Biến Google Sheets thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết và  tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản. Chắc hẳn các bạn đã biết được rằng Google Sheets không chỉ là một ứng dụng bảng tính đơn thuần mà Google Sheets còn là một công cụ tăng năng suất trong công việc rất tuyệt vời. Đặc biệt trong bài viết này, GCS.vn sẽ đi sâu hơn nữa vào thực tế và hướng dẫn các bạn cách để biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp. Biến  mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với sức sáng tạo vô tận và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể.

Tại sao lại là Google Sheets?

Thực ra, chúng ta có rất nhiều cách, ứng dụng từ nhỏ đến lớn để quản lý một dự án, quản lý công việc trong team hay một hệ thống CRM, nhưng tại sao chúng tôi lại đề xuất bạn sử dụng Google Sheets? Tại sao chúng tôi lại khuyến khích bạn sử dụng Google Sheet để trở xây dựng một Workspace làm việc nhóm online hiệu quả:

  • Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí! Hệ thống mà muốn dùng tốt, miễn phí thì thường giới hạn tính năng.
  • Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, miễn phí thì hoặc phải tự xây dựng hoặc bỏ tiền mua mã nguồn, như vậy tốn công bảo trì hệ thống và tài nguyên máy chủ …
  • Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không vừa ý.
  • Trong trường hợp mua các hệ thống phần mềm thương mại thì gặp vấn đề rất lớn trong việc hướng dẫn đội nhóm theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải đào tạo đội nhóm các lý thuyết làm việc phù hợp.
  • Trong trường hợp các hệ thống miễn phí đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số người dùng.

Workspace là gì?

Sự thực thì Workspace là gì? Khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc.

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được. Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn. Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!

Biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả như thế nào?

Một trong những vấn đề băn khoăn lớn nhất mà đội ngũ GCS.vn / HVN đã trăn trở trong thời gian qua khi cung cấp giải pháp G Suite cho các doanh nghiệp. Đó là, trong hàng trăm ứng dụng mà Google cung cấp trong bộ giải pháp G Suite, làm sao để khách hàng của mình sau khi đăng ký dịch vụ có thể ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp để mang lại hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Để bắt đầu cho chuỗi các bài viết nâng cao hiệu suất ứng dụng G Suite cho doanh nghiệp, trong bài viết này GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả.

Đầu tiên, bạn truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới,  tại đây bạn bấm chọn Untitled spreadsheet ở đầu trang và đặt tên cho Sheets của mình là My Workspace hoặc bất kỳ 1 tên nào bạn muốn. Dưới dây là một mẫu Workspace mà chúng tôi đã tham khảo từ TrungDuc.Net:

1. Tab Settings / Thiết lập

Để linh động mà vẫn đúng theo format và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng, một Workspace cần có Tab Settings / Thiết lập: Sheet này có chức năng tùy biến các tùy chọn như trạng thái công việc, người giao việc, nhân viên chịu trách nhiệm, mức độ quan trọng của công việc …

2. Tab Home / Trang chủ

Một Workspace luôn cần một sheet Home / Trang chủ: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án / công việc. Mọi thành viên trong nhóm ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

3. Tab Tasks / Công việc

Sheet Tasks / Công việc sẽ có nhiệm vụ hiển thị dạng danh sách các công việc mọi người giao cho nhau, nội dung chi tiết cần thực hiện, mức độ quan trọng của công việc như thế nào, thời gian bắt đầu, deadline, trạng thái công việc đang thực hiện. Bạn có thể lọc danh sách các nhiệm vụ bởi các mục có sẵn và “giao lại trách nhiệm cho một người khác” trong các nhiệm vụ hiện có. Ví dụ, nếu một trong những nhân viên của bạn bị sa thải và bạn cần phải thay đổi người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ trước kia nhân viên này đảm nhiệm, bạn có thể lọc theo trường dữ liệu người chịu trách nhiệm và chỉnh sửa lại một cách đơn giản.

Ví dụ với 1 Workspace launching dự án mới của MZG, nhân sự sẽ có 1 tab Tasks riêng để giao việc và ép nhau vào khuôn khổ

Một ví dụ khác với bộ phận HR của khối Backoffice (thuộc MZG), mọi người đều giao tiếp công việc qua đây, có thêm phần quan trọng & gấp.

4. Tab R & Ds

Tab này có nhiệm vụ giúp các thành viên trong dự án có thể suy nghĩ và lên thật nhiều ý tưởng hay ho và chưa-chắc-đã-thiết-thực cho dự án. Tab này thực ra chỉ cần có:

  • Nội dung & diễn giải phân tích nghiên cứu
  • Ai là người đưa ra đề xuất
  • Đánh giá mức độ quan trọng

Thêm 1 Workspace của Khối phát hành (thuộc MZG), các đề xuất R&D (đa phần bị ẩn do lý do bảo mật thông tin), nhưng mọi người có thể xem header để biết nội dung cần có thể là gì.

5. Tab Financial / Thu chi

Một dự án thì đương nhiên phải có thu & chi để theo dõi tình hình và cuối cùng tính ra lợi nhuận của dự án. Với công việc tính toán thì Google Sheets lại vô cùng xuất sắc với tính đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt.

Ví dụ 1 Workspace dự án riêng của MZG có Thu & Chi khá rõ ràng, kể cả các khoản nhỏ nhất…

6. Tab Info / Thông tin

Tab Info / Thông tin sẽ cung cấp thông tin cơ bản và thiết yếu cho các thành viên trong nhóm, có thể là:

  • Thông tin về quy trình làm việc
  • Thông tin về các tài khoản
  • Thông tin về các thành viên trong nhóm / công ty
  • Thông tin về các tài liệu cần đọc trước khi bắt tay vào làm
  • Thông tin về các kênh truyền thông mà dự án đang sở hữu
  • Thông tin về các công cụ
  • Thông tin về mọi thứ mà chúng ta cần phải làm, để đảm bảo thành viên khi truy cập Workspace không bị bỡ ngỡ

Ví dụ 1 Tab thông tin về các công cụ mà nhân sự MZG nên dùng trong 1 Workspace chung…

6. Các Tab khác

Phía trên là một số tab mà chúng tôi thấy hầu hết các Workspace đều có, tuy nhiên sẽ có những Workspace có đặc thù & nhu cầu sử dụng riêng, lúc đó bạn phải tùy biến để tạo ra các tab khác tùy theo nhu cầu.

Nhưng bạn có tin không, hệ thống ERP của MZG là một loạt các Workspace trên Google Sheet, với Workspace for all member dành cho nhân sự mới, sau đó link đến các Workspace của từng khối & công ty khác nhau. Nghe phức tạp vậy thôi chứ như lúc đầu mình đã viết:

  • Sử dụng và ứng dụng linh hoạt
  • Tương tác trực tuyến tốt
  • Lưu trữ nội dung tuyệt vời
  • Tốc độ truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị tốt
  • Miễn phí
  • Tích hợp với mọi nền tảng và hệ thống ngon lành

Ví dụ với 1 Tab xin nghỉ phép của MZG -> HR sẽ nhập vào sau khi có request bản cứng từ nhân sự -> Tab Lương ở bên cạnh sẽ tự động tính toán lương

Nữa là việc nhân viên mới sẽ điền 1 chút thông tin và Workspace của HR sẽ tự động nhận thông tin, và nhiều việc phải làm sau đó

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm 1 hệ thống HRM, CRM, ERP đáp ứng mọi tiêu chí và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ? Thì Google Sheets là một lựa chọn phù hợp, vì nó tự động đồng bộ lên Workspace của bộ phận HR và cùng với Tab nghỉ phép để ra bảng lương xịn xò tùy biến công thức mà chả có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào!!!

Hy vọng các bạn sẽ ứng dụng tốt Google Sheets vào thực tế doanh nghiệp và tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Có quá nhiều Case study để có thể chia sẻ hết, các bạn hãy cứ comment nếu thấy cần giải quyết khâu nào nhé. Trong thời gian tới GCS.vn sẽ cố gắng cung cấp thêm các case study thực tế hơn nữa để các bạn có thể có tài liệu tham khảo và ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

Bài viết có tham khảo từ https://trungduc.net/workspace-ung-dung-google-sheet-a-z/

Ứng dụng Google Sheets quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thời đại công nghệ thông tin 4.0 sinh ra nhiều phần mềm quản lý bán hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, tuy nhiên nếu hàng hóa của bạn chưa nhiều, hoặc quy mô doanh nghiệp còn khiêm tốn thì lựa chọn tối ưu nhất là sử dụng Google Sheets trong bộ giải pháp G Suite từ Google.

Đầu tiên kể sơ qua về cách dùng Google Sheets (gọi tắt là Sheets). Bạn chỉ cần có 1 tài khoản Google thì có thể đăng nhập và sử dụng tất cả các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, Docs, Keep … Ngoài ra để chuyên nghiệp hơn nữa, bạn có thể đăng ký G Suite để có một tài khoản Google theo tên miền riêng của doanh nghiệp thay vì sử dụng đuôi @gmail.com.

1. Lập danh sách hàng hóa

Bước 1: Truy cập www.drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google sẵn có của bạn, nếu chưa có tài khoản G Suite bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày tại đây. Tạo một folder (tệp) mới, đặt tên folder theo tên cửa hàng / công ty của bạn để tiện theo dõi. Trong folder vừa tạo, bạn click chuột vào nút “Tạo” và tạo một file “Trang tính” mới (hay còn gọi là Google Sheets).

