tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Tạo biểu đồ chuyên nghiệp trong Google Sheets giúp tối ưu hoá dữ liệu

Biểu đồ là bản tóm tắt trực quan về dữ liệu của bạn trong Google Sheets. Việc tìm kiếm ý nghĩa trong biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ thanh được minh họa đẹp mắt dễ dàng hơn nhiều so với danh sách dữ liệu. Khi bạn tạo biểu đồ chuyên nghiệp sẽ giúp cho khách hàng hay đối tác của doanh nghiệp bạn hiểu hơn về những con số mà bạn đã phân tích và họ đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty bạn. 

Khi tôi có một danh sách lớn dữ liệu, tôi thường đưa nó vào biểu đồ một cách nhanh chóng để phân tích nó. Một trong những công cụ yêu thích của tôi để tạo biểu đồ là Google Sheets. Google Sheets miễn phí và nằm trong trình duyệt của bạn, vì vậy bạn không cần phải mua một công cụ khác như Microsoft Excel. Trong bài này, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ chuyên nghiệp để tối ưu hoá dữ liệu của bạn.

Cách nhanh chóng tạo biểu đồ chuyên nghiệp trên Google Sheets

Bước 1. Tạo Sheet

Sau khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google Drive của mình, hãy tạo một Sheet mới bằng cách nhấp vào New (Mới) và chọn Google Sheets.

Bước 2. Thêm dữ liệu của bạn

Mọi biểu đồ đều bắt đầu bằng dữ liệu bên trong Sheet. Nếu bạn muốn biểu đồ hiển thị tóm tắt dữ liệu của mình, hãy đảm bảo và nhóm dữ liệu trước khi tạo biểu đồ mới.

Ví dụ: Tổng hợp kết quả của bạn theo tháng thay vì sử dụng từng ngày riêng lẻ sẽ giữ cho biểu đồ của bạn đẹp và sạch sẽ.

Bước 3. Chọn dữ liệu bạn muốn tạo biểu đồ

Sau khi bạn đã nhập dữ liệu của mình vào bên trong Sheet, hãy chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào bên trong biểu đồ của mình. Cách tốt nhất là đánh dấu toàn bộ cột. Bằng cách này, việc thêm nhiều hàng hơn vào dữ liệu sau này sẽ tự động đưa chúng vào biểu đồ và nó sẽ cập nhật theo thời gian thực.

Bạn cũng có thể chỉ đánh dấu các cột mà bạn muốn đưa vào dữ liệu của mình. Bấm vào một cột để đưa nó vào biểu đồ, sau đó giữ Ctrl trên Windows (Cmd trên Mac) và bấm vào một tiêu đề cột khác.

Bước 4. Chọn Insert (Chèn) > Chart ( Biểu đồ)

Bước 5. Chọn Định dạng Biểu đồ 

tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Bạn có thể chọn nhiều định dạng biểu đồ khác nhau. Loại biểu đồ bạn chọn phải dựa trên định dạng dữ liệu bạn đang làm việc và cách bạn muốn trình bày dữ liệu. Một trong những tính năng yêu thích của tôi về Sheet là nó gợi ý các loại biểu đồ để phù hợp với cấu trúc dữ liệu của bạn. Bạn có thể tùy chọn dạng biểu đồ phù hợp với dữ liệu theo ý thích của bạn.

Bước 6. Tùy chỉnh Biểu đồ 

Sau khi bạn đã đặt biểu đồ của mình vào Google Sheets, bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ để trông chính xác theo cách bạn muốn. Bạn hãy nhấp vào Customize (Tùy chỉnh) sau đó thực hiện các thay đổi như: 

  • Chart style (Kiểu biểu đồ): màu nền, phông chữ, màu đường viền biểu đồ, phóng to, 3D, chế độ so sánh. 
  • Chart & axis titles (Tiêu đề trục và biểu đồ).
  • Series (Chuỗi).
  • Legend (Chú giải).
  • Horizontal axis (Trục hoành).
  • Vertical axis (Trục tung).
  • Gridlines and ticks (Đường lưới và nấc).

Bạn đã tạo biểu đồ Google Sheets đầu tiên của mình. Bây giờ, đã đến lúc suy nghĩ về cách tốt nhất để sử dụng chúng và sự khác nhau của từng loại. 

4 Loại Biểu đồ Google Sheets Phổ biến

Google Sheets cho phép bạn tạo nhiều loại biểu đồ khác nhau. Dưới đây là các ví dụ trực quan về từng loại biểu đồ với hướng dẫn về thời điểm bạn có thể sử dụng từng loại.

Biểu đồ đường

tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Biểu đồ đường giúp cho mọi người thấy rõ dữ liệu đã thay đổi như thế nào theo thời gian.

Ví dụ: nếu bạn muốn xem công ty của mình hoạt động như thế nào mỗi tháng, bạn có thể vẽ biểu đồ doanh thu theo thời gian để cho biết sự biến động trong kết quả của công ty.

Biểu đồ khu vực

tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Biểu đồ khu vực cho bạn cảm giác về tỷ lệ bằng cách tô màu ở khu vực bên dưới các đường. Tôi thích sử dụng những thứ này để “tích lũy” chi phí hoặc số tiền bằng cách xếp chồng các thanh lên nhau.

Biểu đồ cột / Biểu đồ thanh

tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Biểu đồ thanh giúp hiển thị chiều cao của từng mục và so sánh nó với các mục liên quan.

Ví dụ  – Sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau để thể hiện giá trị của các bước hàng ngày của bạn, dễ dàng so sánh với các ngày khác.

Biểu đồ cột và biểu đồ thanh cũng tương tự vì chúng sử dụng các đường thẳng đứng để hiển thị các giá trị. Biểu đồ cột sử dụng các đường thẳng đứng, trong khi  biểu đồ thanh là các đường ngang. Trong cả hai trường hợp, họ có thể giúp bạn hiểu tầm quan trọng của các mục mà họ đại diện.

Biểu đồ hình tròn

tạo biểu đồ chuyên nghiệp

Biểu đồ hình tròn là một công cụ trình bày cổ điển, cho thấy các phần của dữ liệu liên quan như thế nào với tổng thể.

Ví dụ:

  •  Hiển thị phần trăm thời gian bạn dành cho mỗi dự án.
  • Bạn có thể sử dụng biểu đồ hình tròn để thu hút sự chú ý về lượng thời gian dành cho một số loại công việc nhất định.

Biểu đồ hình tròn của Google Sheets sẽ tự động giúp bạn tính toán tỷ lệ phần trăm. Đặt dữ liệu của bạn vào hai cột và tạo biểu đồ hình tròn để tự động chia các giá trị của bạn thành các danh mục.

Tôi nên sử dụng loại biểu đồ Google Sheets nào?

Chọn bất kỳ biểu đồ nào tùy thuộc vào lựa chọn cá nhân, vì nhiều kiểu có sự trùng lặp về cách chúng có thể được sử dụng với dữ liệu của bạn. Thật dễ dàng để chuyển đổi giữa các kiểu biểu đồ hoặc điều chỉnh các chi tiết cụ thể trong Sheet. Bạn nên sử dụng loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn nhất giúp cho mọi người khi nhìn vào có thể hiểu rõ ràng. Một biểu đồ đẹp mắt và chuyên nghiệp sẽ thu hút những người xem và giúp họ hiểu rõ hơn những gì bạn muốn thể hiện. 

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

sắp xếp và lọc dữ liệu

Cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets dễ dàng

Để tìm kiếm một phần nhỏ trong một kho tàng dữ liệu là vô cùng khó khăn. Google Sheets là một trong những cách tốt nhất để phân tích các file dữ liệu lớn. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets một cách dễ dàng giúp bạn giới hạn dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Sau đó, bạn sẽ tìm hiểu bí mật của việc sử dụng chức năng sắp xếp Google Sheets để đưa dữ liệu theo trình tự mà bạn cần xem.

Trong bài viết dưới đây, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp và lọc dữ liệu quảng cáo trong Google Sheets trở nên dễ dàng và hiệu quả cho công việc của bạn.

Sắp xếp Google Sheets

Sắp xếp dữ liệu là cách tốt nhất giúp công việc của bạn trở nên khoa học và tiết kiệm được nhiều thời gian nhất.

Hai yếu tố chính mà bạn phải sắp xếp dữ liệu: 

  1. Dữ liệu nên được sắp xếp dựa trên cột nào?
    Ví dụ: bạn có thể muốn sắp xếp danh sách bán hàng theo tổng số tiền bán hàng.
  2. Dữ liệu nên được sắp xếp như thế nào?
    Ví dụ: dữ liệu bán hàng nên được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Một chìa khóa để sắp xếp là đảm bảo rằng toàn bộ bảng sắp xếp cùng nhau. Thông thường, mỗi hàng trong dữ liệu có thể được coi là một “bản ghi” hoặc một điểm dữ liệu duy nhất. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu và mỗi cột có một thuộc tính hoặc cách mô tả dữ liệu đó khác nhau.

