Làm thế nào để soạn thảo một email chuyên nghiệp

Với giao diện dễ sử dụng và tính phổ biến của email thì hiện nay nó đã trở thành bạn đồng hành không thể thiếu của bạn trong quá trình học tập, làm việc, tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp. Đã quá quen thuộc với cách làm việc trên email, tuy nhiên việc gửi email sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất vẫn đang là một dấu chấm hỏi lớn. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tốt nhất để tạo dựng một email kinh doanh chuyên nghiệp, sao cho các email bạn gửi đi không chỉ gửi gắm những thông điệp, thông tin mà còn toát lên những hình ảnh, phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty bạn.

  1. Lựa chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng trong kinh doanh. Nến bạn đang làm việc cho một tổ chức, cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác uy tín và chuyên nghiệp (ví dụ: @gcs.vn). Còn nếu bạn là cá thể, sử dụng email cá nhân thì hãy đặt một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự và đem lại sự tin tưởng

Một số quy tắc cơ bản để lập một địa chỉ email kinh doanh chuyên nghiệp:

Quy tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp để lập email: 

Sử dụng email kèm tên miền riêng để tăng độ chuyên nghiệp

Để tạo ấn tượng tốt cho địa chỉ email của bạn, trước tiên bạn cần làm là hãy mua một tên miền dành riêng cho doanh nghiệp của bạn 

Ví dụ: Tên bạn@tên miền (Nam@hvn.vn)

Lợi ích của việc sử dụng email theo tên miền riêng:

  • Tạo được sự chuyên nghiệp và uy tín 
  • Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng 
  • Tùy chỉnh thêm, xóa, sửa người dùng khi có thay đổi về nhân sự.
  • Những tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam hiệu quả, dung lượng lớn, chủ động kiểm soát email gửi và nhận, có tính bảo mật và có thể truy cập email bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu.

Quy tắc 2: Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: tránh dùng nickname và số

Tránh sử dụng kí tự đặc biệt trong email làm việc

Ngoài tên miền của bạn. một thành phần quan trọng nữa là cách lập địa chỉ là tên người dùng của bạn.

Ví dụ: Trần Văn Bình

Bạn có thể đặt tên email của mình theo các cách sau:

Nguyên tên: Binh@tên miền

Tên, đệm và họ viết tắt: Binhvt@tên miền

Họ và tên: Binhtran@tên miền

Có thể sử dụng tên miền chung theo công ty hoặc bộ phận chuyên trách: VD: kinhdoanh@gcs.vn

Quy tắc 3: Tạo địa chỉ email đặc biệt, thuyết phục biểu thị trên trang web

GCS.vn cung cấp địa chỉ email theo tên miền riêng và hơn thế nữa

Để tạo sức thuyết phục có lẽ việc lập địa chỉ email chung khả quan hơn. Nó thuận tiện trong việc chuyển các thông tin nhanh đến các thành viên trong bộ phận nhất định để cùng trao đổi và xử lý công việc.

Hiện nay, email không chỉ để liên hệ, trao đổi đơn thuần mà nó còn giúp tiếp nhận thư và gửi thư đi, kiểm soát được dữ liệu của người ra người vào. Email cũng chứng minh được rằng doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp hợp pháp, đáng tin cậy để có thể đầu tư hay hợp tác làm ăn

  1. Một số lưu ý cần biết trước khi soạn mail

Trước khi soạn một email, bạn nên cần chú ý một số thông tin sau để tránh gây phiền phức cho khách hàng cũng như không tạo được sự chuyên nghiệp của bạn:

  • Tìm hiểu về đối tượng mà bạn sẽ gửi mail: điều này sẽ giúp bạn có cách trình bày và dùng từ ngữ phù hợp và chính xác hơn.
  • Thời gian gửi email: Bạn nên gửi mail vào khoảng thời gian từ 8-9h sáng vì đây là thời điểm bắt đầu công việc, khách hàng sẽ check mail và tỷ lệ reply email của bạn cũng sẽ cao hơn.
  • Tránh gửi mail spam
  • Không sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân
  • Đọc lại email trước khi gửi
  • Chú ý không nên soạn hay gửi mail trong lúc tâm trạng bất ổn (đang cáu giận, say xỉn, buồn bã, bực bội,…)

Bên cạnh đó, trong quá trình soạn mail, bạn nên chú ý đến dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên
  • Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng và địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn hay ngoặc kép phải viết vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau cách nhau một dấu cách, không được viết hoa.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy để tách ý
  • Chia đoạn nếu viết dài và lưu ý không sử dụng quá nhiều dấu chấm than.

Những sai lầm nên tránh khi gửi mail:

Sai lầm 1: Bỏ trống tiêu đề email

Điền tiêu đề email giúp cho người nhận có cảm giác muốn đọc hơn

Hãy tưởng tượng nếu bạn là người nhận thư, điều đầu tiên người nhận muốn đọc đó là tên người gửi và sau đó là tiêu đề email. Một bức thư mà  không có tiêu đề, quá mơ hồ hay khó hiểu sẽ tạo khó chịu cho người nhận, không những không tiếp tục đọc mà thậm chí có thể xóa luôn thư của bạn ra khỏi list. Muốn tạo được sự thiện cảm từ người nhận hãy đặt tiêu đề ngắn gọn súc tích dễ hiểu, đi thẳng vấn đề chính để công việc diễn ra nhanh chóng hơn.

Sai lầm 2: Email chưa có nội dung rõ ràng

Nội dung emai nên tập trung vào vấn đề, tránh quá dài dòng hoặc quá vắn tắt

Việc này sẽ khiến cho người nhận thư có thể không hiểu hoặc hiểu sai nội dung bạn muốn truyền tải. Và điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của bạn.

Sai lầm 3: Đính kèm file quá lớn, đường link file kỳ quái

Nên sử dụng các host upload như Google Drive để tăng độ tin cậy

Tránh gửi những tập tin chứa quá nhiều dung lượng vì nó mất nhiều không gian lưu trữ và thời gian để tả về.

Sai lầm 4: Sử dụng CC và BCC đúng cách

Giống nhau: Chúng đều được sử dụng với mục đích gửi email cho nhiều người một lúc.

Khác nhau:

  • CC: công khai danh tính những người nhận mail khác
  • BCC: ẩn danh sách người nhận mail với người khác, giữ bí mật thông tin.

Vậy nên dùng CC hay BCC?

Trong thực tế, có thể sử dụng cả hai. Tuy nhiên, CC sẽ giúp chúng ta xây dựng được nhiều lợi thế hơn và tăng độ tin tưởng hơn cho khách hàng, vì có thể cho các khách hàng biết được bạn gửi cho những ai (ví dụ như sếp bạn muốn biết bạn gửi cho những khách hàng nào).

Còn với BCC thì bí mật danh tính, không được lộ thông tin các khách hàng. Kiểu gửi này giúp bạn có thể gửi những thông tin không cần thiết với người khác.


——————————————————————————————————-

Cùng GCS khám phá thế giới rộng lớn trong bộ ứng dụng Google Workspace đầy thú vị và tuyệt vời.

👉🏻 Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

📍 Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

☎ 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Một số mẹo sử dụng Google Docs có thể bạn chưa biết (Phần 2)

Thêm phông chữ

Khi bạn tạo một tài liệu mới và nhập nội dung ban đầu thì phông chữ mặc định là Arial. Khi bạn muốn thay đổi phông chữ chỉ cần nhấn vào phần tùy chọn phông chữ và một danh sách thả xuống với gần hai mươi phông chữ khác nhau.

Bước 1:  Mở một tài liệu trong Google Docs

Bước 2: Nhập văn bản 

Bước 3: Nhấn vào phần tùy chọn phông chữ. 

Bước 4: Một danh sách tùy chọn phông chữ xuất hiện 

Bước 5: Lựa chọn phông chữ của bạn

Khi mới đầu sử dụng Google Docs bạn chỉ thấy có hơn chục font chữ khác nhau, bạn không biết làm sao để thêm một font chữ nào đó ngoài phông chữ có sẵn. Trong phần hướng dẫn dưới đây chỉ với vài bước cơ bản làn bạn đã hàng loạt các font chữ theo ý muốn của mình.