Giao diện của “Trang tính” này hoàn toàn giống với giao diện Microsoft Excel mà các bạn hay dùng trên Windows. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheets nằm ở chỗ:

  • Cập nhật dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, được lưu bởi điện toán đám mây, không bao giờ sợ mất dữ liệu.
  • Xem mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính.
  • Chức năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải bấm, không lo mất điện mà bị “bay mất” dữ liệu nữa.
  • Chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
  • Chia sẻ dưới dạng “chỉ được xem” trong trường hợp không muốn người khác thay đổi dữ liệu của mình.
  • Sử dụng các công thức để tính toán mà không cần máy tính.
  • Tương tác realtime (thời gian thực), cùng xem và chỉnh sửa file với đồng nghiệp.

Bước 2: Bước tiếp theo là sắp xếp cột dữ liệu. Các trường sau nên có trong file dữ liệu để quản lý hàng hóa cho thuận tiện:

  • Ngày nhập hàng
  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm (nếu cần)
  • Số lượng sản phẩm
  • Giá gốc
  • Giá vận chuyển (giá ship)
  • Giá bán
  • Lãi dự kiến
Mẫu quản lý danh sách sản phẩm bằng Google Sheets

Bước 3: Sắp xếp các cột xong thì chúng ta bắt tay vào phân loại hàng hóa, bạn có thể phân loại theo đợt hàng hoặc theo từng Nhãn hiệu hàng hóa để tiện theo dõi doanh số cũng như số lượng bán ra:

  • Sắp xếp theo Đợt hàng (ví dụ hàng Đợt 1, Đợt 2, Đợt 3…) => lý do bởi mỗi đợt có thể chênh lệch giá khác nhau nên nếu gộp chung vào thì rất khó xác định giá bán sản phẩm.
  • Liệt kê lần lượt các sản phẩm (mỗi đợt nhập bao nhiêu sản phẩm, sản phẩm số lượng bao nhiêu, đánh mã số sản phẩm nếu cần,…)
  • Sắp xếp theo nhãn hàng hoặc công dụng (ví dụ nhãn hiệu Caudalie Pháp với các sản phẩm sữa rửa mặt, sữa tắm, kem dưỡng, xịt khoáng…)
  • Điền các số liệu cần thiết để dễ quản lý.

Tóm lại, cách quản lý hàng hóa bằng Sheet sao cho bạn cảm thấy dễ nhìn và dễ quản lý nhất, không cần phải theo bất cứ form cố định nào.

2. Cách quản lý hàng hóa cho cửa hàng / công ty của bạn

Khi bán hàng, có 3 vấn đề mà người bán hàng quan tâm nhất là: lượng hàng nhập vào (nguồn hàng), lượng sản phẩm bán ra và lượng hàng tồn kho. Đó là cách quản lý hàng hóa cơ bản của bất kì shop kinh doanh nào.

a. Hàng nhập

Các bạn chỉ cần điền đầy đủ và chi tiết là đã xong bước quản lý hàng nhập. Nhớ đừng quên sử dụng các công thức tính đơn giản như phép tính cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/). Ở mức nâng cao hơn Google Sheets cũng hỗ trợ bạn có thể viết cả công thức phức tạp để tính tiền hàng giống như Excel.

b. Hàng bán ra

Về dữ liệu bán ra chắc chắn sẽ phức tạp hơn, vì số lượng đơn hàng mỗi ngày khác nhau, bạn có thể tạo lập một Trang tính hàng hóa gồm những trường (theo hàng ngang) sau:

  • Tên sản phẩm
  • Giá gốc (đã gồm giá ship)
  • Giá bán
  • Thống kê chi tiết từng ngày bán hàng cụ thể
Mẫu quản lý hàng hóa bằng Google Sheets

Dưới cùng sẽ là thống kê doanh số theo ngày, từ đó tính ra tiền lãi. Đây là cách dễ nhất để nhìn xem số lượng hàng bán được mỗi ngày. Một trang tính sẽ mặc định là 1 tháng, bạn có thể lập nhiều trang tính trong cùng 1 file tài liệu.

c. Hàng tồn

Hàng tồn thì đơn giản chỉ cần làm một công thức nhỏ để tính bằng cách lấy tổng số hàng nhập trừ đi tổng số lượng hàng bán được mỗi ngày, nếu tiện theo dõi bạn có thể tạo một file riêng. Vậy là xong cách quản lý hàng hóa rồi. Thống kê lại hàng hóa sẽ giúp bản thân chủ cửa hàng / quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công việc kinh doanh của mình:

  • Biết được tình hình kinh doanh đến đâu, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn tồn đọng
  • Xây dựng được chiến lược quảng cáo hiệu quả hơn (giảm giá các sản phẩm còn tồn kho, có chương trình quà tặng kèm…)
  • Sử dụng Trang tính sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể, nhìn vào 1 trang tính thôi là biết số lượng, doanh thu, tiền lãi mỗi ngày

Tuy nhiên cũng còn nhiều bất cập trong việc cách quản lý hàng hóa bằng công cụ miễn phí này, như:

  • Điền thủ công các con số, dữ liệu sản phẩm.
  • Thao tác nhiều, tương đối phức tạp để ra được con số tính toán hợp lý.
  • Thiếu tính cơ động (ví dụ như xem hoặc chỉnh sửa trên di động)
  • Không tổng hợp được đơn hàng, khách hàng mỗi ngày.

Tất nhiên, không có công cụ nào hoàn hảo cả, cách quản lý hàng hóa tốt nhất vẫn là chủ động sao chép dữ liệu lại thật cẩn thận. Các bạn có thể tham khảo cách quản lý hàng hóa trên và đóng góp thêm thông tin bằng cách comment dưới bài viết này để GCS.vn có thể nâng cấp biểu mẫu này lên một phiên bản mới mạnh mẽ hơn nữa trong thời gian tới nhé.

Tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết. Có thể bạn nghĩ rằng chỉ một số người nhất định mới phải sử dụng trang tính để làm việc với những con số và dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng Google Sheets cho rất nhiều các công việc hàng ngày.  Liệu bạn có đang phải tạo lập một ngân sách, lên kế hoạch làm vườn hay tạo hóa đơn hoặc  bất cứ thứ gì bạn có thể nghĩ đến, thì Google Sheets là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn làm điều đó. Hãy xem slideshow dưới đây để học thêm về một số cách sử dụng trang tính.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản sử dụng Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Tạo một trang tính mới trên Google

1.Truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống

2.Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới

3.Để đặt tên cho trang tính, chọn  Untitled spreadsheet  ở đầu trang. Gõ tên và nhấn Enter.

4.Trang tính của bạn sẽ được đổi tên

5.Bất cứ khi nào bạn cần xem hoặc chỉnh sửa trang tính, bạn có thể truy cập lại nó từ Google Drive của mình, nơi nó đã được lưu tự động.

Bạn có thể để ý rằng không có nút save. Đó là bởi vì Google Drive sử dụng tính năng autosave, nó sẽ ngay lập tức tự động lưu lại những thay đổi khi bạn thực hiện chỉnh sửa với chúng.

Giao diện của Google Sheets

Để sử dụng và chỉnh sửa trang tính, bạn sẽ cần phải làm quen với giao diện của Google Sheets

Nhấn chọn các nút trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về giao diện của Google Sheets.

Những thao cơ bản với ô trong Google Sheet

Mọi trang tính đều được tạo bởi hàng nghìn các hình chữ nhật, nó được gọi là các ô. Mỗi ô là giao của một hàng và một  cột. Các cột được nhận biết bằng các chữ cái (A, B, C); trong khi đó các hàng được nhận biết bằng các con số (1,2,3)

Mỗi ô sẽ có một tên riêng hoặc một địa chỉ ô– dựa trên hàng và cột của nó. Trong ví dụ này, ô được chọn là giao giữa cột C và hàng 10, vì vậy mà địa chỉ ô là C10.

Để ý rằng đầu cột và hàng của một ô sẽ tối hơn khi ô đó được chọn.

Bạn cũng có thể lựa chọn nhiều ô cùng một lúc. Một tập hợp các ô được gọi là một dãy.  Thay vì một địa chỉ ô đơn, thì địa chỉ của một dãy sẽ là ô đầu tiên và ô cuối cùng của dãy, được phân cách nhau bởi dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy gồm các ô A1, A2, A3, A4, và A5 sẽ được viết là A1:A5.

Dưới đây là hình ảnh hai dãy được chọn

Dãy A2:A8

Dãy A2:B8

Tìm hiểu về nội dung trong ô

Bất kì các thông tin nào bạn nhập vào trong trang tính sẽ được lưu trữ vào trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các kiểu nội dung khác nhau như: văn bản, định dạng, công thức hoặc các hàm.

  • Text: Các ô chứa văn bản như: chữ cái, số và ngày tháng.
  • Formatting attributes: Các ô chứa các thuộc tính định dạng khi thay đổi kiểu chữ, số và ngày tháng được biểu diễn. Ví dụ, khi biểu diễn phần trăm có thể biểu diễn dưới dạng 0.15 hoặc 15%. Bạn thậm chí còn có thể thay đổi màu nền của các ô.
  • Fomulas and funtions: Các ô chứa các công thức và hàm dùng để tính toán giá trị. Ví dụ, hàm SUM(B2:B8)là hàm  thêm giá trị của các ô trong dãy B2:B8 và đưa ra giá trị tổng trong ô B9.

Cách chọn ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung, điều đầu tiên bạn cần làm là chọn ô.

1.Nhấp chuột vào ô để chọn

2.Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được chọn

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím

Cách chọn một dãy các ô

1.Nhấp chuột và kéo cho đến khi tất cả các ô bạn muốn chọn đều được highlight.

2.Nhả chuột để chọn cả dãy

Cách chèn nội dung vào ô

1.Chọn ô cần chèn

2.Gõ nội dung vào ô được chọn và nhấn Enter. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và trên thanh công thức. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức.

Cách xóa nội dung ô

1.Chọn ô muốn xóa

2.Nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ được xóa.