Ví dụ: mỗi hàng trong Sheet của bạn có thể đại diện cho một lần bán hàng mà bạn đã thực hiện cho khách hàng trong cửa hàng trực tuyến của mình. Sau đó, mỗi cột (thuộc tính) sẽ ghi lại một chi tiết chính về bán hàng, như thời gian thực hiện, địa chỉ của khách hàng và tổng số tiền bán hàng.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu đó, điều quan trọng là nó phải được nhóm lại với nhau đúng cách. Nếu bạn chỉ sắp xếp cột có chứa số lượng bán, đột nhiên bạn có dữ liệu không khớp! Ví dụ: một khoản giảm giá 100 đô la hiện được chỉ định cho sai khách hàng. Đây là lý do tại sao việc sắp xếp dữ liệu đúng cách lại rất quan trọng. 

Cách sắp xếp dữ liệu trong Google Trang tính

Sắp xếp dữ liệu cho một cột dữ liệu duy nhất

Một trong những cách sắp xếp Google Sheets phổ biến nhất là sắp xếp dữ liệu của bạn từ A-Z. Nó thường giúp việc đọc dữ liệu dễ dàng hơn và nó cũng đơn giản hóa việc tìm kiếm các hàng cụ thể mà bạn biết mình đang tìm kiếm.

Bước 1: Trước khi bắt đầu thực hiện bất kỳ công việc sắp xếp nào, công việc đầu tiên của tôi là chọn tất cả dữ liệu trong trang tính.  Điều này giảm thiểu khả năng chúng tôi vô tình sắp xếp theo cột sai hoặc chỉ sắp xếp một phần dữ liệu.

Bước 2: Khi bạn đã đánh dấu toàn bộ tập dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn Data (Dữ liệu) > Sort Range (Sắp xếp dải ô).

sắp xếp và lọc dữ liệu

Bước 3: Chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp theo “hướng” bạn muốn. 

sắp xếp và lọc dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu cho nhiều dữ liệu trong Sheet.

Bước 1: Chọn tất cả dữ liệu trong Sheet.

Bước 2: Chọn Data (Dữ liệu) > Sort Range (Sắp xếp dải ô).

Bước 3: Nhấp vào Add another sort column (Thêm một cột sắp xếp khác) để thêm tiêu chí thứ hai cho việc sắp xếp dữ liệu của bạn. Bây giờ, bạn có thể sắp xếp dựa trên nhiều quy tắc.

sắp xếp và lọc dữ liệu

Bước 4: Chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp theo “hướng” bạn muốn. 

sắp xếp và lọc dữ liệu
  • Sort by (Sắp xếp theo)
  • Then by (Sau đó bởi)

Sử dụng nhiều quy tắc sắp xếp này sẽ giúp bạn tùy chỉnh dữ liệu của mình. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp tùy thích để có thứ tự dữ liệu vừa phải.

Sử dụng Bộ lọc trong Google Sheets

Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự và trình tự của dữ liệu trong Sheet, việc lọc sẽ thay đổi dữ liệu nào hiện đang hiển thị trong Sheet. Hãy tìm hiểu cách áp dụng bộ lọc Google Sheets để có thể thu hẹp dữ liệu đang xem.

Bước 1: Để bắt đầu thêm bộ lọc, hãy chọn tất cả dữ liệu của bạn. 

Bước 2: Sau đó, đi tới  Data (Dữ liệu) > Create a Filter (Tạo bộ lọc).

Bước 3: Bây giờ bạn đã bật tính năng lọc, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Nhấp vào biểu tượng đó, sau đó bạn sẽ thấy danh sách các giá trị nằm trong cột đó trong menu bật lên như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bước 4: Trên cửa sổ bật lên này, bạn hãy tuỳ chọn dữ liệu muốn lọc sau đó bạn nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp để chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với các quy tắc lọc Google Sheets đó.

Một điểm khác biệt quan trọng cần nhớ là lọc dữ liệu không xóa hoặc xóa dữ liệu. Nó vẫn giữ nguyên dữ liệu, đang chờ hiển thị lại khi bạn thay đổi cài đặt lọc.

Chú ý dữ liệu “Thiếu”

Đây là điều cần suy nghĩ khi bạn đang làm việc với dữ liệu đã lọc: bạn cần phải cẩn thận về những dữ liệu bạn để lại sau khi lọc. Có thể sau khi lọc xong dữ liệu của bạn sẽ bị “thiếu” vì nó đã bị xóa khỏi chế độ xem bộ lọc Google Sheets.

Tôi luôn để ý đến hai điều nếu dữ liệu không có ý nghĩa:

  • Biểu tượng bộ lọc ở đầu cột.
  • Số hàng trong Trang tính ở phía bên trái.

Hai thủ thuật này là hoàn hảo để đảm bảo rằng bạn không bao giờ “bỏ sót” dữ liệu trong Google Sheets.

Bạn vừa học cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets. Bây giờ bạn đã có thể làm việc với một kho dữ liệu khổng lồ. Sau khi sắp xếp bạn có thể tìm kiếm dữ liệu nó nhanh hơn và khi bạn lọc thì dữ liệu đó trả về những tiêu chuẩn mà bạn mong muốn. 

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

5 lý do dùng google sheets

5 lý do dùng Google Sheets đem đến hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp bạn

Khi bạn biết nhiều hơn các kỹ năng bảng tính sẽ giúp bạn tiến xa hơn nếu bạn đang làm việc với nhiều phiên bản hoặc tập dữ liệu lỗi thời.

Trung bình, nhân viên dành tới 8h mỗi tuần — cả ngày làm việc — để tìm kiếm và tổng hợp thông tin. Điều gì sẽ xảy ra nếu các doanh nghiệp dành thời gian áp dụng thông tin chi tiết về dữ liệu thay vì theo dõi chúng?

Google Sheets giúp bạn sắp xếp và phân tích thông tin dễ dàng hơn. Dưới đây là 5 lý do dùng Google Sheets mà các doanh nghiệp nên sử dụng.

Dữ liệu của bạn luôn được cập nhật.

Làm việc trên đám mây có nghĩa là dữ liệu của bạn có thể dễ dàng được cập nhật vì thông tin được lưu tự động khi được nhập.

Nhiều thành viên trong nhóm có thể cộng tác trong thời gian thực từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của họ (trực tuyến và ngoại tuyến) và tạo ra một nguồn chân thực duy nhất cho các dự án.

5 lý do dùng Google Sheets

Cần cá nhân hóa? Không vấn đề gì. Bạn có thể xem cùng một dữ liệu với đồng nghiệp của mình mà không làm gián đoạn chế độ xem của họ, sắp xếp thông tin theo một thứ tự cụ thể hoặc ẩn các trang tính mà bạn không cần xem. Nếu lo lắng về việc người khác làm hỏng dữ liệu của mình, bạn có thể bảo vệ các ô bằng cách thiết lập cài đặt chia sẻ tùy chỉnh.

Ngoài ra, bạn không phải lo lắng về việc kiểm soát phiên bản. Bạn có thể xem các thay đổi hoặc hoàn nguyên về các phiên bản trước đó trong File (Tệp) sau đó chọn Version history (Lịch sử Phiên bản) hoặc bằng cách nhấp vào “Tất cả các thay đổi được lưu trong Drive” ở đầu Sheet của bạn.

Công thức đề xuất, câu trả lời nhanh hơn

5 lý do dùng Google Sheets

Khi bạn sử dụng 1 hàm nào đó nhưng không biết chính xác công thức làm ảnh hưởng đến việc xuất dữ liệu bị sai hoặc lỗi. Nhưng khi sử dụng Google Sheets bạn sẽ nhận thấy các đề xuất bật lên khi bạn nhập “=” vào một ô. Sử dụng trí thông minh có trong Google Sheets, cung cấp các đề xuất công thức đầy đủ cho bạn dựa trên manh mối ngữ cảnh từ dữ liệu bảng tính của bạn. Công thức được điền tự động giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và nhận được câu trả lời trực quan hơn.

Bạn có thể sử dụng trí thông minh nhân tạo của Google để tăng tốc độ phân tích

Trang tính hỗ trợ rất nhiều việc, trang tính sẽ trả lại câu trả lời bằng cách sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Sheet cũng xây dựng biểu đồ, đề xuất công thức và tạo bảng tổng hợp cho bạn.

Người chuyên về dữ liệu muốn tiến hành phân tích thêm một bước nữa có thể đồng bộ hóa Sheet với BigQuery để phân tích thông tin dựa trên các tập dữ liệu lớn.

