên máy tính của bạn

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho các file PDF, file Microsoft Office và hơn thế nữa trên máy tính của bạn:

  1. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến) Tệp Drive trực tuyếnOpen Google Drive (Mở Google Drive)  Thư mục.
  2. Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn truy cập ngoại tuyến.
  3. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến)Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Sử dụng Google Drive thật dễ dàng bạn đã có thể quản lý các file từ máy tính của bạn bất cứ đâu và được cập nhật ngay khi có kết nối internet và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng dữ liệu đó sẽ mất đi. Và công việc sẽ không còn bị gián đoạn dù có hay không có internet để tạo ra những sản phẩm tuyệt vời nhất. Bên cạnh đó bạn có thể xem và quản lý sâu hơn các file của mình một cách nhanh chóng nhưng vô cùng đơn giản trong bài viết tới.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

chữ ký email cá nhân

Cài đặt chữ ký Email cá nhân – Danh thiếp số ấn tượng mà ai cũng nên có

Chữ ký Email đóng một vai trò quan trọng và rất cần thiết đối với các doanh nghiệp. Nó giống như một cái danh thiếp bạn có thể gửi cho nhiều đối tác khác nhau. Mọi thông tin liên lạc của bạn sẽ được hiển thị trên đó và luôn được trả lời tự động phía cuối mỗi hộp thư bạn gửi đi. 

Chữ ký Email hiển thị đầy đủ thông tin liên lạc, địa chỉ, website,… hoặc trích dẫn ưa thích của bạn, được tự động thêm vào cuối thư Gmail giống như chân trang.

Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ có những vai trò cực kỳ quan trọng 

  • Ngoài việc cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cho người nhận thư, chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện tác phong nghiêm túc và cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
  • Trong chữ ký bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, xem thông tin trên Fanpage,…Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và ai cũng phải lướt qua dù chỉ một lần. 
  • Nếu trong doanh nghiệp bạn tất cả thành viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Sẽ giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ.

Bạn dành chút thời gian xem qua một số lưu ý về chữ ký trước khi tạo nhé: 

  • Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.
  • Nếu bạn thấy “Văn bản thuần” ở trên hộp chữ ký, bạn cần phải tắt chế độ Văn bản thuần trước khi chỉnh sửa chữ ký của mình.
  • Khi bạn tạo thấy có ký tự phụ, đó là vì một số phiên bản của Gmail không hỗ trợ các tính năng như chữ in đậm hoặc in nghiêng. Để xóa các ký tự phụ, hãy xóa bất kỳ định dạng đặc biệt nào trong chữ ký của bạn.
  • Chữ ký được phân tách với phần nội dung thư bởi hai dấu gạch ngang. 
  • Nếu bạn thêm hình hoặc ảnh từ Google Drive, thì bạn cần phải chia sẻ hình ảnh ở dạng công khai. Nếu bạn sử dụng Gmail với tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn, hãy yêu cầu quản trị viên cho bạn chia sẻ hình ảnh công khai..

Hướng dẫn bạn cách tạo chữ kỹ đơn giản mà rất chuyên nghiệp.

Tạo chữ ký 

Chữ ký email có thể được trình bày dưới nhiều dạng như văn bản hoặc hình ảnh. Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

  • Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp.
  • Tên công ty/địa chỉ bạn đang làm việc.
  • Các thông tin liên hệ, ví dụ như một email của bạn khác, website, số điện thoại,…
  • Link mạng xã hội: nên thêm các link mạng xã hội sẽ giúp người nhận mail dễ dàng liên lạc với bạn hơn, bạn có thể đính kèm các link Facebook, Skype, Zalo,…
  • Hình ảnh: hình ảnh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.

Các bước để tạo chữ ký: 

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm Create new (Tạo mới).

Bước 4: Đặt tên cho chữ ký của bạn, sau đó nhấp vào Create (Tạo). Tên này không phải là chữ ký thực của bạn, nhưng là tên cho mẫu chữ ký.

Bước 5: Trong hộp văn bản ở bên phải, hãy thêm văn bản chữ ký của bạn.

Bước 6: Sử dụng thanh định dạng để thêm màu văn bản, liên kết và hình ảnh.

chữ ký email
  • Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
  • Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
  • Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
  • Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
  • Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký.
  • Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
  • Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
  • Danh sách đánh số.
  • Tăng/ Giảm thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
  • Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
  • Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.

Bước 7: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thêm chữ ký vào email

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Nhấp vào Compose (Soạn).

Bước 3: Nhấp vào Insert signature (Chèn chữ ký)  và chọn một chữ ký.

Thêm chữ ký nếu bạn đang dùng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ”

Nếu bạn sử dụng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ” để gửi thư từ các địa chỉ khác nhau trong tài khoản của mình, bạn có thể tạo chữ ký khác nhau cho mỗi địa chỉ.

Để chọn địa chỉ, hãy sử dụng trình đơn thả xuống bên trên hộp văn bản chữ ký trên trang Cài đặt.

Nếu bạn không thấy trình đơn thả xuống:

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào Accounts (Tài khoản).

Bước 4: Kiểm tra để đảm bảo địa chỉ của bạn được liệt kê trong mục Send mail as (Gửi thư bằng địa chỉ).

Chỉnh sửa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 4: (Tùy chọn) Để thay đổi tên Signature (Chữ ký), hãy nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) Biên tập.

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi) .

Mẹo: Bạn cũng có thể chọn mặc định chữ ký cho các email mới và email mà bạn trả lời.

Xóa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn xóa.

Bước 4: Nhấp vào Xóa Xóa bỏvà sau đóXóa (Delete).

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Lưu thay đổi (Save Changes).

Thật tuyệt vời hơn khi bạn đã có thể tự tạo chữ ký cho gmail của riêng mình. Giờ đây mọi đối tác hay bạn bè của bạn đã có thể liên hệ đến bạn nhanh hơn. Chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp và tác phong nghiêm túc hơn trong mắt đối tác và bạn bè. Ngoài ra, chữ ký còn cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

họp video trực tuyến với Gmail

Khám phá tiện ích tuyệt vời của Cuộc họp video trực tuyến trong Gmail

Một tiện ích tuyệt vời trên Gmail mà bạn không thể bỏ qua, bạn có thể bắt đầu cuộc họp video trực tuyến trong Gmail một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể thêm Google Chat vào hộp thư đến Gmail của mình và nhận tất cả các tính năng của Trò chuyện trực tiếp trong Gmail. Hãy cùng GCS khám phá tiện ích tuyệt vời của Cuộc họp video trực tuyến trong Gmail.

1. Google Meet là gì? Những điều bạn cần hiểu rõ trước khi dùng cuộc họp trực tuyến?

Những người làm việc từ xa, những người gặp gỡ qua online, những người phát trực tuyến và những người tham gia đã dùng Hangout, hãy lưu ý: Google’s Hangouts Meet không còn được gọi là Hangouts Meet mà bây giờ nó được đổi tên là Google Meet. Tháng 10 năm 2019, Google đã lên kế hoạch ngừng hoạt động ứng dụng Google Hangouts. Google Meet đã từng ngày cùng với Google Chat giúp bạn thay thế Google Hangouts. 

Google Meet là một dịch vụ liên lạc giúp bạn kết nối với mọi người qua họp video trực tuyến, cho phép người dùng tổ chức các buổi học, các cuộc họp, hội thảo từ xa được Google phát triển.

Với Meet trong Gmail, bạn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp video trực tuyến chỉ trong vài giây. Meet sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian, cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn trên các nền tảng của mình, điều này có thể được tạo nên từ chính những thay đổi nhỏ nhất.

Những điều bạn cần hiểu rõ trước khi dùng họp trực tuyến với Google Meet: 

  • Chỉ những người tạo cuộc họp và chủ sở hữu lịch mới có thể tắt tiếng hoặc xóa những người tham gia khác.
  • Chỉ những người tạo cuộc họp và chủ sở hữu lịch mới có thể phê duyệt các yêu cầu tham gia của người bên ngoài.
  • Kết nối từ tất cả các trình duyệt hiện đại hoặc ứng dụng Meet trên các thiết bị di động mà không cần cài đặt plugin hoặc phần mềm nào nếu bạn sử dụng Chrome, Firefox, Safari hoặc Microsoft Edge.
  • Tổ chức các cuộc họp cho tối đa 250 người hoặc phát trực tiếp cho 100 nghìn người xem.
  • Chia sẻ màn hình của bạn và lưu trữ các bản ghi hình an toàn trong Drive.
  • Giữ cuộc họp luôn an toàn với các biện pháp bảo vệ chống lạm dụng chủ động.
  • Làm cho các cuộc họp tốt hơn với các chú thích trực tiếp, tùy chọn bố cục và loại bỏ tiếng ồn, được cung cấp bởi Google AI.

2. Bắt đầu và tham gia các cuộc họp video trực tuyến.

Trước khi bạn bắt đầu cuộc gọi điện video đầu tiên của mình.

  1. Kiểm tra các yêu cầu hệ thống .
  2. Khi được yêu cầu sử dụng máy ảnh và micrô của máy tính, hãy nhấp vào Cho phép. Trong Cài đặt, bạn có thể cần bật quyền cho máy ảnh và micrô của mình.

Người dùng G Suite (sử dụng Gmail với tài khoản cơ quan hoặc trường học).

Mẹo dành cho quản trị viên G Suite: Để sử dụng Meet trong Gmail, dịch vụ Google Meet phải được bật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. 

Bắt đầu cuộc gọi điện video:

họp video trực tuyến trong gmail
  1. Open  Gmail.
  2. Ở góc dưới cùng bên trái, trong “Meet”, hãy vui lòng tham gia cuộc họp mới .  
  3. Để gửi lời mời họp qua liên kết hoặc email, hãy nhấn vào Send invite (Gửi lời mời). 
    • Để sao chép lời mời họp, hãy bấm Copy meeting invite (Sao chép lời mời họp).
    • To send Lời mời qua email, xin vui lòng vào Share via email (Chia sẻ qua email).
  4. Khi bạn sẵn sàng tham gia cuộc họp, hãy chấp nhận Join now (Tham gia ngay).
họp video trực tuyến trong gmail

5. Trước khi bạn tham gia cuộc họp đầu tiên của mình, hãy đảm bảo cấp quyền cho Micro và Máy ảnh của bạn. Sau khi bạn đã cấp quyền:

  • Để bật hoặc tắt micro của bạn, hãy nhấp vào Micrô  Cờ micrô.
  • Để bật hoặc tắt máy ảnh, hãy nhấp vào Camera Cuộc gọi video.

6. Để tham gia cuộc gọi, hãy nhấp vào Join now ( Tham gia ngay).

7. Để kết thúc cuộc gọi, hãy sử dụng Rời khỏi cuộc gọi   Cuộc gọi kết thúc biểu tượng.

Tham gia cuộc gọi điện video:

họp video trực tuyến trong gmail
  1. Mở Gmail.
  2. Ở góc dưới cùng bên trái, nhấp vào Cuộc họp của tôi để tham gia cuộc gọi điện video sắp diễn ra trên lịch của bạn.
  3. Trong “Cuộc họp của tôi”, di chuột qua cuộc họp sắp tới mà bạn muốn tham gia,  và sau đó nhấp vào Join (Tham gia).
    Lời khuyên:
    • Chỉ các cuộc họp được lên lịch trong lịch Google mới hiển thị trong “Cuộc họp của tôi”.
    • Bạn có thể nhấp vào bất kỳ cuộc họp sắp tới nào của mình để xem chi tiết cuộc gọi hoặc thực hiện thay đổi.
    • Nếu cuộc họp sắp tới không có trên lịch của bạn, hãy nhấp vào Join a meeting (Tham gia cuộc họp). Nhập mã cuộc họp hoặc biệt hiệu và sau đó nhấp vào Join (Tham gia).
  4. Trước khi bạn tham gia cuộc họp đầu tiên của mình, hãy đảm bảo cấp quyền cho Micro và Máy ảnh của bạn. Sau khi bạn đã cấp quyền: 
    • Để bật hoặc tắt micro của bạn, hãy nhấp vào Microphone Cái mic cờ rô.
    • Để bật hoặc tắt máy ảnh, hãy nhấp vào Camera Cuộc gọi video.
  5. Để tham gia cuộc gọi, hãy nhấp vào Join now (Tham gia ngay).
  6. Để rời khỏi cuộc gọi, hãy nhấp vào Rời khỏi cuộc gọi   Biểu tượng kết thúc cuộc gọi.

G Suite dành cho giáo dục

Nếu bạn có tài khoản G Suite dành cho giáo dục và loại trường của bạn là giáo dục Tiểu học / Trung học (K-12) , thì bạn sẽ không được phép tham gia cuộc gọi điện video trên Google Meet do Tài khoản Google không phải G Suite hoặc cá nhân tạo.

Người dùng ẩn danh hoặc người dùng chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ không thể tham gia các cuộc họp do người dùng G Suite cho giáo dục tổ chức. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể quay số bằng điện thoại. Để cho phép người dùng ẩn danh tham gia các cuộc họp trong miền của họ, quản trị viên miền G Suite cho giáo dục có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ G Suite  và yêu cầu một ngoại lệ. Ngoại lệ này cũng cho phép những người tham gia sử dụng các dịch vụ tương tác, như Pexip, tham gia các cuộc họp. 

Sử dụng Gmail bằng tài khoản cá nhân

Bắt đầu cuộc gọi điện video:

  1. Mở Gmail .
  2. Nhấp vào “Bắt đầu cuộc họp”  Cuộc gọi video. Các cuộc họp của bạn mở trong một cửa sổ mới.
  3. Trước khi bạn tham gia cuộc họp:
    • Ở dưới cùng, bạn có thể bật hoặc tắt máy ảnh và micrô của mình.
    • Ở bên phải, bạn có thể tìm thấy mã cuộc họp và chi tiết cuộc họp.
  4. Để tham gia cuộc gọi, hãy nhấp vào Join now (Tham gia ngay).
  5. Một cửa sổ sẽ xuất hiện với chi tiết cuộc họp của bạn. Chọn một tùy chọn để thêm người khác:

– Để chia sẻ mã cuộc họp:

  • Nhấp vào Copy joining info (Sao chép thông tin tham gia).
  • Sau đó, chia sẻ mã cuộc họp và liên kết với ai đó.

– Để mời mọi người qua email:

  • Nhấp vào Add people (Thêm người).
  • Tiếp theo, nhập tên hoặc địa chỉ email.
  • Sau đó, nhấp vào Send Invite (Gửi lời mời).

– Để mời mọi người qua điện thoại:

  1. Nhấp vào Add people (Thêm người).
  2. Tiếp theo, nhấp vào Call (Gọi).
  3. Nhập số điện thoại.
  4. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào End call (Kết thúc cuộc gọi) Biểu tượng kết thúc cuộc gọi .

Tham gia cuộc họp video trực tuyến:

  1. Open Gmail.
  2. Nhét vào Join a meeting (Tham gia cuộc họp) Đầu vào .
  3. Nhập cuộc họp mã gồm 10 chữ cái từ tổ chức cuộc họp.
  4. Vào Join (Tham gia).
    • Trước khi tham gia cuộc họp, bạn có thể bật hoặc tắt máy ảnh và micrô của mình.
  5. Để tham gia cuộc gọi, hãy vui lòng Join now (Tham gia ngay).
  6. Khi bạn hoàn thành, hãy chấp nhận kết End call (Kết thúc cuộc gọi) Cuộc gọi kết thúc biểu tượng .

Hiển thị hoặc ẩn Google Meet trong Gmail (cho tất cả người dùng)

  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  3. Ở trên cùng, chọn Chat and Meet (Trò chuyện và họp).
  4. Trong phần “Meet”, hãy thực hiện các thay đổi của bạn.
  5. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Quan trọng : Người dùng G Suite có thể không có cài đặt này trong tài khoản Gmail của họ nếu Quản trị viên G Suite của họ đã tắt dịch vụ gọi điện video từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

3. Những lưu ý khi sử dụng với Google Meet

  • Người dùng khi sử dụng Google Meet: Đối với người dùng G Suite thì hãy đăng nhập vào tài khoản G Suite mà bạn đã đăng ký. Còn đối với người dùng không phải của G Suite (sử dụng Google Meet bằng tài khoản cá nhân): hãy đảm bảo rằng bạn có Tài khoản Google trước khi đăng nhập.
  • Người dùng có quyền thiết lập và chủ trì một cuộc họp trực tuyến hoặc một buổi học trực tuyến.
  • Số người tham gia học video trực tuyến/ họp trực tuyến:
Phiên bản G SuiteSố lượng người tham gia
G Suite Education100
G Suite Basic100
Thông tin cơ bản về G Suite150
G Suite Business150
Thông tin cơ bản về G Suite Enterprise 250
G Suite Enterprise, G Suite Enterprise cho giáo dục250
  • Nếu bạn sử dụng thiết bị máy tính đăng nhập sử dụng Google Meet, hãy sử dụng trình duyệt Google Chrome bởi đây là trình duyệt Google Meet hoạt động tốt nhất.
  • Meet hỗ trợ phiên bản hiện tại và 2 phiên bản chính trước đó của các hệ điều hành này: Apple mac OS, Microsoft Windows, Hệ điều hành Chrome, Ubuntu, Linux. Google Meet hỗ trợ các truy cập trên các thiết bị smartphone, cả trên nền tảng iOS hay Android.
  • Google Meet rất dễ sử dụng và đây là ứng dụng hoàn toàn miễn phí.
  • Ứng dụng này được tích hợp với các công cụ khác trên G Suite như: Lịch, Classroom.
  • Google Meet không giới hạn thời gian họp trực tuyến/ học trực tuyến.