Cách sao chép và dán ô

Thật dễ dàng khi sao chép nội dung của một ô và dán nó vào ô khác.

1.Chọn các ô muốn sao chép

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac) trên bàn phím để sao chép.

3.Lựa chọn ô và các ô bạn muốn dán nội dung. Các ô được sao chép sẽ có đường viền bao quanh.

4. Nhấn  Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán ô.

Cách cut và dán ô

Không giống như sao chép và dán (tạo bản sao cho nội dung), cut và dán là di chuyển nội dung giữa các ô.

1.Chọn ô muốn cut

2.Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X (Windows) hoặc Command+X (Mac) trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ còn ở vị trí cũ cho đến khi nó được dán vào ô mới.

3.Chọn ô hoặc các ô muốn dán

3.Nhấn Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán

Tuy nhiên, sẽ có lúc bạn muốn sao chép và dán chỉ một phần nào đó của nội dung ô. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng tính năng Paste Special. Chọn Edit trên thanh công cụ, di chuyển chuột đến Paste Special, và lựa chọn kiểu thích hợp.

Cách kéo và thả ô

Thay vì cut và dán, bạn cũng có thể kéo và thả ô để di chuyển nội dung của chúng.

1.Chọn một ô, di chuyển chuột ra phía ngoài đường viền màu xanh. Con trỏ lúc này sẽ chuyển thành biểu tượng bàn tay.

2.Nhấn và kéo ô đến vị trí mong muốn

3.Nhả chuột để thả ô

Cách sử dụng fill handle

Khi bạn muốn sao chép nội dung của một ô tới nhiều ô khác, bạn có thể sao chép và dán từng ô. Nhưng cách làm này rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng file handle để sao chép và dán từ một ô sang các ô khác cùng dòng hoặc cột một cách nhanh chóng.

1.Chọn một ô muốn điền. Một hình vuông  nhỏ – fill handle– sẽ xuất hiện dưới góc bên phải của ô.

2.Di chuyển chuột đến fill handle. Con trỏ sẽ thay đổi về hình dấu cộng màu đen.

3. Nhấn và kéo fill handle đến hết các ô bạn muốn điền. Một đường chấm màu đen sẽ bao quanh các ô sẽ được điền.

4.Nhả chuột để điền tất cả các ô được lựa chọn.

Sử dụng fill handle để tiếp tục giá trị của một dãy.

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục nội dung của một dãy. Khi nội dung của một hàng hay một cột tuân theo một tuần tự nhất đinh- như các con số (1,2,3) hay ngày (Monday, Tuesday, Wednesday) thì fill handle sẽ đoán được nội dung  ở các ô tiếp theo. Trong ví dụ dưới đây, fill handle được sử dụng để kéo dài dãy chỉ ngày tháng của một cột.

Bài tập thực hành

  1. Mở Google Sheets và tạo một trang tính mới.
  2. Thay đổi tên trang tính từ Untitled Spreadsheet sang Practice Spreadsheet.
  3. Trong ô A1, gõ ngày tháng dưới dạng M/D/YY (ví dụ, 5/30/17).
  4. Sử dụng fill hande để ấn định ngày cho dãy A1:A10.
  5. Dùng kéo và thả để di chuyển các ngày sang dãy B1:B10
  6. Xóa nội dung ô B5
  7. Khi hoàn thành xong, trang tính của bạn sẽ trông như thế này:

Trên đây chúng ta đã tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản nhất về Google Sheets. Nó đã được chúng tôi đề cập đầy đủ hay bỏ lỡ một cái gì đó mà bạn sử dụng thường xuyên? Hãy cho tôi biết với bình luận bên dưới bài viết này.

Ứng dụng và cài đặt của địa chỉ email bí danh – Email Alias

Không nhiều người biết đến tính năng tạo địa chỉ email bí danh – Email Alias của G Suite. Nó có thể được hiểu là địa chỉ email được ngụy trang và nó thật sự tiện dụng với nhiều ứng dụng trong thực tế : bạn có thể quản lý nhiều địa chỉ Email trong cùng một tài khoản Google,có thể nhận được email từ người gửi qua alias khi họ nhập sai thông tin của bạn, hoặc bạn cũng có thể cài đặt sử dụng địa chỉ alias để gửi mail thay cho tài khoản chính.

Bài viết này GCS.VN xin sử dụng thuật ngữ Email Alias để giới thiệu cho bạn đọc.

Tổng quan về Email Alias

Có 2 loại địa chỉ Email alias :

  1. Địa chỉ email alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain) của bạn trong gói G Suite.
  2. Địa chỉ email alias theo tên miền bí danh (Alias Domain) của bạn trong gói G Suite.

Bạn có thể tạo email alias theo tên miền chính hoặc tên miền phụ của bạn. Các địa chỉ alias này không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm. Bạn có thể cài đặt để nhận email từ người gửi khi họ nhập sai thông tin của bạn.

Ví dụ : Bạn có tài khoản chính là kythuat@domain.com :

  • Bạn thêm vào các địa chỉ alias là  kithuat@domain.com , kt@domain.com , tech@domain.com .v..v. cho tài khoản kythuat@ của bạn.
  • Như vậy khi khách hàng của bạn gửi email và nhập tên người nhận giống các địa chỉ alias trên thì tài khoản chính kythuat@domain.com sẽ đều nhận được. Nếu bạn không có các email alias trên khi khách hàng nhập sai tên kythuat@ của bạn khi gửi email của họ sẽ bị gửi trả hoặc được gửi đi và không đến đâu cả, bạn sẽ không nhận được mail và có thể mất đi một cơ hội hợp tác.
  • Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Nếu trong gói G Suite của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với user tương ứng và không chỉnh sửa được.

Ví dụ : Bạn có tên miền alias là aliasdm.com trong gói G Suite theo tên miền domain.com của bạn :

  • Khi bạn tạo tài khoản kythuat@domain.com thì hệ thống sẽ tự sinh ra alias kythuat@aliasdm.com
  • Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh để khách hàng có thể gửi được mail cho các địa chỉ alias theo tên miền bí danh này. Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Cách thiết lập Email Alias của G Suite

Chỉ có quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên người dùng (User Admin) của gói G Suite mới có quyền thêm hoặc xóa email alias. Mỗi một tài khoản người dùng có thể thêm tối đa 30 địa chỉ alias.

  1. Trong trang quản trị G Suite bạn vào User.
  2. Tìm và bấm vào user bạn cần thêm alias.
  3. Chọn mục User Information / chọn Email Aliases
  4. Bấm vào Alias để thêm tên alias bạn muốn, nếu bạn có nhiều tên miền phụ bạn cần gán đúng tên miền. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều alias ( không quá 30 ). Nếu bạn có tên miền bí danh bạn sẽ thấy hệ thống đã tự động tạo một địa chỉ bí danh cùng tên tương ứng, bạn có thể xem ở ảnh ví dụ dưới để dễ hình dung.
  5. Bấm Save để hoàn thành.

Lưu ý :

– Các địa chỉ alias không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói G Suite của bạn.

– Địa chỉ alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được.

Gửi mail đi từ địa chỉ alias

Sau khi bạn thiết lập email alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được tin nhắn được gửi đến email alias trong vòng 24 giờ.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập.

  1. Trên giao diện gmail của bạn bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên giao diện / chọn Settings.
  2. Bấm vào tab Accounts ( hoặc Accounts and Import )
  3. Ở phần Send email as bạn bấm vào Add another email address >> điền tên và địa chỉ alias bạn cần vào đây >> bấm Next Step để hoàn thành.

Lưu ý :

  • Nếu bạn thêm địa chỉ alias theo tên miền alias trong gói G Suite của bạn thì bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền alias trước khi thực hiện.
  • Khi bạn cài đặt Send email as này dùng một địa chỉ khác ngoài gói G Suite của bạn thì bạn cần thực hiện thêm các bước xác minh cho địa chỉ thêm vào. Đấy là một chủ đề chúng tôi sẽ đề cập ở một bài viết khác.

Cách gửi mail bằng địa chỉ alias

Sau khi bạn đã thêm địa chỉ alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản chính của bạn.

  1. Bấm Compose để soạn một thư mới
  2. Phần From bạn bấm vào mũi tên xuống để chọn gửi từ địa chỉ nào, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ alias của bạn.
  3. Soạn thư và bấm gửi như bình thường.

  1. Nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi chính ( địa chỉ gửi mặc định ) bạn bấm vào make default bên cạnh địa chỉ đó trong phần cài đặt Send email as và check vào ô Always reply from default address.

Các trường hợp sử dụng email alias trên G Suite

Chúng tôi muốn chia sẻ một vài cách sử dụng yêu thích của mình khi dùng email alias trên G Suite :

Sắp xếp tin nhắn email

Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh : Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật .v.v. ⁠ Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách.

Sắp xếp thư theo cách này hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công.

Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn

Bạn có thể tạo bộ lọc cho alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail : Nhấp vào mũi tên ở cuối thanh Search. Trong danh sách thả xuống, hãy nhập địa chỉ alias bạn muốn sử dụng cho bộ lọc vào phần To. Sau đó nhấp vào Create filter.

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias , có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam .v.v tùy theo ý định bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Create filter.

Bộ lọc giúp tách các thư nhất định khỏi hộp thư đến chính của bạn và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.

Ẩn địa chỉ email cá nhân

Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của anh/cô ấy. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của người đấy là được.

Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các alias khác nhau, hoặc các lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập bảng điều khiển trong G Suite để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh.

Duy trì tin nhắn của bạn

Bằng cách sử dụng địa chỉ alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt trong tương lai.

Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua một loạt các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng.

Nhưng với alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn.

Đặt địa chỉ alias để làm việc cho bạn

Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.