Bảo mật dữ liệu trong Sheet

Google Workspace giúp bạn bảo mật thông tin doanh nghiệp rất hiệu quả. Nhấp vào “Chia sẻ” ở góc trên bên phải Google Sheets của bạn xác định cài đặt quyền truy cập cho từng thành viên trong nhóm, vì vậy bạn luôn kiểm soát những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu của mình.

Kiểm soát IRM (Quản lý Quyền Thông tin) bổ sung cho phép bạn dễ dàng vô hiệu hóa các tùy chọn để tải xuống, sao chép hoặc in bảng tính và bạn có thể đặt ngày hết hạn nếu bạn cần tạm dừng quyền truy cập thông tin bí mật. Quản trị viên cũng có quyền hạn chế chia sẻ tệp trong một tổ chức hoặc đối với miền danh sách cho phép.

Bạn có thể làm việc theo cách bạn đã từng làm

Chúng tôi hiểu được — bạn cần các công cụ không làm gián đoạn các quy trình làm việc. 

  • Hãy bắt đầu với các hàm: Bạn có thể sử dụng hàng trăm hàm mà bạn đã quen làm việc, như VLOOKUP, SUMIFS và IPMT. Chúng tôi cũng đã tạo các hàm duy nhất trên Google Sheets để giúp bạn thu thập các con số theo những cách mới, như: BỘ LỌC để nhanh chóng tổ chức bảng tính theo đầu vào, QUERY để lấy kết quả cụ thể ra khỏi tập dữ liệu trung tâm hoặc GOOGLE FINANCE để lấy dữ liệu nguồn trực tiếp từ Google Finance. Ngoài chức năng, bạn cũng có thể tạo bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu của mình (hoặc để Google Sheets làm việc đó cho bạn).
  • Các ô màu sử dụng Định dạng có Điều kiện, tạo danh sách thả xuống với Xác thực Dữ liệu hoặc cố định tiêu đề ở đầu trang tính của bạn, để làm cho bản trình bày dữ liệu của bạn thân thiện. Khi dữ liệu của bạn được sắp xếp, bạn có thể trực quan hóa nó trong biểu đồ tròn, biểu đồ thanh, biểu đồ đường— rất nhiều biểu đồ.
  • Chỉnh sửa nhanh chóng: Trang tính khả dụng trực tuyến và ngoại tuyến —và trên các trình duyệt web trên máy tính để bàn cũng như các ứng dụng Android và iOS — có nghĩa là các nhóm của bạn không phải ngừng làm việc khi đi công tác hoặc khi Wifi bị ngắt.

Bạn có thể tự động hóa các quy trình

Khi thông tin ở một nơi, việc tự động hóa các quy trình sẽ dễ dàng hơn. Giả sử bạn cần đặt vật tư cho văn phòng của mình. Thay vì gửi email qua lại để điều phối việc mua hàng, bạn có thể sử dụng các ứng dụng Google Workspace.

Chỉ với 5 lý do trên doanh nghiệp không nào không sử dụng Google Sheets cho các hoạt động Online của doang nghiệp bạn.

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

10 mẹo sử dụng Google Sheets để nâng cao hiệu quả công việc của bạn

Khi bạn bắt đầu với một ứng dụng mới như Google Sheets, bạn muốn biết tất cả mẹo và thủ thuật để công việc của nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong bài dưới đây hãy cùng GCS tìm hiểu về 10 mẹo sử dụng Google Sheets để nâng cao hiệu quả công việc của bạn và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Hạn chế nhập dữ liệu với danh sách

Giảm nguy cơ xảy ra lỗi nhập dữ liệu bằng cách giới hạn các lựa chọn trong Google Sheets. Ví dụ: nếu bạn có cột trạng thái, bạn có thể đưa ra các lựa chọn, chẳng hạn như đã xong, đang tiến hành và chưa bắt đầu. Bạn chỉ định các tùy chọn và chúng xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mỗi ô trong cột.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn cột mà bạn muốn thêm các tùy chọn.
  3. Nhấn vào Data (Dữ liệu) và sau đó Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  4. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), hãy chọn List of items (Danh sách mục).
  5. Nhập các tùy chọn hợp lệ được phân tách bằng dấu phẩy.
  6. Đảm bảo rằng danh sách Hiển thị thả xuống trong hộp ô được chọn. 
  7. Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối đầu vào) để chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó nhập tùy chọn không hợp lệ.
  8. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo hỗ trợ xác thực, hãy chọn hộp văn bản Hiển thị trợ giúp xác thực và nhập thông báo. Ví dụ: Vui lòng nhập giá trị hợp lệ (Đã xong, Đang tiến hành, Chưa bắt đầu).
  9. Nhấp vào Save (Lưu).
  10. (Tùy chọn) Để xem các lựa chọn, hãy nhấp vào mũi tên trong ô bên dưới cột.

Thiết lập danh sách kiểm tra nhân viên mới đơn giản

Tạo danh sách kiểm tra trong Google Sheets bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà nhân viên mới cần để bắt kịp tốc độ, chẳng hạn như đào tạo phần mềm, đánh giá chính sách của công ty,… Nếu nhân viên có câu hỏi về nhiệm vụ, họ có thể chèn nhận xét vào bảng tính và nhận phản hồi ngay lập tức.

Thêm hoặc xóa hộp kiểm

  1. Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấp vào Insert (Chèn) Checkbox (Hộp kiểm).
  3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị là FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị là TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Thêm giá trị tùy chỉnh vào hộp kiểm

  1. Trong Google Sheets, hãy chọn các ô bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấn vào Data (Dữ liệu) Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  3. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), chọn Checkbox (Hộp kiểm).
  4. Chọn hộp Use custom cell values box (Sử dụng giá trị ô tùy chỉnh).
  5. Bên cạnh Đã kiểm tra, hãy nhập một giá trị.
  6. (Tùy chọn) Bên cạnh Bỏ chọn, hãy nhập một giá trị.
  7. Bên cạnh Trên dữ liệu không hợp lệ, hãy chọn một tùy chọn xác thực.
  8. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo xác thực khi ai đó di chuột qua hộp kiểm, bên cạnh Giao diện, hãy chọn Show validation help text (Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực) và nhập tin nhắn của bạn.
  9. Nhấp vào Save (Lưu).

Xác thực địa chỉ email

Nếu dữ liệu của bạn liên quan đến việc nhập địa chỉ email, hãy giảm lỗi nhập bằng cách xác thực định dạng email trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn cột sẽ chứa địa chỉ email.
  3. Nhấn vào Data (Dữ liệu) và sau đó Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  4. Bên cạnh Tiêu chí, chọn Text (Văn bản) và sau đó chọn bảng tính chứa.
  5. Trong hộp văn bản bên cạnh chứa , hãy nhập @.
  6. Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối đầu vào) để chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó nhập tùy chọn không hợp lệ.
  7. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo hỗ trợ xác thực, hãy chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực và nhập thông báo. Ví dụ: Vui lòng nhập địa chỉ email hợp lệ, chẳng hạn như xxx@xxx.xxx.
  8. Nhấp vào Save (Lưu).

Kết hợp dữ liệu từ nhiều Sheet thành một Sheet

Nếu bạn có dữ liệu trong các bảng tính riêng biệt, bạn có thể sao chép một loạt dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác. Ví dụ: bạn có thể theo dõi dữ liệu bán hàng hàng quý cho một sản phẩm trong một bảng tính khác nhau cho từng khu vực. Để kết hợp tất cả dữ liệu bán hàng hàng quý, hãy sao chép dữ liệu từ bảng tính của từng khu vực vào một bảng tính duy nhất trong Google Sheets.

  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Trong một ô trống, hãy nhập  = IMPORTRANGE .
  3. Trong ngoặc đơn, hãy thêm các thông số kỹ thuật sau trong dấu ngoặc kép và được phân tách bằng dấu phẩy:
  • URL của bảng tính trong Google Sheets.
  • Tên Sheets (tùy chọn) và phạm vi ô cần nhập.

Lưu ý: Nếu bạn đang ở quốc gia nói tiếng Tây Ban Nha, hãy sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu phân tách thay vì dấu phẩy. Để kiểm tra ngôn ngữ của bạn, trong Google Sheets, nhấp vào File (Tệp) >> Spreadsheet settings (Cài đặt bảng tính) >> Locale (Ngôn ngữ).

