10 mẹo tổ chức và điều hành làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite

Do ảnh hưởng của Corona Virus, hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang thực hiện các chiến lược liên quan tới làm việc từ xa – Remote Work nhằm đảm bảo công việc không bị đình trệ quá nhiều.

Trên thực tế hình thức Remote Work – làm việc từ xa không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số công ty gặp khó trong việc duy trì năng suất làm việc tại nhà của họ, ngoài ra còn nhiều vấn đề khác như giao tiếp giữa khách hàng hoặc thành viên trong nhóm.

May mắn thay, mới đây Google đã ra thông báo miễn phí tính năng cao cấp của Hangouts Meet cho toàn bộ người dùng, giúp bạn luôn kết nối, làm việc hiệu quả, theo dõi các nhiệm vụ của mình và làm cho công việc trực tuyến của bạn dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số cách hay nhất để thúc đẩy cộng tác khi các nhóm của bạn làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite.

  1. Tổ chức các cuộc họp video từ xa với các thành viên trong nhóm: Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Hangouts Meet sẽ cho phép bạn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, bất cứ lúc nào, chỉ với một máy tính hoặc một thiết bị di động. Tham gia một cuộc họp video để lên ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện từ xa và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại hay gặp nhau trực tiếp mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp. Tìm hiểu thêm về Hangouts Meet tại đây.
  2. Thuyết trình, giao tiếp với khách hàng từ xa: Khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Hangouts Meet để trình bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của bạn tới khách hàng từ xa. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để mọi người ở các múi giờ khác có thể xem chúng sau và bật phụ đề để mọi người xem.
  3. Chỉnh sửa tài liệu nhóm realtime: Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa. Không cần gửi email qua lại và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs , Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trao đổi trực tiếp trong cửa sổ làm việc với các tệp. Thay đổi tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập các phiên bản cập nhật nhất.
  4. Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên nhóm từ bất cứ nơi nào trên thế giới: Bạn muốn làm sao để dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Bạn có thể lưu tất cả các file nhóm của bạn trong một thư mục trong Google Drive hoặc các ổ đĩa được chia sẻ và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tập tin đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn các tệp mới nhất trên mọi thiết bị bất cứ lúc nào.
  5. Broadcast thông tin mới nhất tới các nhóm bằng Google Sites: Website là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin. Để cung cấp thông tin cho tổ chức của bạn hoặc khách hàng của bạn, hãy xây dựng các trang web với Google Sites và nhúng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các tệp khác từ Drive. Tài liệu, bảng tính và bản trình bày cũng là những công cụ quan trọng để giúp nhóm của bạn cập nhật thông tin thay đổi theo từng phút. Google Sites cũng cung cấp một loạt các tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào quy mô đối tượng khách hàng của bạn.
  6. Đơn giản hóa việc liên lạc với team mailing list: Bạn cần chia sẻ thông tin tương tự với các thành viên trong nhóm? Google hỗ trợ bạn giao tiếp dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Google Groups cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email riêng cho mọi người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên, như lịch nhóm và tài liệu Drive cùng với mọi người cùng một lúc.
  7. Theo dõi lịch trình và phối hợp thực hiện kế hoạch dự án: Bạn có thể khó theo dõi các dự án và lịch trình làm việc của nhóm, đặc biệt là với việc thay đổi thời hạn và bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc của nhóm của bạn và theo dõi hoàn thành kế hoạch dự án với Google Sheets. Các thành viên trong nhóm trên toàn cầu có thể trực tiếp cập nhật tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải xem qua các cập nhật email của mọi người. Với tất cả mọi người truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch trình thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Thêm vào đó, bạn có thể xem phản hồi từ đồng nghiệp trong thời gian thực.
  8. Tổ chức, sắp xếp thời gian hợp lý với lịch nhóm: Khi một nhóm được trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, việc tổ chức ngày họp phù hợp với mọi người là rất khó khăn. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lịch của các thành viên trong nhóm để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ, v.v. Với Google Calendar bạn có thể biết khi mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để sắp xếp các cuộc họp hoặc sự kiện của nhóm.
  9. Trao quyền cho các thành viên tham gia phòng chat của các nhóm, dự án: Khuyến khích các thành viên trong nhóm dựa trên các vị trí khác nhau để duy trì kết nối bằng cách tạo phòng chat trên Google Hangouts. Với Google Hangouts người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các thực tiễn tốt nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.
  10. Thu thập ý kiến, thông tin phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng: Bạn muốn thu thập thông tin phản hồi, ý kiến từ các thành viên trong nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms, bạn có thể tạo và phân tích khảo sát ngay trên trình duyệt di động hoặc web của mình. Tạo một cuộc khảo sát về sự hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về các tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến ​​nhanh chóng và hơn thế nữa. Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người trả lời, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Biểu mẫu hoặc Trang tính.

Trên đây chỉ là một vài cách mà GCS.vn và đội ngũ G Suite đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, trong công ty. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng. Để biết thêm thông tin, hãy theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog chúng tôi tại đây.

So sánh các phiên bản của G Suite mới nhất

Bạn đang phân vân không biết nên chọn phiên bản G Suite (tên cũ là Google Apps) nào cho phù hợp ? Hoặc bạn đang cân nhắc nâng cấp phiên bản G suite hiện tại để sử dụng nhiều tính năng hơn ? Trong bài viết này, GCS sẽ làm rõ sự khác nhau giữa các phiên bản G Suite năm 2019.