Như bạn thấy, quá trình này là dễ dàng. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là muốn bạn dành chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ sắp xếp các địa chỉ của mình trước khi thiết lập chúng. Có thể tổ chức của bạn không cần một địa chỉ alias cho việc bán hàng trực tuyến, nhưng có lẽ nó cần một bí danh hỗ trợ khách hàng dành riêng cho mỗi bộ phận.

Sử dụng email alias sẽ tiết kiệm cho bạn như thế nào ?

Ngoài việc giúp sắp xếp và tìm thư dễ dàng hơn, sử dụng email alias cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho G Suite hàng tháng.

Khi bạn đăng ký G Suite, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào mức độ dịch vụ mà bạn sử dụng. Nếu bạn tạo một tài khoản riêng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và các bộ phận khác, bạn phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.

Nhưng hãy nhớ rằng, không có chi phí bổ sung để tạo tối đa 30 địa chỉ alias cho mỗi người dùng đã đăng ký. Về cơ bản, nhiều địa chỉ alias có thể đa dạng hóa một tài khoản email mà bạn không phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Tuy nhiên, địa chỉ alias chỉ có thể gán cho một tài khoản người dùng và cũng chỉ hoạt động tối ưu nhất khi bạn chỉ dùng để gửi nhận thư, bạn không thể sử dụng địa chỉ alias để chia sẻ Drive hay Calendar.

Và nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cài đặt địa chỉ alias hoạt động với Outlook.

 

Tiện lợi và tiết kiệm, đó là ưu điểm mà Email alias sẽ đem đến cho bạn. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về email alias và sẽ giúp cho công ty của bạn có thêm những phương án hoạt động hiệu quả và tối ưu nhất.

 

 

 

Hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng G Suite

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để thiết lập các bản ghi MX và liên kết hộp thư theo tên miền của bạn với G Suite.

Đầu tiên, nếu bạn đã mua tên miền của mình thông qua Google trong khi đăng ký G Suite, bạn có thể dừng đọc tại đây. Google đã thiết lập các bản ghi MX cho bạn.

Nhưng nếu bạn đăng ký tên miền của mình ở nhà đăng ký khác, bạn sẽ cần phải thiết lập các bản ghi MX trên tên miền của mình một cách chính xác để G Suite hoạt động với tên miền của bạn. 

Vậy trước khi bắt đầu xem xét làm thế nào để làm điều này, hãy lướt qua một số điều cơ bản.

Bản ghi MX là gì và vì sao nó quan trọng ?

  • Bản ghi MX – Mail Exchange Record dùng để định hướng email được gửi tới đúng server mail mà bạn đang dùng. Nó là 1 phần của hệ thống tên miền ( Domain Name System – DNS ) của bạn.

  • Nếu bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí với tên miền gmail.com thì bạn không cần quan tâm đến MX vì Google đã làm việc đó rồi. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng của bạn (G Suite) thì bạn cần phải nắm rõ về những bản ghi MX này. Bạn có thể gửi email đi mà không cần bất cứ cài đặt gì, nhưng nếu bạn muốn nhận được email phản hồi thì bạn bắt buộc phải có bản ghi MX trong DNS.

Giá trị bản ghi MX G Suite

  • Bản ghi MX có thể trỏ đến nhiều máy chủ. Bản ghi MX của Google có 5 giá trị, cho phép cập nhật định kỳ và thời gian chết (downtime) trên máy chủ chính mà không ảnh hưởng đến việc nhận email của khách hàng. 

  • Thông tin các bản ghi MX của Google ở bảng sau : 

Type

Host/Name/Alias

TTL
Time to Live

Priority
(Mức ưu tiên)

Destination/Value/Record

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

1

ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

5

ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

5

ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

10

ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

10

ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

 

  • Host/Name/Alias : phần tên của bản ghi, tùy theo giao diện thêm bản ghi của mỗi nhà đăng ký tên miền sẽ khác nhau. Có thể bạn để là @ hoặc để trống, trường hợp bạn sử dụng tên miền phụ (subdomain) thì bạn cần để tên sub ở đây.

  • Time to live ( TTL ) : thời gian máy chủ phải đợi, thường là tính bằng giây (s) hoặc giờ (h) trước khi các thay đổi đối với bản ghi có hiệu lực. Giá trị thường thấy là 3600s hoặc Auto.

  • Priority ( Mức ưu tiên ) : mức ưu tiên báo cho máy chủ biết bản ghi MX nào sẽ được sử dụng trước. Số càng thấp thì mức ưu tiên càng cao. Nếu hai bản ghi có cùng mức ưu tiên thì sẽ được chọn ngẫu nhiên.

  • Destination/Value/Record : giá trị của bản ghi MX.

Hướng dẫn thêm bản ghi MX

  1. Đăng nhập trang quản lý tên miền của bạn.

  2. Đi đến phần chỉnh sửa DNS, bạn có thể tìm trong mục Email , DNS, DNS Setting, DNS Management, Advanced DNS, Zone Editor ..v..v tùy theo nhà đăng ký tên miền của bạn.

  3. Xóa các bản ghi MX cũ ( nếu có ). 

  4. Thêm 5 bản ghi MX của Google, bạn có thể copy – paste các giá trị trong bảng sau :

Destination/Value/Record
Giá trị của bản ghi

Priority
Mức ưu tiên

ASPMX.L.GOOGLE.COM

1

ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM

5

ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM

5

ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM

10

ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

10

 

  • Một ví dụ khi thêm xong bản ghi MX ( ở trang quản lý DNS tên miền của HVN ) :

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS

Sau khi đã thêm xong bản ghi MX, có thể sẽ mất vài phút cho đến vài giờ để hệ thống DNS của bạn cập nhật đầy đủ các bản ghi này. Bạn có thể kiểm tra thông qua trang web sau: https://kiemtradns.com/

Cách kiểm tra : 

  • Bạn vào trang https://kiemtradns.com/

  • Gõ tên miền của bạn ở ô Enter domain name .. 

  • Chọn loại bản ghi MX

  • Bấm Check DNS Propagation

  • Nếu bạn thấy hầu hết các máy chủ đã hiển thị đủ 5 bản ghi bạn đã thêm nghĩa là DNS của bạn đã cập nhật các bản ghi MX và hệ thống mail G Suite của bạn đã sẵn sàng để làm việc.

Nếu bạn thấy trạng thái của tất cả các máy chủ đều là   thì có thể là : 

  • DNS chưa cập nhật bản ghi MX. Bạn có thể chờ và thử check lại sau vài phút.
    Bạn điền sai tên Host khi cài đặt bản ghi MX.

  • Tên miền của bạn đang trỏ NS sang nhà đăng ký khác hoặc tên miền của bạn nằm ở nhà đăng ký khác không phải ở DNS hiện tại bạn đang thêm bản ghi. Lỗi này khá thường gặp, ví dụ khi bạn làm website, tên miền của bạn sẽ trỏ NS sang Hosting thì bạn cần thêm bản ghi MX bên Hosting. Hoặc có thể tên miền của bạn đã chuyển sang nhà đăng ký mới mà bạn chưa kịp cập nhật thông tin mà vẫn đăng nhập trang quản lý cũ để thêm bản ghi.

Vài lưu ý khi cài đặt bản ghi MX

  • Nếu bạn đang có sẵn bản ghi MX của server mail cũ thì trước khi thêm bản ghi MX của Google bạn cần xóa hết các bản ghi MX cũ đi. Bạn không nên để hai loại bản ghi MX của hai server mail khác nhau trong cùng DNS vì gây lẫn lộn server cho email được gửi tới, thậm chí người gửi cũng không thể gửi email cho bạn.

  • Bạn lưu ý bản ghi có giá trị “ ASPMX.L.GOOGLE.COM “ phải luôn có mức ưu tiên ( Priority ) thấp nhất.

  • Nếu nhà đăng ký tên miền giới hạn số lượng bản ghi MX bạn có thể thêm, bạn chỉ cần thêm 2 bản ghi có giá trị “ASPMX.L.GOOGLE.COM“ và “ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM“.

Khi các bản ghi MX của bạn được thiết lập, bạn sẽ nhận được các email gửi đến Gmail của mình. Giờ đây, bạn có thể theo dõi email với các tiện ích bổ sung của Gmail, tích hợp chúng với các công cụ bán hàng, tiếp thị thân thiện với G Suite và lên lịch các cuộc hẹn và cuộc gọi trực tiếp từ email vào Lịch. Bạn cũng có thể tận dụng các chức năng quản trị G Suite, để điều hành tổ chức của mình hiệu quả hơn từ bảng điều khiển trung tâm.

Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết

Google Sheets là một công cụ bảng tính mạnh mẽ nằm trong bộ giải pháp G Suite của Google. Ứng dụng cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các file trực tuyến trong khi cộng tác với những người dùng khác trong thời gian thực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các công cụ bảng tính Google Sheets. Thêm vào đó, GCS.vn sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về Google Sheets như:

  • Google Sheets là gì?
  • Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?
  • Các tính năng cơ bản Google Sheets

Hướng dẫn này sẽ tập trung chỉ bạn về Google Sheets, công cụ bảng tính mà bạn có thể sử dụng trên trình duyệt web. Hãy cùng GCS.vn tìm hiểu thêm lý do tại sao Google Sheets lại mạnh mẽ như vậy và tại sao bạn nên thử dùng nó.

Google Sheets là gì?

Google Sheets là một chương trình miễn phí dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính giống tương tự như Microsoft Excel. Google Sheet là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive nằm trong bộ giải pháp G Suite cho doanh nghiệp từ Google. Google Sheets có tính năng vượt trội đối với những người có yêu cầu bảng tính đơn giản, làm việc từ xa từ nhiều thiết bị hoặc cộng tác chỉnh sửa cùng với nhiều người khác.

Google Sheets có sẵn dưới dạng một ứng dụng web, có thể truy cập thông qua Chrome, Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge và Safari. Điều này có nghĩa là Google Sheets tương thích với tất cả máy tính để bàn và máy tính xách tay (ví dụ: Windows, Mac, Linux) có thể chạy bất kỳ trình duyệt web nào như liệt kê ở trên. Google Sheets cũng có sẵn để cài đặt trên các thiết bị Android (chạy phiên bản 4.4 KitKat trở lên) và iOS (chạy phiên bản 9.0 trở lên).

Google Sheets hỗ trợ danh sách các định dạng bảng tính và loại tệp phổ biến: .xlsx .xls .xlsm .xlt .xltx .xltxm .od .csv .txt .tsv .tab. Người dùng có thể mở / nhập, chỉnh sửa và lưu / xuất bảng tính (bao gồm Microsoft Excel) và các tài liệu bằng Google Sheets. Các tệp Excel có thể dễ dàng được chuyển đổi sang Google Sheets và ngược lại.

Truy cập vào ứng dụng này, bạn sẽ được phép tạo, chỉnh sửa các file trực tiếp trong khi đang tương tác với người dùng khác trong cùng một thời điểm. Những thao tác chỉnh sửa của bạn sẽ được theo dõi bởi những người cùng dùng khác với lịch sử sửa đổi được trình bày các thay đổi cụ thể. Nhằm giúp người dùng dễ theo dõi, vị trí trỏ chuột của người dùng đều sẽ được tô sáng bằng những màu sắc khác nhau.

Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?

Bạn có thể tự hỏi là Google Sheets giống như Excel không? Câu trả lời là: không chính xác. So với Excel, có rất nhiều tính năng của Google Sheets thực hiện tốt và thậm chí còn vượt trội hơn.

Tuy nhiên, trước khi chúng ta bàn về tính năng và các công cụ đặc biệt trên Sheets, hãy bắt đầu với những lý do nổi bậc tại sao bạn nên cân nhắc để sử dụng một bảng tính. Tôi có một đề xuất là nhiều người nên sử dụng bảng tính để tổ chức và quản lý cuộc sống của họ.

Khi bạn cần phải ghi chú hoặc bắt đầu tổ chức một dự án, bạn thực hiện điều đó ở đâu? Nhiều người có thể mở một tài liệu trống trong Google Docs hay Microsoft Word, chẳng hạn. Trang trống là một cách tuyệt vời để bắt đầu để trình bày ý tưởng.

Đối với tôi, một bảng tính có thể làm tốt như vậy nhưng còn nhiều tính năng hơn. Nếu bạn bắt đầu theo dõi bất cứ điều gì bao gồm những con số và cần phải tính toán cơ bản thì một bảng tính luôn luôn là một lựa chọn tốt hơn để làm việc với thông tin. Bạn có thể sử dụng các cột và các hàng để sắp xếp nội dung tốt.

Bởi vì bạn có thể sử dụng các công thức và chức năng trên dữ liệu mà bạn đã nhập vào, một bảng tính có thể giúp bạn hiểu hoặc chuyển đổi dữ liệu. Trong những tháng gần đây, đây là một vài điều tôi đã sử dụng bảng tính cho cuộc sống cá nhân của tôi:

  • Từ khóa về hình ảnh kỹ thuật số, theo dõi thư viện hình ảnh mỗi năm
  • Theo dõi ngân sách từng tháng và lưu các mục tiêu
  • Kế hoạch mới bao gồm việc viết bài cho Tuts+, các sự kiện quan trọng và các mục tiêu để đánh dấu quá trình hoàn thành

Bên cạnh đó, thực tế là tôi làm việc nhiều với các bảng tính cho công việc hàng ngày, chúng đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của tôi. Hãy cùng xem 5 tính năng khiến Google Sheets trở thành một trình duyệt đáng sử dụng:

– Form dễ dàng nhập dữ liệu

Sheets cung cấp cho bạn một tính năng để dễ dàng nhập dữ liệu của khách hàng khi truy cập vào trang web của bạn.

Với một form nhập liệu, bạn có thể thiết lập các câu hỏi để khách hàng truy cập để điền vào. Khi người dùng điền vào các câu trả lời, dữ liệu đó sẽ tự động được đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn.

Để bắt đầu với tính năng này, truy cập vào bảng tính Google Sheets chọn Insert > Form (Chèn > Biểu mẫu) để thiết lập một form mới. Sau đó, bạn có thể thêm câu hỏi vào form như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

– Kết nối các bảng tính với nhau

Mọi người thường ngần ngại sử dụng Sheets vì nghĩ rằng Sheets không đủ các tính năng như Excel. Tuy nhiên hầu hết các tính năng đó đều có trên Google Sheets nếu bạn biết chỗ để tìm kiếm chúng.

Ví dụ tính năng lấy dữ liệu từ bảng tính khác. Bằng cách sử dụng các hàm như = IMPORTRANGE là có thể thực hiện và nhận được dữ liệu từ bảng tính hoàn toàn riêng biệt.

– Học hỏi khi sử dụng Sheets

Khi bạn bắt đầu nhập một chức năng, bạn sẽ thấy thông tin giúp bạn tìm hiểu để áp dụng các chức năng đó.

– Thích hợp cho làm việc nhóm

Với Google Sheets, bạn có thể mời nhiều người vào cùng làm việc với mình. Đây là một tính năng mà Sheets đã tiên phong cho mọi ứng dụng khác. Bạn có thể tạo URL công cộng để cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác viên cụ thể bằng cách nhấp vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải và lựa chọn các chế độ: Có thể xem, Có thể nhận xét, Có thể sửa.

Các tính năng cơ bản Google Sheets

Google Sheets có sẵn trên Google Drive, trước tiên ta cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail để thực hiện các công việc như tạo, chỉnh sửa, lưu và chia sẻ tệp. Tài khoản Google hoạt động giống như một hệ thống đăng nhập hợp nhất cung cấp quyền truy cập vào danh mục sản phẩm của Google. Google Sheets cung cấp các tính năng cơ bản và thường được sử dụng mà người ta mong đợi khi làm việc với bảng tính, chẳng hạn như:

  • Tùy chỉnh bảng tính và dữ liệu
  • Làm việc với các hàng, cột và ô
  • Thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp
  • Thêm biểu đồ / đồ thị, bảng trụ và hình ảnh
  • Nhập và / hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính

Tuy nhiên, có một số điểm mạnh đáng chú ý khi sử dụng Google Sheets so với các tùy chọn khác:

  • Làm việc với cùng một tài liệu mọi lúc – ngay cả từ nhiều thiết bị, nền tảng và / hoặc vị trí – vì các tệp được lưu trữ trên đám mây (Google Drive). Các thay đổi được lưu tự động và chỉnh sửa ngoại tuyến (thông qua ứng dụng di động và trình duyệt web Google Chrome) cũng có sẵn.
  • Chia sẻ tệp với người khác (thay vì gửi email nhiều bản sao qua lại) để hợp tác, chỉnh sửa, nhận xét và trò chuyện theo thời gian thực. Lịch sử sửa đổi tích hợp sẵn của Google Sheets theo dõi tất cả các thay đổi (cả người và chỉnh sửa họ đã thực hiện) và cung cấp cho người dùng tùy chọn khôi phục tệp về phiên bản cũ hơn.
  • Tích hợp / truy cập vào các sản phẩm khác của Google, như Google Forms (để tạo / chèn các cuộc thăm dò ý kiến ​​/ bảng câu hỏi / khảo sát trên bản trình bày bảng tính), Google Dịch (chức năng di động để dịch ngôn ngữ) hoặc Google Finance (tự động tìm và nhập thông tin tài chính được chỉ định).
  • Dễ dàng để học / dạy và miễn phí cho sử dụng cá nhân.

Bạn đã bắt đầu với Google Sheets chưa? Bạn có kế hoạch dùng thử hay chưa sau bài viêt này? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận dưới đây hoặc vấn đề mà bạn cần tìm hiểu thêm.

Cài đặt Outlook sử dụng G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO)

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là một công cụ cho phép bạn đồng bộ hóa cả Gmail, Calendar, Contact, Notes và Task từ G Suite của bạn vào Outlook nếu bạn đang sử dụng G Suite và muốn liên kết tài khoản G Suite của bạn vào Outlook để sử dụng, và bạn cũng cần đồng bộ dữ liệu lịch và danh bạ đã có trên tài khoản G Suite vào Outlook. 

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách hoạt động của G Suite Sync for Microsoft Outlook cũng như các cài đặt và các yêu cầu của hệ thống khi cài đặt.

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là gì ?

G Suite Sync for Microsoft Outlook viết tắt là GSSMO là một công cụ miễn phí của Google cho phép bạn đồng bộ tài khoản G Suite của bạn vào Outlook và tránh sử dụng giao thức POP3/IMAP vốn cần nhiều bước cài đặt. Đơn giản bạn chỉ tải GSSMO về và chạy nó. 

 

Bảng đồng bộ của GSSMO : 

Dữ liệu Outlook

Import từ
G Suite

Sử dụng từ Outlook

Đồng bộ hóa với G Suite

Ghi chú

Tin nhắn Email

 

Trạng thái email (Đọc và chưa đọc)

 

Các mục đã xóa

Tùy chọn import

Folders và subfolders ( Thư mục và thư mục con trên Outlook )

Folders ( thư mục ) của Outlook sẽ là dạng Labels ( nhãn ) của Gmail

Các thư mục con được lồng trong Inbox – Hộp thư đến (hoặc các thư mục hệ thống khác)

xem Ghi chú

Thư mục con “Folder_Name” lồng trong mục Inbox trên Outlook sẽ hiển thị trên Gmail dưới dạng nhãn ( label ) là Inbox/Folder_Name

Email rác – Junk email

Mục Junk email của Outlook là mục Spam của Gmail

Bản nháp – Drafts

Không

 

Tệp đính kèm – Attachments

Chỉ đồng bộ những tệp đính kèm dưới 20MB

Tệp đính kèm thực thi
– Executable attachments

Không

Không

Không

Gmail không cho phép các tệp đính kèm thực thi

Bài đăng trong thư mục mailbox – Posts in mailbox folders

Không

 

Mức độ quan trọng – Importance levels

 

Gắn cờ tin nhắn – Message flags

Gắn cờ (Flagged) của Outlook là đánh dấu sao (Starred) của Gmail

Ngày theo dõi và lời nhắc (được sử dụng với cờ)- Follow-up dates and reminders (used with flags)

Không

Không

không được import hoặc đồng bộ hóa với Gmail, nhưng có thể được sử dụng trong Outlook sau khi import

Biểu tượng mũi tên với trả lời và tin nhắn chuyển tiếp – Arrow icons with replies and forwarded messages

Không

Xuất hiện cho các thư bạn trả lời (reply) hoặc chuyển tiếp (forward) trong Outlook, nhưng không đồng bộ hóa với Gmail 

Quy tắc – Rules

Không

Không

Không nhập hoặc đồng bộ hóa nhưng có thể được tạo lại trong Outlook; có thể tạo bộ lọc Gail áp dụng cho cả hai giao diện

Chữ ký – Signatures

Không

Không

Không nhập hay đồng bộ hóa, có thể phỏng theo trong Outlook và Gmail

Tin nhắn POP – POP messages

xem Ghi chú

Không

Tin nhắn POP được đồng bộ hóa khi bạn import. Tin nhắn đến sau khi bạn import không được đồng bộ hóa.

Tài khoản POP / IMAP – POP or IMAP account

Không

Không

Không import cài đặt tài khoản, nhưng có thể được tạo lại trong profile G Suite

Phân loại – Category assignments

Không

Không

Không import, nhưng bạn có thể phân loại thư trong Outlook sau khi import

 

Các yêu cầu khi cài đặt GSSMO

GSSMO có vài yêu cầu hệ thống, G Suite và các yêu cầu khác.

Yêu cầu chính là bạn phải là Quản trị viên G Suite để thiết lập GSSMO. Nếu bạn không phải là quản trị viên, bạn sẽ yêu cầu Quản trị viên G Suite trong tổ chức của bạn thiết lập nó cho bạn.

Yêu cầu thiết lập GSSMO

Đây là những yêu cầu tối thiểu mà bạn cần để khởi động GSSMO.

Đối với G Suite

GSSMO khả dụng với các phiên bản G Suite Enterprise, Business, Basic, G Suite for Education và Nonprofits. Các bản Google Apps Legacy ( bản miễn phí đăng ký từ trước 2012 ) và gmail cá nhân sẽ không được hỗ trợ.

Đối với hệ điều hành

GSSMO hỗ trợ các hệ điều hành sau :

  • Windows Vista SP1 (32 and 64 bit)
  • Windows 7 (32 and 64 bit)
  • Windows 8 (32 and 64 bit)
  • Windows 10 (32 and 64 bit)

Không hỗ trợ các phiên bản hệ điều hành XP và Server 2003.

Đối với Outlook

GSSMO hỗ trợ các phiên bản Outlook sau :

  • Microsoft Outlook 2003 SP3
  • Microsoft Outlook 2007 SP2 (hoặc SP1 đã fix)
  • Microsoft Outlook 2010 (32 and 64 bit) với bản Service Pack 2
  • Microsoft Outlook 2013 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2016 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2019 (32 and 64 bit)

Microsoft Outlook 2003 and Microsoft Outlook 2007 không còn được hỗ trợ bởi Microsoft. Bạn cần nâng cấp lên các phiên bản mới hơn.

Đối với người dùng

Để cài đặt GSSMO, người dùng phải có quyền quản trị viên (Administrator User) trên máy tính của họ.

Yêu cầu port

GSSMO sử dụng port 443 trên miền của bạn.

Thiết lập GSSMO trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Gmail

Đầu tiên, bạn cần thiết lập Gmail để đồng bộ hóa với Outlook.

Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên / Apps / G Suite / Gmail.

Sau đó, bấm vào End User Access (gần cuối trang, phía trên Advanced Settings) / mục “Enable G Suite Sync for Microsoft Outlook for my users” bạn bật ON.

Calendar

Bạn cần phải bật dịch vụ Calendar để người dùng có thể tạo hồ sơ. Truy cập Apps / G Suite / bật ứng dụng Calendar thành ON cho tất cả người dùng.

Global Address List (GAL)

Danh sách địa chỉ toàn cầu – Global Address List (GAL) là một sổ địa chỉ liệt kê tất cả mọi người trong tổ chức.

Sau đây là cách sử dụng trình tạo GAL :

Kiểm tra cấp phép API : Bạn vào Security / Settings / vào API Permission (cuối trang) và enable tất cả tùy chọn / Save lại.

Sau đó bạn bật chia sẻ liên hệ để GAL cập nhật tự động cho mọi người.

Menu / Directory / Directory settings / Sharing settings / Contact sharing / Enable contact sharing / Save lại. 

Google Drive and Docs

Đảm bảo Drive được bật cho người dùng của bạn. Tương tự như bật Calendar. 

Bạn cũng cần cho phép người dùng của mình cài đặt ứng dụng Drive để họ có thể truy cập GSSMO. Bạn bấm vào Drive và Docs / Features and Applications / chọn Drive SDK và chuyển nó sang ON.

Khi bạn tạo Notes trên Outlook, một file Sheets tương tự cũng sẽ được tạo trên Drive của bạn.

Cài đặt GSSMO

Download GSSMO

  1. Bạn bấm vào link : https://tools.google.com/dlpage/gssmo 
  2. Ở mục DOWNLOAD .EXE FILE chọn Download GSSMO và tải về máy tính của bạn. Hoặc bạn có thể đẩy tệp MSI (phần mở rộng tệp cài đặt mặc định của Microsoft) cho các thành viên của tổ chức của bạn.

Sau khi cài đặt bạn có thể tìm thấy nó ở Start / G Suite Sync (đối với Window 10).

Tạo profile trên GSSMO

  1. Khi bạn tải xong GSSMO, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị để bạn điền tài khoản G Suite vào để tạo Profile. Bạn có thể mớ lại cửa sổ tạo Profile này bằng cách vào Start / G Suite Sync / Set up a G Suite Sync user 

  1. Nhập tên tài khoản G Suite cần tạo Profile >> Continue

  1. Lúc này một cửa sổ đăng nhập Google sẽ xuất hiện >> bạn bấm vào tài khoản cần cài đặt.

  • Trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính thì sẽ cửa sổ đăng nhập sẽ khác một chút >> bạn bấm Next

  • Nhập mật khẩu của tài khoản >> bấm Next

  • Nhập mã đăng nhập nếu có ( khi bạn sử dụng xác minh 2 bước hoặc tài khoản của bạn có thông tin mail hoặc số điện thoại khôi phục thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác minh tài khoản ) >> Bấm Next để tiếp tục.

 

  1. Bấm Allow để cho phép GSSMO truy cập tài khoản G Suite của bạn. Cửa sổ sẽ hiện thông báo xác nhận thành công, bạn có thể tắt trình duyệt và quay lại cửa sổ Set up G Suite Sync for Microsoft Outlook.

  1. Lúc này cửa sổ tạo Profile sẽ có các tùy chọn cho phép bạn import các file .pst vào tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn import file .pst vào tài khoản bạn check vào Import data from an existing profile và chọn đường dẫn đến file .pst bạn cần. Lưu ý dữ liệu trên file .pst của bạn sẽ được import vào Outlook và đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn -> như vậy dung lượng của tài khoản Gmail sẽ bị đầy lên theo dung lượng của file import.

  1. Bấm Create profile để hoàn thành. Một cửa sổ thông báo đồng bộ thành công sẽ hiện lên, bạn bấm vào Start Microsoft Outlook để vào Outlook.

  1. Khi Outlook khởi động sẽ có một cửa sổ nhỏ để bạn chọn Profile đăng nhập. Bạn chọn Profile bạn muốn đăng nhập và bấm OK

 

  1. Nếu bạn không muốn đăng nhập Outlook theo Profile GSSMO bạn bấm vào mũi tên và chọn “Outlook” để vào Outlook nguyên bản.

Khắc phục sự cố thiết lập GSSMO của bạn

Hầu hết các vấn đề với GSSMO có thể được giải quyết bằng hai cách : cài đặt lại Outlook hoặc tạo lại profile G Suite của bạn.

Tạo lại profile G Suite của bạn

Để tạo lại hồ sơ G Suite ban đầu của bạn trong Outlook, trước tiên bạn cần xóa hồ sơ hiện có. Điều này không xóa dữ liệu khỏi tài khoản G Suite của bạn, nhưng nó xóa cài đặt Outlook của bạn: chữ ký, định nghĩa danh mục tùy chỉnh và tất cả các thay đổi khác của bạn từ mặc định.

Trên máy tính của bạn, vào Control Panel / bấm vào Mail (trên window 10 bạn có thể tìm thấy trong User Account hay đơn giản là gõ “mail” trên thanh tìm kiếm / chọn Show profile / chọn profile cần xóa và bấm Remove.

Sau đó bạn tạo lại profile như hướng dẫn ở trên.

Cài đặt lại Outlook và GSSMO

Nếu thay thế profile G Suite của bạn mà vẫn chưa khắc phục được lỗi, bạn có thể cài đặt lại Outlook và GSSMO.

Gỡ cài đặt GSSMO khỏi máy của bạn giống như cách bạn sẽ gỡ cài đặt bất kỳ chương trình nào khác, sau đó gỡ cài đặt Microsoft Outlook. Sau đó tải lại và cài đặt lại Outlook và GSSMO. Bạn cũng cần khởi động lại máy tính.

Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết cách khắc phục sự cố của Google ở đây.

Nhược điểm của việc sử dụng GSSMO

Tất nhiên khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng được tạo bởi hai công ty đối thủ Microsoft và Google, một số thứ sẽ không hoạt động hoàn hảo và có thể khác so với khi bạn sử dụng các sản phẩm 100% của Google hoặc 100% của Microsoft : một số loại dữ liệu không được đồng bộ hóa khi sử dụng Outlook cho tài khoản G Suite của bạn, một số khác được đồng bộ hóa, nhưng được định dạng khác nhau. Tin vui là hầu hết email, sự kiện lịch và danh bạ của bạn được đồng bộ hóa thường xuyên và hoàn hảo giữa tài khoản G Suite và ứng dụng Outlook của bạn. Dù sao chúng ta vẫn đang cài đặt tài khoản Gmail và sử dụng hàng ngày trên Outlook từ nhiều năm nay đấy thôi, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được một số thiếu sót tiềm ẩn trong quá trình này.

GSSMO không hỗ trợ người dùng MacOS. GSSMO là ứng dụng của Google chỉ dành cho Microsoft.

Ứng dụng kém an toàn – Less secure apps sẽ bị Google xóa khỏi bảng điều khiển dành cho quản trị viên vào tháng 2 năm 2021. Khi đó bạn cần tạo mật khẩu ứng dụng hoặc dùng phương thức OAuth (OAuth chỉ hỗ trợ các bản Outlook 2019 trở lên) để liên kết tài khoản vào Outlook. Nếu hệ thống của bạn không có sẵn Outlook 365 để cài OAuth thì GSSMO sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.  

G Suite và Microsoft 365 giải pháp nào tốt hơn?

G Suite và Microsoft 365 – cái nào tốt hơn? Một câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp đặt ra, đặc biệt là các công ty mới khởi nghiệp và các doanh nghiệp đang có ý định sử dụng bộ nhớ đám mây. Tuy nhiên thì câu hỏi này vẫn chưa có câu trả lời chi tiết. Cả 2 phiên bản đều có những tính năng riêng, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số tính năng cơ bản nhất của 2 phiên bản để có thể giúp bạn đưa ra được sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. G Suite và Microsoft 365 là gì và làm gì?

Cả 2 bộ công cụ đều là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

G Suite là bộ công cụ điện toán đám mây do Google phát triển và cung cấp, trong khi Microsoft 365 là bộ công cụ điện toán đám mây phát triển và cung cấp được phát triển bởi Microsoft. 

Cả hai giải pháp này đều là bộ công cụ năng suất cho phép bạn thực hiện các tác vụ hàng ngày trên điện toán đám mây bao gồm Email, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ, cộng tác và công cụ văn phòng.

2. G Suite và Office 365 cái ăn gì?

Giá cả là một yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định sử dụng sản phẩm nào. Hãy so sánh giá của G Suite và Microsoft 365 để tìm ra được phương án phù hợp với ngân sách của bạn.

G Suite

Hiện tại G Suite đang có 3 bản thông dụng và phổ biến

  • Basic – 109k / uer / tháng
  • Business – 269k / uer / tháng
  • Enterprise – 649k / uer / tháng Microsoft 365

Microsoft

Phiên bản này cũng sẽ có nhiều sự lựa chọn cho người dùng với nhiều gói khác nhau:

  • Business Essentials – 122k / uer / tháng
  • Business Business Premium – 300k / người dùng / tháng
  • Enterprise E1- 192k / uer / tháng
  • Enterprise ProPlus – 288k / uer / tháng
  • Enterprise E3 – 480k / uer / tháng
  • Enterprise E5 – 840k / uer / tháng

Vậy cái nào rẻ hơn G Suite hay Microsoft 365?

Cả 2 phiên bản đều đưa ra mức giá cạnh tranh, bạn cũng có thể căn cứ vào một số yếu tố để lựa chọn :

  • Dung lượng lưu trữ trên đám mây G Suite cung cấp dung lượng không giới hạn đối với 2 phiên bản Business và Enterprise (khả dụng với trên 5 người dùng)
  • Microsoft 365 cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây là 1TB  với tất cả các gói 

Mới nhìn qua về giá ta có thể thấy là G Suite đang chiếm lợi thế hơn rất nhiều. Tuy nhiên, để có thể hiểu rõ hơn về “sản phẩm nào rẻ hơn”, chúng ta có thể xem xét các tính năng của từng sản phẩm và xem mức độ của từng sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không.

3. Tính năng của G Suite và Microsoft 365

Cả 2 bộ ứng dụng văn phòng đều cung cấp rất nhiều tính năng cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu về tính năng của 2 bộ ứng dụng này:

Email doanh nghiệp chuyên nghiệp

G Suite và Microsoft 365  đều hỗ trợ địa chỉ email theo tên miền cho doanh nghiệp

Cả G Suite và Microsoft 365 đều cho phép bạn tạo tài khoản email doanh nghiệp chuyên nghiệp bằng tên miền riêng của bạn.

G Suite

  • Sử dụng và đăng nhập trên nền tảng gmail của Google
  • Cho phép hoạt động trên mọi thiết bị di động
  • Có thể tạo tối đa 30 email alias cho mỗi người dùng
  • Dung lượng 30GB đối với phiên bản Basic và không giới hạn với phiên bản BusinessEnterprise (từ 5 người dùng trở lên)
  • Có thể sử email dụng trên phần mềm Outlook

Microsoft 365

  • Sử dụng và đăng nhập trên Outlook 
  • Cho phép hoạt động trên mọi thiết bị, tuy nhiên việc sử dụng Outlook trên thiết bị di động không tốt lắm.
  • Có thể tạo tối đa 400 email alias cho mỗi người dùng
  • Dung lượng 1TB đối với tất cả các phiên bản

Lưu trữ

Một trong những tính năng nổi bật nhất của cả 2 bộ ứng dụng này để thu hút được người dùng sử dụng chính là bộ dung lượng lưu trữ.

  • Dung lượng 30GB đối với phiên bản Basic và không giới hạn với phiên bản Business và Enterprise 
  • Dung lượng 1TB đối với tất cả các phiên bản

Bạn có thể lưu trữ tất cả file trên đám mây và chia sẻ chúng một cách dễ dàng.

Lưu ý: đối với bản Business và Enterprise chỉ cung cấp dung lượng không giới hạn khi bạn sử dụng nhiều hơn 5 tài khoản người dùng.

Các ứng dụng trong G Suite và Microsoft 365

G Suite đi kèm với các ứng dụng phổ biến của google như Gmail, Docs, Site, Drive, Hangouts, Calendar, Keep…

Microsoft 365 tích hợp với ứng dụng Word, Excel, Powerpoint, Outlook và OneNote.

Bảo mật

Cả 2 bộ công cụ đều được tích hợp tính năng bảo mật chống spam, ngăn chặn rò rỉ thông tin và mất mát dữ liệu người dùng

  • G Suite sử dụng bảo mật đám mây của Google và xác minh 2 bước để bảo mật cho email
  • Microsoft 365 sử dụng công nghệ bảo mật đám mây của microsoft và xác thực Multi – Factor

Nhìn chung, cả 2 bộ sản phẩm đều mang lại cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất với bộ ứng dụng điện toán đám mây cùng với nhiều tính năng chuyên dụng. Bạn có thể làm việc chúng ở bất kỳ đâu trên mọi thiết bị. 

Một số lời khuyên cho bạn: Nếu bạn là công ty vừa và nhỏ thì việc lựa chọn sử dụng G Suite là phương án tối ưu cho doanh nghiệp của bạn bởi giá thành của G Suite rẻ hơn. Hơn thế nữa giao diện của G Suite giống với Gmail nên việc sử dụng cũng dễ dàng hơn và bảng điều khiển của nó cũng đơn giản hơn nhiều so với Microsoft 365. Còn nếu bạn là doanh nghiệp lớn, và đã quen với việc sử dụng giao diện của Outlook thì bạn cũng có thể cân nhắc việc sử dụng Microsoft 365.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về 2 bộ công cụ này và đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

G Suite là gì? Tính năng nổi bật của G Suite

G Suite là một dịch vụ email doanh nghiệp được sử dụng trên nền tảng Google. Nó là tiền thân của bản Google apps miễn phí cung cấp trước năm 2012. Và là một dịch vụ chất lượng với nhiều tính năng vượt trội và có sự bảo mật cao. Chúng ta cùng tìm hiểu về khái niệm Gsuite là gì và những tính năng nổi bật mà nó đem lại cho doanh nghiệp của bạn khi sử dụng. 

G Suite là gì?

G Suite là một bộ ứng dụng bao gồm các công cụ và phần mềm được xây dựng trên  nền tảng điện toán đám mây, nhằm mang tới cho doanh nghiệp giải pháp tổng thể để tăng hiệu suất làm việc và xử lý công việc.

g-suite-1

Các tính năng cơ bản của G Suite 

Tính năng nổi bật của G Suite

Bên cạnh ưu điểm giao diện dễ sử dụng, dung lượng lớn (30GB), bảo mật cao và sự uy tín chuyên nghiệp thì Gsuite còn tích hợp nhiều tính năng khác nhau như:Drive, Hangouts, Calendar, Docs, Site…

Gmail 

g-suite-2

Nói đến dịch vụ G Suite chúng ta không thể nhắc đến dịch vụ Gmail, được đánh giá là web mail tốt nhất trên thế giới. Lượng người dùng phổ thông cực kì lớn. Khi sử dụng goi dịch vụ G Suite các bạn còn được cung cấp địa chỉ Email theo tên miền riêng cực kì chuyên nghiệp.

  • Nhận email tùy chỉnh @yourcompany
  • Truy cập email mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào
  • Cải tiến các cuộc hội thoại email bằng tính năng trò chuyện và video

Google drive

g-suite-3

  • Giúp bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp ở một nơi an toàn. Cho phép lưu trữ bất kỳ và truy cập tệp ở mọi nơi, từ máy tính đến các thiết bị di động khác. 
  • Drive sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) của Google để sắp xếp và hiển thị nội dung quan trọng giúp cho việc tìm kiếm nhanh hơn. 
  • Sử dụng bộ nhớ chung để lưu trữ công việc ở cùng một nơi để dễ dàng quản lý.

Google calendar

g-suite-4

Là loại lịch tích hợp trực tuyến được thiết kế cho nhu cầu làm việc của nhóm trong công ty. Giúp tiết kiệm thời gian lên lịch và tập chung vào việc thực hiện kế hoạch.

  • Có thể lên lịch một cách nhanh chóng, hiệu quả và chia sẻ lịch làm việc với các thành viên trong công ty.
  • Đồng bộ lịch làm việc trên thiết bị di động. 
  • Xem và chỉnh sửa lịch làm việc từ nhiều thiết bị: máy tính bảng, laptop, điện thoại di động,…

Hangouts Meeting

g-suite-5.

Hangouts meeting là cuộc gọi hội thoại nhóm, giúp cho việc kết nối với các thành viên trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

  • Mang đến những trải nghiệm đáng tin cậy và dễ dàng tham gia.
  • Bộ đàm thiết kế thông minh và được xây dựng tùy chọn bởi google, giảm tiếng vang và lọc ồn giúp cho âm thanh cuộc họp được truyền đi một cách roc ràng nhất.
  • Hangouts meeting dễ dàng cài đặt và sử dụng: chỉ trong vài phút bạn có thể kết nối với nhóm của mình cho dù họ ở bất kỳ quốc gia nào.
  • Chia sẻ màn hình, xem và làm việc cùng nhau.

Google Docs

g-suite-6

  • Các thành viên trong công ty có thể cùng nhau xem, thảo luận và chỉnh sửa trên cùng một tài liệu ở bất cứ đâu.
  • Làm việc với tất cả các loại tệp phổ biến.
  • Chủ động chia sẻ Google Docs với tất cả mọi người mà không phải lo lắng bị hacker đánh cắp.
  • Các thay đổi được thực hiện với tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ vô thời hạn và không bị tính vào bộ nhớ của bạn.

Google Sites

g-suite-7

  • Cho phép thành viên cùng tham gia quản lý nội dung
  • Có thể tạo một trang web cá nhân mà không cần có kỹ năng lập trình hay thiết kế. Điều này giúp cho người dùng có thể thoải mái sáng tạo và lên ý tưởng thiết kế để làm một trang web theo ý muốn của mình.
  • Google sites giúp tối ưu hóa công việc với khả năng truy cập dễ dàng mọi nội dung tử Gsuite.

Google Vault

g-suite-8

  • Lưu trữ – Thiết lập quy tắc lưu giữ để kiểm soát dữ liệu được lưu giữ trong bao lâu trước khi bị xóa khỏi tài khoản người dùng và bị xóa khỏi hệ thống của Google.
  • Lệnh giữ hợp pháp – Nơi giữ người dùng duy trì dữ liệu của họ vô thời hạn. Đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý hoặc các khoản giữ lại khác.
  • Tìm kiếm – Tìm kiếm dữ liệu miền của bạn theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày hoặc từ khóa. Vault hỗ trợ tìm kiếm ký tự đại diện.
  • Xuất – Xuất dữ liệu để xử lý và xem xét bổ sung.
  • Báo cáo kiểm tra – Sử dụng báo cáo kiểm tra Vault để tìm hiểu về hoạt động mà người dùng Vault đã thực hiện trong một khoảng thời gian được chỉ định.

Lưu ý: Tính năng Google Vault chỉ có trong phiên bản BusinessEnterprise

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về G Suite và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

g-suite-9

 

 

 

G Suite Enterprise là gì? Khi nào nên mua G Suite Enterprise

G Suite Enterprise là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với bộ ứng dụng văn phòng cao cấp bảo mật, điều khiển và tùy biến nâng cao. Nó bao gồm tất cả các tính năng trong G Suite Business và các tính năng cao hơn về bảo mật để đáp ứng mọi vềnhu cầu công việc.

Những tính năng cao cấp của G Suite Enterprise

Để mang đến cho người dùng những phương thức làm việc tiện lợi và hiệu quả nhất. Phiên bản G Suite Enterprise bao gồm mọi thứ có trong phiên bản G Suite Business cộng thêm các tính năng được nâng cao về bảo mật và kiểm soát.

g suite enterprise 1

Bảo mật nâng cao

  • Tăng cường bảo mật Google Drive với tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP). Ngăn chặn chia sẻ trái phép các tệp có dữ liệu nhạy cảm chẳng hạn như số thẻ tín dụng.
  • Quét lưu lượng email để biết nội dung cụ thể để ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP)
  • Truy cập vào trung tâm bảo mật .
  • Thiết lập quy tắc để phát hiện các tệp đính kèm có hại bằng Hộp bảo mật.
  • Sử dụng mã hóa S / MIME để tăng cường bảo mật email.
  • Cải thiện tính minh bạch với nhật ký thời gian thực và kiểm soát phê duyệt.
  • Tích hợp Gmail với các công cụ lưu trữ của bên thứ ba.
  • Tăng cường sử dụng khóa bảo mật cho người dùng.

Kiểm soát hành chính cao cấp

  • Quét hình ảnh cho văn bản. Xác định và giảm thiểu mất dữ liệu bí mật trong các hình ảnh được quét.
  • Sử dụng sản phẩm lưu trữ của bên thứ ba để lưu trữ và khám phá email quan trọng.
  • Phân tích nhật ký Gmail trong BigQuery, sử dụng các tùy chỉnh nâng cao.
  • Tự động hóa các tác vụ quản lý di động bằng cách đặt quy tắc tùy chỉnh được kích hoạt bởi các phương pháp truy cập kém an toàn.
  • Tự động hóa việc cung cấp người dùng, ủy quyền cho các ứng dụng và đặt quy tắc cho quản lý di động với Cloud Identity Premium

Hợp tác toàn doanh nghiệp

  • Thiết lập các cuộc họp cấp doanh nghiệp với tối đa 250 người tham gia tại các cuộc họp video.
  • Ghi lại và chia sẻ các phiên Google Meet trong Drive.
  • Truy cập bảo mật doanh nghiệp Cloud Identity , quản lý ứng dụng và dịch vụ quản lý thiết bị.

Gói Suite nào phù hợp với tôi?

g-suite-enterprise-2

Hiện tại Google đang cung cấp 3 gói chính: Basic, Business và Enterprise

Cả 3 gói dịch vụ bạn đều có quyền truy cập vào tất cả các tính năng cốt lõi Gmail. Drive, Docs, Sheet,…

  • G Suite Basic có chi phí 1.290.000/người dùng/năm và có dung lượng lưu trữ 30GB. Hạn chế duy nhất của gói này là dung lượng lưu trữ giới hạn. Nhiều doanh nghiệp lớn sẽ cần nhiều hơn là dung lượng 30GB
  • G Suite Business có chi phí cao hơn khoảng 3.190.000/người dùng/năm. Bạn sẽ có dung lượng không giới hạn khi đăng ký từ 5 người dùng trở lên và 1TB khi bạn đăng ký dưới 5 người dùng.
  • G Suite Enterprise có chi phí khoảng 7.690.000/người dùng/năm. Bạn cũng sẽ có dung lượng không giới hạn khi đăng ký từ 5 người dùng và 1TB khi đăng ký dưới 5 người dùng. Các điều khiển và bảo mật nâng cao sẽ được tích hợp trong gói này.

Khi nào tôi nên mua G Suite Enterprise

g-suite-enterprise-3

Nếu bạn là một công ty vừa và nhỏ, dung lượng lưu trữ không quá lớn và người dùng chỉ muốn có địa chỉ mail theo tên miền riêng với bộ công cụ văn phòng. Gói G Suite Basic là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn là một doanh nghiệp từ trung bình đến lớn. Người dùng cần tính năng lưu trữ email (Google Vault), quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng và dung lượng không giới hạn thì bạn có thể tham khảo bản G Suite Business.

Bạn nên đăng ký sử dụng G Suite Enterprise khi bạn là:

–   Doanh nghiệp lớn, có quy mô và lưu trữ dữ liệu nhiều

–   Tổ chức có các nhóm lớn, yêu cầu kiểm soát bảo mật và quản trị viên lớn hơn đối với bộ ứng dụng G Suite

–   Các nhóm cần các tính năng bảo mật nâng cao như quy tắc quản lý thiết bị, quản lý khóa bảo mật và ngăn ngừa mất dữ liệu.

–  Người dùng cần có khả năng tích hợp với các công cụ lưu trữ của bên thứ ba như Barracuda hoặc Mailstore.

–  Các công ty cần Google Hangouts cho hội nghị video hoặc phát trực tiếp – cho 250 người tham gia trong bất kỳ cuộc gọi nào.

Nếu bạn vẫn còn đang phân vân chưa biết lựa chọn gói mail nào phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ ngay với GCS.vn, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn được gói mail đáp ứng được tất cả nhu cầu công việc của bạn với một mức giá ưu đãi nhất.

g-suite-enterprise-4