Bật mí những mẹo hay trong Google Sheets – Giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả

Khi bạn bắt đầu làm việc với Google Sheets, bạn muốn công việc với các bảng tính trở nên dễ dàng hơn thông các mẹo mà bạn có thể sử dụng nhiều nhất từ nó.

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ bật mí cho bạn một số mẹo hay trong Google Sheets. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Nhập dữ liệu từ Biểu mẫu

Phân tích dữ liệu từ Google Biểu mẫu bằng cách gửi dữ liệu đó tới Trang tính.

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Biểu mẫu, hãy mở biểu mẫu có dữ liệu bạn muốn nhập.
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Responses (Câu trả lời).
  3. Nhấp vào Thêm img 601d45f565186img 601d45f5d6701Select response destination (Chọn đích phản hồi).
  4. Tạo một bảng tính mới hoặc chọn một bảng hiện có.
  5. Nhấp vào Create (Tạo) hoặc Select (Chọn).

Tiết kiệm thời gian với các mẫu

Nếu bạn đang tạo lặp đi lặp lại các loại tệp giống nhau, chẳng hạn như báo cáo chi phí và đơn đặt hàng, hãy tiết kiệm thời gian với một mẫu.

mẹo hay trong Google Sheets

Chọn một mẫu hiện có:

  1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
  2. Bấm vào mẫu bạn muốn mở nó.

Tạo mẫu của riêng bạn:

  1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
  2. Ở đầu thư viện, hãy nhấp vào tên tổ chức của bạn.
  3. Nhấp vào Submit Template (Gửi mẫu).
  4. Bấm vào Select a spreadsheet (Chọn bảng tính), và chọn tệp mẫu bạn đã tạo, sau đó bấm Open (Mở).
  5. Chọn một danh mục cho tệp của bạn.
  6. Nhấp vào Submit (Gửi).

Tìm hiểu xem ai đó thay đổi bảng tính

Quy tắc thông báo cho bạn biết khi có bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính.

Tạo quy tắc thông báo:

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, mở bảng tính mà bạn muốn đặt thông báo.
  2. Nhấp vào Tools (Công cụ) img 601d45f6340e3 Notification rules (Quy tắc thông báo).
  3. Chọn thời điểm và cách bạn muốn nhận thông báo.
  4. Nhấp vào Save (Lưu).

Thêm hộp kiểm vào ô

Sử dụng hộp kiểm để làm cho Trang tính tương tác hơn. Bạn có thể sử dụng hộp kiểm với biểu đồ, bộ lọc, bảng tổng hợp và công thức.

Thêm hoặc xóa hộp kiểm:

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấp vào Insert (Chèn) img 601d45f6d40d5Checkbox (Hộp kiểm).
  3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Khóa các ô để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

Trong một File Sheets có nhiều người cùng chỉnh sửa, bạn muốn một ô dữ liệu nào đó không muốn bị chỉnh sửa. Trong Google Sheets sẽ hỗ trợ bạn việc này. 

mẹo hay trong Google Sheets

Bước 1: Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn ngăn chặn những thay đổi

Bước 2: Nhấn vào Data (Dữ liệu) > Protected sheets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ).

Bước 3: (Tùy chọn) Nhấn vào +Add a sheet or range (Thêm trang tính hoặc dải ô) 

Bước 4: Một menu sẽ mở phía bên phải xuất hiện

Bước 5: Nhấp vào và kéo các dữ liệu cần phải được bảo vệ.

Bước 6: Nhấn vào Set permissions (Đặt quyền)

Bước 6: Đặt quyền chỉnh sửa phạm vi: 

  • Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh cáo khi chỉnh sửa phạm vi này)
  • Restrict who can edit this range (Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này):
  • Only you (Chỉ bạn)
  • Custom (Tùy chỉnh)

Sử dụng tìm và thay thế trong Google Sheets

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở Google Sheets.
  2. Nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) và sau đó Find and replace (Tìm và thay thế).
  3. Bên cạnh Find (Tìm), hãy nhập từ bạn muốn tìm. Nếu bạn muốn thay thế từ, hãy nhập từ mới bên cạnh Replace with (Thay thế bằng).
  4. Tùy chọn: Thu hẹp tìm kiếm của bạn bằng cách sử dụng một tùy chọn bên dưới.
  • Match case (Khớp chữ hoa/chữ thường).
  • Match entire cell contents (Khớp toàn bộ nội dung).
  • Search using regular expressions (Tìm kiếm bằng cụm từ thông dụng).
  1. Để thay thế từ được đánh dấu, hãy nhấp vào Thay thế. Để thay thế từ mỗi khi nó được sử dụng, hãy nhấp vào Thay thế tất cả .Also search within formulas (Cũng tìm kiếm trong công thức).

Phân tách văn bản, xóa các ô trùng lặp hoặc cắt bỏ khoảng trắng

Phân tách dữ liệu thành các cột

Bạn có thể phân tách dữ liệu đã xác định rõ ràng, như văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, thành nhiều cột bằng Google Sheets. Ví dụ: cột có tiêu đề “Họ, Tên” có thể được phân tách thành 2 cột: “Họ” và “Tên”.

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  • Nếu dữ liệu đã có trong trang tính, hãy chọn các ô bạn muốn phân tách.
  • Nếu dữ liệu chưa có trong trang tính, hãy dán dữ liệu.
  1. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) sau đó Split text into columns (Phân tách văn bản thành các cột).
  2. (Tuỳ chọn) Hãy nhấp vào trình đơn thả xuống trong Separator (Dòng phân cách): 
  • Detect automatically (Tự động phát hiện)
  • Comma (Dấu phẩy)
  • Semicolon (Dấu chấm phẩy)
  • Period (Dấu chấm)
  • Space (Dấu cách)
  • Custom (Tùy chỉnh)

Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, bạn có thể nhấp vào phần Dán Dán sau đó Phân tách văn bản thành các cột.

Xóa hàng có dữ liệu lặp lại

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn loại bỏ nội dung trùng lặp.
  • Các ô có giá trị giống hệt nhau nhưng loại chữ, định dạng hoặc công thức khác nhau thì được coi là trùng lặp.
  1. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu)sau đó Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).
  2. Chọn các cột cần bao gồm và liệu dữ liệu có các tiêu đề hay không.
  3. Nhấp vào phần Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).

Lưu ý: Nếu bạn chọn một ô duy nhất trong một dải ô, các ô chứa giá trị trùng lặp sẽ bị xóa cho toàn bộ dải ô đó.

Xóa dấu cách thừa

  1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa dấu cách đầu câu, dấu cách cuối câu thừa hoặc dấu cách thừa.
  3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) sau đó Trim whitespace (Cắt bỏ khoảng trống).

Đặt thông báo cho Google Sheets

Bạn sẽ không nhận được thông báo khi thực hiện thay đổi trên bảng tính của mình, nhưng bạn sẽ nhận được thông báo khi người khác thay đổi.

mẹo hay trong Google Sheets
  1. Mở một bảng tính trong Google Sheets trên máy tính.
  2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Tool (Công cụ) sau đó Notification rules (Quy tắc thông báo).
  3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn thực hiện các lựa chọn trong Notify me at abc@gmail.com when… (Thông báo cho abc@gmail.com tôi qua khi…)
mẹo hay trong Google Sheets
  • Any change are made (Mọi thay đổi được thực hiện):  Đặt thông báo khi có người thực hiện thay đổi đối với bảng tính.
  • A user submits a form (Người dùng gửi biểu mẫu): Đặt thông báo khi ai đó điền vào biểu mẫu.
  1. Trong Notify me with… (Thông báo cho tôi bằng) hãy lựa chọn thông báo mà bạn muốn:
  • Email – daily digest (Email – thông báo hàng ngày): Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi.
  • Email – right away (Email – ngay lập tức): Gửi email về mọi thay đổi.
  1. Nhấp vào phần Save (Lưu) > Done (Đã xong).

Hãy đồng hành cùng GCS trong các bài viết tiếp theo nhé. Hãy cùng chúng tôi khám phá thêm nhiều điều thú vị trong Goolge Sheeets để giúp cho hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trên môi trường Internet hiệu quả nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top