Google cung cấp 3 phiên bản G Suite chính là :

  • G Suite Basic (Bao gồm các phiên bản nonprofits và government agencies)
  • G Suite Business (Bao gồm G Suite for Education)
  • G Suite Enterprise

Sử dụng Email và hỗ trợ

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Dung lượng lưu trữ Email và Drive30GBKhông giới hạn *Không giới hạn *
Giới hạn kích thước tệp đính kèm25MB25MB25MB
Số người nhận tối đa cho mỗi tin nhắn500500500
Số người nhận tối đa/ngày cho mỗi người dung ( bên ngoài miền của bạn)200020002000
Đảm bảo 99.9% thời gian hoạt động ✓ ✓ ✓
24/7 Hỗ trợ qua điện thoại ✓ ✓ ✓
Ưu tiên hỗ trợ Email ✓ ✓  ✓
Video Conferencing ✓ ✓  ✓

*Sử dụng dưới 5 tài khoản người dùng mỗi tài khoản có 1TB dung lượng.

Gói Google G Suite Basic vẫn có thể dùng Google Vault với phí tính thêm như một tiện ích.

Địa chỉ và danh sách gửi thư

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp (your@yourcompany.com) ✓ ✓ ✓
Địa chỉ truy cập www của bạn trong Google Sites (www.yourcompany.com) ✓ ✓ ✓
Địa chỉ tên miền (yourname@company2.com) ✓ ✓ ✓
Danh sách gửi thư ( quản trị viên) ✓ ✓ ✓
Danh sách gửi thư ( người dùng kiểm soát) ✓ ✓ ✓

Bảo mật và kiểm soát

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Kiểm soát và quản lý mật khẩu cao ✓ ✓ ✓
Xác minh hai bước ✓ ✓ ✓
Single Sign On (SSO) ✓ ✓ ✓
Thực hiện các kết nối SSL ✓ ✓ ✓
Khóa bảo mật do người dùng quản lý ✓ ✓
Khóa bảo mật được quản trị viên quản trị trên toàn miền ✓ ✓
Quản lý thiết bị di động* ✓ ✓ ✓
Mobile audit** ✓ ✓
Kiểm tra và báo cáo nâng cao Drive ✓ ✓
Kiểm soát quản trị viên cấp cao của Drive  ✓ ✓
Ngăn chặn mất dữ liệu trên Drive ✓
Phòng tránh mất dữ liệu của Gmail **  ✓
Tìm kiếm nhật ký Gmail trong BigQuery  ✓
Tích hợp Gmail với các công cụ lưu trữ bên thứ 3 ✓
Các tài liệu được đính kèm email được scan trước khi gửi đi dựa theo quy định setup ban đầu  ✓
Quản lý khóa bảo mật ✓
S/MIME mã hóa email ✓
Mã hóa bảo mật thông tin khi gửi đi và ngay tại hộp thư ✓ ✓ ✓
Thực thi và chứng nhận từ doanh nghiệp ✓ ✓ ✓
Vault for eDiscovery, lưu trữ và thực thi ✓
Kiểm soát truy cập dữ liệu của bên thứ ba với whitelist (app whitelisting) ✓

Các cuộc họp doanh nghiệp

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Hangouts ✓ ✓ ✓
Truy cập ngay lập tức từ thiết bị di động ✓ ✓ ✓
Khách dễ dàng truy cập với liên kết ✓ ✓ ✓
Truy cập vào cuộc họp ✓
Cuộc họp quy mô lên tới 50 người tham dự  ✓

Đăng nhập

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Hỗ trợ tất cả các trình duyệt ✓ ✓ ✓
Điện thoại di động và máy tính bảng ✓ ✓ ✓
Thư ngoại tuyến ( khi offline) và trình chỉnh sửa tài liệu ✓ ✓ ✓
Hỗ trợ IMAP and POP ✓ ✓ ✓
Hỗ trợ Microsoft Outlook ✓ ✓ ✓

Chuyển dữ liệu

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Di chuyển dữ liệu bằng bảng điều khiển dành cho quản trị viên ✓ ✓ ✓
Thư, địa chỉ. Liên hệ và lịch di chuyển từ Exchange, IBM Note và các máy chủ webmail khác ✓ ✓ ✓
Nhập email từ máy chủ lưu trữ web ✓ ✓ ✓
Nhập nhiều người dùng từ Microsoft Exchange ✓ ✓ ✓
Nhập nhiều người dùng từ IBM Notes ✓ ✓ ✓

Tùy chọn đồng bộ hóa doanh nghiệp

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Đồng bộ hóa dữ liệu người dùng với máy chủ LDAP của bạn  ✓ ✓  ✓
Sử dụng lịch linh động với G Suite ✓ ✓ ✓

Quản lý điều hành

Tiêu chí so sánhG Suite BasicG Suite BusinessG Suite Enterprise
Tùy chọn để vô hiệu hóa quyền truy cập IMAP/POP  ✓ ✓ ✓

Vậy là GCS.vn đã giới thiệu và so sánh chi tiết tính năng các phiên bản G Suite là G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite Basic. Với rất nhiều tính năng nổi trội như trên G Suite xứng đáng là một bộ ứng dụng văn phòng hàng đầu. Những so sánh trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình tìm được một gói dịch vụ phù hợp với đầy đủ những tính năng cần thiết. Chúc các bạn có quyết định đúng đắn ! Bạn có thể tham khảo bảng giá G Suite được GCS.vn cung cấp tại đây.