Bước 1:  Mở một tài liệu trong Google Docs

Bước 2: Nhập văn bản 

Bước 3: Nhấn vào phần tùy chọn phông chữ. 

Bước 4: Chọn More Fonts (Phông chữ khác)

Bước 5: Thực hiện các tùy chọn: 

  • Chữ viết: chữ tiếng Việt, tiếng Hàn, tiếng Nhật,…
  • Hiển thị: tất cả các phông chữ, phông chữ tiêu đề, chữ viết tay,…
  • Sắp xếp: mức độ phổ biến, thứ tự chữ cái,…

Bước 6: Lựa chọn font chữ bạn muốn thêm vào Google Docs

Bước 5: Nhấn vào OK. 

Tạo mục lục thanh bên dễ dàng tìm kiếm nội dung

Viết một tài liệu dài với rất nhiều nội dung khác nhau làm bạn rối tung trong việc tìm kiếm một nội dung cụ thể. Bạn là một người mới sử dụng Google Docs nên bạn không biết cách nào để tạo một mục lục cho tài liệu của mình. 

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ hướng dẫn cho bạn 2 cách để tạo mục lục. 

Cách 1: Tạo mục ngay trong nội dung văn bản của bạn.

Bước 1: Tạo một file tài liệu trong Google Docs

Bước 2: Nhấn vào Insert (Chèn) sau  đó chọn Table of contents (Mục lục)

Bước 3: Tự động mục lục sẽ được hiển thị ngay tại vị trí con trỏ chuột bạn chọn trước đó. 

Lưu ý rằng để tạo một bảng nội dung được tạo tự động liên kết đến các phần cụ thể của tài liệu của bạn, bạn phải định dạng từng chương – hoặc tiêu đề – sử dụng các kiểu đầu mục có sẵn của Google Docs. Điều này cho phép Docs biết cách điền vào bảng thêm các liên kết có thể nhấp.

Cách 2: Tạo mục lục bằng cách thêm các tiện ích bổ sung. 

Bước 1: Tạo một file tài liệu trong Google Docs

Bước 2: Trong Add-ons (Tiện ích bổ sung) chọn Get add-ons (Tải tiện ích bổ sung).

Bước 3:  Trong Google Workspace Marketplace: Bạn nhập Table of contents vào thanh tìm kiếm. 

Bước 4: Nhấn vào Install (Cài đặt). 

Cả 2 cách đều có mặt lợi và mặt hại: đối với cách 1 thì khi bạn chia sẻ cho đội nhóm mọi người đều có thể xem được mục lục đó nhưng mặt hạn chế ở đây là bạn phải di chuyển lại vị trí bạn để mục lục. Còn đối với cách 2 thì chỉ một mình bạn mới có thể nhìn thấy nhưng bạn có thể di chuyển đến bất kì chương nào, tiêu đề nào theo mong muốn. 

Đầu trang và chân trang là các phần ở đầu và cuối tài liệu. Chúng thường chứa thông tin như số trang, ngày tháng, tên tác giả hoặc tên tệp. Trong phần dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách thêm header, footer và số trang vào Google Docs.

Tạo header và Footer trong Google Docs

  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Ở trên cùng bên trái, nhấp vào Insert (Chèn) và sau đó Headers and Footers (Đầu trang và chân trang).
  3. Chọn Header (Đầu trang) hoặc Footer (Chân trang).
  4. Nhập văn bản cho đầu trang hoặc chân trang.

Tuỳ chọn đầu trang hoặc chân trang khác nhau giữa các trang 

  1. Nhấp vào đầu trang hoặc chân trang. 
  2. Để chọn bố cục đầu trang và chân trang, hãy chọn Options (Tùy chọn)
  3. Chọn Header format (Định dạng đầu trang) đối với Header và Footer format (Định dạng chân trang) đối với Footer. 
  • Different first page (Trang đầu tiên khác các trang còn lại): Khi sử dụng tính năng này trang đầu tiên đầu trang sẽ khác so với các trang tiếp sau đó. 
  • Different odd & even (Trang chẵn và lẻ khác nhau): Khi đó đối với những trang chẵn bạn định dạng sẽ khác hoàn toàn so với các trang lẻ. 

Để thu nhỏ kích thước của Header hay Footer trong Google Docs và sử dụng không gian này cho nhiều nội dung hơn, bạn hãy thay đổi lề của nó. 

Để làm được như vậy, bạn hãy làm theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Nhấp vào đầu trang hoặc chân trang. 

Bước 2: Để chọn bố cục đầu trang và chân trang, hãy chọn Options (Tùy chọn)

Bước 3: Thực hiện các thay đổi lề của bạn. 

Xóa đầu trang hoặc chân trang

Bước 1: Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Bấm đúp vào đầu trang hoặc chân trang bạn muốn xóa. 

Bước 3: Ở bên phải, nhấp vào Option (Tùy chọn) và sau đó Remove header (Xóa đầu trang) hoặc Remove footer (Xóa chân trang).

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Xây dựng nhân hiệu cho Email doanh nghiệp ngành Digital Marketing (Phần 2)

Bạn đã chọn được cho bạn hay doanh nghiệp của bạn 1 tên miền phù hợp tạo ra tính chuyên nghiệp, lòng tin trong bước đầu với khách hàng thì giờ đây GCS sẽ tiếp tục đưa bạn đến hành trình xây dựng nhân hiệu tiếp theo với Email trong bộ công cụ Google Workspace.

Xây dựng hồ sơ cá nhân cho Email

Xây dựng hồ sơ cá nhân chính là hình ảnh của bạn hay doanh nghiệp của bạn hiện diện với khách hàng cũng như đối tác của mình. Có thể nói đây chính là cách xây dựng nhân hiệu từ cái nhìn đầu tiên.

Vì sao phải xây dựng ảnh cho hồ sơ cá nhân?

Vì khi một tài khoản email của bạn gửi thư đến khách hàng, đối tác thì điều đầu tiên khách hàng chú ý tới là người gửi này là ai, có đáng tin cậy, hình ảnh của họ ra sao, hay họ đến từ doanh nghiệp nào. Và hình ảnh đem lại cái nhìn, đánh giá tích cực, khách quan từ người nhận thư trước khi họ xem nội dung thư bên trong. Đặc biệt nó sẽ cá nhân hóa tài khoản của bạn.

Để xây dựng một ảnh hồ sơ cá nhân bạn cần

xây dựng nhân hiệu
  • Nhận định được rằng địa chỉ email của bạn đang đứng trong vị trí của một cá nhân trong tổ chức hay là đại diện cho một bộ phận cho tổ chức.
  • Hình ảnh bạn hay doanh nghiệp của bạn muốn hướng tới khách hàng, đối tác là gì.
  • Hình ảnh không được quá phản cảm(đi tắm biển, mặc một bộ đồ pijama ở nhà, hay một bức ảnh bạn đang nằm,…) hay là hình ảnh chứa một nhóm bạn, họ sẽ nghĩ sao?
  • Hình ảnh của bạn phải được trau chuốt, chân thật, biểu cảm nghiêm túc, đầu tóc gọn gàng, chỉnh chu, có sự nhất quán với thương hiệu, doanh nghiệp.
  • Ảnh bạn dùng phải là ảnh chân dung thấy được toàn bộ khuôn mặt, nên chụp ảnh từ ngực lên.

Ngoài ra bạn cần đặt tên hiển thị khi gửi thư tới khách hàng và đối tác. Tên của tài khoản email cũng phải được các nhân hóa theo đúng mục đích mà địa chỉ email muốn truyền đi.

Ví dụ: Địa chỉ email đại diện cho cả doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: Tập đoàn HVN, tên trong hồ sơ cá nhân sẽ là HVN.

Sau khi đã hoàn thiện được hồ sơ cá nhân bộ mặt nhận diện cá nhân hay doanh nghiệp bước tiếp theo bạn cần làm chính là tạo ra một nội dung email rõ ràng.

Giới thiệu bản thân qua Email

xây dựng nhân hiệu

Đặt tiêu đề thư rõ ràng

Người nhận nên biết được tổng quan nội dung của email này là gì thậm chí cả khi họ chưa mở nó ra. Bạn nên đặt tiêu đề ngắn gọn hàm chứa, bao quát được toàn bộ nội dung thư cần truyền đạt, gửi tới khách hàng, đối tác cũng như nội bộ. Tránh những tiêu để dài gây khó khăn khi nhận thông tin vì hiển thị không hết nội dung. 

Khi viết email bạn luôn phải đảm bảo rằng trước khi bạn soạn nội dung thư bạn phải điền dòng tiêu đề đầu tiên. Vì có một lỗi bạn luôn thường gặp là mọi người hay để dòng tiêu đề đến cuối cùng mới viết, và dẫn đến việc quên luôn phải tiêu đề cho thư. Điều này sẽ làm người nhận thư cảm thấy khó chịu, thiếu tính chuyên nghiệp, và thậm chí có thể rơi vào spam hoặc họ sẽ bỏ qua và thậm chí là xóa đi. Và tiêu đề thư thường: Đối với thiết bị di động thường chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự tiêu đề, do vậy bạn chỉ nên viết ngắn gọn.

Mở đầu bằng lời chào trang trọng

Trước khi vào lời mở đầu nếu email đại diện cho doanh nghiệp của bạn, bạn hãy gắn thêm logo vào đầu thư để tạo ra sự riêng biệt với nội dung thư khác và xác nhận cho người nhận thư này đến từ doanh nghiệp tổ chức nào.

Khi mở đầu thư bạn cần tránh mở đầu bằng “Hello” hay “Hi”. Vì người nhận đây là khách hàng, đối tác, cấp trên họ sẽ đánh giá con người bạn hay doanh nghiệp của bạn qua cách cư xử để họ đưa ra quyết định ở lại hay tiếp tục đi tiếp với doanh nghiệp đó. Vậy nên khi mở đầu thư bắt đầu câu chào trang trọng thường dùng (Dear) và cá nhân hóa đến từng đối tượng nhận thư để họ cảm giác mình được tôn trọng, được quan tâm. Và tránh việc chỉ nêu tên của người nhận trong lời chào. 

Bạn cần lưu ý:

  • “Kính gửi Ông/Bà” – Khi gửi email cho người nước ngoài, nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ bạn đang gửi email đến, bạn nên luôn dùng “Ms.” Sẽ ít bị đụng chạm hơn.
  • “Kính gửi các bên có liên quan” – Câu này chỉ nên sử dụng nếu bạn không chắc ai sẽ là người nhận email này.

Nội dung thư

Tiếp theo đó là bạn nhập nội dung bạn muốn truyền tải, gửi tới người nhận một cách khoa học và trình bày đẹp mắt phù hợp với hoàn cảnh của thư. Viết email vòng vo có thể khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do cơ bản bạn muốn viết email cho họ là gì. Nên viết một bức email giới thiệu thật đơn giản và chỉ nên đề cập một vấn đề với người nhận.

Khi chuyển ý, ta cần ngắt dòng để người đọc nắm dễ dàng nắm bắt vấn đề. Khi muốn nhấn mạnh, chỉ nên dùng kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay đổi màu chữ cho những từ cần nhấn mạnh, không nên áp dụng cho cả câu.

Kết thư

Cách kết thư trong email, các bạn có thể sử dụng những mẫu sau:

  • Best Regards, Warm Regards, Best Wishes,
  • Regards, Kind Regards,
  • Thanks,
  • Good luck!
  • All the best!
  • Best wishes for continued success.

Hay cách kết thư tương ứng mới phần mở đầu:

  • Dear Mr/ Mrs/ Ms/ Miss … 
  • Sincerely / Yours sincerely Dear Sir or Madam … 
  • Yours faithfully / Best wishes Dear Bill … 
  • Regards / Best Regards / Kind Regards

Phần cuối cùng trong email thường là chữ ký của người viết, bao gồm họ tên, chức vụ, tên bộ phận làm việc, tên công ty, số điện thoại di động, số điện thoại bàn, fax, website,… để giới thiệu về mình và cũng để người nhận có thể liên lạc lại khi cần. Cách tạo chữ ký trong email bạn có thể xem hướng dẫn tại đây.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Xây dựng nhân hiệu cho Email doanh nghiệp ngành Digital Marketing (Phần 1)

Trong tình hình dịch bênh, xã hội khó lường như hiện nay giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp đó là làm việc, giao tiếp trực tuyến, đặc biệt là ngành Digital Marketing. Và cũng chứng tỏ một cách mạnh mẽ hơn sức mạnh của ngành Digital Marketing với doanh nghiệp.

Ngành Digital Marketing được coi là một cánh tay đắc lực của doanh nghiệp khi hiện diện trên Internet. Và phương tiện làm việc, giao tiếp của ngành này thường dùng để trao đổi, cộng tác, làm dịch vụ khách hàng hàng ngày là với một hay nhiều Email,…

Email là phương tiện không thể thiếu trong việc trao đổi công việc. Khi bạn có một email chuyên nghiệp về cả bên ngoài lẫn nội dung bên trong đối tác, khách hàng sẽ nhìn nhận bạn hay doanh nghiệp bằng một cái nhìn khác tích cực hơn, nâng tầm nhân hiệu. Bạn không cần tốn quá tiền bạc vào việc chạy các chiến dịch email khi bận chưa xây dựng nhân hiệu riêng cho tài khoản Email đó.

Vì vậy, Bạn bắt buộc phải xây dựng nhân hiệu nhất là Digital Marketing Agency. Gồm các bộ phận như Content Editor, Copywriting, SEO, Email/Automation Marketing, Social Media Marketing,… điều kiện để bạn tiếp tục tạo nên doanh thu lớn. Đầu tiên là xây dựng nhân hiệu với tài khoản Email cá nhân hóa từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Để mọi người biết bạn là ai và tin tưởng nội dung bạn đang gửi những điều bạn cần làm là: hãy bao gồm tên và địa chỉ email của bạn trong Gmail, tối ưu các dòng tiêu đề của email và tập trung vào những gì hữu ích và phù hợp nhất và có hồ sơ cá nhân thật đẹp.

Ngay bây giờ GCS sẽ cùng các bạn tạo tài khoản Email doanh nghiệp với Google Workspace.

Tạo Email theo tên miền mang tính cá nhân hóa 

Tại sao bạn cần một đuôi tên miền riêng biệt cho các bộ phận trong ngành Digital Marketing?

Vì Email doanh nghiệp theo tên miền riêng là địa chỉ email gắn liền với đuôi tên miền website doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: họ tên@têndoanhnghiệp.vn. Email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ thể hiện uy tín, tạo được ấn tượng mạnh mẽ và quảng bá thương hiệu thông qua các giao dịch thư điện tử với khách hàng của công ty bạn. Email theo tên miền giúp các bộ phận , đơn vị có thể tương tác và kết nối với các khách hàng, đối tác của họ một cách dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. 

Các vai trò của hệ thống email theo tên miền riêng:

email doanh nghiệp
  • Thể hiện phong cách chuyên nghiệp: Một hệ thống email thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp của bạn phân công cho nhiều nhân viên, bộ phận làm việc / hợp tác / giao dịch với cùng một đối tác. 
  • Khẳng định, xây dựng hình ảnh thương hiệu: Trên cơ sở đó, hệ thống email theo tên miền được xem là một phương tiện giúp bạn khá hiệu quả, khi khách hàng mở email và nhớ ngay đến tên trang web hay sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang kinh doanh nhờ vào hậu tố tên miền ở phía sau email.
  • Dễ dàng kiểm tra và quản lý: Email tên miền riêng là cách để doanh nghiệp quản lý các địa chỉ email của nhân viên trong một công ty, kiểm soát các thông tin nội bộ và hạn chế trường hợp giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng, đối tác.
  • Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam: Các email sử dụng tên miền riêng lại được đánh giá cao và ít bị rơi vào hòm thư rác của người nhận hơn các địa chỉ email miễn phí. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng lớn và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng cao hơn.
  • Email theo tên miền có nhiều tính năng hơn: Không như các email miễn phí, email theo tên miền riêng sử hữu nhiều tính năng hơn giúp bạn quản lý hệ thống, duyệt mail thậm chí có thể lên lịch công việc cho các bộ phận thông qua email riêng này.

Cách tạo tên miền cho email doanh nghiệp ngành Digital marketing:

Sử dụng tên miền riêng cho cá nhân khi làm email doanh nghiệp

Cấu trúc: tên@têndoanhnghiệp.vn

Ví dụ: bạn tên Trần Tuấn Nam làm việc ở tập đoàn HVN 

namtt@hvn.vn

Đối với doanh nghiệp trong ngành:

Cấu trúc: tênbộphận@têndoanhnghiệp.vn

Ví dụ: bộ phận bạn làm ở bộ phận kinh doanh của tập đoàn HVN

kinhdoanh@hvn.vn

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

mẹo sử dụng google docs hay

(Phần 1) Mẹo sử dụng Google Docs hay mà ai cũng nên biết và áp dụng ngay

Bạn muốn việc nhập văn bản trở nên dễ dàng và nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, hãy cùng khám phá một số mẹo sử dụng Google Docs hay mà bạn cần áp dụng ngay.

Google Docs là một trong số các công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất và hiệu quả hiện nay. Trở thành một trong những ứng dụng phổ biến nhất để các công ty cộng tác và đồng bộ hóa công việc của họ trên các tài liệu, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt hiệu quả tốt nhất. 

Thêm và chỉnh sửa hình ảnh 

Dù bạn sử dụng phần mền soạn thảo văn bản nào bạn cũng có thể chèn hình ảnh từ ổ cứng hay qua online. Nhưng đối với Google Docs, bạn có thể làm được nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể thêm hình ảnh từ máy tính, tìm kiếm trên web, Google Drive, Google Photos, theo URL và máy ảnh. 

Thêm hình ảnh trực tuyến vào Google Docs

Nếu như trước bạn thường dùng các thủ công là tải ảnh xuống máy tính từ ảnh tìm kiếm trên web sau đó chèn vào văn bản của mình, việc đó làm bạn mất rất nhiều thời gian. Dưới đây GCS sẽ giúp ban có thể thêm trực tiếp hình ảnh từ tìm kiếm trên web vào văn bản nhanh chóng. 

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 1: Mở một tài liệu trên Google Docs.

Bước 2: Thực hiện các tuỳ chọn 

Tuỳ chọn 1: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Explore (Khám phá). Hoặc bạn sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + I.

Tuỳ chọn 2: Nhấp vào Insert (Chèn) chọn Image (Hình ảnh) sau đó chọn Search the web (Tìm kiếm trên web).

Bước 3: Nhập từ khoá bạn cần tìm kiếm sau đó chọn hình ảnh. 

Thêm ảnh bằng URL

Để thêm ảnh bằng URL bạn hãy thực hiện các bước sau: 

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs. 

Bước 2: Nhấp chuột vào Insert (Chèn) trên thanh công cụ sau đó chọn Image (Hình ảnh) .

Bước 3: Một danh sách thả xuống, chọn By URL (theo URL) rồi sao chép link. 

Bước 4: Thực hiện các tuỳ chọn: Cancel (Huỷ) hoặc Insert (Chèn).

Chỉnh sửa hình ảnh 

Sau khi chèn ảnh vào văn bản trong Google Docs, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh đó sao cho đẹp mắt giống như Word như cắt, xoay, tô màu, điều chỉnh (độ sáng, trong suốt, tương phản) cho hình ảnh. 

Mặc dù chỉnh sửa ảnh trong Google Docs ở mức rất cơ bản, không giống như các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp nhưng nó giúp ích cho bạn rất nhiều đối với những hình ảnh chỉnh sửa đơn giản. Dưới đây là các bước cụ thể: 

Bước 1:  Nhấp chuột vào ảnh cần chỉnh sửa

Bước 2: Chọn Image options (Tuỳ chọn hình ảnh)

mẹo sử dụng Google Docs hay

Bước 3: Thực hiện các tuỳ chọn:

mẹo sử dụng Google Docs hay
mẹo sử dụng Google Docs haymẹo sử dụng Google Docs hay
  • Size & Rotation (Kích thước và xoay)
  • Text Wrapping (Xuống dòng tự động)
  • Recolor (Tô lại màu)
  • Adjustment ( Điều chỉnh)

Di chuyển tài liệu lên xuống 

Bạn thường di chuyển văn bản của mình một cách thủ công, bằng việc Ctrl + C để sao chép sau đó dùng Ctrl + V để dán vào. Tuy nhiên, nếu là một tài liệu lớn và có nhiều thay đổi, nó có thể bị lộn xộn và vô tình trùng lặp thông tin khi bạn vô tình không xoá nội dung trước đó đã sao chép. Để tránh rắc rối này, bạn có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ đoạn văn bản lên và xuống bằng phím tắt. Dưới đây là cách thực hiện cho bạn:

Bước 1:  Mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản bạn cần di chuyển. 

Bước 3: Nhấp chuột trái vào đoạn văn bản đó cho đến khi xuất hiện đường kẻ dọc màu xanh rồi di chuyển đoạn văn bản đó lên hoặc xuống. 

Thêm bản vẽ vào Google Docs

Bạn có thể tạo một bản vẽ nào đó ngay trên Google Docs mà không phải mất nhiều thời gian để truy cập vào Google Drawing. Dưới đây là các bước cụ thể: 

Bước 1: Mở một tài liệu trên Google Docs

Bước 2: Nhấp vào Insert (Chèn) chọn Drawing (Bản vẽ) sau đó chọn + New (+ Mới). 

Bước 3: Sau khi bạn vẽ xong chọn Save and Close (Lưu và Đóng). Bản vẽ sẽ được chèn trực tiếp vào Google Docs. Việc này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho bạn khi không cần phải truy cập vào Google Drawing.

Làm việc trên các tài liệu trong một không gian lớn hơn

Khi bạn đã hoàn thiện nội dung trên Docs, bạn muốn xem lại toàn bộ nội dung đó nhưng không gian làm việc trên Google Docs rất nhỏ làm bạn rất bất tiện. Trong trường hợp này, nhấn phím tắt Ctrl-Shift-F có thể làm cho màn hình rộng hơn và chỉ hiện thị thanh công cụ.  

Ngoài ra, bạn có thể xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình bằng cách chọn View (Xem) sau đó chọn Full screen (Toàn màn hình). Để thoát khỏi chế độ toàn màn hình nhấn ECS. Cài đặt này không chia tỷ lệ đến kích thước hiển thị đầy đủ mà thay vào đó sử dụng toàn bộ tab trình duyệt và ẩn tất cả các thanh công cụ và menu của Google Docs.

Hãy cùng đồng hành với GCS trong phần 2 nhé, nhiều điều bất ngờ sẽ hé mở cho bạn.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

dịch và viết văn bản

Dùng Google Docs để dịch và viết văn bản sang ngôn ngữ khác nhanh, hiệu quả

Bạn muốn dịch và viết văn bản của mình bằng ngôn ngữ khác mà không tốn quá nhiều thời gian vào nó? Hay bạn muốn dịch tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu công việc. Hay bạn đang làm việc với những người ở quốc gia khác, những người nói sử dụng ngôn ngữ khác? Đâu sẽ là lựa chọn tối ưu nhất với bạn?

Có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn dịch tài liệu, một công dụng được tích hợp ngay trong Google Docs.

Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn cho bạn cách để dịch và viết văn bản sang ngôn ngữ khác nhanh, hiệu quả, chỉ qua một số bước đơn giản:

Đối với Máy Tính

Cách dịch tài liệu

dịch và viết văn bản

Bước 1: Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Trong menu trên cùng, nhấp vào Tools (Công cụ) và sau đó Translate document (Dịch tài liệu).

Bước 3: Nhập tên cho tài liệu đã dịch và chọn ngôn ngữ.

Bước 4: Nhấp vào Translate (Dịch).

Bước 5: Bản sao của tài liệu đã được dịch và mở ra tại một tab mới. Bên canh đó bản dịch này sẽ lưu lại và bạn có thể xem bản dịch này trên  này trong Google Drive của mình.

Vậy là bạn đã có một tài liệu với ngôn ngữ mà bạn muốn nhanh chóng dễ dàng.

Thay đổi ngôn ngữ nhập của bạn

  1. Trên máy tính của bạn, bạn mở một tài liệu trong Google Docs (Google Tài liệu),  trên thanh menu nhấp vào File (Tệp)và sau đóLanguage (Ngôn ngữ)và sau đóChọn ngôn ngữ bạn muốn.
  2. Nếu bạn chọn một ngôn ngữ không phải là tiếng Latinh, để nhập các ký tự không phải tiếng Latinh như tiếng Hindi hoặc tiếng Trung, hãy nhấp vào Mũi tên xuốngMũi tên Xuốngbên cạnh “Menu công cụ nhập liệu”. Hoặc bạn cũng có thể mở “menu Công cụ nhập liệu” một cách nhanh chóng bằng cách nhấn Ctrl + Alt + Shift + k (đối với PC)  hoặc ⌘ + Option + Shift + k (đối với Mac) trên bàn phím của bạn.
dịch và viết văn bản
  • Nhập phiên âm:  Nhập chính tả phiên âm của một từ bằng ký tự Latinh, sau đó nhấp vào kết quả phù hợp nhất từ ​​các tùy chọn trên màn hình.
  • Nhập bằng bàn phím: Để nhập các chữ cái và ký hiệu, hãy nhấp vào các phím của bàn phím ảo hoặc nhập các phím phù hợp bằng bàn phím thực của bạn.
  • Trong kiểu nhập bằng chữ viết tay: Vẽ các ký tự trong bảng điều khiển ở dưới cùng bên phải của màn hình, sau đó nhấp vào kết quả phù hợp nhất từ ​​các tùy chọn trên màn hình.

Đối với Android/Iphone & Ipad

Dịch tài liệu

Để dịch tài liệu của bạn, hãy mở tài liệu đó trong Google Docs trên máy tính và thực hiện các thao tác như trên.

Thay đổi ngôn ngữ bạn nhập vào

Để nhập các ký tự không phải Latinh, bạn hãy sử dụng ứng dụng bàn phím trên thiết bị của bạn như Gboard

Với Gboard bạn có thể thay đổi ngôn ngữ của bàn phím mà không thay đổi ngôn ngữ của thiết bị di động.

Android sử dụng ứng dụng Gboard

Lưu ý: Trong những bước này, có một số bước chỉ áp dụng được trên Android 7.0 trở lên

Thêm ngôn ngữ trên Gboard

Khi bạn thay đổi ngôn ngữ bằng Gboard, tùy chọn cài đặt ngôn ngữ của thiết bị Android của bạn không bị ảnh hưởng.

  1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy cài đặt Gboard.
  2. Mở ứng dụng Google Docs 
  3. Nhấn vào khu vực bạn có thể nhập văn bản.
  4. Ở trên cùng của bàn phím, hãy nhấn vào Mở menu tính năng.
  5. Nhấn vào biểu tượng Thêm và sau đóCài đặt Cài đặt.
  6. Nhấn vào Ngôn ngữ và sau đó Thêm bàn phím.
  7. Chọn ngôn ngữ bạn muốn bật.
  8. Chọn bố cục bạn muốn sử dụng.
  9. Nhấn vào Xong.

Thêm ngôn ngữ trên Gboard thông qua phần cài đặt Android

  1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở ứng dụng Cài đặt.
  2. Nhấn vào Hệ thống và sau đó Ngôn ngữ và nhập liệu.
  3. Trong phần “Bàn phím”, hãy nhấn vào Bàn phím ảo.
  4. Nhấn vào Gboard và sau đó Ngôn ngữ.
  5. Chọn ngôn ngữ.
  6. Bật bố cục bạn muốn sử dụng.
  7. Nhấn vào Xong.

Chuyển ngôn ngữ trên Gboard

  1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở ứng dụng Google Docs.
  2. Nhấn vào khu vực bạn có thể nhập văn bản.
  3. Chạm và giữ phím cách để chuyển ngôn ngữ.

Chuyển ngôn ngữ bằng phím chuyển ngôn ngữ

  1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy ứng dụng Google Docs.
  2. Nhấn vào khu vực bạn có thể nhập văn bản.
  3. Ở dưới cùng bên trái của bàn phím, hãy chạm và giữ dấu phẩy, sau đó kéo ngón tay đến biểu tượng Cài đặt Cài đặt để truy cập vào phần cài đặt Gboard Cài đặt
  4. Nhấn vào phần Tùy chọn.
  5. Nhấn vào biểu tượng Hiển thị phím chuyển đổi ngôn ngữ Quả cầu.

Nếu tùy chọn “Hiển thị phím chuyển đổi ngôn ngữ” có màu xám, hãy tắt tùy chọn Hiển thị phím chuyển đổi biểu tượng cảm xúc Biểu tượng cảm xúc .

Iphone và Ipad sử dụng ứng dụng Gboard

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng Gboard trên iPhone và iPad chạy iOS 9 trở lên.

Thêm ngôn ngữ

Khi bạn sử dụng Gboard, tùy chọn cài đặt ngôn ngữ của iPhone hoặc iPad của bạn không bị ảnh hưởng.

  1. Trên iPhone hoặc iPad, hãy cài đặt Gboard.
  2. Mở ứng dụng Google Docs
  3. Nhấn vào nơi bạn có thể nhập văn bản.
  4. Ở dưới cùng của bàn phím, hãy chạm và giữ biểu tượng Quả cầu Quả cầu.
  5. Nhấn vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt và sau đó Ngôn ngữ.
  6. Nhấn vào tùy chọn Thêm ngôn ngữ.
  7. Nhấn vào ngôn ngữ bạn muốn bật.

Chuyển đổi giữa các ngôn ngữ

  1. Trên iPhone hoặc iPad, hãy ứng dụng Google Docs.
  2. Nhấn vào nơi bạn có thể nhập văn bản.
  3. Ở dưới cùng của bàn phím, hãy chạm và giữ biểu tượng Quả cầu Quả cầu.
  4. Nhấn vào ngôn ngữ bạn muốn sử dụng.

Tùy chỉnh bố cục bàn phím

  1. Trên iPhone hoặc iPad, hãy mở phần Settings (Cài đặt).
  2. Nhấn vào phần General (Chung).
  3. Nhấn vào phần Keyboard (Bàn phím) và sau đó Keyboards (Bàn phím).
  4. Thêm hoặc bật bố cục bạn muốn sử dụng.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – Đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

sửa lỗi chính tả

Cách sửa lỗi chính tả trong Google Docs nhanh và hiệu quả

Có rất nhiều công cụ giúp bạn sửa lỗi chính tả, tuy nhiên phần trăm chính xác vẫn chưa được cao hoặc phải tốn phí mới có thể kiểm tra được nhiều văn bản.

Giúp người dùng thuận tiện trong việc soạn thảo tài liệu, Google Docs có tính năng kiểm tra chính tả với những từ ngữ gõ sai và hiển thị ngay khung chỉnh sửa với những lỗi sai đó. Chính vì vậy trong bài viết này GCS sẽ hướng dẫn cho các bạn cách phát hiện và sửa lỗi chính tả cực kỳ đơn giản, hoàn toàn miễn phí và có sự chính xác rất cao.

Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Google Docs

Đối với những người mới sử dụng Google Docs, bạn nên thiết lập hiển thị gợi ý chính tả. Khi đó các từ bạn nhập thủ công hay những từ bạn sao chép từ các trang khác thì nó sẽ đề xuất các gợi ý chỉnh sửa cho bạn.

sửa lỗi chính tả

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Spelling and Grammar (Chính tả và ngữ pháp).

