Cách Google Workspace hoạt động với những ứng dụng quen thuộc

Nhìn lại năm 2020, rõ ràng là cách chúng ta làm việc đã nhanh chóng thay đổi – từ sự gia tăng của công việc từ xa và các quy trình ngày càng được số hóa, đến việc cân bằng thời gian giữa công việc và trách nhiệm cá nhân. Nhưng có một điều không thay đổi — các doanh nghiệp vẫn dựa vào số lượng ứng dụng đáng kinh ngạc để hoàn thành công việc. Làm việc tại nhà và những áp lực liên quan đến năng suất chỉ nhấn mạnh nhu cầu về ít công cụ làm được nhiều việc hơn, dễ sử dụng ở mọi nơi và tích hợp liền mạch với các phần mềm khác.

Google Workspace giúp bạn làm được nhiều việc hơn – với các công cụ giao tiếp và cộng tác được hàng tỷ người dùng biết đến và yêu thích, được kết nối với nhau một cách chu đáo. Và trong khi hàng tỷ người dùng chọn ứng dụng của Google, họ cũng cần cộng tác hiệu quả với các đối tác, khách hàng và thậm chí cả đồng đội có thể sử dụng các công cụ khác. Đặc biệt, nhiều người làm việc với sự kết hợp giữa Google Workspace và các ứng dụng của Microsoft – ví dụ: trong khi di chuyển sang Google Workspace hoặc cộng tác với các nhà cung cấp hoặc khách hàng bên ngoài. Đó là lý do tại sao Google giúp người dùng dễ dàng sử dụng Google Workspace với Microsoft Office và Office 365, giúp bạn cộng tác hiệu quả từ mọi thiết bị với bất kỳ ai, bất kể bạn sử dụng công cụ nào.

Tiết kiệm thời gian với sự thông minh hữu ích và quy trình làm việc nhanh hơn trong Google Workspace

Tạo và cộng tác trên nội dung là trọng tâm của việc hoàn thành công việc. Khi làm việc với nội dung nhận được từ khách hàng, đối tác hoặc đồng đội, nhân viên không nên mất thời gian chuyển đổi tệp hoặc làm việc trong các công cụ không quen thuộc. 

Với Google Drive, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ hơn 100 loại và định dạng tệp khác nhau , bao gồm các tệp Microsoft Word, Excel và PowerPoint, cũng như PDF, hình ảnh và video. Và bằng cách sử dụng các tính năng thông minh như Priority (Ưu tiên) và Quick Access (Truy cập nhanh) trong Drive, bạn có thể tìm tệp nhanh hơn gần 50%. 

Với tính năng chỉnh sửa Office , người dùng cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa các tệp Microsoft Office trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày mà không cần chuyển đổi chúng, với lợi ích bổ sung của việc phân lớp trên các tính năng hỗ trợ và cộng tác nâng cao của Google Workspace. Từ việc gán các mục hành động qua nhận xét , đến việc viết nhanh hơn với Smart Compose , đến việc tăng tốc nhập dữ liệu với Sheets Smart Fill , chỉnh sửa Office mang chức năng Google Workspace vào các tệp Office của bạn. Và gần đây Google cũng đã mở rộng tính năng chỉnh sửa Office cho các ứng dụng di động Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày , vì vậy bạn có thể dễ dàng làm việc trên các tệp Office khi đang di chuyển. 

Bắt đầu từ hôm nay, bạn cũng có thể mở các tệp Office để chỉnh sửa trực tiếp từ tệp đính kèm trong Gmail, giúp đơn giản hóa quy trình công việc của bạn hơn nữa. Ví dụ: khi bạn nhận tài liệu Word dưới dạng tệp đính kèm email, bạn có thể mở tài liệu đó và bắt đầu chỉnh sửa trong Tài liệu bằng một cú nhấp chuột trong khi vẫn giữ nguyên định dạng tệp Word. Sau đó, bạn có thể trả lời chuỗi email gốc và bao gồm tệp đã cập nhật, ngay từ Docs – tiết kiệm thời gian cho bạn bằng cách loại bỏ các bước như tải xuống tệp để chỉnh sửa hoặc tìm kiếm email có liên quan để đính kèm lại.

Google cũng biết rằng điều quan trọng là các tệp Office của bạn trông nhất quán khi được mở trong Docs, Sheets và Slides, vì vậy, Google đã tiếp tục hỗ trợ các tùy chọn định dạng bổ sung được sử dụng trong tệp Office. Hôm nay, Google đã hỗ trợ hướng trang hỗn hợp trong Docs, vì vậy bạn có thể tạo tài liệu hoặc chỉnh sửa tệp Word với các trang ngang và dọc. Và trong năm tới, Google sẽ bổ sung hỗ trợ chèn hình ảnh phía sau văn bản và hình mờ, để mang lại cho bạn sự linh hoạt hơn nữa.

Cuối cùng, khi nói đến bảng tính, chúng ta biết rằng nhiều tổ chức duy trì cả Excel và Sheets, đặc biệt là khi phụ thuộc nhiều vào các macro đã được xây dựng theo thời gian để tự động hóa các quy trình. Trong Sheets, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng ghi macro mà không cần phải viết bất kỳ mã nào. Và để giúp các nhóm chuyển đổi từ Excel sang Sheets dễ dàng hơn hoặc hỗ trợ sự đồng tồn tại của các công cụ này, Google cũng đã ra mắt tiện ích bổ sung Chuyển đổi Macro mới giúp người dùng di chuyển macro từ Excel sang Sheets. Bằng cách này, các nhóm có thể tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

https://www.youtube.com/watch?v=CUKAUFoa86M&t=1s

Giữ kết nối với những người khác, dù bạn ở đâu

Tăng trưởng kinh doanh được thúc đẩy bởi mọi người kết nối và đưa ra các ý tưởng cùng nhau, cho dù họ đang làm việc tại cùng một văn phòng hay từ xa trên toàn cầu. Google Workspace giúp bạn dễ dàng lên lịch thời gian và gặp gỡ với những người khác, giúp bạn duy trì kết nối với các cộng tác viên của mình và cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn, từ mọi thiết bị, mọi nơi. 

Để tạo và duy trì những kết nối này, mọi người cần một cách dễ dàng để sắp xếp thời gian với những người khác, bất kể họ đang sử dụng hệ thống lịch nào. Một số tổ chức chạy các môi trường lập lịch hỗn hợp, chẳng hạn như trong quá trình di chuyển sang Google Workspace hoặc sáp nhập một công ty không có trên Google Workspace. Để trợ giúp trong những trường hợp như vậy, công cụ Lịch Interop của Google giúp mọi người dễ dàng lên lịch và đặt trước tài nguyên bất kể họ đang sử dụng hệ thống nào. Với Calendar Interop, các nhóm trên các hệ thống có thể xem trạng thái rảnh / bận, chi tiết sự kiện được chia sẻ của nhau, do đó họ không cần trao đổi vô tận các cuộc trò chuyện hoặc email để đến vào thời điểm phù hợp với cả hai bên. 

Google Meet là một công cụ mạnh mẽ khác để giúp nhân viên luôn kết nối, dù họ ở đâu. Với Meet, các nhóm dễ dàng kết nối qua hội nghị truyền hình cấp doanh nghiệp, an toàn từ bất kỳ thiết bị nào — máy tính xách tay, thiết bị di động hoặc thậm chí quay số qua điện thoại. Khách hàng của Google Workspace có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc gọi Meet, kể cả những người sử dụng Outlook không có Tài khoản Google. Hoặc nếu sử dụng Outlook để lên lịch sự kiện, người dùng có thể dễ dàng thêm thông tin chi tiết về hội nghị truyền hình Meet bằng tiện ích bổ sung Google Meet dành cho Microsoft Outlook . Chỉ với một lần chạm đơn giản vào liên kết cuộc họp trong email hoặc lịch của bạn, bạn có thể dễ dàng kết nối trực tiếp với các cộng tác viên của mình, giúp duy trì kết nối con người thúc đẩy công việc tiến lên. 

Làm việc hiệu quả từ mọi nơi với các giải pháp tùy chỉnh

Thông thường, các nhiệm vụ và quy trình nhất định yêu cầu nhân viên phát triển các ứng dụng tùy chỉnh để quản lý chúng. Hiểu cách viết mã có thể là một rào cản lớn đối với các nhân viên phải đối mặt với thách thức này, nhưng AppSheet của Google Cloud cho phép bất kỳ ai cũng có thể tạo ứng dụng mà không cần phải viết mã. AppSheet có sẵn cho tất cả người dùng Google Workspace và có một số tích hợp chặt chẽ giúp dễ dàng tạo các ứng dụng tùy chỉnh trên các ứng dụng Google Workspace, chẳng hạn như Google Sheets.

AppSheet được thiết kế để hoạt động trên mọi thiết bị và có thể kết nối với dữ liệu và bảng tính của bạn, dù chúng sống ở đâu. Trong khi AppSheet và Google Workspace được tích hợp chặt chẽ, AppSheet cũng dễ dàng kết nối với các nguồn dữ liệu O365 như bảng tính Excel được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint. AppSheet tạo cầu nối giữa các môi trường – các ứng dụng tùy chỉnh và tự động hóa có thể kết nối đồng thời với Google Workspace và các ứng dụng Microsoft Office, để các nhóm và quy trình phân chia giữa các môi trường có thể được quản lý liền mạch hơn. Ngoài ra, với AppSheet, ngay cả người dùng Microsoft cũng có thể dễ dàng kết hợp AI hàng đầu của Google và các khả năng máy học, như nhận dạng ký tự quang học và phân tích cảm xúc, vào ứng dụng của họ.

Tính linh hoạt rất quan trọng khi nói đến cộng tác hiệu quả và Google vẫn đang tiếp tục đầu tư vào Google Workspace để có thể hoạt động trơn tru với phần còn lại của các công cụ mà bạn sử dụng – giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn. Hãy liên hệ với GCS ngay để có cho mình những tài khoản Google Workspace – một công cụ vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. 

>Xem thêm bài viết gốc tại đây.