  1. Nhấn Enter.
  2. Nhấp vào Allow access (Cho phép truy cập) để kết nối 2 bảng tính.

Tìm và cập nhật dữ liệu

Tìm kiếm dữ liệu và cập nhật dữ liệu không cần phải tốn thời gian. Bạn có thể nhanh chóng tìm và cập nhật văn bản hoặc số trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. TrongGoogle Sheets, mở bảng tính và nhấp vào Edit (Chỉnh sửa)Find and replace (Tìm và thay thế).
  2. Bên cạnh Find (Tìm), nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm.
  3. Bên cạnh Replace with (Thay thế bằng), nhập dữ liệu mới.
  4. Bên cạnh Search (Tìm kiếm), hãy chọn Sheet bạn muốn tìm kiếm.
  5. (Tùy chọn) Để tuỳ chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy chọn các tùy chọn bổ sung.
    Bạn có thể làm cho tìm kiếm của mình phân biệt chữ hoa chữ thường, tìm các kết quả phù hợp chính xác, sử dụng biểu thức chính quy hoặc tìm kiếm trong các công thức.
  6. Chọn một tùy chọn để thay thế dữ liệu:
  • Để thay thế từng trường hợp một, hãy nhấp vào Find (Tìm) Replace (Thay thế).
  • Để thay thế tất cả các trường hợp, hãy nhấp vào Replace all (Thay thế tất cả).

Chia dữ liệu thành các cột

Bạn có thể chia dữ liệu được xác định rõ ràng, chẳng hạn như văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, thành các cột riêng biệt trong Google Sheets. Ví dụ, một cột duy nhất có Họ, Tên dữ liệu có thể được tách thành 2 cột: Họ và Tên.

Dán và chia nhỏ dữ liệu: 

  1. Trong Google Sheets, mở bảng tính và dán dữ liệu bạn muốn chia thành các cột.
  2. Bên cạnh ô mà bạn đã dán dữ liệu, hãy nhấp vào Dán định dạng  Dán Split text to columns (Chia văn bản thành cột).
  3. Nếu bạn muốn Google Sheets phát hiện khi tệp được định dạng bằng chiều rộng cố định, hãy chọn Detect automatically (Tự động phát hiện).

Tách dữ liệu hiện có:

  1. Trong Google Sheets, hãy chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn tách.
  2. Nhấp vào Data (Dữ liệu) Split text to columns (Tách văn bản thành các cột).
  3. Nếu bạn muốn Google Sheets phát hiện khi tệp được định dạng bằng chiều rộng cố định, hãy chọn Detect automatically (Tự động phát hiện).

Hoán đổi hàng và cột

Nếu bạn muốn xoay những gì bạn có trong cột thành hàng hoặc ngược lại, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng chức năng TRANSPOSE trong Google Sheets. Ví dụ: bạn có thể muốn hoán đổi tiêu đề cột với tiêu đề hàng.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Trong một ô trống, nhập = TRANSPOSE.
  3. Trong dấu ngoặc đơn, hãy nhập các tham chiếu đến các hàng hoặc cột mà bạn muốn hoán vị.
  4. Nhấn Enter.

Xóa dữ liệu trùng lặp

Lỗi trùng lặp là một vấn đề phổ biến có thể tốn kém và dễ bỏ sót, đặc biệt là trong dữ liệu lớn. Sử dụng Google Sheets để xóa mọi dữ liệu trùng lặp, không mong muốn. Các ô có giá trị giống nhau nhưng các chữ cái, định dạng hoặc công thức khác nhau được coi là trùng lặp.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa dữ liệu trùng lặp.
  3. Nhấp vào Data (Dữ liệu) và sau đóRemove duplicates (Xóa các bản sao).
  4. Chọn cột nào cần bao gồm và dữ liệu có tiêu đề hay không.
  5. Nhấp vào Remove duplicates (Xóa các bản sao).
  6. Trong cửa sổ trạng thái, nhấp vào OK.

Xóa các khoảng trống thừa

Khi bạn sao chép và dán dữ liệu, đôi khi những khoảng trống thừa vô tình bị dán vào. Khoảng trắng thừa có thể gây ra sự cố khi tìm kiếm chuỗi dữ liệu. Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu, khoảng trắng ở cuối hoặc khoảng trắng thừa khỏi dữ liệu của bạn trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa các khoảng trắng thừa trong đó.
  3. Nhấp vào Data (Dữ liệu) và sau đóTrim whitespace (Cắt bỏ khoảng trắng).

Khoảng trống không ngắt không bị cắt.

Sử dụng các phím tắt làm việc với Google Sheets nhanh hơn

Thay vì sử dụng chuột, hãy thao tác nhanh hơn với các phím tắt. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng chọn, nhóm hoặc ẩn các hàng hoặc cột hoặc định dạng dữ liệu trong ô.

Các hành động phổ biến Phím tắt
Chọn cột Ctrl + Dấu cách
Chọn hàng Shift + Dấu cách
Chèn một liên kết ⌘ / Ctrl + k
Mở Khám phá Alt + Shift + x
Chèn Sheet mới Shift + F11
Định dạng ô Phím tắt
Dũng cảm ⌘ / Ctrl + b 
Gạch chân ⌘ / Ctrl + u
In nghiêng ⌘ / Ctrl + i 
Áp dụng đường viền bên phải Tùy chọn + Shift + 4
Áp dụng đường viền trên cùng Tùy chọn + Shift + 1
Xóa định dạng  ⌘ / Ctrl + \
Căn giữa  ⌘ / Ctrl + Shift + e
Căn phải ⌘ / Ctrl + Shift + r
Căn trái ⌘ / Ctrl + Shift + l
Áp dụng đường viền bên trái Tùy chọn + Shift + 2
Áp dụng đường viền dưới cùng Tùy chọn + Shift + 3
Thay đổi hàng và cột Phím tắt
Ẩn hàng  ⌘ / Ctrl + Alt + 9
Nhóm các hàng hoặc cột Alt + Shift + Mũi tên phải
Hiện hàng ⌘ / Ctrl + Shift + 9
Bỏ nhóm các hàng hoặc cột Alt + Shift + Mũi tên trái
Thêm ghi chú và nhận xét Phím tắt
Chèn / chỉnh sửa ghi chú Shift + F2
Chèn nhận xét  ⌘ / Ctrl + Alt + m
Mở chuỗi thảo luận nhận xét ⌘ / Ctrl + Alt + Shift + a

Bạn đã có thêm được nhiều kiến thức mới khi sử dụng Google Sheets để giúp cho cộng việc trên môi trường đám mây trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Để biết thêm nhiều kiếm thức khác đừng bỏ lỡ các bài tiếp theo của GCS nhé.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

làm việc nhóm trong google sheets

Làm việc nhóm trong Google Sheets khoa học và thông minh

Bạn đã biết cách tạo các Sheets để thiết lập kế hoạch dự án cùng làm việc với nhóm của mình chưa. Hãy cùng GCS thực hiện các công việc để bắt đầu đi vào hoạt động và theo dõi dễ dàng hơn nhé.

Bảo mật nội dung quan trọng

Đôi khi có những phần nội dung bạn không muốn nhóm của mình chỉnh sửa. Đặt nội dung nhất định được bảo vệ để không thể chỉnh sửa hoặc chỉ những người cụ thể mới có thể chỉnh sửa.

Bảo mật nội dung quan trọng:

  1. Chọn các ô bạn muốn bảo vệ.
  2. Nhấp vào Data (Dữ liệu), sau đó chọn Protected sheets and ranges (Trang tính và phạm vi được bảo vệ).
  3. Nhấp vào Set permissions (Đặt quyền).
  4. Chọn một sự lựa chọn:
  • Để hạn chế bất kỳ thay đổi nào đối với những người nhất định, hãy chọn Restrict who can edit this range (Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này) và chọn người có thể chỉnh sửa ô.
  • Để hiển thị cảnh báo để cảnh báo mọi người trước khi họ thực hiện thay đổi, hãy chọn Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này).
  1. Nhấp vào Done (Xong).

Tạo nhóm cho nhóm của bạn

Để gửi email đến nhóm của bạn bằng một địa chỉ email duy nhất và đơn giản hóa việc chia sẻ, hãy thiết lập danh sách email Google Groups.

Lưu ý: Khi bạn chia sẻ với một nhóm, tất cả các thành viên sẽ có cùng một cấp truy cập.

Khi bạn thêm những người mới vào nhóm của mình, họ sẽ tự động có quyền truy cập vào nội dung bạn đã chia sẻ trước đó với nhóm. Tương tự, nếu bạn xóa ai đó khỏi nhóm, người đó sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào bạn đã chia sẻ với nhóm.

Tạo một nhóm danh sách email:

  1. Trong Groups (Nhóm), bấm Create Group (Tạo Nhóm).
  2. Nhập tên nhóm và địa chỉ email của nhóm.
  3. Nếu bạn muốn, hãy thêm mô tả về nhóm. Bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ chính của nhóm.
  4. Bên cạnh Loại nhóm, chọn Email list (Danh sách email).
  5. Bên cạnh Quyền cơ bản, hãy chọn người có thể xem chủ đề, đăng bài và tham gia nhóm. 
  6. Nhấp vào Create (Tạo).
  7. Nhấp vào Invite people to join the group (Mời mọi người tham gia nhóm).
  8. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia nhóm.
  9. Nhấp vào Send invites (Gửi lời mời).

Chia sẻ bảng tính với nhóm của bạn

Tiếp theo, chia sẻ kế hoạch dự án với các thành viên trong nhóm của bạn (hoặc với nhóm bạn đã tạo cho nhóm của mình).

Chia sẻ tệp bạn sở hữu hoặc có thể chỉnh sửa:

  1. Trong Google Sheets, mở file bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào Share (Chia sẻ).
  3. Nhập các địa chỉ email riêng lẻ (hoặc chỉ địa chỉ Google Groups của nhóm dự án của bạn).
  4. Chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho mọi người:
  • Viewer (Người xem) — Mọi người có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.
  • Commentor (Người bình luận) — Cộng tác viên có thể thêm nhận xét, nhưng không thể chỉnh sửa nội dung.
  • Editor (Biên tập viên) — Cộng tác viên có thể thêm và chỉnh sửa nội dung hoặc thêm nhận xét. Nếu bạn muốn các thành viên trong nhóm của mình tự cập nhật kế hoạch dự án, hãy chọn tùy chọn này.
  1. (Tùy chọn) Thêm ghi chú mô tả kế hoạch dự án.
  2. Nhấp vào Send (Gửi).

Mọi người mà bạn đã chia sẻ tệp sẽ nhận được email có liên kết đến tệp đó. Nếu bạn đã cấp cho các thành viên trong nhóm của mình quyền chỉnh sửa, họ có thể:

  • Thêm hoặc cập nhật nội dung, như nhiệm vụ, chủ sở hữu và ngày hoàn thành.
  • Lọc nội dung để hiển thị những gì họ quan tâm.
  • Chèn nhận xét gửi đến những người cụ thể.
  • Cập nhật trạng thái cho các nhiệm vụ.
  • Thêm ghi chú mô tả vào nhiệm vụ.

Thêm hộp kiểm

  1. Trong Google Sheets, hãy mở Sheet và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấp vào Insert (Chèn), sau đó chọn Checkbox (Hộp kiểm).
  3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị là FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị là TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Tạo chế độ xem bộ lọc

Bạn muốn xem các nhiệm vụ được giao cho bạn hoặc đến hạn vào một ngày cụ thể? Tạo chế độ xem bộ lọc.

  1. Ở phía trên, bấm vào Data (Dữ liệu) chọn Filter views (Các chế độ xem bộ lọc), rồi chọn Create new filter view (Tạo xem bộ lọc mới).
  2. Ở góc trên cùng bên trái, nhấp vào bên cạnh Name (Tên) và nhập tên cho chế độ xem bộ lọc.
  3. Nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn các tùy chọn để sắp xếp và lọc dữ liệu.
  4. (Tùy chọn) Để gửi liên kết đến chế độ xem bộ lọc qua email, hãy sao chép URL và dán vào email.
  5. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào dấu X để đóng chế độ xem bộ lọc của bạn. Chế độ xem bộ lọc của bạn được lưu tự động.

Thêm nhận xét và trả lời

  1. Trong Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn văn bản bạn muốn nhận xét về.
  2. Nhấp vào biểu tượng Thêm bình luận .
  3. Nhập bình luận của bạn vào ô.
  4. (Tùy chọn) Để hướng công việc của bạn hoặc nhận xét đến một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến tệp.
  5. (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Assign to (Chỉ định cho).
  6. Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định).

Công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn khi có nhiều người cùng làm việc một lúc với bạn. Nếu như trước kia bạn dùng Microsoft Excel bạn thường phải làm việc độc lập, mọi tài liệu bạn chia sẻ cho mọi người đều phải tải xuống máy tính mới xem được. Nhưng khi sử dụng Google Sheets công việc của bạn và mọi người cũng trở nên dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Google Sheets giúp bạn nhanh chóng thiết lập kế hoạch dự án của bạn

Bạn cần một cách giúp bạn nhanh chóng để phân chia công việc, giao việc cho các thành viên trong nhóm, theo dõi ngày đến hạn và nhận cập nhật trạng thái của một dự án? Theo dõi, cập nhật và làm việc từ các nhiệm vụ dự án với nhóm của bạn trong bảng tính được chia sẻ bằng Google Sheets. Hãy thiết lập kế hoạch dự án của bạn và thêm tất cả thông tin bạn muốn nắm bắt từ nhóm của mình bằng tranh tính nhé. Cùng theo theo dõi ngay quy trình dưới đây để hoàn thiện kế hoạch dự án.

Tạo bảng tính dự án

thiết lập kế hoạch dự án
  1. Trong Google Drive, nhấn vào biểu tượng  Thêm, chọn Google Sheets, sau đó chọn Blank spreadsheet (Bảng tính trống).
  2. Tiếp theo nhấp vào Untitled spreadsheet (Bảng tính không có tiêu đề) và nhập tên tiêu đề cho kế hoạch dự án của bạn.
  3. Thêm các cột đề mục. Ví dụ: bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ cho một dự án, bao gồm các cột: cho chủ sở hữu nhiệm vụ, ngày hoàn thành, trạng thái và nhận xét.
  4. Thêm nội dung vào trang tính để theo dõi kế hoạch dự án. Sau khi bạn chia sẻ trang tính, những người khác cũng có thể thêm nội dung vào trang tính đó.

Chèn mô tả nhiệm vụ

Nếu tiêu đề cột hoặc nhiệm vụ của bạn cần giải thích thêm để làm rõ vấn đề hơn, hãy thêm ghi chú mô tả nhiệm vụ bằng cách:

thiết lập kế hoạch dự án
  1. Chọn cột hoặc các ô mà bạn muốn thêm ghi chú.
  2. Chọn Insert (Chèn), sau đó chọn Note (Ghi chú).
  3. Nhập nội dung mô tả của bạn.
  4. Bấm vào bất kỳ đâu bên ngoài ghi chú để đóng, kết thúc nội dung trong ô đó.

Tạo danh sách trong một ô

Trang tính cho phép mọi người chọn từ các tùy chọn trong danh sách có sẵn. Ví dụ: để theo dõi tiến độ trong kế hoạch dự án, bạn hãy tạo cột Trạng thái với các tùy chọn như Not started (Chưa bắt đầu), In progress (Đang tiến hành) hoặc Complete (Hoàn thành).

Tạo danh sách trong một ô:

thiết lập kế hoạch dự án
  1. Chọn cột mà bạn muốn thêm các lựa chọn.
  2. Nhấn vào Data, sau đó chọn Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  3. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), hãy chọn List of items (Danh sách các mục).
  4. Nhập các lựa chọn được phân tách bằng dấu phẩy.
  5. Nhấp vào Save (Lưu).
  6. (Tùy chọn) Để xem các lựa chọn, hãy nhấp vào mũi tên trong ô bên dưới cột.

Thiết lập theo dõi tiến trình

Xem nhanh các nhiệm vụ dự án của bạn đang tiến triển như thế nào với các quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ: thêm màu sắc để làm cho các nhiệm vụ đã hoàn thành nổi bật so với các nhiệm vụ chưa được bắt đầu hoặc đang thực hiện.

Thiết lập theo dõi tiến trình:

thiết lập kế hoạch dự án
  1. Mở Trang tính và chọn cột mà bạn muốn áp dụng các quy tắc định dạng.
  2. Chọn Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
  3. Thiết lập các quy tắc. Trong ví dụ này, bạn gán một màu khác cho các nhiệm vụ Not started (Chưa bắt đầu), In progress (Đang tiến hành) hoặc Complete (Hoàn thành).
  • Trên tab Single Color (Màu đơn), bên dưới Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy chọn Text contains (Văn bản chứa).
  • Trong hộp bên dưới Text contains (Văn bản chứa), hãy nhập Complete (Hoàn thành).
  • Trong Formatting style (Kiểu định dạng), hãy bấm vào danh sách để chọn nếu bạn muốn nền hoặc văn bản được tô màu.
  • Để chỉ định màu văn bản hoặc màu nền tùy chỉnh, hãy nhấp vào Màu văn bản hoặc Màu tô. Nếu cần, bạn có thể chỉ định màu cho văn bản và màu cho nền.
  • Nếu bạn muốn thêm nhiều quy tắc hơn, hãy nhấp vào Add another rule (Thêm quy tắc khác) và làm theo các bước tương tự. Ví dụ: gán nền đỏ cho nhiệm vụ Not started (Chưa bắt đầu) và nền cam cho nhiệm vụ In progress (Đang tiến hành).
  • Nhấp vào Done (Xong).

Thêm thông báo

Luôn cập nhật dự án và thay đổi trạng thái với thông báo qua email. Bạn sẽ biết khi nào ai đó thực hiện thay đổi đối với kế hoạch dự án của bạn, ai đã thực hiện thay đổi, khi nào họ thực hiện và những gì đã thay đổi. Bạn cũng có thể chọn tần suất bạn muốn được thông báo.