Google Meet hỗ trợ người dùng ở tất cả các tài khoản. Nhưng đối tài khoản sử dụng G Suite bạn sẽ được bổ sung thêm như số điện thoại quốc tế, ghi lại cuộc họp, phát trực tiếp và các tùy chọn kiểm soát quản trị. Hãy liên hệ ngay với GCS để sở hữu gói G Suite phù hợp nhất với từng cá nhân hay doanh nghiệp bạn. 

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

Google-drive-file-stream-la-gi

Đã có Google Drive, tại sao bạn phải tải thêm Drive File Stream cho máy tính?

Drive File Stream tạo thêm cho bộ nhớ máy tính một ổ như một ổ cứng của máy tính nhưng không tiêu tốn dữ liệu máy tính của bạn.

Dễ dàng làm việc với file trên máy tính của bạn khi không có kết nối internet mọi lúc mọi nơi.

Đối với Google Drive khi bạn truy cập trên web bạn bắt buộc phải sử dụng Internet điều đó sẽ gây ra những ảnh hưởng đến công việc của cá nhân, nhóm, doanh nghiệp. Chính vì vậy, Google đã tạo ra cho ta những ứng dụng để tối ưu và làm cho việc thao tác trên máy tính của bạn dễ dàng hơn khi bạn đang ở chế độ offline mà vẫn cập nhật được trên dịch vụ Google Drive.

Drive File Stream là một giải pháp hữu hiệu cho những vấn đề bạn gặp phải. Bạn muốn sở hữu nó và đưa vào trong bộ công cụ của mình để làm việc hiệu quả hơn thì bạn phải hiểu được Drive File Stream là gì? Và được sử dụng ra sao?

Drive File Stream là gì?

Drive File Stream là ứng dụng dành cho máy tính để bàn, cho phép bạn nhanh chóng mở, thao tác tất cả các tệp trong Google Drive trực tiếp từ máy tính của bạn khi bạn không kết nối internet và khi có kết nối internet các thao tác bạn hay các cộng tác viên của doanh nghiệp bạn chỉnh sửa sẽ được cập nhật lên drive nhanh chóng mà không phải tốn thời gian để đồng bộ hóa. Hiểu theo cách khác đó là bạn được lưu trữ, thao tác với tệp mà không sử dụng, không liên quan đến dung lượng ổ cứng trên máy tính, từ đó sẽ tốn ít thời gian cho việc các tệp đó được đồng bộ hóa. 

Google cũng phải có lý do khi tạo ra ứng dụng này mà không phải là tạo ra rồi để đó trưng bày. Chính là vì Google Drive được mọi người sử dụng thường xuyên trong mọi công việc để lưu trữ dữ liệu, thông tin và nhu cầu sử dụng Google Drive quá lớn và nhận được sự ủng hộ tích cực từ người dùng nên Google đã phát triển thêm Drive File Stream. 

Phân biệt Drive File Stream và Backup & Sync

Và cho đến tận bây giờ vẫn còn khá nhiều người vẫn còn bị nhầm lẫn giữa Drive File Stream và Backup & Sync. Ngay bây giờ GCS sẽ chỉ ra sự khác nhau của 2 ứng dụng này cho các bạn thấy: 

  • Drive File Stream là một cách mới để truy cập vào tất cả các tệp trong Google Drive theo yêu cầu, ngay từ máy Mac hay máy tính cá nhân, mà không không sử dụng đến dung lượng ổ cứng của bạn.    
  • Backup and Sync là việc sao lưu các tệp từ máy tính, máy ảnh, hoặc thẻ SD lên đám mây. Tìm các tệp của bạn trên bất kỳ thiết bị nào bằng cách truy cập, sử dụng Google Drive của bạn trong Google ảnh.

Lưu trữ tệp trên màn hình của bạn

Bạn muốn làm việc trên các tệp từ máy tính để bàn của mình, vậy hãy cài đặt Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến). Các tệp của bạn nằm trên bộ nhớ đám mây và bạn truy cập chúng theo yêu cầu. Điều này giải phóng dung lượng trên ổ cứng máy tính của bạn, tiết kiệm băng thông mạng và giảm thời gian chờ đợi các tệp đồng bộ hóa. Bạn cũng có thể đặt các tệp trong Drive khả dụng khi ngoại tuyến và chúng sẽ đồng bộ hóa với bộ nhớ đám mây khi bạn trực tuyến trở lại.

Sau khi cài đặt Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến), bạn truy cập Drive từ Máy tính của bạn (Microsoft Windows) hoặc Finder (Apple Mac) giống như bất kỳ thư mục thông thường nào. Sau đó, bạn có thể di chuyển tệp của mình sang Drive, nơi tệp sẽ đồng bộ hóa với bộ nhớ đám mây và dung lượng máy tính của bạn được giải phóng.

Nếu bạn có gỡ cài đặt Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến), các tệp Drive của bạn sẽ không bị ảnh hưởng. Chúng vẫn có thể được truy cập từ Drive trên web.

Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) chỉ khả dụng nếu quản trị viên G Suite của bạn đã bật tính năng này cho tổ chức hoặc nhóm của bạn.

Cách cài đặt Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến):

  1. Trên máy tính, hãy làm theo hướng dẫn cài đặt trong Trung tâm trợ giúp Drive. Sau khi tải xong bạn sẽ thấy Drive File Stream (Tệp Drive  trực tuyến)Tệp Drive trực tuyến ở dưới cùng bên phải trên Windows hoặc ở trên cùng bên phải trên Mac.
  2. Nhấp vào Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) Tệp Drive trực tuyến.
  3. Để truy cập vào các tệp và thư mục Drive của bạn, nhấp vào Open Drive Folder (Mở thư mục Drive) Thư mục.

Khi bạn cài đặt Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) trên máy tính, nó sẽ tạo một ổ đĩa trong Máy tính của bạn hoặc một vị trí trong Trình tìm kiếm có tên Tệp Drive trực tuyến của Google. Và tất cả các tệp Drive của bạn sẽ xuất hiện ở đây.

Di chuyển tệp vào một thư mục :

  1. Chọn tệp bạn muốn lưu trữ trong Drive.
  2. (Tùy chọn) Sắp xếp các tệp trong các thư mục theo trình tự bạn muốn chúng xuất hiện trong Drive.
  3. Nhấp vào Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến)  Tệp Drive trực tuyến.
  4. Nhấp vào Open Drive Folder (Mở thư mục Drive) Thư mục.
  5. Di chuyển các tệp và thư mục vào cùng một thư mục. Các tệp này tồn tại trong thư mục Drive và được đồng bộ hóa với các thiết bị khác cũng đã cài đặt Google Drive.

Nếu kết nối internet của bạn bị gián đoạn hoặc bạn cần chuyển sang chế độ ngoại tuyến khi đang đồng bộ hóa, Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) sẽ tiếp tục làm việc ở nơi bạn dừng lại khi bạn trực tuyến trở lại.

Nếu bạn không muốn các tệp tải lên Google drive trực tuyến thì ta có thể dùng nó lại bằng cách.

Tạm dừng đồng bộ hóa:

  1. Nhấp vào Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến)  Tệp Drive trực tuyến.
  2. Nhấp vào Settings (Cài đặt)  Cài đặthttps://lh4.googleusercontent.com/A2iJfdKEdNPZkt8HH-R-CgEkcgiZ2xhUXdvJaHcowIk7c37YDBwCIwh53E9TeyL_-c3HY7eQtX7d-5Mc4qwWHyX4uFE6_0DqqlS65DAZCWQrFPBfdfwtS90jnWehDdi2JdRoMQAyPause Syncing (Tạm dừng đồng bộ hóa).

Khi bị tạm dừng, Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) sẽ không tải các thay đổi cục bộ lên Drive và các phiên bản tệp mới khả dụng ngoại tuyến sẽ không được tải xuống. Nhấp vào Resume Syncing (Tiếp tục đồng bộ hóa) để bắt đầu sao lưu đồng bộ hóa.

G Suite là bộ ứng dụng các công cụ làm việc năng suất nhằm mang tới cho doanh nghiệp giải pháp tổng thể để tăng hiệu suất làm việc và xử lý công việc một cách hiệu quả nhất.

GCS sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để đem đến hiệu suất công việc tốt nhất và tốn ít thời gian nhất.

———————————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

Google Drive là gì?

Làm chủ Google Drive – Cấp độ tiếp theo để điều hành doanh nghiệp của bạn trên Internet

Tại sao Doanh nghiệp của bạn không thể thiếu Google Drive.

Google Drive còn hơn cả một ổ cứng lưu trữ toàn bộ dữ liệu Online.                                                                                    

Google Drive còn hơn cả một phần mềm cùng cộng tác làm việc đội nhóm online. 

Google Drive cho phép bạn dễ dàng chia sẻ quyền truy cập cho các cộng sự cùng làm việc, chỉnh sửa và bổ sung thông tin trên các file tài liệu cùng bạn trực tuyến online.

Bạn hoàn toàn có thể đồng bộ toàn bộ dữ liệu của Drive trên máy tính và các thiết bị điện thoại di động và làm việc ngay cả khi bạn không kết nối với internet.

Nói một cách đơn giản, Google Drive là một ổ cứng lưu trữ mọi tài liệu công việc của bạn trên internet và bạn có thể sử dụng mọi thiết bị cá nhân để truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi.

Trước khi bạn sử dụng Google drive thì bạn cần phải hiểu được nó là gì? Drive có những tính năng, ưu điểm gì và tại sao ta lại cần dùng Google Drive. 

Dưới đây GCS sẽ giải đáp hết những thắc mắc cho bạn để hiểu thêm về công cụ mình đã, đang và tiếp tục sử dụng.

Google Drive là gì?

Google Drive được Google cho ra mắt ngày 24 tháng 4 năm 2012, là loại trang web lưu trữ tệp tin và được tích hợp 68 ngôn ngữ khác nhau cho đến tháng 3 năm 2017 nó đã đạt tới 800 triệu người dùng.

 Google Drive là dịch vụ giúp người dùng lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được sáng tạo bởi Google. Dịch vụ này cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với các cộng tác viên. Và Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, là một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu mẫu,…Dịch vụ của Google luôn có tính bảo mật và an toàn cho người dùng sử dụng.

Sau khi hiểu rõ về dịch vụ Google Drive chúng ta sẽ cùng đi khám phá xem bên trong có có những tính năng gì thú vị.

Các tính năng ưu việt của:

Google Drive sẽ có 4 tính năng thú vị và vô cùng hữu ích cho người dùng:

  • Bạn có thể truy cập vào tất cả nội dung của bạn một cách an toàn và dễ dàng. Bên cạnh đó bạn còn có thể lưu trữ, chia sẻ, làm việc và cộng tác trên các tệp và thư mục từ mọi thiết bị khác nhau: di động, máy tính bảng hoặc máy tính.
  • Các ứng dụng cộng tác trên nền tảng đám mây giúp cải thiện tối đa hiệu quả làm việc theo nhóm. Vì Drive tích hợp liền mạch với Docs, Sheets và các ứng dụng có nền tảng đám mây giúp nhóm của bạn cộng tác một cách hiệu quả theo thời gian thực. Ngoài ra, bạn có thể tạo và chia sẻ nội dung với nhóm của bạn mà không cần phải di chuyển đi đâu và lại phải tải xuống từ các công cụ hiện có.
  • Tích hợp với các công cụ và ứng dụng mà nhóm của bạn đang sử dụng. Drive có tích hợp và hỗ trợ công nghệ mà nhóm của bạn hiện đang sử dụng. Cộng tác trong các tệp Microsoft Office mà không cần phải chuyển đổi định dạng tệp. Và bạn cũng có thể chỉnh sửa và lưu trữ hơn 100 loại tệp khác, bao gồm cả tệp PDF, tệp CAD, tệp hình ảnh và nhiều loại tệp khác.
  • Công nghệ tìm kiếm và AI (trí tuệ nhân tạo) của Google giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn. Các chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google được nhúng trong thanh tìm kiếm Drive và đem đến tốc độ, hiệu suất và độ tin cậy chưa từng có. Các tính năng như Chế độ ưu tiên sử dụng AI (trí tuệ nhân tạo) để dự đoán nội dung bạn đang tìm kiếm và hiển thị nội dung phù hợp nhất, giúp nhóm của bạn tìm thấy các tệp nhanh hơn đến 50%.

Và khi hiểu rõ được khái niệm cùng các tính năng ưu việt của Google Drive chúng ta cùng tìm hiểu các cách tải tệp lên Drive như thế nào và lưu trữ tệp ra sao.

Cách tải tệp lên Google Drive

Tải tệp lên trên web

Các bước bạn cần làm:

tải tệp lên google drive
  1. Đi tới Drive.
  2. Nhấp vào biểu tượng New (Mới)  sau đó cửa sổ mở ra bạn chọn File upload (Tải tệp lên) hoặc Folder upload (Tải thư mục lên) , sau đó chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên.
  3. Nhấp vào Open.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Chrome hoặc Firefox mới nhất, bạn có thể kéo tệp trực tiếp từ máy tính của bạn vào trang Drive trên trình duyệt.

Nếu tệp bạn tải lên khớp với tên của tệp hiện có, Drive sẽ thêm tệp đó dưới dạng tệp mới thay vì tạo bản sao. 

Khi bạn thấy Upload complete (Tải lên hoàn tất), nghĩa là các tệp của bạn đã tải lên thành công và có thể truy cập được trong bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào đã cài đặt Drive.

Tải tệp lên từ điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn

Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Drive để lưu trữ tệp trên thiết bị Android hoặc Apple iOS. (Nếu bạn gỡ cài đặt ứng dụng, các tệp Drive của bạn sẽ không bị ảnh hưởng và vẫn có thể truy cập được từ Drive trên web.)

tải tệp lên google drive
  1. Tùy thuộc vào thiết bị của bạn, hãy chọn một trong các tùy chọn sau:
  • Thiết bị Android hoặc máy tính bảng: Nhấn vào Google Play .
  • Thiết bị iOS: Nhấn vào App Store .
  1. Tìm và cài đặt ứng dụng Drive .
  2. Mở ứng dụng có chứa tệp bạn muốn tải lên, chạm vào Share, sau đó chọn Drive

Sử dụng Google Drive thật dễ dàng bạn đã có thể tải một file dữ liệu từ máy tính của bạn lên mạng và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng dữ liệu đó sẽ mất đi. Nhưng có một thắc mắc rằng là khi file đó bạn tải lên nó được lưu trữ ở đâu và truy cập nó như thế nào? Hãy theo dõi bài viết để hiểu rõ hơn cách lưu trữ các tệp trên Drive.

———————————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn.

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vn.

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn.

tạo nhãn và bộ lọc cho hộp thư đến

Hướng dẫn tạo nhãn và bộ lọc tìm kiếm Email khoa học trong Gmail

Tại sao bạn cần phải sắp xếp Gmail sao cho khoa học? Trong hàng ngàn email trong hòm thư gmail của bạn tích lũy từ năm này qua năm khác chỉ có 02 loại mail: Mail đã đọc và Mail chưa đọc.

Và đó là nguyên nhân khiến bạn rất khó khăn thậm chí rơi vào trạng thái hỗn loạn khi cần tìm và tra cứu các email đã gửi đi và nhận của 1 đối tác nào đó, hoặc email có liên quan đến 1 thông tin 1 tài liệu nào đó trong quá khứ mà bạn không thể có manh mối nào để tìm lại trong hàng ngàn email hiện tại.

Để tiết kiệm thời gian, bí mật là Gmail có công cụ tuyệt vời để gán “nhãn” cho từng nhóm email. Để sau này, bạn chỉ cần tìm lại các email có chung 1 nhãn, thậm chí trong “nhãn lớn” có chứa các “nhãn con”, rất khoa học, giúp bạn làm chủ Hòm thư (inbox) một cách đơn giản, dễ dàng,

Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp một hộp thư đến một cách khoa học cho email của bạn. Nó sẽ giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn và bạn có thể tìm kiếm dễ dàng. Quản lý email bằng nhãn và bộ lọc và chuyển email ra khỏi hộp thư đến của bạn.

Tạo “nhãn” (Label) cho các nhóm email giống như tạo thư mục trong Máy tính của bạn.

Bạn có thể đã lưu trữ email trong các thư mục khác nhau. Trong Gmail, để phân loại các loại email khác nhau bạn có thể dùng nhãn. Các nhãn giống như các thư mục, nhưng có sự thay đổi — bạn có thể áp dụng một số nhãn cho một email, sau đó tìm email bằng cách nhấp vào bất kỳ nhãn nào của nó từ bảng điều khiển bên trái.

Bạn cũng có thể:

tao nhãn và bộ lọc
  • Mở một nhãn trong thanh bên trái để xem tất cả email có nhãn đó.
  • Nhãn lồng trong nhãn.
  • Tìm kiếm tất cả email có nhãn.
  • Thiết lập hộp thư đến của bạn theo ý muốn:
  • Xem nhãn trên email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác định các loại email khác nhau.
  • Tự động lưu trữ email để định tuyến nó khỏi hộp thư đến của bạn, như bạn đã làm với các quy tắc và thư mục.

Cách tạo “nhãn” cho các nhóm email cùng chung 1 đặc tính.

1 Tạo nhãn:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt)
  2. Nhấp vào tab Labels (Nhãn).
  3. Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).
  4. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.

2 Tạo nhãn từ email:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Nhãnvà sau đóCreate new label (Tạo mới).
  2. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).
  3. (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.

Nhãn mới tự động áp dụng cho email của bạn.

Áp dụng nhãn cho 1 email bất kỳ

1 Áp dụng nhãn cho email:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp bên cạnh email mà bạn muốn gắn nhãn.
  2. Nhấp vào Labels (Nhãn) Nhãn.
  3. Chọn các hộp bên cạnh nhãn bạn muốn thêm và nhấp vào Apply (Áp dụng).

2 Áp dụng màu cho nhãn:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào Thêm Hơn.
  2. Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).

Thay đổi ngay lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó.

  1. (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).
  2. (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.

3 Chuyển email từ hộp thư đến của bạn sang một nhãn:

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp thư đến của bạn, chọn các hộp bên cạnh email bạn muốn chuyển vào nhãn.
  2. Nhấp vào Di chuyển tới  Chuyển tới.
  3. Nhấp vào nhãn bạn muốn chuyển email của mình đến.

Thêm bộ lọc

Tự động quản lý email đến của bạn với các bộ lọc của Gmail.

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, nhấp vào Mũi tên xuống Mũi tên thả xuống.
  2. Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn.
  3. Ở cuối cửa sổ tìm kiếm, nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc) .
  4. Chọn hộp Send template (Gửi mẫu) và chọn một mẫu.
  5. Nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc).

Gắn dấu sao email quan trọng

tạo nhãn và bộ lọc

Bạn muốn gắn dấu sao cho một email quan trọng? Nhấp vào Dấu sao Ngôi sao bên cạnh email trong hộp thư đến của bạn hoặc email trong cuộc trò chuyện.

Để xem tất cả email được gắn dấu sao của bạn, trong thanh bên trái, hãy nhấp vào Starred (Có gắn dấu sao).

Cách để Tạm ẩn Video Email trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Hãy hoãn email đến một ngày hoặc giờ trong tương lai thuận tiện hơn cho bạn.

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Mở Gmail và trỏ tới một email.
  2. Ở bên phải, nhấp vào Tạm ẩn Giấc ngũ ngắn.
  3. Trong Snooze until (Tạm ẩn cho đến), hãy chọn một thời gian.

Email tự động báo lại và chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ nhận được lời nhắc về email được báo lại sau thời gian được chỉ định.

  1. (Tùy chọn) Để xem tất cả email đã tạm ẩn, hãy nhấp vào Snoozed (Đã tạm ẩn) ở thanh bên trái.

Lưu trữ hoặc xóa email

tạo nhãn và bộ lọc

Email đã lưu trữ sẽ di chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn ở trong All mail (Tất cả thư) để bạn có thể tìm thấy chúng sau này. 

Email đã xóa sẽ được chuyển vào Trash (Thùng rác) và bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.

Để lưu trữ hoặc xóa email, chọn một hoặc nhiều email. Ở trên cùng, nhấp vào Archive (Lưu trữ) Lưu trữhoặc Delete (Xóa) Xóa bỏ. Hoặc, bạn có thể trỏ đến một email và nhấp vào Archive (Lưu trữ) Lưu trữhoặc Delete (Xóa) Xóa bỏ

Mọi thứ khi quá lộn xộn nhưng được sắp xếp hợp lý thì mọi công việc sẽ thật dễ dàng. Việc tạo nhãn khác nhau hay biết cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm những email quan trọng là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

———————————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

hướng dẫn dùng gmail

Sử dụng thành thạo Gmail – Bước đầu tiên để để điều hành doanh nghiệp của bạn trên Internet

“Làm sao để đưa toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trên Internet” là một câu hỏi hoàn toàn có thể giải quyết được từ những bước thực hiện đơn giản.

GCS sẽ đồng hành cùng bạn để làm chủ những hoạt động cơ bản và thiết thực nhất để điều hành các hoạt động giao tiếp, liên lạc, lưu trữ dữ liệu và phối hợp công việc trên môi trường internet cho Doanh nghiệp của bạn theo series các bài viết tại đây.

Bước cơ bản đầu tiên đó là Gmail, tuy phổ biến, nhưng chắc hẳn bạn chưa dành đủ thời gian để tìm hiểu và tận dụng được hết sức mạnh của công cụ tuyệt vời này.

Gmail là một dịch vụ email được phát triển bởi Google. Gmail sở hữu nhiều chức năng ưu việt cực kì thuận tiện: 

  • Là công cụ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc và được bảo mật tốt và không có quảng cáo. 
  • Trong hệ sinh thái của Google Suite bạn có thể trò chuyện, gọi video hoặc gọi thoại và luôn nắm bắt được công việc của dự án thông qua các nhiệm vụ và tệp được chia sẻ – tất cả ngay trong Gmail. 

Khi bạn đã đăng ký thành công một tài khoản email, Hãy cùng GCS dành 6 phút để tìm hiểu từng bước cơ bản nhất để sử dụng gmail như một công cụ giao tiếp số 1 tại Doanh nghiệp của bạn.

Cách để tạo và gửi email

Hướng dẫn cách tạo và gửi thư

Bước 1: Mở Gmail: https://mail.google.com/

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào ThêmCompose (Soạn)

Bước 3: (Tùy chọn) Để thay đổi kích thước cửa sổ của bạn, ở góc trên, nhấp vào Phóng to  Mở rộng hoặc thu nhỏ màn hình  Thoát toàn màn hình

Bước 4: Thêm người nhận và một chủ đề.

Bước 5: Nhập tin nhắn của bạn. Email bạn bắt đầu viết nhưng không gửi sẽ tự động được lưu trong Thư nháp (Drafts) ở bên trái.

Bước 6: (Tùy chọn) Thêm tệp đính kèm, chẳng hạn như tệp Drive  Chèn tệp bằng Drive hoặc ảnh  Chèn hình ảnh

Bước 7: Nhấp vào Send (Gửi)

Để gửi email theo lịch, hãy nhấp vào ở cuối cửa sổ. Tùy chọn này xuất hiện bạn có thể thay đổi thời gian gửi thư. 

Để huỷ gửi thư bạn nhấn vào thùng giác phía bên phải màn hình ở cuối cửa sổ 

Cách để xem email mới được gửi đến trong Gmail của bạn. 

Email chưa đọc được in đậm . Để mở một email, hãy nhấp vào nó.Theo mặc định, các thư trả lời email được nhóm thành các cuộc hội thoại. Giữ tất cả email cùng nhau trong một chuỗi giúp bạn dễ dàng theo dõi chúng hơn và tiết kiệm dung lượng trong hộp thư đến của bạn.

tạm ẩn mail

Nếu bạn muốn tách email hiện tại của mình khỏi email và xem trong tương lai, bạn có thể tắt chế độ xem cuộc hội thoại.

Tắt chế độ xem cuộc hội thoại trên Gmail bạn hãy thực hiện các bước dưới đây:

tắt chế độ cuộc trò chuyện
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  2. Trong tab General (Chung) , cuộn đến  Conversation View (Chế độ xem cuộc trò chuyện) và chọn  Conversation view off (Tắt chế độ xem cuộc trò chuyện).
  3. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Cách để trả lời email trong Gmail.

các cách để trả lời email

Bước 1: Để trả lời một email hoặc email cuối cùng trong chuỗi, hãy nhấp vào  Đáp lạiReply (Trả lời).

Bước 2: Để trả lời email trong một chuỗi, hãy nhấp vào Reply (Trả lời)Đáp lại.

Bước 3: Để chuyển tiếp một email hoặc email cuối cùng trong một chuỗi, hãy nhấp vàoỞ đằng trướcForward (Chuyển tiếp).

Bước 4: Để chuyển tiếp email trong một chuỗi, hãy nhấp vào Thêm  Hơnvà sau đóForward (Chuyển tiếp).

Bước 5: Để xem email trước đó trong một chuỗi, hãy nhấp vào Hiển thị nội dung đã cắt  Hiển thị nội dung đã cắt.

Bước 6: Để chuyển tiếp toàn bộ cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào Thêm Hơnvà sau đóForward all (Chuyển tiếp tất cả) ở trên cùng.

Bước 7: Để sử dụng Trả lời thông minh, ở cuối email, hãy nhấp vào câu trả lời được đề xuất. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa email trước khi gửi.

Cách để thay đổi, chỉnh sửa, thêm bớt số lượng người nhận hoặc tiêu đề Email.

Thêm và xóa người nhận:

  1. Từ một email đang mở, hãy nhấp vào địa chỉ của người nhận.
  2. Để thêm nhiều người nhận hơn, hãy nhập địa chỉ email của họ.
  3. Để xóa người nhận, bên cạnh địa chỉ email của họ, hãy nhấp vào Xóa X.

Chỉnh sửa chủ đề email:

chỉnh sửa chủ đề email
  1. Bên cạnh Loại phản hồi Đáp lại, nhấp vào Mũi tên xuống Mũi tên thả xuốngvà sau đóEdit subject (Chỉnh sửa chủ đề).
  2. Nhập một chủ đề mới.

Cách để Lưu và in tệp file đính kèm trong Email Gmail.

Khi ai đó gửi cho bạn một tệp đính kèm, chẳng hạn như ảnh hoặc tài liệu, bạn sẽ thấy bản xem trước của tệp đính kèm trong email.

Cách để Lưu và in tệp file đính kèm trong Gmail
  • Xem chế độ xem toàn màn hình và in: Nhấp vào tệp đính kèm để mở chế độ xem toàn màn hình. Để in, hãy nhấp vào Print (In) .
  • Tải xuống hình ảnh hoặc lưu vào Drive: Trỏ đến bản xem trước và nhấp vào Download (Tải xuống)  Tải xuốnghoặc Lưu vào Drive Tệp Drive trực tuyến.

Bạn có thể nhanh chóng thêm hình ảnh và tệp đính kèm vào email của mình bằng cách kéo chúng từ màn hình nền vào cửa sổ soạn thư trong Gmail hoặc kéo ảnh và tệp đính kèm từ email vào máy tính nếu bạn muốn tải chúng xuống.

Sử dụng Email ngay cả khi không có kết nối internet

Chỉ trình duyệt Chrome

Sử dụng Gmail ngoại tuyến để đọc, trả lời và tìm kiếm thư Gmail của bạn khi bạn không kết nối với Internet. Mọi email bạn viết, lưu trữ, gắn nhãn hoặc xóa trong khi ngoại tuyến sẽ được gửi hoặc di chuyển khi bạn trực tuyến trở lại.

Khi bạn bật Gmail ngoại tuyến trên một thiết bị, thư của bạn sẽ đồng bộ hóa với bộ nhớ của trình duyệt trên máy tính bạn đang sử dụng. Bật Gmail ngoại tuyến trên từng thiết bị mà bạn muốn truy cập ngoại tuyến.

Bật Gmail ngoại tuyến:

Bật Gmail ngoại tuyến
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  2. Chuyển đến tab Ngoại tuyến (Offline) và chọn hộp Enable offline mail (Bật thư ngoại tuyến).

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.

  1. (Tùy chọn) Bên cạnh Sync settings (Cài đặt đồng bộ hóa), chọn số ngày email bạn muốn lưu trữ ngoại tuyến.
  2. Bên cạnh Security (Bảo mật), chọn giữ hay xóa dữ liệu ngoại tuyến trên thiết bị của bạn.

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.

  1. Nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Bật tắt ứng dụng Email trả lời tự động trong Gmail khi bạn trong kỳ nghỉ.

Bật tắt ứng dụng Email trả lời tự động khi bạn trong kỳ nghỉ
  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  3. Cuộn xuống Vacation responder (Thư trả lời tự động) và chọn Vacation responder on (Bật tự động trả lời thư) hoặc Vacation responder off (Tắt tự động trả lời thư).
  4. Nếu bạn đã bật ứng dụng trả lời kỳ nghỉ, hãy nhập ngày bạn đi vắng và thêm tin nhắn. Sau đó, chọn người sẽ nhận được phản hồi.
  5. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Chỉ với những thao tác đơn giản bạn đã từng bước hiểu hơn về Gmail. Để tạo dựng lòng tin với khách hàng bằng địa chỉ email thật chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn với các miền như priya@yourcompany.com, joe@yourcompany.com, sales@yourcompany.com Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vn |  www.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn