Ứng dụng và cài đặt của địa chỉ email bí danh – Email Alias

Không nhiều người biết đến tính năng tạo địa chỉ email bí danh – Email Alias của G Suite. Nó có thể được hiểu là địa chỉ email được ngụy trang và nó thật sự tiện dụng với nhiều ứng dụng trong thực tế : bạn có thể quản lý nhiều địa chỉ Email trong cùng một tài khoản Google,có thể nhận được email từ người gửi qua alias khi họ nhập sai thông tin của bạn, hoặc bạn cũng có thể cài đặt sử dụng địa chỉ alias để gửi mail thay cho tài khoản chính.

Bài viết này GCS.VN xin sử dụng thuật ngữ Email Alias để giới thiệu cho bạn đọc.

Tổng quan về Email Alias

Có 2 loại địa chỉ Email alias :

  1. Địa chỉ email alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain) của bạn trong gói G Suite.
  2. Địa chỉ email alias theo tên miền bí danh (Alias Domain) của bạn trong gói G Suite.

Bạn có thể tạo email alias theo tên miền chính hoặc tên miền phụ của bạn. Các địa chỉ alias này không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm. Bạn có thể cài đặt để nhận email từ người gửi khi họ nhập sai thông tin của bạn.

Ví dụ : Bạn có tài khoản chính là kythuat@domain.com :

  • Bạn thêm vào các địa chỉ alias là  kithuat@domain.com , kt@domain.com , tech@domain.com .v..v. cho tài khoản kythuat@ của bạn.
  • Như vậy khi khách hàng của bạn gửi email và nhập tên người nhận giống các địa chỉ alias trên thì tài khoản chính kythuat@domain.com sẽ đều nhận được. Nếu bạn không có các email alias trên khi khách hàng nhập sai tên kythuat@ của bạn khi gửi email của họ sẽ bị gửi trả hoặc được gửi đi và không đến đâu cả, bạn sẽ không nhận được mail và có thể mất đi một cơ hội hợp tác.
  • Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Nếu trong gói G Suite của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với user tương ứng và không chỉnh sửa được.

Ví dụ : Bạn có tên miền alias là aliasdm.com trong gói G Suite theo tên miền domain.com của bạn :

  • Khi bạn tạo tài khoản kythuat@domain.com thì hệ thống sẽ tự sinh ra alias kythuat@aliasdm.com
  • Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh để khách hàng có thể gửi được mail cho các địa chỉ alias theo tên miền bí danh này. Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Cách thiết lập Email Alias của G Suite

Chỉ có quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên người dùng (User Admin) của gói G Suite mới có quyền thêm hoặc xóa email alias. Mỗi một tài khoản người dùng có thể thêm tối đa 30 địa chỉ alias.

  1. Trong trang quản trị G Suite bạn vào User.
  2. Tìm và bấm vào user bạn cần thêm alias.
  3. Chọn mục User Information / chọn Email Aliases
  4. Bấm vào Alias để thêm tên alias bạn muốn, nếu bạn có nhiều tên miền phụ bạn cần gán đúng tên miền. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều alias ( không quá 30 ). Nếu bạn có tên miền bí danh bạn sẽ thấy hệ thống đã tự động tạo một địa chỉ bí danh cùng tên tương ứng, bạn có thể xem ở ảnh ví dụ dưới để dễ hình dung.
  5. Bấm Save để hoàn thành.

Lưu ý :

– Các địa chỉ alias không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói G Suite của bạn.

– Địa chỉ alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được.

Gửi mail đi từ địa chỉ alias

Sau khi bạn thiết lập email alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được tin nhắn được gửi đến email alias trong vòng 24 giờ.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập.

  1. Trên giao diện gmail của bạn bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên giao diện / chọn Settings.
  2. Bấm vào tab Accounts ( hoặc Accounts and Import )
  3. Ở phần Send email as bạn bấm vào Add another email address >> điền tên và địa chỉ alias bạn cần vào đây >> bấm Next Step để hoàn thành.

Lưu ý :

  • Nếu bạn thêm địa chỉ alias theo tên miền alias trong gói G Suite của bạn thì bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền alias trước khi thực hiện.
  • Khi bạn cài đặt Send email as này dùng một địa chỉ khác ngoài gói G Suite của bạn thì bạn cần thực hiện thêm các bước xác minh cho địa chỉ thêm vào. Đấy là một chủ đề chúng tôi sẽ đề cập ở một bài viết khác.

Cách gửi mail bằng địa chỉ alias

Sau khi bạn đã thêm địa chỉ alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản chính của bạn.

  1. Bấm Compose để soạn một thư mới
  2. Phần From bạn bấm vào mũi tên xuống để chọn gửi từ địa chỉ nào, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ alias của bạn.
  3. Soạn thư và bấm gửi như bình thường.

  1. Nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi chính ( địa chỉ gửi mặc định ) bạn bấm vào make default bên cạnh địa chỉ đó trong phần cài đặt Send email as và check vào ô Always reply from default address.

Các trường hợp sử dụng email alias trên G Suite

Chúng tôi muốn chia sẻ một vài cách sử dụng yêu thích của mình khi dùng email alias trên G Suite :

Sắp xếp tin nhắn email

Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh : Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật .v.v. ⁠ Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách.

Sắp xếp thư theo cách này hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công.

Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn

Bạn có thể tạo bộ lọc cho alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail : Nhấp vào mũi tên ở cuối thanh Search. Trong danh sách thả xuống, hãy nhập địa chỉ alias bạn muốn sử dụng cho bộ lọc vào phần To. Sau đó nhấp vào Create filter.

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias , có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam .v.v tùy theo ý định bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Create filter.

Bộ lọc giúp tách các thư nhất định khỏi hộp thư đến chính của bạn và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.

Ẩn địa chỉ email cá nhân

Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của anh/cô ấy. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của người đấy là được.

Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các alias khác nhau, hoặc các lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập bảng điều khiển trong G Suite để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh.

Duy trì tin nhắn của bạn

Bằng cách sử dụng địa chỉ alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt trong tương lai.

Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua một loạt các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng.

Nhưng với alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn.

Đặt địa chỉ alias để làm việc cho bạn

Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.

Như bạn thấy, quá trình này là dễ dàng. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là muốn bạn dành chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ sắp xếp các địa chỉ của mình trước khi thiết lập chúng. Có thể tổ chức của bạn không cần một địa chỉ alias cho việc bán hàng trực tuyến, nhưng có lẽ nó cần một bí danh hỗ trợ khách hàng dành riêng cho mỗi bộ phận.

Sử dụng email alias sẽ tiết kiệm cho bạn như thế nào ?

Ngoài việc giúp sắp xếp và tìm thư dễ dàng hơn, sử dụng email alias cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho G Suite hàng tháng.

Khi bạn đăng ký G Suite, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào mức độ dịch vụ mà bạn sử dụng. Nếu bạn tạo một tài khoản riêng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và các bộ phận khác, bạn phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.

Nhưng hãy nhớ rằng, không có chi phí bổ sung để tạo tối đa 30 địa chỉ alias cho mỗi người dùng đã đăng ký. Về cơ bản, nhiều địa chỉ alias có thể đa dạng hóa một tài khoản email mà bạn không phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Tuy nhiên, địa chỉ alias chỉ có thể gán cho một tài khoản người dùng và cũng chỉ hoạt động tối ưu nhất khi bạn chỉ dùng để gửi nhận thư, bạn không thể sử dụng địa chỉ alias để chia sẻ Drive hay Calendar.

Và nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cài đặt địa chỉ alias hoạt động với Outlook.

 

Tiện lợi và tiết kiệm, đó là ưu điểm mà Email alias sẽ đem đến cho bạn. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về email alias và sẽ giúp cho công ty của bạn có thêm những phương án hoạt động hiệu quả và tối ưu nhất.

 

 

 

Hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng G Suite

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để thiết lập các bản ghi MX và liên kết hộp thư theo tên miền của bạn với G Suite.

Đầu tiên, nếu bạn đã mua tên miền của mình thông qua Google trong khi đăng ký G Suite, bạn có thể dừng đọc tại đây. Google đã thiết lập các bản ghi MX cho bạn.

Nhưng nếu bạn đăng ký tên miền của mình ở nhà đăng ký khác, bạn sẽ cần phải thiết lập các bản ghi MX trên tên miền của mình một cách chính xác để G Suite hoạt động với tên miền của bạn. 

Vậy trước khi bắt đầu xem xét làm thế nào để làm điều này, hãy lướt qua một số điều cơ bản.

Bản ghi MX là gì và vì sao nó quan trọng ?

  • Bản ghi MX – Mail Exchange Record dùng để định hướng email được gửi tới đúng server mail mà bạn đang dùng. Nó là 1 phần của hệ thống tên miền ( Domain Name System – DNS ) của bạn.

  • Nếu bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí với tên miền gmail.com thì bạn không cần quan tâm đến MX vì Google đã làm việc đó rồi. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng của bạn (G Suite) thì bạn cần phải nắm rõ về những bản ghi MX này. Bạn có thể gửi email đi mà không cần bất cứ cài đặt gì, nhưng nếu bạn muốn nhận được email phản hồi thì bạn bắt buộc phải có bản ghi MX trong DNS.

Giá trị bản ghi MX G Suite

  • Bản ghi MX có thể trỏ đến nhiều máy chủ. Bản ghi MX của Google có 5 giá trị, cho phép cập nhật định kỳ và thời gian chết (downtime) trên máy chủ chính mà không ảnh hưởng đến việc nhận email của khách hàng. 

  • Thông tin các bản ghi MX của Google ở bảng sau : 

Type

Host/Name/Alias

TTL
Time to Live

Priority
(Mức ưu tiên)

Destination/Value/Record

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

1

ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

5

ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

5

ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

10

ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

@ hoặc để trống hoặc sub

3600 / Auto

10

ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

 

  • Host/Name/Alias : phần tên của bản ghi, tùy theo giao diện thêm bản ghi của mỗi nhà đăng ký tên miền sẽ khác nhau. Có thể bạn để là @ hoặc để trống, trường hợp bạn sử dụng tên miền phụ (subdomain) thì bạn cần để tên sub ở đây.

  • Time to live ( TTL ) : thời gian máy chủ phải đợi, thường là tính bằng giây (s) hoặc giờ (h) trước khi các thay đổi đối với bản ghi có hiệu lực. Giá trị thường thấy là 3600s hoặc Auto.

  • Priority ( Mức ưu tiên ) : mức ưu tiên báo cho máy chủ biết bản ghi MX nào sẽ được sử dụng trước. Số càng thấp thì mức ưu tiên càng cao. Nếu hai bản ghi có cùng mức ưu tiên thì sẽ được chọn ngẫu nhiên.

  • Destination/Value/Record : giá trị của bản ghi MX.

Hướng dẫn thêm bản ghi MX

  1. Đăng nhập trang quản lý tên miền của bạn.

  2. Đi đến phần chỉnh sửa DNS, bạn có thể tìm trong mục Email , DNS, DNS Setting, DNS Management, Advanced DNS, Zone Editor ..v..v tùy theo nhà đăng ký tên miền của bạn.

  3. Xóa các bản ghi MX cũ ( nếu có ). 

  4. Thêm 5 bản ghi MX của Google, bạn có thể copy – paste các giá trị trong bảng sau :

Destination/Value/Record
Giá trị của bản ghi

Priority
Mức ưu tiên

ASPMX.L.GOOGLE.COM

1

ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM

5

ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM

5

ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM

10

ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

10

 

  • Một ví dụ khi thêm xong bản ghi MX ( ở trang quản lý DNS tên miền của HVN ) :

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS

Sau khi đã thêm xong bản ghi MX, có thể sẽ mất vài phút cho đến vài giờ để hệ thống DNS của bạn cập nhật đầy đủ các bản ghi này. Bạn có thể kiểm tra thông qua trang web sau: https://kiemtradns.com/

Cách kiểm tra : 

  • Bạn vào trang https://kiemtradns.com/

  • Gõ tên miền của bạn ở ô Enter domain name .. 

  • Chọn loại bản ghi MX

  • Bấm Check DNS Propagation

  • Nếu bạn thấy hầu hết các máy chủ đã hiển thị đủ 5 bản ghi bạn đã thêm nghĩa là DNS của bạn đã cập nhật các bản ghi MX và hệ thống mail G Suite của bạn đã sẵn sàng để làm việc.

Nếu bạn thấy trạng thái của tất cả các máy chủ đều là   thì có thể là : 

  • DNS chưa cập nhật bản ghi MX. Bạn có thể chờ và thử check lại sau vài phút.
    Bạn điền sai tên Host khi cài đặt bản ghi MX.

  • Tên miền của bạn đang trỏ NS sang nhà đăng ký khác hoặc tên miền của bạn nằm ở nhà đăng ký khác không phải ở DNS hiện tại bạn đang thêm bản ghi. Lỗi này khá thường gặp, ví dụ khi bạn làm website, tên miền của bạn sẽ trỏ NS sang Hosting thì bạn cần thêm bản ghi MX bên Hosting. Hoặc có thể tên miền của bạn đã chuyển sang nhà đăng ký mới mà bạn chưa kịp cập nhật thông tin mà vẫn đăng nhập trang quản lý cũ để thêm bản ghi.

Vài lưu ý khi cài đặt bản ghi MX

  • Nếu bạn đang có sẵn bản ghi MX của server mail cũ thì trước khi thêm bản ghi MX của Google bạn cần xóa hết các bản ghi MX cũ đi. Bạn không nên để hai loại bản ghi MX của hai server mail khác nhau trong cùng DNS vì gây lẫn lộn server cho email được gửi tới, thậm chí người gửi cũng không thể gửi email cho bạn.

  • Bạn lưu ý bản ghi có giá trị “ ASPMX.L.GOOGLE.COM “ phải luôn có mức ưu tiên ( Priority ) thấp nhất.

  • Nếu nhà đăng ký tên miền giới hạn số lượng bản ghi MX bạn có thể thêm, bạn chỉ cần thêm 2 bản ghi có giá trị “ASPMX.L.GOOGLE.COM“ và “ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM“.

Khi các bản ghi MX của bạn được thiết lập, bạn sẽ nhận được các email gửi đến Gmail của mình. Giờ đây, bạn có thể theo dõi email với các tiện ích bổ sung của Gmail, tích hợp chúng với các công cụ bán hàng, tiếp thị thân thiện với G Suite và lên lịch các cuộc hẹn và cuộc gọi trực tiếp từ email vào Lịch. Bạn cũng có thể tận dụng các chức năng quản trị G Suite, để điều hành tổ chức của mình hiệu quả hơn từ bảng điều khiển trung tâm.

Cài đặt Outlook sử dụng G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO)

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là một công cụ cho phép bạn đồng bộ hóa cả Gmail, Calendar, Contact, Notes và Task từ G Suite của bạn vào Outlook nếu bạn đang sử dụng G Suite và muốn liên kết tài khoản G Suite của bạn vào Outlook để sử dụng, và bạn cũng cần đồng bộ dữ liệu lịch và danh bạ đã có trên tài khoản G Suite vào Outlook. 

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách hoạt động của G Suite Sync for Microsoft Outlook cũng như các cài đặt và các yêu cầu của hệ thống khi cài đặt.

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) là gì ?

G Suite Sync for Microsoft Outlook viết tắt là GSSMO là một công cụ miễn phí của Google cho phép bạn đồng bộ tài khoản G Suite của bạn vào Outlook và tránh sử dụng giao thức POP3/IMAP vốn cần nhiều bước cài đặt. Đơn giản bạn chỉ tải GSSMO về và chạy nó. 

 

Bảng đồng bộ của GSSMO : 

Dữ liệu Outlook

Import từ
G Suite

Sử dụng từ Outlook

Đồng bộ hóa với G Suite

Ghi chú

Tin nhắn Email

 

Trạng thái email (Đọc và chưa đọc)

 

Các mục đã xóa

Tùy chọn import

Folders và subfolders ( Thư mục và thư mục con trên Outlook )

Folders ( thư mục ) của Outlook sẽ là dạng Labels ( nhãn ) của Gmail

Các thư mục con được lồng trong Inbox – Hộp thư đến (hoặc các thư mục hệ thống khác)

xem Ghi chú

Thư mục con “Folder_Name” lồng trong mục Inbox trên Outlook sẽ hiển thị trên Gmail dưới dạng nhãn ( label ) là Inbox/Folder_Name

Email rác – Junk email

Mục Junk email của Outlook là mục Spam của Gmail

Bản nháp – Drafts

Không

 

Tệp đính kèm – Attachments

Chỉ đồng bộ những tệp đính kèm dưới 20MB

Tệp đính kèm thực thi
– Executable attachments

Không

Không

Không

Gmail không cho phép các tệp đính kèm thực thi

Bài đăng trong thư mục mailbox – Posts in mailbox folders

Không

 

Mức độ quan trọng – Importance levels

 

Gắn cờ tin nhắn – Message flags

Gắn cờ (Flagged) của Outlook là đánh dấu sao (Starred) của Gmail

Ngày theo dõi và lời nhắc (được sử dụng với cờ)- Follow-up dates and reminders (used with flags)

Không

Không

không được import hoặc đồng bộ hóa với Gmail, nhưng có thể được sử dụng trong Outlook sau khi import

Biểu tượng mũi tên với trả lời và tin nhắn chuyển tiếp – Arrow icons with replies and forwarded messages

Không

Xuất hiện cho các thư bạn trả lời (reply) hoặc chuyển tiếp (forward) trong Outlook, nhưng không đồng bộ hóa với Gmail 

Quy tắc – Rules

Không

Không

Không nhập hoặc đồng bộ hóa nhưng có thể được tạo lại trong Outlook; có thể tạo bộ lọc Gail áp dụng cho cả hai giao diện

Chữ ký – Signatures

Không

Không

Không nhập hay đồng bộ hóa, có thể phỏng theo trong Outlook và Gmail

Tin nhắn POP – POP messages

xem Ghi chú

Không

Tin nhắn POP được đồng bộ hóa khi bạn import. Tin nhắn đến sau khi bạn import không được đồng bộ hóa.

Tài khoản POP / IMAP – POP or IMAP account

Không

Không

Không import cài đặt tài khoản, nhưng có thể được tạo lại trong profile G Suite

Phân loại – Category assignments

Không

Không

Không import, nhưng bạn có thể phân loại thư trong Outlook sau khi import

 

Các yêu cầu khi cài đặt GSSMO

GSSMO có vài yêu cầu hệ thống, G Suite và các yêu cầu khác.

Yêu cầu chính là bạn phải là Quản trị viên G Suite để thiết lập GSSMO. Nếu bạn không phải là quản trị viên, bạn sẽ yêu cầu Quản trị viên G Suite trong tổ chức của bạn thiết lập nó cho bạn.

Yêu cầu thiết lập GSSMO

Đây là những yêu cầu tối thiểu mà bạn cần để khởi động GSSMO.

Đối với G Suite

GSSMO khả dụng với các phiên bản G Suite Enterprise, Business, Basic, G Suite for Education và Nonprofits. Các bản Google Apps Legacy ( bản miễn phí đăng ký từ trước 2012 ) và gmail cá nhân sẽ không được hỗ trợ.

Đối với hệ điều hành

GSSMO hỗ trợ các hệ điều hành sau :

  • Windows Vista SP1 (32 and 64 bit)
  • Windows 7 (32 and 64 bit)
  • Windows 8 (32 and 64 bit)
  • Windows 10 (32 and 64 bit)

Không hỗ trợ các phiên bản hệ điều hành XP và Server 2003.

Đối với Outlook

GSSMO hỗ trợ các phiên bản Outlook sau :

  • Microsoft Outlook 2003 SP3
  • Microsoft Outlook 2007 SP2 (hoặc SP1 đã fix)
  • Microsoft Outlook 2010 (32 and 64 bit) với bản Service Pack 2
  • Microsoft Outlook 2013 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2016 (32 and 64 bit)
  • Microsoft Outlook 2019 (32 and 64 bit)

Microsoft Outlook 2003 and Microsoft Outlook 2007 không còn được hỗ trợ bởi Microsoft. Bạn cần nâng cấp lên các phiên bản mới hơn.

Đối với người dùng

Để cài đặt GSSMO, người dùng phải có quyền quản trị viên (Administrator User) trên máy tính của họ.

Yêu cầu port

GSSMO sử dụng port 443 trên miền của bạn.

Thiết lập GSSMO trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Gmail

Đầu tiên, bạn cần thiết lập Gmail để đồng bộ hóa với Outlook.

Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên / Apps / G Suite / Gmail.

Sau đó, bấm vào End User Access (gần cuối trang, phía trên Advanced Settings) / mục “Enable G Suite Sync for Microsoft Outlook for my users” bạn bật ON.

Calendar

Bạn cần phải bật dịch vụ Calendar để người dùng có thể tạo hồ sơ. Truy cập Apps / G Suite / bật ứng dụng Calendar thành ON cho tất cả người dùng.

Global Address List (GAL)

Danh sách địa chỉ toàn cầu – Global Address List (GAL) là một sổ địa chỉ liệt kê tất cả mọi người trong tổ chức.

Sau đây là cách sử dụng trình tạo GAL :

Kiểm tra cấp phép API : Bạn vào Security / Settings / vào API Permission (cuối trang) và enable tất cả tùy chọn / Save lại.

Sau đó bạn bật chia sẻ liên hệ để GAL cập nhật tự động cho mọi người.

Menu / Directory / Directory settings / Sharing settings / Contact sharing / Enable contact sharing / Save lại. 

Google Drive and Docs

Đảm bảo Drive được bật cho người dùng của bạn. Tương tự như bật Calendar. 

Bạn cũng cần cho phép người dùng của mình cài đặt ứng dụng Drive để họ có thể truy cập GSSMO. Bạn bấm vào Drive và Docs / Features and Applications / chọn Drive SDK và chuyển nó sang ON.

Khi bạn tạo Notes trên Outlook, một file Sheets tương tự cũng sẽ được tạo trên Drive của bạn.

Cài đặt GSSMO

Download GSSMO

  1. Bạn bấm vào link : https://tools.google.com/dlpage/gssmo 
  2. Ở mục DOWNLOAD .EXE FILE chọn Download GSSMO và tải về máy tính của bạn. Hoặc bạn có thể đẩy tệp MSI (phần mở rộng tệp cài đặt mặc định của Microsoft) cho các thành viên của tổ chức của bạn.

Sau khi cài đặt bạn có thể tìm thấy nó ở Start / G Suite Sync (đối với Window 10).

Tạo profile trên GSSMO

  1. Khi bạn tải xong GSSMO, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị để bạn điền tài khoản G Suite vào để tạo Profile. Bạn có thể mớ lại cửa sổ tạo Profile này bằng cách vào Start / G Suite Sync / Set up a G Suite Sync user 

  1. Nhập tên tài khoản G Suite cần tạo Profile >> Continue

  1. Lúc này một cửa sổ đăng nhập Google sẽ xuất hiện >> bạn bấm vào tài khoản cần cài đặt.

  • Trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính thì sẽ cửa sổ đăng nhập sẽ khác một chút >> bạn bấm Next

  • Nhập mật khẩu của tài khoản >> bấm Next

  • Nhập mã đăng nhập nếu có ( khi bạn sử dụng xác minh 2 bước hoặc tài khoản của bạn có thông tin mail hoặc số điện thoại khôi phục thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác minh tài khoản ) >> Bấm Next để tiếp tục.

 

  1. Bấm Allow để cho phép GSSMO truy cập tài khoản G Suite của bạn. Cửa sổ sẽ hiện thông báo xác nhận thành công, bạn có thể tắt trình duyệt và quay lại cửa sổ Set up G Suite Sync for Microsoft Outlook.

  1. Lúc này cửa sổ tạo Profile sẽ có các tùy chọn cho phép bạn import các file .pst vào tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn import file .pst vào tài khoản bạn check vào Import data from an existing profile và chọn đường dẫn đến file .pst bạn cần. Lưu ý dữ liệu trên file .pst của bạn sẽ được import vào Outlook và đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn -> như vậy dung lượng của tài khoản Gmail sẽ bị đầy lên theo dung lượng của file import.

  1. Bấm Create profile để hoàn thành. Một cửa sổ thông báo đồng bộ thành công sẽ hiện lên, bạn bấm vào Start Microsoft Outlook để vào Outlook.

  1. Khi Outlook khởi động sẽ có một cửa sổ nhỏ để bạn chọn Profile đăng nhập. Bạn chọn Profile bạn muốn đăng nhập và bấm OK

 

  1. Nếu bạn không muốn đăng nhập Outlook theo Profile GSSMO bạn bấm vào mũi tên và chọn “Outlook” để vào Outlook nguyên bản.

Khắc phục sự cố thiết lập GSSMO của bạn

Hầu hết các vấn đề với GSSMO có thể được giải quyết bằng hai cách : cài đặt lại Outlook hoặc tạo lại profile G Suite của bạn.

Tạo lại profile G Suite của bạn

Để tạo lại hồ sơ G Suite ban đầu của bạn trong Outlook, trước tiên bạn cần xóa hồ sơ hiện có. Điều này không xóa dữ liệu khỏi tài khoản G Suite của bạn, nhưng nó xóa cài đặt Outlook của bạn: chữ ký, định nghĩa danh mục tùy chỉnh và tất cả các thay đổi khác của bạn từ mặc định.

Trên máy tính của bạn, vào Control Panel / bấm vào Mail (trên window 10 bạn có thể tìm thấy trong User Account hay đơn giản là gõ “mail” trên thanh tìm kiếm / chọn Show profile / chọn profile cần xóa và bấm Remove.

Sau đó bạn tạo lại profile như hướng dẫn ở trên.

Cài đặt lại Outlook và GSSMO

Nếu thay thế profile G Suite của bạn mà vẫn chưa khắc phục được lỗi, bạn có thể cài đặt lại Outlook và GSSMO.

Gỡ cài đặt GSSMO khỏi máy của bạn giống như cách bạn sẽ gỡ cài đặt bất kỳ chương trình nào khác, sau đó gỡ cài đặt Microsoft Outlook. Sau đó tải lại và cài đặt lại Outlook và GSSMO. Bạn cũng cần khởi động lại máy tính.

Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết cách khắc phục sự cố của Google ở đây.

Nhược điểm của việc sử dụng GSSMO

Tất nhiên khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng được tạo bởi hai công ty đối thủ Microsoft và Google, một số thứ sẽ không hoạt động hoàn hảo và có thể khác so với khi bạn sử dụng các sản phẩm 100% của Google hoặc 100% của Microsoft : một số loại dữ liệu không được đồng bộ hóa khi sử dụng Outlook cho tài khoản G Suite của bạn, một số khác được đồng bộ hóa, nhưng được định dạng khác nhau. Tin vui là hầu hết email, sự kiện lịch và danh bạ của bạn được đồng bộ hóa thường xuyên và hoàn hảo giữa tài khoản G Suite và ứng dụng Outlook của bạn. Dù sao chúng ta vẫn đang cài đặt tài khoản Gmail và sử dụng hàng ngày trên Outlook từ nhiều năm nay đấy thôi, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được một số thiếu sót tiềm ẩn trong quá trình này.

GSSMO không hỗ trợ người dùng MacOS. GSSMO là ứng dụng của Google chỉ dành cho Microsoft.

Ứng dụng kém an toàn – Less secure apps sẽ bị Google xóa khỏi bảng điều khiển dành cho quản trị viên vào tháng 2 năm 2021. Khi đó bạn cần tạo mật khẩu ứng dụng hoặc dùng phương thức OAuth (OAuth chỉ hỗ trợ các bản Outlook 2019 trở lên) để liên kết tài khoản vào Outlook. Nếu hệ thống của bạn không có sẵn Outlook 365 để cài OAuth thì GSSMO sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.  

G Suite và Microsoft 365 giải pháp nào tốt hơn?

G Suite và Microsoft 365 – cái nào tốt hơn? Một câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp đặt ra, đặc biệt là các công ty mới khởi nghiệp và các doanh nghiệp đang có ý định sử dụng bộ nhớ đám mây. Tuy nhiên thì câu hỏi này vẫn chưa có câu trả lời chi tiết. Cả 2 phiên bản đều có những tính năng riêng, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số tính năng cơ bản nhất của 2 phiên bản để có thể giúp bạn đưa ra được sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. G Suite và Microsoft 365 là gì và làm gì?

Cả 2 bộ công cụ đều là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

G Suite là bộ công cụ điện toán đám mây do Google phát triển và cung cấp, trong khi Microsoft 365 là bộ công cụ điện toán đám mây phát triển và cung cấp được phát triển bởi Microsoft. 

Cả hai giải pháp này đều là bộ công cụ năng suất cho phép bạn thực hiện các tác vụ hàng ngày trên điện toán đám mây bao gồm Email, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ, cộng tác và công cụ văn phòng.

2. G Suite và Office 365 cái ăn gì?

Giá cả là một yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định sử dụng sản phẩm nào. Hãy so sánh giá của G Suite và Microsoft 365 để tìm ra được phương án phù hợp với ngân sách của bạn.

G Suite

Hiện tại G Suite đang có 3 bản thông dụng và phổ biến

  • Basic – 109k / uer / tháng
  • Business – 269k / uer / tháng
  • Enterprise – 649k / uer / tháng Microsoft 365

Microsoft

Phiên bản này cũng sẽ có nhiều sự lựa chọn cho người dùng với nhiều gói khác nhau:

  • Business Essentials – 122k / uer / tháng
  • Business Business Premium – 300k / người dùng / tháng
  • Enterprise E1- 192k / uer / tháng
  • Enterprise ProPlus – 288k / uer / tháng
  • Enterprise E3 – 480k / uer / tháng
  • Enterprise E5 – 840k / uer / tháng

Vậy cái nào rẻ hơn G Suite hay Microsoft 365?

Cả 2 phiên bản đều đưa ra mức giá cạnh tranh, bạn cũng có thể căn cứ vào một số yếu tố để lựa chọn :

  • Dung lượng lưu trữ trên đám mây G Suite cung cấp dung lượng không giới hạn đối với 2 phiên bản Business và Enterprise (khả dụng với trên 5 người dùng)
  • Microsoft 365 cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây là 1TB  với tất cả các gói 

Mới nhìn qua về giá ta có thể thấy là G Suite đang chiếm lợi thế hơn rất nhiều. Tuy nhiên, để có thể hiểu rõ hơn về “sản phẩm nào rẻ hơn”, chúng ta có thể xem xét các tính năng của từng sản phẩm và xem mức độ của từng sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không.

3. Tính năng của G Suite và Microsoft 365

Cả 2 bộ ứng dụng văn phòng đều cung cấp rất nhiều tính năng cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu về tính năng của 2 bộ ứng dụng này:

Email doanh nghiệp chuyên nghiệp

G Suite và Microsoft 365  đều hỗ trợ địa chỉ email theo tên miền cho doanh nghiệp

Cả G Suite và Microsoft 365 đều cho phép bạn tạo tài khoản email doanh nghiệp chuyên nghiệp bằng tên miền riêng của bạn.

G Suite

  • Sử dụng và đăng nhập trên nền tảng gmail của Google
  • Cho phép hoạt động trên mọi thiết bị di động
  • Có thể tạo tối đa 30 email alias cho mỗi người dùng
  • Dung lượng 30GB đối với phiên bản Basic và không giới hạn với phiên bản BusinessEnterprise (từ 5 người dùng trở lên)
  • Có thể sử email dụng trên phần mềm Outlook

Microsoft 365

  • Sử dụng và đăng nhập trên Outlook 
  • Cho phép hoạt động trên mọi thiết bị, tuy nhiên việc sử dụng Outlook trên thiết bị di động không tốt lắm.
  • Có thể tạo tối đa 400 email alias cho mỗi người dùng
  • Dung lượng 1TB đối với tất cả các phiên bản

Lưu trữ

Một trong những tính năng nổi bật nhất của cả 2 bộ ứng dụng này để thu hút được người dùng sử dụng chính là bộ dung lượng lưu trữ.

  • Dung lượng 30GB đối với phiên bản Basic và không giới hạn với phiên bản Business và Enterprise 
  • Dung lượng 1TB đối với tất cả các phiên bản

Bạn có thể lưu trữ tất cả file trên đám mây và chia sẻ chúng một cách dễ dàng.

Lưu ý: đối với bản Business và Enterprise chỉ cung cấp dung lượng không giới hạn khi bạn sử dụng nhiều hơn 5 tài khoản người dùng.

Các ứng dụng trong G Suite và Microsoft 365

G Suite đi kèm với các ứng dụng phổ biến của google như Gmail, Docs, Site, Drive, Hangouts, Calendar, Keep…

Microsoft 365 tích hợp với ứng dụng Word, Excel, Powerpoint, Outlook và OneNote.

Bảo mật

Cả 2 bộ công cụ đều được tích hợp tính năng bảo mật chống spam, ngăn chặn rò rỉ thông tin và mất mát dữ liệu người dùng

  • G Suite sử dụng bảo mật đám mây của Google và xác minh 2 bước để bảo mật cho email
  • Microsoft 365 sử dụng công nghệ bảo mật đám mây của microsoft và xác thực Multi – Factor

Nhìn chung, cả 2 bộ sản phẩm đều mang lại cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất với bộ ứng dụng điện toán đám mây cùng với nhiều tính năng chuyên dụng. Bạn có thể làm việc chúng ở bất kỳ đâu trên mọi thiết bị. 

Một số lời khuyên cho bạn: Nếu bạn là công ty vừa và nhỏ thì việc lựa chọn sử dụng G Suite là phương án tối ưu cho doanh nghiệp của bạn bởi giá thành của G Suite rẻ hơn. Hơn thế nữa giao diện của G Suite giống với Gmail nên việc sử dụng cũng dễ dàng hơn và bảng điều khiển của nó cũng đơn giản hơn nhiều so với Microsoft 365. Còn nếu bạn là doanh nghiệp lớn, và đã quen với việc sử dụng giao diện của Outlook thì bạn cũng có thể cân nhắc việc sử dụng Microsoft 365.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về 2 bộ công cụ này và đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

G Suite là gì? Tính năng nổi bật của G Suite

G Suite là một dịch vụ email doanh nghiệp được sử dụng trên nền tảng Google. Nó là tiền thân của bản Google apps miễn phí cung cấp trước năm 2012. Và là một dịch vụ chất lượng với nhiều tính năng vượt trội và có sự bảo mật cao. Chúng ta cùng tìm hiểu về khái niệm Gsuite là gì và những tính năng nổi bật mà nó đem lại cho doanh nghiệp của bạn khi sử dụng. 

G Suite là gì?

G Suite là một bộ ứng dụng bao gồm các công cụ và phần mềm được xây dựng trên  nền tảng điện toán đám mây, nhằm mang tới cho doanh nghiệp giải pháp tổng thể để tăng hiệu suất làm việc và xử lý công việc.

g-suite-1

Các tính năng cơ bản của G Suite 

Tính năng nổi bật của G Suite

Bên cạnh ưu điểm giao diện dễ sử dụng, dung lượng lớn (30GB), bảo mật cao và sự uy tín chuyên nghiệp thì Gsuite còn tích hợp nhiều tính năng khác nhau như:Drive, Hangouts, Calendar, Docs, Site…

Gmail 

g-suite-2

Nói đến dịch vụ G Suite chúng ta không thể nhắc đến dịch vụ Gmail, được đánh giá là web mail tốt nhất trên thế giới. Lượng người dùng phổ thông cực kì lớn. Khi sử dụng goi dịch vụ G Suite các bạn còn được cung cấp địa chỉ Email theo tên miền riêng cực kì chuyên nghiệp.

  • Nhận email tùy chỉnh @yourcompany
  • Truy cập email mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào
  • Cải tiến các cuộc hội thoại email bằng tính năng trò chuyện và video

Google drive

g-suite-3

  • Giúp bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp ở một nơi an toàn. Cho phép lưu trữ bất kỳ và truy cập tệp ở mọi nơi, từ máy tính đến các thiết bị di động khác. 
  • Drive sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) của Google để sắp xếp và hiển thị nội dung quan trọng giúp cho việc tìm kiếm nhanh hơn. 
  • Sử dụng bộ nhớ chung để lưu trữ công việc ở cùng một nơi để dễ dàng quản lý.

Google calendar

g-suite-4

Là loại lịch tích hợp trực tuyến được thiết kế cho nhu cầu làm việc của nhóm trong công ty. Giúp tiết kiệm thời gian lên lịch và tập chung vào việc thực hiện kế hoạch.

  • Có thể lên lịch một cách nhanh chóng, hiệu quả và chia sẻ lịch làm việc với các thành viên trong công ty.
  • Đồng bộ lịch làm việc trên thiết bị di động. 
  • Xem và chỉnh sửa lịch làm việc từ nhiều thiết bị: máy tính bảng, laptop, điện thoại di động,…

Hangouts Meeting

g-suite-5.

Hangouts meeting là cuộc gọi hội thoại nhóm, giúp cho việc kết nối với các thành viên trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

  • Mang đến những trải nghiệm đáng tin cậy và dễ dàng tham gia.
  • Bộ đàm thiết kế thông minh và được xây dựng tùy chọn bởi google, giảm tiếng vang và lọc ồn giúp cho âm thanh cuộc họp được truyền đi một cách roc ràng nhất.
  • Hangouts meeting dễ dàng cài đặt và sử dụng: chỉ trong vài phút bạn có thể kết nối với nhóm của mình cho dù họ ở bất kỳ quốc gia nào.
  • Chia sẻ màn hình, xem và làm việc cùng nhau.

Google Docs

g-suite-6

  • Các thành viên trong công ty có thể cùng nhau xem, thảo luận và chỉnh sửa trên cùng một tài liệu ở bất cứ đâu.
  • Làm việc với tất cả các loại tệp phổ biến.
  • Chủ động chia sẻ Google Docs với tất cả mọi người mà không phải lo lắng bị hacker đánh cắp.
  • Các thay đổi được thực hiện với tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ vô thời hạn và không bị tính vào bộ nhớ của bạn.

Google Sites

g-suite-7

  • Cho phép thành viên cùng tham gia quản lý nội dung
  • Có thể tạo một trang web cá nhân mà không cần có kỹ năng lập trình hay thiết kế. Điều này giúp cho người dùng có thể thoải mái sáng tạo và lên ý tưởng thiết kế để làm một trang web theo ý muốn của mình.
  • Google sites giúp tối ưu hóa công việc với khả năng truy cập dễ dàng mọi nội dung tử Gsuite.

Google Vault

g-suite-8

  • Lưu trữ – Thiết lập quy tắc lưu giữ để kiểm soát dữ liệu được lưu giữ trong bao lâu trước khi bị xóa khỏi tài khoản người dùng và bị xóa khỏi hệ thống của Google.
  • Lệnh giữ hợp pháp – Nơi giữ người dùng duy trì dữ liệu của họ vô thời hạn. Đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý hoặc các khoản giữ lại khác.
  • Tìm kiếm – Tìm kiếm dữ liệu miền của bạn theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày hoặc từ khóa. Vault hỗ trợ tìm kiếm ký tự đại diện.
  • Xuất – Xuất dữ liệu để xử lý và xem xét bổ sung.
  • Báo cáo kiểm tra – Sử dụng báo cáo kiểm tra Vault để tìm hiểu về hoạt động mà người dùng Vault đã thực hiện trong một khoảng thời gian được chỉ định.

Lưu ý: Tính năng Google Vault chỉ có trong phiên bản BusinessEnterprise

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về G Suite và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

g-suite-9

 

 

 

G Suite Enterprise là gì? Khi nào nên mua G Suite Enterprise

G Suite Enterprise là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với bộ ứng dụng văn phòng cao cấp bảo mật, điều khiển và tùy biến nâng cao. Nó bao gồm tất cả các tính năng trong G Suite Business và các tính năng cao hơn về bảo mật để đáp ứng mọi vềnhu cầu công việc.

Những tính năng cao cấp của G Suite Enterprise

Để mang đến cho người dùng những phương thức làm việc tiện lợi và hiệu quả nhất. Phiên bản G Suite Enterprise bao gồm mọi thứ có trong phiên bản G Suite Business cộng thêm các tính năng được nâng cao về bảo mật và kiểm soát.

g suite enterprise 1

Bảo mật nâng cao

  • Tăng cường bảo mật Google Drive với tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP). Ngăn chặn chia sẻ trái phép các tệp có dữ liệu nhạy cảm chẳng hạn như số thẻ tín dụng.
  • Quét lưu lượng email để biết nội dung cụ thể để ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP)
  • Truy cập vào trung tâm bảo mật .
  • Thiết lập quy tắc để phát hiện các tệp đính kèm có hại bằng Hộp bảo mật.
  • Sử dụng mã hóa S / MIME để tăng cường bảo mật email.
  • Cải thiện tính minh bạch với nhật ký thời gian thực và kiểm soát phê duyệt.
  • Tích hợp Gmail với các công cụ lưu trữ của bên thứ ba.
  • Tăng cường sử dụng khóa bảo mật cho người dùng.

Kiểm soát hành chính cao cấp

  • Quét hình ảnh cho văn bản. Xác định và giảm thiểu mất dữ liệu bí mật trong các hình ảnh được quét.
  • Sử dụng sản phẩm lưu trữ của bên thứ ba để lưu trữ và khám phá email quan trọng.
  • Phân tích nhật ký Gmail trong BigQuery, sử dụng các tùy chỉnh nâng cao.
  • Tự động hóa các tác vụ quản lý di động bằng cách đặt quy tắc tùy chỉnh được kích hoạt bởi các phương pháp truy cập kém an toàn.
  • Tự động hóa việc cung cấp người dùng, ủy quyền cho các ứng dụng và đặt quy tắc cho quản lý di động với Cloud Identity Premium

Hợp tác toàn doanh nghiệp

  • Thiết lập các cuộc họp cấp doanh nghiệp với tối đa 250 người tham gia tại các cuộc họp video.
  • Ghi lại và chia sẻ các phiên Google Meet trong Drive.
  • Truy cập bảo mật doanh nghiệp Cloud Identity , quản lý ứng dụng và dịch vụ quản lý thiết bị.

Gói Suite nào phù hợp với tôi?

g-suite-enterprise-2

Hiện tại Google đang cung cấp 3 gói chính: Basic, Business và Enterprise

Cả 3 gói dịch vụ bạn đều có quyền truy cập vào tất cả các tính năng cốt lõi Gmail. Drive, Docs, Sheet,…

  • G Suite Basic có chi phí 1.290.000/người dùng/năm và có dung lượng lưu trữ 30GB. Hạn chế duy nhất của gói này là dung lượng lưu trữ giới hạn. Nhiều doanh nghiệp lớn sẽ cần nhiều hơn là dung lượng 30GB
  • G Suite Business có chi phí cao hơn khoảng 3.190.000/người dùng/năm. Bạn sẽ có dung lượng không giới hạn khi đăng ký từ 5 người dùng trở lên và 1TB khi bạn đăng ký dưới 5 người dùng.
  • G Suite Enterprise có chi phí khoảng 7.690.000/người dùng/năm. Bạn cũng sẽ có dung lượng không giới hạn khi đăng ký từ 5 người dùng và 1TB khi đăng ký dưới 5 người dùng. Các điều khiển và bảo mật nâng cao sẽ được tích hợp trong gói này.

Khi nào tôi nên mua G Suite Enterprise

g-suite-enterprise-3

Nếu bạn là một công ty vừa và nhỏ, dung lượng lưu trữ không quá lớn và người dùng chỉ muốn có địa chỉ mail theo tên miền riêng với bộ công cụ văn phòng. Gói G Suite Basic là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn là một doanh nghiệp từ trung bình đến lớn. Người dùng cần tính năng lưu trữ email (Google Vault), quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng và dung lượng không giới hạn thì bạn có thể tham khảo bản G Suite Business.

Bạn nên đăng ký sử dụng G Suite Enterprise khi bạn là:

–   Doanh nghiệp lớn, có quy mô và lưu trữ dữ liệu nhiều

–   Tổ chức có các nhóm lớn, yêu cầu kiểm soát bảo mật và quản trị viên lớn hơn đối với bộ ứng dụng G Suite

–   Các nhóm cần các tính năng bảo mật nâng cao như quy tắc quản lý thiết bị, quản lý khóa bảo mật và ngăn ngừa mất dữ liệu.

–  Người dùng cần có khả năng tích hợp với các công cụ lưu trữ của bên thứ ba như Barracuda hoặc Mailstore.

–  Các công ty cần Google Hangouts cho hội nghị video hoặc phát trực tiếp – cho 250 người tham gia trong bất kỳ cuộc gọi nào.

Nếu bạn vẫn còn đang phân vân chưa biết lựa chọn gói mail nào phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ ngay với GCS.vn, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn được gói mail đáp ứng được tất cả nhu cầu công việc của bạn với một mức giá ưu đãi nhất.

g-suite-enterprise-4

G Suite Business là gì? Đăng ký G Suite Business ở đâu tốt?

G Suite Business là bộ công cụ của Google Cloud dựa trên nền tảng điện toán đám mây với bộ ứng dụng văn phòng nâng cao và lưu trữ không giới hạn. Có một thực tế khá thú vị là dù đang sử dụng các ứng dụng thuộc G Suite hàng ngày nhưng nhiều người vẫn không rõ bộ công cụ này là gì. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về bộ ứng dụng này nhé.

G Suite Business la gi

So sánh tính năng cơ bản của gói Basic và Business

Những tính năng vượt trội của G Suite Business

Với mục đích mang đến cho người dùng các phương thức làm việc và giao tiếp với đối tác nhanh chóng và tiện lợi. Phiên bản G Suite Business bao gồm các tính năng có sẵn trong G Suite Basic như Gmail, bộ Office, Drive lưu trữ, Calendar, Hangouts,…và các tính năng cao cấp hơn để công việc của bạn được hoàn thành một cách tốt nhất.

g-suite-business-la-gi_2

Lưu trữ không giới hạn

Với G Suite Business, mỗi người dùng trong doanh nghiệp của bạn có thể lưu trữ tệp ở một nơi an toàn có bộ nhớ dựa trên đám mây không giới hạn khi đăng ký từ 5 người dùng trở lên hoặc 1TB/user khi đăng ký dưới 5 người dùng.

Tìm kiếm

Người dùng có thể sử dụng Google Cloud Search để:

  • Tìm kiếm nội dung công ty trên Gmail, Docs, Lịch,…
  • Nhận thông tin và truy xuất hữu ích từ thẻ hỗ trợ

Kiểm soát quản trị nâng cao

Lưu trữ với Vault: Lưu giữ dữ liệu và eDiscovery dành cho G Suite.

Theo dõi những nội dung quan trọng. Lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của tổ chức bạn trong một số ứng dụng có Vault dành cho các phiên bản G Suite Business và Enterprise.

–  Cảnh báo hoạt động của Drive: Nhận thông báo tùy chỉnh về hoạt động của Drive, chẳng hạn như tài liệu được chia sẻ bên ngoài tên miền của bạn.

–  Khóa bảo mật: Triển khai, giám sát các khóa bảo mật cho người dùng của bạn và mua chúng với mức chiết khấu.

–  Báo cáo nâng cao:

  • Kiểm tra và cảnh báo di động, chẳng hạn như khi thiết bị bị xâm nhập.
  • Báo cáo kiểm toán ổ đĩa nâng cao, cảnh báo tùy chỉnh và API.

Tại sao nên chọn GCS.vn là đơn vị triển khai G Suite?

g-suite-business-la-gi_3

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp G Suite trên thị trường Việt Nam. Việc lựa chọn nhà cung cấp nào có thể hỗ trợ bạn  mức chi phí tốt nhất, hỗ trợ trong suốt quá trình và tư vấn cho bạn gói dịch vụ tốt nhất dành cho doanh nghiệp của mình, có lẽ không khó có đối tác nào tốt hơn GSC.vn.

Đối tác ủy quyền của Google

Là đối tác ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại Việt Nam và khu vực Châu Á Thái Bình Dương và với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, GCS.vn sẽ mang lại cho bạn sự tin tưởng tuyệt đối với một giải pháp toàn diện.

Đội ngũ chuyên gia

Mọi nhân viên tại GCS.vn đều được đào tạo bài bản và tất cả đều đạt được chứng chỉ do Google cấp. Đội ngũ đã phục vụ trên 10.000 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước với trên 5 năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng về dịch vụ G Suite.

Chi phí tối ưu cho doanh nghiệp

Là đối tác của Google với những chính sách và hỗ trợ riêng, GCS.vn có những chính sách chiết khấu và ưu đãi để khách hàng đăng ký với mức giá hợp lý nhất trên thị trường.

Hỗ trợ 24/7/365

GCS.vn sẽ luôn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng để giải quyết những vướng mắc, hỗ trợ kiểm tra lỗi và đưa ra hướng giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời.

Ưu đãi dành riêng cho khách hàng của GCS.vn

g-suite-business-la-gi_4

  • Miễn phí sử dụng 30 ngày khi đăng ký mua G Suite tại GCS.vn
  • Duy nhất tại GCS.vn, tặng kèm phần mềm khởi tạo chữ ký Email chuyên nghiệp tương ứng với số người dùng đăng ký. (trị giá 199k/người dùng/năm).
  • Duy nhất tại GCS.vn, truy cập và sử dụng không giới hạn kho thư viện tài liệu, khóa học trực tuyến về G Suite / Google Cloud được biên soạn bởi GCS.vn.

Bạn đang tìm kiếm dịch vụ email theo tên miền riêng. GCS.vn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn sở hữu một dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

G Suite Basic là gì? Cách đăng ký G Suite Basic tại Việt Nam

G Suite Basic là bộ công cụ của Google Cloud dựa trên nền tảng điện toán đám mây với các ứng dụng hữu ích cung cấp email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn, lịch dùng chung thông minh, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trực tuyến, các cuộc họp video,… 

Bộ công cụ G Suite cơ bản, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừaBộ công cụ G Suite cơ bản, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Các tính năng chính của G Suite: Với G Suite Basic bạn và người dùng của mình có thể sử dụng triệt để các tính năng sau:

– Gmail: Gửi và nhận thư bằng địa chỉ email chuyên nghiệp theo tên miền riêng của doanh nghiệp

– Calendar: Lịch dùng chung thông minh, sử dụng lịch có thể chia sẻ để dễ dàng lên lịch họp với các thành viên nhóm. Lịch tích hợp liên tục với Gmail, Drive và Hangout để bạn luôn biết những hoạt động diễn ra tiếp theo.

– Docs: Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản. Chia sẻ tệp với các thành viên trong nhóm và cùng làm việc đồng thời trên cùng một tệp. Không còn sự cố về kiểm soát phiên bản hay phải gửi tệp qua lại qua email.

Drive: Lưu trữ và sao lưu các tệp công việc của bạn tại một nơi an toàn với bộ nhớ dựa trên đám mây là 30 GB.

Hangout: Sử dụng Hangout để kết nối tối đa 25 người bên trong hoặc ngoài tổ chức của bạn thông qua video HD, thoại và văn bản. Bạn có thể tiết kiệm tiền và thời gian đi lại mà vẫn đem lại được những lợi ích như gặp mặt trực tiếp.

Những lợi ích mà G Suite Basic đem lại 

Lợi ích của G Suite với người dùng

  • Giúp người dùng truy cập kho dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
  • Bộ nhớ lưu trữ và chia sẻ với dung lượng lên tới 30GB 
  • Ứng dụng gửi mail thông minh và bộ lọc spam hiệu quả
  • Dễ dàng liên hệ và trao đổi công việc với đối tác qua ứng dụng chat hoặc video call
  • Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với bộ Office tiện ích

Lợi ích về công nghệ 

  • Chi phí cố định hợp lý (giá)
  • Tiết kiệm chi phí phần cứng và phần mềm phải bảo trì hoặc cài đặt 
  • Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng điện toán đám mây
  • Không tốn chi phí bản quyền 

Lợi ích với các chủ doanh nghiệp

  • Dễ dàng sử dụng với mọi thành viên 
  • Tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc chung 
  • Cung cấp giải pháp linh hoạt giúp triển khai các thay đổi trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng
  • Hỗ trợ xây dựng và môi trường làm việc khoa học cho đội ngũ nhân viên nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại 
  • Giảm bớt gánh nặng về điều hành, quản lý từ đó giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực tập trung và phát triển kinh doanh.

Những ai nên đăng ký sử dụng G Suite Basic

g suite basic la gi

Bộ công cụ G Suite cơ bản, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

– Bạn mới lập doanh nghiệp, cần có địa chỉ Email riêng cho công ty mình, hay đơn giản là muốn tạo sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc là đối với khách hàng. Gói G Suite Basic cung cấp Email theo tên miền mà công ty bạn đang sở hữu với dạng địa chỉ name@tencongty.com

– Người có khối lượng dữ liệu lớn, cần truy cập và đồng bộ nhanh ở nhiều thiết bị và nhiều vị trí khác nhau. Với việc lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, G Suite cho phép bạn đặt mua thêm Google Drive nếu bạn sử dụng hết dung lượng.

– Bạn cần công cụ tối ưu cho việc làm việc theo nhóm như tạo tài liệu văn bản, sử dụng bảng tính, họp và giao tiếp nhóm ở những nơi khác nhau

– Bạn chưa có kinh nghiệm trong quản lý, theo dõi dữ liệu và cần bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp; G Suite là dành cho bạn.

– Các doanh nghiệp muốn chuyển đổi hình thức sử dụng email do hệ thống email doanh nghiệp cũ không đáp ứng được nhu cầu như email gửi đi hay vào spam, …

Cách đăng ký sử dụng G Suite Basic tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị

Những thứ bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký G Suite

  • Sở hữu tên miền riêng cho doanh nghiệp của mình
  • Danh sách địa chỉ email doanh nghiệp bạn muốn lập
  • Số điện thoại và địa chỉ email cá nhân của bạn 

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp G Suite Basic

Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp G Suite là đại lý ủy quyền của Google để nhận được ưu đãi và hỗ trợ tốt nhất. GCS.vn là địa chỉ bạn nên cân nhắc. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về GCS tại https://go.hvn.vn/gcs-profile. Đăng ký dùng thử miễn phí tại https://gcs.vn

gcs-profile-g-suite-basic-reseller

Bước 3: Lựa chọn gói dịch vụ và số lượng tài khoản đăng ký

dang-ky-g-suite-basic

Bước 4: Điền thông tin 

Bạn điền đầy đủ thông tin theo các mục hướng dẫn

Bước 5: Lựa chọn hình thức thanh toán

  • Bạn lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với công ty của mình 
  • Nếu bạn có yêu cầu gì thêm về dịch vụ bạn điền vào phần Ghi chú về đơn hàng để chúng tôi giải đáp các yêu cầu và thắc mắc của bạn.
  • Sau đó bạn ấn thanh toán. 

Sau khi bạn đặt hàng xong, Chuyên viên tư vấn của GCS.vn sẽ liên hệ với bạn và tiến hành triển khai dịch vụ cho bạn. 

Hướng dẫn chuyển dịch vụ G Suite về GCS by HVN Group

Trong bài viết này, GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo G Suite Transfer Token để chuyển dịch vụ G Suite đã đăng ký hoặc đang sử dụng G Suite (tự đăng ký với Google hoặc đăng ký thông qua 1 nhà cung cấp khác) về GCS.vn.

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang https://admin.google.com/TransferToken

Bước 2: Đăng nhập với tài khoản Admin và password của bạn tại G Suite

Bước 3: Click Generate Transfer Token (TẠO MÃ THÔNG BÁO CHUYỂN)

transfer-token-g-suite

Hướng dẫn tạo G Suite Transfer Token

Bước 4: Copy Transfer Token và gửi cho chúng tôi kèm theo tên miền đã đăng ký để chúng tiến hành các thủ chuyển dịch vụ của bạn.

Lưu ý

  • Transfer Token có giá trị sử dụng trong vòng 14 ngày kể từ ngày tạo.
  • Sau khi hết hạn, bạn có thể tạo lại Transfer Token theo các bước hướng dẫn ở trên.
  • Thời gian sử dụng và giá trị khuyến mãi đối với nhà cung cấp hiện tại sẽ không được duy trì khi chuyển về GCS.vn.
  • Toàn bộ dữ liệu và địa chỉ email sẽ được di chuyển về GCS.vn mà không thay đổi bất kì thông tin nào khác.

GIỚI THIỆU VỀ GCS.vn

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Tập đoàn HVN là sự kết hợp giữa sức trẻ, kiến thức công nghệ thông tin cập nhật và kinh nghiệm trên 10 năm triển khai hàng chục ngàn dịch vụ cho các đối tác trong nước và nước ngoài. Xác nhận đối tác ủy quyền của Google: http://go.hvn.vn/doi-tac-gsuite

10 LÝ DO TẠI SAO BẠN NÊN ĐĂNG KÝ G SUITE TẠI GCS.vn?

  1. Miễn phí sử dụng 30 ngày khi đăng ký mua G Suite tại GCS.vn .
  2. GCS.vn là đối tác hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương do Google chứng nhận.
  3. GCS.vn hỗ trợ thiết lập và khởi tạo dịch vụ miễn phí, nhanh chóng chỉ từ 5 phút.
  4. GCS.vn đào tạo và hướng dẫn sử dụng miễn phí. Truy cập thư viện kiến thức, ebook quản trị, sử dụng G Suite thiết lập và biên soạn độc quyền bởi GCS.vn.
  5. Tiết kiệm tối đa chi phí (>30 %) so với mua G Suite trực tiếp từ Google. GCS.vn có chính sách chiết khấu với Khách hàng đăng ký số lượng lớn.
  6. Tốc độ hỗ trợ và phản hồi nhanh chóng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm và đặc biệt hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn, hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt (thay vì tiếng Anh khi mua trực tiếp từ Google).
  7. Có ký kết hợp đồng pháp lý giữa 2 bên và xuất hóa đơn VAT theo quy định của pháp luật.
  8. Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ hệ thống Email cũ sang G Suite.
  9. Tặng kèm tên miền và Mã khuyến mại quảng cáo Google Ads với Khách hàng đăng ký số lượng lớn (có điều kiện áp dụng).
  10. Duy nhất tại GCS.vn, tặng kèm phần mềm khởi tạo chữ ký Email chuyên nghiệp tương ứng với số người dùng đăng ký. (trị giá 1990k/10 người dùng/năm)

10 mẹo tổ chức và điều hành làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite

Do ảnh hưởng của Corona Virus, hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang thực hiện các chiến lược liên quan tới làm việc từ xa – Remote Work nhằm đảm bảo công việc không bị đình trệ quá nhiều.

Trên thực tế hình thức Remote Work – làm việc từ xa không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số công ty gặp khó trong việc duy trì năng suất làm việc tại nhà của họ, ngoài ra còn nhiều vấn đề khác như giao tiếp giữa khách hàng hoặc thành viên trong nhóm.

May mắn thay, mới đây Google đã ra thông báo miễn phí tính năng cao cấp của Hangouts Meet cho toàn bộ người dùng, giúp bạn luôn kết nối, làm việc hiệu quả, theo dõi các nhiệm vụ của mình và làm cho công việc trực tuyến của bạn dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số cách hay nhất để thúc đẩy cộng tác khi các nhóm của bạn làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite.

  1. Tổ chức các cuộc họp video từ xa với các thành viên trong nhóm: Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Hangouts Meet sẽ cho phép bạn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, bất cứ lúc nào, chỉ với một máy tính hoặc một thiết bị di động. Tham gia một cuộc họp video để lên ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện từ xa và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại hay gặp nhau trực tiếp mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp. Tìm hiểu thêm về Hangouts Meet tại đây.
  2. Thuyết trình, giao tiếp với khách hàng từ xa: Khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Hangouts Meet để trình bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của bạn tới khách hàng từ xa. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để mọi người ở các múi giờ khác có thể xem chúng sau và bật phụ đề để mọi người xem.
  3. Chỉnh sửa tài liệu nhóm realtime: Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa. Không cần gửi email qua lại và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs , Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trao đổi trực tiếp trong cửa sổ làm việc với các tệp. Thay đổi tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập các phiên bản cập nhật nhất.
  4. Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên nhóm từ bất cứ nơi nào trên thế giới: Bạn muốn làm sao để dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Bạn có thể lưu tất cả các file nhóm của bạn trong một thư mục trong Google Drive hoặc các ổ đĩa được chia sẻ và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tập tin đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn các tệp mới nhất trên mọi thiết bị bất cứ lúc nào.
  5. Broadcast thông tin mới nhất tới các nhóm bằng Google Sites: Website là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin. Để cung cấp thông tin cho tổ chức của bạn hoặc khách hàng của bạn, hãy xây dựng các trang web với Google Sites và nhúng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các tệp khác từ Drive. Tài liệu, bảng tính và bản trình bày cũng là những công cụ quan trọng để giúp nhóm của bạn cập nhật thông tin thay đổi theo từng phút. Google Sites cũng cung cấp một loạt các tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào quy mô đối tượng khách hàng của bạn.
  6. Đơn giản hóa việc liên lạc với team mailing list: Bạn cần chia sẻ thông tin tương tự với các thành viên trong nhóm? Google hỗ trợ bạn giao tiếp dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Google Groups cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email riêng cho mọi người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên, như lịch nhóm và tài liệu Drive cùng với mọi người cùng một lúc.
  7. Theo dõi lịch trình và phối hợp thực hiện kế hoạch dự án: Bạn có thể khó theo dõi các dự án và lịch trình làm việc của nhóm, đặc biệt là với việc thay đổi thời hạn và bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc của nhóm của bạn và theo dõi hoàn thành kế hoạch dự án với Google Sheets. Các thành viên trong nhóm trên toàn cầu có thể trực tiếp cập nhật tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải xem qua các cập nhật email của mọi người. Với tất cả mọi người truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch trình thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Thêm vào đó, bạn có thể xem phản hồi từ đồng nghiệp trong thời gian thực.
  8. Tổ chức, sắp xếp thời gian hợp lý với lịch nhóm: Khi một nhóm được trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, việc tổ chức ngày họp phù hợp với mọi người là rất khó khăn. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lịch của các thành viên trong nhóm để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ, v.v. Với Google Calendar bạn có thể biết khi mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để sắp xếp các cuộc họp hoặc sự kiện của nhóm.
  9. Trao quyền cho các thành viên tham gia phòng chat của các nhóm, dự án: Khuyến khích các thành viên trong nhóm dựa trên các vị trí khác nhau để duy trì kết nối bằng cách tạo phòng chat trên Google Hangouts. Với Google Hangouts người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các thực tiễn tốt nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.
  10. Thu thập ý kiến, thông tin phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng: Bạn muốn thu thập thông tin phản hồi, ý kiến từ các thành viên trong nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms, bạn có thể tạo và phân tích khảo sát ngay trên trình duyệt di động hoặc web của mình. Tạo một cuộc khảo sát về sự hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về các tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến ​​nhanh chóng và hơn thế nữa. Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người trả lời, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Biểu mẫu hoặc Trang tính.

Trên đây chỉ là một vài cách mà GCS.vn và đội ngũ G Suite đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, trong công ty. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng. Để biết thêm thông tin, hãy theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog chúng tôi tại đây.