Thêm thông báo:

thiết lập kế hoạch dự án
  1. Trong bảng tính, chọn Tools (Công cụ), sau đó chọn Notification rules (Quy tắc thông báo công cụ).
  2. Chọn thời điểm và tần suất bạn muốn nhận thông báo.
  3. Nhấp vào Save (Lưu).
  4. Nhấp vào Done (Xong).

Sau khi thiết lập kế hoạch dự án bằng Google Sheets xong, bạn đừng bỏ lỡ bài viết tiếp theo để làm việc với nhóm của bạn tốt hơn nhé.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

tổng quan google sheets

Tổng quan Google Sheets – Tổng hợp những chức năng bạn cần phải biết

Như trước kia mới chỉ có Microsoft Excel thì bạn nghĩ rằng không có phần mềm nào hay hơn cả. Nhưng đến khi Google cho ra mắt Google Sheets, nó đã thay thế hoàn toàn. Google Sheets giúp bạn làm việc ở mọi nơi, mọi lúc, toàn bộ dữ liệu luôn sẵn sàng cho bạn sử dụng cũng như việc bạn có thể chia sẻ dữ liệu với người khác một cách cực kỳ thuận tiện. 

Với những lợi ích siêu lớn của Google Sheets chúng ta đều đã biết, tuy nhiên để sử dụng được hết các tính năng của nó thì không phải ai cũng biết. Trong bài này GCS sẽ giới thiệu tổng quan Google Sheets, giúp bạn thao tác nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn với thời gian tiết kiệm nhất.

Tuỳ chỉnh bảng tính và dữ liệu của bạn

Google Sheets có thanh menu phía trên gồm những các tính năng hỗ trợ cho công việc, khá tương tự giao diện Excel. Để tùy chỉnh dễ dàng hơn trong các bảng tính và dữ liệu bạn cần nắm rõ các tính năng trên thanh điều khiển hay thanh công cụ: 

Sao chép định dạng văn bản trong bảng tính

Cho phép bạn đặt một vùng văn bản thành định dạng bạn muốn (kiểu phông chữ, kích thước, kiểu chữ, màu, đậm, nghiêng,…) và sao chép định dạng đó sang các vùng khác của văn bản. Nhấp đúp vào biểu tượng sơn định dạng sẽ khóa sơn – cho phép bạn chọn nhiều vùng văn bản cần thay đổi. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để tăng tốc độ định dạng của các dòng văn bản, nhưng nó cũng hữu ích khi làm việc trong một bảng trong tài liệu Google.

Trong khi bạn không thể chọn một cột trong bảng, chẳng hạn như để nhanh chóng in đậm tất cả văn bản trong một cột, bạn có thể sử dụng công cụ tô định dạng để tăng tốc độ. Chỉ cần định dạng văn bản trong một ô như bạn yêu cầu và sau đó sử dụng nút sơn định dạng để sao chép định dạng đó sang bất kỳ ô nào khác.

Định dạng dữ liệu trong bảng tính

Bất cứ khi nào bạn làm việc với một bảng tính, bạn nên sử dụng các định dạng số thích hợp cho dữ liệu của mình. Các định dạng số cho bảng tính của bạn biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, như phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng,…

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn định dạng số:

Bấm vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trên thanh công cụ.

tổng quan google sheets

Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn hơn trong menu thả xuống Thêm Định dạng liền kề.

tổng quan google sheets

Thêm hoặc chỉnh sửa đường viền ô

Đường viền ô và màu nền giúp bạn dễ dàng tạo ranh giới rõ ràng và xác định cho các phần khác nhau trong bảng tính của mình.

Để thêm đường viền ô

tổng quan google sheets
  1. Chọn ô hoặc các ô bạn muốn sửa đổi.
  2. Chọn nút Viền và chọn tùy chọn đường viền mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn hiển thị tất cả các đường viền ô.
  3. Các đường viền ô mới sẽ xuất hiện.

Để thay đổi màu nền

Thật dễ dàng để thay đổi màu nền của bất kỳ ô nào, được gọi là Đổ màu.

tổng quan google sheets
  1. Chọn ô hoặc các ô bạn muốn sửa đổi.
  2. Định vị và chọn nút Tô màu từ thanh công cụ.
  3. Chọn một màu từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn màu xanh lam.
  4. Màu tô mới sẽ xuất hiện.

Thay đổi căn chỉnh văn bản

Theo mặc định, mọi văn bản được nhập vào bảng tính của bạn sẽ được căn chỉnh ở phía dưới bên trái của ô. Mọi số sẽ được căn chỉnh ở góc dưới cùng bên phải của ô. Thay đổi căn chỉnh của nội dung ô cho phép bạn chọn nơi nội dung sẽ xuất hiện.

Để sửa đổi căn chỉnh văn bản theo chiều ngang

tổng quan google sheets
  1. Chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
  2. Nhấp vào nút Căn chỉnh ngang trong thanh công cụ, sau đó chọn căn chỉnh mong muốn từ menu thả xuống.
  3. Văn bản sẽ sắp xếp lại.

Để sửa đổi căn chỉnh văn bản theo chiều dọc

tổng quan google sheets
  1. Chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
  2. Nhấp vào nút Căn chỉnh theo chiều dọc trong thanh công cụ, sau đó chọn căn chỉnh mong muốn từ trình đơn thả xuống.
  3. Văn bản sẽ sắp xếp lại.

Thay đổi xuống dòng tự động hay xoay văn bản

Xuống dòng tự động cho văn bản

Trong khi làm việc trong bảng tính, bạn có thể nhập nhiều dữ liệu vào một ô hơn dung lượng cho phép nhưng nội dung văn bản bị ẩn đi. Để hiển thị đầy đủ nội dung thông tin bạn hãy thực hiện các bước sau: 

tổng quan google sheets
  1. Chọn các ô mà bạn muốn bọc
  2. Nhấp vào tùy chọn Định dạng trong menu
  3. Di con trỏ vào tùy chọn Text Wrapping (Xuống dòng tự động).
  4. Nhấp vào Wrap (Xuống dòng).

Để tuỳ chọn xuống dòng tự động cũng có sẵn trong thanh công cụ (ngay bên dưới các tùy chọn menu). Để bọc văn bản từ thanh công cụ, hãy chọn các ô mà bạn muốn bọc và sau đó nhấp vào biểu tượng bọc văn bản (đó là một trong ba tùy chọn khả dụng khi bạn nhấp vào biểu tượng Gói văn bản).

Cách xoay văn bản trong Google Sheets

Khi bạn muốn thay đổi hướng của văn bản trong các ô bảng tính, chẳng hạn như khi bạn muốn đặt văn bản theo chiều dọc. Có một số cách để xoay văn bản trong bảng tính Google và vì vậy bạn có thể chọn hướng / góc văn bản chính xác phù hợp nhất với mục đích của mình.

Để xoay văn bản trong Google Sheets, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô hoặc các ô có văn bản mà bạn muốn xoay
  2. Mở menu xoay văn bản trong thanh công cụ hoặc từ menu thả xuống “Định dạng”
  3. Chọn góc mà bạn muốn xoay văn bản của mình

Ngay bên dưới là các bước chi tiết hơn về xoay văn bản, và sau đó chúng ta sẽ đi qua các ví dụ khác.

Cách xoay văn bản trong Google Sheets

Bắt đầu bằng cách chọn một ô hoặc nhiều ô trong trang tính của bạn, có chứa văn bản mà bạn muốn xoay.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn ô A1.

Sau khi chọn các ô có văn bản được xoay, hãy mở menu xoay văn bản bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:

Tùy chọn 1 – Nhấp vào menu trên thanh công cụ có chữ cái nghiêng “A”, như được hiển thị trong hình ảnh ngay bên dưới.

Tùy chọn 2 – Nhấp vào trình đơn “Định dạng” trong thanh công cụ, sau đó nhấp vào “Xoay văn bản”, như được hiển thị trong hình ảnh ngay bên dưới.

tổng quan google sheets

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

khôi phục email đã xóa

Khôi phục lại email đã xóa trong Gmail? Sau đây là 5 cách khôi phục đơn giản đến bất ngờ

Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ 5 cách đơn giản giúp bạn khôi phục lại email đã xóa khỏi hộp thư đến của Gmail

Để giảm dung lượng email và loại bỏ những email rác, không quan trọng là điều các bạn nên làm. Nhưng sẽ có những lúc chúng ta vô tình xóa đi mất những email quan trọng mà không biết lấy lại bằng cách nào. Vậy làm thế nào để ta có thể lấy lại những Email đã xóa đó?

Cách 1: Lấy lại email từ … chính thùng rác

Mặc định khi xóa, email sẽ tự động chuyển vào thùng rác của Gmail và tồn tại ở đó trong 30 ngày kể từ ngày xóa. Vì vậy, trong khoảng thời gian này thì bạn có thể lấy lại các email đã xóa rất dễ dàng

khôi phục lại email đã xóa

Để khôi phục lại emal đã xóa, bạn chỉ cần chọn email, chọn Chuyển tới Hộp thư đến là xong

khôi phục lại email đã xóa

Trường hợp không thấy Thùng rác, bạn cần làm hiện nó lên bằng cách vào cài đặt Gmail, qua thẻ Nhãn và chọn hiện nhãn Thùng rác

khôi phục lại email đã xóa

Cách 2: Sử dụng công cụ khôi phục email từ chính chủ Google

Cách 1 chỉ có tác dụng khi bạn xóa thư chưa đến 30 ngày và chưa từng làm sạch thung rác. Tuy nhiên, cha đẻ Google cũng cung cấp cho bạn một công cụ cho phép bạn yêu cầu Google khôi phục các email đã xóa khỏi Gmail của mình

Bạn đăng nhập tài khoản Google, sau đó truy cập vào trang Gmail Message Recovery Tool, tiến hành xác nhận tài khoản cần Google khôi phục lại email đã xóa trước đó 30 ngày.

khôi phục email đã xóa
khôi phục email đã xóa

Cách 3: Khôi phục email từ Google Workspace (dành cho doanh nghiệp)

Nếu cá nhân hoặc tông ty bạn có sử dụng dịch vụ Gmail trong tài khoản Google Workspace, bạn có thể khôi phục lại email của mình ngay cả khi đã qua 30 ngày. Đơn giản vì Google Workspace cho bạn thêm lên tới 25 ngày lưu trữ những email đã xóa. Do đó việc khôi phục không khó khăn như tài khoản thông thường

khôi phục email đã xóa

Để khôi phục, bạn chỉ việc nhờ tài khoản quản trị truy cập vào Google Workspace và nhấn vào mục “Users”.

khôi phục email đã xóa

Để tư vấn về dịch vụ Google Workspace, bạn có thể liên hệ với GCS.vn – Đại lý ủy quyền của Google tại Châu Á- Thái Bình Dương

khôi phục email đã xóa
Để tư vấn về dịch vụ Google Workspace, bạn có thể liên hệ với GCS.vn – Đại lý ủy quyền của Google tại Châu Á- Thái Bình Dương
Điện thoại: 0828.999.666 – Email: kinhdoanh@gcs.vn

Cách 4: Khôi phục email từ các phần mềm Email Client

Nếu bạn sử dụng các phần mềm Email Client để duyệt email trên máy tính như là Outlook, Mail for Windows 10,… có khả năng phần mềm vẫn còn lưu email đã xóa của bạn.

Có thể hiểu như thế này, nếu phần mềm Email Client chưa đồng bộ dữ liệu mail trên máy tính với Gmail kể từ khi bạn xóa email, email có thể vẫn ở đâu đó trên máy chủ của phần mềm Email Client của bạn. Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn cần làm là mở phần mềm Email Client của mình lên, tìm kiếm email mình cần và sao chép nó vào một nơi an toàn.

khôi phục email đã xóa

Tuy nhiên, ngay sau khi phần mềm Email Client của bạn đồng bộ hóa với Gmail, nó sẽ xóa email. Do đó, hãy tiến hành ngắt kết nối Internet trước khi bạn mở phần mềm Email Client của mình lên để đảm bảo nó không thể kết nối với Gmail cho đến khi bạn hoàn tất công việc sao chép của mình.

Cách 5: Khôi phục email từ các phần mềm Email Client

Nếu như những cách trên không hiệu quả, hay thử liên hệ lại với người gửi email cho bạn. Rất có thể họ vẫn còn 1 bản email trong phần Thư đã gửi. Tất cả những gì họ cần làm là chuyển tiếp / gửi lại một bản sao cho bạn

khôi phục email đã xóa

Hy vọng, những các trên có thể giúp ích được cho bạn trong tương lai. Nếu bạn không muốn rơi vào trường hợp tương tự, bắt đầu từ lúc này bạn nên cẩn thận trong việc xóa email, cũng như tham khảo thêm cách chuyển tiếp các email quan trọng đến một tài khoản phụ của mình.

mẹo hay trong google sheets

Bật mí những mẹo hay trong Google Sheets – Giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả

Khi bạn bắt đầu làm việc với Google Sheets, bạn muốn công việc với các bảng tính trở nên dễ dàng hơn thông các mẹo mà bạn có thể sử dụng nhiều nhất từ nó.

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ bật mí cho bạn một số mẹo hay trong Google Sheets. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Nhập dữ liệu từ Biểu mẫu

Phân tích dữ liệu từ Google Biểu mẫu bằng cách gửi dữ liệu đó tới Trang tính.

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Biểu mẫu, hãy mở biểu mẫu có dữ liệu bạn muốn nhập.
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Responses (Câu trả lời).
  3. Nhấp vào Thêm Select response destination (Chọn đích phản hồi).
  4. Tạo một bảng tính mới hoặc chọn một bảng hiện có.
  5. Nhấp vào Create (Tạo) hoặc Select (Chọn).

Tiết kiệm thời gian với các mẫu

Nếu bạn đang tạo lặp đi lặp lại các loại tệp giống nhau, chẳng hạn như báo cáo chi phí và đơn đặt hàng, hãy tiết kiệm thời gian với một mẫu.

mẹo hay trong Google Sheets

Chọn một mẫu hiện có:

  1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
  2. Bấm vào mẫu bạn muốn mở nó.

Tạo mẫu của riêng bạn:

  1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
  2. Ở đầu thư viện, hãy nhấp vào tên tổ chức của bạn.
  3. Nhấp vào Submit Template (Gửi mẫu).
  4. Bấm vào Select a spreadsheet (Chọn bảng tính), và chọn tệp mẫu bạn đã tạo, sau đó bấm Open (Mở).
  5. Chọn một danh mục cho tệp của bạn.
  6. Nhấp vào Submit (Gửi).

Tìm hiểu xem ai đó thay đổi bảng tính

Quy tắc thông báo cho bạn biết khi có bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính.

Tạo quy tắc thông báo:

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, mở bảng tính mà bạn muốn đặt thông báo.
  2. Nhấp vào Tools (Công cụ) Notification rules (Quy tắc thông báo).
  3. Chọn thời điểm và cách bạn muốn nhận thông báo.
  4. Nhấp vào Save (Lưu).

Thêm hộp kiểm vào ô

Sử dụng hộp kiểm để làm cho Trang tính tương tác hơn. Bạn có thể sử dụng hộp kiểm với biểu đồ, bộ lọc, bảng tổng hợp và công thức.

Thêm hoặc xóa hộp kiểm:

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấp vào Insert (Chèn) Checkbox (Hộp kiểm).
  3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Khóa các ô để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

Trong một File Sheets có nhiều người cùng chỉnh sửa, bạn muốn một ô dữ liệu nào đó không muốn bị chỉnh sửa. Trong Google Sheets sẽ hỗ trợ bạn việc này. 

mẹo hay trong Google Sheets

Bước 1: Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn ngăn chặn những thay đổi

Bước 2: Nhấn vào Data (Dữ liệu) > Protected sheets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ).

Bước 3: (Tùy chọn) Nhấn vào +Add a sheet or range (Thêm trang tính hoặc dải ô) 

Bước 4: Một menu sẽ mở phía bên phải xuất hiện

Bước 5: Nhấp vào và kéo các dữ liệu cần phải được bảo vệ.

Bước 6: Nhấn vào Set permissions (Đặt quyền)

Bước 6: Đặt quyền chỉnh sửa phạm vi: 

  • Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh cáo khi chỉnh sửa phạm vi này)
  • Restrict who can edit this range (Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này):
  • Only you (Chỉ bạn)
  • Custom (Tùy chỉnh)

Sử dụng tìm và thay thế trong Google Sheets

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở Google Sheets.
  2. Nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) và sau đó Find and replace (Tìm và thay thế).
  3. Bên cạnh Find (Tìm), hãy nhập từ bạn muốn tìm. Nếu bạn muốn thay thế từ, hãy nhập từ mới bên cạnh Replace with (Thay thế bằng).
  4. Tùy chọn: Thu hẹp tìm kiếm của bạn bằng cách sử dụng một tùy chọn bên dưới.
  • Match case (Khớp chữ hoa/chữ thường).
  • Match entire cell contents (Khớp toàn bộ nội dung).
  • Search using regular expressions (Tìm kiếm bằng cụm từ thông dụng).
  1. Để thay thế từ được đánh dấu, hãy nhấp vào Thay thế. Để thay thế từ mỗi khi nó được sử dụng, hãy nhấp vào Thay thế tất cả .Also search within formulas (Cũng tìm kiếm trong công thức).

Phân tách văn bản, xóa các ô trùng lặp hoặc cắt bỏ khoảng trắng

Phân tách dữ liệu thành các cột

Bạn có thể phân tách dữ liệu đã xác định rõ ràng, như văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, thành nhiều cột bằng Google Sheets. Ví dụ: cột có tiêu đề “Họ, Tên” có thể được phân tách thành 2 cột: “Họ” và “Tên”.

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  • Nếu dữ liệu đã có trong trang tính, hãy chọn các ô bạn muốn phân tách.
  • Nếu dữ liệu chưa có trong trang tính, hãy dán dữ liệu.
  1. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) sau đó Split text into columns (Phân tách văn bản thành các cột).
  2. (Tuỳ chọn) Hãy nhấp vào trình đơn thả xuống trong Separator (Dòng phân cách): 
  • Detect automatically (Tự động phát hiện)
  • Comma (Dấu phẩy)
  • Semicolon (Dấu chấm phẩy)
  • Period (Dấu chấm)
  • Space (Dấu cách)
  • Custom (Tùy chỉnh)

Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, bạn có thể nhấp vào phần Dán Dán sau đó Phân tách văn bản thành các cột.

Xóa hàng có dữ liệu lặp lại

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn loại bỏ nội dung trùng lặp.
  • Các ô có giá trị giống hệt nhau nhưng loại chữ, định dạng hoặc công thức khác nhau thì được coi là trùng lặp.
  1. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu)sau đó Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).
  2. Chọn các cột cần bao gồm và liệu dữ liệu có các tiêu đề hay không.
  3. Nhấp vào phần Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).

Lưu ý: Nếu bạn chọn một ô duy nhất trong một dải ô, các ô chứa giá trị trùng lặp sẽ bị xóa cho toàn bộ dải ô đó.

Xóa dấu cách thừa

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa dấu cách đầu câu, dấu cách cuối câu thừa hoặc dấu cách thừa.
  3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) sau đó Trim whitespace (Cắt bỏ khoảng trống).

Đặt thông báo cho Google Sheets

Bạn sẽ không nhận được thông báo khi thực hiện thay đổi trên bảng tính của mình, nhưng bạn sẽ nhận được thông báo khi người khác thay đổi.

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Mở một bảng tính trong Google Sheets trên máy tính.
  2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Tool (Công cụ) sau đó Notification rules (Quy tắc thông báo).
  3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn thực hiện các lựa chọn trong Notify me at abc@gmail.com when… (Thông báo cho abc@gmail.com tôi qua khi…)
mẹo hay trong Google Sheets
  • Any change are made (Mọi thay đổi được thực hiện):  Đặt thông báo khi có người thực hiện thay đổi đối với bảng tính.
  • A user submits a form (Người dùng gửi biểu mẫu): Đặt thông báo khi ai đó điền vào biểu mẫu.
  1. Trong Notify me with… (Thông báo cho tôi bằng) hãy lựa chọn thông báo mà bạn muốn:
  • Email – daily digest (Email – thông báo hàng ngày): Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi.
  • Email – right away (Email – ngay lập tức): Gửi email về mọi thay đổi.
  1. Nhấp vào phần Save (Lưu) > Done (Đã xong).

Hãy đồng hành cùng GCS trong các bài viết tiếp theo nhé. Hãy cùng chúng tôi khám phá thêm nhiều điều thú vị trong Goolge Sheeets để giúp cho hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trên môi trường Internet hiệu quả nhất.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Cách trích xuất bảng tính từ Google Sheets sang Microsoft Excel

Cách trích xuất bảng tính từ Google Sheets sang Microsoft Excel

Khi bạn làm một công việc với các dãy số, các danh sách, các bảng cột dữ liệu,… bạn cần sử dụng bảng tính. Hiện nay các chương trình hay công cụ bản tính rất đa dạng và nhiều chức năng. Nhưng có lẽ ta không thể không nhắc tới Microsoft Excel và Google Sheets. Trong bài viết dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách trích xuất bảng tính từ Google Sheets sang Microsoft Excel.

Hướng dẫn cách In các Sheet trong Google Sheets

Có 2 cách để bạn in bảng tính của mình: 

Cách 1: 

trích xuất bảng tính
  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính tại trang sheets.google.com.
  2. Nếu bạn muốn in một phần của bảng tính, hãy chọn các ô hoặc trang tính.
  3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần File (Tệp)sau đóPrint (In) .
  4. Nhấp vào mục Print (In).
  • Để in các ô bạn đã chọn ở bước hai, hãy nhấp vào mục Selected cells (Các ô đã chọn).
  • Để in trang tính bạn đã chọn ở bước hai, hãy nhấp vào mục Current sheet (Trang tính hiện tại).
  1. Nhấp vào mục Next (Tiếp theo).
  • Nếu bạn đang sử dụng Chrome, hãy nhấp vào mục In trong cửa sổ xuất hiện.
  • Nếu bạn đang sử dụng Firefox hoặc Safari, tệp PDF sẽ tự động tải xuống. Trong trình xem PDF, hãy chuyển đến mục Tệp sau đó In.

Cách 2: 

trích xuất bảng tính
  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính tại trang sheets.google.com.
  2. Nếu bạn muốn in một phần của bảng tính, hãy chọn các ô hoặc trang tính.
  3. Trên thanh công cụ nhấp vào biểu tượng In .
  4. Nhấp vào mục Print (In).
  • Để in các ô bạn đã chọn ở bước hai, hãy nhấp vào mục Selected cells (Các ô đã chọn).
  • Để in trang tính bạn đã chọn ở bước hai, hãy nhấp vào mục Current sheet (Trang tính hiện tại).
  1. Nhấp vào mục Next (Tiếp theo).
  • Nếu bạn đang sử dụng Chrome, hãy nhấp vào mục In trong cửa sổ xuất hiện.
  • Nếu bạn đang sử dụng Firefox hoặc Safari, tệp PDF sẽ tự động tải xuống. Trong trình xem PDF, hãy chuyển đến mục Tệp sau đó In.

Cách trích xuất bảng tính từ Google Sheets sang Microsoft Excel

Trước khi bắt đầu, bạn đảm bảo rằng phông chữ và màu văn bản nhất quán trong toàn bộ tài liệu. Nếu Google Trang tính đang mở, hãy thực hiện các bước sau:

trích xuất bảng tính

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở một bảng tính tại trang sheets.google.com.

Bước 2: Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần File (Tệp)sau đóDownload (Tải xuống).

Bước 3: Chọn định dạng file bạn muốn tải xuống:

trích xuất bảng tính
  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • OpenDocument format (Định dạng OpenDocument) (.ods)
  • PDF document (Tài liệu PDF) (.pdf)
  • Web page (Trang web) (.html, zipped)
  • Comma-separated values (Các giá trị được phân cách bằng dấu phẩy) (.csv, current sheet)
  • Tab-separated values (Các giá trị được phân cách bằng tab) (.tsv, current sheet)

Tạo một bản sao cho trang tính

Sao chép bảng tính rất hữu ích để tạo mẫu. Ví dụ, nếu bạn viết nhiều kế hoạch dự án, hãy tạo bản sao của một kế hoạch. Sau đó, cập nhật từng bản sao cho một dự án mới mà không cần phải định dạng lại.

trích xuất bảng tính
  1. Nhấp vào File (Tệp) Make a copy (Tạo bản sao).
  2. (Tùy chọn) Bạn có thể đổi tên bản sao, thay đổi nơi bạn lưu bản sao đó trong Drive và chia sẻ bản sao đó với cùng các cộng tác viên.

Gửi bản sao qua email

Nếu bạn cần cộng tác với ai đó trên bảng tính của mình ở định dạng hoặc chương trình cũ, chẳng hạn như PDF hoặc Excel, bạn có thể gửi nó qua email dưới dạng tệp đính kèm.

trích xuất bảng tính
  1. Mở bảng tính và nhấp vào File (Tệp) Email Email as attachment (Email dưới dạng tệp đính kèm).
  2. Chọn một định dạng.
  3. Nhập địa chỉ email hoặc nhóm mà bạn muốn gửi bản sao.
  4. Thêm tin nhắn.
  5. Nhấp vào Send (Gửi).

Google Sheets có thể chạy macro Excel không?

Google Sheets không thể chạy macro Excel. Mỗi ứng dụng sử dụng macro, nhưng Excel và Google Sheets sử dụng ngôn ngữ tập lệnh khác nhau để lưu trữ và chạy macro của chúng. Các ngôn ngữ này không tương thích, vì vậy bất kỳ macro nào trong bảng tính Excel mà bạn nhập vào Google Slides sẽ cần được tạo lại sau khi bạn đã hoàn tất quá trình nhập.

Bây giờ bạn đã có thêm nhiều sự lựa chọn về các loại định dạng giúp tải các bảng dữ liệu về thiết bị của mình, linh hoạt hơn khi in ấn hay tùy chỉnh tiện lợi bất cứ nội dung nào sao cho đúng với mong muốn.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn