Bật mí những mẹo hay trong Google Sheets – Giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả

Khi bạn bắt đầu làm việc với Google Sheets, bạn muốn công việc với các bảng tính trở nên dễ dàng hơn thông các mẹo mà bạn có thể sử dụng nhiều nhất từ nó.

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ bật mí cho bạn một số mẹo hay trong Google Sheets. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Nhập dữ liệu từ Biểu mẫu

Phân tích dữ liệu từ Google Biểu mẫu bằng cách gửi dữ liệu đó tới Trang tính.

1. Trong Biểu mẫu, hãy mở biểu mẫu có dữ liệu bạn muốn nhập.
2. Ở trên cùng, nhấp vào Responses (Câu trả lời).
3. Nhấp vào Thêm Select response destination (Chọn đích phản hồi).
4. Tạo một bảng tính mới hoặc chọn một bảng hiện có.
5. Nhấp vào Create (Tạo) hoặc Select (Chọn).

Tiết kiệm thời gian với các mẫu

Nếu bạn đang tạo lặp đi lặp lại các loại tệp giống nhau, chẳng hạn như báo cáo chi phí và đơn đặt hàng, hãy tiết kiệm thời gian với một mẫu.

Chọn một mẫu hiện có:

1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
2. Bấm vào mẫu bạn muốn mở nó.

Tạo mẫu của riêng bạn:

1. Mở Google Sheets và ở trên cùng, nhấp vào Template Gallery (Thư viện mẫu).
2. Ở đầu thư viện, hãy nhấp vào tên tổ chức của bạn.
3. Nhấp vào Submit Template (Gửi mẫu).
4. Bấm vào Select a spreadsheet (Chọn bảng tính), và chọn tệp mẫu bạn đã tạo, sau đó bấm Open (Mở).
5. Chọn một danh mục cho tệp của bạn.
6. Nhấp vào Submit (Gửi).

Tìm hiểu xem ai đó thay đổi bảng tính

Quy tắc thông báo cho bạn biết khi có bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính.

Tạo quy tắc thông báo:

1. Trong Google Sheets, mở bảng tính mà bạn muốn đặt thông báo.
2. Nhấp vào Tools (Công cụ) Notification rules (Quy tắc thông báo).
3. Chọn thời điểm và cách bạn muốn nhận thông báo.
4. Nhấp vào Save (Lưu).

Thêm hộp kiểm vào ô

Sử dụng hộp kiểm để làm cho Trang tính tương tác hơn. Bạn có thể sử dụng hộp kiểm với biểu đồ, bộ lọc, bảng tổng hợp và công thức.

Thêm hoặc xóa hộp kiểm:

1. Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
2. Nhấp vào Insert (Chèn) Checkbox (Hộp kiểm).
3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Khóa các ô để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

Trong một File Sheets có nhiều người cùng chỉnh sửa, bạn muốn một ô dữ liệu nào đó không muốn bị chỉnh sửa. Trong Google Sheets sẽ hỗ trợ bạn việc này. 

Bước 1: Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn ngăn chặn những thay đổi

Bước 2: Nhấn vào Data (Dữ liệu) > Protected sheets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ).

Bước 3: (Tùy chọn) Nhấn vào +Add a sheet or range (Thêm trang tính hoặc dải ô) 

Bước 4: Một menu sẽ mở phía bên phải xuất hiện

Bước 5: Nhấp vào và kéo các dữ liệu cần phải được bảo vệ.

Bước 6: Nhấn vào Set permissions (Đặt quyền)

Bước 6: Đặt quyền chỉnh sửa phạm vi: 

• Show a warning when editing this range (Hiển thị cảnh cáo khi chỉnh sửa phạm vi này)
• Restrict who can edit this range (Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này):

• Only you (Chỉ bạn)
• Custom (Tùy chỉnh)

Sử dụng tìm và thay thế trong Google Sheets

1. Trên máy tính của bạn, hãy mở Google Sheets.
2. Nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) Find and replace (Tìm và thay thế).
3. Bên cạnh Find (Tìm), hãy nhập từ bạn muốn tìm. Nếu bạn muốn thay thế từ, hãy nhập từ mới bên cạnh Replace with (Thay thế bằng).
4. Tùy chọn: Thu hẹp tìm kiếm của bạn bằng cách sử dụng một tùy chọn bên dưới.

• Match case (Khớp chữ hoa/chữ thường).
• Match entire cell contents (Khớp toàn bộ nội dung).
• Search using regular expressions (Tìm kiếm bằng cụm từ thông dụng).

5. Để thay thế từ được đánh dấu, hãy nhấp vào Thay thế. Để thay thế từ mỗi khi nó được sử dụng, hãy nhấp vào Thay thế tất cả .Also search within formulas (Cũng tìm kiếm trong công thức).

Phân tách văn bản, xóa các ô trùng lặp hoặc cắt bỏ khoảng trắng

Phân tách dữ liệu thành các cột

Bạn có thể phân tách dữ liệu đã xác định rõ ràng, như văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, thành nhiều cột bằng Google Sheets. Ví dụ: cột có tiêu đề “Họ, Tên” có thể được phân tách thành 2 cột: “Họ” và “Tên”.

1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.

• Nếu dữ liệu đã có trong trang tính, hãy chọn các ô bạn muốn phân tách.
• Nếu dữ liệu chưa có trong trang tính, hãy dán dữ liệu.

2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) Split text into columns (Phân tách văn bản thành các cột).
3. (Tuỳ chọn) Hãy nhấp vào trình đơn thả xuống trong Separator (Dòng phân cách): 

• Detect automatically (Tự động phát hiện)
• Comma (Dấu phẩy)
• Semicolon (Dấu chấm phẩy)
• Period (Dấu chấm)
• Space (Dấu cách)
• Custom (Tùy chỉnh)

Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, bạn có thể nhấp vào phần Dán Phân tách văn bản thành các cột.

Xóa hàng có dữ liệu lặp lại

1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn loại bỏ nội dung trùng lặp.

• Các ô có giá trị giống hệt nhau nhưng loại chữ, định dạng hoặc công thức khác nhau thì được coi là trùng lặp.

3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).
4. Chọn các cột cần bao gồm và liệu dữ liệu có các tiêu đề hay không.
5. Nhấp vào phần Remove duplicates (Xóa bản trùng lặp).

Lưu ý: Nếu bạn chọn một ô duy nhất trong một dải ô, các ô chứa giá trị trùng lặp sẽ bị xóa cho toàn bộ dải ô đó.

Xóa dấu cách thừa

1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheets.
2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa dấu cách đầu câu, dấu cách cuối câu thừa hoặc dấu cách thừa.
3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Data (Dữ liệu) Trim whitespace (Cắt bỏ khoảng trống).

Đặt thông báo cho Google Sheets

Bạn sẽ không nhận được thông báo khi thực hiện thay đổi trên bảng tính của mình, nhưng bạn sẽ nhận được thông báo khi người khác thay đổi.

1. Mở một bảng tính trong Google Sheets trên máy tính.
2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Tool (Công cụ) Notification rules (Quy tắc thông báo).
3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn thực hiện các lựa chọn trong Notify me at abc@gmail.com when… (Thông báo cho abc@gmail.com tôi qua khi…)

• Any change are made (Mọi thay đổi được thực hiện):  Đặt thông báo khi có người thực hiện thay đổi đối với bảng tính.
• A user submits a form (Người dùng gửi biểu mẫu): Đặt thông báo khi ai đó điền vào biểu mẫu.

4. Trong Notify me with… (Thông báo cho tôi bằng) hãy lựa chọn thông báo mà bạn muốn:

• Email – daily digest (Email – thông báo hàng ngày): Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi.
• Email – right away (Email – ngay lập tức): Gửi email về mọi thay đổi.

5. Nhấp vào phần Save (Lưu) > Done (Đã xong).

Hãy đồng hành cùng GCS trong các bài viết tiếp theo nhé. Hãy cùng chúng tôi khám phá thêm nhiều điều thú vị trong Goolge Sheeets để giúp cho hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trên môi trường Internet hiệu quả nhất.