Bước 3: Chọn Show spelling suggestions (Hiển thị gợi ý chính tả). Sau khi bạn chọn các gợi ý lỗi chính tả sau đó sẽ xuất hiện bằng các đường răng cưa màu đỏ được gạch chân dưới từ cần sửa. 

Sửa lỗi chính tả từng từ đơn

Đối với văn bản khi bạn nhập thủ công, khi có những từ viết sai chính tả sẽ được đề xuất sửa lỗi ngay sau đó và được đánh dấu bằng đường răng cưa màu đỏ gạch dưới chân từ cần sửa giúp bạn dễ dàng nhận biết.

Lúc này bạn nhấp chuột vào từ đang bị đánh dấu sai, Google Docs sẽ gợi ý các sự lựa chọn cho bạn: 

sửa lỗi chính tả
  1. Từ gợi ý của Google Docs
  2. Hoặc bỏ qua từ gợi ý đó.
  3. Tuỳ chọn các phản hồi.
  4. Tuỳ chọn khác.

Sửa lỗi chính tả một đoạn văn bản 

Đối với một đoạn văn bản lớn, bạn mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng từ một. Chính vì vậy, để giúp bạn chỉnh sửa tài liệu nhanh hơn, dưới đây là các bước cụ thể: 

sửa lỗi chính tả

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs

Bước 2: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Spelling and Grammar (Chính tả và ngữ pháp).

Bước 3: Thực hiện các tuỳ chọn: 

  • Để sử dụng một đề xuất, hãy nhấp vào Change (Thay đổi).
  • Để bỏ qua một đề xuất, hãy nhấp vào Ignore (Bỏ qua).
  • Để chấp nhận hoặc bỏ qua tất cả các đề xuất, hãy nhấp vào More (Thêm) Hơnvà sau đó  Accept all (Chấp nhận tất cả) hoặc Ignore all (Bỏ qua tất cả).  

Thêm, xem và xoá một từ trong từ điển cá nhân của bạn

Bạn có thể bất cứ một từ nào vào từ điển của mình, cho dù từ đó có đúng hay sai chính tả. Đối với chức năng thêm một từ vào từ điển sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Có những từ mà nó lặp lại nhiều lần trong Google Docs nhưng gợi ý cho rằng nó là sai chính tả nhưng nó lại hoàn toàn đúng trong ngữ cảnh đó. Chính vì vậy khi bạn thêm từ đó vào từ điển thì nó sẽ được loại bỏ hoàn toàn ra khỏi gợi ý sửa lỗi. 

Thêm một từ vào từ điển

sửa lỗi chính tả

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Spelling and Grammar (Chính tả và ngữ pháp).

Bước 3: Một hộp gợi ý chỉnh sửa văn bản sẽ xuất hiện ở phía trên bên phải.

Bước 4: Để thêm một từ xuất hiện trong trình kiểm tra chính tả vào từ điển, hãy nhấp vào biểu tượng Hơnvà sau đósau đó chọn Add “…” to dictionary (Thêm “…” vào từ điển)

Xem và xoá từ trong từ điển cá nhân

Bước 1: Mở một tài liệu trong Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào Tool (Công cụ) sau đó chọn Spelling and Grammar (Chính tả và ngữ pháp).

Bước 3: Chọn Personal Dictionary (Từ điển cá nhân)

Bước 4: Thực hiện các tuỳ chọn của bạn:

(1) Thêm một từ nào đó vào từ điển cá nhân sau đó nhấn Add (Thêm)

(2) Nhấp vào biểu tượng để xoá từ đó ra khỏi từ điển. 

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

đề xuất trong google docs

Xem và sử dụng nội dung được đề xuất trong Google Docs

Bạn đã khám phá ra một tính năng tìm kiếm thông tin vô cùng hữu ích ngay trên Google Docs chưa. Với những thao tác vô cùng đơn giản, bạn chỉ bôi đen từ cần tìm rồi nhấn chuột phải sau đó chọn Khám phá sẽ xuất hiện một thanh Research, xuất hiện ở phía bên phải màn hình, một loạt các kết quả tìm kiếm xuất hiện. Về cơ bản thì nó tương tự như một trang tìm kiếm Google thu nhỏ, bạn có thể vừa gõ văn bản vừa dùng thanh Research này để tìm kiếm tài liệu và thông tin mà không cần phải mở thêm 1 tab mới trên trình duyệt. Thông qua việc tìm kiếm thông tin ngay trong Google Docs, điều đó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. 

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách để xem và sử dụng nội dung đề xuất trong Google Docs.

Sử dụng “Khám phá” trong Google Docs

  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào “Khám phá” Khám phá.
  3. Nhập nội dung bạn cần tìm kiếm.
  4. Các thông tin liên quan, hình ảnh hoặc Drive sẽ xuất hiện.
  5. Nhấp vào nội dung bạn cần tìm kiếm.

Thêm hình ảnh hoặc thông tin từ các tài liệu khác hoặc web

  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào “Khám phá” Khám phá.
  3. Ở trên cùng, hãy tìm kiếm tài liệu, bản trình bày, hình ảnh, biểu đồ hoặc trang web. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị trong các danh mục:
đề xuất trong Google Docs
  • Web : Thông tin từ web liên quan đến tài liệu của bạn.
  • Hình ảnh : Hình ảnh từ web liên quan đến tài liệu của bạn.
  • Drive : Tài liệu được lưu trong Google Drive của bạn.
  1. Thêm một mục từ tìm kiếm của bạn:
đề xuất trong Google Docs
  • Thêm hình ảnh hoặc biểu đồ : Nhấp vào mục bạn muốn thêm. Ở trên cùng, nhấp vào “Chèn”.
  • Thêm chú thích cuối trang : Trỏ vào kết quả tìm kiếm của bạn. Nhấp vào “Cite as footnote” Trích dẫn dưới dạng chú thích cuối trang
  • Thêm liên kết : Trỏ đến kết quả tìm kiếm của bạn. Nhấp vào “Chèn liên kết” Thêm vào

Mẹo: Để xem thêm biểu đồ hoặc hình ảnh từ một tài liệu, hãy nhấp vào “Xem thêm nội dung” bên dưới bản trình bày hoặc tài liệu.

Sử dụng các chỉnh sửa được đề xuất

Tuỳ chỉnh nội dung trên Google Docs 

Trong Google Docs có một tính năng giúp bạn chỉ có thể thêm các đề xuất mà không phải chỉnh sửa từ ngữ nguyên gốc.

đề xuất trong Google Docs

Bước 1: Mở một file tài liệu trên máy tính của bạn. 

Bước 2: Ở phía ngoài cùng bên phải của thanh công cụ nhấp vào biểu tượng bút chỉnh sửa

Bước 3: Thực hiện các tùy chọn của bạn: 

  • Editing (Chỉnh sửa)

Khi bạn cung cấp quyền truy cập cho ai đó, mọi người có thể chỉnh sửa, thay thế tài liệu đó của bạn.  

  • Suggesting(Đề xuất) 

Bất kỳ ai có thể nhận xét về tài liệu đều có thể nhập văn bản ở chế độ Đề xuất. Khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu ở chế độ Đề xuất, văn bản đã nhập của bạn được bao quanh ở trên cùng và dưới cùng bởi một dấu ngoặc và các thao tác xóa được hiển thị bằng dấu gạch ngang.

  • Viewing (Đang xem)

Ở chế độ Xem, bạn không thể chỉnh sửa tài liệu và không thể xem được các nhận xét của người khác. 

Chấp nhận hoặc từ chối đề xuất

Chấp nhận từng mục đề xuất

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu trên trang docs.google.com.
  2. Chọn một nhận xét.
  3. Nhấp vào biểu tượng Chấp nhận hoặc biểu tượng Từ chối .

Để xem tất cả các nội dung chỉnh sửa, hãy chuyển lên phần trên cùng bên phải và nhấp vào mục Nhận xét.

Chấp nhận hoặc từ chối tất cả các nội dung đề xuất

đề xuất trong Google Docs
  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Nhấp vào phần Tool (Công cụ) sau đó Review suggested edits (Xem lại các mục chỉnh sửa đề xuất).
  3. Một hộp sẽ xuất hiện ở phía trên cùng bên phải.
  4. Để xem trước giao diện của tài liệu khi có hoặc không có sự thay đổi, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống Mũi tên xuống và chọn một tùy chọn.
  5. Nhấp vào phần Accept All (Chấp nhận tất cả) hoặc Reject All (Từ chối tất cả).

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

nhận xét trong google docs

Cách để thêm bình luận và nhận xét trong Google Docs

Google Docs là một trong số các công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất và hiệu quả hiện nay. Trở thành một trong những ứng dụng phổ biến nhất để các công ty cộng tác và đồng bộ hóa công việc của họ trên các tài liệu, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt hiệu quả tốt nhất. 

Tài liệu lớn với hàng nghìn dữ liệu khác nhau khiến bạn không thể kiểm soát được hết tất cả các lỗi sai trong đó. Chính vì thế, “Nhận xét” là một công cụ mạnh mẽ trong Google Docs vì việc sử dụng chúng sẽ giúp bạn cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp của mình. 

Trong bài này, GCS sẽ hướng dẫn cho các bạn cách để thêm, trả lời và xoá nhận xét trong Google Docs

Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét trong Google Docs

Thêm nhận xét

Bất kỳ ai có quyền truy cập biên tập viên hoặc người bình luận vào Google Docs đều có thể tạo nhận xét.

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.

Bước 2: Đánh dấu văn bản, hình ảnh, ô mà bạn muốn nhận xét.

nhận xét trong google docs

Bước 3: Để thêm một nhận xét, trên thanh công cụ, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét .

Bước 4: Nhập nhận xét của bạn. 

nhận xét trong google docs

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một người cụ thể nhìn thấy nhận xét của bạn, bạn có thể gắn thẻ họ. Để gắn thẻ ai đó, hãy nhập ký hiệu @ và bắt đầu nhập địa chỉ email của họ. Sau đó chọn chúng từ danh sách liên hệ của bạn.

Bước 5: Nhấp vào phần Comment (Nhận xét).

Xem tất cả nhận xét

nhận xét trong google docs
  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Nhận xét .
  3. Để đóng, hãy nhấp lại vào phần Cancel (Huỷ).

Chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét

nhận xét trong google docs
  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Trên nhận xét mà bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm .
  3. Nhấp vào Edit (Chỉnh) hoặc Delete (Xóa).

Gửi nhận xét cho một người cụ thể  

Để chắc chắn người nào đó thấy nhận xét, bạn có thể thêm họ vào nhận xét. Họ sẽ nhận được thông báo qua email kèm theo nhận xét của bạn.

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Chèn và nhập một nhận xét.
  3. Thêm tên (với chữ cái đầu tiên viết hoa) vào chỗ nào đó trong nhận xét. Khi người chính xác được đề xuất, hãy nhấp vào tên họ. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email của người mà mình muốn xem thư.
  4. Nhấp vào phần Nhận xét.

Lưu ý: Nếu thêm người nào đó không có quyền xem tệp thì bạn sẽ được yêu cầu chia sẻ tệp.

Trả lời hoặc đóng nhận xét

Nếu bạn có quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét trong tài liệu, bạn có thể trả lời nhận xét. Khi cuộc thảo luận kết thúc, bạn có thể giải quyết nhận xét để đóng nhận xét.

Mẹo: Bạn cũng có thể trả lời hoặc đóng nhận xét ngay trong email của bạn. 

Quản lý thông báo về nhận xét

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Ở góc trên cùng bên phải của tệp, hãy nhấp vào biểu tượng Nhận xét Mở nhận xét.
  3. Nhấp vào phần Notifications (Thông báo).
  4. Chọn thời điểm bạn muốn nhận thông báo:
  • Tất cả: Bất cứ khi nào nhận xét được đưa ra.
  • Chỉ nhận xét của bạn: Bất cứ khi nào người khác trả lời nhận xét của bạn hoặc nhận xét mà bạn được thêm vào.
  • Không: Không bao giờ nhận email về nhận xét cho tệp đó.

Trả lời nhận xét trong Google Docs

  1. Mở một bảng tính trên máy tính.
  2. Trên tab trang tính, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét .
  3. Nhấp vào nhận xét bạn muốn trả lời.
  4. Nhấp vào Reply (Trả lời) và nhập nội dung trả lời của bạn.
  5. Để lưu, nhấp vào Reply (Trả lời).

Đóng hoặc mở lại nhận xét

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Nhấp vào nhận xét bạn muốn đóng.
  3. Ở góc trên cùng của nhận xét, nhấp vào Resolve (Giải quyết).

Để xem nhận xét bạn đã đóng, nhấp vào phần “Nhận xét” ở góc trên cùng của cửa sổ. Để mở lại nhận xét đã đóng, hãy nhấp vào phần Mở lại ở góc trên cùng bên phải của nhận xét.

Đánh dấu một mục hành động là xong

  1. Mở một tệp Google trên máy tính.
  2. Ở góc trên cùng bên phải của nhận xét, hãy nhấp vào biểu tượng Xong .

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản thông minh bằng giọng nói trong Google Docs

Một tính năng vô cùng hữu ích mà bạn không thể bỏ qua khi soạn thảo văn bản trong Google Docs đó là nhập văn bản bằng giọng nói –  giúp cho bạn có thể soạn thảo văn bản nhanh hơn, giúp tối ưu hoá công việc của bạn. Tính năng dùng giọng nói nhập văn bản này của Google ngoài khả năng phân biệt chấm (.) phẩy (,) còn được triển khai với hơn 40 ngôn ngữ khác nhau.

Đây là phần tiếp theo trong tính năng thông minh này chỉ có trên ứng dụng của Google.

Bước 3: Sử dụng lệnh thoại

Sau khi bắt đầu nhập liệu bằng giọng nói, bạn có thể sử dụng các lệnh để chỉnh sửa và định dạng tài liệu của mình. Ví dụ: “Chọn đoạn văn”, “in nghiêng” hoặc “Chuyển đến cuối dòng”.

Lời khuyên:

  • Lệnh thoại chỉ có sẵn bằng tiếng Anh. Ngôn ngữ tài khoản và ngôn ngữ tài liệu đều phải là tiếng Anh.
  • Lệnh thoại không khả dụng trong ghi chú của người thuyết trình trên Trang trình bày.

Chọn văn bản

Để chọn văn bản, hãy nói các lệnh sau:

  • Chọn [từ hoặc cụm từ]
  • Chọn tất cả
  • Chọn tất cả văn bản phù hợp
  • Chọn mục danh sách
  • Chọn các mục danh sách ở cấp độ hiện tại
  • Chọn ký tự tiếp theo
  • Chọn [số] ký tự tiếp theo
  • Chọn ký tự cuối cùng
  • Chọn [số] ký tự cuối cùng
  • Chọn dòng
  • Chọn dòng tiếp theo
  • Chọn [số] dòng tiếp theo
  • Chọn dòng cuối cùng
  • Chọn [số] dòng cuối cùng
  • Chọn đoạn văn
  • Chọn đoạn tiếp theo
  • Chọn [số] đoạn tiếp theo
  • Chọn đoạn cuối cùng
  • Chọn [số] đoạn cuối cùng
  • Chọn từ
  • Chọn từ tiếp theo
  • Chọn [số] từ tiếp theo
  • Chọn từ cuối cùng
  • Chọn [số] từ cuối cùng
  • Bỏ chọn
  • Không chọn

Định dạng tài liệu của bạn

Để định dạng tài liệu của bạn, hãy nói các lệnh sau:

Định dạng văn bản

  • Áp dụng tiêu đề [1–6]
  • Áp dụng văn bản bình thường
  • Áp dụng phụ đề
  • Áp dụng tiêu đề
  • In nghiêng
  • Chữ in nghiêng
  • Gạch ngang
  • Chỉ số dưới
  • Chỉ số trên
  • Gạch chân
  • Viết hoa tất cả [từ hoặc cụm từ]
  • Viết hoa [từ hoặc cụm từ]

Mẹo : “Viết hoa toàn bộ” làm cho từ hoặc cụm từ có tất cả các chữ cái hoa. “Viết hoa” chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên.

Định dạng đoạn văn

  • Giảm thụt lề
  • Tăng thụt lề
  • Giãn cách dòng [1-100]
  • Giãn cách dòng gấp đôi
  • Giãn cách dòng đơn

Màu văn bản và tô sáng

  • Màu văn bản [color]
  • Điểm nổi bật
  • Đánh dấu [màu]
  • Màu nền [color]
  • Xóa đánh dấu
  • Xóa màu nền

Mẹo : Các màu có sẵn là: đỏ, đỏ mọng, cam, vàng, xanh lục, lục lam, xanh lam, xanh lam hoa ngô, tím, đỏ tươi, đen, trắng và xám. Đối với tất cả các màu ngoại trừ đen và trắng, bạn có thể thêm “sáng” hoặc “tối” cùng với số 1-3 (đối với màu xám, 1-4), chẳng hạn như “màu tím đậm 3” Nếu bạn tự nói “highlight” thì màu đánh dấu là màu vàng.

Cỡ chữ

  • Giảm kích thước phông chữ
  • Tăng kích thước phông chữ
  • Kích thước phông chữ [6-400]
  • Làm cho lớn hơn
  • Thu nhỏ hơn

Căn chỉnh

  • Căn giữa
  • Căn trái
  • Căn phải
  • Căn chỉnh hợp lý
  • Sắp xếp đúng

Cột

  • Áp dụng 1 cột
  • Áp dụng 2 cột
  • Áp dụng 3 cột
  • Tùy chọn cột
  • Chèn dấu ngắt cột

Danh sách

  • Tạo danh sách có dấu đầu dòng
  • Tạo danh sách được đánh số
  • Chèn dấu đầu dòng
  • Chèn số

Xóa định dạng

  • Xóa định dạng
  • Xóa chữ đậm
  • Xóa chữ in nghiêng
  • Xóa gạch ngang
  • Xóa gạch chân

Chỉnh sửa tài liệu của bạn

Để chỉnh sửa tài liệu của bạn, hãy nói các lệnh sau:

  • Sao chép
  • Cắt
  • Dán
  • Xóa bỏ
  • Xóa từ cuối cùng
  • Xóa [từ hoặc cụm từ]
  • Chèn liên kết [sau đó nói URL bạn muốn sử dụng]
  • Sao chép đường dẫn
  • Xóa liên kết
  • Chèn mục lục
  • Xóa mục lục
  • Cập nhật mục lục
  • Chèn nhận xét [sau đó nói nhận xét của bạn]
  • Chèn dấu trang
  • Chèn phương trình
  • Chèn chân trang
  • Chèn chú thích cuối trang
  • Chèn tiêu đề
  • Chèn đường ngang
  • Chèn ngắt trang

Lời khuyên :

  • Nếu bạn tự nói “Xóa”, bạn sẽ xóa từ trước con trỏ.
  • Nếu bạn chọn văn bản của một URL và nói “Chèn liên kết”, văn bản đã chọn sẽ trở thành một siêu liên kết.

Thêm và chỉnh sửa bảng

Để thêm và chỉnh sửa bảng, hãy nói các lệnh sau:

  • Chèn bảng
  • Chèn bảng [1-20] hàng theo [1-20] cột
  • Chèn cột
  • Chèn cột mới
  • Chèn hàng mới
  • Chèn cột mới ở bên trái
  • Chèn hàng mới phía trên
  • Chèn hàng mới bên dưới
  • Xóa cột
  • Xóa hàng
  • Xóa bảng
  • Bảng thoát

Di chuyển xung quanh tài liệu của bạn

Để di chuyển xung quanh tài liệu của bạn, hãy nói các lệnh sau:

Phần 1Phần 2Phần 3
Thí dụ:
Đi đến
cuối củađoạn văn
Đi đến
Chuyển tới
cuối của
bắt đầu của
đoạn văn
cột
hàng
hàng
bàn
tài liệu
Đi đến
Chuyển tới
kế tiếp
Trước
tính cách
cột
chú thích
thay đổi định dạng
phần mở đầu
tiêu đề [1-6]
hình ảnh
hàng
liên kết
danh sách
danh sách mục
viết sai chính tả
đoạn văn
hàng
bàn
từ ngữ
trang
Đi
Di chuyển
ở đằng trước
phía sau
[số] ký tự
[số] từ
Đi
Di chuyển
lên
xuống
[số] dòng
[số] đoạn văn 

Cuộn

  • Cuộn xuống
  • Cuộn lên

Dừng nhập liệu bằng giọng nói

Để dừng nhập liệu bằng giọng nói, hãy nói “Dừng nghe”.

Tiếp tục nhập liệu bằng giọng nói

Để di chuyển con trỏ đến cuối đoạn văn và bắt đầu nhập lại bằng giọng nói, hãy nói “Tiếp tục”.

Để di chuyển con trỏ đến cuối một từ hoặc cụm từ cụ thể, hãy nói “Tiếp tục với [từ hoặc cụm từ]”.

Dưới đây là tất cả các lệnh bạn có thể nói để tiếp tục nhập liệu bằng giọng nói:

  • Sơ yếu lý lịch
  • Tiếp tục với [từ hoặc cụm từ]
  • Đi đến cuối đoạn văn
  • Di chuyển đến cuối đoạn văn
  • Đi đến cuối dòng
  • Di chuyển đến cuối dòng
  • Đi tới [từ]

Lệnh để trợ giúp

Để mở danh sách các lệnh thoại trong tài liệu của bạn, hãy nói các lệnh sau:

  • Trợ giúp nhập liệu bằng giọng nói
  • Danh sách lệnh thoại
  • Xem tất cả lệnh thoại

Nói (đối với khả năng tiếp cận)

Để sử dụng các lệnh này, hãy bật hỗ trợ trình đọc màn hình. Tốt nhất bạn nên đeo tai nghe để phản hồi của trình đọc màn hình không được nhập vào tài liệu của bạn.

  • Nói vị trí con trỏ
  • Nói từ vị trí con trỏ
  • Nói lựa chọn
  • Nói định dạng lựa chọn
  • Đọc tiêu đề hàng và cột của bảng
  • Nói vị trí ô trong bảng
  • Nói tiêu đề cột bảng
  • Nói tiêu đề hàng trong bảng

Khắc phục sự cố

Nếu nhập liệu bằng giọng nói không hoạt động, hãy thử các bước sau.

“Chúng tôi gặp khó khăn khi nghe bạn nói”

Nếu bạn thấy thông báo lỗi cho biết “Chúng tôi đang gặp sự cố khi nghe bạn nói”, hãy thử các cách sau:

  • Chuyển đến một căn phòng yên tĩnh.
  • Cắm micro bên ngoài.
  • Điều chỉnh âm lượng đầu vào trên micrô của bạn

Micro không hoạt động

Nếu bạn không thể làm cho micrô hoạt động trên máy tính của mình, hãy thử các cách sau:

  • Đảm bảo rằng micrô không bị hỏng.
  • Kiểm tra cài đặt micro của bạn trong tùy chọn hệ thống máy tính của bạn.
  • Kiểm tra xem micro của bạn đã được cắm vào chưa và không bị ứng dụng khác sử dụng.
  • Chuyển đến một căn phòng yên tĩnh.
  • Khởi động lại máy tính của bạn.

Khẩu lệnh không hoạt động

Nếu lệnh thoại không hoạt động, hãy thử các cách sau:

  • Nói chậm và rõ ràng hơn
  • Tạm dừng trước và sau mỗi lệnh. Văn bản lệnh của bạn có thể hiển thị trong tài liệu trong giây lát. Ví dụ: nếu bạn nói “chọn tất cả”, các từ “chọn tất cả” sẽ hiển thị trước khi văn bản của bạn được chọn.
  • Micrô hiển thị một bong bóng chứa lệnh gần đây nhất. Xác minh rằng Tài liệu hoặc Trang trình bày đã nghe đúng lệnh. Nếu không, bạn có thể chỉ cần nói “Hoàn tác”.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn