định dạng có điều kiện

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Sheet chứa một lượng lớn dữ liệu làm bạn khó khăn trong việc sắp hay tìm kiếm. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp để tóm tắt dữ liệu đó, nhưng nếu bạn muốn có được một số thông tin vượt quá Sheet của bạn thì sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets là vô cùng hợp lý.

Định dạng có điều kiện cho phép bạn đánh dấu các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định, giúp bạn hiểu nhanh hơn về bảng tính và tạo bảng tính mà cả nhóm của bạn dễ đọc hơn. Định dạng có điều kiện giúp bạn theo dõi các mục tiêu dễ dàng, cung cấp cho bạn các chỉ dẫn trực quan về các số liệu. 

Ở đây, chúng ta sẽ hướng dẫn các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện trong Google Sheets.

Định dạng có điều kiện là gì?

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets sẽ cho phép bạn thay đổi diện mạo của các ô bằng việc bạn thực hiện các thao tác với các giá trị như số liệu, văn bản, ngày tháng hoặc dữ liệu nào khác. Các bạn có thể định dạng ô và Google sẽ xác nhận nếu ô đó đúng theo điều kiện đã đặt ra. Ví dụ: bạn có thể nói “Nếu ô A2 trống, thì hãy thay đổi màu nền của ô đó thành màu xám.”

Chúng ta sẽ đi vào chi tiết bên dưới, nhưng đây là các bước cơ bản để định dạng có điều kiện trong Google Sheets.

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Bước 1: Mở một bảng tính trong Google Sheets. 

Bước 2: Chọn dải ô bạn muốn định dạng.

Bước 3: Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).

dinh dang co dieu kien 1 1

Bước 4: Một bảng điều khiển sẽ mở ra.

Bước 5: Chọn phạm vi ô muốn áp dụng điều kiện

định dạng có điều kiện

Bước 6: Đặt điều kiện cho quy tắc.

định dạng có điều kiện
  • Single color (Đơn sắc): Trong phần “Định dạng ô nếu”, hãy chọn điều kiện bạn muốn kích hoạt quy tắc. Trong “Kiểu định dạng”, chọn cách hiển thị ô khi đáp ứng điều kiện. Để tạo kiểu định dạng của riêng bạn, trong tùy chỉnh, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm Thêm.
  • Color scale (Thang màu): Trong “Kiểu định dạng”, chọn thang màu. Bạn có thể đặt giá trị nhỏ nhất, lớn nhất và trung bình. Nếu bạn không đặt giá trị nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh dựa theo dữ liệu của bạn.

Bước 7: Nhấn vào phần Done (Xong).

Định dạng có điều kiện theo công thức

Bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để áp dụng định dạng cho một hoặc nhiều ô dựa trên nội dung của ô khác.

định dạng có điều kiện
  1. Mở một bảng tính trong Google Sheets. 
  2. Chọn ô bạn muốn định dạng.
  3. Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện)
  4. Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh)
  5. Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi thêm công thức và quy tắc.
  6. Nhấn vào phần Done (Xong).

Lưu ý: Công thức chỉ có thể tham chiếu cùng một Google Sheets, sử dụng ký hiệu chuẩn (=’sheetname’! Cell). Để tham chiếu một Google Sheets khác trong công thức, hãy sử dụng hàm INDIRECT.

Ví dụ 1

Cách đánh dấu khi có nhiều lần xuất hiện cùng một giá trị trong dữ liệu của bạn:

  1. Mở một bảng tính trong Google Sheets. 
  2. Chọn ô bạn muốn định dạng (Ví dụ: ô B1 đến B50).
  3. Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện)
  4. Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh)
  5. Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi nhập quy tắc cho hàng đầu tiên. Trong trường hợp này, quy tắc sẽ là: “=COUNTIF($A$1:$A$100;A1)>1”.
  6. Chọn thuộc tính định dạng khác.
  7. Nhấn vào phần Done (Đã xong).

Ví dụ 2

Để định dạng toàn bộ hàng dựa vào giá trị của một trong những ô trong hàng đó:

  1. Mở một bảng tính trong Google Sheets. 
  2. Chọn ô bạn muốn định dạng (Ví dụ: như cột A:D).
  3. Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện)
  4. Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh)
  5. Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi nhập quy tắc cho hàng đầu tiên (Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu màu xanh lục cho toàn bộ hàng khi giá trị trong cột B là “Có”, hãy viết công thức như sau: =$B1=”Yes”).
  6. Chọn thuộc tính định dạng khác.
  7. Nhấn vào phần Done (Đã xong).

Lưu ý:

  • Để xóa quy tắc, hãy nhấn vào biểu tượng Xóa Xóa .
  • Các quy tắc được đánh giá theo thứ tự được liệt kê. Quy tắc đầu tiên được cho là đúng sẽ xác định định dạng của ô hoặc dải ô. Để sắp xếp lại quy tắc, hãy nhấn vào biểu tượng Di chuyển Di chuyển rồi kéo các quy tắc đó.
  • Nếu bạn sao chép và dán từ một ô hoặc dải ô có quy tắc định dạng thì khi dán dữ liệu được sao chép đó, các quy tắc này sẽ được áp dụng.

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top